PEMERINTAH KABUPATEN SOLOK
RENCANA STRATEGIS
TAHUN 2011- 2015
KANTOR ARSIP, DOKUMENTASI DAN
PERPUSTAKAAN
KABUPATEN SOLOK
TAHUN 2012
BAB I PANDAHULUAN I. LATAR BELAKANG
Reformasi pengelolaan keuangan negara ditandai dengan terbitnya Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, hal ini mengisyaratkan perubahan yang mendasar terhadap perencanaan dan penganggaran di daerah. Disertai dengan undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, dimana Pemerintah Daerah wajib menyusun Dokumen Perencanaan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD), Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD).
Perubahan yang mendasar terhadap perencanaan dan penganggaran didaerah meliputi: Pertama; bahwa perencanaan program kerja dan kegiatan menjadi satu kesatuan dengan perencanaan dan penganggaran, sehingga program kerja dan kegiatan yang direncanakan akan sesuai dengan kemampuan pembiayaan yang tersedia, Kedua; mengisyaratkan kepada seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) untuk melaksanakan program kerja dan kegiatan berdasarkan tugas dan fungsi masing-masing,
Ketiga; bahwa fungsi Pemerintah Daerah terdiri dari 9 (sembilan) fungsi yaitu;
pelayanan umum, ketertiban dan keamanan, ekonomi, lingkungan hidup, perumahan dan fasilitas umum, kesehatan, pariwisata dan kebudayaan serta fungsi pelayanan sosial, tanpa fungsi pertahanan dan agama.
Dalam rangka mengoperasionalkan RPJM Daerah sesuai tugas dan fungsi masing-masing SKPD sesuai bidang urusan yang menjadi kewenangan daerah, maka diharuskan menyusun Rencana Strategis (Renstra) Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) sebagai dokumen perencanaan yang berjangka waktu 5 (lima) tahun.
Setiap SKPD berkewajiban melaksanakan program dan kegiatan untuk mencapai sasaran Pembangunan Jangka Menengah Daerah, dengan tidak mengabaikan tingkat kinerja pembangunan yang sudah dicapai pada periode sebelumnya.
Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok merupakan salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kabupaten Solok. Tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok adalah membantu Kepala Daerah dibidang Kearsipan dan Perpustakaan.
Dikaitkan dengan peluang dan tantangan yang akan dihadapi oleh Pemerintah Kabupaten Solok maka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan diatas mempunyai peranan yang penting dan strategis dalam penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pelayanan masyarakat.
Karena pada dasarnya keberhasilan suatu kegiatan dan kebijakan Pemerintahan Daerah sangat tergantung pada kualitas perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian yang dilakukan.
Salah satu tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok adalah mengimplementasikan RPJP Kabupaten Solok Tahun 2006-2025, secara hukum telah ditetapkan dengan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2005 dengan visi “ Kami Bertekad Menjadi Kabupaten Terbaik Dari Yang Baik “, dengan mengembangkan delapan agenda :
1. Mewujudkan tata kelola pemerintahan lakal yang baik dan bersih.
2. Penataan kehidupam masyarakat yang religius dan berbudaya sesuai dengan filsafah ABS-SBK.
3. Pembangunan perekonomian masyarakat secara terpadu berbasis teknologi dan pelestarian lingkungan.
4. Percepatan pembangunan daerah tertinggal penaggulangan keminkinan dan masalah sosial.
5. Peningkatan kualitas dan daya saing pendidikan.
6. Peningkatan derajat kesehatan masyarakat dan lingkungan.
7. Pengembangan kepariwisataan dan pelestarian kekayaan budaya daerah. 8. Pemuda olah raga dan pemberdayaan perempuan.
Dalam rangka pencapaian Visi, Misi dan Tujuan Pembangunan Kabupaten Solok dan untuk terjaminnya kesinambungan pembangunan di Kabupaten Solok selanjutnya dijabarkan pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Kabupaten Solok Tahun 2011-2015 sebagaimanan yang telah ditetapkan dengan Peraturan Daerah Kabupaten Solok Nomor 5 Tahun 2010 dan Permendagri 54 Tahun 2010 yang merupakan penjabaran dari Visi, Misi dan Program Kepala Daerah yaitu :
Untuk keberhasilan pelaksanaan RPJM Daerah yang merupakan penjabaran Visi, Misi dan Program Kepala Daerah Kabupaten Solok sangat ditentukan oleh keberhasilan pelaksanaan dari Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), termasuk Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok.
