2013
Sesuai dengan
Kurikulum 2013
Oleh:
SUFYAN, S.Pd.
Pengantar
Administrasi Perkantoran
PENGANTAR
ADMINISTRASI PERKANTORAN 1
Versi e-Book
Oleh:
SUFYAN, S.Pd.
UNTUK SMK
KATA PENGANTAR
Bismillah walhamdulillah, segala puja dan puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena berkat petunjuk dan
pertolongan-Nya, buku ”Pengantar Administrasi Perkantoran 1” ini dapat selesai
dengan baik.
Buku ini berisi tentang teori dasar dan prinsip Administrasi Perkantoran. Buku ini penting untuk dipelajari karena teori-teori yang terdapat di dalam buku ini merupakan urat nadi dalam kegiatan administrasi perkantoran. Buku ini dikembangkan berdasarkan kurikulum 2013 dan mengacu pada kompetensi inti dan kompetensi dasar yang merupakan salah satu komponen penting dalam pendekatan pendidikan berbasis saintifik.
Disadari bahwa dalam penyusunan buku ini, waktu dan kemampuan penulis sangat terbatas sehingga memungkinkan perlunya penyempurnaan, baik dari segi materil atau dari segi bahasanya, untuk itu kritik dan saran yang sifatnya konstruktif sangat diharapkan.
Akhirnya kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan buku ini, terutama kepada Bapak Abd. Kadir, M.Pd., serta kepada penerbit Cahaya Pustaka yang telah bersedia menerbitkan buku ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih dan semoga dapat bermanfaat bagi pembaca, khususnya siswa/peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK).
Sumenep, Maret 2014
BAB
1
PENDAHULUAN
Seorang peserta didik harus tetap belajar dengan rajin agar dapat mempertahankan prestasinya dan menjadi penerus bangsa yang cerdas. Untuk itu, diperlukan sumber belajar yang baik. Salah satu sumber belajar
adalah buku. Buku yang berjudul Pengantar Administrasi Perkantoran 1 ini
merupakan kompetensi awal atau dasar untuk memahami administrasi perkantoran secara utuh. Dalam buku ini peserta didik akan mempelajari tentang administrasi perkantoran, pekerjaan kantor, organisasi kantor, komunikasi kantor, tata ruang kantor dan fasilitas dan lingkungan kantor.
Buku ini penting untuk dipelajari oleh peserta didik pada Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran, Program Studi Keahlian Bisnis dan Manajemen di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), bahkan buku ini bisa dikatakan sebagai urat nadi dalam kegiatan administrasi perkantoran karena buku ini berkaitan dengan interpersonal (hubungan antarpribadi) dan pelayanan terhadap kolega maupun pelanggan yang dibutuhkan setiap orang yang bekerja di semua organisasi, baik pemerintah maupun swasta.
Setelah mempelajari buku Pengantar Administrasi Perkantoran 1
BAB
2
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
Tujuan Pembelajaran:
1. Peserta didik mampu mendeskripsikan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran secara singkat
2. Peserta didik mampu mendefinisikan administrasi, kantor, dan administrasi perkantoran
3. Peserta didik mampu menyebutkan unsur-unsur administrasi 4. Peserta didik mampu menyebutkan unsur-unsur dan fungsi kantor 5. Peserta didik mampu mendeskripsikan ruang lingkup administrasi
perkantoran
A. Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran
Awalnya dikenal dengan tata usaha – yang sering juga disebut
pekerjaan tulis, pekerjaan kantor atau pekerjaan kertas –, yang sudah
dilaksanakan sejak zaman kuno ketika orang mulai bisa menulis huruf. Tetapi, sejak abad XX mengalami perubahan dalam bentuk, susunan maupun coraknya yang disebabkan oleh pekerjaan kantor yang semakin meningkat. Oleh sebab itu, pekerjaan kantor harus direncanakan, diatur, diarahkan, dikendalikan dan disempurnakan supaya terlaksana secara efisien. Dengan demikian, di samping pekerjaan perkantoran atau tata usaha kini terdapat konsep administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran. Meskipun dalam perkembangannya, pekerjaan perkantoran dengan administrasi perkantoran memiliki makna yang berbeda.
Administrasi perkantoran pada zaman modern ini mengalami perkembangan di berbagai segi. Salah satunya adalah segi pemahaman terhadap administrasi perkantoran itu sendiri. Kalau pada awalnya administrasi perkantoran masih merupakan suatu keterampilan atau seni praktis, dalam perkembangannya kemudian menjadi bersifat ilmiah dan
dipelajari sebagai sekumpulan pengetahuan ilmiah atau ilmu (science).
dengan metode-metode ilmiah. Dari penelaahan dan pengembangan secara ilmiah itu, tumbuhlah sekumpulan pengetahuan sistematis yang disebut ilmu administrasi perkantoran.
Tokoh pelopor ilmu administrasi perkantoran yang berjasa paling besar adalah William Henry Leffingwell yang selanjutnya diikuti oleh Herry Arthur Hopf. Kedua tokoh ini menurut sebuah ensiklopedia dianggap
sebagai Bapak-bapak Administrasi Perkantoran yang Ilmiah (Fathers of
Scientific Office Administration).
William Henry Leffingwell (1876-1934) mengikuti jejak Frederick Winslow Taylor dengan menerapkan asas-asas manajemen ilmiah dalam
bidang tata usaha. Beliau merumuskan office management sebagai
cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan.
B. Administrasi
1. Pengertian Administrasi
Kata administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad dan
Ministrare. Ad artinya intensif dan Ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi. Dalam Kamus Ilmiah Populer, administrasi berarti tata usaha. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penepatan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha.
2. Unsur-unsur Administrasi
The Liang Gie (2007) mengemukakan bahwa administrasi
merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang
mengandung delapan unsur di bawah ini:
a. Pengorganisasian, merupakan rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka organisasi.
b. Manajemen, merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan
karyawan dan menggerakkan segenap fasilitas kerja.
c. Tata hubungan, merupakan rangkaian menyampaikan berita dalam usaha kerja sama.
d. Kepegawaian, merupakan rangkaian kegiatan mengatur dan mengurus tenaga kerja.
e. Keuangan, merupakan rangkaian kegiatan mengelola pembelanjaan. f. Perbekalan, merupakan rangkaian kegiatan mengadakan, mengatur
pemakaian, mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan
perlengkapan.
g. Tata usaha, merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. h. Perwakilan, merupakan rangkaian kegiatan menciptakan hubungan
baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat.
C. Kantor
1. Pengertian Kantor
Kantor berasal dari bahasa Belanda Kantoor, yang dapat
diartikan sebagai ruang kerja atau tulis, tempat pengusaha menjalankan usahanya dan instansi serta badan usaha. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai
(gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
2. Unsur-unsur Kantor
a. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung. b. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot
kantor.
c. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.
