ADLN – PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGA
1
Tugas Akhir Sistem Informasi Pengadaan… Nuril Qomaryah
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
2
Untuk jadwal operasional koperasinya yaitu pukul 07.00 sampai dengan pukul 15.30 dan mulai hari Senin sampai dengan hari Sabtu.
3
masih mencatat manual di dalam buku sehingga menyulitkan dan memperlambat kerja bendahara dalam merekap data-data transaksi baik pemesanan barang ke distributor maupun transaksi penjualan ke pembeli, serta terjadinya kesalahan dalam merekap data - data akibat terlalu banyaknya data yang masuk.
Untuk mempermudah dan mengurangi terjadinya kesalahan dalam pencatatan maupun perhitungan pada proses – proses yang ada, dibutuhkan suatu sistem yang cepat dan tepat. Oleh karena itu perlu dibangun suatu aplikasi Sistem Informasi terkomputerisasi. Dengan dibangun Sistem Informasi, diharapkan bisa mencegah kesalahan dalam perhitungan maupun pencatatan barang, penyimpanan data – data penjualan maupun pemesanan yang dilakukan dengan baik, serta memberikan laporan yang akurat dan benar.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan dari uraian latar belakang yang telah dijelaskan, maka didapatkan rumusan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang pada KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya ?
4
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan dan pembuatan Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja adalah sebagai berikut:
1.3.1 Tujuan
Tujuan dibuatnya Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang adalah untuk:
1. Membuat Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang pada KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya
2. Membuat laporan transaksi pengadaan, retur dan penjualan barang di KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya
1.3.2 Manfaat
Pembuatan Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang dapat memberikan manfaat, antara lain:
1. Dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam perhitungan pembayaran
2. Dapat mempermudah dalam melakukan pencatatan data penjualan maupun pengadaan barang
5
4. Dapat memberikan laporan pengadaan, retur dan penjualan barang dengan tepat dan benar
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dari pembuatan Sistem Informasi pada KPRI Kamboja yaitu meliputi :
6
BAB II
ANALISIS SISTEM
2.1Metode Analisis Sistem
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian - bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan (Jogiyanto, 2005). Metode yang dipakai dalam analisis sistem ini yaitu dengan melakukan wawancara dan menganalisis dokumen – dokumen yang ada. Wawancara dilakukan dengan berbagai pihak yaitu Bendahara II dan pegawai toko koperasi. Tujuan dari wawancara yaitu untuk mengetahui proses yang ada beserta prosedur dari proses tersebut, mengetahui permasalahan dan kendala yang dihadapi pada sistem yang berjalan saat ini, dan juga untuk mendapatkan informasi atau data – data lain yang diperlukan pada sistem tersebut. Dari tujuan wawancara tersebut dapat menghasilkan suatu output yaitu berupa kebutuhan fungsional yang berguna untuk membentuk sistem yang akan datang. Untuk mendefinisikan kebutuhan sistem, dapat dijelaskan sebagai berikut :
2.1.1 Bagan Alir Dokumen (Flow Of Document)
Bagan Alir Dokumen (Flow of Document) atau disebut juga bagan alir formulir (form flow chart) atau paperwork flowchart. Document flow
7
Tabel 2.1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram
Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer. Simbol Proses
Manual
Menunjukkan pekerjaan manual.
Simbol Proses Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
Simbol Keputusan/Decision
Menunjukkan kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, yaitu “ya” atau “tidak”.
Simbol Penghubung a. Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama.
b. Menunjukkan penghubung ke halaman ini. Simbol
Penyimpanan Offline
a. File non-komputer yang diarsipkan urut angka (numerical).
b. File non-komputer yang diarsipkan urut huruf (alphabetical).
c. File non-komputer yang diarsipkan urut tanggal (chronological).
Simbol Garis Alir Menunjukkan arus dari proses.
Simbol Penjelasan a. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses. b. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
2.1.2 Fishbone Diagram
Fishbone Diagram digunakan untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi,
dan menggambarkan suatu masalah, sebab dan akibat dari masalah itu (Whitten, Jeffery L, Bentley, Loenie D dan Dittman, Kevin C, 2004). Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam penggambaran fishbone diagram :
Gambar 2.1 Struktur Umum Diagram Fishbone
2.2 Metode Desain Sistem
Dalam mengembangkan sistem dibutuhkan perancangan desain sistem yang baik. Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari satu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Jogiyanto, 2005). Metode yang dipakai dalam pengembangan aplikasi ini yaitu pendekatan berorientasi data. Menggunakan metode pendekatan berorientasi data adalah karena proses yang sedang berjalan saat ini tidak mengalami perubahan, baik penambahan maupun pengurangan proses. Akan tetapi data yang ada masih belum stabil dan data masih belum diatur dengan baik sehingga menyulitkan pengguna untuk menangani tugasnya ke proses yang selanjutnya. Desain sistem dibangun berdasarkan hasil dari analisis kebutuhan sistem. Sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data, yaitu seperti :
2.2.1 Diagram Jenjang
Diagram jenjang disebut juga Hierarchy plus Input – Proses – Output
Gambar 2.2 Contoh Struktur Diagram Jenjang
2.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah model proses yang digunakan
untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem (Whitten, Bentley & Dittman, 2004). DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan aliran data. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble
Tabel 2.2 Tabel Simbol – Simbol Data low Diagram (DFD)
Simbol Gambar Penjelasan
Proses
(Proses) 0
Nama Proses
Proses adalah kerja yang dilakukan pada atau sebagai respons terhadap aliran data masuk atau kondisi
Data Flow
(Arus data)
Data Flow atau Arus Data menunjukkan
keluar atau masuk ke suatu proses. Jadi sebagai alur data atau informasi dari suatu bagian kebagian lainnya dalam suatu sistem.
External entity
(Entitas luar)
Nama Entitas
Entitas luar dapat berupa orang, organisasi dan sistem informasi lain
Data Store
(simpan data) 1 Nama Data Store
Data Store digunakan sebagai sarana untuk
pengumpulan data. Data Store juga diberi nama.
2.2.3 Conceptual Data Model (CDM)
CDM merupakan analisa struktur data dari sebuah sistem informasi untuk melakukan identifikasi entitas, atribut dan relasi antar entitas. CDM menguraikan hubungan konseptual dari sistem informasi tanpa memperhatikan struktur fisik sebenarnya (Jeffrey L.Whitten, 2004, dkk.).
Tabel 2.3 Tabel Simbol – Simbol Conceptual Data Model
No. Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Entitas Suatu objek yang dapat
Terdapat macam-macam kardinalitas dalam CDM. Simbol kardinalitas relasi pada CDM dapat dilihat pada Tabel 2.4.
Tabel 2.4 Tabel Simbol – Simbol Kardinalitas CDM.
No. Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Mandatory Relasi antara entitas pertama
dengan entittas kedua harus memiliki nilai.
2. Non Mandatory Relasi antara entitas pertama
dengan entitas kedua tidak harus memiliki nilai.
3. Dependent Entitas pertama keberadaanya
Kardinalitas relasi dalam CDM dapat berupa: a. Satu ke Satu (One to One)
Setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen pada entitas kedua. Sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen pada entitas pertama. Kardinalitas satu ke satu (one to one) dijelaskan pada Tabel 2.5.
