BAB II
LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang konsep dan teori yang diperoleh dari
kepustakaan yang relevan atau yang berhubungan dengan masalah yang
diteliti. Landasan teori dalam
penelitian ini yang dibahas antara lain:
konsep sistem, pengertian arsip dan arsip dinamis, kearsipan, sistem
kearsipan yang baik, Sistem Penyimpanan, Filling Sistem Kearsipan,
Ruangan Penyimpanan ,Metode Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif,
penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif, peralatan dan
perlengkapan penyimpanan arsip, dan penemuan kembali arsip dinamis
inaktif, secara rinci adalah sebagai berikut.
[image:1.516.84.456.167.619.2]2.1.
Konsep Sistem
Gambar 2.1
Desain Sebuah Sistem
SISTEM
SUB SISTEM
PROSEDUR
Gambar 2.1 mengilustrasikan hubungan suatu sistem dengan sub
sistem, prosedur, dan metode. “
Sistem terdiri dari subsistem yang
berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan.
Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses
pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis
yang akan menjelaskannya
.”
6Berdasarkan uraian tersebut ini yang dimaksud dengan konsep
sistem adalah prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan.
2.2. Pengertian Arsip
Arsip
(records)
dalam istilah bahasa Indonesia sering juga
disebut warkat adalah
“
setiap catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula
.”
7Me
nurut The Liang Gie secara terminologi “
arsip berarti
fakta-fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa dan kegiatan dari
6
Badri Munir Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran
Moderen, Erlangga, Surabaya, hal.31.
7
[image:2.516.87.456.177.530.2]organisasi
.”
8Warkat-warkat itu dapat berbentuk berupa surat, data,
barang-barang cetakan: kartu, lembaran-lembaran atau buku-buku
dalam mana dicantumkan fakta-fakta. Buku ini juga mengatakan bahwa
arsip adalah sesuatu kertas, buku, potret, film kecil, peta lukisan bagan,
kartu, pita magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang
telah diciptakan atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan
pelaksananya.
Berdasarkan tersebut maka yang dimaksud dengan arsip adalah
sekumpulan dokumen yang disimpan dengan keadaan dan fungsi
tertentu.
“
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara
langsung
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau arsip yang digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administasi Negara. Arsip dinamis
dilihat dari kegunaannya dibedakan atas:
a.
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung
dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih
dikelola unit pengolah.
b.
Arsip dinamis inaktif arsip yang tidak secara langsung
dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari
.”
9
8
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta,
Liberty Offset, hal.115.
9
Penelitian ini yang dimaksud dengan arsip adalah sekumpulan
dokumen atau catatan tertulis baik dalam bentuk apapun yang disimpan
dengan keadaan dan fungsi tertentu juga masih diperlukan dalam
kehidupan pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang.
2.3.
Kearsipan
Kearsipan adalah Setiap kegiatan, baik dalam organisasi
pemerintah maupun swasta yang selalu ada kaitannya dengan masalah
arsip.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai
sumber informasi, dan sebaai alat pengawasan yang diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan.
“
Pasal 3 Undang-undang No.7 Tahun 1971, bahwa tujuan
kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban
nasional
tentang
perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta unuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
tersebut bagi kegiatan pemerintahan
.”
10Berdasarkan uraian tersebut yang dimaksud dengan kearsipan
dalam penelitian ini adalah semua kegiatan di organisasi yang
10
menyangkut dengan masalah arsip pada Bagian Pengolahan dan akuisisi
Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.
2.4. Sistem Penyimpanan
Ada
tiga
sistem
penyimpanan
dokumen
yang
dapat
dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan terpusat
(sentralisasi), penyimpanan desentralisai, dan kombinasi kedua sistem.
Pemilihan sistem tersebut harus mempertimbangkan fakor jumlah dan
status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen,
seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang
dimiliki oleh organisasi; berapa jumlah kantor cabang yang dimiliki;
apakah tersedia sistem telekomunikasi dan sistem penyampaian
dokumen yang dapat diandalkan; ketersediaan tenaga pengelola
dokumen, serta permintaan dokumen dari pemakai maupun sistem yang
paling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya.
Berikut ini tiga sistem penyimpanan dokumen, yaitu:
1.
Sistem Sentralisasi
Sistem sentralisasi, “
semua dokumen disimpan di pusat
menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan
keperluan yang dimaksud.
”
11“Keuntungan dari Sistem Sentralisasi :
a.
Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan
peralatan arsip dapat dihemat, karena dalam satu
organisasi terdapat satu tempat pengelolaan atau
penyimpanan arsip.
b.
Karena menjadi unit khusus, maka petugas dapat
mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan.
c.
Tidak adanya duplikasi arsip, karena kantor hanya
menyimpan 1 (satu) arsip.
d.
Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat
diseragamkan, sehingga sistem penyimpanan atau
penggolongan arsip lebih sederhana.
