Pendahuluan
Untuk menjalankan POSX, Anda cukup menginput transaksi sehari-hari seperti faktur pembelian, penjualan, selanjutnya program akan mengontrol stock, hutang, piutang dan menghasilkan laporan2, termasuk grafik.
Tentunya Anda perlu daftarkan terlebih dahulu Stock, Supplier dan Langganan, bila ada. Untuk memberikan gambaran, maka Anda dapat create sample data, termasuk transaksi. Sample data tsb. nantinya bisa dihapus untuk memulai data yang sebenarnya.
Secara ringkas, data yang perlu dipersiapkan: Stock
Stock dapat dikelompokkan menurut Golongan. Contoh untuk minimarket:
Golongan Stock
Minuman Coca Cola
Fanta Sprite
Tehbotol Sosro
Snack Nissin Wafer
Ritz Crackers Oreo Biscuit
Bila Anda menjual dalam multi-satuan, maka bisa dikelompokkan menurut Satuan:
Stock Satuan
Air Mineral Rp. 2.000 / botol Rp. 23.000 / karton
Bila Anda mempunyai beberapa lokasi, maka bisa dikelompokkan menurut Lokasi :
Stock Lokasi
Kokita Gudang
Supplier & Langganan
Supplier & Langganan dapat dikelompokkan menurut Wilayah Contoh Master Supplier:
Langganan (member) adalah optional, bisa dipakai bisa tidak dipakai.
Ada yang menggunakan member misalnya Koperasi, Bengkel, Salon, atau supermarket yang memberikan reward point.
Transaksi
Pada POS, terdapat fitur, al :
Tombol Stock akan menampilkan saldo stock
Memilih Satuan
Bila Anda menjual dalam berbagai jenis satuan.
Setiap satuan sudah mempunyai Kode masing2, sehingga begitu kasir scan langsung munculkan satuannya. Namun terkadang barangnya cukup besar / berat untuk dibawa ke meja kasir, kasir bisa mengambil salah satu barang dan scan kodenya, kemudian pilih satuannya.
Anda juga dapat mengeser pilihan Satuan tsb. ke samping Qty, bila ini bisa memudahkan kasir Settingnya di Setup Sistem -> Pilih Satuan sesudah Qty
Bila Anda tidak ingin kasir mengetahui Saldo Stock, atau tidak menggunakan multi-satuan, Anda bisa disable fitur2 tsb. di Setup Sistem. Sehingga walaupun kasir klik tombolnya tidak akan ada respon.
POSX bisa disetting untuk retail, juga bisa digunakan untuk Salon, Bengkel, Toko Buku, Apotik, Restoran, dimana masing2 mempunyai featurenya tersendiri.
Pada Faktur Pembelian dan nota lainnya, terdapat fitur al: · Tombol Printer akan mencetak nota
· Tombol Kamera akan menampilkan gambar barang
Anda bisa tentukan operator mana yang mempunyai hak mengubah faktur.
Anda bisa memeriksa apakah ada yang mengubah faktur, di Laporan -> Nota yang pernah diubah
· Bila faktur ini sudah dibayar, maka akan tampil tombol Gembok Biru, artinya faktur ini sudah dikunci dan tidak bisa diubah / dihapus.
Klik tombol [ ? ] untuk menampilkan informasi pembayaran
Bila ada kesalahan isi dan Anda ingin koreksi, maka batalkan pembayaran, otomatis tombol Gembok akan hilang sehingga Anda bisa mengubah faktur kembali.
· Anda dapat mengunci faktur agar tidak bisa diubah/dihapus oleh operator.
Fitur ini bisa diaktifkan di Setup Sistem, sehingga operator hanya bisa mengisi faktur baru, dan tidak bisa mengubah faktur lain.
· Bila Anda mempunyai otoritas tinggi, maka Anda bisa mengubah faktur.
Anda juga bisa membuka kunci agar fakturnya bisa dikoreksi oleh operator, sehingga Anda tidak perlu direpotkan harus mengambil alih pekerjaan operator.
· Untuk barang2 elektronik seperti Kamera, Handphone, bila Anda ingin mengisi Serial Number, bisa menggunakan tombol Sn.
