EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM PENGGAJIAN (Studi Kasus di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta)
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Agatha Tyagita Ayuningtyas 132114036
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
i
EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM PENGGAJIAN (Studi Kasus di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta)
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Agatha Tyagita Ayuningtyas 132114036
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
iv
MOTO DAN PERSEMBAHAN
BELIEVE YOU CAN AND YOU’RE HALFWAY THERE
-Theodore Roosevelt-
Skripsi ini Kupersembahkan Untuk:
Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria
Orangtuaku Yohanes Fajar Prasetya dan Caecilia Onny Fibriyanti
Kakak-kakak dan Adik-adik yang mendukungku
Keluargaku dan Sahabat-sahabatku
Keluarga Besar Akuntansi 2013
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat, penguatan,
penghiburan, dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang
berjudul “Efektivitas Pengendalian Internal Sistem Penggajian (Studi Kasus di
Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta)”. Skripsi ini dibuat untuk memenuhi salah satu
syarat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi, Program Studi Akuntansi, Jurusan
Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini
tidak mungkin dapat terselesaikan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis
ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D selaku Rektor Universitas Sanata
Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan
mengembangkan kepribadian kepada penulis.
2. Albertus Yudi Yuniarto, SE., MBA selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA selaku Ketua Program Studi
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
4. Fransisca Reni Retno Anggraini selaku dosen pembimbing akademik
kemahasiswaan.
5. Drs. FA. Joko Siswanto, M.M., Akt selaku Dosen Pembimbing yang
telah meluangkan waktu untuk membimbing, mengoreksi, memberi
viii
6. Seluruh Bapak Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma
yang telah membimbing dan memberikan ilmu selama perkuliahan
sampai selesai.
7. Seluruh staf dan karyawan Sekretariat Fakultas Ekonomi Universitas
Sanata Dharma yang telah membantu proses perkuliahan dengan lancar.
8. Bapak Dr. R. Gatot Titus Wratsongko, Sp. THT-KL., M.Kes selaku
Direktur Utama Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta yang telah
memberikan ijin untuk melakukan penelitian.
9. Dr. Arin Dwi Iswarini M.Kes., Sp.THT-KL selaku Ketua Pusmarsa
Rumah Sakit Bethesda yang telah membantu proses penelitian.
10.Bapak Yuson yang telah membantu dan membimbing penulis selama
melakukan penelitian di lapangan.
11.Ibu Hennik Sumengkowati selaku Kepala Bagian Personalia Rumah
Sakit Bethesda yang telah meluangkan waktu untuk penulis memperoleh
semua informasi dan data-data yang diperlukan.
12.Ibu Retna Edi Purnama selaku Kepala Bagian Akuntansi Rumah Sakit
Bethesda yang telah meluangkan waktu untuk penulis memperoleh
semua informasi dan data-data yang diperlukan.
13.Seluruh karyawan bagian Humas yang telah bersedia meluangkan waktu
x DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN... ii
HALAMAN SUSUNAN PANITIA... iii
HALAMAN MOTO ... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ... v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ... vi
KATA PENGANTAR... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xvi
DAFTAR GAMBAR ... xviii
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
HALAMAN ABSTRAK INDONESIA ... xx
HALAMAN ABSTRAK INGGRIS ... xxi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian... 3
D. Manfaat Penelitian... 3
xi
BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 6
A. Sistem Informasi Akuntansi ... 6
1. Pengertian Sistem ... 6
2. Pengertian Informasi ... 9
3. Pengertian Akuntansi ... 10
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 10
5. Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi... 11
6. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi ... 12
B. Sistem Penggajian ... 14
1. Sistem Penggajian Manual ... 14
a. Pengertian Gaji ... 14
b. Elemen-elemen dalam Sistem Penggajian ... 15
c. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 18
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 21
e. Bagan Alir Sistem Penggajian Manual ... 24
2. Sistem Penggajian Terkomputerisasi ... 28
a. Dokumen yang Dipakai dalam Pembayaran Gaji . 28
b. Proses Penggajian ... 29
xii
C. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian ... 32
1. Pengertian Bagan Alir Dokumen ... 32
2. Manfaat Bagan Alir Dokumen ... 32
3. Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen ... 32
4. Jenis-Jenis Bagan Alir ... 33
5. Simbol-Simbol Bagan Alir ... 33
6. Bagan Alir Sistem Penggajian ... 36
D. Pengendalian Internal ... 38
1. Pengertian Pengendalian Intern ... 38
2. Tujuan Pengendalian Intern ... 38
3. Unsur-Unsur Pengendalian Internal ... 39
a. Organisasi ... 39
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 39
c. Praktik yang Sehat ... 40
d. Karyawan yang Kompeten sesuai Tanggung Jawabnya ... 41
4. Pengendalian Intern Penggajian ... 41
5. Hubungan antara Prosedur Penggajian dengan Pengendalian Intern ... 43
a. Prosedur ... 43
b. Pelaksanaan ... 44
c. Pemisahan Fungsi ... 44
xiii
a. Aspek Organisasi ... 44
b. Aspek Otorisasi ... 44
c. Aspek Praktik yang Sehat ... 45
d. Aspek Karyawan yang Kompeten ... 46
BAB III METODE PENELITIAN ... 47
A. Jenis Penelitian ... 47
B. Tempat dan Waktu Penelitian ... 47
C. Subyek dan Obyek Penelitian ... 47
1. Subyek Penelitian ... 47
2. Obyek Penelitian ... 48
D. Jenis dan Sumber Data ... 48
1. Jenis Data ... 48
2. Sumber Data ... 48
E. Teknik Pengumpulan Data ... 49
F. Teknik Analisis Data ... 50
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 59
A. Sejarah dan Perkembangan Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta ... 59
B. Gambaran Lokasi ... 59
C. Visi dan Misi ... 60
D. Struktur Organisasi ... 61
xiv
F. Layanan Kesehatan ... 62
G. Fasilitas Pelayanan Medik ... 63
H. Fasilitas Penunjang Medik ... 63
I. Pelayanan Tempat Tidur ... 65
J. Fasilitas Peralatan ... 65
K. Personalia ... 65
a. Jumlah Tenaga Kerja ... 65
b. Prosedur Perekrutan Karyawan ... 66
c. Pengaturan Jam Kerja Karyawan ... 67
d. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja ... 67
e. Kenaikan Gaji ... 69
f. Pengaturan Cuti Kryawan ... 69
L. Fasilitas Umum ... 70
M. Bagan Alir Sistem Penggajian di Rumah Sakit Bethesda serta Penjelasannya ... 71
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 74
A. Deskripsi Sistem Penggajian di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta... 74
