KEMENTERIAN RISTEK DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

(1)

KEMENTERIAN RISTEK DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

Jalan Veteran Malang Indonesia 65145 Telp. (0341) 575755 Fax. (0341) 570038

Email: fisip@ub.ac.idWebsite: http://www.fisip.ub.ac.id

SURAT EDARAN

No: /UN10.11/PD/2014

Memperhatikan agar pelaksanaan pengadaan barang/ jasa di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya dapat terlaksana sesuai aturan dan selaras dengan prinsip – prinsip serta etika pengadaan, seperti yang tertuang dalam Perpres Nomor 70 tahun 2012, perlu menegaskan prosedur dan tata cara pengadaan langsung senilai

sampai 200 Juta Rupiah, maka dengan ini diberitahukan bahwa:

1. Sesuai Perpres Nomor 70 Tahun 2012 Pasal 39 disebutkan bahwa pengadaan langsung adalah pengadaan barang/ pekerjaan konstruksi/ jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp. 200.000.000,00 (Dua Ratus Juta Rupiah). Selanjutnya diuraikan pengadaan langsung terdiri atas tiga skema yaitu:

1.1 Pengadaan langsung dengan bukti pembelian (pengadaan sampai senilai Rp. 10.000.000,00)

1.2 Pengadaan langsung dengan kuitansi (pengadaan > Rp. 10 Juta – Rp. 50 Juta) 1.3 Pengadaan langsung dengan Surat Perintah Kerja (pengadaan > Rp. 50 Juta – Rp.

200 Juta)

2. Selanjutnya, berdasarkan pasal 17 Perpres Nomor 70 Tahun 2012, penyelenggara pengadaan sampai Rp 200 Juta adalah Pejabat Pengadaan, maka semua kewenangan proses pengadaan Barang/ jasa di lingkungan FISIP UB adalah kewenangan Pejabat Pengadaan.

3. Adapun alur pengadaan untuk masing – masing skema adalah sebagai berikut :

3.1 Alur Pengadaan Langsung Dengan Bukti Pembelian

a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) meminta kepada Pejabat Pengadaan untuk melakukan pengadaan langsung berdasarkan Rencana Umum Pengadaan yang telah ditetapkan;

b. Pejabat Pengadaan dibantu Tim Pendukung Pengadaan melakukan pengadaan langsung dengan transaksi bernilai kecil yang harganya pasti dan tidak bisa dinegosiasikan serta nilai pembelian memiliki kewajaran harga pasar;

c. Bukti pembelian oleh pejabat pengadaan dibantu Tim Pendukung Pengadaan akan diteliti dan dibuatkan kuitansi;

d. Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) menerima dan meneliti barang dan jasa yang diadakan. Bila barang/ jasa dapat diterima maka PPHP membubuhkan tanda tangan di kuitansi yang bertuliskan “barang/ jasa diterima dengan baik dan cukup”;

(2)

KEMENTERIAN RISTEK DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

e. Kuitansi beserta bukti pembelian akan disampaikan kepada PPK untuk dimintakan persetujuan sebagai dokumen transaksi pengeluaran dalam bentuk tandatangan/ paraf;

f. Pembayaran pajak dan penyerahan kuitansi + bukti pembelian kepada Subbagian Keuangan dan Kepegawaian.

3.2 Alur Pengadaan Langsung Dengan Kuitansi

a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dibantu tim pendukung, berdasarkan dokumen Rencana Umum Pengadaan membuat rencana pelaksanaan pengadaan yang memuat spesifikasi dan HPS berdasarkan harga pasar yang kemudian diserahkan kepada Pejabat Pengadaan;

b. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) meminta kepada Pejabat Pengadaan untuk melakukan pengadaan langsung;

c. Pejabat Pengadaan dibantu Tim Pendukung Pengadaan melakukan pengadaan langsung dengan transaksi bernilai kecil yang harganya pasti dan tidak bisa dinegosiasikan serta nilai pembelian memiliki kewajaran harga pasar;

d. Bukti pembelian oleh pejabat pengadaan dibantu Tim Pendukung Pengadaan akan diteliti dan dibuatkan kuitansi;

e. Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) menerima dan meneliti barang dan jasa yang diadakan. Bila barang/ jasa dapat diterima maka PPHP membubuhkan tanda tangan di kuitansi yang bertuliskan “barang/ jasa diterima dengan baik dan cukup”;

f. Kuitansi beserta bukti pembelian akan disampaikan kepada PPK untuk dimintakan persetujuan sebagai dokumen transaksi pengeluaran dalam bentuk tandatangan/ paraf;

g. Pembayaran pajak dan penyerahan kuitansi + bukti pembelian kepada Subbagian Keuangan dan Kepegawaian.

