BAB I PENDAHULUAN. Perkembangan teknologi yang pesat saat ini menyebabkan semakin ketatnya persaingan di

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang pesat saat ini menyebabkan semakin ketatnya persaingan di dalam dunia bisnis. Hal ini memicu perusahaan untuk menggali potensi yang dimiliki untuk lebih meningkatkan performance perusahaan. Peluang-peluang yang ditemukan di pasar jika tidak segera dimanfaatkan akan segera diambil oleh pesaing. Oleh karena itu diperlukan sistem teknologi informasi yang akurat, cepat, dan tepat waktu untuk memenangkan persaingan. Salah satu sistem informasi yang harus dirancang dengan baik adalah sistem informasi penjualan kredit dan piutang usaha karena berpengaruh langsung dalam menentukan tingkat laba bagi perusahaan.

Aktivitas penjualan merupakan salah satutujuan utama perusahaan setelah

memproduksibarang-barangnya.Untuk itu, setiap perusahaanharus mampu mengawasi

pelaksanaan penjualandalam perusahaan itu dengan baik sehingga darikegiatan penjualan yang

terkendali itu, perusahaandapat memaksimalkan keuntungannya.Untuk meningkatkan volume

penjualan dan menambah sekaligus mempertahankan pelanggan yang sudah ada, seringkali

perusahaan menerapkan strategi penjualan kredit disamping penjualan tunai.Penjualan kredit

semakin banyak diminati baik oleh pengusaha maupun para pelanggan. Selain karena praktis,

keterbatasan ketersediaan dana yang dimiliki oleh pelanggan menyebabkan penjualan kredit

semakin diminati. Penjualan kredit tidak dapat menghasilkan penerimaan kas dengan segera,

tetapi menimbulkan piutang usaha yang pada saat jatuh tempo akan menghasilkan penerimaan kas.

Kebijakan piutang yang tepat akan membantu perusahaan dalam meningkatkan omset penjualan, tetapi apabila piutang tidak dapat segera dicairkan maka dapat menimbulkan kesulitan likuiditas bagi perusahaan, bahkan apabila sampai terjadi piutang yang macet (bad debt) akan

menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Kondisi seperti ini menyebabkan perusahaan membutuhkan pengelolaan piutang yang baik karena apabila pencairan piutang lancar akan terjadi pemasukan dana ke perusahaan sehingga aktivitas perusahaan tidak akan terganggu dan tujuan perusahaan untuk dapat memperoleh laba dari penjualan akan dapat tercapai.

Untuk mendukung aktivitas penjualan selainmemiliki sistem penjualan yang baik, perusahaanjuga harus memiliki sistem pemberian danpenagihan piutang yang baik karena banyak perusahaan pemakai barang atau jasa membutuhkanwaktu dalam melakukan pembayaran pada saatmereka membeli barang atau jasa dalam jumlah dan harga yang tidak sedikit. Piutang yang terhambat akan mengakibatkan kesulitan bagi perusahaan dalam mengelola ataumelaksanakan aktivitas operasional perusahaan sehari-hari. Hal ini disebabkan kurang adanya likuiditas berupa jumlah aktiva lancar yang tersedia secara cukup untuk menunjang keperluan operasi perusahaan.

Terdapat banyak faktor yang menyebabkan timbulnya piutang tidak lancar maupun

piutang yang macet baik itu faktor eksternal maupun faktor internal perusahaan.Faktor eksternal

yang terjadi bisa disebabkan karena pelanggan mengalami kesulitan keuangan atau produk yang

dijual belum laku sehingga belum dapat membayar hutang dagang.Faktor internal dapat

disebabkan oleh lemahnya sistem pengawasan internal, kurang kompetennya petugas yang

menagih, maupun prosedur pemberian kredit yang tidak jelas.Proses penagihan piutang

terkadang menjadi masalah karena piutang yang terlambat bayar atau terlambat ditagih lambat laun akan berpotensi menjadi piutang macet.

Perusahaan harus senantiasa mewaspadai hal-hal yang dapat mengganggu kelancaran proses penjualan dan piutang usaha seperti terjadinya penumpukan piutang yang menyebabkan arus kas menjadi terganggu,ketidakpuasan pelanggan atas layanan yang diberikan perusahaan, serta penurunan penjualan akibat pengambilan keputusan yang terlambat.

Sistem Informasi Penjualan dapat membantu perusahaan dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggannya, sehingga loyalitas pelanggan akan meningkat dan akhirnya akan meningkatkan omset penjualan.Sistem Informasi Manajemen Piutang akan membantu perusahaan untuk menangani piutang sehingga resiko piutang terlambat bayar atau piutang tidak tertagih menjadi berkurang.

