untuk melakukan perhitungan matematis dan operasi logika tertentu. Kelengkapan lain dari CPU adalah peralatan input, output, dan alat penyimpanan

2.1. Landasan Teori

2.1.1. Electronic Data Processing (EDP)

Standar Profesional Akuntan Publik (2001:314.2) mendefinisikan Auditing dalam Lingkungan Sistem Informasi Komputer (SIK) sebagai berikut: "Suatu Iingkungan SIK ada bila suatu komputer dengan tipe dan ukuran apapun digunakan dalam pengolahan informasi keuangan suatu entitas yang signifikan bagi audit, terlepas apakah komputer tersebut dioperasikan oleh entitas tersebut atau oleh pihak ketiga."

Sedangkan Bodner dan Hopwood berpendapat mengenai EDP yaita"Electronic Data Processing (EDP) is the use of computer technology to perform an organization's transaction oriented data processing. EDP is fundamental accounting information system application in every organization."

(Bodner and Hopwood 1993:4).

2.1.2. Komponen EDP

Metiurut Boynton dan Kell (1996:449), sistem EDP tnemiliki tiga komponen, yaitu: perangkat keras komputer (hardware), perangkat lunak komputer (software), dan metode pemrosesan dan pengorganisasian data.

2.1.2.1. Hardware

Perangkat keras komputer (hardware) merupakan peralatan fisik yang berhubungan dengan sistem komputer. Susunan perangkat keras komputer dasar terdiri dari Central Processing Unit (CPU) dan input lain serta alat output.

Komponen perangkat keras komputer utama adalah CPU. CPU tersusun dari sebuah unit kendali, sebuah unit penyimpanan intemal, dan sebuah unit logis- aritmatika.

Unit kendali mengatur dan mengkoordinasi keseluruhan sistem, termasuk

masukan dan pemindahan informasi dari tempat penyimpanan, dan mengirimkan

data antara unit penyimpanan dan unit logis-aritmatika. Unit penyimpanan

internal, atau "memory" komputer, menyimpan instruksi program dan data untuk

diproses. Unit logis-aritmatika ditiamakan demikian karena memiliki kemampuan

untuk melakukan perhitungan matematis dan operasi logika tertentu. Kelengkapan lain dari CPU adalah peralatan input, output, dan alat penyimpanan tambahan lainnya.

2.1.2.2. Software

Menurut O'Brien (1999:178), Software komputer terdiri dari 2 bagian tipe program, yaitu:

1. Application Software

Application Software melakukan tugas pemrosesan informasi untuk end users. Application Software meliputi berbagai macam program yang dapat digolongkan menjadi general-purpose dan application-specific. General-purpose application programs melakukan tugas pemrosesan informasi secara umura, misalnya word processing, eleclronic spredsheet, database management, telecommimications, dan presentation graphic programs. Application-specific programs menyelesaikan tugas pemrosesan informasi yang mendukung fungsi atau proses bisnis secara spesifik, aplikasi ilmiah dan tekhnik, serta aplikasi komputer yang lain dalam masyarakat.

2. System Software

System Software mengatur dan mendukung operasional dari sistem komputer dan jaringan (network), yang terbagi dalam system management programs dan system development programs. Syslem management programs mengatur hardware, software, nelwork, dan sumber data dari sistem komputer pada waktu tugas pemrosesan informasi dijalankan. Contoh: operating systems, network management programs, database management systems, system utilities, performance monitors, dan security monitors. System development programs membantu IS specialist dan end user mengembangkan program komputer dan prosedur sistem informasi. Pada umumnya program pengembangan ini berupa language translators, programming editors dan alat pemerograman dan CASE lainnya

2.1.2.3. Metode Pengorganisasian Data

Menurut Laudon dan Laudon (1996:267), suatu sistem komputer

mengorganisasikan data secara hirarki mulai dari bits, bytes,fields, records,fdes,

dan datahases. Bit mewakili unit terkecil dari data dalam komputer yang dapat

lain. Gabungan dari berbagai karakter menjadi suatu kata, gabungan dari kata, atau angka yang lengkap (misalnya umur seseorang) disebut sebagai field.

Sekelompok//e/<is yang berkaitan, seperti nama mahasiswa, tanggal, mata kuliah disebut sebagai record. Sekelompok records yang memiliki tipe yang sama disebut sebagai file. Sekelompok files yang saling berkaitan akan membentuk suatu database.

