SISTEM MANAJEMEN ANTI PENYUAPAN

(1)

PEDOMAN

SISTEM MANAJEMEN ANTI PENYUAPAN

P-006/0.20

PT Perusahaan Gas Negara Tbk

Jakarta, 2020

(2)

i

00 Oktober 2020 ALL Penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan ISO 37001

(3)

No. Dok.: P- 006/0.20 Revisi Ke: 00 Tgl Berlaku: 06 Oktober 2020 Hal.: 1 dari 30

LEMBAR PENGESAHAN

Disahkan di Jakarta Pada Tanggal 06 Oktober 2020 April 2013April 2013

PT Perusahaan Gas Negara Tbk Direktur Utama,

Suko Hartono

(4)

PT PERUSAHAAN GAS NEGARA Tbk

No. Dok.: P- 006/0.20 Revisi Ke: 00 Tgl Berlaku: 06 Oktober 2020 Hal.: 2 dari 30

DAFTAR ISI

Lembar Riwayat Perubahan

Hal i

Lembar Pengesahan 1

Daftar Isi 2

BAB I UMUM 1.1.

1.2

Latar Belakang Tujuan

4 4

1.3. Ruang Lingkup 5

1.4. Istilah dan Definisi 5

1.5. Referensi 7

BAB II KONTEKS PERUSAHAAN

2.1. Pemahaman Terhadap Perusahaan dan Konteks 9 2.2. Memahami Kebutuhan dan Harapan Pemangku Kepentingan 10

2.3. Peta Proses Bisnis 10

2.4. Penilaian Risiko Penyuapan 11

BAB III KEPEMIMPINAN

3.1. Kepemimpinan dan Komitmen 12

3.2. Kebijakan 13

3.3. Peran, Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 14

3.4 Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan 14

3.5 Pengambilan Keputusan Yang Didelegasikan 15 BAB IV PERENCANAAN

4.1. Mitigasi Risiko dan Pengelolaan Peluang 16

4.2. Sasaran Anti Penyuapan 16

BAB V DUKUNGAN

5.1. Pengelolaan Sumber Daya 18

5.2. Kompetensi 18

(5)

5.3. Kepedulian dan Pelatihan 19

5.4. Komunikasi 19

5.5. Pengendalian Informasi Terdokumentasi 19

BAB VI OPERASI

6.1. Perencanaan dan Pengendalian Operasi 21

6.2. Uji Kelayakan 21

6.3. Pengendalian Keuangan 23

6.4. Pengendalian Non Keuangan 24

6.5. Pengendalian Anti Penyuapan pada Perusahaan Eksternal 24

6.6 Pengelolaan Gratifikasi 25

6.7. Pengelolaan WBS 25

6.8. Peningkatan Kepedulian Anti Penyuapan 25

6.9. Investigasi dan Penanganan Penyuapan 25

BAB VII EVALUASI

7.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi 27

7.2. Audit Internal 27

7.3. Tinjauan Manajemen 28

BAB VIII PENINGKATAN

8.1. Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif 29

8.2. Peningkatan Berkelanjutan 29

LAMPIRAN

Lampiran 1: Konteks Organisasi

Lampiran 2: Form Penilaian Prakualifikasi

(6)

BAB I UMUM

1.1. Latar Belakang

Perusahaan Gas Negara Tbk (PGN) merupakan subholding gas yang menyediakan infrastruktur dan pemanfaatan gas bumi, yang bersifat terbuka. Seiring dengan kebutuhan pemangku kepentingan terhadap peningkatan integritas perusahaan, baik melalui aturan perundangan yang berlaku, analisa kebutuhan pelanggan, dan hal penting lainnya, dibutuhkan instrumen pendukung yang mampu mencegah, mendeteksi, dan meresponse adanya penyuapan di lingkungan PGN seperti sistem manajemen ISO 37001:2016 (Sistem Manajemen Anti Penyuapan).

Dengan adanya implementasi SMAP di PGN, diharapkan hasil capaian kerja serta pemenuhan GCG (Good Corporate Governance) dapat dipertanggung jawabkan secara baik kepada publik dan mampu meningkatkan kepercayaan publik terhadap kinerja PGN.

