BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
Apotik Tritunggal adalah sebuah perusahaan yang bergerak di dalam bidang
pembelian,penjualan dan persediaan obat/barang-barang yang biasa ada di sebuah
apotek. Apotek ini didirikan oleh bapak Ahmad Murtadho,S.Si,Apt pada tahun 2008
selaku manager dan suami dari owner/direktur utama.Apotek ini terletak di Jl.
Kayumanis No.44, Matraman, Jakarta Timur
Dengan meningkatnya perekonomian di Indonesia dan peningkatan
permintaan pelanggan untuk banyak obat maka didirikanlah apotek ini. Target utama
penjualan adalah pelanggan yang membutuhkan obat harian dan pelanggan di kelas
menengah kebawah yang membutuh kan obat harian. dan, juga lokasi yang sangat
strategis di antara jalan Pramuka dan Jl Raya Matraman, karena dekat dengan lalu
lintas pusat bisnis dan mudah untuk ditempuh.
Adapun keuntungan lain, walaupun mereka hanya mempunyai waktu luang
yang sangat singkat tapi masih dapat menyempatkan diri untuk membeli
kebutuhannya karena bias diakses dengan berjalan kaki dari jalan raya tersebut
dimana terdapat Halte Busway yang sudah banyak dipakai. Dengan adanya ini semua,
maka diharapkan dapat meningkatkan tingkat kesehatan dari lingkungan sekitar dalam
memenuhi kebutuhan obat – obatan masyarakat sekitar.
Usaha yang lebih giat terus ditingkatkan dalam segi servis maupun penjualan,
peningkatan dalam segi lingkungan apotik, dan juga meningkatkan prestasi
karyawan/i yang lebih baik.
3.2 Visi dan Misi
3.2.1 Visi
• Prima dalam pelayanan dan profesional dalam bisnis
• Menjadi Apotek modern yang berbasis pelayanan kepada masyarakat, selalu berusaha memberikan solusi, ramah, namun harganya tetap
terjangkau, sehingga pelayanan yang prima bisa dirasakan oleh seluruh
lapisan masyarakat tanpa membedakan status social
• Memberi pelayanan terbaik kepada pasien dan menciptakan suasana nyaman dalam proses transaksi obat.
3.2.2 Misi
• Sebagai Apotek Keluarga yang berorientasi kepada pelanggan dengan mengutamakan pelayanan kefarmasian secara professional .
• Menyediakan berbagai jenis obat-obatan herba yang sudah terstandarisasi. • Memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada pelanggan.
• Memberikan pelayanan yang efektif dan efisien.
• Menjadi apotek yang mampu bersaing melalui pengelolaan bisnis yang professional.
• Menyediakan serta menyalurkan ketersediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat.
3.3Struktur Organisasi
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Apotik Tritunggal
(Sumber : Manager Apotik Tritunggal, tahun 2013)
3.4Tugas dan Wewenang
Berdasarkan struktur organisasi diatas, setiap bagian dari Apotik Tritunggal
memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing sebagai berikut : Apoteker
Bagian Persediaan Bagian Pembelian Bagian Penjualan Bagian Kasir
General Manager
Direktur Owner
1. General Manager
Tugas General Manager:
a. Bertanggung jawab terhadap kebijakan operasional
Wewenang General Manager:
a. Memiliki wewenang terhadap keseluruhan operasional harian
2. Apoteker
Tugas Apoteker:
a. Mengawasi kegiatan operasional mengenai obat-obatan yang tersedia.
Wewenang Apoteker:
a. Menentukan jenis obat-obatan pada apotik.
3. Bagian Pembelian
Tugas Bagian Pembelian:
a. Mendata pemasok
b.Bertanggung jawab terhadap kebijakan operasional pembelian.
Wewenang Bagian Pembelian:
a.Memiliki wewenang terhadap proses pembelian operasional harian
4. Bagian Persediaan
Tugas Bagian Persediaan:
b. Bertanggung jawab terhadap kebijakan operasional persediaan.
Wewenang Bagian Persediaan:
a. Memiliki wewenang terhadap proses keluar masuk barang operasional harian
5. Bagian Penjualan
Tugas Bagian Pembelian:
a. Mendata penjualan
b. Bertanggung jawab terhadap kebijakan operasional pembelian.