Kerugian Sistem Sentralisasi:
a.
Sistem sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif
untuk organisasi yang kecil.
b.
Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu
sistem penyimpanan yang seragam.
c.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan
waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang
diperlukan
.”
122.
Sistem Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen
pada masing-masing unit.
“
Keuntungan Sistem Desentralisasi :
a.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan
unit kerja masing-masing.
11
Badri Munir Sukoco, op.cit. hal. 96.
12
Agus Sugiarto, 2005, Manajemen Kearsipan Moderen Dari Konvensional
b.
Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena
berada dalam unit kerja sendiri, sehingga relative
dapat dijangkau dengan mudah dan cepat.
c.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena
arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugian Sistem Desentralisasi:
a.
Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan
dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b.
Kantor
harus
menyediakan
peralatan
dan
perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga
penghematan
pemakaian
peralatan
dan
perlengkapan sukar dijalankan.
c.
Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan
karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap
dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan.
d.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap
unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.”
133.
Sistem Gabungan
Sistem
kombinasi,
masing-masing
bagian
menyimpan
dokumennya sendiri di bawah control sistem terpusat. Dokumen yang
disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen
menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan.
Sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di puncak
Manajer Dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung
jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan
menyusun dan mengembangkan jaringan sistem control dan prosedur
13
operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh
perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus
anak perusahaan.
“
Keuntungan Sistem Kombinasi:
a.
Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang
seragam.
b.
Menekan
seminimum
mungkin
kesalahan
pemberkasan serta dokumen yang hilang.
c.
Menekan duplikasi dokumen.
d.
Memungkinkan
penggandaan
dokumen
yang
terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih
baik.
e.
Memudahkan control gerakan dokumen sesuai
dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
Kerugian Sistem Gabungan:
a.
Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan
pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya
penggunaan dokumen yang dimaksud.
b.
Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit
belum atau tidak ada.
c.
Masalah yang berasal dari Sistem Sentralisasi dan
Desentralisasi akan dibawa ke Sistem Kombinasi,
walaupun
dapat
diminimalisir
apabila
pengelolaannya dilakukan secara cermat dan
tepat.
”
142.4.1. Filing Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi
maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
14
proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu
dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Sistem
penyimpanan
arsip
dalam
Tata
Kearsipan
Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modern adalah sebagai berikut :
“
1. Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System )
Sistem abjad adalah salah satu sistem penyimpanan
berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata
berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan
berpedoman pada peraturan mengindeks.
2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal ( Subject Filing
System )
Sistem masalah adalah salah satu sistem penyimpanan
berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan
dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan
perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat
melaksanakan sistem ini, harus ditentukan dahulu
masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam
surat-surat setiap harinya.
3. Sistem Nomor ( Numerical Filing System )
Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan
berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi
nomor tertentu.
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang
berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama
orang atau badan, yang disebut juga indirect filing sistem
(karena penentuan nomor yang akan digunakan
memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu
4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu ( Chronological Filing
System )
pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat
(akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya
surat).
5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah ( Geographical
Filing System )
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan
berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah
tertentu.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam
organisasi dimana system geografis dapat dipergunakan,
biasanya adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi
daerah-daerah atau wilayah lebih dari satu tempat.
Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang
juga m
enggunakan system geografis ini.”
15Untuk melaksanakan fiing system geografis ini seorang juru
arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok
permasalahan, dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi
masalah-masalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di dalam
wilayah itu selanjutnya baru dikembangkan lebih lanjut dengan nama
dari para langganan atau nasabah-nasabah yang ada di setiap kota di
daerah eilayah itu, misalnya :
Indramayu
Malang
Jakarta
Ahmad
Parno
Irwan
Bahrun
Rahman
Karna
15
2.4.2. Ruangan Penyimpanan
Kondisi ruang yang tepat merupakan hal penting bagi cantuman
arsip. Sewaktu merencanakan penyimpanan arsip, hal yang perlu
dipertimbangkan adalah konstruksi gedung, control keamanan, control
suhu dan kelebaban, cahaya , dan alokasi ruang.
“1.
Gedung
Gedung yang menyimpan arsip harus tahan kebakaran
selama 3 jam, artinya konstuksi gedung harus mampu
menahan kebakaran selama 3 jam sebelum roboh. Mungkin
ada yang menganggap ini terlalu berlebih-lebihan, namun
syarat tersebut sudah lazim di negara maju Asia Tenggara.
Lebih baik menghabiskan banyak uang untuk membangun
gedung daripada kehilangan arsip yang tidak ada di
tempat lain. Tembok tahan api, system penanganan asap,
alarm asap, dan api merupakan komponen pengamanan.
Sirkulasi udara juga tidak terganggu dengan tersedianya
udara yang baik. Vntilasi yang baik memungkinkan
sirkulasi udara. Di beberapa gedung bahkan dipasang
filter polutan guna mencegah polusi dari ruangan sekitar.