3. Fungsi Kantor
a. Menerima informasi, berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, laporan dan lain-lain.
b. Merekam informasi, berfungsi untuk merekam informasi supaya informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. c. Mengatur informasi, berfungsi mengatur berbagai bentuk informasi
dengan sistematis supaya informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal.
d. Memberi informasi, berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan.
e. Melindungi aset/harta, berfungsi melindungi aset/harta, baik fisik (gedung, mesin, dan lain-lain), dan data/informasi.
D. Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol dan evaluasi), serta menyelenggarakan secara tertib dan sistematis berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
kebijaksanaan atau keputusan oleh pimpinan dan menghambat kemajuan organisasi.
E. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1. Perencanaan perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Hal ini meliputi antara lain perencanaan gedung, perlengkapan dan lain-lain.
2. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut. Hal ini meliputi antara lain pembagian tugas dan pekerjaan.
3. Pengarahan perkantoran (office actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Hal ini meliputi antara lain penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
4. Pengawasan perkantoran (office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Objek pengawasan antara lain meliputi pelayanan, penggunaan peralatan dan lain-lain.
Uji Kompetensi
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar! 1. Apa yang dimaksud dengan:
b. Kantor
c. Administrasi perkantoran
2. Siapakah Bapak Administrasi Perkantoran?
3. Apa isi rumusan office management yang dikemukakan oleh William
Henry Leffingwell?
4. Sebutkan unsur-unsur administrasi!
5. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur kantor! 6. Sebutkan fungsi kantor!
7. “Aset/harta yang paling berharga di kantor adalah informasi”. Benarkah demikian? Jelaskan!
BAB
3
PEKERJAAN
KANTOR
Tujuan Pembelajaran:
1. Peserta didik mampu mendefinisikan pekerjaan kantor
2. Peserta didik mampu mendeskripsikan jenis-jenis pekerjaan kantor 3. Peserta didik mampu menyebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor
4. Peserta didik mampu mengidentifikasi dan menciptakan hasil pekerjaan kantor
A. Pengertian Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi dari mulai pucuk pimpinan hingga tingkatan terendah.
B. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
1. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan di mana-mana sehingga siap digunakan.
2. Mencatat
Kegiatan tulis menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang memiliki arti, dapat dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah
Kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
4. Menggandakan
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
7. Melakukan komunikasi
Kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain baik langsung atau menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
8. Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
9. Pekerjaan lainnya, seperti melayani tamu dan kebersihan.
C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor bersifat pelayanan, karena pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan/tugas pokok tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.
2. Bersifat terbuka dan luas
Pekerjaan kantor bersifat terbuka dan luas, artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
D. Hasil Pekerjaan Kantor
1. Surat
Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Surat merupakan produk dari kegiatan berkomunikasi, pengetikan, penggandaan dan pengiriman.
Kegunaan surat antara lain:
a. Sebagai alat komunikasi tertulis b. Sebagai alat pengingat
c. Sebagai bukti tertulis yang otentik d. Dapat menjadi nilai historis
e. Sebagai duta organisasi
f. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan 2. Laporan
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.
a. Fungsi laporan
1) Sebagai bahan pertanggungjawaban. 2) Alat menyampaikan informasi.
3) Alat pengawasan. 4) Bahan penilaian.
5) Bahan pengambilan keputusan.
b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan 1) Laporan harus jelas dan cermat.
2) Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas. 3) Laporan harus lengkap.
4) Laporan harus tegas dan konsisten.
5) Laporan harus langsung mengenai sasaran.
6) Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat.
8) Laporan harus dibuat tepat waktu. c. Jenis-jenis laporan
1) Laporan berdasarkan waktu
a) Laporan berkala/periodik, yaitu laporan yang disampaikan secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (harian, mingguan, bulanan, atau tahunan), seperti laporan kehadiran karyawan.
b) Laporan insidental, yaitu laporan yang dibuat apabila diperlukan, seperti laporan pengadaan barang.
2) Laporan berdasarkan penyampaian
a) Laporan lisan, yaitu laporan yang disampaikan secara langsung.
b) Laporan tertulis, yaitu laporan yang disampaikan secara tertulis. 3) Laporan bedasarkan isi
a) Laporan informatif, yaitu laporan yang hanya berisi informasi saja.
b) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang isinya penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.
c) Laporan kelayakan, yaitu laporan yang berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang lebih baik. d) Laporan pertanggungjawaban (LPJ), yaitu laporan yang berisi
pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.
d. Langkah-langkah membuat laporan
1) Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan. 2) Mengumpulkan bahan, data dan fakta.
3) Mengklasifikasi data.
3. Formulir
Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu ysng di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap. Laporan merupakan produk dari kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.
a. Keuntungan membuat formulir
1) Menghemat waktu, tenaga dan biaya.
2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan. 3) Adanya keseragaman.
4) Mengurangi kegiatan fotokopi. b. Fungsi formulir
1) Mencari suatu keterangan tertentu. 2) Menghimpun data yang sama.
3) Menyampaikan informasi yang sama.
4) Sebagai bukti fisik dan dasar petunjuk untuk bekerja 4. Arsip
Arsip adalah data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama. Arsip merupakan produk dari kegiatan penyimpanan.
5. Berbagai Macam Dokumen Tertulis Lainnya
Bentuk hasil pekerjaan kantor selain surat, laporan, formulir dan arsip antara lain tabel, peta, grafik, gambar, dan buku atau paper.
Uji Kompetensi
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar! 1. Apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor?
4. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri pekerjaan kantor! 5. Sebutkan dan jelaskan produk pekerjaan kantor! 6. Sebutkan langkah-langkah membuat laporan! 7. Sebutkan keuntungan membuat formulir!
8. Sebutkan dan jelaskan tentang jenis-jenis laporan!
9. “Surat dapat dijadikan sebagai duta organisasi”. Jelaskan maksudnya! 10. “Surat dapat menjadi nilai historis”. Jelaskan maksudnya!
Aktivitas
1. Buatlah contoh formulir (format dapat dicari dari berbagai sumber) 2. Buatlah surat niaga dengan tulisan tangan, kemudian lakukan hal-hal
berikut:
a. Ketiklah surat tersebut dengan menggunakan komputer.
b. Gandakan hasil ketikan tersebut dengan menggunakan foto kopi. c. Kirimlah surat tersebut ke e-mail Gurumu.
