BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Komunikasi memiliki peranan yang sangat penting dalam menjalankan kegiatan organisasi dan merupakan salah satu faktor pendukung dari keberhasilan suatu program yang dijalankan oleh suatu organisasi atau perusahaan.
Dalam buku Communication and Human Behavior:
Communication is also essential to the day-to-day functioning of organizations. It is through communication that members of organization : (1) define goals, (2) delineate the roles and responsibilities of members, (3) control operations, (4) establish information networks, and (5) develop the culture and climate, all of which guide the behavior of members.1 Dari kutipan tersebut, sebuah komunikasi bersifat esensial bagi sebuah organisasi dalam menjalankan fungsinya antara lain menetapkan tujuan, menggambarkan peranan dan tanggung jawab setiap anggotanya, sebagai kontrol operasional, membangun jaringan informasi, dan mengembangkan budaya dan suasana kerja, yang semuanya itu memandu sikap dari pada anggotanya.
Apabila komunikasi itu berjalan dengan baik dan berkesinambungan, maka tidak menutup kemungkinan program yang akan atau yang sedang dijalankan akan tercapai sesuai dengan tujuan organisasi. Keefektifan komunikasi tidak saja ditentukan oleh kemampuan berkomunikasi, tetapi juga oleh diri
1
komunikator, dimana seorang komunikator diharapkan mampu menyampaikan pesan/informasi yang mudah dimengerti dan dipahami oleh khalayak.
Hal ini dapat dilihat dari bagaimana suatu organisasi, baik itu organisasi pemerintah maupun swasta dapat mengkomunikasikan informasi kepada karyawannya melalui media yang tepat dan informasi yang disampaikannya pun dapat dimengerti baik dari isi pesannya maupun cara penyampaiannya. Dalam hal ini, salah satu organisasi pemerintah yang merupakan salah satu contoh bentuk organisasi, yang terdiri dari unsur pimpinan dan karyawannya sangat memerlukan satu media internal yang bisa dijadikan sebagai media bagi penyaluran informasi-informasi yang cukup penting untuk diketahui oleh karyawannya ataupun program-program pemerintah khususnya yang sedang dijalankan oleh departemen tersebut.
Organisasi pemerintah kini harus mampu menyesuaikan dengan tuntutan perubahan zaman, karena jika tidak melakukan hal itu, bisa dipastikan akan menghasilkan kinerja yang rendah terhadap organisasi. Salah satu bukti keberhasilan organisasi pemerintah dapat dilihat dari bagaimana arus informasi organisasi dapat dengan cepat diinformasikan kepada karyawannya atau bagaimana suatu informasi yang dimiliki oleh karyawan disampaikan kepada sesama rekan karyawan di organisasi tersebut.
Banyak cara agar karyawan mendapatkan informasi yang diinginkan dan mereka butuhkan. Hal tersebut dapat diakomodir oleh organisasi dengan
dibuatkannya sebuah media internal, seperti majalah, newsletter dan website untuk menyampaikan informasi-informasi organisasi.
Melalui media internal yang disediakan oleh organisasi, karyawan akan menjadi lebih mudah untuk mengetahui banyak informasi seputar kegiatan-kegiatan yang menjadi tujuan dari program-program yang sedang dijalankan apakah berhasil mencapai tujuan yang diinginkan atau tidak. Media Internal sangat penting sebagai media saluran informasi bagi karyawan sebuah organisasi, khususnya dalam hal ini organisasi pemerintah karena karyawan merupakan asset terpenting bagi sebuah organisasi atau perusahaan.
Tanpa sumber daya manusia, organisasi atau perusahaan apapun tidak akan bisa berjalan dan apa yang menjadi tujuan dari organisasi akan sangat sulit tercapai meski didukung oleh dana/modal yang besar dan oleh karena itu untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi, karyawan perlu dibina dan dijaga agar supaya kinerja dan loyalitas karyawan terus meningkat dan hal itu merupakan tolak ukur keberhasilan suatu organisasi yang berawal dari efektif atau tidaknya saluran komunikasi.