2.1.2.4. Metode Pemrosesan Data

Istilah metode pemrosesan data mengacu kepada suatu cara bagaimana data dimasukkan dan diproses oleh komputer. Ada tiga metode yang dapat digunakan, yaitu:

A. Batch entry/Batch processing

Data dikumpulkan berdasarkan kelas-kelas transaksi seperti penjualan, pengeluaran kas dan keduanya dimasukkan dan diproses dalam tumpukan.

Keuntungannya:

• Pemrosesan transaksi yang sejenis secara bersama-sama, umumnya menjadikan metode ini efisien.

• Kemampuan untuk menghasilkan setumpuk atau pengendalian secara menyeluruh sebelum pemrosesan dan menggunakan jumlah tumpukan sebagai jejak transaksi atau referensi pemrosesan.

Sedangkan kerugiannya adalah:

• Masterfile tidak dapat diperbaharui sampai tumpukan data dikumpulkan.

• Pada uraumnya terlambat dalam mengkoreksi kesalahan pemrosesan yang diidentifikasi oleh edit routines, karena kesalahan pada dokumen sumber atau dalam mengubah data ke dalam machine-readable form harus dimanfaatkan kembali secara lengkap.

B. On-line entry/ Batch processing

Transaksi individual dimasukkan secara langsung ke dalam komputer melalui terminal, yang disahkan melalui machine-readable mengesahkan file transaksi yang dikumpulkan sebagai transaksi-transaksi dimasukkan.

Kemudian///e ini diproses untuk memperbahami masterfile. Keuntungannya

adalah data dapat diedit atau diperiksa kebenarannya oleh program komputer pada saat dimasukkan dan error messages disampaikan dengan segera pada terminal operator.

C. On-line entry/ On-line processing

Metode on-line entry/on-llne processing berbeda dengan on-line entry/

batch processing dalam dua hal, yaitu:

• Masterfile dapat diperbaharui saat data entry.

• Transaction log yang dihasilkan terdiri dari kronologi catatan dari semua transaksi.

2.1.3. Electronic Data Processing Auditing

Menurut Tunggal (1995:196) yang mengutip pada buku Webber, EDP Auditing adalah "EDP Auditing is the process of collecting and evaluating evidence to delermine whether a computer system safeguards assets, maintains data integrily, achieves organizational goals effectively, and consumes resources efficiently."

EDP Auditing adalah proses mengumpulkan data dan menilai bukti untuk menentukan apakah sistem komputer mampu mengaraankan aset, memelihara kebenaran data, maupun mencapai tujuan organisasi perusahaan secara efektif dan.

menggunakan aktiva perusahaan secara hemat.

Bila auditor melakukan audit dalam lingkungan pengolahan data elektronik, maka auditor harus mempertimbangkan penggunaan komputer dalara melaksanakan audit tersebut. Dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001:327.1) disebutkan:

"Penerapan prosedur audit mungkin mengharuskan auditor untuk mempertimbangkan tekhnik-tekhnik yang menggunakan komputer sebagai suatu alat audit. Berbagai macam penggunaan komputer dalam audit disebut dengan istilah Tekhnik Audit Berbantuan Komputer (TABK) atau Computer Assisted Audit Techniques (CAATs)".

Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Standar Akuntan Publik

(2001:327.1): Tujuan dan lingkup keseluruhan suatu audit tidak berubah bila audit

dilaksanakan dalam suatu lingkungan informasi komputer. Namun, penerapan

prosedur audit makin mengharuskan auditor untuk mempertimbangkan teknik- teknik yang menggutiakan kotnputer sebagai suatu alat audit.

2.1.4. Perbedaan antara Electronic Data Processing (EDP) dengan Manual Processing

Tujuan sistem EDP pada dasamya sama dengan sistem pengolahan data manual yaitu pengolahan informasi akuntansi dan informasi manajemen lainnya.

Sistem EDP memiliki beberapa keunggulan jika dibandingkan dengan sistetn manual, tetapi juga memiliki beberapa keletnahan yang berkaitan erat dengan pengendalian internal.

Seperti yang dikemukakan oleh Halim (1995:249) keunggulan dan kelemahan sistem EDP, yang dibandingkan dengan sistem manual adalah sebagai berikut:

A. Keunggulan Electronic Data Processing dibandingkan dengan Manual Processing:

• Sistem EDP dapat memberikan konsistensi yang lebih baik dalam pemrosesan data daripada sistem manual.