3. Kumpulkan bukti hasil pekerjaan 1 – 2 kepada Gurumu.
BAB
4
ORGANISASI
KANTOR
Tujuan Pembelajaran:
1. Peserta didik mampu mendefinisikan organisasi dan personil kantor 2. Peserta didik mampu menyebutkan ciri-ciri organisasi
3. Peserta didik mampu mendeskripsikan prinsip-prinsip dan bentuk-bentuk organisasi
4. Peserta didik mampu mendeskripsikan macam-macam personil kantor 5. Peserta didik mampu mendeskripsikan pengadaan, syarat, pelatihan
dan pengembangan personil kantor
6. Peserta didik mampu mendeskripsikan mutasi dan pemberhentian personil kantor
A. Pengertian Organisasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu “Organon”
atau dalam bahasa Latin “Organum” yang berarti alat, bagian, anggota,
atau badan. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa organisasi
merupakan perkumpulan sekelompok orang yang melakukan kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
B. Ciri-ciri Organisasi
1. Dalam organisasi terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih). 2. Dalam organisasi ada kerja sama.
3. Dalam organisasi ada tujuan bersama.
C. Prinsip-prinsip Organisasi
1. Prinsip Perumusan Tujuan
Kegiatan menentukan tujuan dari terbentuknya organisasi. Tujuan ini harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan.
2. Prinsip Pembagian Kerja
Organisasi harus melakukan pembagian tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih dan penumpukan pekerjaan. 3. Prinsip Pendelegasian Wewenang
Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi wewenang untuk melaksanakan tugas-tugasnya supaya dapat dimintai pertanggung-jawabannya.
4. Prinsip Tingkat Pengawasan
Pembentukan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan, karena tanpa pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.
5. Prinsip Rentang Manajemen
Suatu organisasi perlu memperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya. 6. Prinsip Kesatuan Perintah
Seorang bawahan dalam organisasi biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan itulah, ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.
7. Prinsip Koordinasi
Usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi supaya tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
D. Bentuk-bentuk Organisasi
1. Organisasi Garis/Lini
pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada jenjang organisasi.
a. Kelebihan bentuk organisasi garis/lini
Kesatuan perintah lebih terjamin, proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat dan rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi.
b. Kekurangan bentuk organisasi garis/lini
Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang, biasanya pimpinan lebih cenderung bersifat otoriter dan karyawan lebih sulit untuk berkembang.
Perhatikan bagan struktur organisasi garis/lini berikut:
2. Organisasi Garis dan Staf
Pada bentuk ini, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.
a. Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf
Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli, cocok digunakan untuk organisasi besar dan lebih
mudah menerapkan “the right man on the right place”.
b. Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf
Perhatikan bagan struktur organisasi garis dan staf berikut:
3. Organisasi fungsional
Pada bentuk ini, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut.
a. Kelebihan bentuk organisasi fungsional
Pembagian tugas menjadi lebih jelas, spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan dan spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal.
b. Kekurangan bentuk organisasi fungsional
Sulit untuk melakukan perputaran pekerjaan (tour of duty),
karyawan lebih mementingkan spesialisasinya dan tidak ada kesatuan perintah.
Perhatikan bagan struktur organisasi fungsional berikut:
E. Pengertian Personil Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), personil adalah pegawai, anak buah, awak. Sedangkan personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.
F. Macam-macam Personil Kantor
1. Administrator atau petugas pelaksana administrasi
Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajer
Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, paralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Staf atau pembantu ahli
Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
4. Worker atau pegawai/pekerja
G. Pengadaan Personil Kantor
Untuk mendapatkan karyawan atau personil kantor yang handal, diperlukan beberapa tahapan berikut:
1. Analisis jabatan (job analysis), yaitu suatu kegiatan untuk memberikan
analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus
dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus
dilaksanakan.
2. Rekrutmen, yaitu suatu proses usaha untuk mencari dan
mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi.
a. Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen harus berpedoman pada speseifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut, misalnya tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, latar belakang pendidikan, keterampilan dan kemampuan yang dimiliki.
b. Sumber rekrutmen
1) Sumber intrnal, yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan itu sendiri. 2) Sumber eksternal, yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi
suatu lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan/kantor, antara lain melalui pelamar datang sendiri, kantor Dinas Tenaga Kerja, advertising, referensi seseorang/rekanan karyawan.
c. Metode rekrutmen
2) Metode terbuka, yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa atau diumumkan secara luas.
3. Seleksi, yaitu tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memilih karyawan/tenaga kerja yang paling tepat dan jumlah yang tepat pula dari calon-calon tenaga kerja yang ada.
a. Proses seleksi
Penyaringan pelamar → tes → wawancara awal → evaluasi latar belakang dan referensi → wawancara mendalam → tes kesehatan/fisik → pengambilan keputusan
b. Langkah-langkah seleksi personil kantor
1) Seleksi administratif, yaitu seleksi administratif sesuai dengan kebutuhan.
2) Penarikan tenaga kerja, hal ini untuk mengetahui penawaran dan permintaan yang dibutuhkan.
3) Klasifikasi jabatan, hal ini merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
4) Tes dan wawancara a) Tes
i. Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasanya dilakukan dengan praktik.
ii. Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasanya dilakukan dengan praktik atau tertulis. iii. Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat
kecerdasan.
iv. Tes minat (interest test), yaitu tes untuk mengetahui minat
pelamar.
v. Tes kepribadian (personality test), tes untuk mengetahui
kepribadian pelamar.
vi. Tes bakat (aptitude test), yaitu tes untuk mengukur bakat
vii. Tes kesehatan (medical test), tes untuk mengetahui kesehatan.
b) Wawancara
i. Wawancara subjektif ii. Wawancara objektif
5) Penempatan personil kantor, apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan seorang pelamar telah diterima, pelamar tersebut memperoleh status sebagai karyawan dan ditempatkan di suatu bagian tertentu.
c. Tujuan seleksi
Tujuan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang: 1) Qualified dan profesional
2) Jujur dan disiplin
3) Inovatif dan bertanggung jawab
4) Cakap dengan penempatan yang tepat 5) Kreatif dan dinamis
6) Berdedikasi tinggi 7) Dapat bekerja sama 8) Dapat bekerja mandiri 9) Mudah berkembang d. Cara-cara seleksi
1) Non-ilmiah, yaitu seleksi dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, seperti surat lamaran, ijazah terakhir, surat keterangan pengalaman kerja.
2) Ilmiah, yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification
akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi
berdasarkan kriteria-kriteria tertentu, seperti berdasar pada job
e. Kualifikasi seleksi, meliputi umur, keahlian, pendidikan, kesehatan fisik, jenis kelamin, bakat, tampang/wajah, karakter, pengalaman kerja, kejujuran, kerja sama, kedisiplinan, inisiatif dan kreatif.