1.2. Tujuan

Sistem Manajemen Anti Penyuapan ISO 37001 di PGN diterapkan agar:

a. PGN memiliki sistem yang mampu mencegah, mendeteksi, dan meresponse adanya tindak pidana penyuapan

b. Proses bisnis yang ada dalam lingkup kegiatan PGN dapat dikelola dengan baik dan dapat ditingkatkan sesuai dengan arah kebijakan perusahaan dan stakeholder

c. Diperoleh efisiensi dan efektifitas kerja dalam segala hal termasuk waktu dan biaya dengan penerapan sistem manajemen yang efektif, fokus, dan terpadu dalam mengendalikan kegiatan internal termasuk risiko-risikonya.

d. Meningkatkan komunikasi manajemen, serta wawasan, pengetahuan, dan keterampilan seluruh pekerja.

e. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pemangku kepentingan (stakeholder) melalui penerapan proaktif Sistem Manajemen Anti Penyuapan dengan baik.

f. Membangun citra positif terhadap reputasi perusahaan serta meningkatkan motivasi dan kebanggaan seluruh pekerja.

(7)

1.3. Ruang Lingkup

Pedoman Sistem Manajemen Anti Penyuapan PGN disusun, diterapkan, dan ditingkatkan efektifitasnya dengan pendekatan proses sebagai bagian dari bisnis Perusahaan untuk meningkatkan integritas Perusahaan dengan memenuhi persyaratan peraturan perundangan terkait dan persyaratan lainnya. Pendekatan proses pada sistem manajemen dilakukan dengan dengan metode siklus Rencana-Laksana-Periksa-Tindak / Plan-Do- Check-Action (PDCA) pada semua proses di PGN dengan memperhatikan input, proses dan output pada masing-masing proses untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan demi mencapai visi, misi, dan rencana strategis perusahaan.

Pendekatan proses, siklus PDCA, dan prinsip perbaikan berkesinambungan (Continual Improvement) pada Sistem Manajemen Anti Penyuapan diterapkan sesuai persyaratan ISO 37001, yang terbagi pada 7 (tujuh) elemen pokok sesuai dengan keperluan PGN, yaitu:

1. Konteks Perusahaan 2. Kepemimpinan 3. Perencanaan 4. Dukungan 5. Operasi

6. Evaluasi Kinerja 7. Peningkatan

Penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan di PGN mengacu pada klausul ISO 37001 dan berlaku pada:

1. Seluruh klausul pada ISO 37001 2. Fungsi:

a. LFM (Logistic and Facility Management), yaitu pada proses pengadaan barang dan jasa khusus untuk Non Project

b. IRMG (Investment, Risk Management dan GCG), yaitu pada seluruh proses pengelolaan manajemen risiko dan GCG

1.4. Istilah dan Definisi

a. Dewan Pengarah adalah orang atau kelompok atau badan yang memiliki tanggung jawab utama dan kewenangan untuk pengesahan kebijakan anti penyuapan perusahaan, memastikan keselarasan kebijakan dengan tujuan perusahaan serta serta penerimaan laporan dan pertanggungjawaban dari manajemen puncak.

(8)

b. Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP) adalah orang atau kelompok dengan tanggung jawab dan wewenang untuk melaksanakan pengawasan pada level pelaksanaan operasi.

c. Informasi Terdokumentasi adalah informasi dalam bentuk media penyimpanan yang dipersyaratkan untuk dikendalikan dan diperlihara oleh perusahaan dimana informasi tersebut berada.

d. Kesesuaian adalah pemenuhan persyaratan.

e. Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya persyaratan.

f. Konflik Kepentingan/Conflict Of Interest (COI) atau Benturan Kepentingan, adalah situasi atau kondisi dimana Insan PGN yang karena jabatannya/ posisinya memiliki kewenangan yang berpotensi dapat disalahgunakan, baik sengaja maupun tidak sengaja, untuk kepentingan lain sehingga dapat mempengaruhi kualitas keputusannya, serta hasil keputusan tersebut yang dapat merugikan Perseroan).

g. Manajemen Puncak adalah orang atau kelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan perusahaan pada tingkat tertinggi.

h. Pemangku Kepentingan Pemangku Kepentingan, adalah pihak-pihak yang berkepentingan dengan Perseroan karena mempunyai hubungan hukum dengan Perseroan.

i. Peningkatan Berkelanjutan adalah kegiatan berulang untuk meningkatkan kinerja.

j. Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk mendapatkan barang dan jasa yang dilakukan oleh Perusahaan yang pembiayaannya berasal dari Anggaran Perusahaan yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.

k. Penyuapan adalah menawarkan, Menjanjikan, Memberikan, Menerima atau Meminta keuntungan yang tidak semestinya dari nilai apapun (berupa finansial/non finansial), langsung/tidak, terlepas dari lokasi, merupakan pelanggaran peraturan perundangan, sebagai bujukan atau hadiah untuk orang yang bertindak atau menahan diri dari bertindak terkait kinerja dari tugas orang tersebut.

l. Perusahaan adalah PT Perusahaan Gas Negara Tbk.

m. Rekan Bisnis adalah pihak eksternal dimana perusahaan mempunyai atau merencanakan untuk menetapkan beberapa bentuk hubungan bisnis.

n. Risiko adalah dampak dari ketidakpastian pada sasaran.

o. Sasaran adalah hasil yang ingin dicapai.

p. Seleksi Umum adalah Pengadaan Barang dan Jasa yang diumumkan secara luas melalui media massa guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi kualifikasi untuk mendapatkan Konsultan.

q. Tindakan Perbaikan adalah Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang telah diidentifikasi agar mencegah terulang kembali.

