PROSEDUR KAWALAN REKOD DAN DOKUMEN SOKONGAN PK.UiTM.FKM.(PA).02

(1)

PROSEDUR

KAWALAN REKOD DAN

DOKUMEN SOKONGAN

PK.UiTM.FKM.(PA).02

Nama Tandatangan

Disediakan

Oleh

Nor Hana Nasrudin

Penolong Pendaftar (Pentadbiran)

Disemak Oleh

Prof. Madya Sunhaji Kiyai Abas Ketua Pengawal Dokumen

Diluluskan Oleh

Prof. Ir. Dr. Hj. Ahmed Jaffar Dekan

(2)

REKOD PINDAAN Tarikh No.

Pindaan

Muka Surat

Bentuk Pindaan Kelulusan

Dekan

03/03/2010 00 Keluaran Ke 1

Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2010) 08/04/2014 00 Keluaran

Ke 2

Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2014)

(3)

Kandungan Muka Hadapan Rekod Pindaan 2 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Definasi 4 4.0 Singkatan 5 5.0 Dokumen Rujukan 6

6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7

7.0 Rekod Kualiti 10

(4)

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana semua rekod dan dokumen di FKM diwujud, dikawal dan diselenggarakan dengan teratur dan sistematik supaya mudah dikesan semula apabila diperlukan untuk rujukan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai di Bahagian FKM untuk mewujud, menyimpan, menyelenggara, mengawal dan melupuskan semua rekod dan dokumen sokongan bagi memastikan sistem pengurusan rekod lebih kemas dan berkualiti.

3.0 DEFINASI 3.1 Rekod

Rekod yang diwujudkan untuk tujuan rujukan semula dan sebagai objective evidence yang disimpan, diselenggara, dikawal dan dilupuskan (jika perlu) dalam melaksanakan Sistem Kualiti.

3.2 Pelupusan

Proses melupus rekod/dokumen kualiti yang melebihi tempoh yang telah ditetapkan, sebagaimana yang tercatat di dalam Akta Arkib Negara 1966.

3.3 Mengindeks

(5)

3.4 Klasifikasi Rekod

Kod Warna Fail Putih – Fail Terbuka Hijau – Sulit

Merah – Rahsia

Kuning Berpalang –Rahsia Besar

Adalah merujuk kepada nombor yang ditentukan berdasarkan klasifikasi dan identifikasi rekod.

4.0 SINGKATAN D - Dekan

PP(P) - Penolong Pendaftar (Pentadbiran)

S/U - Setiausaha

PTO - Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

PAP - Pembantu Am Pejabat

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi

5.1 _{MANUAL KUALITI}

MK.FKM.UiTM.01

Seksyen 4.2.3 - Kawalan Dokumen 4.2.4 - Kawalan Rekod

Bilik ISO

5.2 _{DOKUMEN SOKONGAN}

Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran (Arahan Perkhidmatan Bab 4 dan 5)

Pejabat Pentadbiran

(6)

5.3 _{100-FKM (PTA 6/9) Jld 1} _{- Pekeliling Perkhidmatan Kerajaan} 5.4 _{100-FKM (PTA 6/8)} _{- Pekeliling Am Jabatan Kerajaan} 5.5 _{Akta Arkib Negara 1966}

5.6 _{Akta Rahsia Rasmi 1972} 5.7 _{Surat Pekeliling KSU}

(7)

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

A. Carta Aliran Prosedur Penerimaan Rekod

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod

Mula

S/U / PTO

Terima rekod dan dokumen masuk dari PAP

Cop dan Catat rekod masuk dalam komputer

Fail Rekod Masuk

Serahkan kepada D

D Semak dan beri arahan _{kepada PYB untuk ambil}

tindakan.

S/U Keluarkan rekod yang telah _{disemak oleh D dan}

serahkan kepada PTO.

PTO

Rekod tindakan yang perlu dibuat oleh PYB dalam

softcopy (Microsoft Excel) mengikut klasifikasi dan cetak laporan setiap bulan.

Laporan Excel Rekod

(8)

PTO

Membuat salinan rekod dan edarkan kepada PYB yang terlibat

Menyerahkan rekod kepada PP(P) untuk semakan dan makluman sebelum di fail.