• Sistem EDP dapat memberi laporan akuntansi yang lebih tepat waktu dati lebih efektif untuk pengawasan operasi daripada sistem manual.

• Sistem EDP dapat mencegah kesalahan hitung dan penulisan data transaksi yang sering terjadi pada sistem manual.

• Pada sistem EDP ada fungsi pengendalian yang dimasukkan secara built- itp kedalam komputer, misalnya dengan adanya password. Hal ini tidak terdapat pada sistem manual.

B. Kelemahan sistem EDP dibandingkan dengan Manual Processing:

• Sistem EDP menghasilkan jejak transaksi yang terbatas dibandingkan dengan sistem manual. Jejak transaksi untuk keperluan audit hanya terbatas untuk jangka waktu yang pendek.

• Lebih sedikit bukti dokumen mengenai kinerja prosedur pengendalian pada sistem EDP daripada sistem manual.

• Informasi pada sistem EDP sulit dilihat daripada sistera manual.

11

• Pengurangan campur tangan manusia dalam sistem EDP dapat mengakibatkan tersembunyinya kesalahan yang sebenamya dapat diamati dalam sistem manual.

• Informasi dalatn sistem EDP lebih rawan terhadap kerusakan fisik dibanding sistem manual.

• Berbagai fungsi dapat terkonsentrasi dalam sistem EDP sehingga mengurangi pemisahan tugas dan wewenang. Hal ini dapat berakibat sistem EDP lebih rentan dari sisi pengendalian dibandingkan dengan sistem manual.

• Pengubahan sistem dalam sistem EDP lebih sulit diimplementasikan dan dikendalikan daripada sistem manual.

• Pada sistem EDP lebih banyak otang yatig dapat mengakses sistem daripada sistem manual. Hal ini memperbesar kemungkinan terjadi manipulasi akibat modifikasi tanpa otorisasi.

2.1.5. Teknik Pemeriksaan EDP

Menurut Tunggal (1995:198-199) pendekatan teknik yang diterapkan dalam pemeriksaan atas sistem yang dikomputerisasi adalah:

A. Auditing around the computer

Suatu pendekatan audit dengan memperlakukan komputer sebagai "black box" (kotak hitam). Teknik ini tidak menguji langkah-langkah proses secara langsung, tetapi hanya berfokus pada masukan dan keluaran dari sistem komputer.

Teknik ini mengandung berbagai kelemahan antara lain:

• Umumnya database mencakup jumlah data yang banyak dan cenderung untuk ditelusuri secara manual.

• Tidak menciptakan sarana bagi auditor untuk menghayati dan mendalami lebih mantap liku-liku sistem komputer.

• Cara ini mengabaikan pengendalian sistem pengolahan komputer itu sendiri, sehingga rawan terhadap adanya kelemahan dan kesalahan yang potensial di dalam sistem.

• Lebih berkenaan dengan hal yang lalu daripada audit preventif.

• Kemampuan komputer sebagai fasilitas penunjang pelaksanaan audit menjadi mubazir.

• Tidak dapat mencakup keseluruhan maksud dati tujuan penyelengaraan audit.

B. Auditing through the computer

Suatu pendekatan yang berorientasi pada komputer dan secara langsung berfokus pada operasi pemerosesan dalam sistem komputer. Pendekatan ini menguji langkah-langkah proses secara langsung. Pendekatan ini berasumsi bahwa apabila di dalam sistem pemerosesan ditemukan pengendalian yang memadai, maka kesalahan dan penyalahgunaan tampaknya tidak akan terlewatkan untuk dideteksi. Maka hasil keluarannya dapat diterima.

C. Auditing with the computer.

Suatu pendekatan yang menggunakan komputer untuk membantu melaksanakan langkah-langkah audit, yaitu dalam pengujian substansif (menguji saldo-saldo perkiraan laporan keuangan), auditor menggunakan soflware dalam membantu pelaksanaan tugas auditing.

Auditor juga harus mengumpulkan informasi tentang lingkungan.

pengolahan data elektronik yang relevan dengan perencanaan auditnya, termasuk informasi bagaimana sifat pengolahan data elektronik diorganisasikan.

