Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Untuk
Meningkatkan Efisiensi Produksi
Pada Industri Suku Cadang Handtractor
Fajar Astuti Hermawati
1), Roenadi Koesdijarto
2)1) Jurusan Teknik I n f o r m a t i k a U n t a g , Surabaya 60119, email: f a ja r a s t u t i @yahoo.com 2) Jurusan Teknik I n f o r m a t i k a U n t a g , Surabaya 60119, email: d a d i e k @yahoo.com
Abstrak – Di desa Ngingas Waru Sidoarjo terdapat sentra industri kecil kerajinan logam. Salah satunya adalah CV Lancar Jaya yang memproduksi suku cadang (sparepart) traktor tangan (handtractor). Sistem produksi yang dilakukan di industri ini sangat tergantung pada ketersediaan bahan baku yang berupa besi dan plat. Untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi, dibuat suatu sistem informasi sebagai alat bantu untuk pengelolaan dan sumber informasi yang cepat dan akurat. Sistem informasi ini terdiri dari modul pembelian bahan baku, modul penjualan barang jadi, modul penggunaan bahan baku (produksi), modul pemesanan barang jadi, modul pembayaran hutang/piutang dan modul akuntansi. Kelebihan dari sistem informasi ini adalah pada modul pemakaian bahan baku yang dapat menghitung jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi barang jadi dalam jumlah tertentu, sehingga IKM dapat membeli atau memesan bahan baku sesuai dengan kebutuhan produksi hariannya. Dan juga dapat memberikan informasi stok bahan baku yang kosong serta jumlah persediaan barang jadi.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Stok Bahan Baku.
1. PENDAHULUAN
IKM adalah pengusaha kecil yang ingin meningkatkan efisiensi dan efektifitas guna meningkatkan produktifitas usahanya. Menurut Ahmadi [1], umumnya masalah produksi yang dihadapi oleh usaha kecil dan menengah (UKM) Indonesia tidak cocok bila dipecahkan melalui penerapan mesin yang berteknologi canggih. Berkaitan dengan produktifitas usaha, I Nyoman Sutantra [4] mengatakan bahwa suatu usaha baru bisa dikatakan produktif jika
usaha tersebut dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif atau dapat menggunakan sumber daya yang seminimal mungkin dengan hasil sebaik mungkin. Jadi kalau ingin meningkatkan produktifitas suatu usaha dapat dilakukan dengan meningkatkan efisiensi dan efektifitasnya.
Di desa Ngingas Waru Sidoarjo terdapat sentra industri kecil kerajinan logam. Salah satunya adalah CV Lancar Jaya yang memproduksi suku cadang (spare part) traktor tangan (handtractor). Produk industri kecil mitra (IKM) yang berupa suku cadang handtractor mempunyai kualitas yang cukup bagus dan berhasil menjadi mitra dari perusahaan asing yaitu PT Yamindo Pandaan sebagai pemberi order suku cadang. IKM akan memproduksi sesuai dengan jumlah pesanan dari PT Yamindo dalam jangka waktu yang telah disepakati bersama. Jumlah pesanan ke IKM mempunyai kecenderungan yang terus meningkat dari tahun ke tahun. Untuk saat ini, jumlah pesanan untuk satu kali order sebesar 2000 unit suku cadang.
dengan waktu yang ditentukan dalam kontrak. Untuk mengejar waktu yang telah disepakati, IKM akan melakukan kerja lembur yang tentunya akan memperbesar biaya produksi karena adanya tambahan gaji lembur karyawan dan penggunaan listrik di luar jam kerja. Sehingga IKM sangat memerlukan suatu sistem kontrol terhadap tersediaanya bahan baku secara tepat dan cepat. Dimana dalam sistem tersebut dapat memberikan informasi tentang ketersediaan dan perhitungan kebutuhan pembelian bahan baku serta perhitungan rugi laba produksi sebelumnya, sehingga pihak pimpinan dapat cepat mengambil keputusan kapan dan berapa bahan baku yang harus disediakan untuk menjalankan produksi sesuai dengan pesanan dan kemampuan keuangan IKM. Dengan cepatnya pengambilan keputusan, maka produksi dapat berjalan tepat waktu dan efisien. Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengelolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan
sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mengidefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan[2]. Sebuah sistem informasi persediaan bahan baku yang diharapkan dapat membantu meningkatkan efisiensi produksi pada IKM tersebut. Dalam sistem informasi ini juga terdapat fasilitas untuk mencatat semua transaksi pembelian dan penjualan, ketersediaan bahan baku, serta pencatatan pengeluaran produksi yang lain dalam sebuah neraca keuangan. Disamping ini dapat mencetak laporan harian maupun bulanan dengan lebih cepat dan mudah.