(9)

r. Tender adalah Pengadaan Barang dan Jasa yang diumumkan secara luas melalui media massa guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi kualifikasi untuk mendapatkan Penyedia Barang/Kontraktor/Penyedia Jasa.

s. Uji Kelayakan adalah proses untuk menilai lebih lanjut dari sifat dan tingkatan risiko penyuapan dan membantu perusahaan untuk mengambil keputusan yang berhubungan dengan transaksi spesifik, proyek, aktivitas, rekan bisnis, dan personel.

1.5. Referensi

a. Undang-Undang nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas;

b. Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2018 tentang Strategi Nasional Pencegahan Korupsi;

c. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) Pada Badan Usaha Milik Negara, sebagaimana terakhir diubah dengan Peraturan Menteri Negara BUMN nomor: PER- 09/MBU/2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara nomor PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara;

d. Surat Edaran Menteri BUMN nomor SE-02/MBU/07/2019 tentang Pengelolaan BUMN yang Bersih Melalui Implementasi Pencegahan Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (“KKN”) dan Penanganan Benturan Kepentingan, serta Penguatan Pengawasan Intern;

e. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan nomor 21/POJK.04/2015 tentang Penerapan Pedoman Tata Kelola Perusahaan Terbuka;

f. Surat Edaran Otoritas Jasa Keuangan nomor 32/SEOJK.04/2015 tentang Pedoman Tata Kelola Perusahaan Terbuka;

g. Surat Kementerian BUMN Nomor S-35/MBU/01/2020 tanggal 10 Januari 2020 perihal Implementasi Sistem Manajemen Anti Suap di BUMN sebagai Pelaksanaan Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2018 tentang Strategi Nasional Pencegahan Korupsi;

h. Anggaran Dasar PT Perusahaan Gas Negara Tbk sebagaimana dimuat dalam Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham PGN nomor 84 tanggal 25 Juni 2020, yang perubahannya telah disetujui oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia melalui Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia nomor AHU-0044326.AH-01.02 Tahun 2020 tanggal 1 Juli 2020;

(10)

i. Surat Keputusan Direksi PT Perusahaan Gas Negara Tbk nomor 035400.K/OT.00/PDO/2020 tanggal 5 Oktober 2020 tentang Bilahan Struktur Organisasi Dasar (BOD-1) Subholding/Business Group Gas;

j. Board Manual PT Perusahaan Gas Negara Tbk tanggal 19 Maret 2019;

k. Pedoman Tata Kelola Perusahaan Yang Baik nomor P-003/0.20;

l. Pedoman Etika Usaha dan Etika Kerja nomor P-004/0.20;

m. Pedoman Benturan Kepentingan dan Pengendalian Gratifikasi nomor P- 004/0.11;

n. Pedoman Whistleblowing System nomor P-002/0.11;

o. Sistem Manajemen Anti Penyuapan SNI/ISO 37001.

(11)

BAB II

KONTEKS PERUSAHAAN

2.1. Pemahaman Terhadap Perusahaan dan Konteks

PGN memahami bahwa pencapaian tujuan implementasi Anti Penyuapan yang baik dimulai dari pemahaman terhadap faktor internal dan eksternal yang berpengaruh terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu guna mendukung hal tersebut PGN merasa perlu untuk mengidentifikasi:

1. Faktor Internal yang dimiliki perusahaan, dan 2. Faktor Eksternal yang dimiliki perusahaan Analisa dilakukan dengan langkah:

1. Mengidentifikasi tujuan yang akan dicapai terlebih dahulu sesuai dengan visi, misi dan tujuan perusahaan.

2. Mengidentifikasi proses-proses yang berkaitan dengan tujuan yang sudah ditetapkan.

3. Mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi tujuan dan proses.

4. Menetapkan alternatif program yang dapat dilakukan.

Untuk melakukan identifikasi terhadap faktor internal dan eksternal, memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Isu internal dan eksternal dapat berupa kondisi yang positif dan negatif 2. Isu terkait eksternal dapat berupa isu tentang peraturan perundangan,

isu lingkungan, teknologi, kompetisi, pasar, budaya, sosial dan lingkungan ekonomi baik internasional, nasional, maupun lokal.