S/n ini bisa digunakan untuk Kartu Garansi.
· Untuk S/n yang berurutan, Anda cukup mengisi S/n pertama dan klik Generate S/n. Program otomatis akan mengisi sendiri lanjutannya sesuai dengan qty barang.
· Anda bisa menambahkan Memo. mis. spec barang.
Ini biasa terjadi pada barang2 elektronik dan komputer Memo ini akan tercetak pada Nota.
· Anda bisa melihat History Pembelian barang. Program akan menampilkan 20 history terakhir.
History ini menampilkan berapa harga yang pernah Anda dapatkan dari Supplier pada pembelian2 sebelumnya.
· Bila ini adalah barang dengan beberapa satuan, maka Anda bisa memilih Satuan. Setiap satuan sudah mempunyai Kode Stock masing2.
mis. barang karton cukup berat untuk diangkat ke meja operator, maka operator cukup ambil satu botol dan scan Kode Stock, selanjutnya pilih satuan yang sesuai.
· Kadang terjadi operator tidak mengetahui Kode Stock barang. mis. labelnya hilang, tidak jelas, atau salah tempel label. Untuk itu Anda bisa mencari di Cari Nama
Anda bisa mencari dengan nama depan, tengah atau belakang.
mis. Kopi, akan tampil: Biji Kopi Arabika Biji Kopi Robusta Kopi Instan Kopi Luwak Permen Kopiko
· Anda juga dapat mencari Supplier / Langganan dengan cara yang sama
mis. asia, akan tampil: ASIA JAYA BENUA ASIA
· Untuk barang2 yang sering transaksi, daripada setiap kali membuka faktur baru harus mengisi ber-ulang2, lebih mudah kalau direkam.
Pada saat membuka faktur, Anda tinggal memanggil kode memorized. Memorized ini dapat digunakan sebagai formula / resep,
mis. parcel birthday · 2 Kotak coklat · 1 Kotak biscuit
· 1 Kotak permen Yummy · 1 boneka
Pada saat buka faktur, Anda tinggal memilih paket yang sudah direkam. Program otomatis akan mengisi barang2 ke faktur.
Bila memesan 2 set, maka Anda isikan Qty baru memilih paketnya.
Ada kemungkinan harga sudah berubah dibandingkan pada saat Memorized. Klik tombol Update, program akan update ke harga terbaru.
· Untuk mengisi Kode, Anda bisa tekan F2, atau klik
program akan menampilkan pop-up list berisi daftar pilihan.
atau ketik langsung kode
· Pada Kode Stock, bila Anda tekan F2, program akan menampilkan daftar semua barang
Bila Anda mengisi ‘K’ kemudian F2, maka program akan menampilkan daftar barang yang berawalan ‘K’ Bila operator ingin mencari item tertentu, disarankan untuk ketik awalan kode terlebih dahulu, sehingga daftar pop-up listnya lebih selektif.
· Program mempunyai fitur disc bertingkat dan disc Rp. baik di level Faktur maupun di Item Cara perhitungan disc bertingkat, mis. item dengan harga Rp. 560.000, disc 5% + 5% artinya: Rp. 560.000 disc 5% = Rp. 532.000, disc 5% lagi = Rp. Rp. 505.400
Pada contoh ini: 10 Pcs x Rp. 560.000, disc 5% + 5% = Rp. 5.054.000
· Pada saat isi faktur, program otomatis tampilkan Stock Sekarang. Ini adalah saldo stock dari Lokasi faktur.
Bila Anda tidak ingin operator mengetahui posisi stock, Anda dapat non-aktifkan pada Setup Sistem. Stock Sekarang tidak tampil bila Anda melihat/mengisi faktur2 lama
· Pada faktur akan tampil: Jumlah item, Jumlah Qty, Jumlah Rp.
· Pada saat buka faktur baru, program akan tampilkan faktur terakhir. Program juga create nomor faktur otomatis.
Nomor otomatis ini terdapat pada semua jenis transaksi (Nota Penerimaan, Pemindahan,
Pembayaran), kecuali Faktur Pembelian, ini karena faktur pembelian mengikuti nomor faktur asli dari Supplier.
