1
PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG
Kementrian Komunikasi dan Informatika merupakan Kementrian yang mengatur semua tentang informasi dan komunikasi yang beredar di Indonesia, Kementrian ini mempunyai direktorat-direktorat yang dapat menunjang operasional mereka, salah satunya Direktorat Jendral Penyiaran, dimana Direktorat ini yang mengatur semua komunikasi dan informasi tentang perizinan penyiaran di Indonesia untuk penyiaran televisi dan radio di seluruh Indonesia. Untuk itu Direktorat ini mempunyai sebuah aplikasi yang disebut dengan “Sistem Informasi Manajemen Perizinan Penyelenggaraan Penyiaran (SIMP3)”. Aplikasi ini berbasis web-based yang dikembangkan secara kustomisasi. Mengapa aplikasi ini dibangun secara kustomisasi? Jawaban untuk menjawab kenapa dibangunnya SIMP3 adalah Bisnis Proses di Direktorat Penyiaran sangatlah beragam, kompleks dan unik juga bersinggungan dengan banyak sisi seperti KPI (Komisi Penyiaran Indonesia), Direktorat Jendral Pos dan Telekomunikasi dan KPID (Komisi Penyiaran Indonesia Daerah), jadi membutuhkan kustomisasi yang cepat dan praktis bahkan pada masa depannya aplikasi ini digunakan untuk para pemohon yang akan menyelenggarakan perizinan penyiarannya. Karena melihat pentingnya aplikasi ini dan juga bersinggungan dengan bisnis yang real time dan juga sebagai media regulasi semua perizian penyiaran di seluruh Indonesia, sistem ini diwajibkan tidak boleh mati (zero-downtime), tidak hanya itu juga melihat bahwa
data yang dimiliki oleh aplikasi ini sangatlah kritikal, karena dapat digunakan sebagai arsip (archieve) dan keabsahan data perizinan setiap tahunannya. Data dan informasi yang dimiliki sangatlah penting sebagai dokumen negara. Melihat hal-hal yang menjadi prioritas diatas sangatlah perlu untuk menjadikan system ini untuk mudah di audit. Untuk melakukan kegiatan audit ini diperlukan sebuah tools yang tepat guna yaitu COBIT (Contol Objective for Information and related Technology). COBIT itu sendiri menjadi sebuah usaha perbaikan yang harus dilakukan walaupun di dalam sebuah institusi pemerintahan dikarenakan menurut Shaw (2008) yang mengatakan bahwa perbaikan kinerja merupakan sebuah usaha strategi yang seharusnya mensupport sebuah organisasi melalui peran fungsi dan sub-fungsinya untuk mencapai nilai efektifitas dan efisiensi. Untuk itulah perbaikan kinerja sistem ini sangat penting untuk mencapai nilai efektifitas yang diinginkan.
Tidak mudah untuk membuat sistem ini zero downtime melihat ada beberapa sisi dari Kementrian Komunikasi & Informatika. Sisi yang harus diperhatikan dari itu semua adalah :
• Infrastruktur
• Framework (untuk 5 – 6 tahun mendatang) • Ketersediaan Data
• Akurasi Data • Keaslian Data
Melihat adanya kebutuhan perubahan peningkatan SLA yang cepat maka dibutuhkan sebuah tools adalah COBIT 4.1 (Contol Objective for Information and
related Technology). COBIT 4.1 merupakan sebuah framework yang dibangun oleh lembaga ISACA, sebuah lembaga internasional yang biasa bermain di dalam tata kelola IT agar bisa dilakukan pendekatan secara objektif tentang bisnis yang dijalani oleh customer yang menggunakan framework ini. Dalam Jurnal yang ditulis IT Governance Institute for Office Government Commerce (2008), p.10-11), “Today, as every organization tries to deliver value from IT while managing an increasingly complex range of IT-related risks, the effective use of best practices can help to avoid reinventing their own policies and procedures, optimise the use of scarce IT resources and reduce the occurrence of major IT risks, such as: Project failures, Wasted investments, Security breaches, System crashes, Failures by service providers to understand and meet customer requirements”. Hal-hal yang disebutkan diatas masih menjadi kendala dan menjadi hal-hal yang belum dipikirkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika. Untuk itulah COBIT menjadi sebuah alat (tools) yang tepat dalam study case ini.