2. BAHAN DAN METODE
2.1. ANALISA PROSES
Dalam pembuatan sistem ini dirancang dan dibuat suatu sistem yang terpadu mengenai pengumpulan informasi yang berhubungan dengan proses input data, proses pemesanan, proses penjualan, proses produksi, proses pembelian bahan baku dan proses pengolahan data serta laporan seperti terlihat pada DFD
Dt Barang Dt Bahan Dt Supplier Dt Bahan,
Dt Barang
Dt Pelanggan
Dt Bahan, Dt Barang
Dt Pelanggan Dt Supplier
Buku Besar
Dt penjualan Dt Pembelian
Dt Penggunaan Bahan Baku Dt jurnal
penjualan
Dt Penjualan Dt Pembelian
Laporan Dt buku besar Dt Transaksi
Gambar 1. DFD keseluruhan proses
Secara garis besar alur data dari sistem transaksi adalah sebagai berikut :
1) Penjualan atau pemesanan barang
Customer memesan barang dengan surat
pemesanan barang melalui fax atau datang langsung. Customer juga bisa melakukan
2) Pembelian Bahan Baku dan Penggunaan Bahan Baku
Pembelian bahan baku ke supplier
dilakukan jika terdapat pemesanan barang oleh pelanggan atau jika akan dilakukan produksi barang untuk stok. Jumlah dan jenis bahan yang dibeli disesuaikan dengan jenis barang yang akan diproduksi dan dapat dihitung sebelum melakukan pembelian bahan baku. IKM bisa membeli dalam jumlah lebih besar dari kebutuhan tapi tidak bisa lebih kecil dari kebutuhan produksi. Bahan baku yang dibeli digunakan untuk produksi tercatat dalam transaksi penggunaan bahan baku. Dengan terjadinya pembelian bahan baku maka pengeluaran perusahaan akan bertambah dan persedian bahan baku akan bertambah. Dan dengan terjadinya penggunaan bahan baku maka persediaan bahan baku akan berkurang.
3) Pembayaran
Sistem pembayaran dalam hal ini dapat dilakukan cash maupun utang. Dimana setiap pembayaran utang akan mendapatkan nota penjualan, kemudian dari pelanggan tersebut akan diberi nota bayar. Bila sudah waktu penagihan maka IKM akan menagih ke pelanggan. Begitu juga dengan pembelian bahan baku yang
dilakukan dengan utang. Dengan proses tersebut maka akan terjadinya laporan keuangan.
Proses dan pelaporan data mencakup kegiatan pencatatan, penggolongan dan pengiktisaran. Pencatatan transaksi berarti mengumpulkan data secara kronologis. Penggolongan transaksi penting agar penyajian dapat diringkaskan. Dan pengiktisaran adalah menyajikan informasi yang telah digolong– golongkan kedalam bentuk laporan seperti yang diiginkan pemakai.
2.2. PEMODELAN DATA
Pemodelan data yang digunakan dalam sistem informasi ini menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram) [3]. Dalam pembangunan aplikasi yang berhubungan erat dengan data,maka ERD adalah salah satu sarana yang sangat dibutuhkan karena dapat mempermudah pembangunan aplikasi. Selain itu ERD juga dapat digunakan sebagai acuan untuk pengembangan aplikasi selanjutnya. Gambaran hubungan antar data yang digunakan dalam sistem informasi ini dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Entity Relation Diagram
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil utama dari penelitian ini adalah sebuah sistem informasi persediaan bahan baku yang terdiri dari modul pembelian bahan baku, modul penjualan barang jadi, modul
penggunaan bahan baku dapat dilihat pada gambar3.
Gambar 3. Form Pemakaian Bahan Baku
Form ini digunakan untuk memprediksi kebutuhan bahan baku atau penggunaan bahan baku dalam produksi. Seperti yang terlihat pada gambar 3, untuk memproduksi produk Garu ukuran 30cm sebanyak 10 buah membutuhkan tiga jenis bahan baku yaitu plat, plat panjang dan plat tipis. Jumlah bahan yang dibutuhkan (kolom jumlah_bahan) menggambarkan jumlah bahan untuk
memproduksi 10 buah garu. Pada form ini juga terdapat perkiraan harga untuk membeli bahan baku tersebut berdasarkan pada harga pembelian bahan baku sebelumnya.
Untuk menghitung penggunaan bahan baku dalam proses produksi, terdapat dua pilihan jenis barang yang akan diproduksi yaitu barang pesanan atau barang non-pesanan (non-order) yang biasanya dibuat untuk keperluan persediaan (stok). Jika produksi dilakukan untuk barang pesanan, maka diperlukan data pesanan untuk mengetahui jenis barang yang dipesan dengan cara memilih NO ORDER, seperti pada gambar 4.