Dalam rangka pelaksanaan RPJM Daerah dan Program Kerja Pembangunan Daerah Kabupaten Solok, maka Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok kemudian menjabarkan tugas pokok dan fungsinya kedalam Rencana Strategis (Renstra) yang akan memberikan pedoman dan arah Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok dalam rangka mendukung pencapaian RPJM Kabupaten Solok 2011-2015.
Keberhasilan pelaksanan tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan sangat ditentukan oleh tugas dan fungsi Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan sebagai berikut :
1. Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan merupakan unsur pendukung Bupati di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan.
2. Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan sesuai dengan kewenangannya.
3. Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan dalam melaksanakan tugas sebagai mana dimaksud pada nomor dua menyelenggaraikan fungsi :
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan 2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintahan Daerah di bidang
Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan
4. Dan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya
4. Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan di pimpin oleh Kepala Kantor.
5. Kepala Kantor berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Selain itu keberhasilan tersebut juga akan sangat ditentukan oleh Rencana Strategis dengan memperhitungkan segala dukungan berbagai sumber daya organisasi dan lingkungan organisasi. Interaksi berbagai sumber daya tersebut pada akhirnya sangat menentukan perumusan strategi dan target kinerja. Dengan kata lain melalui Renstra akan diketahui sampai sejauhmana tingkat pencapaian kinerja Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsinya.
Berdasarkan alasan yang dikemukakan diatas, maka Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan sebagai salah satu lembaga teknis daerah dengan tugas pokok untuk melaksanakan kewenangan daerah di Bidang Kearsipan, Dokumentasi dan Perpustakaan dan fungsi sebagai perumus kebijakan teknis di Bidang Kearsipan, Dokumentasi dan Perpustakaan dengan kewenangan yang dimiliki daerah dan kebijakan yang ditetapkan Bupati dan pembinaan terhadap unit pelaksanaan teknis dan kelompok jabatan fungsional sesuai dengan lingkup tugasnya maka harus dirumuskan Rencana Strategis yang akan menjadi pedoman dan tolak ukur keberhasilan tugas pokok dan fungsinya.
2. LANDASAN HUKUM
Dasar hukum penyusunan dokumen ini mengacu kepada beberapa produk perundang-undangan yaitu :
1. Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.
2. Undang – Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional.
3. Undang – undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.
4. Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor 050/2020/SJ-2005 tentang Petunjuk Penyusunan RPJP Daerah, RKPD dan Renstra.
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan daerah.
6. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah;
7. Permendagri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Penyusunan Renstra “ Pelaksanaan PP No. 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah “
8. Perda No. 5 Tahun 2010, tentang RPJM 2011 – 2015; 9. Perda No. 7 Tahun 2010;
10. Peraturan Bupati Solok Nomor 64 Tahun 2011 tentang Penjabaran Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Solok Tahun Anggaran 2012 (Berita Daerah Kabupaten Solok Tahun 2012 Nomor 64);
11. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129);
12. Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152);
13. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
14. Peraturan Bupati Nomor 57 Tahun 2011 tentang Pengelolaan Perpustakaan Umum Daerah.
3. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud penyusunan Rencana Strategis Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok tahun 2011-2015 adalah untuk memberikan arah dan tuntunan dalam penyelenggaraan tugas pemerintahan dibidang Kearsiapan, Dokumentasi dan Perpustakaan selama jangka waktu 5 (lima) tahun.
Tujuan penyusunan Rencana Strategis Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok Tahun 2011-2015 adalah :
1. Memberikan arah dan pedoman untuk pelaksaanan program/kegiatan pembangunan 5 (lima) tahun kedepan pada Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok.