Dalam penulisan ini nanti akan dilihat hubungan perbaikan sistem ini agar tujuan dari sistem ini tercapai secara baik dan benar demi memperbaiki kinerja dari Direktorat Penyiaran dari Kementrian Komunikasi & Informatika. Dari penulisan ini juga akan dilakukan pendekatan pengukuran agar dapat dilihat nilai objektifitasnya sehingga mendapatkan hasil yang dapat dipertanggungjawabkan. Sebagai framework pengembangan sistem ini di masa depan. Dalam hal ini COBIT digunakan sebagai pendekatan terhadap masalah-masalah birokrasi yang terjadi di dalam Direktorat Penyiaran. COBIT digunakan untuk menjawab beberapa masalah yang ada seperti:
• Pelayanan yang maksimal
• Pelayanan yang berkesinambungan • Perbaikan internal dan eksternal • Menguji validitas dari kinerja system • Menguji Efektifitas kinerja karyawan.
1.2
PERMASALAHAN YANG AKAN DIBAHAS
Permasalahan yang dibahas sejauh ini melihat dari 3 aspek yang sangat mempengaruhi yaitu People-Process-Technology. Seperti yang diutarakan dalam tulisannya “People Process Technology Strategy for Enterprise 2.0” (Williams dan Leask, 2011, p2) yang mengatakan “very often, organizations apply technology to solve complex challenges only to find that the technology multiplies the impact and visibility of the problems” Hal ini pula yang ingin dilakukan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia. Sehingga dalam penulisan ini didapatkan sebuah analisa yang berguna untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul dari dampak bisnis mereka.
Gambar 1. People-Process-Technology menghasilkan solusi enterprise
(gambar diambil dari People Process Technology Strategy for Enterprise 2.0.
Ada beberapa masalah yang dibahas dalam penulisan studi kasus ini, seperti:
1. Belum tersedia infrastruktur yang memadai sampai saat ini.
Saat ini kondisi dari Pusat data yang dimiliki oleh kemkominfo tidak begitu memadai untuk membangun sistem informasi. Karena minimnya infrastruktur untuk membangun sistem informasi yang reliabel untuk online 24 x 7, dengan kondisi seperti ini mustahil mencapai posisi availability data dengan SLA yang diharapkan dan juga tidak akan bisa mencapai perbaikan kinerja sistem informasi yang maksimal.
2. Belum ada pengukuran kehandalan sistem dan kinerja pada saat
sekarang ini.
Hal ini harus diperhitungkan secara matang terkait dengan point nomor 1 yang juga akan berakibat kepada proses-proses yang sedang dan akan berjalan. Dimana pada saat ini masih banyak ditemukan kesalahan-kesalahan data, belum adanya keseragaman proses SOP, belum adanya proaktif governance, monitoring tidak berjalan dengan baik, tidak punya rencana untuk mitigasi, level atas dari instansi pemerintahan kurang begitu peduli dan terlibat, dan belum adanya estimasi proses perizinan yang jelas.
Kesalahan-Kesalahan yang dijumpai pada proses berjalan diakibatkan oleh kurangnya tenaga pekerja di dalam masing-masing divisi, beban kerja yang tinggi dengan SOP yang tidak reliabel dan memakan banyak waktu, SOP antar bagian juga tidak jelas, sehingga mengatasi masalah-masalah dalam proses tersebut
tidaklah mudah, itulah mengapa alasan sistem informasi baru ini dibuat, yang di masa depannya mempunyai nilai availability (ketersediaan) data yang tinggi sehingga membutuhkan sistem yang online 24 x 7. (lihat Tabel 1). Masalah-masalah yang dijabarkan hanya akan terkait pada birokrasi di Divisi Radio, Divisi Televisi dan Divisi Pemetaan, karena ketiga bagian inilah sentral/pusat dari semua administrasi proses perizinan yg berjalan.