Tabel 2.5 Tabel Kardinalitas Satu ke Satu
No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke satu non mandatory.
2. Kardinalitas satu mandatory ke satu mandatory
Tabel 2.6 Tabel Kardinalitas Satu ke Banyak
No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak non mandatory.
2. Kardinalitas satu mandatory ke banyak
mandatory.
3. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak
mandatory.
4. Kardinalitas satu mandatory ke banyak non mandatory.
c. Banyak ke Satu (Many to One)
Tabel 2.7 Tabel Kardinalitas Banyak ke Satu
No. Simbol Keterangan
1. Kardinalitas satu non mandatory ke banyak
d. Banyak ke Banyak (Many to Many)
Setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas kedua. Dan sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas pertama. Kardinalitas banyak ke banyak dijelaskan pada Tabel 2.8.
Tabel 2.8 Tabel Kardinalitas Banyak ke Banyak
No. Simbol Keterangan
2.2.4 Physical Data Model (PDM)
Physical data model (PDM) menspesifikasikan implementasi secara
fisik pada database. Selain itu, harus mempertimbangkan secara detail
implementasi fisik dan memperhitungkan target software dan struktur
storage-nya. PDM adalah organisasi fisik dalam suatu format grafis yang menghasilkan catatan modifikasi dan rancangan database yang mempertimbangkan perangkat lunak dan penimpanan data struktur. PDM didapatkan dari hasil generate
CDM dengan atribut yang diperluas.
2.3 Deskripsi perusahaan
yang bersekolah di sana. KPRI Kamboja pernah ditutup karena kepengurusannya tidak berjalan dengan tidak seharusnya, namun empat tahun belakangan ini telah aktif kembali. Untuk jadwal operasional toko koperasinya yaitu mulai pukul 07.00 sampai dengan pukul 15.30 dan mulai hari Senin sampai dengan hari Sabtu. Dalam melayani simpan pinjam bagi anggota koperasi, terdapat dua macam simpanan, yaitu simpanan pokok dan simpanan wajib. Sedangkan dalam melayani pembeli di toko, KPRI Kamboja menyediakan bahan – bahan sembako, aneka jajanan dan minuman. Dan dalam pelayanan air gallon isi ulang, KPRI Kamboja membeli air dari supplier yang kemudian diolah sendiri.
2.3.1 Visi dan Misi
KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya memiliki visi “Badan usaha yang mengedepankan kebersamaan, bertekad meningkatkan kesejahteraan anggota dan
masyarakat sekitar yang dikelola secara professional dan kompetitif.”
Misi yang diemban oleh KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya adalah melayani anggota dan masyarakat dengan ketulusan dan tanggung jawab untuk kesejahteraan bersama.
2.3.2 Struktur Organisasi
---> <---
Gambar 2.3 Struktur Organisasi KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya
2.3.3 Deskripsi pekerjaan
Berikut adalah deskripsi pekerjaan dari setiap bagian dalam struktur organisasi
1. Ketua Koperasi
Ketua koperasi bertanggung jawab untuk semua kegiatan yang ada di KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya.
2. Sekretaris
Sekretaris bertugas mencatat semua kegiatan di koperasi dan membuat laporan tahunan KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya.
Pengawas Ketua Koperasi
Sekretaris Bendahara 1 Bendahara 2
Sie Usaha
3. Bendahara 1
Bendahara 1 bertugas menampung pemasukan dan pengeluaran dari Bendahara 2 dan mengerjakan kas besar setiap bulannya.
4. Bendahara 2
Bendahara 2 bertugas mencatat pemasukan dan pengeluaran hasil toko setiap minggunya dan merekap pemasukan dan pengeluaran setiap bulan yang kemudian dilaporkan ke Bendahara 1.
5. Pengawas
Pengawas bertugas mengawasi jalannya kegiatan di koperasi dan memeriksa laporan keuangan pada KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya. 6. Sie Usaha
Sie usaha bertugas mencatat pengeluaran dan pemasukan barang setiap hari dan merekap barang-barang yang habis.
2.4 Dokumen yang digunakan
Berikut dokumen yang dianalisis yang digunakan dalam Sistem Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya saat ini antara lain : a. Nota penjualan barang
b. Nota Pembelian Barang
Nota pembelian barang digunakan sebagai bukti bahwa KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya telah melakukan pembelian barang ke distributor. Nota pembelian barang dari distributor terdapat dua macam, yaitu nota pembelian barang langsung dan nota pembelian barang kredit. Nota pembelian barang langsung bisa dilihat pada Lampiran 5 dan nota pembelian barang kredit bisa dilihat pada Lampiran 6.
c. Nota Retur Barang
Nota retur barang digunakan sebagai bukti apabila melakukan retur barang ke distributor. Nota retur barang didapat dari distributor yang mana sistem pembayarannya secara kredit, jadi ketika membeli barang kepada distributor yang sistem pembayarannya langsung maka pegawai KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya tidak mendapatkan nota retur barang apabila ada barang yang diretur. Nota retur barang bisa dilihat pada Lampiran 6.
d. Buku Catatan pegawai toko
e. Buku Besar
Buku besar digunakan oleh bendahara untuk mencatat atau merekap keuangan masuk dan keluar per-bulannya. Buku besar tersebut bisa dilihat pada Lampiran 7.
2.5 Proses Kerja Saat Ini
Proses kerja yang ada di Sistem Penjualan Barang KPRI Kamboja saat ini berdasarkan hasil dari wawancara dan analisis dokumen adalah sebagai berikut:
2.5.1 Proses Pengadaan Barang
Proses pengadaan barang yang dilakukan oleh toko koperasi Kamboja berasal dari berbagai tempat, ada yang berasal dari pasar dan ada yang berasal dari distributor atau supplier yang berbeda. Pengadaan barang dilakukan ketika stok barang sudah mencapai batas minimum dan ada juga barang yang rutin tiap dua minggu sekali di stok, seperti minuman misalnya. Pengadaan barang dilakukan oleh pegawai toko yang nanti akan menghubungi masing – masing distributor untuk melakukan pemesanan barang – barang yang sudah hampir habis. Proses pengadaan dianalisis berdasarkan hasil wawancara.
2.5.2 Proses Penerimaan Barang
tergantung pada masing-masing distributor bagaimana ketentuan yang mereka miliki. Ada distributor yang sistem pembayarannya dilakukan lunas di tempat, dan ada juga distributor yang sistem pembayarannya dilakukan di akhir. Apabila distributor tersebut sistem pembayarannya di lakukan di akhir, maka pihak distributor setelah jatuh tempo (biasanya sekitar 12-14 hari) akan kembali lagi ke toko untuk melakukan penagihan pembayarannya. Proses ini nantinya akan menghasilkan faktur pembelian barang yang akan diarsip untuk dijadikan laporan. Proses penerimaan barang dianalisis berdasarkan wawancara dan dokumen nota pembelian barang yang dapat dilihat pada lampiran 5 dan lampiran 6.
2.5.3 Proses Retur Barang
2.5.4 Proses Penjualan Barang
Proses penjualan barang ke pembeli dapat dilakukan secara langsung di toko koperasinya. Pembeli datang ke toko dan akan dilayani oleh pegawai toko yang ada di sana. Proses ini menghasilkan nota penjualan rangkap dua, pertama untuk pembeli dan kedua yang nanti akan diarsip untuk dijadikan laporan bulanan. Proses penjualan dianalisis berdasarkan wawancara dan dokumen nota penjualan barang yang dapat dilihat pada lampiran 4.