B. Mendeskripsikan Bagian, Data, Dokumen dan Prosedur yang Terkait dalam Sistem Penggajian di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta... 76
xv
2. Mendiskripsikan Catatan Akuntansi yang Digunakan
Dalam Sistem Penggajian ... 78
3. Mendiskripsikan Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 79
4. Mendiskripsikan Prosedur yang Dilakukan dalam Sistem Penggajian ... 81
5. Mendiskripsikan Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian ... 83
C. Pembahasan Evaluasi Hasil Temuan Lapangan dengan Teori yang Memenuhi Unsur-Unsur Sistem Penggajian di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta ... 86
D. Bagan Alir Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda ... 95
BAB VI PENUTUP ... 99
A. Kesimpulan... 99
B. Keterbatasan Penelitian ... 100
C. Saran ... 100
DAFTAR PUSTAKA ... 101
xvi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi ... 12
Tabel 2 Simbol Bagan Alir Dokumen ... 33
Tabel 2 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) ... 34
Tabel 2 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) ... 35
Tabel 3 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian ... 52
Tabel 4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 53
Tabel 5 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 53
Tabel 6 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 54
Tabel 7 Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas ... 54
Tabel 8 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 55
Tabel 8 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan (Lanjutan) ... 56
Tabel 9 Praktik yang Sehat ... 56
Tabel 9 Praktik yang Sehat (Lanjutan) ... 57
Tabel 10 Karyawan yang Kompeten Sesuai Tanggung Jawabnya ... 57
Tabel 10 Karyawan yang Kompeten Sesuai Tanggung Jawabnya (Lanjutan) ... 58
Tabel 11 Perbandingan Teori Tentang Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian ... 86
Tabel 11 Perbandingan Teori Tentang Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 87
xvii
Tabel 12 Perbandingan Teori Tentang Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 88
Tabel 13 Perbandingan Teori Tentang Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 88
Tabel 13 Perbandingan Teori Tentang Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 89
Tabel 14 Perbandingan Teori Tentang Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian... 89
Tabel 14 Perbandingan Teori Tentang Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian... 90
Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian ... 90
Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) ... 91
Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 92
Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 93
Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 94
xviii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian ... 24
Gambar 1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) ... 25
Gambar 1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) ... 26
Gambar 1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) ... 27
Gambar 2 Dokumen Bagan Alir Pemrosesan ... 36
Gambar 2 Dokumen Bagan Alir Pemrosesan (Lanjutan)... 37
Gambar 3 Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda ... 61
Gambar 4 Bagan Alir Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda ... 71
Gambar 4 Bagan Alir Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda (Lanjutan) ... 72
Gambar5 Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta... 96
Gambar5 Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta (Lanjutan) ... 97
Gambar5 Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta (Lanjutan) ... 98
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Daftar Pertanyaan Wawancara ... 104
Lampiran 2 Kuesioner ... 106
Lampiran 3 Rekap Hasil Kuesioner ... 113
Lampiran 4 Slip Gaji Karyawan... 114
Lampiran 5 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 1 ... 115
Lampiran 5 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 1 (Lanjutan).. 116
Lampiran 5 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 1 (Lanjutan).. 117
Lampiran 6 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 2 ... 118
Lampiran 6 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 2 (Lanjutan).. 119
Lampiran 6 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 2 (Lanjutan).. 120
Lampiran 7 Rekap Daftar Gaji Karyawan... 121
Lampiran 7 Rekap Daftar Gaji Karyawan (Lanjutan) ... 122
Lampiran 7 Rekap Daftar Gaji Karyawan (Lanjutan) ... 123
Lampiran 8 Rekap Daftar Hadir Karyawan ... 124
Lampiran 8 Rekap Daftar Hadir Karyawan (Lanjutan) ... 125
Lampiran 9 SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) ... 126
Lampiran 10 Tampilan Slip Gaji Karyawan pada Komputer ... 127
Lampiran 11 Mesin Fingerprint ... 128
xx ABSTRAK
EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM PENGGAJIAN (Studi Kasus di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta)
Agatha Tyagita Ayuningtyas NIM: 132114036 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2017
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah pengendalian internal pada sistem penggajian yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah berjalan baik sesuai dengan teori Pengauditan (Auditing) menurt Mulyadi.. Pengendalian internal menentukan apakah sistem yang berjalan pada suatu perusahaan atau organisasi sudah dapat mendukung kegiatan operasional peusahaan atau organisasi tesebut.
Jenis penelitian adalah studi kasus. Data diperoleh dengan melakukan wawancara, membagikan kuesioner, dan dokumentasi. Teknik analisa data yang digunakan adalah teknik analisa deskriptif dan perbandingan. Langkah pertama yang dilakukan adalah mendeskripsikan sistem penggajian yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta. Langkah kedua adalah membandingkan antara teori pengendalian internal pada sistem penggajian dengan praktik yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
Berdasarkan hasil analisa data yang telah dilakukan menunjukkan bahwa pengendalian internal pada sistem penggajian yang dilakukan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah sesuai dengan teori Auditng (Pengauditan) menurut Mulyadi.
xxi
ABSTRACT
THE EFFECTIVENESS OF INTERNAL CONTROL ON PAYROLL SYSTEM
(Case Study on Bethesda Hospital Yogyakarta) Agatha Tyagita Ayuningtyas
Student Number: 132114036 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2017
The purpose of this research was to find out whether the internal control of Bethesda Hospital Yogyakarta payroll system had run well in corresponding to the Auditing theory by Mulyadi. An internal control determines, whether the applied system which is run in organization or company be able to support any company’s operational or not.