3. Isu terkait internal dapat berupa isu tentang nilai-nilai dalam perusahaan, budaya, pengetahuan dan performa dari perusahaan.

Dokumentasi isu internal dan eksternal perusahaan tercermin dalam dokumen isu internal dan eksternal di satuan kerja implementator dan/atau rencana strategis perusahaan.

Dokumen Terkait:

✓ Lampiran 1: Lampiran Konteks Organisasi (Isu Internal dan Isu Eksternal)

(12)

2.2. Memahami Kebutuhan dan Harapan Pemangku Kepentingan PGN telah menetapkan:

1. Pemangku kepentingan yang relevan terhadap sistem manajemen anti penyuapan dan

2. Persyaratan dari pemangku kepentingan yang relevan.

Dalam mengidentifikasi persyaratan pemangku kepentingan, perusahaan membedakan antara persyaratan yang wajib dan tidak wajib serta komitmen yang bersifat sukarela.

Dokumen Terkait:

✓ Lampiran 1: Lampiran Konteks Organisasi (Pihak Berkepentingan)

2.3. Peta Proses Bisnis

Proses bisnis Pengelolaan SMAP di PGN terutama pada Group Investment, Risk Management dan GCG (IRMG) dan Group Logistics & Facility Management (LFM) beserta proses pendukung dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1. Proses Bisnis Pengelolaan SMAP

(13)

2.4. Penilaian Risiko Penyuapan

PGN melaksanakan penilaian risiko penyuapan secara teratur, menganalisa dan memprioritaskan risiko penyuapan yang teridentifikasi serta melakukan evaluasi dari keefektifan mitigasi yang telah dilaksanakan.

Kriteria untuk melakukan evaluasi terhadap tingkat risiko penyuapan mempertimbangkan kebijakan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Penilaian risiko penyuapan ditinjau:

1. Secara teratur sehingga perubahan dan informasi baru dapat dinilai secara tepat berdasarkan waktu dan frekuensi yang ditentukan oleh perusahaan

2. Pada saat perubahan penting terhadap struktur atau aktivitas perusahaan

Dokumen Terkait:

✓ Pedoman Manajemen Risiko nomor P-005 / 0.20

✓ Risk Register terkait Anti Penyuapan

(14)

BAB III KEPEMIMPINAN

3.1. Kepemimpinan dan Komitmen

PGN menetapkan Dewan Pengarah yang memiliki peran kepemimpinan dan komitmennya terhadap sistem manajemen anti penyuapan dengan:

1. Melakukan persetujuan terhadap kebijakan SMAP

2. Memastikan strategi organisasi dan kebijakan SMAP telah sejalan 3. Mendapatkan laporan terkait kinerja SMAP di perusahaan

4. Memberikan arahan dan keputusan untuk peningkatan SMAP di perusahaan secara keseluruhan

PGN juga telah menetapkan Manajemen Puncak yang memiliki komitmen terhadap sistem manajemen anti penyuapan dengan:

1. Memastikan SMAP, termasuk di dalamnya kebijakan dan sasaran anti penyuapan telah dibuat, diimplementasikan dan direview sesuai dengan risiko anti penyuapan yang telah diidentifikasi sesuai dengan ruang lingkup tanggung jawab proses masing-masing Direksi

2. Memastikan integrasi antara implementasi SMAP dengan proses bisnis perusahaan dan di desain untuk mencapai tujuan anti penyuapan yang telah ditentukan sesuai dengan ruang lingkup tanggung jawab proses masing-masing Direksi

3. Memastikan ketersediaan sumberdaya untuk implementasi SMAP telah tersedia sesuai perencanaan dan arahan Dewan Pengarah pada masing-masing ruang lingkup tanggung jawab Direksi

4. Melakukan review dan kajian terhadap efektifitas hasil implementasi SMAP sesuai dengan ruang lingkup tanggung jawab masing-masing Direksi

5. Mengkomunikasikan kebijakan anti penyuapan, pentingnya efektifitas penerapan SMAP dan perlunya kepatuhan terhadap persyaratan SMAP kepada pihak internal dan eksternal sesuai dengan ruang lingkup tanggung jawab masing-masing Direksi

6. Mengarahkan dan memberikan dukungan kepada pekerja di bawahnya untuk berkontribusi terhadap efektifitas penerapan SMAP

(15)

