KRITERIA DAN TATA CARA EVALUASI
A. METODE EVALUASI YANG DIPERGUNAKAN.
Metode evaluasi yang dipergunakan dalam dokumen penawaran adalah Sistem Biaya Terendah.
B. KRITERIA EVALUASI.
Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan ketentuan, syarat- syarat dan spesifikasi yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan, tanpa ada penyimpangan yang bersifat material atau penawaran bersyarat. Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat adalah:
1. Jenis penyimpangan yang akan mempengaruhi lingkup atau kualitas pekerjaan;
2. Substansi kegiatan tidak konsisten dengan Dokumen Pengadaan.
C. TATA CARA EVALUASI.
1. Pelaksanaan evaluasi penawaran dilakukan oleh Panitia Pengadaan/UKPBJ terhadap penawaran yang dinyatakan lengkap pada saat pembukaan penawaran.
2. Evaluasi penawaran terdiri dari :
a. Data Administrasi (memakai sistem gugur)
Evaluasi Data Administrasi memakai sistem gugur yang dilakukan akan menghasilkan 2 (dua) kesimpulan, yaitu :
memenuhi syarat administasi (lulus); atau
tidak memenuhi syarat administrasi (tidak lulus/gugur) Data Administrasi meliputi :
1) Surat Penawaran (F.ADM-1)
Diperiksa apakah surat penawaran memenuhi ketentuan dalam Dokumen Pengadaan.
Berdasarkan penelitian tersebut di atas, Panitia Pengadaan/UKPBJ menyimpulkan bahwa dokumen kualifikasi:
Memenuhi persyaratan dapat diterima untuk dievaluasi lebih lanjut;
Perlu penjelasan (klarifikasi dan/atau konfirmasi) akan hal-hal yang dianggap kurang jelas atau meragukan.
Tidak dapat diterima/gugur.
b. Data Teknis (memakai sistem gugur)
Penilaian teknis dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan penilaian bersifat skoring. Penilaian Teknis mencakup hal-hal sebagai berikut : 1) Pengalaman perusahaan (F.TEK-1)
Diperiksa apakah mempunyai pengalaman pekerjaan sejenis / sama yang pernah dikerjakan selama 10 (sepuluh) tahun terakhir.
(a) Penilaian pengalaman – Skor 20 Ada 2 (dua) unsur yang dinilai yaitu :
(a) Bidang pekerjaan (bidang dan sub bidang sama)
(1) Pekerjaan yang bidang dan subbidangnya sama/sejenis dengan pekerjaan yang akan dilakukan pengadaannya mendapat bobot nilai 100%.
(2) Pekerjaan yang bidangnya berbeda dengan pekerjaan yang akan dilakukan pengadaannya mendapat bobot nilai 0 %.
(b) Penilaian besarnya kontrak
Pengalaman manajerial proyek yaitu bila nilai pekerjaan yang akan dilakukan pengadaannya sebesar X.
NO PENGALAMAN PERUSAHAAN NILAI
1 Nilai pengalaman kontrak ≥ X 100 %
2 1/3 X ≤ Nilai pengalaman kontrak < X 60 % - 100 % 3 Nilai pengalaman kontrak < 1/3 X tidak dinilai
2) Data personil yang dipekerjakan disertai CV dan copy ijasah (F.TEK-2) – Skor 30 Personil yang dinilai adalah yang memenuhi kualifikasi sebagai berikut :
No Jabatan Pendidikan (min)
Pengl (Thn)
SKA / SKT
Jmlh (Org)
Bobot (%) 1.
Tenaga Kerja Kelompok Pengawas
S1 1
tahun
SKA Teknik Jalan Madya
1 50
2.
Tenaga Kerja Kelompok Pendukung
STM / Sederajat
0
tahun 1 35
3.
Penggantian Tenaga Kerja Atas Permintaan Pemberi Tugas
1 15
JUMLAH 100
3) Metode pelaksanaan pekerjaan – Skor 25
Diperiksa tahapan dan cara pelaksanaan yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhir yang dapat dipertanggungjawabkan secara teknis.
4) Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan – Skor 25
Diperiksa jadwal waktu pelaksanaan tidak lebih lama dari jangka waktu yang ditentukan dalam dokumen lelang dan urutan jenis pekerjaan secara teknis dapat dilaksanakan.
Berdasarkan penelitian tersebut di atas, Panitia Pengadaan/UKPBJ menyimpulkan bahwa dokumen teknis:
Memenuhi persyaratan dapat diterima untuk dievaluasi lebih lanjut;
Perlu penjelasan (klarifikasi dan/atau konfirmasi) akan hal-hal yang dianggap kurang jelas atau meragukan.
Tidak dapat diterima/gugur.
c. Evaluasi penawaran (penilaian harga), yaitu :
Unsur-unsur yang diteliti dan dinilai dalam evaluasi tersebut diatas, meliputi : 1) Evaluasi posisi prosentase penawaran terhadap OE.
a) Apabila total harga penawaran melebihi 100% HPS/OE, maka penawaran dinyatakan gugur.
b) Apabila semua harga penawaran di atas 100% HPS/OE, maka dilakukan penawaran ulang. Penawaran ulang dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi syarat administrasi dan teknis.
c) Apabila total harga penawaran di bawah 80% HPS/OE, maka penawaran akan dilakukan analisis professional/klarifikasi.