The type of the research was case study. The data was obtained by doing interviews, giving questionnaires, and doing documentations. The data analysis techniques that had been used was descriptive analytic and comparison. The first step was done by describing the payroll system which exists in Bethesda Hospital Yogyakarta. The second step was comparing the theory of internal control on payroll system with its practice in Bethesda Hospital Yogyakarta
According to the result of this research, it showed that Bethesda Hospital Yogyakarta internal control on payroll system was already in accordance with Auditing theory by Mulyadi.
1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah
Pegawai atau karyawan adalah sumber daya manusia yang
merupakan salah satu faktor yang dibutuhkan dalam suatu organisasi atau
perusahaan dalam mencapai tujuan. Sedangkan menurut Robbins (2014:6)
pegawai adalah orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik
sebagai pegawai tetap atau tidak, berdasarkan kesepakatan kerja baik
tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam
jabatan atau kegiatan tertentu yang ditetapkan oleh pemberi kerja. Untuk
mendorong kinerja pegawai yang maksimal, suatu organisasi maupun
perusahaan hendaknya memberikan suatu penghargaan finansial berupa
gaji yang dibayarkan secara rutin.
Setiap perusahaan atau organisasi pasti mempunyai sistem dalam
setiap kegiatannya salah satunya adalah kegiatan penggajian. Menurut
Baridwan (1999:102) “sistem akuntansi penggajian adalah suatu kerangka
dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang
menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan.”
Pengelolaan gaji yang baik dapat meningkatkan mutu produktivitas tenaga
kerja yang ada pada perusahaan dan organisasi. Pengelolaan yang baik
tersebut dapat dilakukan dengan cara harus dimilikinya suatu sistem
Di dalam penggajian terdapat prosedur-prosedur tertentu yang
dilakukan perusahaan sampai karyawan menerima gaji. Prosedur –
prosedur dan catatan–catatan yang berhubungan dengan penggajian
membantu perusahaan dan organisasi menetapkan secara tepat dan teliti
dalam memberikan informasi mengenai jumlah gaji yang harus diterima
karyawan. Selain itu juga untuk menghindari adanya
penyelewengan-penyelewengan yang mungkin terjadi di perusahaan. Prosedur–prosedur
penggajian tersebut terdapat dalam sistem penggajian. Faktor lain yang
menentukan dapat dipercaya atau tidaknya laporan yang dihasilkan
perusahaan adalah sistem pengendalian internal.
Salah satu aspek pengendalian internal dalam suatu perusahaan
atau organisasi adalah sistem penggajian. Aspek ini menyangkut
kesejahteraan sumber daya manusia, karena mempengaruhi prestasi dan
semangat kerja karyawan. Pengendalian internal dalam perusahaan perlu
dilakukan untuk menghindari adanya kecurangan dan kesalahan dalam
pemberian gaji karyawan. Sistem pengendalian internal akan
menghasilkan informasi yang dibutuhkan bagi perusahaan, yaitu untuk
mengamankan sumber-sumber dana dari pemborosan, kecurangan, dan
ketidak efisienan, meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayainya data
akuntansi, mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan,
dan meningkatkan efisiensi (Hartadi, 1986:2)
Jadi, sistem penggajian yang baik akan menghasilkan informasi
menghasilkan perencanaan dan pengendalian yang baik. Pengendalian
yang baik dapat membantu perusahaan dan organisasi dalam hal laporan
dan pertanggung jawaban penggajian tenaga kerja perusahaan maupun
organisasi.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan latar belakang masalah di atas, maka
rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut “Apakah
pengendalian internal pada sistem penggajian yang dilaksanakan oleh
Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah berjalan baik sesuai dengan teori
Auditing (Pengauditan) menurut Mulyadi?
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan pada rumusan masalah maka penelitian ini memiliki
tujuan, yaitu untuk mengetahui apakah pengendalian internal pada sistem
penggajian di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah sesuai dengan teori
Auditing (Pengauditan) menurut Mulyadi atau belum.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
Penulis berharap dari hasil penelitian ini dapat dijadikan sumber
informasi, bahan pertimbangan, dan evaluasi dalam pelaksanaan dan
pengembangan pengendalian internal pengajian.
2. Penulis
Penelitian ini merupakan sarana untuk menerapkan ilmu pengetahuan
langsung bagaimana kondisi di lapangan, serta untuk menambah
pengalaman dalam melakukan penelitian dalam bidang pengendalian
internal sistem penggajian.
3. Bagi Universitas
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan referensi
bagi pihak–pihak yang ingin melakukan penelitian dengan masalah
yang sama dan diharapkan dapat menambah kepustakaan dan memberi
masukan di bidang sistem khususnya sistem penggajian.
E. Sistematika Penulisan Bab I : Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar belakang penelitian,
rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan
penelitian dan sistematika penulisan.
Bab II : Kajian Pustaka
Dalam bab ini diuraikan tentang gambaran umum
mengenai penelitian dan teori-teori yang mendukung
dalam proses-proses penelitian, serta untuk menjadi bahan
acuan dalam mengevaluasi hasil penelitian.
Bab III : Metode Penelitian
Dalam bab ini, akan memaparkan jenis penelitian, tempat
dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data
yang digunakan, teknik pengumpulan data, jenis data, dan
Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan
Dalam bab ini akan dipaparkan uraian singkat mengenai
sejarah, perkembangan dan kondisi Rumah Sakit Bethesda
Yogyakarta.
Bab VI : Penutup
Pada bagian penutup akan memaparkan kesimpulan,
keterbatasan penelitian, dan saran untuk Rumah Sakit
6 BAB II
KAJIAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau
suatu prosedur atau bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan-tujuan
bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu tertentu
untuk menghasilkan informasi atau energi atau barang. Pengertian sistem
menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:
Menurut Diana dan Setiawati (2011:3) sistem adalah: “Sistem
merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama
untuk mencapai tujuan tertentu.”