7. Mempromosikan anti penyuapan sebagai budaya organisasi dan semangat peningkatan berkelanjutan sesuai ruang lingkup tanggung jawab masing-masing Direksi

8. Memberikan dukungan pada jajaran manajemen agar menjadi pelopor dalam mencegah dan mendeteksi serta merespon penyuapan sesuai area tanggung jawabnya masing-masing Direksi

9. Memberikan dukungan untuk aktif dalam pengendalian anti penyuapan melalui sistem pelaporan berbasis WBS yang sudah disusun

10. Memastikan tidak ada pekerja yang menderita karena pembalasan, diskrimasi atau penindakan disiplin untuk laporan yang telah disampaikannya dalam koridor niat yang baik, atau terkait pelanggaran terhadap kebijakan SMAP atau bahkan dikarenakan penolakan dalam partisipasi anti penyuapan (kecuali pekerja tersebut terlibat dalam pelanggaran)

Dokumen Terkait:

✓ SK Tim Penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP)

3.2. Kebijakan SMAP

(16)

Kebijakan ini dibuat dengan kesadaran yang tinggi dan akan ditinjau secara terus menerus untuk memastikan keselarasannya dengan tujuan perusahaan.

Dokumen Terkait:

✓ Dokumen Kebijakan Mutu dan Anti Penyuapan

3.3. Peran, Tugas-Tanggung Jawab dan Wewenang

Manajemen puncak dan Dewan Pengarah memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang untuk peran yang relevan telah ditentukan dan dikomunikasikan di dalam perusahaan pada setiap tingkatan level perusahaan.

Kepala Satuan Kerja bertanggung jawab atas implementasi sesuai persyaratan Sistem Manajemen Anti Penyuapan pada proses dibawahnya Dokumen Terkait:

✓ Tata Kerja Organisasi termasuk Job Description Pekerja

✓ Surat Pernyataan Insan PGN (Aplikasi GOLS)

3.4. Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan

Manajemen puncak telah menugaskan pada Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan tanggung jawab dan wewenang untuk memastikan penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan.Tanggung jawab dan wewenang Tim FKAP diatur dalam Keputusan Direksi tersendiri.

Persyaratan kompetensi Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan diantaranya adalah:

1. Memiliki pendidikan yang cukup minimal S1

2. Telah mengikuti pelatihan pengenalan ISO 37001:2016 / GCG / sejenis 3. Telah bekerja minimal 3 (tiga) tahun

4. Diampu oleh personil khusus atau yang memiliki pekerjaan harian dengan tingkat risiko fungsi terhadap penyuapan yang rendah

5. Minimal jabatan adalah Group Head Dokumen Terkait:

(17)

3.5. Pengambilan Keputusan Yang Didelegasikan

Pendelegasian wewenang dalam kaitannya dengan Dewan Pengarah dan Manajemen Puncak telah diatur di dalam Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan.

Dokumen Terkait:

✓ Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan nomor P-001/0.52

(18)

BAB IV PERENCANAAN

4.1. Mitigasi Risiko dan Pengelolaan Peluang

Implementasi Sistem Manajemen Anti Penyuapan tidak terlepas dari risiko bisnis, termasuk risiko penyuapan. Untuk itu Perusahaan selalu mempertimbangkan bahaya, risiko, dan peluang yang memungkinkan dan berpengaruh terhadap bisnis untuk:

1. Memberikan kepastian yang wajar bahwa Sistem Manajemen Anti Penyuapan yang diterapkan dapat mencapai sasaran yang diharapkan

2. Mencegah atau mengurangi pengaruh yang tidak diinginkan yang relevan dengan kebijakan dan sasaran anti penyuapan

3. Memantau keefektifan Sistem Manajemen Anti Penyuapan 4. Mencapai peningkatan berkelanjutan

Metodologi pengelolaan risiko dan peluang Anti Penyuapan ditetapkan dengan memperhatikan ruang lingkup, sifat, konteks dan waktu untuk memastikan metodenya proaktif dan process based thinking.

Informasi mengenai pengelolaan risiko dan peluang Anti Penyuapan didokumentasikan, dipelihara dan dipastikan kemutakhirannya, dan dijadikan sebagai pertimbangan pada saat menyusun, menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Anti Penyuapan.

Dokumen Terkait:

✓ Pedoman Manajemen Risiko nomor P-005/0.20

✓ Risk Register terkait anti penyuapan

4.2. Sasaran Anti Penyuapan

PGN telah menerapkan Sasaran terkait Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (GCG) termasuk Anti Penyuapan pada seluruh Fungsi yang terukur dan konsisten dengan Kebijakan Anti Penyuapan yang telah ditetapkan.