2.5.5 Proses Pembuatan Laporan
Dalam proses pembuatan laporan, baik laporan pengadaan, penjualan, retur barang dan laba rugi akan dimasukkan ke dalam buku besar. Tugas pegawai toko yaitu merekap barang apa saja yang terjual dan barang apa saja yang dibeli dari distributor selama sebulan serta barang apa saja yang pernah diretur. Lalu yang membuat laporan transaksi pengadaan, penjualan dan retur barang yaitu Bendahara II. Tetapi bendahara mencocokkan dahulu antara catatan yang diberikan oleh pegawai sesuai dengan nota transaksi yang terjadi selama periode tersebut. Proses pembuatan laporan dianalisis berdasarkan wawancara dan dokumen buku catatan dan buku besar yang dapat dilihat pada lampiran 7.
2.6 Prosedur Kerja Saat Ini
2.6.1 Prosedur Pengadaan Barang
1. Prosedur Pengadaan dari Distributor
Prosedur pengadaan barang dari distributor yang dianalisis berdasarkan hasil wawancara yaitu sebagai berikut :
a. Pegawai toko mencatat barang yang stoknya sudah mencapai batas minimum.
b. Pegawai toko menghubungi distributor untuk melakukan pemesanan barang dan memberi catatan barang apa saja yang akan dipesan pada pihak distributor.
c. Pihak distributor membuatkan nota pembelian barang sebanyak 3 rangkap
Document flow diagram proses pengadaan barang dari distributor
digambarkan seperti pada Gambar 2.4 2. Prosedur Pengadaan Barang Langsung
Prosedur pengadaan barang langsung yang dianalisis berdasarkan hasil wawancara yaitu sebagai berikut :
a. Pegawai toko mencatat barang yang stoknya sudah mencapai batas minimum.
c. Pihak penjual membuatkan nota pembelian barang dan kemudian diberikan kepada pegawai toko
Document flowdiagram proses pengadaan barang langsung digambarkan
seperti pada Gambar 2.5
2.6.2 Prosedur Penerimaan Barang
Prosedur penerimaan barang dari distributor yang dianalisis berdasarkan hasil wawancara dan dokumen faktur pembelian yaitu sebagai berikut : a. Mengecek apakah distributor menggunakan sistem pembayaran
lunas atau pembayaran di akhir
b. Apabila sistem pembayaran lunas, maka distributor menyerahkan barang dan meminta uang pembayarannya.
c. Jika sistem pembayarannya diakhir, maka distributor memberikan faktur sementara dan barangnya.
d. Lalu setelah pegawai toko menerima barang, maka dia akan mengecek kondisi barang dan kesesuaian barang dengan faktur. e. Apabila ada barang yang rusak atau tidak sesuai, maka pegawai toko
meminta retur.
g. Setelah pegawai melakukan pembayaran, maka pihak distributor akan memberikan faktur pembelian dengan stempel lunas dan memberikannya pada pegawai toko.
Document flow diagram proses penerimaan barang digambarkan
seperti pada Gambar 2.6.
2.6.3 Prosedur Retur Barang
Prosedur retur barang yang dianalisis berdasarkan hasil wawancara dan dokumen nota retur barang yaitu sebagai berikut :
a. Pegawai toko mengecek barang apakah ada yang rusak atau tidak sesuai b. Lalu akan dicek lagi apakah barang tersebut berasal dari distributor
yang sistem pembayarannya lunas atau di akhir
c. Jika sistem pembayarannya lunas, maka pegawai toko akan langsung meminta ganti dengan barang baru dan distributor memberikan barang baru tersebut yang kemudian diterima oleh pegawai toko
d. Jika sistem pembayarannya di akhir, maka pegawai toko harus menunggu jatuh tempo dahulu
e. Pihak distributor akan membuatkan nota retur barang rangkap 2 yang kemudian akan diberikan ke pegawai toko sebanyak 1 lembar dan pihak distributor memberikan barang baru yang diretur tersebut
2.6.4 Prosedur Penjualan Barang
Prosedur penjualan barang yang dianalisis berdasarkan hasil wawancara dan dokumen nota penjualan yaitu sebagai berikut :
a. Pembeli datang langsung ke toko dan memilih barang yang mau dibeli b. Pegawai toko akan mengambilkan barang yang dipilih pembeli
c. Ketika pembeli sudah selesai memilih barang – barang yang mau dibeli, maka pegawai toko akan mencatat pada buku catatan dan nota penjualan serta memberikan barang kepada pembeli
d. Setelah itu pembeli akan melakukan pembayaran dan menerima nota penjualan.
Document flowdiagram proses penjualan digambarkan seperti Gambar 2.8.
2.6.5 Prosedur Pembuatan Laporan
Prosedur pembuatan laporan yang dianalisis berdasarkan hasil wawancara dan dokumen buku catatan pegawai serta buku besar yaitu sebagai berikut :
a. Pegawai toko mencatat semua nota baik nota penjualan, nota pembelian barang dari distributor dan nota retur ke buku catatan b. Bendahara 2 menerima buku catatan dan akan mencocokkan dengan
nota penjualan, pembelian dan retur barang
d. Apabila sudah sesuai, maka bendahara akan merekap penjualan, pembelian barang dari distributor dan retur barang ke buku besar.
Document flow diagram proses pembuatan laporan penjualan, pembelian
dan retur barang digambarkan seperti pada Gambar 2.9
2.7 Permasalahan Sistem Saat Ini
Untuk mengidentifikasi permasalahan pada sistem yang saat ini maka menggunakan metode wawancara dan analisis dokumen yang tersedia. Sistem kerja KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya saat ini masih dilakukan secara manual. Data – data transaksi yang ada dalam proses bisnis koperasi juga masih disimpan manual dan bercampur, hal ini membuat pencarian data menjadi sulit dan memakan waktu cukup lama. Pengelolaan data yang ada di koperasi juga kurang
efektif karena masih menggunakan kertas untuk mencatat segala transaksi atau proses bisnis yang ada saat ini. Dan juga terjadinya kesalahan yang dilakukan oleh manusia seperti kurang telitinya pegawai maupun kurang fokus dalam melakukan proses bisnis yang bisa menyebabkan kekeliruan dalam perhitungan dan perekapan data. Terdapat 4 masalah utama dalam proses bisnis KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya, antara lain :
1. Proses Pengadaan dan Penerimaan
2. Proses Retur Barang
Sistem kerja pada proses retur yang sedang berjalan saat ini antara lain barang yang diretur oleh pegawai tidak disimpan sehingga menyulitkan untuk mengetahui barang apa yang hendak diretur sebelumnya. Penyimpanan data yang kurang baik tersebut juga menyebabkan resiko kehilangan data atau terselipnya data.
3. Proses Penjualan Barang
Sistem kerja pada proses penjualan yang sedang berjalan saat ini antara lain proses dalam melayani pembeli masih manual dicatat pada buku catatan dan nota penjualan satu-persatu yang menyulitkan pegawai dan membutuhkan waktu untuk mencatatnya sehingga pelayanan kepada pembeli agak lama. Lalu proses perhitungannya masih manual menggunakan ingatan pegawai atau kalkulator yang mana bisa menyebabkan kesalahan dalam perhitungan karena pegawai kurang teliti atau fokus.