Mulyadi (2016:2) menyatakan bahwa “Sistem pada dasarnya adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang
berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.”
Sedangkan menurut Hall (2007:6) “Sistem adalah kelompok dari
dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang
berfungsi dengan tujuan yang sama.”
Dari ketiga uraian definisi sistem di atas dapat disimpulkan bahwa
sistem merupakan suatu unsur yang memiliki bagian atau komponen yang
saling berhubungan satu dengan yang lain yang saling bekerja sama untuk
Menurut Jogiyanto (2005:3-6), suatu sistem mempunyai
karakteristik atau sifat–sifat tertentu, sebagai berikut:
a. Komponen – komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.
Komponen–komponen sistem atau elemen–elemen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian–bagian dari sistem. Setiap subsistem
mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan suatu fungsi
tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu
sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut
dengan supra sistem.
b. Batasan Sistem (boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari
sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan di luar sistem adalah segala sesuatu yang ada di luar batas
sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar
sistem ada yang bersifat menguntungkan (merupakan energi dari sistem
yang harus dijaga dan dipelihara) dan ada pula yang bersifat merugikan
d. Penghubung Sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini
kemungkinan sumber–sumber daya mengalir dari satu subsistem ke
subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi
masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melaui
penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegerasi
dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (input)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan dapat dibagi dua, yaitu:
1) Masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang
dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi.
2) Masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk
mendapatkan hasil/keluaran.
f. Keluaran Sistem (output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasfikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran juga
dapat berupa masukan bagi sistem yang lain.
g. Pengelolaan Sistem (process)
Suatu sistem harus memiliki suatu bagian pengolahan yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan
mengolah data–data transaksi menjadi laporan–laporan keuangan
dengan laporan–laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran Sistem (objective)
Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan, kalau sistem tidak
mempunyai sasaran, maka operasional suatu sistem tidak ada berguna.
Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Sasaran dari sistem sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran
yang dihasilkan dari sistem. Suatu sistem akan dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuan.
2. Pengertian Informasi
Sedangkan secara umum pengertian informasi adalah suatu
keterangan yang dapat digunakan oleh pimpinan dalam pengambilan
keputusan untuk mencapai suatu tujuan. Informasi disini merupakan data
yang telah disusun melalui suatu proses sehingga dapat menyajikan
berbagai informasi yang dapat dipercaya.
Pendapat Barry E. Chusing dalam bukunya “Accounting
Information and Business Organization” yang kemudian diterjemahkan
oleh La Midjan (2000:8) menjelaskan tentang pengertian informasi sebagai
berikut: “Informasi diartikan sebagai keluaran (output) dari suatu
pengolahan data yang telah diorganisir dan berguna bagi orang yang
menerima.”
Dari pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa
dan diproses bentuknya menjadi sebuah informasi yang bernilai dan
selanjutnya dapat digunakan orang yang memerlukannya dalam
mengambil suatu keputusan.
3. Pengertian Akuntansi
Menurut Winarno (2006:1.8) Akuntansi adalah proses mencatat dan
mengolah data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak-pihak
yang berhak dan berkepentingan. Selain itu akuntansi juga
menginterprestasikan (atau “membaca”) informasi akuntansi yang
diterimanya.
Menurut Romney dan Steinbart (2014:11) Akuntansi adalah proses
identifikasi, pengumpulan, dan penyimpanan data serta proses
pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi.
Menurut Warren (2014:3) Akuntansi dapat diartikan sebagai sistem
informasi yang menyediakan laporan untuk para pemangku kepentingan
mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan.
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Tentang Sistem Informasi Akuntansi, Romney dan Steinbart
(2014:10) menyatakan sebagai berikut:
Menurut Diana dan Lilis (2011:4), “Sistem Informasi Akuntansi
adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data
serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan”.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:3), “Sistem Informasi
Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan
yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam
informasi. Salah satu komponen dari sistem informasi akuntansi yaitu
teknologi. Hadirnya teknologi, dapat membantu manajer perusahaan dalam
kegiatan organisasi bisnis”.
Dengan pernyataan demikian maka sebuah sistem informasi
akuntansi merupakan sebuah struktur yang saling berkaitan antar setiap
subsistem yang berkaitan dengan akuntansi. Sehingga perlu tanggung jawab
dan koordinasi yang jelas antar subsistem agar tercipta keteraturan dalam
suatu sistem.
5. Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2014:11) ada enam komponen dari
SIA yaitu:
a. Orang yang menggunakan sistem.
b. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan,
memproses, dan menyimpan data.
c. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya.
e. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat
peripheral, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam
SIA.
f. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data
SIA.
6. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2014:11) terdapat tujuh
karakteristik suatu sistem informasi akuntansi, yaitu:
Tabel 1. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Relevan Mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan keputusan, serta menegaskan atau memperbaiki ekspetasi sebelumnya.
Reliabel Bebas dari kesalahan atau bias; menyajikan kejadian atau aktvitas organisasi secara akurat.
Lengkap Tidak menghilangkan aspek penting dari suatu kejadian atau aktivitas yang diukur.
Tepat Waktu Diberikan pada waktu yang tepat bagi pengambil keputusan dalam mengambil keputusan.
Dapat Dipahami Disajikan dalm format yang dapat dimengerti dan jelas
Dapat Diverifikasi
Dua orang yang independen dan berpengetahuan di bidangnya, dan masing-masing menghasilkan informasi yang sama/.
Dapat Diakses Tersedia untuk pengguna ketika mereka membutuhkannya dan dalam format yang dapat digunakan.
Sedangkan menurut Winarno (2006:1.7), karakteristik informasi
yang baik menyajikan delapan karakteristik sebagai berikut:
a. Akurat
Menggambarkan kondisi obyek yang sesungguhnya.
b. Tepat Waktu
Informasi harus tersedia sebelum keputusan dibuat. Seringkali
informasi tidak diperlukan lagi setelah keputusan dibuat.
c. Lengkap
Mencakup semua yang diperlukan oleh pembuat keputusan.
