Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan Chapter III IV

Teks penuh

(1)

BAB III

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. PERKEBUNAN

NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN

A. Pengertian Kas

Kas adalah komponen aktiva paling aktif dan sangat mempengaruhi setiap transaksi yang terjadi. Hal ini dikarenakan setiap transaksi memerlukan suatu dasar pengukuran yaitu kas. Bahkan walaupun perkiraan kas tidak langsung terlibat dalam transaksi tersebut besarnya nilai transaksi tetap diukur dengan kas. Kas adalah aktiva yang tidak produktif. Oleh karena itu kas harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada kas yang menganggur. Di samping itu kas merupakan suatu aktiva yang paling mudah diselewengkan dan digunakan dengan tidak semestinya oleh karyawan karena kas merupakan aktiva yang paling bernilai dibanding dengan aktiva lainnya serta paling mudah dipindah tangankan. Kas terdiri dari saldo kas (cash and hand) dan rekening giro setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid berjangka pendek dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan-perubahan yang signifikan. (IAI, 2007 : 22)

(2)

kas.Tidak hanya terbatas pada uang tunai yang tersedia didalam perusahaan saja, melainkan meliputi semua jenis asset yang dapat dipergunakan dengan segera untuk membiayai kegiatan perusahaan. (Mulyadi, 2001 : 322). Dalam siklus pengeluaran kas, catatan yang digunakan antara lain :

1. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal)

Untuk mencatat pembelian digunakan jurnal pembelian, sedangkan untuk pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas dan dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar dalam pencatatan pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah di cap lunas oleh bagian pembayaran atau kas.

2. Register Cek (Check Register)

Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan 2 jurnal, register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek, register cek juga digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk membayar para nasabah perusahaan atau pihak lainnya.

(3)

(Baridwan, 2000 : 242)

Banyak transaksi perusahaan baik langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas, tidak hanya terbatas pada uang tunai yang tersedia dalam perusahaan saja, melainkan meliputi semua jenis asset yang dapat dipergunakan dengan segera untuk membiayai seluruh kegiatan perusahaan. Sebagai harta yang likuid kas adalah media pertukaran dan dasar bagi pengukuran dan akuntansi untuk semua pos lainnya. Agar dapat dilaporkan sebagai kas, pos yang bersangkutan harus siap sedia untuk pembayaran kewajiban lancar.

B. Sifat-sifat dan Ciri Kas

Sifat-sifat dan ciri-ciri kas adalah sebagai berikut: 1. Alat tukar yang standar.

2. Dipakai sebagai dasar untuk mengukur dan menghitung.

3. Merupakan harta yang paling likuid dan biasanya diklasifikasikan sebagai harta lancar.

4. Untuk dapat digolongkan sebagai kas haruslah siap (tersedia) untuk pembayaran kewajiban-kewajiban lancar dan bebas dari batasan-batasan penggunaannya.

(4)

tukar dan instrumen yang dapat dinegosiasikan seperti cek pribadi, cek perjalanan, cek kasir, wesel bank, pos wesel (money order) atau item yang umumnya dilaporkan sebagai kas yang sering disebut sebagai ekuivalen kas.

C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Dalam memenuhi kebutuhan informasi akuntansi bagi pihak luar maupunpihak dalam perusahaan, maka disusunlah suatu sistem informasi akuntansi yang dianggap baik untuk perusahaan tersebut. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi akuntansi yang berguna bagi pihak luar maupun pihak dalam perusahaan. Agar kegiatan perusahaan berjalan dengan lancar membantu setiap pelaksanaan tugas dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem informasi akuntansi terdiri dari tiga kata yaitu, sistem, informasi, akuntansi. Apabila ketiga kata tersebut digabungkan akan membentuk suatu defenisi yang baru. Berikut ini dijelaskan pengertian ketiga kata tersebut : Sistem terdiri dari dua bagian, yaitu struktur dan proses. Stuktur adalah komponen dari sistem tersebut dan proses adalah prosedurnya sistem yang didefinisikan sebagai pendekatan prosedur merupakan suatu prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.

