BAB IV ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH

(1)

BAB IV

ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH

4.1 Analisa Masalah

Berdasarkan analisis terhadap sistem yang berjalan penulis mengidentifikasi adanya beberapa kelemahan sebagai berikut :

1. kesalahan dalam menginput penerimaan dan pengeluaran alat tulis kantor, apabila kita menggunakan kartu stock masih terjadi kesalahan dalam menginput kode barang yang sama karena masih dilakukan secara manual, serta hilangnya paper work.

2. pembuatan laporan pembelian, laporan stock barang kepada pihak pimpinan memakan waktu yang lama, sehingga proses yang dilalui kurang efektir dan efisien.

4.2 Pemecahan Masalah

Berdasarkan Analisis Permasalahan diatas mencoba mengajukan gagasan system yang dapat mengurangi kendala atau permasalahan yang dihadapi oleh bagian purchasing dalam pembelian alat tulis kantor dengan melalui penerapan komputerisasi.

Dalam hal ini penulis mencoba membuat program Visual Basic yang dapat digunakan untuk melaksanakan data permintaan, pengecekan stock barang dan pembuatan laporan.

4.3 Perancangan Sistem

4.3.1 Prosedur Pembelian Alat Tulis Kantor yang Diusulkan

1. Bagian departemen yang membutuhkan alat tulis kantor membuat surat permintaan yang diajukan kebagian purchasing.

(2)

2. Setelah bagian purchasing menerima surat permintaan, berdasarkan surat permintaan tersebut bagian purchasing akan memeriksa apakah stock barang yang diminta ada atau tidak.

3. Jika stock ada :

o Bagian purchasing akan menginput barang keluar yang disimpan pada file stock.

4. Jika stock tidak ada :

a. Surat permintaan akan ditangguhkan, lalu bagian purchasing membuat purchasorder (P.O), kemudian disimpan pada file PO. Purchasorder dibuat rangkap tiga, rangkap ke-1 untuk supplier, rangkap ke-2 untuk bagian Accounting, dan rangkap ke-3 untuk proses lebih lanjut.

b. Pada saat barang diterima, bagian Purchasing akan mengecek faktur apakah sesuai dengan barang yang diminta pada P.O rangkap ke-3. - Apabila barang tidak sesuai, maka bagian Purchasing akan

mengirimkan kembali faktur tersebut ke supplier.

- Dan bila barang sesuai, maka faktur tersebut ditanda tangani. Faktur rangkap ke-2 diberikan kembali ke Supplier, kemudian begian Purchasing akan meng-input barang dan entry pembelian yang disimpan pada file beli, file barang dan file stok.

- Faktur rangkap ke-1 yang sudah ditanda tangani dikirim ke bagian Accounting.

5. Bagian urchasing kemudian membuat laporan pembelian laporan permintaan, dan laporan stok. Laporan pembelian diberikan kepada bagian Accounting sedangkan laporan pembelian, laporan permintaan, laporan stok diberikan kepada Pimpinan.

(3)

4.3.2 Flowmap Sistem Yang Diusulkan

Departemen Purchasing Accounting Supplier Pimpinan

Y T T Y Surat permintaan Surat permintaan Cek barang bagian barang ada barang Surat permintaan OK Surat permintaan ditangguhkan Input barang keluar Buat po barang po _minta barang 3 2 PO 1 Cek faktur 2 PO 1 PO 2 1 Faktur 2 1 Faktur Faktur OK ? 2 1 Faktur ditolak 2 Faktur 1 ditolak 2 1 Faktur OK Tanda Tangani faktur supplier A

(4)

Departemen Purchasing Accounting Supplier Pimpinan

Gambar 4.1 Flowmap yang diusulkan

supplier

A

2 1 Faktur Bertanda Tangan

Input barang dan

entry pembelian barang

barang

1 Faktur Bertanda Tangan

Buat Laporan Minta supplier barang beli 2 1 Laporan Pembelian + Stok + permintaan 2 Faktur Bertanda tangan 2 laporan pembelian 1 laporan pembelian +permintaan +stok 1 Faktur Bertanda tangan

(5)

4.3.3 Diagram Aliran Data 4.3.3.1 Diagram Konteks Faktur_ttd P.O Surat_permintaan Laporan_pembelian Faktur Laporan_pembelian Laporan_stok P.O Faktur_ditolak Faktur_ttd Laporan_permintaan

Gambar 4.2 Diagram Konteks

Departemen

Accounting

Sistem Informasi Pembelian ATK

Supplier

Pimpinan

(6)

4.3.3.2 Diagram Zero Surat_permintaan Faktur_ttd Faktur PO Faktur_ditolak PO Faktur_ttd Laporan_pembelian

Gambar 4.3 Diagram Zero

Departemen 1.0 Entry Permintaan Barang dan Cek stok Barang Bagian Permintaan barang 2.0 Entry Pembelian ATK Supplier 3.0 Buat Laporan Beli Accounting Pimpinan Laporan_stok Laporan_pembelian Laporan_permintaan

(7)

4.3.4 Struktur Data Base 1. Nama File : Bagian

Kunci Field : kdbag

Tabel 4.1 Struktur Data Bagian

Nama Field Type Width Decimal Keterangan

kdbag nmbag Char Char 3 15 - - Kode Bagian Nama Bagian

2. Nama File : Barang

Kunci Field : kdbrg

Tabel 4.2 Struktur Data Barang

kdbrg nmbrg jum_brg Char Char Num 3 20 3 - - 0 Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang

3. Nama File : Supplier

Kunci Field : kdsup

Tabel 4.3 Struktur Data Supplier

kdsup nmsup alamat telepon Char Char Char Char 3 25 30 12 - - - - Kode Supplier Nama Supplier Alamat Telepon

(8)

4. Nama File : Beli

Kunci Field : nofak

Tabel 4.4 Struktur Data Beli

nofak tgl_fak kdsup kdbrg qty harga jumlah Char Date Char Char Num Num Num 5 8 3 3 3 5 6 - - - - 0 2 2 Nomor Faktur Tanggal Faktur Kode Supplier Kode Barang Quantity Harga Jumlah 5. Nama File : PO

Kunci Field : no_po

Tabel 4.5 Struktur Data PO

no_po tgl_po kdbag kdbrg qty Char Date Char Char Num 3 8 3 3 3 - - - - 0

Nomor Purchase Order Tanggal Purchase Order

Kode Bagian Kode Barang

Quantity

6. Nama File : Minta

Kunci Field : no_pmt

Tabel 4.6 Struktur Data Minta

no_pmt tgl_pmt kdbag kdbrg qty pj Char Date Char Char Num Char 3 8 3 3 3 15 - - - - 0 - Nomor Permintaan Tanggal Permintaan Kode Bagian Kode Barang Quantity Penanggung Jawab

(9)

I I

4.3.5. Entity Relationship Diagram

1 M 1 I I Gambar 4.4 ERD M M I I I I *No_pmt Tgl_pmt mengajukan Bagian Minta *kdbag qty nmbag kdbrg kdbag Mengecek Barang Terdiri dari Beli

mencatat Terdiri dari

PO Terdiri dari supplier Tgl_fak *nofak qty kdsup kdbrg *kdbrg nmbrg Jum_brg harga jumlah *kdsup nmsup telepon alamat kdbrg *No_po Tgl_po qty kdbag pj

(10)

4.3.6 Format Rancangan

4.3.6.1 Rancangan Input

4.3.6.1.1 Rancangan Menu Utama

Sistem Informasi Pembelian ATK

Pada AJB Bumi Putera Cabang Kalimalang Bekasi

4.3.6.1.2 Rancangan Input Data Bagian

INPUT DATA BAGIAN

Kode Bagian Nama Bagian

MENU UTAMA

Bagian Barang Supplier Beli Permintaan Laporan Exit

|< < > >| Add Cancel Refresh Back Save Edit Delete Exit

(11)

4.3.6.1.3 Rancangan Input Data Barang

INPUT DATA BARANG

Kd Barang Nm Barang

Jumlah barang

4.3.6.1.4 Rancangan Input Data Supplier

INPUT DATA SUPPLIER Kode Supplier

Nama Supplier Alamat

Telepon

|< < > >|

Add Save Edit

Cancel Refresh Delete

Back

|< < > >| Add Save Edit

(12)

4.3.6.1.5 Rancangan Data Beli

INPUT DATA BELI

No Fak Kuantitas Tgl Masuk Harga Kode Barang Jumlah Nama Barang

Kode Supplier Nama Supplier

4.3.6.1.6 Rancangan Input Data PO

INPUT DATA PO No Po Tgl Po Kode Barang Nama Barang Kuantitas |< < > >|

Add Save Edit

Back |< < > >| Add Cancel Save Refresh Edit Delete Back

(13)

.3.6.1.7 Rancangan Input Data Permintaan

INPUT DATA PERMINTAAN

No Permintaan Tgl Permintaan Kode Barang Nama Barang Kode Bagian Nama Bagian Kuantitas

4.3.6.1.8 Rancangan Input Data Laporan

|< < > >| Add Cancel Save Refresh Edit Delete Back

LAPORAN PEMBELIAN ATK

LAPORAN PERMINTAAN ATK

LAPORAN STOK ATK

(14)

4.3.6.2 Rancangan Output

4.3.6.2.1 Rancangan Output Laporan Pembelian ATK

AJB Bumi Putra Cabang Kalimalang Bekasi

LAPORAN PEMBELIAN

No. Faktur Tanggal Nama Jumlah

xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxx

Ka. Purchasing

(………)

4.3.6.2.2 Rancangan Output Laporan Permintaan ATK

LAPORAN PERMINTAAN

No Tanggal Nama Bagian Kuantitas

xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxx

Ka. Purchasing

(15)

4.3.6.2.3 Rancangan Output Laporan Stok ATK

LAPORAN STOK

Kode Barang Nama Jumlah

xxxxx xxxxxxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxx Ka. Purchasing (………)

(16)

4.3.7 Konfigurasi Komputer

Agar pembuatan program ini berhasil dengan baik, beberapa komponen yang akan disebutkan nanti harus dipenuhi. Jika salah satu komponen tidak ada atau kurang memenuhi syarat, maka akan mengalami kendala dan program tidak akan berjalan dengan baik.

A. Perangkat keras (Hardware)

• Prosesor : Pentium II atau lebih tinggi. • Memory RAM : Minimal 64 MB

• Harddisk : Minimal 110 MB ruang kosong • Mouse : alat penunjuk

B. Perangkat lunak (Software)

• Sistem Operasi : Microsoft Windows 9x, Windows NT versi 3.51 atau yang lebih baru.