2. Sebagai pedoman dalam penyusunan Rencana Kerja (Renja) tahunan.
3. Sebagai pedoman bagi para seksi-seksi dalam melaksanakan tugas masing-masing setiap tahunnya
a. HUBUNGAN RENSTRA-SKPD DENGAN DOKUMEN PERENCANAAN
Renstra Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok Tahun 2011-2015 adalah dokumen perencanaan yang berjangka waktu 5 (lima) tahun, disusun untuk mengoperasionalkan RPJM Kabupaten Solok Tahun 2011-2015 sesuai tugas dan fungsi berdasarkan urusan yang menjadi kewenangan. Renstra disusun dengan materi dan substansi utama memuat visi, misi, tujuan, isu-isu strategis, program dan kegiatan pembangunan serta indikator kinerja dan kaedah pelaksanaannya. Melalui Renstra Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok Tahun 2011-2015 perlu memastikan bahwa kegiatan yang disusun sudah memadai untuk mencapai sasaran hasil pembangunan yang ditetapkan dalam RPJM Kabupaten Solok serta estimasi biaya yang dibutuhkan setelah mencermati kemampuan keuangan daerah.
IV. SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika penulisan Rencana Strategis (Renstra) Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok Tahun 2011-2015 meliputi :
BAB I PENDAHULUAN
BAB II GAMBARAN UMUM
BAB III ISU-ISU STRATEGIS
BAB IV VISI, MISI DAN TUJUAN
BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN
BAB VI INDIKATOR KINERJA UTAMA
BAB VII KAEDAH PELAKSANAAN
BAB II
GAMBARAN UMUM 1. TUPOKSI
Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Perda No. 7 Tahun 2010 dan Perbup No. 15 Tahun 2011 sebagai berikut :
1. Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan merupakan unsur pendukung Bupati di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan.
2. Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan sesuai dengan kewenangannya.
3. Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan dalam melaksanakan tugas sebagai mana dimaksud pada nomor dua menyelenggaraikan fungsi :
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan. b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintahan Daerah di bidang Arsip,
Dokumentasi dan Perpustakaan.
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan.
d. Dan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya
4. Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan di pimpin oleh Kepala Kantor.
5. Kepala Kantor berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Bagian Kesatu Kepala Kantor
Pasal 1
(1) Kepala Kantor mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan urusan kebijakan daerah di bidang arsip, dokumentasi dan perpustakaan.
(2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana tersebut pada ayat (1) Kepala Kantor menyelenggarakan fungsi :
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan, dokumentasi dan perpustakaan. b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang kearsipan,
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas kearsipan, dokumentasi dan perpustakaan dan. d. Pelaksanaan tgas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
Bagian Kedua Sub Bagian Tata Usaha
Pasal 2
(1) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan teknis dan adimistratif kepada seluruh organisasi di lingkungan kantor arsip, dokumentasi dan perpustakaan yang meliputi perencanaan, monitoring, evaluasi, pelaporan, keuangan serta umum dan kepegawaian.
(2) Rincian Tugas Sub Bagian Tata Usaha adalah :
a. Menyusun rencana kegiatan sub bagian tata usaha;
b. Membagi tata tugas kepada bawahan di lingkungan sub bagian tata usaha; c. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada staf sub bagian tata usaha; d. Meneliti dan mengoreksi pekerjaan staf sub bagian tata usaha;
e. Mengoordinasikan penyusunan program dan kegiatan Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan;
f. Mengelola administasi umum dan administrasi kepegawaian;
g. Mengatur pemanfaatan alat kerja, bahan kerja, perlengkapan kerja serta sarana dan prasarana kerja;
h. Mengendalikan naskah dinas sesuai dengan indeksnya;
i. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan kantor;
j. Menyusun laporan bualanan, triwulan, semester, LAKIP, LKPJ, dan LPPD serta laporan pelaksanaan tugas Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan;
k. Mengoordinasikan pengelolaan keuangan Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan;
l. Melaksanakan evaluasi kelembagaan dan beban kerja;
m. Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan tugas staf sub bagian tata usaha; n. Meneliti dan memaraf naskah dinas Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan; o. Menginventarisir permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan tugas sub bagian
tata usaha;
p. Menyampaikan saran dan telaahan kepada kepala kantor menyangkut pelaksanaan tugas sub bagian tata usaha;
q. Melaporkan pelaksanaan tugas sub bagian tata usaha; r. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan.
