A. Latar Belakang dan Permasalahan
Keberadaan arsip dalam suatu organisasi menjadi faktor penting bagi pelaksanaan fungsi organisasi. Dalam setiap organisasi sangat memerlukan data dan informasi. Ketersediaan informasi yang akurat dapat diperoleh melalui arsip. Arsip merupakan hasil catatan aktivitas suatu organisasi yang terekam secara langsung baik secara tertulis, maupun media lain. Arsip adalah salah satu bentuk sumber data yang dapat memberikan informasi yang diperlukan, sebagai pusat ingatan, bahan dalam pengambilan keputusan, bahan pertanggungjawaban, dan identitas organisasi. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Arsip memiliki berbagai bentuk dan media rekam sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan,
1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab I Ketentuan
pengawasan, dan keperluan lain.2 Dalam penggunaannya arsip dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya telah menurun.3
Salah satu faktor yang menunjang kelancaran dan tercapainya tujuan organisasi terletak pada pengelolaan arsipnya. Diperlukan suatu sistem atau manajemen yang baik dalam pengelolaan arsip agar informasi yang terkam dapat disajikan secara cepat, tepat, dan dengan biaya serendah mungkin. Manajemen kersipan terdiri dari tahap penciptaan, tahap penggunaan dan pemeliharaan, dan tahap penyusutan arsip. Tahap penyusutan arsip merupakan bagian yang menunjang keberhasilan dalam menyelamatkan kekayaan organisasi. Penyusutan arsip ialah pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan
sesuai dengan peraturan yang berlaku.4
Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah habis waktu simpannya di unit kerja ke ruang penyimpanan arsip. Ketika peroses pemindahan tidak berjalan secara baik maka arsip yang disimpan di unit kerja akan menumpuk sehingga menyusahkan proses penemuan kembali arsip yang akan
2 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: PT Gramedia Pustaka
Utama, 2003) hlm. 14.
3 Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 5 dan
6.
4 Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen
mengganggu aktivitas organisasi. Pemindahan arsip terdiri dari 2 macam cara pemindahan, yaitu pemindahan arsip secara berkala dan pemindahan arsip secara berulang. Pemindahan arsip secara berkala ialah pemindahan arsip dengan
menyaratkan pada selang waktu tertentu.5 Pemindahan arsip secara berulang ialah
pemindahan arsip yang tidak ditentukan waktunya.
Pemusnahan arsip meliputi kegiatan memusnahkan arsip yang telah habis masa retensinya dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jadwal retensi arsip diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan pemusnahan arsip. Penataan berkas yang baik pada masa arsip masih aktif sangat menentukan efisiensi tahap pemusnahan arsip. Pemusnahan harus diketahui oleh pejabat yang berwenang dan disertai dengan berita acara pemusnahan. Pemusnahan dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna terhadap organisasi. Untuk arsip yang memiliki nilai guna akan disimpan dan/atau diserahkan ke lembaga kearsipan.
Penyerahan dilakukan pada arsip yang memiliki nasib akhir permanen yaitu, arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban nasional setelah melalui tahap penilaian yang disertai dengan berita acara penyerahan arsip. Berita acara selanjutnya akan dijadikan sebagai bukti otentik terhadap kegiatan penyerahan tersebut. Arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan tersebut telah berganti kepemilikan dan kewenangan dalam pengelolaan arsip statisnya. Kewenangan berpindah dari pihak pemilik arsip (yang menyerahkan) ke lembaga kearsipan (yang menerima).
Kegiatan penyusutan akan menyelamatkan organisasi dari kelumpuhan administrasi dikarenakan arsip yang bernilai guna bagi organisasi telah terselamatkan yang dapat dijadikan sebagai pedoman untuk melaksanakan aktivitas perkantoran bagi organisasi. Kesalahan dalam menentukan nasib akhir suatu arsip dapat merugikan organisasi, baik dari segi ketersediaan informasi, maupun dari segi keuangan. Tahap yang menentukan ketepatan dalam proses penyusutan ialah tahap penilaian arsip.