2.1.6. Pengendalian Aplikasi

Menurut Weber (1999:364), pengendalian aplikasi didefinisikan sebagai berikut "Application system controls involve ensuring that individual application systems safeguard assets, maintain data integrity, and achieve their objectives effectively and efficiently."

Pengendalian aplikasi mempunyai beberapa tahap pengendalian, yaitu:

pengendalian batas, pengendalian input, pengendalian komunikasi, pengendalian

proses, pengendalian database, dan pengendalian output. Dalam penelitian ini

hanya membahas pengendalian input dan pengendalian output saja.

13

2.1.6.1 Pengendalian input

Komponen dalam subsistem input bertanggung jawab metnbawa data dan instruksi ke dalam sistem aplikasi. Data dan instruksi yang dibawa harus disahkan terlebih dahulu. Tujuan dari pengendalian input adalah menghasilkan suatu input yang valid, sehingga dalam pemrosesan subsistem selanjutnya dapat berjalan secara efektif dan efisien. Pengendalian input dalam penelitian ini tidak membahas pengendalian check digit, karena aplikasi ini merupakan aplikasi yang sederhana dan belum mengarah pada pengendalian check digit. Menurut Webber (1999:421-454), pengendalian input memiliki beberapa komponen, yaitu:

A. Data Input Method

Ada tiga aspek dari input method dan bagaimana mempengaruhi penilaian auditor mengenai keakuratan dan kelemahan pengendalian:

• Adanya peningkatan campur tangan manusia, maka menyebabkan kecenderungan terjadinya error and irregularities yang semakin meningkat.

• Adanya peningkatan interval waktu saat memasukkan state or event, maka menyebabkan kecenderungan terjadinya error and irregularities yang semakin meningkat.

• Penggunaan input devices facilities control yang tepat jenisnya, akan mengurangi kecenderungan tejadinya error and irregularities.

B. Source Document Design

Beberapa metode pemasukkan data menggunakan sumber dokumen untuk mencatat data yang akan dimasukkan ke dalam sistem komputer. Dari sudut pandang pengendalian, sumber dokumen yang telah dirancang dengan baik akan mencapai beberapa tujuan berikut:

• Mengurangi kecenderungan kesalahan pencatatan data

• Meningkatkan kecepatan pencatatan data

• Memudahkan pemasukkan data ke dalam komputer

C. Data Entry Screen Design

Ketika data diketikan ke dalam sistem melalui termitial, desain layar yang berkualitas tinggi (high-quality screen design) merupakan suatu hal yang penting, karena untuk mengurangi kesalahan input, serta untuk mengefektifkan dan mengefisienkan subsistem input. Auditor harus mampu menjelaskan data-entry screen yang digunakan dalam sistem aplikasi dan menjadikan pertimbangan tentang kesalahan input yang sering dilakukan, serta mempertimbangkan apakah akan memperluas desain layar untuk mempertinggi keefektifan dan keefisienan.

Atribut-atribut yang menunjukkan adanya desain layar berkualitas tinggi:

• Caption Design

Captions mengindikasikan keaslian dari data yang dimasukkan pada field dalam layar komputer (screeri). Desain pada captions meliputi struktur, ukuran, tipe huruf, tampilan intensitas, format, alignment, justification, dan spacing.

• Data-Entry Field Design

Data-entry fields harus mengikuti hubungan caption pada line yang sama, atau pada kasus pengulangan//eW, pada beberapa line di bawah caption.

• Tabbing and Skipping

Tabbing diperlukan untuk memudahkan operator karena dibutuhkan untuk melakukan tab ke field selanjutnya. Dalam skipping perlu diperhatikan bahwa automatic skipping pada field yang baru harus dihindari.

• Color

Tampilan warna berfungsi untuk mengurangi waktu untuk mencari item pada layar dan memotivasi pemakai, karena layar menjadi lebih menarik.

• Response Time

Response time data entry harus selalu konstan dan cukup cepat mendukung kelanjutan tugas yang dilakukan oleh pemakai.

• Prompting and Help Facilities

Fasilitas prompting menyediakan petunjuk atau informasi dengan segera

mengenai aksi pemakai yang harus diambil ketika pemakai bekerja dengan

data-entry screen.

15

Fasilitas help menyediakan look-up advice atau inforaiasi mengenai aksi pemakai yang harus diambil ketika raereka bekerja dengan dala-entry screen.

