LAPORAN PELAKSANAAN SOSIALISASI
JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM NASIONAL DI PROVINSI SUMATERA UTARA
PADA TANGGAL 26 AGUSTUS 2015
---
A. LATAR BELAKANG
Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) menurut Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 dalam Pasal 1 ayat (1) adalah sebagai Wadah pendayagunaan bersama atas dokumen hukum secara tertib, terpadu dan berkesinambungan serta merupakan sarana pemberian pelayanan informasi hukum secara mudah, cepat dan akurat.
Badan Pembinaan Hukum Nasional sebagai Pusat Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) dalam melaksanakan tugasnya melakukan pembinaan ke Anggota Jaringan dalam hal ini adalah melakukan Sosialisasi Pelaksanaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) di Provinsi Sumatera Utara pada tanggal 26 Agustus 2015.
Berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Azasi Manusia Nomor : PHN-208.HN.02.01 Tahun 2015 tertanggal 18 Agustus 2015 Tentang Sosialisasi Pelaksanaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) di Provinsi Sumatera Utara Tahun Anggaran 2015 dengan susunan Kepanitian sebagai berikut:
Ketua Pelaksana : Mohammad Yunus Affan, S.H., M.H.
Panitia Pelaksana : 1. Warlaekah 2. Edi Susanto 3. Paina
4. Suminah, S.H.
5. Eka NAM Sihombing, S.H., M.H. 6. Martina Lova, S.H.
Moderator : Anggiat Ferdinan, S.H., M.H.
Narasumber : 1. Drs. Buddy Wihardja, M.Si. 2. Ajub Suratman S.Pd., M.Si. 3. Sulaiman, S.H., M.H.
4. R.M. Aminulloh, S.Kom., M.Si.
B. JALANNYA PELAKSANAAN SOSIALISASI
Acara Sosialisasi Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) di Provinsi Sumatera Utara, tanggal 26 Agustus 2015 dibuka secara resmi oleh Kakanwil Provinsi Sumatera Utara (Bapak Ajub Suratman,S.Pd., M.Si. pada jam 9.00 WIB, dengan ucapan terima kasih atas kehadiran Bapak-bapak dan Ibu-ibu dalam acara sosialisasi JDIHN, dilanjutkan pembacaan sambutan kepala Badan Pembinaan Hukum Nasional.
C. PENYAMPAIAN MATERI:
1. Kebijakan Badan Pembinaan Hukum Nasional dalam Pembinaan dan Pengembangan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional ( Oleh Drs. Buddy Wihardja, M.Si.)
2. Peran Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara Sebagai Pusat Layanan Informasi Hukum (Oleh Ajub Suratman, S.Pd., M.Si.)
3. Upaya JDIH Provinsi Sumatera Utara dalam rangka Informasi Hukum dengan Memanfaatkan Teknologi Informasi Komunikasi (Oleh H. Sulaiman, SH.MSi) 4. Penguatan Website JDIH melalui Integrasi Data Base Peraturan
Perundang-Undangan (Oleh R.M. Aminulloh, S.Kom.., Msi.)
D. TANYA JAWAB:
1. Pertanyaan Bapak Eben E. Panggabean (Setda. Kota Medan)
- Bagaimana cara Badan Pembinaan Hukum Nasional melakukan Monitoring ke Anggota Jaringan untuk memenuhi yang ke 6 Aspek
- Dari penjelasan tadi bagaimana cara melakukan Bimbingan Teknis yang dilakukan Badan Pembinaan Hukum Nasional.
Jawaban Narasumber:
Sudah dilakukan ke tiap propinsi sejak tahun 1978 ada anggota jaringan di pusat sudah dilakukan secara bertahap kemudian mengundang Anggota Jaringan dengan pertemuan berkala.