2) Koreksi kesesuaian dilakukan terhadap penawaran yang posisinya dibawah 100% OE, atau yang dinyatakan memenuhi syarat , yang meliputi:
Koreksi item pekerjaan adalah bahwa jumlah dan jenis item penawaran harus sesuai dengan jumlah item dalam BQ.
Koreksi Volume dan satuan volume pekerjaan adalah koreksi terhadap kesesuaian volume dan satuan volume pekerjaan terhadap BQ yang telah ditetapkan, apabila terdapat ketidak sesuaian volume pekerjaan yang signifikan maka dinyatakan gugur dan apabila terdapat ketidaksesuaian satuan volume pekerjaan akan diadakan klarifikasi.
Koreksi aritmatik adalah koreksi terhadap kebenaran perkalian dan penjumlahan, kesalahan pada koreksi aritmatik dapat merubah urutan penawaran, tetapi urutan prioritas klarifikasi dan/atau negosiasi dilakukan terhadap penawaran terendah pada saat pembukaan.
3) Koreksi Aritmatik
Koreksi aritmatik dilakukan dengan tata cara sebagai berikut:
(1) Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa/Panitia Pengadaan memeriksa kebenaran jenis pekerjaan, volume masing-masing jenis pekerjaan yang tercantum dalam Dokumen Penawaran, disesuaikan dengan yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan;
(2) Volume pekerjaan yang tercantum dalam Dokumen Penawaran disesuaikan dengan yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan dan Berita Acara Penjelasan (bila ada);
(3) Untuk Kontrak Harga Satuan, apabila terjadi kesalahan hasil perhitungan aritmatik, maka Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa/Panitia Pengadaan melakukan pembetulan dengan ketentuan bahwa harga satuan pekerjaan yang ditawarkan tidak boleh diubah, sedangkan total harga penawaran berubah sesuai hasil koreksi.
(4) Untuk Kontrak Lumpsum, Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa/Panitia Pengadaan melakukan pembetulan hanya pada unsur jumlah harga harga setiap jenis pekerjaan namun tidak mengubah total harga penawaran.
(5) Jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dilakukan klarifikasi dan dianggap sudah termasuk dalam perhitungan pekerjaan lainnya dan kegiatan tersebut harus dilaksanakan, selanjutnya harga satuan pada surat penawaran tetap dibiarkan kosong.
(6) Dalam hal terdapat perbedaan substansi penawaran yang tercantum dalam penawaran dengan Dokumen Pengadaan, maka penawaran dinyatakan gugur.
4) Hasil koreksi aritmatik terhadap penawaran
(1) Koreksi aritmatik dimaksudkan untuk mengetahui berapa besarnya jumlah harga penawaran dengan dasar perhitungan yang benar dan harga hasil koreksi terendah akan dijadikan pedoman dalam klarifikasi dan negosiasi harga penawaran.
(2) Hasil koreksi aritmatik dapat mengubah nilai atau urutan penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap urutan penawaran pada saat pembukaan, tetapi urutan prioritas klarifikasi dan/atau negosiasi dilakukan terhadap penawaran terendah pada saat pembukaan.
(3) Apabila penawar terendah setelah terkoreksi menjadi lebih tinggi dari penawaran semula, maka dilakukan konfirmasi kepada penawar apakah bersedia menerima harga penawaran semula, yang dituangkan dalam Berita Acara Klarifikasi.
(4) Apabila hasil koreksi aritmatik penawar terendah menjadi lebih rendah dari harga semula, perlu dilakukan konfirmasi apakah bersedia menerima harga terkoreksi tersebut.
a. Apabila tidak bersedia menerima maka penawarannya tidak menjadi prioritas urutan pertama, dan evaluasi/klarifikasi dilanjutkan kepada penawar terendah berikutnya;
b. Penawar terendah berikutnya diklarifikasi/negosiasi dengan berpedoman pada harga penawaran terendah pada saat pembukaan hingga tercapai kesepakatan;
c. Apabila penawar terendah berikutnya (penawar urutan terakhir) tidak tecapai kesepakatan, maka kembali pada penawar terendah pertama pada saat pembukaan.
(5) Apabila harga penawaran terkoreksi lebih rendah dari penawar terendah pada saat pembukaan penawaran, maka dilakukan konfirmasi terhadap penawar tersebut untuk diminta kesanggupan apakah bersedia melaksanakan pekerjaan dengan harga terkoreksi tersebut.
a. Apabila menyatakan tidak sanggup, supaya dituangkan dalam Berita Acara dan penawaran bersangkutan digugurkan serta tidak dievaluasi lebih lanjut.
b. Apabila menyatakan sanggup, maka yang bersangkutan diminta untuk membuat surat penyataan kesanggupan dan harga koreksi ini menjadi acuan harga wajar dalam proses evaluasi lebih lanjut.