PT. Madubaru merupakan perusahaan agroindustri yang menghasilkan produk berupa gula dan alkohol.Penjualan dilakukan dengan sistem penjualan tunai dan kredit.Pembeli produk gula pasir terdiri dari pedagang besar, supermarket, minimarket, dan toko kelontong. Sedangkan untuk pembeli alkohol hanya beberapa perusahaan saja mengingat adanya peryaratan yang ketat dari pemerintah untuk perdagangan alkohol. Area pemasaran meliputi seluruh propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan kota/kabupaten di Propinsi Jawa Tengah.

Produk gula pasir yang dijual terdiri atas gula bulk (dikemas dalam karung 50 kg) dan

gula retail (dikemas dalam ukuran 1 kg). Untuk penjualan gula bulk (kemasan 50 kg) dilakukan

dengan sistem penjualan langsung ke distributor-distributor besar atau dengan sistemlelang

dengan sistem pembayaran tunai (cash). Sedangkan untuk penjualan gula retail (kemasan 1 kg)

dilakukan oleh tenaga pemasaran (salesman) ke supermarket, minimarket, dan tokokelontong,

dengan sistem pembayaran secara kredit dengan jangka waktu 14 hari.

Persaingan penjualan gula retail saat ini semakin ketat mengingat semakin banyaknya produsen gula pasir menjual produknya secara retail karena margin keuntungan yang dihasilkan lebih tinggi dibanding penjualan gula bulk.Saat ini penjualan gula retail di PT.Madubaru memiliki kontribusi penjualan sebesar 8% dibanding total penjualan gula. Perusahaan selalu berusaha meningkatkan persentase penjualan gula retail setiap tahunnya untuk meningkatkan laba dan supaya produk gula retail dapat tetap eksis di pasar.Guna mendukung penjualan gula retail, saat ini perusahaan memiliki 6 orang tenaga pemasaran (salesman) dan dibantu 2 orang untuk tenaga penagih (collector).

Tabel 1.1

Omset Penjualan Gula dan Periode Pengumpulan Piutang

Tahun

Realisasi Target

% Hari Standar (Ton) (Ton) (Hari) (Hari)

a B a : b

2010 2,735 4,243 64% 32 14 2011 3,246 5,000 65% 84 14 2012 3,121 5,000 62% 40 14 2013 3,167 5,000 63% 29 14 2014 2,003 5,000 40% 57 14 2015 2,573 5,000 51% 63 14 2016 1,578 5,000 32% 53 14

Sumber : Data PT. Madubaru tahun 2010-2016

Berdasar data omset penjualan gula tahun 2010-2016 realisasi penjualan gula masih

belum bisa memenuhi target yang ditetapkan oleh perusahaan bahkan cenderung turun.Kondisi

seperti ini bagi perusahaan akan berbahaya mengingat persaingan penjualan gula retail semakin

ketat dengan semakin banyaknya pemain di pasar gula retail sehingga perusahaan perlu

menyiapkan langkah strategis untuk mempertahankan eksistensi produknya di pasar.

Berdasar tabel diatas waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk mengumpulkan piutang dari tahun 2010-2016 lebih dari satu bulan (30 hari). Mengacu kepada kebijakan tempo pembayaran atas penjualan kredit selama 14 hari maka dari data tersebut dapat disimpulkan bahwa banyak piutang yang pembayarannya terlambat. Kondisi yang terjadi saat ini akibat dari pembayaran atas penjualan secara kredit yang terlambat menyebabkan cash flow perusahaan menjadi terganggu.

Pada saat ini banyak sekali hal-hal yang perlu diperbaiki dalam internal perusahaan sehingga mampu mengatasi persoalan yang dihadapi dan meningkatkan daya saing dengan kompetitor lain, diantaranya adalah sistem informasi yang terintegrasi dan real time. Sampai dengan sekarang PT.Madubaru belum memiliki Sistem Informasi yang terintegrasi.Sistem Informasi yang ada masih bersifat terpisah-pisah sehingga sulit untuk mendapatkan sebuah data yang cepat dan akurat.Sistem Informasi yang ada belum bisa mendukung aktivitas penjualan secara kredit. Hal ini disebabkan masih banyak proses administratif yang dilakukan secara manual menggunakan aplikasi spreadsheetMicrosoft Excel.

Manajemen PT.Madubaru mentargetkan omset penjualan gula retail bisa mencapai 30%

dari total penjualan gula pasir.Untuk mendukung pencapaian target tersebut selain dukungan dari sumber daya manusia yang mencukupi juga harus didukung oleh sistem informasi penjualan kredit yang memadai mengingat penjualan gula retail dilakukan dengan sistem penjualan kredit.