H. Syarat-syarat Personil Kantor
Syarat-syarat personil kantor meliputi persyaratan pengetahuan, persyaratan keterampilan dan persyaratan kepribadian (watak dan sifat) yang harus dimiliki oleh calon personil kantor.
I. Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor
Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya. Sedangkan pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam
pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human
relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas. 1. Jenis pelatihan
a. Supervisory training, yaitu pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, di mana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.
b. Administrative training, yaitu pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktIkkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.
c. Office method training, yaitu pelatihan yang bertujuan untuk melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin. d. Refreshing training, yaitu pelatihan yang bertujuan memberikan
penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.
2. Tujuan pelatihan dan pengembangan
c. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja.
d. Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal.
e. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi. f. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja. g. Meningkatkan perkembangan karyawan.
h. Menghindarkan keusangan.
J. Mutasi Personil Kantor
1. Pengertian mutasi
Mutasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Dengan demikian, mutasi dapat diartikan sebagai proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi) dalam suatu organisasi.
2. Cara mutasi
a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Rotasi kerja/mutasi biasa adalah pemindahan karyawan dari satu posisi atau jabatan atau tempat atau pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti oleh kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa, antara lain:
1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil tenaga dari luar.
2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, sesuai dengan minat, keahlian dan bidang tugas dan kemampuannya.
3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan susunan tempat kerja.
b. Vertikal (promosi dan demosi) 1) Promosi
Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.
a) Manfaat promosi
i. Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan. ii. Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan. iii. Untuk membina jenjang karir karyawan.
iv. Untuk mengembangkan kemampuan karyawan.
v. Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan
memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam/internal perusahaan.
vi. Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan memiliki kesempatan yang sama untuk maju.
b) Syarat-syarat promosi
i. Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau meninggal dunia.
ii. Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat dan telah lulus seleksi.
iii. Promosi dilakukan berdasarkan metode penilaian objektif. iv. Karyawan memiliki kemampuan/kecakapan untuk mengisi
posisi/jabatan tersebut.
v. Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbuka dan disampaikan kepada seluruh karyawan.
c) Senioritas dalam promosi
karyawan yang telah lama bekerja mendapat prioritas utama dalam memperoleh promosi jabatan.
2) Demosi
Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan dan statusnya pun lebih rendah.
Demosi terjadi disebabkan beberapa hal berikut:
a) Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan. b) Karyawan membangkang.
c) Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan, sehingga
perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan
karyawan.
d) Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja.
e) Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya. 3. Macam-macam mutasi
a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan
1) Mutasi antarurusan 4) Mutasi antarinstansi
2) Mutasi antarseksi 5) Mutasi antarbiro
3) Mutasi antarbagian
b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
1) Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, disebabkan produksi di tempat yang lama menurun.
2) Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain.
3) Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan.
5) Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antarkaryawan. c. Ditinjau dari masa kerja karyawan
1) Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan.
2) Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap.
K. Pemberhentian Personil Kantor
Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti
berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan. Artinya tidak ada hak dan kewajiban antara kedua belah pihak kecuali kalau organisasi menerapkan kebijakan pensiun dan dana hari tua (pesangon) atau asuransi hari tua atas karyawannya.
1. Penyebab Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
a. Pemberhentian atas kehendak perusahaan karena karyawan yang bersangkutan melakukan kesalahan fatal.
b. Pemberhatian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan
perampingan/pengurangan karyawan, karena perusahaan
mengalami kerugian secara terus-menerus.
c. Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiataf sendiri. d. Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun.
e. Pemberhentian karena sakit.
f. Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani.
g. Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan.
h. Pemberhentian karena meninggal dunia.
i. Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang.
2. Tingkatan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dari perusahaan
b. Pemberhentian tidak hormat, misalnya karena karyawan melakukan kesalahan fatal dalam melakukan tugas.
3. Hak dan kewajiban personil kantor yang diberhentikan
Hak dan kewajiban personil kantor yang diberhentikan biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan swasta dan uang pensiun untuk karyawan negeri. Akan tetapi ada juga pemberhentian yang dapat membatalkan hak dan kewajiban tersebut. Misalnya, karyawan yang diberhentikan dengan tidak hormat karena melakukan pelanggaran atau kasalahan fatal.
Uji Kompetensi
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar!
1. Apa yang dimaksud dengan organisasi? Jelaskan secara singkat! 2. Sebutkan ciri-ciri organisasi!
3. Sebutkan dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi!
4. Jelaskan kelebihan dan kekurangan dari bentuk organisasi garis/lini! 5. Jelaskan kelebihan dan kekurangan dari bentuk organisasi garis dan
staf!
6. Jelaskan kelebihan dan kekurangan dari bentuk organisasi fungsional!
7. Apa maksud dari “the right man on the right place”!
8. Apa yang dimaksud “tour of duty”!
9. Apa yang dimaksud dengan: a. Personil kantor
b. Rekrutmen c. Seleksi
10. Jelaskan secara singkat proses seleksi penerimaan karyawan baru! 11. Sebutkan dan jelaskan beberapa macam tes yang biasa dilakukan
oleh perusahaan/organisasi dalam menjaring karyawan baru! 12. Sebutkan langkah-langkah pengadaan personil kantor!
14. Apa yang dimaksud dengan PHK? Berikan minimal 5 (lima) penyebab PHK!
15. Di dalam PHK, ada yang dengan hormat dan tidak hormat. Jelaskan masing-masing dari keduanya dan berikan contohnya!
Aktivitas
1. Buatlah kelompok kerja 5 orang. Carilah info lowongan kerja di koran kemudian pelajarilah syarat-syarat dan prosedur penerimaan karyawan baru yang harus dipenuhi oleh pelamar. Kemudian buatlah surat lamaran pekerjaan yang ditujukan pada perusahaan tersebut dilengkapi dengan Daftar Riwayat Hidup!
2. Buatlah kelompok yang terdiri dari 10 (sepuluh) orang. Masing-masing kelompok bertindak sebagai orang-orang yang berencana membangun sebuah organisasi. Kemudian buatlah struktur organisasinya dan presentasikan hasilnya di depan kelas!