Sistem pengaman fisik juga harus tersedia seperti pagar
tembok dan pintu.
2.
Kontrol suhu dan kelembaban
Suhu
dan kelembaban yang terkendali
membantu
kelestarian arsip. Suhu yang baik untuk arsip adalah 18
osampai
21oCelcius. Kelembaban yang dianjurkan ialah 45
sampai 50 persen. Dengan demikian, gedung arsip di
Indonesia harus menghabiskan biaya pengatur keembaban
karena angka kelembaban di Indonesia sangat tinggi,
sekitar 80 sampai 90 persen.
3.
Cahaya
sinar matahari dan sinar fluoresen merupakan ancaman
bagi arsip bila arsip tidak dimaksukkan ke dalam kardus
atau bungkusan. Sinar incandesen bukan merupakan
ancaman bagi materi arsip serta merupakan cahaya yang
disarankan.
4.
Ruang
Persyaratan ruangan bagi fasilitas kearsipan sama saja
dengan persyaratan bagi pusat penyimpanan arsip, baik
menyangkut ruangan, pengolahan, kantor, dan rujukan.
Besarnya ruangan yang diperlukan tergantung pada
volume arsip dalam gedung, proyeksi akuisisi arsip, dan
kegiatan rujukan yang ada.
”
16Berdasarkan sub bab ini ruangan penyimpanan adalah syarat
kondisi ruangan yang baik pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor
Arsip Daerah Kabupaten Semarang. agar arsip dapat aman dan teratur
sehingga mempermudah dalam penemuan kembali.
2.4.3. Memilih Tempat Penyimpanan arsip dinamis inaktif
Menurut Sulistyo-Basuki memilih tempat penyimpanan yang baik
adalah
“1.
Menggunakan ruang yang ada yang tidak cocok dengan
keperluan kantor namun memenuhi persyaratan fisik dan
lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis inakif.
Ruang semacam ini cocok untuk badan korporasi yang
memiliki arsip dinamis inaktif dalam olume kecil. Ruang
yang tersedia dapat juga digunakan untuk menyimpan
16
Sulistyo Basuki, 2003, Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta, Gramedia,
arsip dinamis semiaktif, yang jarang diakses namun tetap
diperlukan untuk keperluan rujukan segera.
2.
ruang gudang untuk menyimpan arsip dinamis, lokasinya
mungkin jauh dari badan korporasi namun menghemat
karena haga tanah atau sewanya lebih rendah daripada
harga kantor pusat korporasi. Pusat arsip dinamis inaktif
ini bervariasi, mulai dari pusat yang menyimpan volume
arsip dinamis inaktif dalam skala besar, stafnya bekerja
penuh waktu serta menyediakan penyimpanan lengkap, jaa
rujukn dan temu balik arsip dinamis inaktif oleh tenaga
terlatih, sampai dengan penyediaan fasilitas yang
memungkinkan masing-masing unit bekerja memiliki
ruang tertentu.
3.
Menggunakan jasa commercial records centre atau pusat
arsip dinamis komersial yang sepenuhnya dikelola swasta.
Jenisnya bervariasi, ada yang sangat sederhana hanya
menyimpan boks yang diserahkan pada mereka dan
menemu balik sesuai dengan permintaan. Adapula
commercial record centre yang menyediakan jasa
penyimpanan, temu balikarsip dinamis dalam bentuk
dokumen, berkas, atau boks, melacak boks, mendaftar dan
mengepak arsip dinamis, menjual boks, mmbuat laporan
sesuai dengan spesifikasi yang dikehendaki pemakai dan
pemusnahan
arsip
dinamis
yang
terjamin
keamanannya.”
17Berdasarkan uraian tersebut yang dimaksud memilih tempat
penyimpanan arsip inaktif pada penelitian ini adalah syarat yang
seharusnya atau sebaiknya sebelum menyimpan arsip inaktif pada
Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang.
17
2.4.4. Prosedur Filing Hastawi atau Manual Arsip Dinamis Inaktif
Langkah-langkah dalam prosedur filing hastawi atau manual arsip
dinamis inaktif, sebagai berikut:
“1. Meneliti Arsip
2.
Menyimpan Berkas Inaktif
3.
Penempatan Boks pada Rak
.”
182.4.5. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif:
“1.
Meneliti Arsip
1)
Arsip-arsip diterima oleh Unit Pengolah.
2)
Sebelum dimasukkan ke dalam boks, perlu diteliti
terlebih dahulu baik indeks, kode maupun isi
masalahnya harus sesuai dengan pola klasifikasi
arsip yang berlaku.
2.
Menyimpan Berkas Inaktif
1)
Untuk menyimpan berkas inaktif diperlukan
petunjuk menyimpan arsip yang tersimpan pada
boks yang merupakan berkas yang terdiri atas
satu macam masalah.