Dalam hal ini maka penawar tersebut menjadi salah satu calon pemenang, tetapi bukan prioritas pertama.
(6) Setelah dilakukan konfirmasi dengan penawar harga terkoreksi terendah pada butir (5) di atas, maka klarifikasi berikutnya dilakukan terhadap penawar terendah pada saat pembukaan penawaran (sebagai prioritas pertama).
a. Apabila penawar terendah pada saat pembukaan menerima harga terkoreksi terendah (dari penawar lainnya), maka klarifikasi / negosiasi berpedoman pada harga maksimal penawaran terkoreksi terendah;
b. Apabila penawar terendah pada saat pembukaan tidak bersedia menerima harga terkoreksi terendah (dari penawar lainnya), maka urutan penawarannya berubah (bukan terendah dan bukan prioritas);
(7) Apabila setelah penawar dinyatakan lulus administrasi dan teknis, namun penawar menyatakan tidak mampu atau tidak bersedia melaksanakan pekerjaan sesuai Dokumen Pengadaan atau tidak bersedia menambah nilai jaminan pelaksanaannya, maka penawaran digugurkan, dan peserta tersebut dimasukkan dalam daftar hitam perusahaan selama 2 (dua) tahun serta jaminan penawarannya dicairkan ke Perusahaan.
5) Kewajaran harga penawaran
a) Sebagai acuan untuk meneliti kewajaran harga penawaran, Panitia Pengadaan/UKPBJ menggunakan Owner’s cost Estimate/Harga Perhitungan sendiri (OE/HPS), dengan batas bawah sebesar 80% dari OE/HPS dan batas atas sebesar 100% dari OE/HPS (atau tidak lebih tinggi dari OE/HPS).
b) Dalam Surat Perjanjian lumpsum, Panitia Pengadaan/UKPBJ meneliti kewajaran harga dengan membandingkan total harga penawaran terhadap HPS/OE yang bersangkutan, sedangkan dalam Surat Perjanjian harga satuan, Panitia Pengadaan/UKPBJ meneliti kewajaran harga penawaran dengan cara membandingkan total harga terkoreksi dengan HPS/OE yang bersangkutan.
c) Apabila terdapat perbedaan antara harga penawaran / harga penawaran terkoreksi yang menyolok dengan OE, Panitia Pengadaan/UKPBJ melakukan analisis secara tertulis atas perbedaan harga tersebut.
d) Klarifikasi dan konfirmasi harga.
Dalam pelaksanaan evaluasi kewajaran harga penawaran, Panitia Pengadaan/UKPBJ dapat melakukan klarifikasi dan konfirmasi harga.
Subdit Pengadaan Barang dan Jasa melakukan penelitian terhadap kewajaran setiap harga satuan pekerjaan utama yang ditawarkan.
Bila terdapat harga satuan pekerjaan utama yang timpang atau tidak diisi (kosong) terhadap HPS/OE, Panitia Pengadaan/UKPBJ melakukan klarifikasi dan konfirmasi kepada vendor yang bersangkutan.
6) Analisis Profesional
a) Analisis profesional adalah analisis yang dikalkulasikan secara keahlian bersama Pengguna Barang/Jasa, unit kerja terkait atau lembaga profesional lainnya. Analisis profesional dapat berupa klarifikasi, verifikasi, atau membandingkan penawaran dengan data referensi yang dapat dipertanggungjawabkan.
b) Terhadap penawaran yang berada di bawah 80% (delapan puluh persen), maka akan dilakukan analisis professional/klarifikasi terhadap hal – hal sebagai berikut :
Dilakukan evaluasi dan klarifikasi atas harga satuan dasar yang sangat mempengaruhi jenis-jenis pekerjaan utama.
(1) Periksa jenis pekerjaan yang pokok dan penting (major work) yang nilai bobot komulatifnya paling sedikit 70% (tujuh puluh persen) dari seluruh nilai pekerjaan.
(2) Meneiliti kewajaran harga dengan memeriksa koefisien dan harga satuan dasar dari upah, bahan dan alat serta membandingkan dengan harga satuan pekerjaan sejenis yang terdapat dilokasi terdekat dengan lokasi proyek yang ditenderkan.
Dari hasil klarifikasi dibuat kesimpulan :
(a) penawaran dinyatakan memenuhi syarat / tidak gugur;
(b) penawaran dinyatakan tidak memenuhi syarat / gugur.
D. USULAN CALON PEMENANG.
Panitia Pengadaan/UKPBJ menetapkan pemenang dalam arti:
1. Penawaran memenuhi syarat administratif dan teknis sesuai ketentuan Dokumen Pengadaan;
2. Perhitungan harga yang ditawarkan adalah wajar dan dapat dipertanggungjawabkan;
3. Harga Penawaran adalah yang terendah diantara penawaran yang memenuhi syarat.
Demikian tata cara dan kriteria evaluasi ini untuk digunakan dalam evaluasi Dokumen Penawaran pekerjaan dimaksud.
PT PELABUHAN INDONESIA (PERSERO) DEPARTEMEN PENGADAAN REGIONAL 3