Uji Kompetensi Semester 1
1. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Secara etimologi, kata administrasi berasal dari kata Ad dan
Ministrare. Istilah ini berasal dari bahasa ...
a. Inggris d. Italia
b. Latin e. Belanda
c. Yunani
2. Berikut ini yang termasuk unsur administrasi adalah ...
a. Analisis d. Manajemen
b. Teknis e. Rutin
c. Manajerial
3. Berikut ini yang termasuk salah satu ruang lingkup administrasi perkantoran adalah ...
a. Tata hubungan d. analisis
b. Kepegawaian e. Tata usaha
c. Perencanaan perkantoran
4. Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut ...
a. Office planning d. Office management
b. Office administrastive e. Office organizing
c. Office work
5. Di bawah ini termasuk unsur-unsur kantor ...
a. Gedung d. a, b dan c benar
b. Personil e. Semua salah
c. Equipment
6. Di bawah ini termasuk fungsi kantor, kecuali ...
a. Memberi informasi d. Melindungi aset
7. Fokus dari pekerjaan kantor adalah ...
a. Pekerjaan tulis d. Memberikan informasi
b. Kegiatan kantor e. Manajemen
c. Kegiatan tata usaha
8. Pekerjaan kantor dikerjakan oleh ...
a. Pimpinan d. Karyawan tata usaha
b. Satpam e. Pesuruh
c. Semua benar
9. Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan ...
a. Kertas d. Pokok
b. Sampingan e. Penunjang
c. Objectives
10. Berikut ini yang merupakan jenis-jenis pekerjaan kantor, kecuali ...
a. Menghimpun d. Menggandakan
b. Kerja sama e. Mengolah
c. Melakukan komunikasi
11. Salah satu contoh pekerjaan kantor adalah ...
a. Hiking d. Mailing
b. Duta organisasi e. Penunjang
c. Diving
12. Berikut ini yang merupakan hasil dari pekerjaan kantor adalah ...
a. Uang pembayaran d. Laporan penjualan
b. Calculating e. Duplicating
c. Typing
13. Salah satu keuntungan membuat formulir, yaitu ...
a. Sebagai bukti fisik d. Menghimpun data yang sama
b. Sebagai dasar petunjuk e. Mencari keterangan tertentu
c. Mengurangi kegiatan foto kopi
14. Berikut ini yang termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor yang terdapat di rumah sakit adalah ...
b. Mencatat pesanan pelanggan
c. Memeriksa darah pasien di laboratorium d. Mencatat daftar menu
e. Memberikan obat kepada pasien
15. Berikut ini merupakan salah satu bentuk produk atau hasil pekerjaan kantor ...
a. CD d. Kertas
b. Flash disk e. Grafik
c. Informasi
16. Berikut ini adalah kegunaan surat, kecuali ... a. Alat komunikasi tertulis d. Duta organisasi
b. Alat pengingat e. Bukti tertulis yang otentik
c. Menghemat waktu
17. Berikut ini merupakan barbagai macam dokumen tertulis ...
a. Tabel d. Grafik
b. Gambar e. Semua benar
c. Peta
18. Fungsi laporan sarana dan prasarana adalah ...
a. Bukti pembelian barang d. Sbg. pengendali persediaan
b. Bukti penerimaan barang e. Kartu barang
c. Bukti pengeluaran barang
19. Secara etimologi, organisasi berasal dari kata Organum yang
berarti alat, bagian, anggota atau badan, berasal dari bahasa ...
a. Latin d. Yunani
b. Sansekerta e. Belanda
c. Inggris
20. Berikut ini yang termasuk salah satu ciri organisasi adalah ...
a. Tujuan individu d. Rentang organisasi
b. Kerja sama e. Kesatuan perintah
21. Berikut ini merupakan prinsip-prinsip organisasi, kecuali ...
a. Pendelegasian wewenang d. Koordinasi
b. Pembagian kerja e. Tujuan
c. Rentang manajemen
22. Jika dalam sebuah organisasi, seorang bawahan hanya mempunyai satu orang atasan, berarti organisasi tersebut menerapkan prinsip ...
a. Koordinasi d. Pembagian tugas
b. Kesatuan perintah e. Rentang manajemen
c. Pendelegasian wewenang
23. Struktur organisasi berikut merupakan bentuk organisasi ...
a. Staf d. Fungsional
b. Fungsional dan garis e. Garis dan staf
c. Lini
24. Tour of duty disebut juga ...
a. Duta jalan-jalan d. Perputaran pekerjaan
b. Melayani pekerjaan e. Bekerja apa adanya
c. Organisasi pekerjaan
25. Bentuk organisasi yang paling ideal digunakan di sekolah adalah ...
26. Suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan, dan mengapa harus dikerjakan, disebut ...
a. Analisis tugas d. Analisis karyawan
b. Analisis pelatihan e. Analisis jabatan
c. Analisis pekerjaan
27. Seleksi administratif adalah kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa kebenaran informasi pelamar, salah satunya adalah ...
a. Pengetahuan d. Wawancara
b. Fotokopi ijazah e. Umur dan foto
c. Tes kesehatan
28. Salah satu keunggulan rekrutmen dari sumber eksternal adalah ... a. Waktu relatif singkat
b. Kurang ada kesempatan untuk promosi
c. Kewibawaan karyawan yang diterima relatif lebih baik d. Biaya lebih murah
e. Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui
29. Di bawah ini termasuk perangkat kerja personil kantor, kecuali ...
a. Meja d. Kursi
b. Alat tulis e. Komputer
c. Palu
30. Secara umum persyaratan personil kantor adalah ...
a. Berpartisipasi aktif d. Mempunyai motivasi tinggi
b. Bersikap optimis e. Mempunyai semangat yang tinggi
c. Mempunyai persyaratan keterampilan
31. Di bawah ini termasuk manfaat promosi, kecuali ... a. Untuk meningkatkan semangat karyawan
b. Untuk menciptakan persaingan yang sehat c. Untuk membina jenjang karir karyawan
32. Berikut ini yang termasuk tujuan pelatihan dan pengembangan adalah ...
a. Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja b. Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia c. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja
d. Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal
e. Benar semua
33. Di bawah ini termasuk macam-macam mutasi, kecuali ...
a. Production transfer d. Replacement transfer
b. Shift transfer e. Remedial transfer
c. Good transfer
34. Berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan disebut dengan ...
a. PHL d. KKP
b. PKL e. PHK
c. PTT
35. Berikut ini penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja, kecuali a. Mencapai usia pensiun d. Meninggal dunia
b. Indisipliner e. Tersangkut partai terlarang
c. Menikah
2. Esai
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar! 1. Apa yang dimaksud dengan:
a. Administrasi b. Kantor
c. Administrasi perkantoran
2. Sebutkan unsur-unsur administrasi! 3. Sebutkan fungsi kantor!
5. Secara umum, ada berapakah ruang lingkup administrasi perkantoran? Jelaskan!
6. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis pekerjaan kantor! 7. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri pekerjaan kantor! 8. Sebutkan langkah-langkah membuat laporan! 9. Sebutkan keuntungan membuat formulir!
10. “Surat dapat dijadikan sebagai duta organisasi”. Jelaskan
maksudnya!
11. “Surat dapat menjadi nilai historis”. Jelaskan maksudnya!