2)
Sebuah boks hanya dipakai untuk menyimpan
berkas yang memiliki satu masalah.
3)
Persiapan yang perlu dilakukan adalah member
tanda-tanda/label/title pada boks mengenai pokok
masalahnya disertai pula kode-kode yang sesuai
dengan pola klasifikasi dan menyiapkan map
dengan judul dan kodenya.
3. Penempatan Boks pada Rak
18
Thomas Wiyasa, 2003, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan
1)
Boks yang berisi arsip ditempatkan pada rak
arsip.
2)
Boks-boks arsip yang berisi masalah yang sama
ditempatkan samping-menyamping sehingga tidak
terpisah-
pisah.”
192.5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif
Penyusutan arsip dinamis merupakan kegiatan pengurangan arsip
dinamis dengan cara :
“
1. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki
frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan
arsip dinamis inaktif;
2.
Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit
pengolah atau penerima ke pusat arsip dinamis
inaktif;
3.
Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu;
4.
Menyerahkan arsip dinamis inaktif ke unit arsip
dinamis inaktif ke depo arsip statis.”
20Adanya jadwal retensi arsip dinamis,
“
maka badan korporasi
memiliki landasan kuat untuk melakukan penyusutan arsip dinamis
secara ajeg sehingga dapat menghemat biaya ruangan, tenaga, listrik,
peralatan, dan sebag
ainya.”
21
19 Ibid.
hal.72.
20
Sulistyo Basuki, op. cit. hal.309.
21
2.5.1. Proses Penyusutan arsip dinamis inaktif
Pembuatan jadwal retensi arsip dinamis memerlukan penalaran,
visi yang luas, kajian mendalam atas berbagai nilai kegunaan arsip
dinamis. Dalam menilai arsip dinamis untuk dibuatkan jadwal retensi
arsip dinamis perlu penalaran apakah arsip dinamis memang perlu
dimusnahkan atau disimpan permanen.
“
Untuk memusnahkan berkas surat/arsip perlu mengikuti
tata cara atau prosedur pemusnahan arsip sebagai
berikut:
1.
Semua arsip yang sudah tidak diperlukan lagi untuk
tugas-tugas operasional dapat dimusnahkan oleh Unit
Pengolah Arsip yang bersangkutan;
2.
Sebelum arsip dimusnahkan, perlu diinventarisasikan
guna diadakan penelitian dan menelaah apakah ada
terselip arsip yang masih aktif dan dianggap masih
diperlukan oleh Pusat penyimpanan arsip;
3.
Setelah selesai diinventarisasi dan dirasa sudah tidak
ada masalah, daftar inventarisasi berkas surat
disampaikan kepada pimpinan untuk mendapatkan
persetujuan. Dalam tata cara pemusnahan arsip
diperlukan juga Berita Acara Penyerahan Arsip
.”
22Berdasarkan dimaksud dari penelitian ini penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan arsip dinamis inaktif pada Bagian Pengolahan
dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang dengan cara
membuat jadwal retensi arsip.
22
2.5.1.1. Retensi Arsip
Jadwal retensi adalah jadwal penyimpanan arsip dinamis inaktif,
menyimpannya ke pusat arsip dinamis inaktif (record centre) serta
memusnahkannya bila arsip dinamis inaktif tidak lagi memiliki
kegunaan bagi badan korporasi dan menyerahkan ke depo arsip untuk
disimpan. Pembuatan jadwal retensi mencakup saran dan tujuan
penyimpanan, inventaris arsip dinamis inaktif, penilaian dan
penyusutan arsip dinamis inaktif, pembuatan jadwal retensi.
Tujuan jadwal retensi arsip dinamis adalah untuk mengetahui
keperluan badan korporasi dan memenuhi ketentuan
perundang-undangan.
“Jadwal retensi arsip dinamis mampu menekan biaya
pemeliharaan arsip dinamis dengan berbagai cara:
1.
Pemusnahan arsip dinamis yang tidak diperlukan lagi
dan penyimpanan arsip dinamis semiaktif dan arsip
dinamis inaktif ke pusat penyimpanan arsip dinamis
inaktif yang berada di lokasi yang lebih ekonomis.
2.
Perlengkapan yang diperlukan untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif dan semiaktif lebih murah dibanding
lemari atau cabinet yang diperlukan untuk perkantoran
3.
Pemusnahan arsip dinamis duplikat disimpan di
berbagai bagian, direktorat, dan sebagainya. Yang
disimpan di pusat arsip dinamis semiaktif dan inaktif
hanya salinan arsip dinamis (record copy)
.”
23
23
2.5.1.2. Penilaian Arsip Dinamis
Appraisal atau penaksiran artinya proses menilai aktivitas badan
korporasi guna menentukan arsip dinamis mana yang perlu disimpan
dan berapa lama arsip dinamis tersebut perlu disimpan guna memenuhi
kebutuhan badan korporasi, persyaratan pertanggungjawaban badan
korporasi, serta harapan komunitas.