Agar bisa nomor otomatis maka nomor harus terdiri dari angka saja.
Bila ada huruf seperti: AB1001 maka program tidak akan create nomor otomatis, Anda harus isi sendiri nomor faktur tsb.
Pada multi-user, di mana banyak operator sama2 menginput faktur, bisa diatur apakah nomor faktur otomatis menurut masing2 operator (Lokal) atau gabungan (Global).
· Tombol [?] akan menampilkan penjelasan mengenai kolom ybs.
· Program didesain untuk resolusi 1152x…
Bila Anda menggunakan resolusi di bawah itu, tetap bisa menggunakan program dengan mudah. Program akan tampilkan tombol Nota Baru pada bagian atas Nota sehingga mudah dijangkau.
· Sembunyikan transaksi
Pada saat transaksi, klik pada background akan menyembunyikan transaksi.
Tombol yang digunakan:
Print Screen Cari
Daftar (Pop-up List) Cetak Nota
Awal, Sebelumnya, Berikut, Terakhir Nota baru
Copy Hapus
Rekam dan Nota baru Rekam
Batal / Undo Exit
Pada Master File, program akan memulai dengan Cari. Pada Transaksi, program akan memulai dengan Isi.
Untuk mencari nota sebelumnya, maka klik tombol Undo, kemudian Cari
Bila Anda tidak jadi mengisi nota, klik tombol Undo, kemudian Exit
Anda dapat mencetak layar (print screen) dengan tombol Kamera
Nota mempunyai fasilitas otomatis rekam.
Bila Anda mengisi nota, kemudian klik untuk nota berikutnya, atau Exit Nota sebelumnya akan direkam otomatis, walaupun Anda tidak klik tombol rekam.
Namun bila Anda sedang mengisi nota, dan ingin membuka Master Stock, maka nota harus direkam terlebih dahulu. Ini karena posisi nota masih gantung (belum ada otomatis rekam).
Anda bisa pindah dari satu form ke form lain, mis. pada posisi sedang mengisi faktur penjualan, membuka Master Stock, kemudian membuka Master Langganan, asalkan nota sebelumnya direkam
Untuk item Item baru Copy Hapus
Untuk tombol-tombol program, bisa menggunakan hot-key. Misalnya Ctrl+N untuk nota baru, Ctrl+Ins untuk item baru.
Anda dapat Logout tanpa Exit dari program, di File -> Logout, dan kemudian Login kembali. Anda harus close semua form dulu sebelum Logout.
Pada setting multi-user, menu Login / Logout tidak tersedia
Login
Program ISX mempunyai security yang lengkap, pada saat login, program akan mengetahui otoritas operator dan secara otomatis menampilkan menu-menu yang disediakan khusus untuk operator tsb. Setting otoritas dan menu ada di Utility -> Setup Password.
Login default adalah: User ID: bos, Password: boss Anda juga dapat gunakan keypad.
MASTER
Anda dapat mengisikan pada menu Master: · Golongan = Golongan stock · Lokasi = Lokasi stock
· Wilayah = Wilayah Supplier / Langganan · Satuan = Satuan (mis. Pcs, Lusin, Kotak) · Bank = Bank (optional)
· Kurs = Jenis mata uang dan kurs (multi-currency) · Merek = Merek (optional)
· Hadiah = Hadiah / Promosi (optional) · Stock = Data Stock dan saldo awal · Supplier = Data Supplier dan saldo awal
· Langganan = Data Langganan dan saldo awal (optional) · Salesman = Data Salesman (optional)
· POS Online = Menggunakan POS secara online dengan beberapa outlet (optional) = bisa dipakai atau tidak dipakai
Master Golongan Contoh Master Golongan
Master Lokasi Contoh Master Lokasi
Master Wilayah Contoh Master Wilayah
Master Satuan Contoh Master Satuan
Master Bank Contoh Master Bank
Master Kurs Contoh Master Kurs
Master Merek Contoh Master Merek
Master Hadiah Contoh Master Hadiah