Bagian Ketiga
Seksi Pengelolaan Kearsipan Pasal 2
(1) Seksi Pengelolaan Kearsipan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melaksanakan kebijaksanaan teknis sesuai urusan peerintahan yang menjadi kewenangan seksi pengelolaan kearsipan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Bupati ini;
(2) Rincian Tugas Kepala Seksi Pengelolaan Kearsipan adalah : a. Menyusun rencana kegiatan Seksi Pengelolaan Kearsipan;
b. Membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Seksi Pengelolaan Kearsipan; c. Memberi petunjuk, bimbingan,dan arahan pelaksanaan tugas kepada staf Seksi
Pengelolaan Kearsipan;
d. Meneliti dan mengoreksi pekerjaan staf Seksi Pengeloaan Kearsipan; e. Menyiapkan bahan kebijakan pelaksanaan urusan;
f. Menyiakan pedoman pelaksanaan tugas dan kegiatan; g. Menyiakan bahan fasilitasi pelaksanaan tugas dan kegiatan;
h. Menyiapkan berkas kerja, data, dan bahan menurut ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
i. Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan Seksi Pengelolaan Kearsipan;
j. Melaksanakan pendataan, penilaian, penerimaan dan penataan arsip in aktif dan arsip statis SKPD, pemerintahan nagari dan lembaga lainnya;
k. Melaksanakan pencataan, pengelolaan, dan pelayaanan arsip in aktif dan arsip statis SKPD, pemerintahan nagari da lembaga lainnya;
l. Melaksanakan pengadministrasian penyusutan arsip in aktif dan serah terima arsip statis;
m. Melaksanakan perluasan khasanah arsip dengan penelusuran/ pelacakan arsip dan sejarah lisan;
n. Melaksanakan pengkajian, penyusunan, dan penerbitan naskah sumber;
o. Menginventarisir permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan tugas Seksi Pengelolaan Kearsipan;
p. Melaksanakan penataan dan penyimpanan Dokumentasi, SKPD, Pemerintahan Nagari dan Lembaga Lainnya;
q. Menyampaikan saran dan telaahan kepada atasan menyangkut pelaksanaan tugas Seksi Pengelolaan Kearsipan;
r. Mempertanggungjawabkan kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
s. Melaporkan pelaksanaan tugas Seksi Pengelolaan Kearsipan kepada atasan;
Bagian Keempat
Seksi Pengelolaan Perpustakaan Pasal 4
(1) Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melaksanakan kebijaksanaan teknis sesuai urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan seksi pengelolaan perpustakaan sebagaimana tercantum dalam lampiran Peraturan Bupati;
(2) Rincian Tugas Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan :
a. Menyusun rencana kegiatan Seksi Pengelolaan dan Perpustakaan;
b. Membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Seksi Pengelolaan Perpustakaan; c. Menberi petunjuk, bimbingan, dan arahan pelaksanaan tugas kepada staf Seksi
Pengeloalaan Perpustakaan;
d. Meneliti dan mengoreksi pekerjaan staf Seksi Pengelolaan Perpustakaan; e. Menyiapkan bahan kebijakan pelaksaaan urusan;
f. Menyiapkan pedoman pelaksanaan tugas dan kegiatan; g. Menyiapkan bahan fasilitas pelaksanaan tugas dan kegiatan;
h. Menyiapkan berkas kerja, data dan bahan menurut ketentuan peraturan perundang-undangan;
i. Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan Seksi Pengelolaan Perpustakaan;
j. Melaksanakan dan mengelola koleksi yang meliputi penambahan, pemeliharaan dan inventarisasi serta pelayanan perpustaaan;
k. Melakukan pengelolaan terhadap buku bacaan dan perawatan terhadap bahan bacaan lama yang telah rusak dan masih dibutuhkan;
l. Membian perpustakaan sekolah, perpustaaan yang didirokan masyarakat dan perpustakaan daerah;
m. Mengiventarisir permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan tugas Seksi Pengelolaan Perpustakaan;
n. Menyampaikan saran dan telaahan kepada atasan menyangkut pelaksaaan tugas Seksi Pengelolaan Perpustakaan;
o. Mempertanggungjawabkan kegiatan yang telah dlaksankan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
p. Melaporkan pelaksanaan tugas Seksi Peneglolaan Perpustakaan kepada atasan; q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
Bagian Kelima
Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya Pasal 5
(1) Seksi Pembinaan dan Penegmbangan SUmber Daya mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melaksanakan kebijaksanaan teknis sesuai urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Seksi Pembinaan dan Penegmbangan Sumber Daya sebagaimana tercantum dalam lampiran Peraturan Bupati ini;