“
Penaksiran arsip dinamis adalah pengujian data yang
dikumpulkan melalui inventaris arsip dinamis guna
menentukan niai masing-masing seri arsip dinamis bagi
kepentingan badan korporasi. Proses penilaian arsip
dinamis menyatakan jadwal retensi dan pemusnahan arsip
dinamis. Hasilnya adalah jadwal retensi arsip dinamis,
dikalangan arsiparis dinamis Indonesia dengan singkatan
JRA. Langkah dalam penetuan jadwal retensi arsip dinamis
adalah menentukan seri arsip dinamis, menentukan waktu
retensi, menetukan persyaratan retensi, dan menjadwalkan
periode retensi
.”
242.5.1.3. Penentuan seri arsip dinamis
Penentuan Seri arsip dinamis merupakan bagian dari proses
penyusutan arsip. Seri adalah
“dokumen atau lembaran kertas, butir arsip d
inamis dalam
media lain yang disusun menurut system pemberkasan atau
disusun sebagai satu unit tunggal karena dokumen atau
butir arsip tersebut bertautan dengan fungsi khusus sebuah
badan korporasi atau berkaitan dengan subjek, berasal
dari akivitas yang sama, memiliki bentuk khusus karena
24
hubungan lain yang timbul akibat penciptaan atau
penggunaan arsip dinamis tersebut.
”
25Misalnya,
sebuah
instansi
pemerintah
RI,
sebuah
departemen.Departemen merupakan unit tertinggi di lingkungan
departemen, maka unit tersebut merupakan sebuah seri. Dibawah
Direktorat Jendral masih ada unit bawahan disebut direktorat, ini
merupakan subkelas. Dibawahnya masih ada lagi unit bawahan dan
seterusnya.
2.5.1.4. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai yang didasarkan pada kegunaan atau
kepentingan bagi pengguna arsip. Dibagi menjadi 2 nilai guna primer
dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer adalah nilai arsip
berdasarkan pada keunaan bagi kepentingan lebaga encipta arsip. Nilai
sekunderadalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
keentingan umum.
“
Nilai guna primer
1.
Nilai guna administrative
Arsip dinamis inaktif yang digunakan dalam
menetukan garis haluan(policy) badan korporasi
memiiki guna administrative.
2.
Nilai guna fiscal
25
Nilai guna arsip dinamis menyangkut penggunaan
uang unuk keperluan audit atau operasional, data
yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan
atau menyelesaikan pengisian pajak badan korporasi,
arsip dinamis transaksi seperti pembelian dan
penjualan,
laporan
keuangan,
dan
ringkasan
transaksi.
3.
Nilai guna hukum
Nilai guna arsip dinamis tersebut bagi badan
korporasi menyangkut kepentingan hukum.
4.
Nilai guna historis
Arsip dinamis berdasarkan kualitas atau isi arsip
dinamis yang merekam sebuah peristiwa yang
bertautan dengan sebuah kegiatan, disimpan bukan
hanya
kepentingan
bisnis
melainkan
karena
kepentingan historis
Nilai guna sekunder
1.
Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi
atau perusahaan didirikan, dikembangkan, di atur,
sera pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.
2.
Nilai guna inormasional menyangkut informasi untuk
kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa
dikaitkan dengan badan korporasi penciptanya.
Informasi yang digunakan merupakan informasi
tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan
sejenisnya.”
26Berdasarkan Peraturan Pemerintah no. 34/1979 Jadwal Retensi
Arsip diatur tentang jenis arsip, jangka simpan dan penyusutannya.
Dalam pratek diperluas mencakup:
“1.
Nomor urut yaitu control jumlah jenis arsip dalam
jadwal retnsi arsip dinamis.
2. Jenis arsip artinya deskripsi seri arsip dinamis.
26
3.
Nilai guna yaitu nilai guna tiap seri arsip dinamis
bagi operasional badan korporasi
4.
Jangka simpan artinya jangka simpan sebagai arsip
dinamis aktif untuk kepentingan masing-masing unit
pengolah dan jangka simpan waktu kepentingan
operasional badan korporasi pencipta
5.
Keterangan menyangkut nasib akhir arsip dinamis
dalam proses penyusutan.
[image:21.516.87.453.105.646.2]6.
Adapun secara rinci tabel sebagai berikut.
”
27Tabel 2.1. Jadwal retensi arsip dinamis
2.5.1.5. Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif
Sejak dokumen diciptakan hingga disingkirkan hendaknya dibuat
sebuah pengawasan yang efektif. Pengawasan penciptaan dokumen itu
meliputi kegiatan manajemen yang meliputi manajemen fungsi
administrasi pengadaan korespondensi, formulir, laporan, dan petunjuk.