Lengkap tidak berarti memberi semua informasi.
d. Relevan
Berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Kualitas
informasi ini sangat berhubungan dengan “lengkap”.
e. Terpercaya
Isi informasi dapat dipercaya (istilah lainnya: reliable). Hal ini
tergantung kepada pemberi informasi.
f. Terverifikasi
Dapat dilacak ke sumber aslinya (verifiable). Apabila pemakai
laporan tidak yakin dengan informasi yang diterimanya, dia ingin
mendapatkan sumber informasi yang diperolehnya, untuk
memeriksa apakah benar informasi yang telah diterimanya itu.
Informasi harus siap dipahami oleh pembacanya. Pemakai laporan
tidak ingin berfikir lagi dalam menerima informasi, dia hanya ingin
tahu kesimpulannya saja, apakah informasi yang diperlukannya
benar.
h. Mudah diperoleh
Informasi yang sulit diperoleh bisa tidak berguna. Pemakai tidak
ingin bersusah payah mencari informasi. Bahkan, bila perlu dia
tidak perlu membaca informasi agar tahu isinya, misalnya saja
dalam bentuk grafik atau suara atau warna.
B. Sistem Penggajian
1. Sistem Penggajian Manual a. Pengertian Gaji
Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang
diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil
kerjanya. Adapun beberapa definisi gaji seperti berikut ini:
Menurut Soemarso (2005:307) “Gaji adalah imbalan kepada
pegawai yang diberi tugas-tugas administrasi dari pimpinan yang
jumlahnya, biasanya tetap secara bulanan.”
Menurut Mulyadi (2016:309) “Gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manajer.”
Sedangkan pengertian sitem penggajian menurut Amir Abadi
secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian
yang diperlukan, dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada
manajer.”
Dari paparan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan
bahwa gaji merupakan suatu kompensasi yang dibayarkan oleh
perusahaan kepada pegawai sebagai balas jasa atas kinerja yang telah
diberikan terhadap perusahaan. Kompensasi tersebut biasanya
diberikan secara bulanan kepada pegawai.
b. Elemen-Elemen dalam Sistem Akuntansi Penggajian
Elemen atau fungsi dalam sistem penggajian sangat berperan
penting dalam kelangsungan prosedur atas sistem penggajian dalam
sebuah perusahaan. Ada beberapa elemen atau fungsi dalam sistem
penggajian yang saling terkait dan bekerja sama satu sama lain untuk
melaksanakan tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2016:317) fungsi
yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah:
1) Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan
baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian
karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi kepegawaian berada
di tangan Bagian Kepegawaian, dibawah Departemen Personalia
2) Fungsi Pencatatan Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan
waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem
pengendalian intern yang baik mensyaratkan tugas pencatatan
waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi
operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Dalam struktur
organisasi, fungsi pencatatan waktu berada di tangan Pencatat
Waktu, di bawah Departemen Personalia dan Umum.
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang
berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka
waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi
pembuat bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk
pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam struktur organisasi,
fungsi pembuat daftar gaji berada di tangan Bagian Gaji, di
bawah Departemen Personalia dan Umum.
4) Fungsi Akuntansi
Dalam sistem penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab
untuk menjawab kewajiban yamg timbul dalam hubungan
dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji
organisasi, fungsi akuntansi penggajian berada di tangan
Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal.
1. Bagian Utang
Bagian ini memegang fungsi pencatatan utang yang dalam
sistem informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab
untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum
dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar
yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk
membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum
dalam daftar gaji tersebut.
2. Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam
sistem informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab
untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok
produk dan kartu biaya berdasarkan rekap dafar gaji dan kartu
jam kerja.
3. Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang
bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal.
5) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang
karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang
berhak. Dalam struktur organisasi, fungsi keuangan berada di
Bagian Kassa.
c. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian
Dalam pelaksanaan penggajian di sebuah perusahaan, dokumen
terkait yang digunakan berperan penting sebagai barang bukti
pendukung bagi kelangsungan penggajian karyawan yang
bersangkutan. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem
penggajian menurut Mulyadi (2016:310) adalah sebagai berikut:
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi
kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan
dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan
tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari
pekerja (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya.
Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi
pembuat dafar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji
karyawan.
2) Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula
berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3) Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan
pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan
diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian
dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan
untuk distribusi biaya upah langsung kepada jenis produk atau
pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini
hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan
informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap
pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi
massa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari
hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan
distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik, semua biaya
tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan
langsung kepada produk yang sama.
4) Daftar Gaji
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan,
karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain
sebagainya.
5) Rekap Daftar Gaji
Dokumen ini merupakan ringksasan gaji per departemen, yang
dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang
produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat
untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya
dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi
biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya
dengan dasar rekap daftar gaji dan daftar upah.
6) Surat Pernyataan Gaji
Dokumen ini dimuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang
terpisah dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai
catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang
diterima setiap karyawan beserta berbagai postingan yang
menjadi beban setiap karyawan.
7) Amplop Gaji
Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji. Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini
berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi
karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam
8) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan,
berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari
fungsi pembuat daftar gaji.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
Sistem informasi akuntansi penggajian merupakan suatu prosedur
yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan
terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak
yang berkepentingan. Menurut Mulyadi (2016:319), sistem penggajian
terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1) Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi
pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu
masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir
dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang harus
ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang dari
perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock
card) yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu
(time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini
diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Bagi
menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau
menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umumya bertarif
di atas tarif gaji biasa).
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Dalam hal ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar
gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,
karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi
mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat
daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu
penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan
dalam daftar gaji.
3) Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Dalam fungsi distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departemen-departemen yang
menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya ini
dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga
pokok produk.
4) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
5) Prosedur Pembayaran Gaji
Fungsi pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran
gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke
bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah
karyawan perusahaan banyak, pembayaran gaji biasanya
dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan.