(2) Rincian Tugas Kepala Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya adalah : a. menyusun rencana kegiatan Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya; b. membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Seksi Pembinaan dan
Pengembangan Sumber Daya;
c. memberi petunjuk, bimbingan dan arahan pelaksanaan tugas kepada Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya;
d. meneliti dan mengoreksi pekerjaan staf Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya;
e. menyiakan bahan kebijakan pelaksaan urusan;
f. menyiapkan pedomanpelaksanaan tugas dan kegiatan; g. menyiapkan bahan fasilitasi peaksanaan tugas dan kegiatan;
h. menyiapkan berkas kerja, data dan bahan menurut ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
i. mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan Seksi Pembinaan dan Pengembangan SUmber Daya;
j. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan;
k. melaksankan pengumpulan dan penyusunan bahan pengkajian, penelitian, dan pengembangan system kearsipan dan perpustakaan;
l. melaksanakan pengumulan data dan bahan kegiatan pendidikan dan pelatihan system kearsipan dan perpustakaan;
m. melaksanakan penyuluhan dan bimbingan teknis kearsipan dan perpustakaan kepada pengelola kearsipan dan perpustakaan kepada pengelola arsip dan perpustakaan SKPD, pemeritahan nagari dan lembaga lainnya;
n. melaksanakan koordinasi dan kerajasama dengan kabupaten/kota, propinsi dan arsip/perpustakaan nasional dalam rangka mempertinggi mutu penyelengaraan kearsipan dan perpustakaan;
o. melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan SKPD, pemerintahan nagari dan lembaga lainnya di lingkungan pemerintah daerah Kabupaten Solok dalam rangka meningkatkan kesadaran mutu aparatur, khususnya pengelola arsip dan perpustakaan pada masing-masing unit kerja;
p. melaksanakan pengkajian dan oengembangan sarana dan prasarana sumber daya manusia pada Kantor Arsip, Dokumentasi, dan Perpustakaan;
q. memberikan dukungan atas penyelenggaraan urusan Kantor Arsip, Dokumentasi, da Perpustakaan di Seksi Pembinaan Sumber Daya;
r. menginventarisir permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan tugas Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya;
s. menyampaikan saran dan telaahan kepada atasan menyangkut pelaksanaan tugas Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya;
t. mempertanggungjawabkan kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
u. melaporkan pelaksanaan tugas Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya kepada atasan;
v. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
2. SUMBER DAYA SKPD
Struktur Organisasi Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2010 tanggal 16 Desember 2010 tentang tentang lembag teknis daerah yaiti Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan yang terdiri dari :
- Kepala Kantor : Dra. Gusti
- Kepala Sub Bagian Tata Usaha : Arfeni. S.Sos - Kepala Seksi Pengelolaan Kearsipan : Darwati
- Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan : Mega Suryani. SH - Kepala Seksi Pembinaan dan Pengembagan : Enny Fitrisia
a. Tugas dan Fungsi
1. Sub Bagian Tata Usaha bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.
2. Seksi Pengelolaan Kearsipan bertanggung jawab kepada Kepala kantor melaui Kepala Sub Bagian.
3. Seksi Pengelolaan Perpustakaan Kearsipan bertanggung jawab kepada Kepala kantor melaui Kepala Sub Bagian.
4. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya Kearsipan bertanggung jawab kepada Kepala kantor melaui Kepala Sub Bagian.
b. Susunan Kepegawaian
Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan mempunyai 21 (Dua puluh satu) orang pegawai yang terdiri dari 1 (satu) orang golongan IV, 9 (Sembilan) orang golongan III,
5 (lima) orang golongan II, dan 6 (enam) orang Tenaga Harian Lepas, dengan tabel sebagai berikut :
Gol (PNS/ THL) Jumlah Keterangan
Golongan IV 1 Orang
Golongan III 9 Orang
Golongan II 5 Orang
THL 6 Orang
Jumlah 21 Orang
Latar Belakang Pendidikan Aparatur
Pendidikan Jumlah Keterangan
S2 - SI 8 Orang DIII 1 Orang SLTA 12 Orang SLTP - SD -
Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan mempunyai 21 (Dua puluh satu) orang pegawai yang terdiri dari 8 (Delapan) orang Pendidikan S1, 1 (satu) orang Pendidikan DIII dan 12 (Dua belas) orang Pendidikan SLTA.