4. Proses Pembuatan Laporan
Detail permasalahan sistem saat ini yang di representasikan menggunakan
fishbone diagram dapat dilihat pada Gambar 2.9.
Gambar 2.10 Fishbone Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang
2.8 Kebutuhan Fungsional
1. Kebutuhan fungsional dalam proses pengadaan barang
- Pegawai toko bisa melihat pemberitahuan stok barang yang hampir kritis untuk mempermudah mengetahui barang yang stoknya hampir habis.
- Pegawai toko bisa mencari barang yang kritis untuk mempermudah dalam melakukan pemesanan barang yang akan dilakukan.
- Pegawai toko bisa menyimpan data pengadaan barang dengan baik pada sistem agar data tersimpan dengan rapi.
2. Kebutuhan fungsional dalam proses penerimaan barang
- Pegawai toko bisa mencari data pengadaan untuk mengatasi kesulitan dalam pencarian data pengadaan sebelumnya.
- Pegawai toko bisa dengan mudah melakukan perekapan data penerimaan barang dan mengurangi terjadinya kesalahan dalam perekapan data – data yang ada.
- Pegawai toko bisa melakukan update harga beli dengan mudah dan sie usaha bisa memantau perubahan yang terjadi dalam pemberian harga beli yang dilakukan oleh pegawai toko.
3. Kebutuhan fungsional dalam proses retur barang
- Pegawai toko bisa menyimpan data penerimaan retur guna mengurangi permasalahan terjadinya kehilangan data retur atau terselipnya data penerimaan retur tersebut.
4. Kebutuhan fungsional proses penjualan barang
- Pegawai toko bisa menyimpan data pembeli dan mencari data pembeli tersebut.
- Pegawai toko bisa memasukkan data barang yang dibeli oleh pembeli dan sistem dapat menghitung total penjualan otomatis agar mengurangi kesalahan dalam menghitung total pembayaran.
- Pegawai toko bisa mencetak nota penjualan dengan mudah sebagai bukti transaksi penjualan.
5. Kebutuhan fungsional proses pembuatan laporan
- Ketua koperasi dan sie usaha bisa dengan mudah melihat atau mengecek laporan transaksi yang terjadi sesuai periode dengan tepat dan benar serta tidak membutuhkan waktu yang lama.
40
BAB III
DESAIN SISTEM
Desain sistem adalah spesifikasi atau konstruksi solusi yang teknis dan berbasis komputer untuk persyaratan bisnis yang diidentifikasi dalam analisis sistem (Whitten, 2004). Desain sistem ini akan mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain. Desain sistem juga dapat diartikan sebagai sebuah tahapan setelah analisa kebutuhan dari siklus pengembangan sistem yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi dan berfungsi, termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem (Anjar Wisnu, 2011). Desain sistem ini dibuat berdasarkan analisis kebutuhan sistem baru.
3.1 Sistem Kerja Baru
Sistem kerja yang akan dibuat adalah sistem penyimpanan data pengadaan, penerimaan, retur dan penjualan barang ke database sampai pembuatan laporannya.
3.1.1 Bagian-bagian yang Terlibat dalam Sistem Baru
1. Ketua Koperasi
Ketua koperasi berhak untuk melihat laporan berdasarkan periode laporan. Laporan yang bisa dilihat yaitu laporan pengadaan, retur, penjualan barang dan laporan pendapatan.
2. Sie Usaha
Sie usaha akan menjadi administrator dalam sistem baru yang akan dibangun karena sie usaha jobdesc-nya dalam koperasi berhubungan langsung dengan kegiatan toko koperasi. Dalam sistem baru, sie usaha bertugas untuk menginputkan data-data master seperti data pegawai, data jabatan, data otoritas, data barang, data jenis barang, data satuan barang, data kota, data provinsi, dan data distributor. Sie Usaha juga bertugas dalam memantau atau mengecek laporan pengadaan, retur, penjualan barang dan laporan keluar masuk yang terjadi di koperasi.
3. Pegawai toko
Pegawai toko bertugas sebagai kasir untuk melakukan pemesanan barang dan penerimaan barang dari distributor, melakukan transaksi retur barang ke distributor apabila ada barang yang rusak dan melayani transaksi penjualan barang pada pembeli.
3.1.2 Proses Kerja Baru
3.1.2.1 Proses Pengadaan Barang
Proses pengadaan barang ini digunakan untuk menyimpan data pemesanan barang ke distributor dan pengadaan langsung. Pegawai toko dapat melihat stok kritis yang muncul pada pemberitahuan, lalu mencari data barang yang stoknya kritis tersebut dan dapat memasukkan data pemesanan yang dilakukan. Proses ini mengacu pada tabel pemesanan, barang, detil pemesanan, distributor dan pegawai. Proses ini dapat diakses oleh pegawai toko.
3.1.2.2 Proses Penerimaan Barang
Proses penerimaan barang digunakan untuk menyimpan data barang yang datang dari ditributor dari data pemesanan sebelumnya. Pegawai bisa dengan mudah mencari data pemesanan sebelumnya dengan fitur cari. Penyimpanan data penerimaan dimasukkan berdasarkan distributornya. Proses ini mengacu pada tabel pemesanan, detil pemesanan, penerimaan barang, detil penerimaan, barang, dan retur barang. Proses ini dapat diakses oleh pegawai toko.
3.1.2.3 Proses Retur Barang
3.1.2.4 Proses Penjualan Barang
Proses penjualan barang ini digunakan untuk merekap data penjualan barang dan data pembeli yang membeli barang. Dalam proses ini terdapat fitur cari yang mempermudah pegawai dalam melayani penjualan dan juga bisa dengan mudah mencetak nota penjualan barang. Proses ini mengacu pada tabel penjualan, detil penjualan, barang, pembeli dan pegawai. Proses ini dapat diakses oleh pegawai toko.
3.1.2.5 Proses Generate Laporan
Proses generate laporan ini digunakan untuk mengenerate laporan pengadaan barang dari distributor, laporan retur barang dan laporan penjualan barang dari pembeli serta laporan keluar masuk. Ketua dan sie usaha bisa memilih laporan berdasarkan jenis dan periode serta bisa mencetak sesuai yang dipilih. Proses ini mengacu pada tabel penerimaan barang, detil penerimaan, penerimaan retur, detil terima retur, penjualan dan detil penjualan. Proses ini dapat diakses oleh ketua koperasi dan sie usaha.
3.1.3 Prosedur Sistem Kerja Baru
Prosedur sistem kerja baru berdasarkan proses kerja baru pada Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya adalah sebagai berikut.
3.1.3.1 Prosedur Pengadaan Barang
1. Pegawai toko memasukkan username dan password untuk login ke sistem.
2. Pegawai toko mengecek/melihat pemberitahuan stok barang yang hampir kritis
3. Pegawai toko memilih distributor dan mencari barang yang stoknya hampir kritis.
4. Pegawai toko membuat daftar stok barang kritis dan memesan barang pada distributor.
3.1.3.2 Prosedur Penerimaan Barang
Prosedur dalam penerimaan barang adalah sebagai berikut :
1. Setelah barang pesanan dari distributor datang, pegawai toko memeriksa barang yang datang dan mengecek apakah ada barang yang rusak.