(5)

informasi itu sendiri. Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input menjadi output. Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) sub-sub sistem yang bersatu untuk mencapai satu tujuan yang sama. (Hall, 2001 : 234)

Menurut penulis sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem informasi akut ansi yang direncanakan dengan baik harus dilengkapi dengan: (1) pengumpulan , pencatatan dan pelaporan data yang efesien, (2) pengukuran setiap perusahaan, (3) pemberian wewenang dan tanggung jawab, (4) pencegahan kesalahan dan kecurangan. (Niswonger, 2001 : 241). Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya , seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk merubah data menjadi informasi. Informasi ini diinformasikan kepada beragam pengambilan keputusan dan pengguna. Sedangkan pengertian lain dari sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksanaan dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformaikan data keuangan menjadi informasi keuangan. Kas adalah segala sesuatu yang dapat diterima oleh bank untuk disetor ke rekening bank (Warren, 2005 : 145). Sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah penerapan suatu sistem informasi akuntansi yang dihubungkan dengan salah satu kegiatan yang berhubungan untuk memperoleh penerimaan uang dari pihak lain diluar perusahaan.

D. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas

(6)

kegiatan usaha yang meliputi suatu harga dan keadaan-keadaan yang berkaitan dengan penetapan suatu alat tukar. Kas memberikan dasar pengukuran dan pencatatan untuk semua perkiraan yang lain. Menurut Kieso, Weygandt (2000 : 152) “ Kas terdiri dari uang logam, uang kertas, dan dana seperti pos wesel, cek yang sahkan oleh kasir, cek pribadi dan wesel bank juga dipandang sebagai kas, rekening tabungan biasanya diklasifikasikan sebagai kas, meskipun bank mempunyai hak resmi untuk mendapat pemberitahuan sebelum ditarik, karena hak istimewa untuk pemberitahuan terlebih dahulu, jarang digunakan oleh bank, rekening tabungan dianggap sebagai kas ”.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002 : 276) “ Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan ”. Perlu dinyatakan atau digolongkan bahwa sebagai kas, aktiva tersebut harus siap atau tersedia dan bebas digunakan dengan kata lain bahwa kas merupakan aktiva yang setiap saat dapat digunakan untuk melakukan pembayaran baik untuk membiayai operasi sehari-hari maupun untuk mengadakan investasi. Melihat betapa pentingnya penerimaan kas bagi perusahaan, maka perusahaan harus membuat sistem penerimaan kas supaya tidak terjadi penyelewengan atau meminimalkan potensi penyelewengan. PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan memiliki sumber utama penerimaan kas yang berasal dari penerimaan uang tunai dan transfer dari Penjualan Karet dan Sawit yang mana merupakan hasil Komoditi CPO (Crude Palm Oil). Di dalam sistem penerimaan kas yang efektif harus ada hal-hal sebagai berikut :

(7)

2. Pemisahaan tugas antara yang mencatat dan yang menerima kas. 3. Semua uang kas yang diterima langsung disetorkan ke bank.

Dengan menggunakan seperti bukti penerimaan kas dan buku harian PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan mencatat, menganalisa dan melaporkan penerimaan kas. Dokumen – dokumen tersebut diberi nomor, di tanda tangani dan di cek setiap harinya melalui laporan harian kas.

Alur Penerimaan Kas PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan Terbagi 2 (Dua) yaitu:

1. Penerimaan Kas Bank di Kantor Direksi. 2. Penerimaan Kas di Kantor Direksi.

a. Bagian keuangan menerima rekening Koran (RK) Bank. Alur Penerimaan Kas Bank di Kantor Direksi:

b. Melakukan pemeriksaan atas transaksi penerimaan yang tercatat pada rekening koran Bank Perusahaan.

c. Memeriksa asal transaksi dana yang masuk dan menyesuaikan dengan nota Bank invoice dari Bagian Komersil, Memorandum dan Bagian Tanaman dan Bagian Pengolahan, Email dari DM/Kebun/Unit dan surat dari pihak ke II lainnya.