Wewenang Bagian Pembelian:
a. Memiliki wewenang terhadap proses penjualan operasional harian
6. Bagian Kasir
Tugas Bagian Kasir:
a. Mendata keluar masuk uang apotik
b. Bertanggung jawab terhadap kebijakan operasional transaksi pengeluaran dan
pemasukan uang.
Wewenang Bagian Kasir:
a. Memiliki wewenang terhadap proses pembayaran operasional harian
3.5Analisa Batasan Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
3.5.1 Activity diagram 3.5.1.1Penjualan - Persediaan
3.5.1.2 Pembelian – Persediaan
3.6 Proses Bisnis Berjalan
Proses pembelian diawali dengan pembuatan pesanan pembelian oleh bagian
pembelian yang ditujukan kepada pemasok yang kemudian pemasok akan menindak
lanjuti dengan mengirim barang dan invoice sebagai tagihan yang ditujukan kepada
bagian persediaan,kemudian bagian persediaan akan melakukan pengecekan
barang,apakah barang tersebut sesuai dengan permintaan pesanan pembelian atau
tidak.
Bila tidak bagian persediaan akan melaporkan kepada bagian pembelian dan
bagian pembelian akan mengirimkan retur pesanan pembelian yang ditujukan kepada
pemasok agar dilakukan pengiriman ulang sesuai dengan pesanan pembelian.Namun
apabila sesuai,bagian persediaan akan mencatatnya ke dalam kartu stok,lalu kartu stok
akan dilaporkan kepada bagian kasir untuk ditindak lanjuti,dan kasir selanjutnya
melakukan pembayaran.
Pada proses penjualan pelanggan akan melakukan pesanan penjualan yang
sebelumnya sudah dikonfirmasi oleh bagian penjualan mengenai barang yang
dipesan,yang kemudian bagian penjualan akan membuat pesanan penjualan,yang
mana akan ditujukan ke bagian persediaan untuk mengeluarkan barang yang dipesan
kemudian bagian persediaan akan mengeluarkan barang dan akan mencatatnya ke
dalam kartu stok.Setelah itu bagian penjualan akan menerima barang yang dikirimkan
oleh bagian persediaan,lalu membuat nota pembayaran yang ditujukan kepada
pelanggan,setelah itu pelanggan akan membayar ke kasir sesuai nota pembayaran
yang diterima,dan kasir membuat bukti pelunasan yang akan di ambil oleh bagian
penjualan,yang kemudian bagian penjualan dapat menyerahkan barang sesuai dengan
3.7 Kebutuhan Pengguna Apotik Tritunggal
Pengguna Apotek Tritunggal dalam hal ini adalah karyawan dan manager
membutuhkan sarana yang dapat mengolah dan melakukan penyimpanan basis data seperti
sql dengan cepat dan melakukan penghitungan yang efektif dan cepat yang berujung kepada
efisien dan efektifnya kerja serta membuat pelanggan menjadi nyaman,serta harga terjangkau.
Dan data yang akan di masukkan adalah:
Master Supplier
Semua Supplier yang akan memasok barang di Apotik Tritunggal. Data store yang
diperlukan untuk Supplier antara lain: idsupplier, namasupplier, alamatsupplier,
telponsupplier.
Pesanan Pembelian
Semua kegiatan Pesanan Pembelian yang terjadi di Apotik Tritunggal. Data store
yang diperlukan untuk Pesanan Pembelian antara lain: idpembelian, idsupplier, idpegawai,
tanggal.
Pesanan Pembelian Detail
Semua kegiatan Pesanan Pembelian Detail yang muncul,dan data store yang
dibutuhkan adalah idpembelian, idbarang, namabarang, jumlahbarang, hargabarang,
keterangan
Bukti Terima Barang
Semua kegiatan Bukti Terima Barang yang terjadi di Apotik Tritunggal. Data store
yang diperlukan untuk Bukti Terima Barang antara lain: idbtb, idsupplier, idpegawai,
Master Karyawan
Karyawan yang berhubungan langsung dalam proses pembelian hingga penjualan
tersebut di Apotik Tritunggal. Data Store yang diperlukan untuk Karyawan antara lain:
idpegawai, namapegawai, alamatpegawai, jabatanpegawai, kelaminpegawai, telponpegawai,
passwordpegawai.