D. Data Code Control

Pengkodean data mempunyai dua tujuan, yaitu:

1. Mengidentifikasi entitas sebagai uniquely (unik) atau mengidentitaskan entitas sebagai anggota dari suatu kelompok.

2. Untuk tujuan pengidentifikasian, seringkali kode-kode lebih rapi dari textual description atau narrative descripiion, karena pemakai memerlukan karakter lebih sedikit, untuk memberikan sejumlah informasi.

Pendesainan kode yang buruk akan mengakibatkan:

1. Memudahkan terjadinya error.

2. Proses pencatatan dan pengetikan menjadi tidak efisien.

E. Batch Control

Beberapa pengendaliati yatig sederhana dan paling efektif dalam aktifitas mengumpulkan data dan memasukkan data. Batching adalah proses mengelompokan transaksi yang serupa secara bersama-sama dari hubungan masing-masing. Pendesainan batch meliputi pemilihan ukuran dan sifat dari batch yang digunakan. Tiga tujuan utama petunjuk pendesainan yang harus diikuti:

• Batch harus cukup kecil untuk memudahkan untuk menemukan error jika total pengendalian tidak seimbang.

• Batch haras cukup besar untuk ditempatkan unit kerja yang layak.

• Batch harus terdapat logical unit, contoh sebuah grup dokumen yang berisi transaksi satu tipe.

F.

y

Validation Data Input

Data yang diajukan sebagai input pada sistem aplikasi harus disahkan

secepat mungkin saat dikumpulkan dan ditutup secepat mungkin pada sumber

tersebut. Error dapat dikoreksi oleh orang yang memiliki pengetahuan mengenai

masalah tersebut dan ketika keadaan di sekitar data masih baru dalam pikiran pemakai.

Input validation routines adalah untuk memastikan bahwa input akan dimasukkan ke dalam sistem telah dilakukan dengan valid dan akurat. Beberapa edit checks yang akan digunakan untuk pengendalian input:

• Sequence Check

Menguji apakah sekumpulan data yang dimasukkan terurut secara angka atau abjad.

• FieldCheck

Menentukan apakah karakter suatu/ieW tipe datanya benar.

• Sign Check

Menentukan apakah data swXx\field memiliki tanda aritmatik yatig tepat.

• Validity Check

Membandingkan nomor ID atau kode transaksi dengan yang sudah diotorisasi.

• Limit Check

Metneriksa kuantitas data untuk menyakinkan bahwa kuantitas yang dimasukkan tidak melampaui batas atas dan batas bawah yang telah ditetapkan.

G. Instruction Input

Menjamin kualitas dari instruksi input pada sistem aplikasi, merupakan tujuan yang sulit.

Auditor harus memikirkan kesahan instruksi input ketika:

• Instruksi disediakan sebagai bagian dari seluruh perangkat lunak (software) aplikasi.

• Instruksi diinterpretasikan melalui bahasa pemerograman tingkat tinggi.

Tipe-tipe dari instruksi input validation checks:

• Lexical Validation

Sistem melakukan evaluasi tiap kata / word yang dimasukkan oleh

pemakai.

17

• Syntatic Validation

Sistem membaca string dari kata/ words yang diidentifikasi dan disahkan oleh lexical analyzer dan diterima untuk menjelaskan rangkaian operasi yang menunjukkan string dari kata yang diharapkan.

• Semantic Validalion

Sistem melengkapi analisa dari tujuan instruksi yang telah dimasukkan.

Enam cara bagaimana instruksi dapat dimasukkan ke dalam sistem informasi:

1. Menu driven language

Pemakai dapat memilih dari pilihan yang ditunjukkan.

2. Question-answer dialog

Pemakai merespon pertanyaan yang telah ditunjukkan.

3. Command language

Pemakai memanggil kembali dan mengenali instruksi untuk sistem aplikasi.

4. Forms-based language

Pemakai melakukan perintah secara spesifik dalam konteks dari form input atau output.

5. Natural languages

Pemakai menginstruksikan sistem aplikasi melalui free-form input.

6. Direct manipulation interfaces

Pemakai memasukkan instruksi ke dalam sistem aplikasi melalui manipulasi secara langsung pada suatu obyek di layar.

H. GUI (Graphical User Interface) Controls yang Umum Digunakan

McLeod (1998:241) berpendapat bahwa GUI merupakan control atau gmphical image untuk mewakili data///e, daftar pilihan, atau tombol perintah.