(8)

ditandatangani. (lihat lampiran 2)

e. Bukti penerimaan Bank yang telah ditandatangani kepala Bagian Keuangan dicatat pada buku Bank Perusahaan pada hari yang sama kemudian diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk dilakukan kedalam kartu rekening buku besar sesuai kode posting.

f. Selalu mempertimbangkan dan melakukan pengendalian risiko pada penerimaan Bank di Kantor Direksi.

a. Menerima dan menghitung kebenaran (Akurasi) jumlah uang yang diterima sesuai yang tercantum pada surat pengantar atau kwitansi.

Alur Penerimaan Kas di Kantor Direksi:

b. Membuat bukti penerimaan kas (AU-9) dan kwitansi ynag telah dibubuhi materai secukupnya, serta membuat penomoran bukti penerimaan kas, kemudian diteruskan kepada Bagian untuk ditandatangani.

c. Uang yang diterima harus disimpan dalam brangkas perusahaan.

d. Kwitansi tanda terima yang ada diterima kepada pihak ketiga ditandatangani oleh Kepala Bagian Keuangan setelah dibubuhi materai secukupnya.

e. Bukti penerimaan kas (AU-9) dicatat keadaan buku kas perusahaan dan kemudian diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk dibukukan kedalam kartu rekening buku besar Kantor Direksi.

f. Selalu mempertimbangkan dan melakukan pertimbangan risiko pada penerimaan kas di Kantor Direksi.

(9)

di terapkan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan sudah efektif dan memadai. Hal ini jelas terihat dari diadakannya pemisahaan fungsi pencatatan, penerimaan, dan pengeluaran kas sehingga akan terjadi saling mengecek di antara fungsi – fungsi yang terlibat.

E. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas tidak dapat dilakukan sembarang saja karena merupakan suatu keharusan bagi perusahaan dalam menjalankan operasionalnya. Hal-hal yang harus tercakup dalam sistem pengeluaran kas sebagai berikut :

1. Permintaan Pembayaran 2. Dokumen Pendukung:

a. Voucher Transaksi b. Dasar Pengeluaran c. Kwitansi

d. Bukti Permintaan Pembayaran

Prosedur pengendalian dan pengelolaan kas pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medanterbagi 2 (Dua) yaitu :

1. Prosedur Pengendalian dan Pengolaan Rekanan 2. Prosedur Pengendalian dan Pengelolaan Kas

a. Dokumen permintaan pembayaran diajukan dan ditandatangani oleh kepala Bagian/Urusan yang dilengkapi dengan dokumen pendukung.

(10)

b. Kemudian diserahkan ke Bagian Akuntansi untuk diperiksa kelengkapan dokumen dan kesesuaian nilai.

c. Setelah diperiksa di Bagian Akuntansi, dokumen diserahkan kepada Urusan Pajak untuk diperiksa kesesuaian tariff perpajakannya.

d. Setelah diserahkan ke Urusan Pajak, Dokumen diserahkan ke Bagian Kas dan Bank untuk disetujui oleh Kepala Urusan dan Kepala Bagian.

e. Dokumen yang telah disetujui oleh Kepala Urusan dan Kepala Bagian akan di serahkan ke Kepala Keuangan. Setelah disetujui, Kepala Keuangan akan mengeluarkan Voucher Pembayaran.

a. Dokumen permintaan pembayaran diajukan dan ditandatangani oleh kepala Bagian/Urusan yang dilengkapi dengan dokumen pendukung.