“
Menurut Basuki, ada 4 metode pemusnahan dokumen
inaktif yakni.
a.
Pencacahan.
Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk
memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan
menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden.
Alat ini menngunakan berbagai metode untuk memotong,
menarik, dan merobek kertas menjadi
potongan--potongan kecil yang hasil potongan--potongannya akan bervariasi
27
Ibid. hal.318.
No
Jenis arsip
(dinamis)
Nilai
guna
mulai dari 0.8 cm sampai dengan 2,5 cm. Jenis yang lain
adalah disintegrator yang menggunakan pemotong
berputar sehingga menghasilkan potongan dokumen
berupa partikel kecil-kecil dan sangat sesuai untuk
dokumen yang membutuhkan tingkat pengamanan tinggi
b.
Pembakaran
Metode ini sangat popular di masa lalu karena dianggap
paling aman walau terkadang dokumen yang dibakar
terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja
ada dokumen rahasia yang dapat diketahui oleh pesaing.
Saat ini metode pembakaran menjadi kurang diminati
karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.
c.
Pemusnahan kimiawi
Metode ini menggunakan bahan kimia yang dapat
melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan
kimiawi yang dugunakan ada beberapa jenis, tergantung
pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan.
Walaupun metode ini dianggap efisien daripada metode
pencacahan, namun tidak dapat dilakukan
sewaktu-waktu. Volume dokumen yang cukup besar digunakan
untuk mencapai tingkat efisiensi yang diinginkan.
d.
Pembuburan
Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman,
bersih, nyaman, dan tak terulangkan; walaupun kurang
popular di Indonesia. Dokumen yang akan dimusnahkan
dimasukka ke bak penampungan yang diisi air kemudian
dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya
saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen.
Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke
hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah
lapisan bubur. Lapisan ini lalu disiram air lagi lalu
dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan
organisasi yang
menuntut pengamanan yang tinggi.”
28
28
2.5.1.6. Berita acara pemusnahan
Lembaga
pemerintah dan swasta sering mengharuskan
pembuatan berita acara mangenai pemusnahan arsip dinamis inaktif.
Berita acara tersebut membuat deskripsi arsip dinamis inaktif yang
dimusnahkan, tempat dan tanggal pemusnahan, serta metode
pemusnahan yang digunakan. Surat perintah pemusnahan biasanya
disertakan dalam berita acara.
“
Ada kalanya instansi pemerintah ataupun swasta
membuat register pemusnahan arsip dinamis inaktif yang
membuat daftar arsp dinamis inaktif yang telah
dimusnahkan beserta tanggal pemusnahan. Register ini
merupakan catatan permanen bilamana dan bagaimana
arsip dinamis inaktif dimusnahkan
.”
292.6. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis
Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan
manual, mekanis, dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual
menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai
harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.
“Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari:
1.
Spindle file, alat ini merupakan sebuah jarum besar
atau paku menganga ke atas yang ditancapkan pada
papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatakan
revolusioner karena dokumen kertas dapat langsung
29
ditancapkan ke paku tersebut dan tidak memerlukan
ruang khusus. Hingga kini spindle file tetap
digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening,
dan dokumen kecil lainnya.
2.
Vertical filing cabinet, digunakan untuk memudahkan
dan
mempercepat
penemuan
dokumen.
Untuk
kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran
vertikal dua laci sering digunakan di samping meja
sehingga
pemakai
tetap
dapat
duduk
ketika
menyimpan
atau
menemukan
dokumen
yang
dimaksud.
3.
Open-self file, berupa jajaran dokumen yang
dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak
buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu
juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak
memiliki kelebaran 80cm (lebar bervariasi antara
78-110cm) dengan jumlah deretan bertingkat antara 2
sampai 8 tingkat.
4.
Lateral file, adalah unit penyimpan dimana dokumen
diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis
ini relatif sama dengan lemari jenis kedua, namun
laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam.
Lemari ini diopersikan dengan menarik keluar yang
umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci
teratas
maupun
terbawah
digunakan
untuk
menyimpan dokumen yang kurang aktiv sebelum
pemindahannya ke pusat dokumen.
5.
Unit box lateral file, dengan menggunakan rancangan
kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang
ditempelkan pada tiang sepanjang rel. setiap kotak
mampu memuat dokumen setebal 10cm yang
tergantung agak miring untuk mempercepat rujukan,
sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum
menyimpan dan pencarian dokumen.
menggunakannya sebagai referensi informasi yang
dibutuhkan
.”
30Berdasarkan uraian tersebut yang dimaksud dengan peralatan dan
penyimpanan arsip dinamis di penelitian ini adalah semua alat yang
membantu dan mendukung dalam proses sistem kearsipan Bagian
Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
agar tercapainya kearsipan yang baik.