Penilaian arsip merupakan bagian pokok dari penyusutan arsip. Penilaian arsip adalah kegiatan identifikasi terhadap informasi arsip yang didasarkan pada nilai guna arsip untuk selanjutnya menentukan berapa lama arsip akan disimpan. Nilai guna arsip dibedakan menjadi dua (2) yaitu nilai guna primer dan nilai guna
sekunder.6 Nilai guna primer terdiri dari nilai administratif, nilai hukum, nilai guna
keuangan, dan nilai guna ilmiah dan teknologi. Nilai guna sekunder terdiri dari nilai guna kebuktian, dan nilai guna informasional. Nilai guna dalam tahap penilaian arsip diarahkan pada kepentingan organisasi yang bertujuan untuk mempermudah organisasi menjalankan tugas dan fungsinya.
Berdasarkan survai awal yang dilakukan penulis, sampai saat ini Kantor Kecamatan Seyegan belum pernah melakukan kegiatan penyusutan arsip, sedangkan arsip yang dimiliki sudah menumpuk terlalu banyak. Menurut I.G Wursanto apabila arsip yang tidak mempunyai kegunaan masih disimpan akan menimbukan masalah
6 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan
bagi para pegawai dan pimpinan organisasi.7 Guna penghematan biaya perawatan arsip dinamis, maka Kantor Kecamatan Seyegan melakukan kegiatan penyusutan arsip yang merupakan satu upaya melindungi kekayaan organisasi dengan cara menyelamatkan arsip yang bernilai permanen untuk disimpan selamanya karena tidak semua arsip yang dimiliki tersebut bernilai guna abadi.
Kantor Kecamatan Seyegan belum pernah digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) oleh mahasiswa program studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. Arsip yang dimiliki oleh Kantor Kecamatan Seyegan terdiri arsip tekstual, audio-visual, dan arsip bentuk khusus dari berbagai macam kegiatan. Kondisi arsip dinamis di Kantor Kecamatan Seyegan menumpuk yang menyebabkan besarnya biaya perawatan yang dikeluarkan. Hal tersebut yang mengharuskan Kantor Kecamatan Seyegan melaksanakan kegiatan penyusutan terhadap arsip dinamis dalam rangka penyelamatan arsip yang bernilai permanen serta penghematan biaya, tenaga, dan waktu pengelolaan arsip dinamis. Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut; pertama, bagaimana proses dan prosedur pemindahan dan pemusnahan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Seyegan. Kedua, bagaimana proses dan prosedur penyerahan arsip statis di Kantor Kecamatan Seyegan, serta kendala yang ditemui dalam proses penyusutan arsip dinamis.
B. Tujuan
Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:
(1) Mengetahui prosedur pemindahan dan pemusnahan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Seyegan.
(2) Mengetahui prosedur penyerahan arsip statis di Kantor Kecamatan Seyegan.
(3) Mengetahui kendala yang ada dalam proses penyusutan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Seyegan.
(4) Melatih keterampilan sebelum memasuki dunia kerja. C. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan guna penyusunan tugas akhir ini, yaitu studi pustaka, observasi-partisipasi, dan wawancara. Studi pustaka yaitu dengan cara mencari dan mengumpukan data dari berbagai sumber bahan pustaka, dan penelusuran literatur-literatur atau buku-buku yang berkaitan dengan tema tugas akhir yaitu penyusutan arsip dinamis. Sumber bahan pustaka didapat dengan mencari referensi di berbagai tempat buku baik di perpustakaan Universitas Gadjah Mada maupun Perpustakaan-perpustakaan lain di Yogyakarta.
Sementara itu, metode observasi yaitu pengumpulan data dan informasi dengan cara pengamatan secara langsung terhadap pelaksanaan penyusutan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Seyegan. Partisipasi yaitu terlibat secara langsung dalam kegiatan guna mengetahui keadaan yang sebenarnya dalam proses penyusutan
dan mencatat tentang apa yang ditemui dalam tahap penyusutan arsip dinamis di Kegiatan Kecamatan Seyegan.
Metode terakhir yang digunakan yaitu metode wawancara. Wawancara adalah metode pengumpulan data yang dilakukan melalui tanya jawab langsung dengan pihak yang bersangkutan atau responden. Penulis melakukan wawancara terhadap beberapa narasumber terkait dengan tema yang diambil diantaranya arsiparis dan Kepala Kecamatan Seyegan. Pertanyaan yang diajukan berhubungan dengan permasalahan yang mengacu pada pokok persoalan.