Contoh : - Monitoring melalui Web Site mengenai statusnya
- Link ke BPHN sudah ada berita jaringan Daerah Tingkat I - Alamat dan
- Pengolah JDIHN sudah ada - Perda 2010/2013) Status (hijau) - Perda 2009/2013)
2. Pertanyaan Bapak Mas’ud, S.hi., M.si (Kasubbid, Registrasi Lembaga Anak Kelas I Medan):
Agar warga binaan dapat membaca dan menambah pengetahuan tentang hukum tentunya diperlukan buku-buku pengetahuan hukum sedangkan ditempat kami persediaan buku-buku tersebut sangat minim, dapatkah BPHN memberi buku-buku Pengetahuan Hukum tersebut ?
Jawaban Narasumber :
Di BPHN setiap tahunnya mencetak buku-buku pengetahuan hukum dan buku-buku tersebut kami kirim ke Lembaga-lembaga Negara, Perpustakaan Universitas, Biro Hukum Provinsi dan lain-lain, karena terbatasnya dana kami tidak dapat mengirim ke Anggota JDIH Kab. /kota dan bagi Bapak dan Ibu yang memerlukan buku-buku tersebut dapat mengirim surat permohonan ke BPHN dan dikarenakan tidak adanya dana pengiriman maka buku-buku tersebut dapat diambil sendiri ke BPHN.
E. PENUTUP
Kegiatan sosialisasi ini ditutup oleh moderator dengan harapan kegiatan ini dapat memberi manfaat bagi kemajuan JDIH di Provinsi Sumatera Utara dan untuk itu ;
- Diucapkan terima kasih kepada para narasumber yang telah memberikan ilmu dan wawasan kepada para peserta
- Apabila pelaksanaan ini ada kekeliruan, baik sengaja maupun tidak disengaja mohon dimaafkan.
- Sekali lagi apresiasi terhadap kegiatan ini sampai akhir kegiatan mudah-mudahan ada manfaat, Terima kasih.
LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI DI PROVINSI SUMATERA UTARA TANGGAL 25 s/d 27 Agustus 2015
---
I. Pendahuluan
Guna pengembangan dan peningkatan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum baik di tingkat Pusat maupun Daerah, maka Badan Pembinaan Hukum Nasional Kementerian Hukum dan HAM RI, selaku Pusat Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional mempunyai tugas untuk mengembangkan data informasi hukum kepada anggota jaringan salah satunya dengan cara melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum ke setiap anggota jaringan.
Dalam pelaksanaannya, monitoring dan evaluasi ini dilaksanakan dalam rangka mengetahui sejauh mana peran dan kesiapan daerah untuk ikut serta mengembangkan dan memanfaatkan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum. Di samping itu, monitoring dan evaluasi ini dapat dijadikan aspek tolok ukur pembinaan dan pengembangan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum, terutama di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan permasalahan yang ada, selanjutnya sebagai pusat jaringan diharapkan akan dapat memberikan solusi yang tepat.
II. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi
A. Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi Sumatera Utara
Dalam kunjungan kami diterima oleh Kepala Divisi Pelayanan Hukum (Bapak Mohamad Yunus Affan, SH.,MH), Kepala Bidang Hukum (Bapak Anggiat Ferdinan, SH.,MH) dan Kepala Sub Bidang Jaringan dan Dokumentasi dan Informasi Hukum (Bapak Eka NAM Sihombing, SH.,MH).
Dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi tersebut dapat kami laporkan sebagai berikut :
1. Organisasi
Nama Organisasi : Divisi Pelayanan Hukum dan HAM, pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi Sumatera Utara Alamat : Jl. Putri Hijau No. 4 Medan
Telepon : (061) 452 8954
Keberadaan Organisasi JDIH di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor No. 30 Tahun 2013 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Dilingkungan Kementerian Hukum dan HAMRI dan Keputusan Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi Sumatera Utara Nomor W2-HN.02.01-35 tanggal 05 Januari Tahun 2015 tentang Pembentukan Tim Pelaksana Jaringan Dokumentasi dan Informasi (JDI) Hukum Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara Tahun 2014.