Dari penjelasan prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa
prosedur pembayaran gaji bagi karyawan tetap dan kontrak sebuah
perusahaan atau organisasi merupakan sebuah prosedur yang dibuat
atau dirancang secara sistematis dan menyeluruh untuk menghasilkan
e. Bagan Alir Sistem Penggajian Manual
Gambar 1.
Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
mulai
Mencatat jam hadir karyawan
Kartu jam hadir
Membuat daftar hadir
KJH 2 Daftar hadir 1 karyawan
8
DG Bukti kas 1 keluar 2 Kartu Penghasilan Karyawan T KJH 1
Daftar hadir 1 karyawan Membuat Daftar gaji Membuat Rekap gaji SPG RPG Daftar gaji 2 2 1 1 Kartu penghasilan karyawan 2 1
KJH : Kartu Jam Hadir RDG : Rekap Daftar Gaji SPG : Surat Pernyataan Gaji DG : Daftar Gaji
T
Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah
Gambar 1.
Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)
DG
2 7
Kartu penghasilan
karyawan
SPG RDG 2
2 1
RDG 1 Bukti kas
keluar 2
Daftar gaji 1
9
Membuat bukti kas
keluar Kartu pengahasilan
karyawan SPG
2
RDG 1
2 1 3 2 Bukti kas keluar 1 4 Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar
3
Register bukti kas keluar
Bagian Utang
Gambar 1.
Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)
4 6 Kartu penghasilan karyawan SPG
RDG 2 2
Kartu penghasilan karyawan
Daftar gaji 1
SPG RDG 2
3 2
Bukti kas 1 keluar
Daftar gaji 1 3 Bukti kas 1 keluar
Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek 8 dimasukkan kedalam amplop gaji bersama dgn pemasukan uang gaji 7 Menguangkan cek ke
bank & memasukkan uang ke amplop gaji
Membayarkan gaji kpd karyawan & meminta tanda tangan
atas kartu penghasilan karyawan
Membubuhkan cap lunas pada bukti dokumen
6
Bagian Keuangan
5 BKK RDG Bukti memorial 2 1 1 Kartu biaya Gambar 1.
Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)
3 9
RDG BKK 1 RDG Daftar 2 1 2
Bukti kas 1 keluar Membuat bukti memorial Register cek BKK RDG Bukti memorial 2 1 1 selesai Jurnal umum 5
Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
2. Sistem Penggajian Terkomputerisasi
a. Dokumen yang Dipakai dalam Pembayaran Gaji
Menurut Diana dan Lilis Setiawati (2011:182) dokumen yang dipakai
dalam pembayaran gaji antara lain:
1) Kartu Waktu
Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, jam berapa
karyawan hadir dan jam berapa karyawan pulang dari kantor. Bagi
karyawan yang di gaji bulanan, kartu waktu ini berguna untuk melihat
kedisiplinan karyawan. Karyawan yang sering terlambat dapat
terdeteksi dari kartu waktu. Desain kartu waktu karyawan bulanan
sama seperti kartu waktu yang dipakai oleh karyawan mingguan.
2) Daftar Gaji
Daftar gaji memuat seluruh gaji karyawan. Daftar gaji ini berguna
untuk mengetahui gaji setiap karyawan, termasuk potongan dan Pajak
Penghasilan Pasal 21. Selain itu, daftar gaji berguna untuk
mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk
membayar gaji karyawan.
3) Slip Gaji
Slip gaji memuat gaji seluruh karyawan. Slip gaji diberikan kepada
karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji.
Infomasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan yang salah
digaji.
Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah ke Bank untuk
mentransfer sejumlah uang tertentu ke setiap karyawan yang akan
menerima gaji.
b. Proses Penggajian
1) Bagian personalia mencatat presensi karyawan setiap hari (bisa
menggunakan kartu waktu atau sidik jari)
2) Bagian penggajian menghitung gaji dan Pajak Penghasilan Pasal 21,
menyusun daftar gaji, menyusun daftar transfer bank, serta membuat
slip gaji.
3) Daftar Gaji serta slip gaji diserahkan ke Bagian Akuntansi untuk
dibuatkan Bukti Kas Keluar. Bagian Akuntansi selanjutnya
mengecek perhitungan dalam daftar gaji serta memastikan kesesuaian
daftar gaji dengan slip gaji. Setelah itu, slip gaji diserahkan ke
masing-masing karyawan.
4) Bukti kas keluar dengan dilampiri daftar gaji dan daftar transfer akan
diserahkan ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan mengecek ulang
kesesuaian informasi yang tersaji dalam daftar gaji dan daftar
transfer. Selanjutnya, Bagian Keuangan akan menandatangani daftar
gaji maupun daftar transfer.
c. Pengendalian yang dapat Diterapkan untuk Meminimalkan Risiko atas
Penggajian
Menurut Diana dan Lilis Setiawati (2011:188-189) pengendalian
yang dapat diterapkan antara lain:
1) Ada petugas yang menjaga kartu waktu. Dengan demikian, apabila
ada seorang karyawan yang memasukkan dua kartu ke dalam mesin,
maka akan ketahuan. Berbeda jika perusahaan menggunakan sidik
jari, dengan alat sidik jari tidak mungkin karyawan bisa melakukan
kecurangan.
2) Perusahaan harus memastikan bahwa setting jam dalam mesin
pencatat waktu sudah betul. Ini merupakan salah satu sikap adil pada
karyawan. Tidak sepantasnya perusahaan men-setting jam lebih cepat
dari yang seharusnya hanya untuk memaksa karyawan datang lebih
cepat. Sikap jujur dan sportif akan lebih dihargai oleh pihak lain
daripada sikap manipulatif.
3) Akuntan perlu merancang dokumen untuk merekam kinerja
karyawan sedemikian rupa sehingga mudah untuk mengadministrasi
hasil kinerja karyawan.