Prosedur Pengendalian dan Pengelolaan Pengeluaran Kas:

b. Kemudian diserahkan ke Bagian Akuntansi untuk diperiksa kelengkapan dokumen dan kesesuaian nilai.

c. Setelah diperiksa ke Bagian Akuntansi, dokumen diserahkan ke Bagian Kas dan Bank untuk mengeluarkan Voucher Pembayaran Kas.

(11)

Alur pengeluaran kas pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan terbagi 3 (Tiga) yaitu:

1. Pengeluaran Kas Bank di Kantor Direksi.

2. Pengeluaran Kas Bank melalui Perdebetan langsung oleh Bank. 3. Pengeluaran Kas di Kantor Direksi.

a. Bagian Keuangan menerima Memo Permintaan Pembayaran (MPP) atau Rekapitulasi Permintaan Pembayaran (RPP) dari Bagian Akuntansi yang telah ditandatangani dan memastikan pembayarannya dalam mata uang rupiah atau Valuta Asing (Valas).

Alur Pengeluaran Kas Bank di Kantor Direksi:

b. Untuk MPP dalam Valas maka dibuat surat transfer bank yang membuat jumlah, nama, alamat, dan nomor rekening bank penerimaan pembayaran dan uraian transaksi.

c. Untuk bagian yang sifatnya rutin dan pembayarannya dilakukan setiap bulan baik dalam mata uang rupiah maupun valas, seperti pembayaran listrik, telepon, akses internet, dibuat surat ke bank agar bank melakukan perdebetan atas rekening, yang membuat jenis transaksi, tanggal pembayaran setiap bulan, nama penerima dan nomor rekening bank penerima.

d. Surat transfer bank harus ditandatangani oleh Direksi.

(12)

pengeluaran bank. (lihat lampiran 3)

f. Bukti pengeluaran bank (AU-12) yang telah ditandatangani kepala Bagian Keuangan dicatat pada buku bank.

g. Bilyet Giro dan buku bank perusahaan diparaf kepala Bagian Keuangan bilyet Giro.

h. Membuat surat pengantar Bilyet Giro sesuai nomor Giro yang telah disetujui Direksi dalam rengkap 3 (Tiga) lembar dan ditandatangani kepala Bagian Keuangan. (lihat lampiran 4)

i. Pelaksanan pembayaran yang telah mendapat persetujuan Direksi/Kepala Bagian Keuangan dilakukan oleh juru bayar dalam hal ini adalah Kepala Urusan Kas dan Bank dibantu Staff Urusan Kas/Staff Urusan Bank dan Petugas Kasir.

j. Bilyet Giro dan Surat pengantar bilyet giro disampaikan ke Bank persepsi dengan mengisi formulir aplikasi transfer, kemudian bank menindaklanjuti pengeluaran atas bilyet giro tersebut dengan melakukan validasi pada aplikasi transfer.

k. Dalam hal pengeluaran bank dilakukan dengan bilyet giro transfer, Sipenerima pembayaran wajib mengajukan surat permhonan dengan melampirkan kwitansi tanda terima yang sudah ditandatangani dan dibubuhi materai

(kwitansi dianggap sah apbila telah dilampiri bukti transfer bank).

(13)

m. Selalu mempertimbangkan dan melakukan pengendalian risiko bank pada pengeluaran bank di Kantor Direksi.

a. Bagian keuangan membuat surat kuasa perdebetan kepada bank pemerintah/BUMN tempat perusahaan membuka rekening dan menyimpan uang perusahaan untuk melakukan perdebetan atas kewajiban perusahaan kepada bank maupun pihak ketiga seperti pembayaran angsuran pokok dan bunga pinjaman, baiya per visi, dan administrasi bank, biaya pengawalan uang, biaya telepon, biaya listrik, biaya pungutan ekspor Bea Keluar (BK) atas penjualan ekspor komoditi perusahaan, dan biaya lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

Alur Pengeluaran Bank melalui Perdebetan langsung oleh Bank:

b. Bagian keuangan mengambil Rekening Koran (RK) Bank dan memeriksa transaksi uang keluar uang tercatat pada rekening Koran mana belum tercatat pada buku bank perusahaan.