Sehingga program aplikasi dapat berkomunikasi lebih baik dengan pemakainya dan memudahkan pemakainya menggunakan program aplikasi tersebut.

GUI controls yang umum digunakan dalam layar menurut Whitten et.al

(2000:546-552) dan McFedries (1995:780-788) adalah:

• Text box

Text Box pada umumnya digunakan untuk memasukkan data. Text Box paling tepat digunakan saat data yang akan dimasukkan mempunyai jumlah kemungkinan data yang tidak terbatas dan nilai data yang

dimasukkan tidak dapat dipilih dari suatu daftar.

• Option Button/Radio Button

Radio Button memberikan kemudahan dan paling tepat digunakan untuk pemakai yang akan memilih 1 pilhan saja dari sejumlah pilihan yang ada.

• Check Box

Check Box memberikan kebebasan kepada pemakai untuk memilih lebih dari 1 pilihan namun tetap terkendali pada pilihan yang telah ada.

• List Box

List Box digunakan untuk menampilkan daftar pilihan yang jumlahnya banyak, sedangkan tempat di dalam form terbatas, sehingga tidak dimungkinkan menggunakan Radio Button atau Check Box.

• Drop-down List

Drop-down list berfungsi untuk menampilkan atau menyembunyikan daftar pilihan dimana pemakai hanya dimungkinkan untuk memilih 1 pilihan saja.

• Combination Box/Combo Box

Combo Box memberikan kemudahan pemasukkan data kepada pemakai (seperti text box) atau memilih dari daftar (seperti list box). Combo box tepat digunakan jika tempat di layar terbatas dan mengijinkan pemakai memilih dari salah satu nilai dari daftar atau mengetik nilai yang dimungkinkan pilihan dalam daftar.

• Spin Box

Spin Box mengijinkan pemakai memasukkan data secara langsung pada text box atau menekan tombol ke atas untuk menaikkan nilai dan tombol ke bawah untuk menurunkan nilai pada text box secara otomatis.

• Button

Button digunakan untuk menjalankan perintah yang ada pada event

procedure.

19

2. l .6.2 Pengendalian output

Suatu subsistem dari pengendalian aplikasi yang menyediakan fungsi yang menjelaskan isi dari data yang disediakan pada pemakai, cara data diformat dan dipresentasikan kepada pemakai, cara data disiapkan dan dikirimkan kepada pemakai. Komponen utama software dan personel yang menjelaskan isi, format, dan batas waktu data disediakan kepada pemakai, berbagai macam hardware device yang digunakan untuk mempresentasikan output data yang telah diformat pada pemakai {printer, terminal, voice synthezer) dan hardware, sofhvare, dan personel yang menjalankan output kepada pemakai. Tujuan dari pengendalian output adalah menentukan isi data yang disediakan pada pemakai dan bagaimana cara tersebut akan diotorisasi dan disajikan pada pemakai. Berikut merupakan beberapa komponen dari pengendalian output menurut Webber (1999:616-635):

A. Inference Control

Suatu bentuk pengendalian yang mengiijinkan/ menolak akses item data berbasis pada nama dari item data, isi dari item data, beberapa karakteristik dari queri atau time series dari queri yang dibuat pada item data. Terbagi tnenjadi 2 bagian:

• Restriction Controls

Membatasi seperangkat respon yang disediakan untuk pemakai, melindungi tingkat kepercayaan suatu data mengenai orang-orang yang ada dalam database.

• Peturbation Controls

Mengenalkan beberapa tipe "noise" ke dalam statistik, dihitung berdasarkan catatan/ records yang diterima dari database.

B. Batch Output Production and Distribution Control

Batch output merupakan output yang dihasilkan dari beberapa fasilitas operasi, kemudian didistribusikan untuk atau dikumpulkan oleh petugas atau pemakai dari proses output.

Pengendalian produksi dan distribusi pada batch output dilakukan untuk

menyakinkan akurasi, kelengkapan, dan ketepatan waktu output yang disediakan

hanya untuk pemakai yang berhak/ terotorisasi. Beberapa tahap dari Batch Output Production and Dislribution Control:

1. Stationery Supplies Storage Controls

Beberapa alasan preprinted stationery masih digunakan:

• Untuk beberapa aplikasi, dengan adanya preprintedfea/wes dapat mencegah pemalsuan.