3.3 Alur Pengadaan Langsung Dengan Surat Perintah Kerja (SPK)

a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dibantu tim pendukung, berdasarkan dokumen Rencana Umum Pengadaan membuat rencana pelaksanaan pengadaan yang memuat spesifikasi dan HPS dari minimal 2 (Dua) sumber informasi penyedia, serta draft SPK. Rencana pelaksanaan pengadaan kemudian diserahkan kepada Pejabat Pengadaan;

(3)

KEMENTERIAN RISTEK DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

b. Berdasarkan spek dan HPS, Pejabat Pengadaan dibantu tim pendukung mendatangi 1 (satu) penyedia dan mengundangnya untuk menyampaikan penawaran;

c. Setelah penawaran disampaikan oleh penyedia, maka dilakukan proses klarifikasi dan negosiasi harga;

d. Setelah dicapai kesepakan, maka Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Kesepakan Harga sebagai dasar bagi PPK untuk menerbitkan Surat Perintah Kerja;

e. Setelah SPK ditandatangani oleh PPK serta penyedia, maka penyedia memulai melaksanakan pekerjaan;

f. Setelah pekerjaan diselesaikan maka Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan dibantu tim pendukung memeriksa barang/ jasa/ pekerjaan. Bila pekerjaan yang dilaksanakan sesuai maka dibuat Berita Acara Pemeriksaan sebagai dasar pembayaran oleh PPK;

g. Setelah Berita Acara Pemeriksaan ditandatangani PPHP, maka Pejabat Pengadaan dibantu tim pendukung menyusun Ringkasan Kontrak, Berita Acara Serah Terima dan Berita Acara Pembayaran sebagai dasar pembayaran oleh PPK;

h. SPK dan berbagai dokumen lainnya oleh pejabat pengadaan dibantu tim pendukung akan dijilid dan dibuatkan kuitansi beserta SSP + Faktur Pajak; i. Kuitansi, SSP, Faktur, beserta dokumen SPK akan disampaikan kepada kepada

Subbagian Keuangan dan Kepegawaian.

Malang, 13 Desember 2014 Dekan,

Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS NIP. 195612271983121001

(4)

KEMENTERIAN RISTEK DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

(5)

KEMENTERIAN RISTEK DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

S e n ila i < R p . 1 0 J u ta R u p ia h A lu r P e n g a d a a n L a n g s u n g D e n g a n B u k ti P e m b e lia n P e ja b a t P e n e ri m a H a s il P e k e rj a a n K a s u b a g K e u a n g a n & K e p e g a w a ia n P e ja b a t P e n g a d a a n d ib a n tu t im p e n d u k u n g P P K P e n e lit ia n b u k t i p e m b e lia n m e la k u k a n p e n g a d a a n la n g s u n g P e m b u a t a n k u it a n s i K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n M e la k u k a n p e n e r im a a n d a n p e m e r ik s a a n k e s e s u a ia n b a r a n g / ja s a M e m b u b u h k a n t a n d a t a n g a n d i b a lik k u it a n s i “ b a r a n g / ja s a d ite r im a d e n g a n b a ik d a n c u k u p ” K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n y g t e la h d it e r im a d a n d ip e r ik s a P P H P K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n y g t e la h d it e r im a d a n d ip e r ik s a P P H P K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n y g t e la h d it e r im a d a n d ip e r ik s a P P H P T a n d a T a n g a n K u it a n s i K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n y g t e la h d it a n d a t a n g a n i P P K K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n y g t e la h d it a n d a t a n g a n i P P K D o k u m e n R e n c a n a U m u m P e n g a d a a n S u r a t p e r m in t a a n p e n g a d a a n la n g s u n g P e m b u a t a n S S P d a n f a k t u r s e b a g a i la m p ir a n k u it a n s i K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n . S S P , & F a k t u r y g t e la h d it a n d a t a n g a n i P P K