Untuk Master Golongan, Anda bisa golongkan barang2 ke sub-golongan: Contoh: Kamera Foto Digital Canon PowerShot 100HS Sony Cyber-shot DSC-H90 SLR
Canon EOS Rebel T2 Canon EOS Rebel T3 Video
Camcorder
Sony HD Handycam HDR-CX260VW JVC HD Flash GZ-EX210BU
Asoseris
Polaroid 36 LED Light Polaroid 112 LED Light Pada Master Golongan, golongannya adalah: Kamera
Kamera Foto Kamera Foto Digital Kamera Foto SLR Kamera Video
Kamera Video Camcorder Kamera Video Asoseris
Pada saat melihat laporan, Anda bisa memilih: Dari Golongan _______ s/d _________
Bila pilih: Dari Golongan Kamera s/d Kamera Dari Golongan Kamera Foto s/d Kamera Foto akan tampil item dari golongan: akan tampil item dari golongan:
Kamera Kamera Foto
Kamera Foto Kamera Foto Digital
Kamera Foto Digital Kamera Foto SLR
Kamera Foto SLR Kamera Video
Kamera Video Camcorder Kamera Video Asoseris
yaitu: yaitu:
Canon PowerShot 100HS Canon PowerShot 100HS
Sony Cyber-shot DSC-H90 Sony Cyber-shot DSC-H90
Canon EOS Rebel T2 Canon EOS Rebel T2
Canon EOS Rebel T3 Canon EOS Rebel T3
Sony HD Handycam HDR-CX260VW JVC HD Flash GZ-EX210BU
Polaroid 36 LED Light Polaroid 112 LED Light
Dengan cara yang sama, Anda bisa membuat berapa banyak sub-golongan sekalipun.
Tujuan pengolongan ini adalah agar laporannya mudah dibaca, karena itu jangan sampai berlebihan, misalnya satu golongan hanya berisi satu atau dua item.
Contoh Master Stock
Min/Max Min/Max stock gabungan
Harga Pokok: Harga Pokok dihitung menurut methode Average. PPN, Bebas, Tidak Kena PPN:
Barang dapat dikelompokkan atas Kena PPN, Bebas PPN atau Tidak Kena PPN. Pada transaksi, program akan menghitung PPN untuk barang Kena PPN saja.
Jasa: Barang Jasa (mis. cuci mobil, antar barang) tidak akan tampil di Laporan Saldo Stock. Suspended: Barang yang sudah discontinue, tidak muncul di transaksi maupun laporan.
Gambar: Pada faktur, klik tombol Kamera, otomatis akan tampil gambar barang. Copy Memo ke Penjualan/SO: tidak digunakan di POS
Markup Untuk markup akan dijelaskan pada bab lain
Open Price Harga bebas, Kasir bisa mengubah harga jual
Bahan Baku Bahan Baku, untuk Cost Control (Restoran), misalnya: daging, telur, beras Satuan terkecil harus bulat mis. Aqua botol, tersedia dalam botol dan lusin
Pelanggan bisa beli 1.5 lusin, tapi tidak bisa beli 1.5 botol Setiap pembelian ___ unit akan mendapat hadiah
Berlaku _____ s/d _______
Bila pelanggan membeli barang ini, akan mendapatkan hadiah. Anda bisa tentukan jangka waktu promosinya.
Anda dapat menjual barang dalam berbagai satuan mis. Pcs, Paket, Dus. Bila langganan membeli dalam Dus bisa mendapatkan harga lebih murah
Anda juga dapat menjual menurut Qty
Mis. bila pelanggan membeli 1 pcs, harga Rp. 2.000, bila beli 2 pcs, harga Rp. 1.950 Bila Anda memilih harga menurut Qty, Anda harus check Harga menurut Qty
Bila Anda hanya mempunyai dua jenis harga, seperti beli 1 pcs Rp. 2.000, beli 2 pcs dst Rp. 1.950 Maka Anda bisa isikan seperti contoh ini
Store Min/Max Min/Max stock untuk satu lokasi Komisi (B) Komisi untuk Salesman
Untuk Komisi akan dijelaskan pada Master Salesman
Hair Salon dibahas pada Salon
Kitchen Printer dibahas pada Restoran
POS adalah program multi-satuan, Anda dapat menjual barang yang sama dalam berbagai satuan seperti Pcs, Lusin, Karton
Satu barang bisa mempunyai sampai 5 jenis harga jual, seperti harga grosir, retail, harga #3, #4, #5. (mis. Harga kios, daerah, kanvas, dsb.)