• Suatu organisasi merasa dengan adanya preprintedfeatures terlihat lebih nyata daripada output yang terlihat pada layar komputer.

• Untuk aplikasi output dalam jumlah besar, dengan adanya preprintedfeatures akan mempercepat pencetakan dan mengurangi

biaya cetak.

2. Printing Controls Bertujuan untuk:

• Untuk menyakinkan bahwa laporan (report) yang dicetak pada alat cetak {printer) yang tepat.

• Mencegah pihak-pihak yang tidak terotorisasi untuk membaca data penting yang telah tercetak dalam laporan.

• Menyakinkan bahwa pengendalian yang layak telah dilakukan dalam pencetakan surat isian atau alat-alat yang negotiable.

3. Report Distribution Controh

Bertujuan untuk menyakinkan bahwa output yang didistribusikan secara aman dan diterima oleh pemakai yang berhak. Untuk melakukan pengendalian atas aktifitas distribusi output, harus ada catatan (records) yang menyimpan tanggal dan waktu saat output didistribusikan serta identitas orang yang menerima output tersebut. Beberapa cara pendistribusian output:

• Output mungkin ditempatkan pada locked bins yang dibersihkan oleh user secara periodik.

• Output mungkin dikirimkan secara langsung pada pemakai.

• Output mungkin dikirimkan lewat pos pada pemakai, baik melalui

internal mail maupun melalui jasa pos umum.

21

• Output mungkin diberikan kepada orang yang mewakili pemakai untuk mengambil output tersebut.

• Output mungkin dikirimkan lewat jasa kurir pada pemakai.

• Output mungkin diberikan pada organisasi distribusi pengiriman (mail distribution organizatiori).

C. Report Design Controls

Suatu bagian yang penting di dalam melaksanakan pengendalian produksi dan distribusi pada laporan perusahaan adalah kualitas dari desain laporan tersebut. Desain laporan yang baik akan memudahkan aliran laporan. Beberapa informasi pengendalian yang harus dimasukkan ke dalam desain laporan yang baik:

• Nama laporan (report name)

• Waktu dan tanggal produksi

• Daftar distribusi (termasuk jumlah salinan)

• Program yang menghasilkan laporan

• Contact person

• Security classification

• Tanggal penyimpanan {retention date)

• Metode penghancuran (method ofdestrucliori)

• Page heading

• Nomor halaman

2.1.7. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)

Siklus pendapatan menurut Romney and Steinbart adalah "a set of

business activities and related information processing operation associated with

providing goods and service to customers and collecting cash in payment for

those sales." (Romney and Steinbart 2000:415). Pengendalian aplikasi pada

penelitian ini hanya sebatas pembuatan pesanan penjualan, pengiriman, dan

penagihan. Beberapa aktifitas bisnis dalam siklus pendapatan, yaitu:

2.1.7.1 Sales Order Entry

Langkah pertama dalam siklus pendapatan adalah sales order entry, termasuk meminta dan memproses customer orders. Sales order function meraerlukan informasi mengenai persediaan/ inventory yang tersedia dan status batas waktu kredit dari pengendalian persediaan dan fungsi akuntansi.mengenai kebijakan kredit/ credit policies. Keputusan dibuat berdasarkan pemikiran mengenai kebijakan kredit, termasuk persetujuan kredit untuk baru dan meningkatkan batas waktu kredit dari yang telah ada. Permintaan ditangani secara langsung oleh sales order department atau oleh customer service department.

Setelah melakukan pemesanan pada sales staff, maka dibuatkan sales order yang mana difaxkan pada sales order department, lalu dikumpulkan sebanyak 50 transaksi untuk pengisian data. Pegawai sales order memasukkan item-item tiap transaksi berikut: customer account. number, salesperson number, product. number dan guantities. Transaksi akan dicatat jika telah melewati edit.

tests yang membuktikan akurasi dan sahnya sales order. Lalu transaksi-transaksi itu digabung menjadi 1 transaksi besar dalam rangka memproses order dan melakukan update various masterfiles. Pertama kali, sistem akan mengkalkulasi jumlah penjualan dan membandingkannya dengati customer's available credit.