c. Membuat bukti pengeluaran bank (AU-12) dengan mencantumkan penerima dan alamat penerima pembayaran, jumlah pengeluaran dengan angka dan huruf (untuk transaksi valas disesuaikan dengan kurs beli bank pemerintah/BUMN pada tanggal transaksi) dan uraian transaksi serta membuat kode rekening dan penomoran bukti pengeluaran bank. Bukti pengeluaran Bank (AU-12) diteruskan kepada kepala Bagian Keuangan untuk diotorisasi.

(14)

dibukukan dalam kartu rekening buku besar sesuai kode posting.

e. Selalu mempertimbangkan dan melakukan pengendalian risiko pada pengeluaran bank melalui pendebetan langsung oleh Bank.

a. Bagian keungan menerima Memo Permintaan Pembayaran (MPP) dari bagian Akuntansi yang telah ditandatangani kepala Bagian Akuntansi dilengkapi dengan dokumen pendukung.

Alur Pengeluaran Kas di Kantor Direksi :

b. MPP diteruskan kepada bagian keuangan atau direksi untuk ditandatangani sesuai kewenangannya.

c. Membuat bukti uang, jumlah uang dengan angka dan huruf dan uraian transaksi serta membuat kode rekening dan penommoran bukti pengeluaran kas.

d. Setelah AU-12 ditandatangani kepala bagian keuangan, selanjutnya dibayarkan kepada yang berhak menerima sesuai dengan jumlah yang tercantum dan Sipenerima menandatangani sebagai bukti bahwa uang telah diterima dalam jumlah yang cukup.

e. Pelaksanaan pembayaran yang telah mendapat persetujuan Direksi/Kepala bagian Keuangan dilakukan oleh “Judul Bayar” dalam hal ini adalah Kepala urusan Kas dan Bank dibantu dengan urusan kas/staff urusan bank dan

petugas Kasir.

(15)

Akuntansi untuk dibukukan dalam kartu rekening buku besar sesuai kode rekening.

g. Selalu mempertimbangkan dan melakukan pengendalian risiko pada pengeluaran kas di Kantor Direksi.

(16)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat penulis berikan setelah Survei/Observasi terhadap PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah :

1. PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah perusahaan yang

bergerak di bidang usaha Perkebunan, yaitu perkebunan Karet dan Sawit. 2. Secara keseluruhan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada

PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan sudah cukup memadai dimana setiap transaksi baik itu penerimaan maupun pengeluaran kas disertai dengan bukti pendukung.

3. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas telah dilaksanakan dengan baik, dimana dalam setiap transaksi perusahaan menggunakan bukti-bukti yang diotorisasi oleh pimpinan yang berwenang di perusahaan.

4. Terdapat pemisahaan antara fungsi penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran kas yang dipisahkan dengan memberikan fungsi tersebut pada jabatan yang berbeda dengan orang yang berbeda.

(17)

B. Saran

1. Secara keseluruhan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan sudah memadai, maka penulis menyarankan untuk mempertahankan dan meningkatkan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas tersebut karna sudah sesuai dengan prosedur yang ada di perusahaan.

2. Pendelegasian wewenang tugas dari atasan ke bawahan dan pemusatan tanggungjawab ada baiknya ditingkatkan lagi dan masing-masing pihak dapat mempertanggungjawabkan tugasnya.

3. Sebaiknya dalam pengeluaran kas, baik dengan kas kecil maupun cek diadakan pembagian tugas yang jelas antara fungsi kas dan fungsi akuntansi. Dimana fungsi kas bertanggungjawab terhadap semua hal yang berkenaan dengan penerimaan dan pengeluaran kas, sedangkan fungsi akuntansi yang membuat jurnalnya, hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kecurangan (fraud) yang dapat dilakukan oleh karyawan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...