Anda bisa pilih Jenis Harga untuk setiap langganan di Master Langganan. mis. langganan A = harga kanvas, langganan B = harga kios.
Anda dapat mengisi harga beli / jual dalam bentuk tabel, sehingga lebih mudah dan cepat.
Anda juga dapat menentukan harga yang beda2 untuk setiap outlet.
mis. Anda mempunyai beberapa outlet, di mana harga outlet bisa berbeda, untuk outlet Pondok Indah Mall, harga jual lebih tinggi, sedangkan outlet Senen, harga jual lebih rendah.
Pada saat Transfer Data, Anda bisa memilih Harga Outlet, program akan mengubah Harga Grosir dan Harga Retail. Bila tidak memilih (harga sama), maka pilih N/A (Not Applicable)
Anda dapat men-copy dari satu harga ke harga lain.
Harga setiap outlet umumnya sama, hanya sebagian barang yang beda harga.
Karena itu Anda bisa copy harga, kemudian ubah untuk barang2 yang beda harga saja. Menunya di Setup Sistem -> Setting Harga
Kadang kala satu barang bisa mempunyai beberapa Kode Stock.
misalnya : IPAD3, juga dikenal sebagai NEWIPAD, barcodenya MD371C/A Anda dapat masukkan semua kode2 pada Master Stock.
Pada saat buka faktur, Anda bisa menggunakan kode mana saja, hasilnya adalah sama.
Pada pop-up list, laporan, program akan menampilkan Kode Stock pertama.
Saldo Awal Stock
Anda dapat mengisi Saldo Awal stock di Saldo Awal.
Master Supplier
Penjelasannya lihat di Master Langganan
Master Langganan
Data Langganan dan Saldo awal piutang diisikan di sini.
Pada Master Stock, satu item bisa mempunyai sampai 5 jenis harga jual, seperti harga grosir, retail, harga #3, #4, #5. (mis. Harga kios, daerah, kanvas, dsb.)
Anda bisa menentukan Jenis Harga untuk setiap langganan. Disc % otomatis akan muncul di SO.
Disc % dan Jatuh Tempo otomatis akan muncul di Faktur Penjualan. Piutang langganan bisa berupa beberapa jenis mata uang.
Master Salesman
Komisi Salesman
Pada POSX tersedia dua jenis perhitungan komisi. (A) Perhitungan simple
Pada Master Salesman, Anda isikan komisi salesman
(B) Perhitungan lengkap
Pada perhitungan ini, bila ini adalah penjualan dengan piutang, maka komisi baru dihitung bila lunas. Pada Master Stock Anda bisa isikan komisi untuk barang.
dan apakah termasuk Fast Moving atau Slow Moving
Anda juga bisa tentukan persentasi komisi berdasarkan lama pembayaran. Untuk transaksi kontan, maka komisinya adalah 100%
Contoh laporan
Contoh laporan detail
Bisnis retail (supermarket, minimarket) biasanya memberikan insentif ke pelanggan, seperti hadiah promosi, member point, tujuannya agar pelanggan selalu setia belanja di tempat Anda.
POSX mempunyai aneka fitur promosi, Anda bisa memilih mana yang sesuai untuk bisnis Anda. Fitur promosi al:
· Member point: pelanggan mendapat point bila belanja
· Hadiah, mis. setiap pembelian Dancow dapat 1 gatungan kunci · Best Buy: disc barang tertentu selama periode tertentu
· Promosi Credit Card, disc bila menggunakan credit card tertentu
· Promosi belanja minimum: bila belanja minimal jumlah tertentu, mendapat potongan harga atau voucher
Member Point
Anda dapat setting pada Setup Sistem -> POS Point
mis. setiap belanja Rp. 10,000 akan mendapatkan satu point
Setiap kali belanja, program otomatis akan kumpulkan point member tsb.