2. Apabila ada barang yang rusak, pegawai toko meminta retur barang. 3. Pegawai toko memasukkan username dan password untuk login ke
sistem.
4. Pegawai toko mencari data pemesanan sebelumnya.
6. Apabila distributor sistem pembayarannya lunas, maka pegawai toko memberikan uang pembayaran sesuai dengan total harga.
7. Apabila distributor tersebut sistem pembayarannya di akhir atau menunggu jatuh tempo, maka pegawai toko membayarnya menunggu jatuh tempo.
8. Kemudian, pegawai toko mengupdate tanggal bayar dengan menginputkan tanggal berapa ia membayar barang pesanan tersebut.
3.1.3.3 Prosedur Retur Barang
Prosedur dalam retur barang adalah sebagai berikut :
1. Pegawai toko memasukkan username dan password untuk login ke sistem
2. Pegawai mencari data retur dari barang retur yang datang tersebut. 3. Kemudian pegawai toko menginputkan data penerimaan retur barang.
3.1.3.4 Prosedur Penjualan Barang
Prosedur dalam penjualan barang adalah sebagai berikut :
1. Pegawai toko memasukkan username dan password untuk login ke sistem
3. Setelah itu pegawai mengetikan nama barang untuk memilih barang yang di beli oleh pembeli beserta jumlah pembelian.
4. Jika sudah selesai, maka total harga dari barang-barang yang dibeli akan keluar otomatis dan pegawai meminta uang bayar sesuai total harga. 5. Pegawai menginputkan jumlah uang yang dibayarkan oleh pembeli,
kemudian pegawai menekan button simpan untuk menyimpan data penjualan dan mencetak nota penjualan.
3.1.3.5 Prosedur Generate Laporan
Prosedur dalam generate laporan adalah sebagai berikut :
1. Ketua dan sie usaha memasukkan username dan password untuk login ke sistem.
2. Kemudian ketua dan sie usaha memilih menu laporan transaksi yang mana, lalu memilih periode dan tekan button lihat. Apabila ingin melakukan pencetakan laporan maka klik button cetak.
3.2 Desain Proses
sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data seperti, Diagram Jenjang
dan Data Flow Diagram (DFD) yang akan dibangun.
3.2.1 Hieracy Procces Ouput (HIPO)
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Desain model dari aplikasi Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja ini disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), yang sering digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem.
3.2.2.1 Context Diagram
Context diagram adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data
dan memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. DFD aplikasi Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja ini mempunyai tiga entitas pelaku dengan hak akses pada masing-masing bagian. Berikut ini adalah penjelasannya:
a. Ketua Koperasi : Berhak melihat laporan transaksi pengadaan, retur, penjualanbarang dan laporan pendapatan.
b. Sie Usaha : Berhak menginputkan seluruh data master pada sistem dan melihat seluruh laporan.
c. Pegawai toko : Berhak melakukan transaksi pengadaan barang, penerimaan barang, retur barang dan penjualan barang.
3.2.2.2 DFD Level 0
DFD level 0 adalah pengembangan dari context diagram. Pada DFD level 0 terdapat enam proses utama yaitu pengelolaan data master, pemesanan barang, penerimaan barang, retur barang, penjualan barang dan generate laporan. DFD level 0 diagram Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja dapat dilihat pada Gambar 3.3
3.2.2.3 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Master
DFD level 1 proses pengelolaan data master adalah proses decompose
dari DFD level 0. Pada DFD level 1 proses pengelolaan data master terdapat 9 subproses yaitu proses pengelolaan data master barang, data jenis barang, data pegawai, data kota, data provinsi, data jabatan, data otoritas, data distributor dan data satuan barang. DFD level 1 proses pengelolaan data master Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.4
3.2.2.4 DFD Level 1 Proses Pemesanan Barang
3.2.2.5 DFD Level 1 Proses Penerimaan Barang
DFD level 1 proses penerimaan barang adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 penerimaan barang terdapat 3 subproses yaitu cari data pengadaan, input data penerimaan barang dan verifikasi harga beli barang. DFD level 1 proses penerimaan barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja dapat dilihat pada Gambar 3.6
3.2.2.6 DFD Level 1 Proses Retur Barang
DFD level 1 proses retur barang adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 proses retur barang terdapat 2 subproses yaitu proses cari data retur dan proses penerimaan retur barang. DFD level 1 proses retur barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.7.
3.2.2.7 DFD Level 1 Proses Penjualan Barang
DFD level 1 proses penjualan barang adalah proses decompose dari DFD level 0. Pada DFD level 1 proses penjualan barang terdapat 3 subproses yaitu input data pembeli, input barang yang dibeli dan proses cetak nota penjualan. DFD level 1 proses penjualan barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja dapat dilihat pada Gambar 3.8.
3.2.2.8 DFD Level 1 Proses Generate Laporan
yaitu lihat laporan dan cetak laporan. DFD level 1 proses generate laporan Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja
+
Sie Usaha
Ketua Koperasi
kode_distributor
20 penerimaan returDetil 14 Detil pemesanan
21 Harga Barang 1 Barang
Gambar 3.5 DFD level 1 Proses Pemesanan Barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja
Gambar 3.7 DFD level 1 Proses Retur Barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja
Gambar 3.9 DFD level 1 Proses Generate Laporan Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja
3.3 Desain Database
Database adalah kumpulan file yang saling terkait dari bermacam-macam record yang memiliki hubungan antar record untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan (Jeffery L. Whitten et al, 2004).
3.3.1 Conceptual Data Model (CDM)
59
60
CDM Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang terdapat 21 entitas yaitu entitas master barang, entitas master jenis barang, entitas master pegawai, entitas master kota, entitas master provinsi, entitas master jabatan, entitas master otoritas, entitas master distributor, entitas master satuan, entitas harga barang, entitas master pembeli, entitas transaksi penjualan barang, entitas transaksi detil penjualan, entitas transaksi pemesanan barang, entitas detil pemesanan barang, entitas transaksi penerimaan barang, entitas detil penerimaan barang, entitas transaksi retur, entitas detil retur, entitas transaksi penerimaan retur dan entitas detil terima retur.
Keterangan lebih rinci pada masing-masing entitas dijelaskan sebagai berikut :
1. Entitas Master Barang
Entitas ini berelasi dengan 9 entitas, yaitu entitas jenis barang, entitas distributor, entitas detil pemesanan, entitas detil penerimaan, entitas detil penjualan, entitas detil retur, entitas detil terima retur, entitas harga barang dan entitas satuan. Relasi antara entitas barang dengan entitas jenis barang bernilai many to one, dimana mandatory terdapat padat kedua entitas. Relasi antara entitas barang dengan entitas distributor bernilai many to one, dimana
mandatory terdapat pada entitas distributor. Relasi antara entitas barang
dengan entitas detil pemesanan bernilai one to many, dimana mandatory
61
dengan entitas detil penjualan bernilai one to many, dimana mandatory
hanya terdapat pada entitas barang. Relasi antara entitas barang dengan detil retur bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas barang. Relasi antara entitas barang dengan detil terima retur bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas barang. Relasi antara entitas barang dengan entitas harga barang bernilai one to many, dimana
mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas barang dengan
entitas satuan bernilai many to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas.