(19)

Penetapan sasaran mempertimbangkan aspek teknologi, keuangan, persyaratan operasional dan bisnis, dan pandangan dari pemangku kepentingan.

Dokumen Terkait:

✓ Sasaran / KPI SMAP

(20)

BAB V DUKUNGAN

PGN berkomitmen menyediakan sumberdaya yang esensial untuk membuat, menerapkan, memelihara dan meningkatkan secara berkesinambungan Sistem Manajemen Anti Penyuapan untuk meningkatkan integritas perusahaan dengan memenuhi persyaratan perundangan yang berlaku pelanggan, dan persyaratan relevan lainnya terkait Anti Penyuapan.

5.1. Pengelolaan Sumber Daya

PGN memastikan bahwa pekerja, dan mitra yang melaksanakan pekerjaan memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai yang dibuktikan dengan rekaman terkait yang disimpan.

PGN menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi personil pelaksana pekerjaan dalam dan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang terkait kompetensi, serta menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan kompetensi, menilai efektifitas tindakan yang dilakukan dan menyimpan rekaman terkait.

PGN menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur agar Pekerja peduli akan keterkaitan dan pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran anti penyuapan, dan kesadaran mereka terkait aspek anti penyuapan.

5.2. Kompetensi

PGN telah menetapkan:

1. Kompetensi Pekerja sesuai persyaratan peraturan perundangan yang berlaku dan kebutuhan perusahaan berdasarkan pendidikan, pelatihan, atau pengalaman yang memadai

2. Pedoman terkait etika Pekerja dan ketentuan pendisiplinan Pekerja 3. Pemberian akses informasi kepada Pekerja melalui jalur yang ditentukan

(21)

4. Tata cara peninjauan kinerja pekerja secara berkala termasuk dampaknya terhadap bonus dan insentif kinerja Pekerja

Dokumen Terkait:

✓ Dokumen Jobdes Pekerja

✓ Dokumen Standar Kompetensi Jabatan

✓ Dokumen hasil evaluasi kompetensi Pekerja

✓ Pedoman Etika Usaha dan Etika Kerja Nomor P-004/0.20

✓ Perjanjian Kerja Bersama

5.3. Kepedulian dan Pelatihan

PGN memberikan kepedulian anti penyuapan melalui program-program yang terukur serta pelatihan yang cukup untuk personel.

Dokumen Terkait:

✓ PO Perencanaan Program Pendidikan dan Pelatihan Pekerja Tahunan Korporat nomor O-008/0.35

✓ PO Evaluasi Pelatihan nomor O-011/0.35

5.4. Komunikasi

PGN memastikan bahwa proses komunikasi internal dan eksternal yang sesuai antar berbagai tingkatan dan fungsi serta stakeholder telah ditetapkan di perusahaan, dan dilakukan komunikasi terkait efektifitas Sistem Manajemen Anti Penyuapan melalui jalur komunikasi yang telah ditetapkan perusahaan dengan periodik waktu tertentu.

Dokumen Terkait:

✓ Kebijakan Pengelolaan Informasi Perusahaan

5.5 Pengendalian Informasi Terdokumentasi

PGN mengendalikan dokumen yang diminta oleh aturan perundangan yang berlaku, dan menetapkan prosedur untuk mengendalikan:

1. persetujuan kecukupan dokumen sebelum diterbitkan

2. peninjauan dan pembaruan seperlunya dan persetujuan ulang dokumen 3. pemastian bahwa perubahan dan status revisi terbaru dari dokumen

teridentifikasi.

(22)

4. pemastian bahwa versi yang relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian,

5. pemastian bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali, 6. pemastian bahwa dokumen yang berasal dari luar, ditentukan oleh

perusahaan yang mana diperlukan untuk perencanaan dan operasi dikenali dan didistribusinya dikendalikan dan pencegahan pemakaian dokumen kadaluarsa yang tidak disengaja dan memberikan identifikasi yang sesuai pada dokumen tersebut, apabila dokumen kadaluarsa tersebut disimpan untuk maksud tertentu.

Dokumen Terkait:

✓ Pedoman Sistem Dokumentasi nomor P-001/0.20

✓ PO Pengendalian Dokumen nomor O-001/0.20

(23)

BAB VI OPERASI

6.1. Perencanaan dan Pengendalian Operasi

PGN telah merencanakan, menerapkan, dan meninjau serta mengendalikan proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan SMAP dengan:

1. Menentukan kriteria untuk proses

2. Menerapkan pengendalian proses sesuai dengan kriteria

3. Menyimpan informasi terdokumentasi pada ruang lingkup yang diperlukan untuk memastikan kesesuaiannya dengan persyaratan Proses alih daya tentunya dapat dipertimbangkan sesuai dengan kebutuhan dan ruang lingkup.