Setelah memilih nomor order, sistem akan menampilkan hanya data barang yang dipesan sesuai dengan nomor pemesanan, seperti yang terlihat pada gambar 5. Hal ini akan mempermudah pengguna untuk menentukan jenis barang (produk) yang akan diproduksi.
Data bahan baku yang muncul pada form pemakaian bahan baku ini, diperoleh dari data barang jadi yang didalamnya terdapat pemasukan data bahan dan jumlah yang dibutuhkan untuk memproduksi satu barang jadi tersebut, seperti pada gambar 6.
Gambar 4. Pemilihan No Order
Gambar 5. Pemilihan Jenis Barang Sesuai Pesanan
Gambar 6. Form Barang Jadi
Keuntungan dari sistem ini adalah IKM dapat membeli atau memesan bahan baku sesuai dengan kebutuhan produksi hariannya. Sehingga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi produksinya.
Selain itu sistem ini menyediakan fasilitas untuk melihat jumlah persediaan bahan baku ataupun barang jadi, yang akan mempermudah IKM untuk mengontrol stok barang atau bahan yang dimiliki. Pada form stok barang jadi, diberikan fasilitas pencarian barang tertentu sesuai dengan kode, nama, jumlah stok atau harga dari barang yang akan dicari, seperti terlihat pada gambar 7.
bahan baku yang kosong, sehingga IKM dapat segera menyediakan bahan baku yang dibutuhkan yang diharapkan dapat meningkatkan efektifitas produksinya, seperti yang terlihat pada gambar 8
Gambar 7. Stok Barang Jadi
Gambar 8. Stok Bahan Baku
Sistem informasi ini sudah diuji dan dipasang di komputer IKM milik bapak Sholihin. Komputer yang digunakan mempunyai spesifikasi teknik sebagai berikut
Processor Pentium III
RAM 128 Mb
HardDisk 20 G
Mouse / Keyboard
Sedangkan perangkat lunak pendukung lain yang diperlukan untuk menjalankan system informasi ini adalah sebagai berikut :
Sistem Operasi : Windows XP Profesional
Sistem Database : SQL Server 2000
Sistem Pendukung : Java SDK 1.4.2.
4. KESIMPULAN
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi IKM dalam hal penyediaan bahan baku yang diperlukan dalam produksi dan pembukuan semua transaksi yang dilakukan oleh IKM maka dibuat suatu sistem informasi persediaan bahan baku untuk meningkatkan efisiensi produksi pada industri suku cadang
handtractor. Sistem informasi ini terdiri dari modul pembelian bahan baku, modul penjualan barang jadi, modul penggunaan bahan baku (produksi), modul pemesanan barang jadi, modul pembayaran hutang/piutang dan modul akuntansi. Kelebihan dari sistem informasi ini adalah pada modul pemakaian bahan baku yang dapat menghitung jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi barang jadi dalam jumlah tertentu, sehingga IKM dapat membeli atau memesan bahan baku sesuai dengan kebutuhan produksi hariannya. Dan juga dapat memberikan informasi stok bahan baku yang kosong serta jumlah persediaan barang jadi.
Meskipun demikian, sistem informasi ini masih memiliki beberapa kekurangan yaitu dalam menghitung penggunaan bahan baku yang dibutuhkan dalam produksi, hanya bisa digunakan untuk menghitung produksi satu jenis barang jadi dalam jumlah tertentu.
5. UCAPAN TERIMA KASIH
Mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional yang telah membiayai program ini melalui Surat Perjanjian Pelaksanaan Penelitian Nomor : 152/SP2H/PPM/DP2M/IV2009 Tanggal 1 April 2009
2. Rektor Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
3. Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya 4. Dekan Fakultas Teknik Universitas 17
Agustus 1945 Surabaya
5. Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya 6. Bapak Sholihin, pemilik IKM, CV Lancar
Jaya di Ngingas, Waru, Sidoarjo
7. Semua pihak yang membantu kelancaran program ini.
DAFTAR REFERENSI
[1] Ahmadi Fuad (2001), Karakteristik Teknologi Tepat Guna Dalam Industri Skala Usaha Kecil dan Menengah di Jawa Timur. Makalah yang disampaikan
[2] Andri Krismanto(2001), Perancangan
Sistem Informasi dan Aplikasi, Gavana
Media, Yogyakarta
[3] Jogiyanto HM(2004), Analisa dan Desain
Sistem Informasi Akutansi, Tata
sutabri, S. Kom., MM, Andi, Yogyakarta.
[4] Nyoman Sutantra I (2001), Produktifitas
Sistem Produksi dan Teknologi.