Masukkan rekod ke dalam fail mengikut klasifikasi

Fail Rekod

Tentukan jenis rekod samada Aktif / Tidak Aktif

Buka fail baru

Tentukan nombor siri Buku Fail dan Rekod

Tidak Aktif

(9)

Tidak Sulit Sulit

PTO

Kemaskini rekod fail

Tentukan samada Rekod Sulit / Tidak Sulit

SULIT: Simpan rekod di Bilik Fail Sulit

Tidak Sulit: Simpan fail di Fail Rekod.

Kemas kini senarai rekod fail fakulti

Minit Fail

(10)

B. Carta Aliran Prosedur Rekod Keluar

Mula

PYB

Serah Rekod Keluar kepada PAP.

Fail Rekod

PAP

Sediakan 2 salinan rekod dan Semak Rekod yang diterima

Asingkan kepada 3 bahagian:

i) Rekod Asal dihantar kepada penerima ii) Dimasukkan dalam Fail

Timbul(tertentu) iii)Diserahkan kepada

PTO untuk Fail Rekod

Buku Fail dan Rekod

(11)

PAP

Sebelum hantar catit rekod keluar ke dalam: i) Buku Rekod

Penting atau ii) Buku Rekod

Biasa atau iii) Buku Rekod

Kewangan Pastikan buku rekod keluar disahkan penerimaan oleh penerima

PTO

Masukkan rekod keluar ke dalam Fail Rekod dan kemaskini minit fail

Minit Fail

(12)

C. Carta Aliran Prosedur Pengurusan Fail

Mula

PTO

Terima permohonan untuk mendapatkan fail dan catatkan dalam Buku Rekod

Kad Keluar Fail

Cari fail.

Fail tidak dapat dikesan.

Jika dapat dikesan, catat pengerakkan fail dalam kad keluar fail

Kad Keluar Fail

Hantar fail kpd pemohon dan catat nama, serta

tandatangan perakuan penerimaan

Kad Keluar Fail

Tidak dikesan

Dapat dikesan

(13)

PTO

Terima pemulangan fail daripada pengguna. Catatkan penerimaan fail dalam kad keluar fail. Simpan fail di tempat asal.

(14)

D. Carta Aliran Prosedur Pengurusan Fail (Tidak dapat dikesan)

Jika fail tidak dapat dikesan

PTO

Masuk rekod ke dalam Fail Sementara

Fail Sementara

Teruskan pencarian fail lama

Cari fail

Jika Fail asal dapat dikesan, masukkan rekod dalam Fail Asal

Minit fail

Jika tidak :Buka fail baru dan masukkan rekod ke dalam fail baru Tamat 1 Ya Tidak

(15)

E. Carta Aliran Prosedur Penutupan Fail/ Pembukaan Jilid Baru

Mula

PTO

Tentukan / pastikan ketebalan fail (100 helai / 2.5cm)

Labelkan fail tutup dan catatkan tarikh fail ditutup. Simpan di bilik fail FKM

Kemaskini Senarai Rekod Fail TUTUP

Setelah 5 tahun simpan di Unit Rekod & Arkib UiTM

Buka fail baru dan tentukan bilangan jilid

(16)

F. Carta Aliran Prosedur Pelupusan Fail

Mula

PTO

Tentukan kriteria fail mengikut tempoh simpanan fail.Rekod no. fail yang akan dilupuskan.

Senarai rekod fail yang hendak dilupuskan mengikut format Arkib UiTM

Hantar senarai ke Arkib UiTM

Maklumbalas daripada Arkib UiTM kepada Fakulti samaada perlu dilupuskan atau tidak

Jika dibenarkan, Jual / Tanam Lupus/ bakar

Jika tidak, hantar fail-fail dan bahan ke Arkib UiTM

Tamat

Dilupuskan

(17)

7.0 REKOD KUALITI

Bil. Jenis Dokumen Lokasi Tempoh

Simpanan

1. Senarai Rekod Fail Fakulti

Pejabat Pentadbiran Am, FKM

5 Tahun

2. Rekod Pergerakan Fail 5 Tahun

3. Senarai Fail Tutup FKM 5 Tahun

8.0 LAMPIRAN

Bil Jenis Lampiran Lampiran

8.1 _{Contoh Senarai Rekod Fail} _{Lampiran 1}

8.2 _{Contoh Kad Keluar Fail} _{Lampiran 2}

8.3 _{Contoh Senarai Fail Tutup FKM} _{Lampiran 3}

8.4 _{Contoh Fail Rekod Masuk} _{Lampiran 4}

8.5 _{Contoh Minit Fail} _{Lampiran 5}