2. Sumber Daya Manusia
Bidang JDI Hukum berjumlah 6 (enam) orang - Eselon III : 1 (satu) orang - Eselon IV : 1 (satu) orang - Fungsional Umum : 3 (tiga) orang Pendidikan
- S-1 : 3 (tiga) orang - S-2 : 2 (dua) orang - SLTA : 1 (satu) orang - Diklat/Bintek JDIH : 1 (satu) orang 3. Koleksi Dokumen Hukum
Jumlah keseluruhan koleksi dokumen Hukum di Kantor Wilayah Kermenterian Hukum dan HAM Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut :
- Buku Hukum dalam & Luar negeri ada sebanyak 53 judul - Buku Bidang lain
- Himpunan Peraturan Perundang-undangan dan instrumen hukum lainnya - Himpunan Yurisprudensi
- Himpunan Penelitian Hukum - Naskah Akademis
- Kertas Kerja Bidang Hukum
- kumpulan guntingan Koran bidang hukum - Majalah Hukum
- Surat Kabar 4. Teknis Pengelolaan
Teknis Pengelolaan yang telah dilakukan sebagai berikut :
- Koleksi buku telah dimasukkan kedalam buku induk dan sebagian telah ada nomor kelas.
- Daftar Inventarisasi Peraturan Perundang-undangan
- Katalogisasi Peraturan Perundang-undangan dan instrumen hukum lainnya - Abstrak Peraturan Perundang-undangan
- Indeks Kliping Koran - Indeks majalah hukum
- Pelayanan dan penyimpanan dokumen hukum
- Dalam teknis-teknis pendokumentasian dan layanan informasi produk-produk hukum belum mengembangkan lebih spesifik dikarenakan tidak tersedia anggaran
- Mekanisme dan alur kerja pendokumentasian dilakukan setelah Dokumentasi dan informasi hukum didapat, dicatat dan melakukan koordinasi dengan atasan - Pengguna atau pengunjung hanya dari kalangan intern pegawai di lingkungan
Kanwil serta masyarakat umum. 5. Sarana dan Prasarana
- Ruang Kerja - Ruang baca
- Furniture - Komputer - Printer - CD-Room - Scanner - Jaringan/koneksi internet - Website
6. Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi
a. Dalam pengelolaan JDIH dan penyebarluasan belum melakukan otomasi, karena perangkat yang masih dalam proses pengadaan.
b. Kanwi Sumatera Utara sudah memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi tapi belum maksimal karena kurangnya SDM, sarana dan prasarana.
c. Dalam rangka meningkatkan pelayanan dan kemudahanan akses kepada publik Kanwil Sumatera Utara sudah memiliki situs website dengan alamat websitenyawww.JDIH.sumut.kemenkumham.go.iddanwww.sumut.kemenkum
ham.go.id sampai saat ini informasi hukum yang terdapat dalam website
belum lengkap masih terbatas pada pengumpulan Perda dan koleksi buku . B. Biro Hukum Setda Provinsi Sumatera Utara.
Dalam kunjungan ini petugas diterima oleh Kepala Sub Bagian Dokumentasi Produk Hukum (Ibu Emas Aritonang, SH) yang mewakili Kepala Bagian Perundang-undangan yang sedang ada kegiatan di luar kantor.
Dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi tersebut terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut :
1. Organisasi
Keberadaan organisasi JDIH di Biro Hukum Setda Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Surat Keputusan Gubernur No. 188.44/81/KPTS/2015 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum di Sumatera Utara.
Nama Organisasi : Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum, Biro Hukum Setda Provinsi Sumatera Utara.