Dokumen Terkait:

✓ Pedoman Sistem Manajemen Anti Penyuapan nomor P-006/0.20

6.2. Uji Kelayakan

PGN telah memastikan proses uji kelayakan telah dilakukan dengan penetapan sebagai berikut:

1. Kategori spesifik dari transaksi diatur di dalam PO Pelaksanaan Pembayaran Dengan Dana APGN melalui Aplikasi PGN Paperless Online Payment.

a. Kategori transaksi yang dianggap memiliki risiko lebih besar dari rendah (low) adalah diatas IDR 0 atau ekivalen

b. Uji kelayakan pada transaksi yang memiliki risiko lebih besar dari rendah (low) dilakukan proses verifikasi untuk keseluruhan nilai transaksi, sesuai PO Pembayaran dan menggunakan aplikasi POPAY (Paperless Online Payment) dengan persetujuan sesuai tabel kewenangan.

c. Tahapan verifikasi secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Tahap pertama, setiap transaksi dilakukan verifikasi awal untuk memastikan kelengkapan dokumen transaksinya.

2. Tahap kedua dilakukan verifikasi lanjutan untuk memastikan kesesuaian permohonan pembayaran transaksi.

(24)

3. Tahap ketiga dilakukan proses validasi verified to pay oleh pejabat terkait sesuai kewenangannya.

4. Tahap keempat dilakukan persetujuan pembayaran oleh Pemegang Otorisasi sesuai kewenangannya.

Dokumen terkait:

✓ PO Pelaksanaan Pembayaran Dengan Dana APGN melalui Aplikasi PGN Paperless Online Payment nomor O-002/0.42

2. Uji Kelayakan penyedia barang/jasa (penyedia barang / penyedia jasa / konsultan / kontraktor) dengan:

a. Kategori risiko lebih besar dari rendah (low) yaitu untuk pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui lelang/tender/seleksi umum

b. Tata cara uji kelayakan:

1. Mengacu pada pedoman pengadaan barang/jasa

2. Mengirimkan formulir penilaian prakualifikasi kepada calon penyedia barang/jasa

3. Melakukan analisa terhadap jawaban due diligence. Untuk analisa dapat meminta bantuan fungsi terkait

4. Jika hasil skor menyatakan:

i. Kurang atau sama dengan skor 45 (empat puluh lima) maka masuk dalam kategori Risiko Tinggi; maka perlu dilakukan perlakuan yang sesuai berdasarkan hasil analisa.

ii. Lebih dari skor 45 (empat puluh lima) maka masuk dalam kategori Risiko Rendah

Tata cara evaluasi Kinerja:

Evaluasi Integritas Penyedia Barang/Jasa (penyedia barang/penyedia jasa/konsultan/kontraktor) dengan ketentuan:

a. Mengacu pada Pedoman Pengadaan Barang/Jasa

b. Pejabat penandatanganan kontrak/pengguna barang dan jasa melakukan evaluasi apakah penyedia barang/jasa (penyedia barang/penyedia jasa/konsultan/kontraktor) pernah memberikan gratifikasi selama pelaksanaan pekerjaan.

c. Jika Penyedia Barang/Jasa melakukan tindakan gratifikasi dikenakan sanksi dimasukkan dalam kelompok daftar hitam/blacklist.

Dokumen Terkait:

✓ Pedoman Pengadaan Barang/Jasa nomor P-001/0.37

3. Pengelolaan maturitas inisiatif strategis yang merupakan kebijakan, rangkaian proses, aturan, serta fungsi dalam organisasi perusahaan diatur dalam Pedoman Tata Kelola Maturitas Inisiatif Strategis:

(25)

a. Threshold investasi yang dianggap memiliki nilai yang material dan risiko lebih besar dari rendah (low) adalah investasi yang nilainya di atas atau sama dengan USD 5 (lima) juta dimana kewenangan persetujuan akhir investasi (Final Investment Decision atau FID) berada pada Dewan Direksi dan/atau Dewan Komisaris atau sesuai dengan Anggaran Dasar dan Board Manual.

b. Tata cara dalam proses maturitas inisiatif strategis adalah sebagai berikut:

i. Dilakukan Initial Business Plan.

ii. Dilakukannya kajian kelayakan (feasibility study) atau Due Dilligence atas inisiatif strategis.

iii. Dilengkapinya pengusulan FID dengan dokumen kajian risiko termasuk risiko fraud/penyuapan, kajian legal dan kajian pajak (sesuai keperluan).

iv. Dilengkapinya Compliance Checklist untuk memastikan kelengkapan dokumentasi proses maturitas sebelum masuk tahap eksekusi.