3. TANTANGAN DAN PELUANG PENGEMBANGAN PELAYANAN SKPD a. Tantangan
BAB III
ISU-ISU STRATEGIS I. ISU-ISU STRATEGIS
a. Permasalahan
1. Dari bidang pelayanan perpustakaan di Kabupaten Solok sangat belum memadai baik sarana maupun prasarana sehingga pada masing-masing tingkat kantor yang melayani masyarakat dipersiapkan pelayanan yang prima terhadap pengunjung baik itu tingakt SD, SMP, SMA serta Perguruan Tinggi dan Masyarakat Umum sudah dilengkapi dengan apa yang dibutuhkan oleh pengunjung.
2. Dalam hal pelayanan sipengunjung dan sipembaca disediakan foto copy sehingga pengunjung mendapatkan informasi dari buku yang dikunjungi langsung dilaksanakan foto copy dan tidak diperbolehkan meminjam buku untuk dibawa pulang.
3. Dalam penyimpanan Arsip harus memakai alat khusus anti lalat atau rayap (Fumigasi) sehingga Arsip dapat terpelihara dan dipergunakan dengan baik untuk selanjutnya.
4. Dari segi penyelenggaraan penyimpanan kearsipan di Kabupaten Solok memang jauh tertinggal dibandingkan dengan daerah lain, sementara Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok Kantor belum mempunyai gedung Depo Arsip tersendiri (Representatif).
5. Perlu adanya ruang baca yang menarik bagi pengunjung sebagai bahan informasi untuk pengunjung TK dan SD perlu adanya ruang khusus untuk mempromosikan bahan cerita dan bahan bacaan yang menarik, begitu pula dengan rak buku dan meja serta kursi tempat bacaan yang memerlukan warna warni.
6. Masih kurangnya sumber daya manusia yang professional dibidangnya masing-masing, sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan.
7. Terbatasnya kesempatan bagi pengelola kearsipan dan perpustakaan untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan ditingkat provinsi dan pusat.
8. Terbatasnya sarana/ peralatan kerja yang lebih representatif sejalan dengan kemajuan iptek.
9. Masih terdapat kelemahan dalam hal koordinasi dan kerjasama mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian di bidang kearsipan, dokumentasi dan perpustakaan.
10. Belum terjalinnya dengan baik/ masih kurang koordinasi antara Nagari, Kecamatan, SKPD Kabupaten/ Kota, Provinsi dan Pusat mengenai Kearipan, Dokumentasi dan Perpustakaan.
11. Tidak dianggarkannya untuk pengadaan Sarana dan prasarana arsip dimasing masing SKPD.
b. Sasaran
1. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan dan perpustakaan di Nagari, Kecamatan dan SKPD di Kabupaten Solok.
2. Terbangunnya Depo Arsip dan Record Senter yang representatif, dan meningakatnya kunjungan pada Perpustakaan Umum.
3. Terjalinnya koordinasi dan kerjasama mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian di bidang kearsipan, Dokumentasi dan perpustakaan.
4. Terjalinnya koordinasi antara Nagari, Kecamatan, SKPD Kabupaten/ Kota, Provinsi dan Pusat mengenai Kearipan, Dokumentasi dan Perpustakaan.
5. Adanya kesempatan bagi pengelola kearsipan dan perpustakaan untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan ditingkat provinsi dan pusat.
BAB IV
VISI, MISI, TUJUAN STRATEGI DAN KEBIJAKAN
Visi Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok mengacu pada batasan tersebut. Pada visi pemerintahan Kabupaten Solok yaitu “ Terwujudnya Penataan
dan Penyelamatan Arsip Sebagai Pertanggung jawaban dan Memori Daerah Pemerintahan Kabupaten Solok serta terwujudnya Perpustakaan yang Resentatif dalam rangka meningkatkan SDM yang berkualitas “
Yang direvisi menjadi :
“ Terdepan Dalam Pelayanan Perpustakaan dan Kerasipan Tahun 2015 “
Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan perlu dijabarkan dalam bentuk misi yang adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas Sumber Daya Manusia dibidang Kearsipan dan Pepustakaan.