2.7. Penemuan Kembali Arsip Dinamis
Arsip dinamis inaktif yang ingin digunakan dapat diminta melalui
telepon, surat, atau datang sendiri. Apa pun bentuk permintaan yang
digunakan, pemohon harus bersedia memberikan informasi kepada
petugas pusat arsip dinamis sebagai berikut:
“a.
Nomor boks ( yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis
inaktif dan dicatat pada transfer formulir arsip
dinamis yang dikembalikan ke unit pengirim arsip
dinamis).
b.
Judul folder atau deskripsinya.
c.
Nama, bagian, dan nomor telepon peminta arsip
dinamis.
d.
Perkiraan waktu peminjaman arsip dinamis sehingga
waktu penagihan dapat dicatat pada formulir.”
31
30
Badri Munir Sukoco, op. cit. hal.100.
31
Setelah dipinjam, petugas akan mencatat formulir kemudian
menjajarkan formulir menurut tanggal pengembalian. Lazimya berkas
arsip dinamis inaktif dipinjamkan selama 2 (dua) minggu namun dapat
diperpanjang.
Berikut ini tata cara penemuan kembali arsip :
“1. Peminjaman
Pada prinsipnya setiap peminjaman arsip/surat harus
dicatat, dan peminjaman arsip harus dilaksanakan
melalui lembar Peminjaman rangkap tiga yang
masing-masing berfungsi sebagai berikut:
a. Lembar Peminjaman Arsip I sebagai pengingat di Unit
Kearsipan atau unit yang menyimpan arsip;
b. Lembar Peminjaman Arsip II sebagai pengantar arsip
yang dipinjam, yang dimasukkan ke dalam map;
c. Lembar Peminjaman Arsip III sebagai tanda bukti
pinjam pada peminjam arsip.
2.
Pencarian Berkas
Peminjam
harus
mengajukan
permintaan
dengan
menyebutkan masalahnya. Maka petugas akan mencari
berkas dengan menempuh langkah sebagai berikut:
a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila
petunjuk I telah tertempel pada laci lemari arsip.
b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III.
c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil
surat dari berkasnya.
3.
Mengembalikan Arsip
a.
Lembar peminjaman I dijabut serta diberikan kepada
peminjam sebagai bukti bahwa berkas yang dipinjam
telah dikembalikan;
b.
Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map
dicabut pula untuk diganti dengan arsip yang telah
dikembalikan, yang selanjutnya lembar peminjaman
II dimusnahkan;
c.
Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan
untuk pembuatan statistik jumlah surat/arsip yang
pernah dipinjam.”
32Berdasarkan penelitian ini dimaksud dari penemuan kembali
arsip adalah metode atau proses kegiatan mencari kembali arsip dinamis
inaktif apabila arsip dinamis inaktif tersebut diperlukan dalam
pelaksanaan kegiatan di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang .
2.7.1. Syarat-syarat pegawai kearsipan
Petugas kearsipan diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat
yaiu ketelitian, kecerdasan, kecepatan, dan kerapian.
“1.
Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap egawai kearsipan
agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan
perkatan-perkatan, nama-nama atau angka-angka yang
sepintas lalu tampaknya hamir sama. Factor ketelitian
harus didukung oleh:
a.
Sikap jiwa yang cermat, penuh minat, dan enuh
perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi
tangungjawabnya.
b.
Kesempurnaan mata, dalam arti tidak caat, tidak buta
warna
32
2.
Kecerdasan
Cerdas berarti semurna perkembangan akal budinya,
pandai, tajam pikian. Kecerdasan berarti kesempurnaan
perkembangan
akal
budi,
kepandaian,
ketajaman
pikirannya. Jadi, setiap pegawa kearsipan mampu
menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya
ingat yang tajam sehingga tidak mudah lupa. Kecerdasan
sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, karena
dengan kecerdasannya diharapkan ia mampu memilih
kata-kata untuk suatu pokok masalah, serta tidak mudah
melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu
arsipnya.
3.
Kecekatan
Kecekatan berarti mampu memahami sesuatu dengan
cepat, mampu bekerja engan cepat, dan mahir melakukan
sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami
sesuatu, ketangkasan dalam melakukan pekerjaan.
Kecekatan sangat diperlukan oleh setiap pegawai
kearsipan karena pegawai kearsipan diharapkan mampu
bekerja dengan tangkas dan gesit. Kecekatan harus
didukung oleh kondisi badan atau jasmani.
4.
Kerapian
Rapi mempunyai arti baik dan bersih, apik, tertib, atau
beres sehinga kata kerapian berarti keapikan, kebersihan,
keberesan atau ketertiban. Setiap pegawai kearsipan
harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian,
kebersihan, dan ketertiban terhadap arip-arsip yang di
simpan. Arsip-arsip yang disusun dengan rapi, selain
enak dan sedap dipandang mata akan lebih awet, tidak
mudah
rusak.
Mudah
dalam
pengambilan
dan
pengembaliannya. Disamping itu kerapian menunjukan
kepribadian seseorang.