Alamat : Jl. Pangeran Diponegoro No. 30 Medan Telepon : 082274252501
2. Sumber Daya Manusia
Bidang JDI Hukum berjumlah 15 (lima belas) orang - Eselon III : 1 (satu) orang - Eselon IV : 1 (satu) orang
- Fungsional Umum : 13 (tigas belas) orang Pendidikan
- S-1 : 8 (delapan) orang - S-2 : 7 (tujuh) orang - Bimtek JDIH BPHN : 3 (tiga) orang 3. Koleksi Dokumen Hukum
- Buku Hukum (dalam negeri dan luar negeri) - Naskah Akademis/RUU
- Lembaran Negara, Tambahan Lembaran Negara
- Berita Negara, Berita Daerah, Lembaran Daerah, Tambahan Lembaran Daerah - Himpunan Keputusan Menteri
- Jurnal legislasi Hukum
- Majalah Hukum (dalam negeri dan luar negeri) - Surat Kabar
- Rekaman Disket Komputer - Rekaman CD
- Putusan Pengadilan dan Yurisprudensi 4. Teknis Pengelolaan
Teknis pendokumentasian produk hukum belum sesuai dengan pendokumentasian dan informasi hukum yang dikeluarkan Pusat JDIHN
- Pengadaan Buku induk
- Daftar inventarisasi Peraturan Perundang-undangan
- Katalogisasi Peraturan Perundang-undangan dan Instrumentasi hukum lainnya - Abstrak Peraturan Perundang-undangan
- Penyimpanan dan Pelayanan dokumen hukum
- Sampai saat ini belum mengembangkan teknis-teknis pendokumentasian dan layanan informasi produk hukum karena lebih mudah hanya menginventarisir saja.
- Alur kerja pendokumentasiannya itu surat masuk ke tata usaha setelah dicatat dimasukkan ke Kepala Biro kemudian ke Kabag. Perundang-undangan lalu di didisposisikan ke Kasubbag Produk Hukum .
- Pengguna atau Pengunjung berasal dari kalangan Akademisi/Mahasiswa, Praktisi dan Profesi Hukum dan masyarakat umum.
5. Sarana dan Prasarana - Ruang kerja
- Ruang baca
- Ruang penyimpanan koleksi - Furniture
- Telepon - Faximili
- Mesin foto copy - CD Room
- Komputer - Printer
- Scanner
- Jaringan koneksi/Internet - Website.
6. Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi
- Dalam pengelolaan JDIH dan penyebarluasan informasi hukum belum melakukan otomasi karena masih bergabung dengan Dinas Kominfo Provinsi Sumatera Utara.
- Dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi tidak ada kendala. C. Bagian Hukum Setda Kabupaten Pak Pak Bharat.
Dalam kunjungan kami ke Kanwil Kementerian Hukum dan HAM Provinsi Sumatera Utara ini petugas bertemu dengan Kasubbag. Dokumentasi dan Pengkajian Hukum Kabupaten Pak Pak Bharat (Bapak Idhul Oberto Barasa, SH) .
Dari pertemuan tersebut petugas memberikan terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan JDIH yaitu sebagai berikut :
1. Organisasi
Keberadaan organisasi JDIH di Bagian Hukum Setda Kabupaten Pak Pak Bharat berdasarkan Perda No. 4 Tentang Struktur Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kabupaten Pak Pak Bharat dan Keputusan Bupati No. 259 tahun 2014 tentang Tim Pengelola Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum. Nama Organisasi : Bagian Hukum Setda. Kab. Pak Pak Bharat
Alamat : KOMPLEK Perkantoran Panorama Indah Sindera Salak. Telepon : (0627) 7433054 - 08126533390
2. Sumber Daya Manusia
Bidang yang mengelola JDIH berjumlah 10 (sepuluh) orang - Eselon III : 1 (satu) orang
- Eselon IV : 1 (satu) orang - Fungsional Umum : 8 (delapan) orang
Pendidikan
- SLTA : 2 (dua) orang - D3 : 1 (satu) orang - S-1 : 4 (empat) orang - S-2 : 3 (tiga) orang - Bimtek JDIH BPHN : 1 (satu) orang 3. Koleksi Dokumen Hukum
- Buku Hukum (dalam negeri dan luar negeri) sebanyak 110 buku - Buku Referensi 100 buku
- Himpunan Peraturan Perudang-undangan dan Instrumen Hukum lainnya sebanyak 17
- Himpunan Yurisprudensi sebanyak 4 - Naskah Akademis/RUU sebanyak 24
- Lembaran Resmi, seperti Berita Negara, Berita Daerah, Lembaran Daerah, Tambahan Lembaran Daerah sebanyak 9
- Himpunan berseri seperti Himpunan Keputusan Menteri yang terbit secara rutin sebanyak 28
- Surat Kabar sebanyak 2
- Putusan Pengadilan dan Yurisprudensi sebanyak 4 - Lain-lain sebanyak 400
4. Teknis Pengelolaan
Teknis pendokumentasian produk hukum belum sesuai dengan pendokumentasian dan informasi hukum yang dikeluarkan Pusat JDIHN
- Pengadaan Buku induk
- Penyimpanan dan Pelayanan dokumen hokum
- Sampai saat ini sudah mengembangkan teknis-teknis pendokumentasian dan layanan informasi produk hukumnya itu dengan Penerbitan Lembaran Daerah dan Berita Daerah Per 5 tahun dan Merekapitulasi Produk Hukum s/d Tahun 2015.