2. Meningkatnya efisiensi dan efektifitas sistem Kearsipan dan Perpustakaan. 3. Meningkatkan Sarana dan Prasarana Kearsipan dan Perpustakaan.
4. Menciptakan Tenaga Pengelola Kearsipan dan Perpustakaan yang Profesional.
5. Mendorong terciptanya tertib Arsip dan Perpustakaan dilingkungan Daerah Pemerintah Kabupaten Solok.
6. Melaksanakan Pelestarian Arsip dan Perpustakaan sebagai pusat informasi dan penanggung jawaban Pemerintah.
7. Meningkatkan penyelenggaraan hubungan lembaga dan kerja sama baik dalam maupun luar daerah dibidang Kearsipan dan Perpustakaan.
8. Meningkatkan Kantor Arsip dan Perpustakaan sebagai pusat pembinaan dan pengembangan Arsip dan Perpustakaan dilingkungan Daerah Pemerintah Kabupaten Solok.
Misi yang mendukung Misi :
1. Menyelenggarakan Penataan dan Pengelolaan Perpustakaan dan Kearsipan secara baik, Profesional dan Modern.
Berdasarkan visi dan misi diatas telah ditetapkan 5 tujuan dan 5 sasaran strategis pembangunan Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok sebagai berikut:
1. Tujuan
a. Meningkatkan Sumber Daya/petugas pengelola kearsipan dan perpustakaan yang terampil pada masing-masing SKPD di lingkungan Pemerintahan Daerah Kabupaten Solok.
b. Meningkatkan jumlah sarana dan prasarana di bidang Kearsipan dan Perpustakaan.
c. Meningkatnya jumlah pendataan dan penataan Arsip dan Perpustakaan dilingkungan pemerintahan Daerah Kabupaten Solok
d. Meningkatkan tertib administrasi Kearsipan dan Perpustakaan di Kabupaten Solok
e. Meningkatkan pelayanan Arsip dan Perpustakaan.
2. Sasaran
a. Meningkatnya profesioanalisme
b. Terselenggaranya peningkatan sarana dan prasarana di bidang Kearsipan dan Perpustakaan
c. Terwujudnya penataand an penyelamatan dan pelestarian dokumen/Arsip daerah dan Pustaka umum daerah
d. Terwujudnya aturan atau payung hukum tentang hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan di Kabupaten Solok.
e. Terwujudnya pelayanan Arsip dan Perpustakaan yang efisien dan efektif bagi pengguna Arsip dan Perpustakaan
Untuk mencapai tujuan dan sasaran digunakan strategi yang dijabarkan kedalam kebijakan-kebijakan dan program-program, seperti disajikan dalam lampiran I formulir RS, sebagai berikut:
1. Kebijakan-kebijakan
a. Meningkatkan Kemampuan dan kompetensi aparatur
b. Meningkatnya sarana dan prasarna Kearsipan dan Perpustakaan.
c. Meningkatkan penyelamatan dan pelestariaan dokumen/Arsip daerah dan Perpustakaan umum.
d. Meningkatkan perbaikan tertib administrasi Kearsipan dan Perpustakaan.
e. Meningkatkan pelayanan Arsip dan Perpustakaan yang efesien dan efektif bagi pengguna Arsip dan Perpustakaan.
2. Program
a. Peningkatan kualitas pelayanan informasi
b. Peningkatan sarana dan prasarana Kearsipan dan Pepustakaan
c. Peningkatan penyelamatan dan pelestarian dokumen/Arsip daerah dan Perpustakaan umum
d. Peningkatan perbaikan sistem administrasi Kearsipan dan Perpustakaan e. Peningkatan kualitas dan pelayanan Arsip dan Perpustakaan.
BAB V
RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF
Penyusunan Program Pembangunan tersebut diselenggarakan pula dengan Kegiatan Prioritas Pembangunan Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan sekaitan dengan hal tersebut, Program Prioritas Pembangungan Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok Tahun 2011-2015 :
No Program/ Kegiatan Anggaran Rp.