D. Tinjauan Pustaka
Untuk referensi dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir, maka dipilih beberapa bahan pustaka. Buku pertama yang digunakan berjudul Sistem Kearsipan
Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip yang ditulis oleh Boedi Martono
diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan di Jakarta pada tahun 1990. Buku ini menjelaskan tentang tahap penciptaan arsip, pemanfaatan arsip, tahap penyusutan, hingga tahap pemeliharaan arsip. Pada bab 2 Boedi Martono menyimpulkan tujuan dari penyusutan arsip adalah untuk mendapatkan penghematan dan efisiensi, pendayagunaan arsip aktif dan inaktif, mempermudah pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna tinggi, dan penyelamatan bahan bukti organisasi.
Buku kedua adalah buku yang berjudul Archival Appraisal yang ditulis oleh Frank Boles diterbitkan oleh Neal-Schuman Publishing di New York pada tahun 1991. Frank Boles menjelaskan bahwa faktor penunjang ketepatan penyusutan arsip
ialah bagian penilaian arsip. Penilaian dilakukan dengan cara mempertimbangkan nilai guna arsip dan fungsi organisasi. Metode penilaian yaitu dengan metode penilaian mikro dan penilaian makro. Penilaian mikro merupakan penilaian yang didasarkan pada nilai guna record dengan cara menganalisa nilai guna arsip. Penilaian makro merupakan penilaian yang didasarkan pada pertimbangan tugas pokok dan fungsi organisasi.
Buku ketiga adalah buku yang berjudul Kearsipan 2 yang ditulis oleh I.G. Wursanto diterbitkan oleh Kanisius di Yogyakarta pada tahun 1991. Buku ini menjelaskan tentang pengelolaan arsip mulai dari arsip masih aktif sampai pada saat arsip statis harus diserahkan ke lembaga kearsipan. Pada bab 6 dijelaskan tentang tata cara penyusutan arsip, tujuan penyustuan, dan manfaat penyusutan arsip. Dalam bukunya I.G. Wursanto menjelaskan bahwa menumpuknya arsip yang tidak bernilai guna akan menyulitkan organisasi dalam melaksanakan aktivitasnya karena arsip tersebut membutuhkan tenaga, peralatan, dan biaya yang tidak sedikit untuk perawatannya.
Buku keempat adalah buku yang berjudul Manajemen Arsip Dinamis yang ditulis oleh Sulistyo Basuki diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama di Jakarta pada tahun 2003. Buku ini menjelaskan manajemen arsip adalah proses pengelolaan arsip dari arsip itu masih aktif sampai pada arsip itu menjadi statis. Pada bab 4 dijelaskan tentang penaksiran (appraisal), jadwal retensi, dan pemusnahan arsip. Dalam bukunya Sulistyo Basuki menjelaskan bahwa tahap penilaian artinya proses menilai aktivitas organisasi guna menentukan arsip mana yang perlu disimpan dan
berapa lama disimpan guna memenuhi kebutuhan organisasi, persyaratan pertanggungjawaban organisasi, dan harapan organisasi.
E. Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir yang berjudul Penyusutan Arsip Dinamis di Kantor Kecamatan Seyegan Kabupaten Sleman DIY terdiri dari 4 bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya. Bab pertama berupa pendahuluan yang terdiri dari beberapa sub bab yaitu latar belakang dan permasalahan, tujuan, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, dan sistematika laporan.
Bab dua menjelaskan profil Kantor Kecamatan Seyegan. Dalam bab ini menjelaskan sejarah singkat berdirinya Kecamatan Seyegan, tugas pokok dan fungsi, lokasi, visi dan misi, struktur organisasi.
Bab tiga merupakan inti dari laporan peraktik kerja lapangan ini. Bab ini menjelaskan mengenai prosedur penyusutan arsip di Kantor Kecamatan Seyegan yang dimulai dari pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan yang terdiri dari identifikasi, pengelompokan, pembuatan daftar arsip dinamis, penilaian, dan pembuatan daftar arsip usul musnah, dan prosedur penyerahan arsip ke lembaga kearsipan.
Bab empat berupa penutup yang berisi kesimpulan dari keseluruhan penulisan Tugas Akhir dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari pertanyaan yang muncul pada permasalahan. Saran dimasukkan sebagai bahan pertimbangan bagi pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Seyegan.