Sistem informasi yang ada saat ini kurang mendukung target tersebut karena masih banyaknya proses administratif pencatatan piutang yang dilakukan secara manual.

Diharapkan dari hasil penelitian ini dapatdianalisis sistem berjalan, a diidentifikasi

kelemahan kelemahandalam sistem berjalan, memberikan rekomendasi perbaikan, dan

merancang sebuah sistem informasi akuntansi penjualan kredit danpiutang yang sesuai dengan kebutuhan perusahan sehingga kegiatan organisasi menjadi lebih baik.

1.2. Rumusan Masalah

Piutang atas penjualan secara kredit ternyata telah menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan.Waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk menagih piutang ternyata lebih lama dari kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan. Hal ini dapat menyebabkan terganggunya cashflow dan berpotensi merugikan perusahaan. Dari kondisi tersebut dapat dirumuskan

permasalahan dalam penelitian ini sebagai berikut :

1. Banyaknya penumpukan piutang yang tidak tertagih dan belum tertagih.

2. Sistem dan prosedur serta kriteria pemberian kredit pada PT. Madubaru yang telah berjalan belum memadai.

3. Sistem informasi penjualan dan piutang yang berjalan belum memenuhi kriteria sebagai Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System).

1.3. Batasan Masalah

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan PT.Madubaru sebagai obyek penelitian.Penelitian dibatasi pada Sistem Informasi Penjualan dan Piutang yang dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Data-data yang digunakan berupa data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari hasil wawancara pihak yang terkait, dan pengamatan obyek penelitian, sedangkan data sekunder berasal dari laporan keuangan PT.Madubaru.

Penelitian ini dibatasi sampai pada tahap perancangan arsitektur logis dari sistem informasi

penjualan kredit dan piutang usaha.Penulisan kode program, perancangan user interface, dan penyusunan basis data tidak dibahas dalam penelitian ini.

1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Penelitian ini bertujuan sebagai berikut:

1. Mengevaluasi sistem informasi penjualan dan piutang yang ada.

2. Mengembangkan sistem informasi penjualan dan piutang yang memadai dengan menggunakan metode pengembangan aplikasi FAST (Framework for the Application of System Thinking) agar nantinya diharapkan dapat meningkatkan keunggulan

kompetitif perusahaan.

3. Mengusulkan Sistem Informasi Penjualan dan piutang baru yang dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

Manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Jumlah piutang yang terlambat dibayar dan piutang macet akan semakin menurun sehingga arus kas perusahaan tidak terganggu.

2. Manajemen pengendalian piutang akan semakin baik sehingga akan mendukung kelancaran operasional perusahaan.

3. Manajemen dapat mengambil keputusan dari hasil laporan penjualan dan piutang

sehingga keputusan tersebut dapat digunakan untuk menyusun strategi pemasaran

yang nantinya dapat meningkatkan pendapatan dan untuk mengembangkan usaha.

1.5.Metode Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini meliputi:

a. Survei atas sistem yang sedang berjalan.

Pada tahap ini diadakan penelitian pada Perusahaan. Penelitian dilakukan dengan mengamati langsung ke perusahaan tersebut dan mewawancarai pihak perusahaan yang bersangkutan dengan sistem yang sedang berjalan serta mengumpulkan data-data yang menunjang dibuatnya laporan-laporan yang dibutuhkan.

b. Analisis terhadap temuan survei.

Setelah diperoleh data dan informasi yang diperlukan, maka dilakukan perumusan masalah dan diadakan analisis terhadap data tersebut.

c. Indentifikasi kebutuhan informasi.

Menetapkan informasi yang masih kurang pada sistem yang sedang berjalan dari dokumen input dan menentukan informasi yang dibutuhkan pada sistem yang baru.

d. Identifikasi persyaratan sistem.

Mengidentifikasi dan merancang suatu sistem yang layak untuk menunjang aktivitas perusahaan.

1.6. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan penelitian ini disusun sebagai berikut :

a. BAB I – PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan penelitian,metode penelitian dan sistematika penulisan.

b. BAB II – TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi kajian literatur tentang Sistem Pendukung Keputusan sistem informasi penjualan kredit dan piutang usaha.

c. BAB III – GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN METODE PENELITIAN

Bab ini akan menjelaskan dengan singkat mengenai profil perusahaanPT.Madubaru dan membahas metode penelitian yang menjelaskan mengenai lingkup penelitian, sumber dan metode pengumpulan data, jenis data yang digunakan, metode analisis dan perancangan sistem yang digunakan.

d. BAB IV – HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini akan membahas m etode analisis dan perancangan sistem untuk mengembangkan sistem informasi penjualan kredit dan piutang usaha.

e. BAB V – KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan hasil penelitian, diskusi dan rekomendasi serta keterbatasan

penelitian.