Master Barang
Barang yang berada di Apotik Tritunggal. Data store yang diperlukan untuk Barang
antara lain: idbarang, namabarang, jenisbarang, statusbarang.
Stok Barang
Semua Stok Barang yang dilakukan setelah proses masuk atau keluar barang di
Apotik Tritunggal. Data store yang diperlukan antara lain: idbarang, namabarang,
hargabarang
Stok Barang Detail
Di dalam Stok Barang,ada Stok Barang Detail yang membutuhkan data berupa
idstock, tanggal, jumlahmasuk, jumlahkeluar, expireddate, batch, hargajualbeli,
keterangan
Pesanan Penjualan
Semua Pesanan Penjualan yang dilakukan pelanggan saat membeli di Apotik
Tritunggal. Data store yang diperluka antara lain: idpenjualan, idpegawai, tanggalpenjualan,
Pesanan Penjualan Detail
Semua Pesanan Penjualan detail yang muncul di dalam pesanan penjualan adalah
namabarang, jumlahbarang, idpenjualan, idbarang, keterangan, hargabarang
Bukti Keluar Barang
Semua kegiatan Bukti Keluar Barang yang terjadi di Apotik Tritunggal. Data store
yang diperlukan untuk Bukti Keluar Barang antara lain: idbkb, idpegawai, tanggalbkb date,
nofaktur, idpenjualan
Pembayaran Penjualan
Pembayaran Penjualan yang muncul setiap kali pelanggan melakukan pesanan di
Apotik Tritunggal. Data store yang diperlukan antara lain: idpembayaranpenjualan,
idpenjualan, idpegawai, tanggalpembayaran.
Pembayaran Penjualan Detail
Pembayaran Penjualan Detail muncul pada Pembayaran Penjualan,dan data store
yang dibutuhkan idpembayaranpenjualan, idbarang, namabarang, jumlahbarang,
hargasatuan, keterangan
Bukti Keluar Barang Detail
Kegiatan bukti keluar barang detail yang dilakukan bagian persediaan pada saat
Bukti Terima Barang Detail
Kegiatan bukti terima barang detail yang dilakukan bagian persediaan pada saat
barang masuk adalah namabarang, jumlahbarang, idbtb, idbarang, expireddate, keterangan,
batch, harga
Pembayaran Pembelian
Pembayaran Pembelian muncul setiap kali melakukan pembayaran terhadap supplier.
Data store yang diperlukan adalah idbtb, idpembelian, idpegawai, idsupplier,
tanggalpembayaran, nofaktur, idpembayaranpembelian.
Pembayaran Pembelian Detail
Kegiatan Pembayaran Pembelian Detail yang dibutuhkan adalah
idpembayaranpembelian, idbarang, namabarang, jumlahbarang, hargasatuan, keterangan.
Retur Pesanan Pembelian
Untuk menjalani kegiatan Retur Pesanan Pembelian,data yang dibutuhkan adalah
idreturpembelian, idpembelian, idsupplier, nofaktur, tanggal, idpegawai, idbtb
Retur Pesanan Pembelian Detail
Di dalam kegiatan Retur Pesanan Pembelian,terdapat Retur Pesanan Pembelian Detail
yang membutuhkan data berupa namabarang, jumlahbarang, idreturpembelian, idbarang,
keterangan, hargabarang
3.8 Permasalahan yang Terjadi
1. Proses waktu pengolahan data yang lambat,karena data yang belum
terintergrasi dengan baik dan masih dalam bentuk dokumen.
2. Sulitnya pencarian data karena pembeda yang belum begitu jelas yang
menyebabkan redudansi.
3. Kesulitan dalam membuat laporan bulanan yang dikarenakan belum
menerapkan sistem berbasiskan aplikasi.
3.9 Solusi Pemecahan Masalah
Adapun pemecahan masalah yang akan dilakukan pada Apotik Tritunggal
sebagai berikut:
1. Merancang database bagi perusahaan dengan menganalisa kebutuhan data yang
ada,dan pembayaran pada perusahaan sehingga dapat mengurangi redudansi data
dan meningkatkan konsistensi data.
2. Memisahkan data sesuai dengan kategorinya,yang membuat data tersebut
menjadi valid
3. Merancang aplikasi program yang dapat menghasilkan laporan dengan
menggunakan query data yang dapat digunakan untuk memonitor proses bisnis