Order yang gagal akan dicetak dalam laporan penolakan kredit. Credit manager akan mengevaluasi laporan dan memutuskan untuk meningkatkan customer's credit limit atau menolak order tersebut. Order yang diterima akan dimasukkan pada batch order selanjutnya. Lalu sistem akan mengecek apakah persediaan dapat mencukupi order tersebut. Jika dapat, maka customer's account balance akan didebit pada jumlah penjualan dan kuantitas yang tersedia padafile inventory akan dikurangi sesuai dengan jumlah order. Dalam hal lain, back-order akan diterbitkan untuk item yang diperlukan. Beberapa dokumen dicetak pada aktifitas ini, yang pertama kali tercetak adalah sales order. Salinan pertama dari sales order akan diserahkan pada sales order department untuk keperluan status open order.

Salinan yang lain akan diserahkan pada pelanggan, agar pelanggan mengetahui

bahwa order tersebut telah diterima. Salinan dari sales order juga dikirim pada

billing and shipping departments. Salinan sales order yang dikirimkan pada

shipping department diberlakukan sebagai packing slip untuk identitas mengenai

23

isi pengiriman. Dokumen lain yatig dihasilkan dari sales order entry adalah picking ticket, yang mempunyai otorisasi untuk melepas merchandise ke shipping

department.

2.1.7.2. Shipping

Langkah kedua dalam siklus pendapatan meliputi pengisian pesanan pelanggan dan pengiriman barang dagangan (merchandise) yang diinginkan.

Keputusan utama yang dilakukan ketika mengisi dan mengirimkan customer order berdasar pada pemikiran mengenai pilihan metode pengiriman (choice ofdelivery method). Infortnasi yang diperlukan mengenai performa kerja pengirim {carrier performance) (misalnya persentase pengiriman yang tepat waktu, klaim kerusakan).

Picking ticket digunakan oleh pegawai gudang (warehouse workers) untuk mengidentifikasi produk mana yang akan diambil dari persediaan. Setelah melengkapi picking ticket maka akan dikirim ke shipping department. Pegawai bagian pengiriman barang (shipping clerk) akan mengecek barang yang telah dikirim dari gudang. Proses memperbaruhi kuantitas yang ada di tangan (in hand), akan menghasilkan beberapa salinan dari bill of lading. Bill of lading adalah kontrak legal/ sah yang mendefmisikan pertanggungjawaban atas barang dalam pengiriman. Salinan dari bill of lading disebut sebagai freight bill, yang mengindikasikan jumlah yang harus dibayarkan pada pembawa barang (carrier).

2.1.7.3. Billing andAccount Receivable

Langkah ketiga adalah billing. Dua aktifitas yang dilakukan pada tahap ini dalam siklus pendapatan: melakukan penagihan customer dan memonitor akun pelanggan.

Credit memo harus dibuat oleh credit manager. Informasi yang diperlukan

dari shipping department untuk mengidentifikasi item-item dan banyaknya

pengiriman, serta informasi mengenai harga dan special sales tertns dari sales

department.

Types ofbilling syslems:

A. Postbilling system: invoice disiapkan seteiah ada konfirmasi mengenai item yang akan dikirimkan.

B. Prebilling systems: invoice disiapkan (tetapi tidak dikirimkan) secepatnya setelah order disahkan (contoh setelah kredit disahkan dan persediaan yang tersedia dicek).

Methods for maintaining accounls receivable:

A. Open-invoice method: para pelanggan melakukan pembayaran pada tiap tagihan (invoice).

B. Balance-forward method: para peianggan meiakukan pembayaran sesuai dengan jumlah yang tertera pada monthfy statement.

2.2. Kajian Peneliti Terdahulu

Penelitian dengan topik yang sejenis pernah dibahas oleh Tirtohadi (2000) dengan judul Penerapan Electronic Data Processing Auditing untuk menilai pengendalian interaal atas siklus pembelian pada PT. S.S. Utama di Surabaya.

Penelitian ini menekankan pada penerapan EDP Auditing dalam menilai pengendalian internal pada siklus pembelian.

Meskipun penelitian penulis dan Tirtohadi mempunyai kesamaan dalam

menggunakan Electronic Data Processing (EDP) Auditing untuk menilai suatu

pengendalian, tetapi mempunyai perbedaan yang mendasar, yaitu: penulis

menekankan penerapan EDP Auditing untuk menilai pengendalian aplikasi pada

siklus penjualan, yaitu pengendalian input dan output saja, sedangkan Tirtohadi

melakukan penerapati EDP Auditing untuk menilai pengendalian intemal pada

siklus pembelian.