Jika hal-hal tersebut dimasukkan kedalam bentuk People Process Technology akan terlihat hal seperti berikut :
Dari ketiga hal diatas dan matriks yang ada, dilihat kenyataannya menjadi sangatlah penting untuk dipertimbangkan oleh Kementrian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia menjadikan sistem informasi penyiaran ini beroperasi 24 jam sehari dan 365 hari online. Pada Tabel 1 menyajikan
masalah-Tabel 1. Matriks People, Process, dan Technology yang berkaitan dengan masalah dari Perbaikan kinerja SIMP3
masalah yang dihadapi dalam kondisi sekarang dari People, Process, dan Technology.
1.3
TUJUAN DAN MANFAAT
Tujuan dari studi kasus dalam peningkatan kinerja sistem ini adalah :
1. Menjadikan SIMP3 sebagai nilai tambah dari Direktorat Penyiaran.
2. Mengusulkan perbaikan Kinerja Pegawai dan Sistem sebagai Best Practice penyediaan back-up plan dalam Sistem Informasi Manajemen Perizinan Penyelenggaraan Penyiaran.
3. Menyediakan Sistem Informasi yang akhirnya dapat memenuhi SLA (Service Level Agreement) yang diharapkan dan memuaskan pemohon.
Manfaat dari evaluasi Peningkatan Kinerja sistem ini :
1. Menjadi tolak ukur untuk membuat master plan Sistem Informasi Manajemen Perizinan Penyelenggaraan Penyiaran sebagai dasar pertimbangan Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia di masa akan datang untuk membangun Disaster Recovery Center yang dapat mengatasi masalah-masalah yang sudah disebutkan. 2. Mempunyai framework yang baik sebagai dasar strategic plan 3-5 tahun
ke depan.
3. Menetapkan standarisasi proses yang sedang dan akan berjalan untuk memenuhi SLA yang diharapkan.
1.4
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup yang dibahas dalam studi kasus ini adalah :
1. Menggunakan COBIT 4.1 untuk mengukur tingkat maturity sistem ini yang seharusnya digunakan dan peningkatan-peningkatan yang harus dilakukan.
2. Data yang digunakan adalah data-data yang berasal dari 2010-2011 melalui interview dan kuesioner.
3. Melihat studi kasus ini, dari data yang ada sebagai pembelajaran untuk peningkatan kinerja.
4. Menggunakan metodologi COBIT 4.1 sebagai acuan improvement dari sistem ini yang harus menghasilkan SLA dan pengembangan lainnya. 5. Hal yang menyangkut sekuriti secara teknis tidak akan disinggung secara
mendalam antara peranan Sistem Informasi Penyiaran dengan Regulasi sebagai perbaikan kinerja.
1.5
SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika Penulisan Studi Kasus ini terdiri dari 5 bab yaitu :
BAB I: PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang Permasalahan yang dibahas, Tujuan dan Manfaat, Ruang Lingkup, dan Sistematika Penulisan.
Bab ini berisikan landasan-landasan teori yang digunakan dalam penulisan studi kasus ini sebagai bagian dari data sekunder yang digunakan oleh penulis dalam menggali kebenaran tentang Perbaikan Kinerja dengan framework COBIT 4.1.
BAB III: METODOLOGI
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang Instansi Pemerintahan, metodologi yang digunakan, pengkoleksian data, Sampling yang digunakan, juga timeline studi kasus.
BAB IV: PEMBAHASAN DAN HASIL
Bab ini menjelaskan tentang pembahasan dan hasil yang akan keluar dari data-data yang dibentuk. Pembahasan dilakukan sesuai dengan langkah dan framework COBIT yang telah ditetapkan. Dan pada bagian hasil, diharapkan hasil-hasil dapat dikeluarkan untuk kemajuan Perbaikan Kinerja menggunakan COBIT 4.1 ini.
BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dari studi kasus yang dilakukan. Dapat dijadikan bahan acuan di masa depannya yang berhubungan antara Perbaikan Kinerja sebuah system metodologi COBIT 4.1 .