- Alur kerja pendokumentasian dan menyajikan informasi hukum yaitu dengan Pembuatan Lembaran Daerah dan Berita Daerah, Penjilidan Perda dan Perbup per tahun, dan informasi, kegiatan, melalui Buletin Pak Pak Bharat yang dikelola Bagian Humas Setda.
- Pengguna atau Pengunjung berasal dari kalangan intern Setda, ekstern dan masyarakat umum.
5. Sarana dan Prasarana - Ruang kerja
- Ruang baca
- Ruang penyimpanan koleksi - Komputer
- Printer
- Jaringan koneksi/Internet
6. Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi
- Dalam pengelolaan JDIH dan penyebarluasan informasi hukum belum melakukan otomasi karena belum memiliki website sendiri masih bergabung dengan website Kabupaten.
- Dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi sudah memanfaatkan namun masih terbatas.
III. Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan
Dari hasil peninjauan lapangan di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM, Biro Hukum Provinsi Sumatera Utara dan Setda Kabupaten Pak Pak Bharat dapat disampaikan bahwa kegiatan pengelolaan JDIH ketiga instansi tersebut belum berjalan maksimal, tetapi masih sangat membutuhkan bimbingan dan dukungan dari Pusat Jaringan. Minimnya anggaran yang ada, kurangnya sarana dan prasana, masih menjadi kendala saat ini.
Dari hasil peninjauan lapangan di Biro Hukum Setda Provinsi Sumatera Utara, buku-buku belum dikelola dengan baik, hal ini terlihat saat peninjauan tidak dapat melihat koleksi buku-buku karena pemegang kunci almari buku sedang tidak di tempat.
B. Saran
Untuk Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara :
1. Agar melengkapi peraturan-peraturan produk dari Kementerian Hukum dan HAM RI karena Kanwil adalah perpanjangan tangan dari Kementerian Hukum dan HAM RI.
2. Agar dikirim tenaga bidang JDIH untuk mengikuti pendidikan/Bimtek JDIH sehingga pengolahan JDIH sesuai dengan yang dianjurkan dari Pusat Jaringan.
3. Agar ditambah sarana dan prasarana.
4. Perlu ditambah anggaran dalam kegiatan JDIH. Untuk Biro Hukum Setda Provinsi Sumatera Utara :
1. Diharapkan segera membangun situs JDIH Website sendiri sehingga dapat melakukan pengelolaan secara otomasi.
2. Agar koleksi buku-buku dan peraturan yang ada ditaruh dan ditata dengan baik bukan disimpan di almari tertutup dan terkunci sehingga pengunjung yang datang dapat dengan mudah memanfaatkan koleksi yang tersedia.
Untuk Setda Kabupaten Pak Pak Bharat :
1. Diharapkan segera memiliki Website JDIH sendiri sehingga dapat melakukan pengelolaan secara otomasi.
Jakarta, Agustus 2015 Petugas Sosialisasi dan Monitoring dan Evaluasi :
1. Suminah, S.H. 2. Warlaekah, S.H. 3. Paina