2. Entitas Master Jenis Barang
Entitas ini berelasi dengan 1 entitas, yaitu entitas barang. Relasi antara entitas jenis barang dengan entitas barang bernilai one to many, dimana
mandatory terdapat pada kedua entitas.
3. Entitas Master Pegawai
Entitas ini berelasi dengan 6 entitas, yaitu entitas jabatan, entitas pemesanan, entitas penjualan, entitas retur, entitas otoritas dan entitas kota. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas entitas jabatan bernilai many to one, dimana
mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas pegawai dengan
entitas pemesanan bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas penjualan bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas retur bernilai one to many, dimana
62
entitas otoritas bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas pegawai. Relasi antara entitas pegawai dengan entitas kota bernilai
many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas kota.
4. Entitas Master Kota
Entitas ini berelasi dengan 3 entitas, yaitu entitas provinsi, entitas pegawai, dan entitas distributor. Relasi antara entitas kota dengan entitas provinsi bernilai many to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas kota dengan entitas pegawai bernilai one to many, dimana
mandatory hanya terdapat pada entitas kota. Relasi antara entitas kota
dengan entitas distributor bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas kota.
5. Entitas Master Provinsi
Entitas ini berelasi dengan 1 entitas, yaitu entitas kota yang memiliki relasi
one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas.
6. Entitas Master Jabatan
Entitas ini berelasi dengan 1 entitas, yaitu entitas pegawai yang memiliki relasi one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas.
7. Entitas Master Otoritas
63
8. Entitas Master Distributor
Entitas ini berelasi dengan 3 entitas, yaitu entitas barang, entitas pemesanan dan entitas kota. Relasi antara entitas distributor dengan entitas barang bernilai one to many, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas distributor. Relasi antara entitas distributor dengan entitas pemesanan bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas distributor dengan entitas kota bernilai many to one, dimana
mandatory hanya terdapat pada entitas kota.
9. Entitas Master Satuan
Entitas ini berelasi dengan 1 entitas yaitu entitas barang yang memiliki relasi
one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas.
10. Entitas Master Pembeli
Entitas ini berelasi dengan 1 entitas, yaitu entitas penjualan. Relasi antara entitas pembeli dengan entitas penjualan bernilai one to many, dimana
mandatory terdapat pada kedua entitas.
11. Entitas Harga Barang
Entitas ini berelasi dengan 1 entitas, yaitu entitas barang. Relasi antara entitas harga barang dengan entitas barang bernilai many to one, dimana
64
12. Entitas Transaksi Penjualan
Entitas ini berelasi dengan 3 entitas, yaitu entitas detil penjualan, entitas pembeli dan entitas pegawai. Relasi antara entitas penjualan dengan entitas detil penjualan bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas penjualan dengan entitas pembeli benilai many
to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas
penjualan dengan entitas pegawai benilai many to one, dimana mandatory
terdapat pada kedua entitas. 13. Entitas Detil Penjualan
Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas penjualan dan entitas barang. Relasi antara entitas detil penjualan dengan entitas penjualan bernilai many to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas detil penjualan dengan entitas barang bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat ada entitas barang.
14. Entitas Transaksi Pemesanan
Entitas ini berelasi dengan 4 entitas, yaitu entitas detil pemesanan, entitas distributor, entitas pegawai dan entitas penerimaan. Relasi antara entitas pemesanan dengan entitas detil pemesanan bernilai one to many, dimana
mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas pemesanan
65 barang. Relasi antara entitas detil pemesanan dengan entitas pemesanan bernilai many to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas detil pemesanan dengan entitas barang bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas barang.
16. Entitas Penerimaan Barang
Entitas ini berelasi dengan 3 entitas, yaitu entitas pemesanan, entitas detil penerimaan, dan entitas retur. Relasi antara entitas penerimaan dengan entitas pemesanan bernilai one to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas dan dominan terdapat pada entitas pemesanan. Relasi antara entitas penerimaan dengan entitas detil penerimaan bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas penerimaan dengan entitas retur bernilai one to one, dimana mandatory
hanya terdapat pada entitas penerimaan. 17. Entitas Detil Penerimaan
66
antara entitas detil penerimaan dengan entitas barang bernilai many to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas.
18. Entitas Transaksi Retur Barang
Entitas ini berelasi dengan 4 entitas, yaitu entitas detil retur, entitas penerimaan barang, entitas penerimaan retur dan entitas pegawai. Relasi antara entitas retur dengan entitas detil retur bernilai one to many, dimana
mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas retur dengan
entitas penerimaan barang bernilai one to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas penerimaan barang. Relasi antara entitas retur dengan entitas penerimaan retur bernilai one to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas dan dominan pada entitas retur. Relasi antara entitas retur dengan entitas pegawai bernilai many to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas.
19. Entitas Detil Retur
Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas retur dan entitas barang. Relasi antara entitas detil retur dengan entitas retur benilai many to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas detil retur dengan entitas barang bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas barang.
20. Entitas Penerimaan Retur
67
detil terima retur bernilai one to many, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas penerimaan retur dengan entitas retur barang bernilai one to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas dan dominan terdapat pada entitas retur barang.
21. Entitas Detil Terima Retur
Entitas ini berelasi dengan 2 entitas, yaitu entitas penerimaan retur dan entitas barang. Relasi antara entitas detil terima retur dengan entitas penerimaan retur bernilai many to one, dimana mandatory terdapat pada kedua entitas. Relasi antara entitas detil terima retur dengan entitas barang bernilai many to one, dimana mandatory hanya terdapat pada entitas barang.