12. Apa yang dimaksud dengan organisasi? Jelaskan secara singkat! 13. Sebutkan ciri-ciri organisasi!
14. Jelaskan kelebihan dan kekurangan dari bentuk organisasi garis/lini!
15. Apa maksud dari “the right man on the right place”!
16. Apa yang dimaksud “tour of duty”!
17. Jelaskan secara singkat proses seleksi penerimaan karyawan baru! 18. Jelaskan perbedaan antara promosi, rotasi, dan demosi!
19. Apa yang dimaksud dengan PHK? Berikan minimal 5 (lima) penyebab PHK!
BAB
5
KOMUNIKASI
KANTOR
Tujuan Pembelajaran:
1. Peserta didik mampu mendefinisikan komunikasi dan lambang komunikasi
2. Peserta didik mampu menyebutkan unsur-unsur komunikasi 3. Peserta didik mampu mendeskripsikan proses komunikasi 4. Peserta didik mampu menyebutkan jenis-jenis komunikasi 5. Peserta didik mampu mendeskripsikan media komunikasi 6. Peserta didik mampu mendeskripsikan teknik komunikasi 7. Peserta didik mampu mendeskripsikan komunikasi kantor 8. Peserta didik mampu mendeskripsikan komunikasi efektif 9. Peserta didik mampu mendeskripsikan hambatan komunikasi 10. Peserta didik mampu mendeskripsikan komunikasi melalui telepon
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa Latin Communicatio yang berarti
sama makna. Komunikasi (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yg dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak; Perhubungan.
Menurut Prof. Onong Uchjana, komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tidak langsung melalui media. Sedangkan menurut Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu, baik menggunakan simbol-simbol, maupun perilaku atau tindakan.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses pertukaran informasi antara dua orang atau lebih, menggunakan simbol/lambang komunikasi, dengan mengharap timbal balik.
1. Sesuatu seperti tanda (lukisan, lencana, dsb) yang menyatakan suatu
hal atau mengandung maksud tertentu; simbol: gambar tunas kelapa --
Pramuka; warna biru ialah -- kesetiaan;
2. Tanda pengenal yang tetap (menyatakan sifat, keadaan, dsb): peci
putih dan serban ialah -- haji;
3. Huruf atau tanda yang digunakan untuk menyatakan unsur, senyawa, sifat, atau satuan matematika.
Selain itu di dalam Ensiklopedia Indonesia, lambang adalah suatu
tanda atas dasar kesepakatan atau persetujuan bersama (meliputi juga
semboyan dan kata-kata sandi) serta berbagai tanda umumnya.
Dengan demikian, lambang komunikasi adalah tanda-tanda yang dipakai untuk menyampaikan pesan dalam proses komunikasi.
Lambang komunikasi itu sendiri dibagi menjadi tujuh, yaitu:
1. Lambang gerak adalah lambang yang menggunakan gerakan anggota badan; mengangguk, menggeleng.
2. Lambang suara adalah lambang yang menggunakan pendengaran
(telinga); sirine, menangis.
3. Lambang warna adalah lambang yang menggunakan warna-warna;
merah berarti berhenti (lampu lalulintas).
4. Lambang gambar adalah lambang yang menggunakan gambar-gambar.
5. Lambang bahasa adalah lambang yang menggunakan bahasa, baik lisan maupun tulisan; nada lagu dan irama.
6. Lambang huruf adalah lambang yang menggunakan huruf; huruf/abjad di dalam surat.
7. Lambang angka adalah lambang yang menggunakan angka-angka; alat ukur, nomor telepon.
B. Unsur-unsur Komunikasi
2. Komunikan, yaitu orang yang menerima pesan, ide, pernyataan, keinginan dan pertanyaan dari komunikator.
3. Pesan, yaitu ide atau gagasan dari komunikator yang didukung oleh lambang.
4. Media, yaitu sarana atau saluran yang menunjang pesan bila komunikan jauh tempatnya dan banyak jumlahnya.
5. Feed back atau efek, yaitu pengaruh dari adanya pesan.
C. Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah berlangsungnya komunikasi yang dilakukan oleh komunikator dengan komunikan.
D. Jenis-jenis Komunikasi
1. Komunikasi verbal adalah proses pertukaran informasi dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan.
a. Berbincang-bincang, diskusi, pidato, dll. b. Bertelepon, mendengarkan radio, nonton tv. c. Menggunakan internet, membaca majalah, Koran. d. Mengirim surat, sms, e-mail, fb, twitter.
2. Komunikasi non-verbal adalah proses penyampaian informasi
menggunakan isyarat atau body language. Komunikasi non-verbal
biasanya dijadikan penguat komunikasi verbal.
c. Membuang muka, menggeleng dan menganggukkan kepala.
E. Media Komunikasi
1. Pengertian media komunikasi
Media komunikasi adalah alat atau sarana yang dipakai dalam proses pertukaran informasi antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan.
2. Jenis-jenis media komunikasi
a. Media komunikasi berdasarkan sifat
1) Media komunikasi audio adalah alat penyampaian pesan/informasi yang dapat ditangkap melalui indra pendengaran, contoh: telapon.
2) Media komunikasi visual adalah alat penyampaian
pesan/informasi yang dapat ditangkap melalui indra penglihatan, contoh: poster, surat.
3) Media komunikasi audio-visual adalah alat penyampaian pesan/informasi yang dapat ditangkap melalui indra pendengaran dan penglihatan, contoh: TV, film.
b. Media komunikasi berdasarkan sasaran
1) Media komunikasi nirmassa adalah alat penyampaian
pesan/informasi yang ditujukan kepada sasaran tunggal, contoh: telepon, surat.
2) Media komunikasi massa adalah alat penyampaian
pesan/informasi yang ditujukan kepada khalayak ramai, contoh: TV, radio, Koran.
F. Teknik Komunikasi
1. Teknik berbicara dan bertanya
a. Teknik berbicara dan bertanya efektif
4) Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik. 5) Menanggapi setiap reaksi, saran, dan usul dari lawan bicara. b. Prinsip berbicara efektif
Berbicara efektif pada dasarnya adalah berbicara seperlunya menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, dengan memperhatikan hal-hal berikut:
1) Memberi kesempatan berbicara kepada lawan bicara. 2) Menatap bergantian secara sopan.
3) Berbicara secara jelas, mengerti, dan jangan berbisik.
4) Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan. c. Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan
1) Pendahuluan
a) Motivasi yang menarik.
b) Mengutarakan topik secara umum. c) Menyampaikan tujuan.
d) Ruang lingkup. 2) Isi pembicaraan
a) Lancar dan tidak ada gangguan. b) Menarik perhatian pendengar.
c) Uraian harus jelas, mudah ditangkap, dimengerti dan dihayati. d) Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat peraga. e) Pembahasannya harus terarah pada tujuan.