Pada struk akan tercetak: jumlah point yang didapat, jumlah point yang telah dikumpulkan. Point yang terkumpul bisa digunakan untuk tukar hadiah,
Anda juga dapat setting apakah point tsb. dapat expire Menunya di Utility -> Member Point Expire
Bila point bisa expire, maka pelanggan akan usahakan tukarkan hadiah sebelum expire, sehingga pelanggan akan rajin mengunjungi toko Anda.
Pelanggan dapat mengecek sendiri jumlah point di terminal yang tersedia. Terminal ini bisa digunakan untuk cek harga barang maupun point.
Hadiah
Anda bisa isikan hadiah yang disediakan
Pelanggan yang belanja barang tertentu akan mendapatkan hadiah
Pada saat belanja, program akan munculkan pesan hadiah. Pesan ini juga tercetak di struk.
Best Buy
Best Buy adalah discount khusus untuk periode tertentu.
Setelah periode tsb., harganya otomatis kembali ke harga biasa.
Dengan demikian Anda tidak perlu repot2 untuk mengubah harga kembali.
Kadang kala best buy adalah promosi dari prinsiple, dimana Anda dapat claim ke prinsiple. Misalnya untuk printer, selama Juni pelanggan mendapat disc 10%
Anda juga dapat setting banyak item sekaligus berdasarkan Merek atau Golongan Misalnya merek Sony mendapat disc 10%, dan prinsiple menanggung 5%
Pada saat penjualan, disc ini akan muncul otomatis. Laporannya:
· Daftar Best Buy
Harga menurut Qty
Mis. bila pelanggan membeli 1 pcs, harga Rp. 2.000, bila beli 2 pcs, harga Rp. 1.950 Bila Anda memilih harga menurut Qty, Anda harus check Harga menurut Qty
Bila Anda hanya mempunyai dua jenis harga, seperti beli 1 pcs Rp. 2.000, beli 2 pcs dst Rp. 1.950 Maka Anda bisa isikan seperti contoh ini
Laporan:
Promosi Credit Card
Masukkan credit card yang mengadakan promosi
Setting promosi credit card.
Misalnya setiap pembelian Kamera dengan menggunakan Citibank MasterCard akan mendapat disc Rp. 100.000, dimana Citibank menanggung Rp. 60.000
Anda juga dapat setting banyak item sekaligus berdasarkan Merek atau Golongan
Laporan:
· Daftar Promosi Credit Card
· Laporan Claim Promosi Credit Card · Laporan Kontrol Promosi Credit Card
Promosi belanja minimum
Contoh: Bila pelanggan belanja buah2an minimal Rp. 100,000 termasuk kelipatannya, akan mendapat voucher Rp. 10,000.
Pelanggan belanja buah2an Rp. 410,000, mendapat voucher sebesar Rp. 40,000 yang dapat digunakan untuk kunjungan berikutnya, dengan demikian pelanggan akan selalu kembali belanja ke toko Anda
Contoh lain: Bila pelanggan belanja cake minimal Rp. 500,000, termasuk kelipatannya, akan mendapat discount langsung Rp. 25,000
Pelanggan belanja cake sebesar Rp. 525,000, mendapatkan disc langsung Rp. 25,000, berarti pelanggan cukup membayar Rp. 500,000 saja,
Pada saat belanja, pelanggan bisa membeli segala macam barang, program otomatis bisa hitung barang yang masuk ke Promo Buah, Promo Bola dan menghitung disc-nya masing2.
Laporan:
· Daftar Promosi
POS Online
Setting ini untuk POS Online melalui internet
mis. Anda mempunyai beberapa cabang, dan cabang2 melakukan penjualan secara online ke kantor pusat, jadi database-nya ada di kantor pusat.
Pada saat Kasir login, program otomatis akan mengetahui kasir tsb. berasal dari cabang mana, sehingga semua penjualannya akan memotong stock pada cabang tsb.
Anda juga dapat menambahkan password otoritas untuk masing2 kasir / cabang. Setiap cabang bisa mempunyai header yang berbeda-beda.
Untuk mudahnya, Anda dapat klik tombol Update untuk copy header tsb., kemudian baru ubah seperlunya.
Bila Anda menggunakan online ini (check Online dari cabang lain), maka hanya kasir yang terdaftar di online ini saja yang dapat menjalankan POS.