3.3.2 Physical Data Model (PDM)
68
ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI
ID_BARANG = ID_BARANG ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI
ID_JABATAN = ID_JABATAN NO_TERIMA_ RETUR = NO_TERIMA_RE TUR
ID_BARANG = ID_BARANG
NOMOR_RET UR = NOMOR_RETUR
NO_TERIMA_ BARANG = NO_TERIMA_B ARANG
ID_BARANG = ID_BARANG
NO_TERIMA_ BARANG = NO_TERIMA_B ARANG
NO_PEMESA NAN = NO_PEMESANAN
69
3.3.3 Struktur Tabel
Tabel merupakan sekelompok record data yang masing-masing berisi informasi. Dalam Sistem Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya terdapat 20 tabel. Keterangan lebih rinci masing-masing tabel sebagai berikut:
3.3.3.1 Tabel Jenis Barang
Fungsi : Menyimpan data jenis barang
Primary Key : ID_JENIS_BARANG (not null)
Tabel 3.1 menjelaskan struktur dari tabel jenis barang Tabel 3.1 Struktur Tabel Jenis barang
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. ID_JENIS_BARANG Varchar 5 Kode yang membedakan jenis barang
2. NAMA_JENIS Varchar 20
3.3.3.2 Tabel Provinsi
Fungsi : Menyimpan data provinsi
Primary Key : ID_PROVINSI (not null)
70
Tabel 3.2 Struktur Tabel Provinsi
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. ID_PROVINSI Varchar 5 Kode yang
membedakan setiap provinsi
2. NAMA_PROVINSI Varchar 20
3.3.3.3 Tabel Jabatan
Fungsi : Menyimpan data jabatan
Primary Key : ID_JABATAN (not null)
Tabel 3.3 menjelaskan struktur dari tabel jabatan Tabel 3.3 Struktur Tabel Jabatan
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. ID_JABATAN Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan jabatan
2. NAMA_JABATAN Varchar 10
3.3.3.4 Tabel Otoritas
Fungsi : Menyimpan data otoritas
Primary Key : ID_OTORITAS (not null)
71
Tabel 3.4 Struktur Tabel Otoritas
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. ID_OTORITAS Varchar 5 Kode yang mem-bedakan otoritas
2. OTORITAS Varchar 10 Hak akses
3.3.3.5 Tabel Satuan
Fungsi : Menyimpan data satuan
Primary Key : ID_SATUAN (not null)
Tabel 3.5 menjelaskan struktur dari tabel satuan Tabel 3.5 Struktur Tabel Satuan
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. ID_SATUAN Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan satuan
2. SATUAN_BARANG Varchar 10
3.3.3.6 Tabel Kota
Fungsi : Menyimpan data kota
Primary Key : ID_KOTA (not null)
Foreign Key : ID_PROVINSI (from Tabel Provinsi)
72
Tabel 3.6 Struktur Tabel Kota
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. ID_KOTA Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan tiap kota 2. ID_PROVINSI Varchar 5
3. NAMA_KOTA Varchar 20
3.3.3.7 Tabel Distributor
Fungsi : Menyimpan data distributor
Primary Key : ID_DISTRIBUTOR (not null)
Foreign Key : ID_KOTA (from Tabel Kota)
Tabel 3.7 menjelaskan struktur dari tabel distributor Tabel 3.7 Struktur Tabel Distributor
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. ID_DISTRIBUTOR Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan setiap distributor
2. ID_KOTA Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan kota
3. NAMA_DISTRIBUTOR Varchar 50
4. ALAMAT_DISTRIBUTOR Varchar 50 5. TELEPON_DISTRIBUTOR Varchar 15
6. EMAIL_DISTRIBUTOR Varchar 30
7. KONTAK Varchar 15 Nomor telelpon
73
3.3.3.8 Tabel Barang
Fungsi : Menyimpan data barang
Primary Key : ID_BARANG (not null)
Foreign Key : ID_JENIS_BARANG (from Tabel Jenis barang )
ID_SATUAN (from Tabel Satuan)
ID_DISTRIBUTOR (from Tabel Distributor) Tabel 3.8 menjelaskan struktur dari tabel barang
Tabel 3.8 Struktur Tabel Barang
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. ID_BARANG Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan barang 2. ID_JENIS_BARANG Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan setiap jenis barang
3. ID_DISTRIBUTOR Varchar 5 Kode yang
74
10. KEUNTUNGAN Int
11. HARGA_JUAL Int
3.3.3.9 Tabel Pegawai
Fungsi : Menyimpan data pegawai
Primary Key : ID_PEGAWAI (not null)
Foreign Key : ID_OTORITAS (from Tabel Otoritas)
ID_KOTA (from Tabel Kota)
ID_JABATAN (from Tabel Jabatan) Tabel 3.9 menjelaskan struktur dari tabel pegawai
Tabel 3.9 Struktur Tabel Pegawai
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
6. ALAMAT_PEGAWAI Varchar 50
75
8. EMAIL_PEGAWAI Varchar 30
9. USERNAME_PEGAWAI Varchar 20 Nama pengguna untuk masuk ke sistem
10. PASSWORD_PEGAWAI Varchar 20 Kata sandi
3.3.3.10 Tabel Pembeli
Fungsi : Menyimpan data pembeli
Primary Key : ID_PEMBELI (not null)
Tabel 3.10 menjelaskan struktur dari tabel pembeli Tabel 3.10 Struktur Tabel Pembeli
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. ID_PEMBELI Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan pembeli
2. NAMA_PEMBELI Varchar 30
3. ALAMAT_PEMBELI Varchar 50
4. TELEPON_PEMBELI Varchar 15
3.3.3.11 Tabel Harga Barang
Fungsi : Menyimpan data history harga barang
Primary Key : ID (not null) (auto increment)
Foreign Key : ID_BARANG (from Tabel Barang),
76
Tabel 3.11 menjelaskan struktur dari tabel harga barang Tabel 3.11 Struktur Tabel Harga Barang
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
3.3.3.12 Tabel Penjualan
Fungsi : Menyimpan data penjualan
Primary Key : NO_NOTA (not null)
Foreign Key : ID_PEGAWAI (from Tabel Pegawai)
ID_PEMBELI (from Tabel Pembeli). Tabel 3.12 menjelaskan struktur dari tabel penjualan
Tabel 3.12 Struktur Tabel Penjualan
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. NO_NOTA Varchar 20 Kode yang
77
2. ID_PEGAWAI Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan pegawai
3. ID_PEMBELI Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan pembeli 4. TGL_PENJUALAN Date
5. TOTAL_HARGA Int
6. UANG_BAYAR Int
3.3.3.13 Tabel Detil Penjualan
Fungsi : Menyimpan data detil penjualan
Primary Key : NO_NOTA (from Tabel Penjualan)
ID_BARANG (from Tabel Barang)
Foreign Key : NO_NOTA (from Tabel Penjualan)
ID_BARANG (from Tabel Barang) Tabel 3.13 menjelaskan struktur dari tabel detil penjualan
Tabel 3.13 Struktur Tabel Detil Penjualan
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
78
3.3.3.14 Tabel Pemesanan Barang
Fungsi : Menyimpan data pemesanan
Primary Key : NO_PEMESANAN (not null)
Foreign Key : ID_PEGAWAI (from Tabel Pegawai)
ID_DISTRIBUTOR (from Tabel Distributor) Tabel 3.14 menjelaskan struktur dari tabel pemesanan
Tabel 3.14 Struktur Tabel Pemesanan
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
3. ID_DISTRIBUTOR Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan setiap distributor
4. TGL_PESAN Date
5. TGL_HARUS_BAYAR Date
3.3.3.15 Tabel Detil pemesanan
Fungsi : Menyimpan data detil pemesanan
Primary Key : NO_PEMESANAN (from Tabel Pemesanan),
79
Foreign Key : NO_PEMESANAN (from Tabel Pemesanan),
ID_BARANG (from Tabel Barang). Tabel 3.15 menjelaskan struktur dari tabel detil pemesanan
Tabel 3.15 Struktur Tabel Detil pemesanan
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
3.3.3.16 Tabel Penerimaan Barang
Fungsi : Menyimpan data detil penerimaan
Primary Key : NO_TERIMA_BARANG (not null)
Foreign Key : NO_PEMESANAN (from Tabel Pemesanan)
Tabel 3.16 menjelaskan struktur dari tabel penerimaan Tabel 3.16 Struktur Tabel Penerimaan
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. NO_TERIMA_BARANG Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan penerimaan
2. NO_PEMESANAN Varchar 5 Kode yang
80
dari distributor
4. TANGGAL_TERIMA Date
5. TANGGAL_BAYAR Date
6. PPN Int
7. TOTAL Int
3.3.3.17 Tabel Detil Penerimaan
Fungsi : Menyimpan data detil penerimaan
Primary Key :NO_TERIMA_BARANG(from Tabel Penerimaan)
ID_BARANG (from Tabel Barang).