Untuk meningkatkan kinerja organisasi dibutuhkan suatu sarana yang mampu mensosialisasikan informasi. Sarana yang dimaksud dapat berbagai macam jenis tetapi dalam hal ini akan difokuskan kepada sebuah media internal. Media internal memiliki pengertian media atau sarana baca yang diperuntukkan bagi khalayak yang menjadi bagian dari organisasi yang mengeluarkan media tersebut. Fungsi dari media internal adalah memberikan informasi kepada
karyawan mengenai kebijakan-kebijakan organisasi, kegiatan organisasi, menstimulasi peningkatan produksi dengan memperkenalkan penampilan individual yang baik dan menekankan kebutuhan akan hasil yang lebih baik untuk membantu meningkatkan semangat kerja dan loyalitas.2
Media Internal dalam sebuah organisasi dapat berbagai macam jenis dan bentuknya tergantung dari kapabilitas organisasi itu sendiri. Pemilihan model komunikasi dalam media internal sangat dipengaruhi oleh karakteristik organisasi, jumlah karyawan, dan strata personal. Umumnya bentuk media internal dalam organisasi dapat berupa : jurnal internal, newsletter, papan pengumuman, kaset video, dan CCTV (Close Circuit Television), statsiun radio sendiri, jaringan telepon internal, kotak saran, majalah, siaran umum dan sebagainya.3
Isi dari media internal biasanya berbagai macam, diantaranya mempunyai nilai informasi mengenai kinerja organisasi dalam suatu periode tertentu, informasi mengenai kebijakan-kebijakan baru organisasi, informasi mengenai karyawan baru, atau mengenai berita-berita seputar kegiatan maupun program-program yang dijalankan oleh organisasi.
Dari hal-hal yang disebutkan diatas, peran media internal terasa amat penting dalam suatu organisasi, karena media internal dapat menjembatani komunikasi antar atasan dengan bawahan dan karyawan dengan karyawan lainnya, selain itu semua anggota organisasi dapat memperoleh informasi-informasi yang penting yang dapat menjadi sumber pengetahuan mereka. Media
2
internal juga dapat membantu mengurangi kesalahpahaman informasi yang diperoleh karyawan sehingga iklim organisasi yang ada dapat meningkatkan kinerja karyawan di organisasi tersebut dan semua anggota organisasi dapat mengetahui sejauh mana program-program yang dijalankan itu berhasil atau tidak. Organisasi yang memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak serta kapabilitas organisasi yang tinggi, diperlukan suatu divisi khusus yang menangani khusus media internal ini. Pada umumnya divisi yang mengurus media internal ini
dilakukan oleh Public Relations atau dalam lingkup departemen pemerintahan
biasa disebut Hubungan Masyarakat (Humas) .
Humas memiliki berbagai macam definisi, dimana salah satu fungsinya adalah merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam (komunikasi internal) maupun ke luar (komunikasi eksternal), antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada rasa saling pengertian.
Dalam menjalankan fungsinya, Humas menggunakan media agar supaya programnya dapat berjalan lancar dan mencapai tujuan. Media Internal, salah satunya yang merupakan sarana humas dalam membina dan memelihara jalinan komunikasi dua arah antara pimpinan dan karyawan secara timbal balik, sehingga tercipta hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak, dan juga sebagai sarana komunikasi antara sesama karyawan.
Seorang praktisi humas dituntut untuk mampu berpikir kreatif, inovatif, dan mampu menjadi seorang motivator karena keefektifan sebuah media internal
ditentukan oleh imajinasi yang kreatif dari seorang Humas. Jika sesuai dengan apa yang diinginkan oleh karyawan, maka nantinya komunikasi akan terjalin dengan baik dan jika tidak sesuai maka akan terjadi sebaliknya.
Direktorat Jenderal Pemberdayaan Masyarakat dan Desa yang merupakan salah satu Direktorat Jenderal yang berada dalam lingkup Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. Sebuah departemen pemerintah dalam negeri yang selama beberapa periode pergantian pemerintahan telah mengalami banyak perubahan nama meski pada dasarnya tetap memiliki tugas pokok untuk membina tata ekonomi dan tata masyarakat untuk mencapai masyarakat yang adil dan makmur di dalam bidang-bidang pembangunan desa dan pembinaan masyarakat.
Dalam hal ini Departemen Dalam Negeri khususnya Direktorat Jenderal
Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (Ditjen PMD) membutuhkan Public
Relations yang mampu mengelola distribusi informasi bagi para karyawannya dengan baik melalui media internalnya agar setiap informasi atas program-program yang dijalankan bisa diterima dengan baik oleh semua publiknya. Namun seperti kebanyakan organisasi pemerintah lainnya, keberadaan Humas hanya ada di pusat, yaitu dalam hal ini berada di Kementerian Dalam Negerinya saja.
Berkaitan dengan banyaknya program-program yang dicanangkan pemerintah dalam negeri dibawah Direktorat Jenderal Pemberdayaan Masyarakat dan Desa, maka sangat diperlukan suatu divisi yang bisa membantu mengerjakan kegiatan Public Relations, yaitu salah satunya mensosialisasikan
program-program kegiatannya, perkembangannya dan juga membantu manajemen dalam menyalurkan setiap informasi yang memang perlu diketahui oleh karyawannya.