3) Penutup
a) Ada ringkasannya. b) Ada motivasi kembali.
c) Ada saran pembicara kepada pendengar.
d) Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar. 2. Teknik mendengarkan
1. Mendengarkan secara evaluatif
yang diucapkan pembicara. Hasil penilaian ini disampaikan kembali
kepada pembicara dalam bentuk Menolak atau Menyetujui
(menyanggah atau mendukung isi pembicaraan). 2. Mendengarkan secara proyektif
1) Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan.
2) Tangkap pesan-pesan penting atau inti pembicaraan.
3) Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis untuk mencatat inti pembicaraan.
4) Menanyakan isi pembicaraan yang belum dipahami. 3. Teknik membaca
1. Teknik membaca efektif 1) Membaca cepat
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara cepat atau secara garis besar isi dari bacaan yang menjadi obyek. Teknik ini merupakan cara yang menjalankan mata pada tulisan-tulisan yang terdapat dalam lembaran dengan cara yang cepat tapi dengan konsentrasi yang luar biasa sehingga daya ingat yang kuat menjadi andalan dalam pelaksanaannya. Jika timbul kelengahan sedikit saja, cara ini tidak akan membawa hasil. Berarti konsentrasi penuh merupakan syarat mutlak untuk menjalankan cara tersebut.
2) Membaca lengkap
3) Membaca detail
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara mendetail isi bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini dibarengi dengan cara pengkajian yang mutlak. Maka dari itu, pelaksanaan teknik membaca detail pasti menyita waktu banyak karena selain proses membaca yang dijalankan, proses mengkaji pun perlu dijalankan. Tanpa menjalankan proses mengkaji, target yang hendak dicapai mengenai isi yang mendetail pasti tidak akan berhasil.
4) Membaca selektif
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara selektif sebagian dari isi bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini tidak ada kaitan dengan kecepatan membaca ataupun waktu yang dibutuhkan. Kaitannya hanya dengan kepentingan pembaca sesaat. Maksudnya, kebutuhan pembaca yang terkonsentrasi pada hal-hal tertentu yang ada di dalam keseluruhan bacaan yang menentukan pelaksanaan teknik ini. Bagian yang menarik perhatian pembaca itulah yang dibaca, sedangkan bagian lain diabaikan.
2. Manfaat membaca
1) Memperluas wawasan, pengetahuan dan pengalaman.
2) Mengetahui nilai-nilai kehidupan, baik spiritual maupun material, dan teknologi.
3) Mengembangkan pola pikir.
4) Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara.
5) Lebih cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah tingkah laku atau dapat segera menerima pembaharuan.
6) Dapat mengenal Tuhan secara mendalam. 3. Menjadi pembaca efektif
3) Membaca tidak dengan berbisik-bisik. 4) Membaca tidak menggerakkan bibir.
5) Tidak terus-menerus mengulang isi bacaan. 4. Teknik menulis
a. Subjek dan tujuan harus jelas.
b. Semua informasi/pesan yang disampaikan sesuai dengan subjek dan tujuan.
c. Gagasan harus dikelompokkan dan disajikan secara logis dan sistematis.
d. Semua informasi yang penting harus termuat.
b. Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas, singkat, tepat, dan hindarilah kata-kata yang bermakna ganda).
G. Pelaksanaan Komunikasi Kantor
1. Komunikasi kantor
a. Komunikasi vertikal adalah proses penyampaian informasi dari atasan kepada bawahannya atau sebaliknya.
1) Dari atasan: perintah, petunjuk, nasehat. 2) Dari bawahan: laporan, keluhan, usul, saran.
b. Komunikasi horizontal adalah hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam organisasi. Misalnya komunikasi antarkepala bagian, antarkepala seksi, antarkaryawan pelaksana.
c. Komunikasi diagonal adalah komunikasi antarkaryawan pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya. Misalnya komunikasi antara Kabag. Produksi dengan Kabag. Pembukuan.
2. Etika komunikasi
Etika adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan
dengan memperhatikan perilaku, sikap yang baik dan yang tidak baik, untuk dilakukan ketika berkomunikasi.
3. Arti penting komunikasi kantor
a. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas. b. Meningkatkan kegairahan bekerja pegawai. c. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi. d. Meningkatkan rasa tanggung jawab.
e. Semua informasi yang dibutuhkan pegawai dapat dengan mudah diperoleh.
f. Menimbulkan rasa saling menghargai.
g. Meningkatkan kerja sama (team work).
h. Komunikasi penting bagi pengambilan keputusan.
H. Komunikasi Efektif
Komunikasi efektif menurut Scott M. Cultip & Allen mengacu pada The seven C’ communications atau Komunikasi 7C, yaitu:
1. Credibility (kepercayaan) : antara komunikator dengan komunikan
terdapat rasa saling percaya.
2. Context (pertalian) : komunikasi dapat berjalan apabila situasi dan
kondisi setempat tidak ada gangguan. Antara komunikator dan komunikan serta sarana dan media komunikasi saling berkaitan.
3. Content (kepuasan) : komunikan dapat memahami maksud
komunikator. Komunikator mendapat tanggapan baik dari komunikan, sehingga komunikator dan komunikan sama-sama puas.
4. Clarity (kejelasan) : komunikator harus menyampaikan pesan, tujuan,
bahasa dan istilah dengan jelas.
5. Continuity & consistency (kesinambungan & konsistensi) : komunikasi
6. Capability of audience (kemampuan audien) : komunikator harus memperhatikan kemampuan komunikan dalam menerima pesan supaya tidak terjadi kesalahpahaman.
7. Channels of distribution (saluran pengiriman pesa) : komunikator harus
menggunakan media komunikasi yang sudah biasa digunakan secara umum.
I. Hambatan dalam Komunikasi
1. Hambatan bersifat teknis
a. Kurangnya media yang dibutuhkan.
b. Faktor fisik, seperti sambungan kabel kurang baik, surat tidak terbaca.
c. Penguasaan teknik dan metode komunikasi tidak memadai. 2. Hambatan perilaku
a. Adanya pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung.
b. Adanya prasangka yang disebabkan emosi. c. Sikap yang otoriter dan keras kepala.
3. Hambatan bahasa
a. Menggunakan kata-kata dan istilah yang tidak dipahami komunikan. b. Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat.
c. Menggunakan kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele. d. Menggunakan kode, lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas. e. Tidak memperhatikan kemampuan komunikan.
4. Hambatan struktur
Rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur organisasi. Cara menghindarinya adalah:
c. Hubungan jangan terlalu formal, lebih baik familiar. 5. Hambatan jarak
a. Rintangan jarak terjadi karena komunikator dengan komunikan jaraknya berjauhan.
b. Penggunaan media komunikasi tidak optimal. 6. Hambatan latar belakang
a. Perbedaan latar belakang sosial. b. Perbedaan latar belakang pendidikan.