Foreign Key :NO_TERIMA_BARANG(from Tabel Penerimaan)
ID_BARANG (from Tabel Barang). Tabel 3.17 menjelaskan struktur dari tabel detil penerimaan
Tabel 3.17 Struktur Tabel Detil Penerimaan
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. NO_TERIMA_BARANG Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan penerimaan
2. ID_BARANG Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan barang
3. JUMLAH_TERIMA Int
4. HARGA_BELI Int
81
tertentu
6. DISKON_PROMOSI Int Ketika ada product
baru
3.3.3.18 Tabel Retur Barang
Fungsi : Menyimpan data retur barang
Primary Key : NOMOR_RETUR (not null)
Foreign Key : ID_PEGAWAI (from Tabel Pegawai)
NO_TERIMA_BARANG(from Tabel Penerimaan) Tabel 3.18 menjelaskan struktur dari tabel retur
Tabel 3.18 Struktur Tabel Retur
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. NOMOR_RETUR Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan tiap retur
2. ID_PEGAWAI Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan pegawai
3. NO_TERIMA_BARANG Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan penerimaan
4. TANGGAL_RETUR Date
3.3.3.19 Tabel Detil Retur
Fungsi : Menyimpan data detil retur
Primary Key : NOMOR_RETUR (from Tabel Retur)
82
Foreign Key : NOMOR_RETUR (from Tabel Retur)
ID_BARANG (from Tabel Barang). Tabel 3.19 menjelaskan struktur dari tabel detil retur
Tabel 3.19 Struktur Tabel Detil Retur
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. NOMOR_RETUR Varchar 5 Kode yang
membeda-kan tiap retur
2. ID_BARANG Varchar 5 Kode yang
membeda-kan tiap barang
3. JUMLAH_RETUR Int
4. HARGA_ASLI Int
5. SUBTOTAL Int
3.3.3.20 Tabel Penerimaan Retur
Fungsi : Menyimpan data penerimaan retur
Primary Key : NO_TERIMA_RETUR (not null)
Foreign Key : NOMOR_RETUR (from Tabel Retur).
Tabel 3.20 menjelaskan struktur dari tabel penerimaan retur Tabel 3.20 Struktur Tabel Penerimaan Retur
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. NO_TERIMA_RETUR Varchar 5 Kode yang
83
2. NOMOR_RETUR Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan tiap retur
3. NO_FAKTUR_RETUR Varchar 10
4. TGL_TERIMA_RETUR Date
3.3.3.21 Tabel Detil Terima Retur
Fungsi : Menyimpan data detil terima retur
Primary Key : NO_TERIMA_RETUR (from Tabel Penerimaan
Retur), ID_BARANG (from Tabel Barang).
Foreign Key : NO_TERIMA_RETUR (from Tabel Penerimaan
Retur), ID_BARANG (from Tabel Barang).
Tabel 3.21 menjelaskan struktur dari tabel detil terima retur Tabel 3.21 Struktur Tabel Detil Terima Retur
No. Field Name Data Type Field Size Keterangan
1. NO_TERIMA_RETUR Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan setiap penerimaan retur
2. ID_BARANG Varchar 5 Kode yang
mem-bedakan barang 3. JUMLAH_TERIMA_RETUR Int
84
3.4 Desain Input dan Output
Desain input dan output adalah salah satu bagian yang penting didalam perancangan sebuah sistem informasi. Perancangan desain input dan output yang baik akan berpengaruh terhadap efektefitas dan kemudahan penggunaan sistem informasi oleh user.
3.4.1 Desain Input membuat desain input tersebut dibutuhkan beberapa komponen. Penjelasan tentang komponen dalam membuat desain input output ditunjukkan pada Tabel 3.22.
Tabel 3.22 Tabel Komponen Output Input
Komponen Keterangan
Textbox, digunakan sebagai inputan data.
Combobox, digunakan untuk menampilkan menu pilihan data.
Grid, digunakan untuk menampilkan seluruh data.
Radio Button, digunakan untuk memberikan pilihan dan harus
85
Button, digunakan sebagai tombol yang berfungsi sebagai suatu
proses, misalnya proses menyimpan, mengubah dan sejenisnya atau digunakan sebagai tombol untuk pindah ke halaman yang lain. Berikut ini adalah desain input dari Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja :
3.4.1.1 Form Login
Form Login digunakan untuk masuk ke sebuah sistem agar bisa melakukan proses sesuai dengan tugasnya masing-masing user yang berhubungan dengan Sistem Informasi Pengadaan dan Penjulana Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya. Desain form login dapat ditunjukkan pada Gambar 3.12.
3.4.1.2 Form Utama Admin
Halaman utama admin hanya bisa diakses oleh admin yaitu sie usaha koperasi. Halaman utama admin merupakan halaman awal ketika setelah admin login ke sistem. Dalam halaman ini terdapat menu pengelolaan akun, memasukkan data master dan laporan. Desain halaman utama admin ditunjukkan pada Gambar 3.13.
3.4.1.3 Form Data Jenis Barang
86
3.4.1.4 Form Data Provinsi
Form data provinsi hanya bisa di akses oleh admin yaitu sie usaha. Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data provinsi. Desain form data provinsi dapat ditunjukkan pada Gambar 3.15.
3.4.1.5 Form Data Jabatan
Form data jabatan hanya bisa di akses oleh admin yaitu sie usaha. Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data jabatan. Desain form data jabatan dapat ditunjukkan pada Gambar 3.16.
3.4.1.6 Form Data Otoritas
Form data otoritas hanya bisa di akses oleh admin yaitu sie usaha. Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data otoritas. Desain form data otoritas dapat ditunjukkan pada Gambar 3.17.
3.4.1.7 Form Data Satuan
Form data satuan hanya bisa di akses oleh admin yaitu sie usaha. Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data satuan. Desain form data satuan dapat ditunjukkan pada Gambar 3.18.
3.4.1.8 Form Data Kota
87
3.4.1.9 Form Data Pegawai
Form data pegawai hanya bisa di akses oleh admin yaitu sie usaha. Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data pegawai. Desain form data pegawai dapat ditunjukkan pada Gambar 3.20.
3.4.1.10 Form Data Distributor
Form data distributor hanya bisa di akses oleh admin yaitu sie usaha. Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data distributor. Desain form data distributor dapat ditunjukkan pada Gambar 3.21.
3.4.1.11 Form Data Barang
Form data barang hanya bisa di akses oleh admin yaitu sie usaha. Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data barang. Desain form data master barang dapat ditunjukkan pada Gambar 3.22.
3.4.1.12 Form Utama Kasir
88
3.4.1.13 Form Input Pemesanan Barang
Form input pemesanan barang hanya dapat diakses oleh kasir yaitu pegawai toko. Form ini digunakan untuk menambah atau menginput data barang yang akan dipesan ke distributor. Desain form input data pemesanan barang dapat dilihat pada Gambar 3.24.
3.4.1.14 Form Input Penerimaan Barang
Form input data penerimaan barang hanya dapat diakses oleh kasir yaitu pegawai toko. Form ini digunakan untuk menambah atau menginput data penerimaan barang datang dari distributor. Desain form input data penerimaan barang dapat dilihat pada Gambar 3.25.
3.4.1.15 Form Input Penerimaan Retur
Form input penerimaan retur barang hanya dapat diakses oleh kasir yaitu pegawai toko . Form ini digunakan untuk menambah atau menginputkan data penerimaan barang yang diretur. Desain form input penerimaan retur dapat dilihat pada Gambar 3.26.
3.4.1.16 Form Input Penjualan Barang