4) Bagian penggajian harus menyadari bahwa perhitungan gaji dan upah
bisa sangat kompleks. Oleh karena itu, penghitungan yang bisa
diotomatisasi harus diotomatisasikan. Perusahaan yang belum
memiliki aplikasi penggajian, dapat memanfaatkan program
yang menentukan gaji pokok atas dasar masa kerja. Jika gaji pokok
ini merupakan hasil isian manual, maka bisa saja petugas penggajian
lupa mengganti gaji pokok, dan karyawan digaji dengan gaji pokok
yang lebih rendah dari seharusnya. Petugas dapat memanfaatkan
formula dalam Micrososft Excel untuk menentukan besarnya gaji
pokok berdasarkan masa kerja otomastis. Otomatisasi membebaskan
petugas untuk melakukan pengecekan secara manual dan akan
meminimalkan kesalahan dalam menghitung gaji. Contoh lain,
dengan menggunakan mail marge dalam program Microsoft Word,
maka data dalam Microsoft Excel dapat langsung diubah menjadi slip
gaji. Otomatisasi pembuatan slip gaji akan meminimalkan kesalahan
dalam pembuatan slip gaji.
5) Pastikan bahwa terdapat pemisahan tugas antara pihak yang berhak
untuk merekrut karyawan baru (bagian personalia), pihak yang
bertugas menghitung gaji dan upah (bagian penggajian), serta pihak
yang menyerahkan gaji dan upah kepada karyawan (bagian kasir).
Jadi perekrutan karyawan (bahkan karyawan harian) mesti atas
sepengetahuan bagian personalia. Supervisor boleh mengusulkan
karyawan baru, namun personalia harus terlibat dalam wawancara
karyawan baru tersebut dan menerima berkas langsung dari karyawan
tersebut. Ini penting untuk mmastikan bahwa supervisor tidak
memiliki peluang untuk menambahkan karyawan fiktif dalam daftar
boleh diwakilkan. Dengan kebijakan sederhana ini, maka peluang
munculnya karyawan fiktif menjadi semakin kecil.
C. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian 1. Pengertian Bagan Alir Dokumen
Bagan alir (flowchart) digunakan oleh personal sistem dan
manajemen. Bagan alir mengidentifikasikan keseluruhan aliran operasi di
dalam sebuah sistem. Sebuah bagan alir (flowchart) menunjukkan titik
awal input, tahapan proses, dan model pemrosesan. Di dalam model
pemrosesan dapat diketahui apakah suatu sistem masih mengunakan
manual atau sudah menggunakan mesin. Fokus flowchart sistem adalah
pada fungsi proses media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi
pemrosesan.
2. Manfaat Bagan Alir Dokumen:
a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan
menggunakan bagan alir.
b. Perubahan sitem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan
bagan alir.
c. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang
yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
3. Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen
a. Keunggulan document flowchart: dapat dengan jelas mempresentasikan
b. Kelemahan document flowchart yang paling terlihat: jika program yang
dibuat terlalu besar maka document flowchart akan terlihat sangat rumit
karena terlalu banyak komponen yang digambarkan.
4. Jenis-Jenis Bagan Alir
Bagan alir dapat dibagi menjadi lima jenis yaitu:
a. Bagan alir sistem, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan dari suatu sistem.
b. Bagan alir dokumen, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus dari
laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
c. Bagan alir skematik, yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem
tetapi perbedaannya terletak pada digunakannya gambar-gambar
komputer dan peralatan yang lain selain penggunaan simbol bagan alir.
d. Bagan alir program adalah bagan yang menjelaskan secara rinci
langkah-langkah dari program.
e. Bagan alir proses adalah bagan alir yang mengunakan proses dalam suatu
prosedur.
[image:55.595.83.516.242.756.2]5. Simbol-simbol Bagan Alir
Tabel 2. Simbol Bagan Alir Dokumen
Simbol Nama Penjelasan
Simbol Input/ Output
Dokumen Dokumen atau laporan elektronik atau kertas.
Tabel 2. Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan)
Simbol Nama Penjelasan
Simbol Input/ Output
Berbagai salinan
dokumen kertas
Diilustrasikan dengan melebihi simbol dokumen dan mencetak nomor dokumen pada muka dokumen di sudut kanan atas.
Entri data elektronik
Alat entri data elektronik seperti komputer, terminal, tablet atau telepon.
Alat input dan
output elektronik
Entri data elektronik dan simbol output digunakan bersama untuk menunjukkan alat yang digunakan untuk keduanya.
Operasi manual Operasi pemrosesan yang dilakukan secara manual.
Pemrosesan komputer
Fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh komputer; biasanya menghasilkan
perubahan dalam data atau informasi.
Database Data yang disimpan
secara elektronik dalam database.
Pita Magnetis Data yang disimpan dalam pita magnetis; pita yang merupakan media penyimpanan
backup data yang populer.
Tabel 2. Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan)
Simbol Nama Penjelasan
Simbol Input/ Output
File dokumen kertas
File dokumen kertas; huruf
mengidentifikasi file urutan pemesanan, N = secara numerik, A = secara alfabet, D = berdasarkan tanggal
Arus dokumen atau pemrosesan
Mengarahkan arus
pemrosesan atau dokumen; arus normal ke bawah dan ke kanan.
Hubungan komunikasi
Transmisi data dari satu lokasi geografis ke lokasi lainnya via garis
komunikasi.
Terminal Awal, akhir, atau titik interupsi dalam proses; juga digunakan untuk mengindikasikan pihak luar.
Konektor dalam- halaman
Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sama; penggunaannya menghindari garis yang melintasi halaman. Konektor
luar- halaman
Entri dari, atau keluar ke, halaman lain.
Keputusan Langkah pembuatan keputusan.
Anotasi (Catatan tambahan)
Penambahan komentar deskripsi atau catatan penjelasan sebagai klarifikasi.