Sumber Dana
1 Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
1. Bimbingan Teknis Implementasi Peraturan Perundang-undangan
35.000.000,-
35.000.000,-
APBD APBD
II Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/ Arsip Daerah 1. Pendataan dan penataan Dokumen/ Arsip Daerah
100.000.000,-
100.000.000,-
APBD APBD III Pengembangan Perpustakaan Daerah
1. Penataan Perpustakaan
150.000.000,-
150.000.000,-
APBD APBD IV Program Peningkatan Kapasitas dan Kualitas Pejabat
dan SDM Aparatur Pemerintah.
1. Bimbingan Teknis Manajemen Arsip Dinamis
48.000.000
48.000.000
APBD APBD V Program Pengembangan Bimbingan Teknis
Perpustakaan Umum Nagari dan Taman Bacaan
1. Bimbingan Teknis Perpustakaan Umum Nagari dan Taman Bacaan
40.000.000
40.000.000
APBD
APBD VI Program Pemberdayaan Perpustakaan Daerah
1. Layanan Otomasi Perpustakaan Digital
100.000.000
100.000.000
APBD APBD
BAB VI
INDIKATOR KINERJA UTAMA TAHUN 2011-2015 No Arah KebijakanTahun 2011-2015 Program dan Kegiatan Indikator Kinerja Utama 2015 Reformasi Tata Kelola dan Tata Laksana Kearsipan dan Perpustakaan
I Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
1. Bimbingan Teknis Implementasi Peraturan Perundang-undangan
2. Bimbingan Teknis Manajemen Arsip Dinamis
Tersedianya Petugas Arsip di Masing-masing SKPD, UPT dan Nagari II Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/ Arsip Daerah
3. Pendataan dan Penataan Dokumen/ Arsip Daerah 4. Koordinasi Pengelolaan Kearsipan (Lembaga Kearsipan SKPD dan Nagari) Menyelenggarakan Penataan dan Pengeloaan Arsip secara Profesional dan Modern III Pengembangan Perpustakaan Daerah 5. Penataan Perpustakaan Daerah 6. Pelayanan Perpustakaan Keliling ke Nagari dan Sekolah
7. Pengembangan Minat dan Budaya Baca 8. Layanan Otomasi Perpustakaan Digital Menyelenggarakan Penataan dan Pengeloaan Perpustakaan secara Profesional dan Modern
BAB VIII PENUTUP
Rencana Strategis pada dasarnya merupakan pedoman bagi organisasi dalam mencapai visi, misi dan tujuan. Selain itu, juga dapat berfungsi sebagai alat pengendalian manajemen sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat lebih terarah dan terukur. Lebih dari itu dengan adanya Renstra akan dapat menjadi sarana dalam mewujudkan akuntabilitas Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok dalam memberikan pelayanan publik.
Dengan telah ditetapkannya Renstra Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok Tahun 2011-2015 seperti yang dikemukakan pada bab sebelumnya diharapkan akan lebih meningkatkan kinerja Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya sebagai penyelenggara kewenangan daerah dibidang Kearsipan dan Perpustakaan.
Disadari bahwa pelaksanaan Renstra Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok sangat tergantung kerjasama semua pihak dan seluruh unit kerja perangkat daerah Kabupaten Solok. Diharapkan dengan adanya kerjasama dan koordinasi yang lebih baik akan dapat mewujudkan Visi Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten Solok yaitu “ TERWUJUDNYA PENATAAN DAN PENYELAMATAN ARSIP SEBAGAI
PERTANGGUNG JAWABAN DAN MEMORI DAERAH PEMERINTAH KABUPATEN SOLOK SERTA TERWUJUDNYA PERPUSTAKAAN YANG REPRESENTATIF DALAM RANGKA MENINGKATKAN SDM YANG BERKUALITAS DI KABUPATEN SOLOK TAHUN 2015 ”. Perwujudan Visi Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Kabupaten
Solok pada akhirnya diharapkan juga akan memberikan kontribusi bagi pencapaian Visi Kepala Daerah dan Visi Kabupaten Solok.
KEPALA KANTOR ARSIP,
DOKUMENTASI DAN PERPUSTAKAAN
Dra. G U S T I