Dalam mensosialisasikan informasinya, Ditjen PMD menggunakan sebuah media internal yang berada dibawah tanggung jawab Direktorat Pelatihan Masyarakat dan dikelola oleh Unit Pembangunan Desa Terpadu, unit ini meskipun secara fungsinya bukan sebagai Humas tetapi unit ini dalam kesehariannya sudah menjalankan tugas dan peranan sebagai Humas bagi Ditjen
PMD, yaitu sebagai seorang Technician Communicator yaitu yang
menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi.
Penyampaian informasinya adalahmelalui media internal yang digunakan
Ditjen PMD sendiri selama satu tahun ini adalah sebuah Jurnal Internal, yang
diberi nama Jurnal TERPADU. Jurnal TERPADU ini memiliki tujuan untuk
mensosialisasikan informasi yang terkait dengan semua kegiatan atas program-program yang dijalankan organisasi baik di pusat dan di daerah khususnya program pemberdayaan masyarakat dan desa.
Sebagai organisasi pemerintah yang telah mengalami banyak perubahan
untuk terus berkembang, arus informasi atau kebijakan yang berkembang dan
berjalan harus didistribusikan dengan baik kepada karyawannya, hal ini agar tercipta dinamika organisasi yang dapat bersinergi dengan sempurna dan merata. Sistem komunikasi yang pada awalnya efektif dapat menjadi kurang efektif dalam
perkembangan lebih lanjut, jika tidak dilakukan suatu evaluasi dan dalam hal ini dapat berdampak pada kinerja karyawan. Untuk mengatasi hal tersebut Ditjen PMD memiliki cara yang sejauh ini sudah cukup tepat untuk mengatasinya. Melalui jurnal TERPADU, karyawan akan selalu diberikan informasi mengenai nilai-nilai kinerja yang harus terus ditingkatkan, perkembangan atas setiap program-program yang dijalankan, jalannya sosialisasi kebijakan-kebijakan sehingga karyawan tidak kehilangan informasi.
Pada Ditjen PMD sendiri, karyawannya berjumlah kurang lebih sekitar 400 orang, maka dibutuhkan koordinasi yang baik agar informasi yang diterima oleh semua anggota organisasi tidak menyimpang, sehingga kesalahpahaman tidak akan terjadi dan tentunya hal tersebut dapat menghasilkan citra (image) dari organisasi itu sendiri. Informasi yang disajikan dalam jurnal internal tidak hanya kebijakan perubahan semata, tetapi juga kegiatan-kegiatan organisasi dan informasi klien yang menggunakan jasa organisasi dan juga motivasi kerja agar semangat dan kredibilitas kerja karyawan dapat selalu ditingkatkan, tentunya hal ini bertujuan untuk kemajuan organisasi. Hal ini yang membuat Penulis tertarik untuk menelurusi lebih jauh keefektifan jurnal internalnya sebagai media untuk menyampaikan setiap informasi yang ditujukan untuk karyawan Ditjen PMD.
Dalam hal ini Penulis akan meneliti keefektifan dari penggunaan Jurnal TERPADU pada periode tahun pertama sejak pertama kali diterbitkan yaitu dari tahun 2009 – 2010, dan sejak diterbitkannya media internal tersebut belum ada yang melakukan riset terkait dengan keefektifannya sebagai media internal bagi
karyawan sehingga diharapkan hasil dari Penelitian ini bisa membantu untuk dijadikan sebagai evaluasi bagi organisasi di tahun-tahun yang akan datang dan semakin awal dilakukannya sebuah evaluasi dari suatu program itu akan berdampak lebih baik bagi perkembangan program itu sendiri apakah berhasil atau tidak, sehingga jika diketahui hasilnya nanti apakah baik atau tidak, manajemen akan bisa melakukan perbaikan-perbaikan maupun peningkatan sehingga program yang dijalankan akan terus menuju ke arah yang lebih baik.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dari permasalahan ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
“ Sejauh mana efektifitas jurnal TERPADU dapat memenuhi informasi karyawan Ditjen PMD?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui : Tingkat Efektifitas Jurnal TERPADU dalam memenuhi informasi karyawan Ditjen PMD.
1.4 Manfaat dan Kegunaan Penelitian
Adapun manfaat dan kegunaan yang diharapkan dari Penelitian ini antara lain:
1.4.1 Manfaat Akademis
1. Sebagai masukan atau bahan referensi untuk penelitian yang sejenis
yaitu penelitian dibidang ilmu komunikasi khususnya public relations. Dan penelitian ini adalah salah satu dari kegiatan public relations dalam menggunakan media internal sebagai media komunikasinya, khususnya Jurnal Internal.
1.4.2 Manfaat Praktis
1. Dapat dijadikan sebagai pembanding, media internal mana yang lebih
efektif penyampaiannya kepada karyawan.
2. Hasil Penelitian ini diharapkan dapat digunakan organisasi sebagai
masukan yang bermanfaat untuk terus menyempurnakan penggunaan media internal organisasi sebagai media komunikasi Ditjen PMD.