J. Komunikasi melalui Telepon
1. Pengertian telepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai
pengertian jauh dan mendengar. Di dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia, tang dimaksud dengan telepon adalah (1) pesawat dengan listrik dan kawat, untuk bercakap-cakap antara dua orang yang berjauhan tempatnya; pesawat telepon. (2) percakapan yang disampaikan dengan pesawat telepon.
2. Etila bertelepon a. Umum
1) Mengangkat dengan segera bila telepon berdering. 2) Mengucapkan salam pembuka.
3) Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau
menghubungi seseorang melalui telepon.
4) Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat. 5) Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak. 6) Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangkan. 7) Bertanya dengan bijaksana.
8) Mencatat pesan atau pembicaraan.
9) Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan.
b. Khusus
1) Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi (formal).
2) Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon.
3) Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. 4) Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi.
5) Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak. 6) Tidak berbicara dengan nada memerintah.
7) Tidak membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan.
8) Tidak mentransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang keliru.
9) Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah. 10) Sampaikan pesan kepada orang yang dituju penelepon. 3. Menangani telepon
a. Menerima panggilan telepon
1) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menerima panggilan telepon
a) Umum
i. Segera mengangkat gagang telepon. ii. Gunakan bahasa resmi, jelas dan tepat.
iii. Apabila telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung.
iv. Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka
tanyakan terlebih dahulu identitasnya (nama, asal kantor,
keperluan).
v. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, tanyakanlah apakah dapat dibantu, apakah keperluannya dan apakah pesannya.
b) Khusus
i. Mengangkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara
tangan kanan memegang alat tulis dan LPT (Lembar Pesan
Telepon).
ii. Menyampaikan salam dan menyapa penelepon dengan sebutan Ibu/Bapak/Saudara.
iii. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan.
iv. Mencatat hal-hal penting dalam LPT (Lembar Pesan
Telepon).
v. Bila kurang jelas, jangan sampai mengatakan apa, hah,
heh, karena tidak sopan. Sebaiknya mohon kepada
penelepon agar mengulangi lagi atau kita sendiri mengulang kembali maksudnya.
vi. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
vii. Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat, jangan sampai terdengar suara lesu.
viii. Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional. Tetap tenang, berbicara dengan sabar, bijaksana, namun tegas. ix. Mendengarkan dengan saksama, apa yang diinginkan
penelepon.
x. Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat.
2) Kriteria berbicara melalui telepon
a) Berbicara dengan kecepatan normal.
b) Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon.
a. Menerima telepon dengan suara yang baik (phonogenic). Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon/ menerima telepon, yaitu suara yang memberi kesan santun, bersahabat, ramah, dan penuh perhatian.
b. Mentransfer (mengalihkan) hubungan telepon
1) Beritahu penelepon agar menunggu proses penyambungan dan perdengarkan musik yang lembut dengan cara menekan tombol
hold.
2) Beritahu orang yang dituju bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon.
3) Mintalah ijin, apakah telepon dapat diteruskan sambil
memberitahukan masalah yang akan dibicarakan, dari mana dan dengan siapa bicara.
4) Jika yang dituju bersedia, persilahkan penelepon untuk segera bicara.
5) Jika line (saluran) yang dituju sedang online (dipakai), segera
informasikan kepada penelepon. Tawarkan bantuan: apakah akan menunggu, akan menghubungi lagi atau menitip pesan.
c. Melakukan panggilan telepon 1) Persiapan menelepon
a) Siapkan nomor telepon yang akan dituju. b) Perhatikan bahwa nomor telepon sudah tepat.
c) Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint.
d) Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju.
2) Pelaksanaan menelepon
a) Putarlah nomor telepon yang dituju. Pegang gagang telepon dengan tangan kiri, sementara tangan kanan memegang alat tulis dan kertas/blocknote.
c) Bila tersambung, segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri.
d) Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon secara jelas, singkat dan tepat.
e) Mencatat hal-hal yang penting.
f) Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam.
g) Meletakkan gagang telepon dengan pelan. 3) Menghubungkan telepon untuk pimpinan
a) Menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan
i. Putar atau tekan nomor yang dituju.
ii. Bila terdengar telah diangkat, ucapkan salam. iii. Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat. iv. Menyampaikan identitas diri.
v. Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dimaksud.
vi. Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang dimaksud pimpinan. vii. Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang
dimaksud pimpinan.
b) Menelepon orang yang kedudukannya di bawah atau sama dengan pimpinan
i. Putar atau tekan nomor yang dituju.
ii. Bila terdengar telah diangkat, ucapkan salam. iii. Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat. iv. Menyampaikan identitas diri.
v. Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju.
vi. Penelepon on the line dulu dengan orang yang dituju
vii. Setelah memperoleh kepastian bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju, segera disambungkan kepada pimpinan.
4. Mencatat pesan telepon
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mencatar pesan telepon: a. Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelepon, nama
perusahaan, nomor telepon, isi pesan, tanda tangan penerima telepon.
b. Memindahkan segera ke Lembar Pesan Telepon (LPT) atau bisa ditulis langsung pada LPT.
c. Meletakkan LPT di atas meja orang yang dituju. d. Meletakkan LPT pada tempatnya kembali.
Uji Kompetensi
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar! 1. Apa yang dimaksud dengan:
a. Komunikasi
b. Lambang komunikasi c. Media komunikasi
2. Sebutkan unsur-unsur komunikasi!
3. Bagaimana proses komunikasi itu berlangsung?
4. Apa perbedaan komunikasi verbal dengan non-verbal? Berikan contohnya!
5. Sebutkan jenis-jenis media komunikasi! 6. Bagaimana teknik berbicara secara efektif?
7. Ada berapakah teknik mendengarkan yang efektif? Sebutkan dan jelaskan!
8. Bagaimana teknik membaca cepat? Jelaskan! 9. Bagaimana teknik membaca selektif? Jelaskan! 10. Sebutkan manfaat membaca!
11. Bagaimana cara untuk menjadi pembaca yang baik?
12. Apa saja isi dari The seven C’ communications?
13. Ada berapakah komunikasi kantor? Sebutkan dan jelaskan!
14. Berilah contoh hambatan latar belakang dalam komunikasi dan jelaskan!
15. Apa penyebab terjadinya hambatan struktur dalam komunikasi? Bagaimana cara mengatasinya?
16. Apa yang dimaksud dengan telepon?
17. Bagaimana cara menangani panggilan telepon masuk? 18. Bagaimana cara melakukan panggilan telepon?
19. Bagaimana cara menghubungkan pimpinan dengan orang yang kedudukannya di bawah atau sama dengan pimpinan?