(6)

KEMENTERIAN RISTEK DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

S e n ila i 1 0 – 5 0 J u ta R u p ia h A lu r P e n g a d a a n L a n g s u n g D e n g a n B u k ti P e m b e lia n P e ja b a t P e n e ri m a H a s il P e k e rj a a n K a s u b a g K e u a n g a n & K e p e g a w a ia n P e ja b a t P e n g a d a a n d ib a n tu t im p e n d u k u n g P P K d ib a n tu ti m p e n d u k u n g P e n e lit ia n b u k t i p e m b e lia n m e la k u k a n p e n g a d a a n la n g s u n g P e m b u a t a n k u it a n s i K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n M e la k u k a n p e n e r im a a n d a n p e m e r ik s a a n k e s e s u a ia n b a r a n g / ja s a M e m b u b u h k a n t a n d a t a n g a n d i b a lik k u it a n s i “ b a r a n g / ja s a d ite r im a d e n g a n b a ik d a n c u k u p ” K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n y g t e la h d it e r im a d a n d ip e r ik s a P P H P K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n y g t e la h d it e r im a d a n d ip e r ik s a P P H P K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n y g t e la h d it e r im a d a n d ip e r ik s a P P H P T a n d a T a n g a n K u it a n s i K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n y g t e la h d it a n d a t a n g a n i P P K K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n y g t e la h d it a n d a t a n g a n i P P K P e m b u a t a n S S P d a n f a k t u r s e b a g a i la m p ir a n k u it a n s i K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p e m b e lia n . S S P , & F a k t u r y g t e la h d it a n d a t a n g a n i P P K P e m b u a t a n r e n c a n a p e la k s a n a a n p e n g a d a a n S p e s if ik a s i d a n H P S S p e k d a n H P S S u r a t p e r m in t a a n p e n g a d a a n la n g s u n g D o k u m e n R e n c a n a U m u m P e n g a d a a n

(7)

KEMENTERIAN RISTEK DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

S e n ila i 5 0 – 2 0 0 J u ta R u p ia h A lu r P e n g a d a a n L a n g s u n g D e n g a n S u r a t P e r in ta h K e r ja ( S P K ) P e ja b a t P e n g a d a a n d ib a n tu t im p e n d u k u n g P e ja b a t P e n e ri m a H a s il P e k e rj a a n K a s u b a g K e u a n g a n & K e p e g a w a ia n P P K d ib a n tu t im p e n d u k u n g M e n g u n d a n g p e n y e d ia P e m b u a t a n k u it a n s i + S S P & F a k t u r M e la k u k a n p e n e r im a a n d a n p e m e r ik s a a n k e s e s u a ia n b a r a n g / ja s a / p e k e r ja a n S u r v e i s p e k d a n h a r g a k p d m in 2 p e n y e d ia D o k u m e n R e n c a n a U m u m P e n g a d a a n P e m b u a t a n r e n c a n a p e la k s a n a a n p e n g a d a a n P e n y u s u n a n d r a f t S P K R e n c a n a P e la k s a n a P e n g a d a a n K la r if ik a s i d a n N e g o B e r it a A c a r a N e g o & K la r if ik a s i S P K B e r it a A c a r a P e m e r ik s a a n B e r it a S e r a h T e r im a , B e r it a A c a r a P e m b a y a r a n , d a n r in g k a s a K o n t r a k S u r a t p e r m in t a a n p e n g a d a a n la n g s u n g d ila m p ir i R P P S P K K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p a ja k + d o k S P K K u it a n s i d ila m p ir i b u k t i p a ja k + d o k S P K B e r it a S e r a h T e r im a , B e r it a A c a r a P e m b a y a r a n , d a n r in g k a s a K o n t r a k d it a n d a t a n g a n i