6. Bagan Alir Sistem Penggajian
Gambar 2. Dokumen Bagan Alir Pemrosesan
Gambar 2. Dokumen Bagan Alir Pemrosesan (Lanjutan)
D. Pengendalian Internal
1. Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian internal merupakan salah satu fungsi menajemen dalam
operasinya, yaitu tindakan pengaturan pengarahan pelaksanaan pekerjaan
dengan maksud tercapainya tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan
efisien. Pengendalian intern digunakan baik dalam perusahaan yang
berskala kecil yang mengelola inormasinya secara manual maupun dengan
sistem komputerisasi. Menurut Mulyadi (2016:129) Sistem pengendalian
internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga asset organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen. Tujuan sistem pengendalian internal berdasarkan
definisi tersebut adalah:
a. Menjaga aset organisasi
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
c. Mendorong efisiensi
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2. Tujuan Pengendalian Intern
Menurut tujuannya, sistem pengendalian internal tersebut dapat dibagi
menjadi dua macam:
Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga aset
organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
b. Pengendalian internal administratif(internal administrative control)
Pengendalian internal administratif meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong
efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2016:130) unsur pokok pengendalian intern adalah:
a. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian
tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada
prinsip-prinsip berikut ini:
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban.
Dalam suatu organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi
dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan setiap tugas dan fungsi unit
organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan
baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat
dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh
perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwenang.
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu kepada
pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari
orang atau unit organisasi lain.
4) Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin dapat
menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,
sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Selama cuti,
karyawan yang besangkutan digantikan sementara oleh pejabat lain,
bersangkutan, diharapkan dapat diungkapkan oleh pejabat yang
menggantikan untuk sementara waktu tesebut.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik aset dengan catatannya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Diantara unsur-unsur pengendalian intern, unsur mutu karyawan
merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika
perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur
pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan
perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan
yang dapat diandalkan. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan
dapat dipercaya adalah:
a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya.
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
4. Pengendalian Intern Penggajian
Suatu pengendalian intern penggajian mempunyai suatu tujuan yaitu
untuk menentukan kelebihan jumlah yang dibayarkan kepada setiap pegawai
atau karyawan untuk menjamin bahwa jumlah yang dibayarkan kepada
jumlah karyawan yang ada. La Midjan dan Azhar Susanto (2001:259)
mengemukakan prinsip pengendalian intern penggajian yaitu:
1. Harus terdapat organisasi intern yang memadai, dimana terdapat
pemisahan fungsi yang serasi antar:
a. Fungsi penguasaan yang berwenang untuk menyetujui penetapan
besarnya gaji dan upah oleh kepala bagian personalia.
b. Fungsi pencatatan yang melakukan pencatatan atas absensi.
c. Fungsi penghitungan atas gaji oleh bagian akuntansi, bagian
akuntansi umum, baik gaji kotor maupun gaji bersih.
d. Fungsi pembayaran gaji oleh bagian keuangan dan juru bayar
(paymaster)
2. Harus dapat ditentukan jumlah pembayaran yang jumlahnya tepat untuk
karyawan. Hal ini untuk menghindari adanya pembayaran kepada
sumber daya manusia fiktif, waktu kehadiran fiktif, dan jumlah kurang
bayar.
3. Harus terdapat budget atau standar atau norma kerja dan tarif gaji yang
memadai.
4. Secara periodik dan mendadak harus dilakukan pengamatan atas
pembayaran gaji dan pencatatan kehadiran.
5. Harus ada prosedur yang baik mengenai pembayaran gaji.
6. Dikembangkan pegawasan fisik ketiga oleh karyawan sendiri mengenai
7. Untuk mengembangkan internal check yang baik, sistem pencatatan
presensi menggunakan presensi terkomputrisasi.
8. Tunjangan dan potongan termasuk penjumlahan jumlah gaji harus benar
dan sesuai dengan pengecekan.
9. Sedapat mungkin petugas kas meneliti tiap karyawan yang akan
mengambil gaji baik mengenai orangnya maupun tanda tangannya.
10.Harus di cek bahwa karyawan yang tercantum di dalam daftar gaji
tersebut memang berhak untuk dicantumkan dalam daftar gaji.
11.Perlu dicek bahwa potongan-potongan yang dilakukan dari gaji adalah
benar dan dapat dipertanggung jawabkan.
5. Hubungan antara Prosedur Penggajian dengan Pengendalian Intern Penyusunan prosedur penggajian harus diperhatikan dengan baik
karena masalah gaji adalah masalah yang sangat penting yang sering terjadi
kecurangan dan manipulasi, untuk menghindari hal tersebut maka prosedur
penggajian memerlukan pengendalian intern. Hubungan antara prosedur
penggajian dengan pengendalian intern yang baik memerlukan unsur-usur
sebagai berikut:
a. Prosedur
Prosedur penetapan dan pembayaran gaji dibagi:
1) Penentuan dan pencatatan waktu kerja sebagai dasar untuk
penghitungan gaji.
2) Mengadakan pemeriksaan atas perhitungan pencatatan dan
3) Melakukan pembayaran gaji serta penyimpanan slip gaji oleh yang
berhak.
b. Pelaksanaan
Prosedur yang telah ditetapkan itu hendaknya oleh orang yang cakap,
meliputi pengetahuan dan adanya wewenang yang cakap.
c. Pemisahan Fungsi
Pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan, dilakukan oleh orang yang
cakap saja tidak cukup, sebab pengendalian intern tidak akan berfungsi
dengan baik apabila suatu prosedur dikerjakan oleh suatu orang dari awal
sampai akhir.
6. Aspek Pengendalian Intern dalam Penggajian
Berikut ini merupakan aspek pengendalian internal menurut Mulyadi
(2016:321-324)
a. Aspek Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran.
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
b. Aspek Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh direksi
2) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat
3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus di dasarkan surat potongan gaji yang telah diotorisasi
oleh kepala fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan
6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisai oleh fungsi
akuntansi
8) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji
9) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi
c. Aspek Praktik yang Sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga
kerja langsung
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu
3) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum
4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
kartu penghasilan karyawan
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar
gaji.
d. Aspek Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya
Di antara empat unsur pokok pengendalian internal, unsur mutu
karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling
penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur,
unsur pengendalian lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan
perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan
yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang
menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya
dengan efisien dan