”
3333
Berdasarkan penelitian ini setiap pagawai kearsipan harus
mempunyai 4 sifat yang menunjang dalam pekerjaanya sebagai pegawai
kearsipan yaitu ketelitian,. Kecerdasan, kecekatan, dan kerapian.
2.8. Sistem Kearsipan yang Baik
Sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya
menunjukkan pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi
juga bermacam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi
penyusunan tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan
apabila meminjam atau mengembalikan surat-surat (dokumen/arsip)
“Ciri
-ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien
adalah:
1.
Berkas yang diarsipkan sedikit tetapi bena r-benar
bermutu.
2.
Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif
karena sudah melalui selektif secara cermat.
3.
Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya
terlalu besar.
”34Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus memperhatikan
hal-hal berikut ini:
“1.
Petugas kearsipan harus mahir/professional dan
menyenangi dalam mengelola arsip.
2. Prosedur kerja cukup sederhana.
34
3.
Perlu adanya pengaturan formulir-formulir yang
sederhana dan mudah cara pengisiannya.
4.
Perlengkapan lemari arsip dan filing ca binet cukup
memadai dan memenuhi persyaratan.
5.
Perlu
adanya
pelaporan
berkala
secara
periodik/teratur
.”
35Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan
sistem kearsipan yang baik menurut Sugiyarto dan Wahyono, sebagai
berikut:
“
1. Kepadatan: yang dimaksud kepadatan disini adalah
efisiensi tempat.
2.
Mudah dicapai: Aspek ini begitu signifikan dalam
kegiatan pengelolaan arsip, file cabinet/ almari
penyimpanan arsip harus ditempatkan sedemikian
rupa sehingga, untuk mudah dan mengambil kembali
dokumen apabila diperlukan.
3.
Kesederhanaan: Faktor ini dimaksudkan agar sistem
kategorisasi dan penataan dapat dimengerti dan
dilaksanakan oleh setiap petugas, atau pegawai pada
umumnya.
4.
Keamanan: Faktor ini dimaksudkan agar tinkat
keamanan dokumen-dokumen sesuai dengan nilai dan
bentuk serta kepentingan arsip, untuk itu dibutuhkan
fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek ini.
5.
Kehematan: Hemat dalam hal ini dimaksudkan system
kearsipan harus hemat dalam hal biaya,tenaga kerja
dan biaya-biaya lainnya.
6.
Elastis: Faktor elastis yang bermaksud bahwa system
kearsipan
harus
dibuat
dengan
pertimbangan
perluasan system penyimpanan di masa yang akan
dating.
35
7.
Penyimpanan: Faktor ini bermaksud bahwa dokumen
yang disimpan adalah benar-benar dokumen yang
bernilai.
8.
Keterangan-keterangan yang harus diperhatikan
apabila perlu dokumen dapat ditemukan melalui
bermacam-macam heading (kepala).
9.
Dokumen-dokumen harus disusun secara up-to date.
10.
Harus dipergunakan system penggolongan yang
paling tepat tidak ada yang paling baik dalam system
kearsipan, yang paling baik adalah system yang
paling cocok dan tepat dengn kebutuhan. Dengan
demikian pemilihan system harus benar-benar
didasarkan pada kebutuhan, sehingga system tersebut
dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.
36
36
Sugiarto Wahyono, 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta:
2.9.
Kerangka Dasar Penelitian
Gambar 2.2. Kerangka Pikir
ARSIP
DINAMIS
ARSIP DINAMIS
INAKTIF
ARSIP DINAMIS
AKTIF
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS
SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
PENEMUAN KEMBALI
ARSIP DINAMIS INAKTIF
SISTEM
PENYIMPANAN
PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN
PROSEDUR
KEARSIPAN
ARSIP
DINAMIS
INAKTIF
RUANGAN
PENYIMPANAN
METODE
KEARSIPAN
ARSIP
DINAMIS
INAKTIF
FILING
Sistem pengelolaan arsip dinamis inaktif pelaksanaan meliputi
penyelenggaraan kearsipan yang baik bagi organisasi, penyimpanan
arsip dinamis inaktif, peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip
dinamis, ruangan penyimpanan, penyusutan dan pemusnahan serta
penemuan kembali arsip dinamis inaktif.
Arsip dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis
inaktif. a
rsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan
terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta masih dikelola unit pengolah.
37,
sedangkan
arsip dinamis inaktif arsip yang tidak secara langsung dan
terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari.
38Pada penelitian ini difokuskan pada arsip
dinamis inaktif yang tidak secara langsung dan terus-menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari
pada Bagian Pengolahan dan akuisisi
Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang.
Penyimpanan
Arsip
Dinamis
Inaktif
mencakup
Sistem
penyimpanan, Filling Sistem Kearsipan, ruangan penyimpanan dan
37
Basir Barthos, op.cit. hal.4.
38