Dokumen terkait:

✓ Pedoman Tata Kelola Maturitas Inisiatif Strategis nomor P-001/0.25

✓ Pedoman Kerja Sama Pengembangan Bisnis nomor P-002/0.26 5. Kategori aktivitas untuk kegiatan CSR

a. Kategori program/bantuan yang dianggap memiliki risiko lebih besar dari rendah (low) adalah diatas atau sama dengan IDR 1 (satu) Milyar atau ekivalen

b. Tata cara uji kelayakannya adalah:

a. Dilakukan verifikasi dan evaluasi atas proposal yang masuk b. Dilakukan konfirmasi dan/atau survey lapangan

c. Dilakukan pengisian formulir penilaian prakualifikasi. Untuk analisa dapat meminta bantuan fungsi terkait.

Jika hasil skor menyatakan:

i. Kurang atau sama dengan skor 45 (empat puluh lima) maka masuk dalam kategori Risiko Tinggi; maka perlu dilakukan perlakuan yang sesuai berdasarkan hasil analisa.

ii. Lebih dari skor 45 (empat puluh lima) maka masuk dalam kategori Risiko Rendah

d. Persetujuan proposal oleh pemegang otoritas yaitu Direktur Dokumen terkait:

✓ Pedoman Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan Perusahaan nomor P-001/0.43

✓ PO Program Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan (CSR) nomor O- 002/0.43

(26)

6. Uji Kelayakan terkait pekerja dilakukan ketentuan yaitu:

a. Penerimaan pekerja baru melalui proses recruitment

b. Promosi untuk jabatan tertentu melalui proses Fit and Proper Test Dokumen Terkait:

✓ SK Penerimaan Dan Pengangkatan Pekerja Baru

✓ SK Sistem Karir 6.3. Pengendalian Keuangan

PGN telah membuat, menerapkan dan memelihara dokumen acuan kerja terkait:

a. Pelaksanaan realisasi anggaran melalui sistem pembayaran yang sudah terintegrasi dengan sistem penganggaran dan sistem procurement serta sistem pencatatan.

b. Pemisahan tugas dalam sistem pembayaran antara inisiator dan approval berupa maker dan approver mulai dari proses pengusulan pembayaran sampai dengan dilakukannya pembayaran

c. Verifikasi atas setiap permohonan pembayaran barang dan/atau jasa yang diajukan melalui sistem pembayaran

d. Setiap permohonan pembayaran wajib dilengkapi dengan dokumen pendukung transaksi sesuai dengan masing-masing tipe pembayaran e. Persetujuan berjenjang sesuai tabel kewenangan pembayaran

f. Pembayaran seluruhnya dilaksanakan secara cashless melalui integrasi antara sistem pembayaran dengan sistem perbankan

g. Penerimaan atas transaksi pelanggan gas dan non gas melalui beberapa channel pembayaran dan menggunakan sistem online perbankan

h. Dilakukannya identifikasi dan rekonsiliasi atas penerimaan pembayaran pelanggan gas dan non gas untuk melihat kesesuaian data rekening koran dan sistem

i. Melakukan tinjauan periodik terhadap transaksi yang signifikan j. Menerapkan kebijakan audit keuangan secara independen Dokumen terkait:

✓ Prosedur terdokumentasi terkait Pengelolaan Keuangan

6.4. Pengendalian Non Keuangan

PGN telah membuat, menerapkan dan memelihara dokumen acuan kerja terkait:

(27)

a. Minimal persetujuan

b. Pemisahan tugas tanggung jawab pelaksana kegiatan c. Kategorisasi atau Pengelompokan Metoda Pengadaan

d. Kontrak ditandatangani oleh pihak pemberi kerja dan penerima kerja e. Pembatasan atas data dan informasi tender/seleksi umum untuk

menjamin kerahasiaannya Dokumen terkait:

✓ Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa

6.5. Pengendalian Anti Penyuapan Pada Perusahaan Eksternal

PGN memastikan bahwa mekanisme pengendalian penyuapan pada PGN serta pihak eksternal telah dilakukan dengan menyediakan tata cara yang sesuai, diantaranya:

1. Untuk AP/Afilisasi diminta untuk menerapkan GCG yang baik dan melakukan sosialisasi/asistensi/monitoring atas penyusunan dokumentasi terkait GCG di AP/Afiliasi.

2. Pihak Penyedia Barang/Jasa (Penyedia Barang/Penyedia Jasa/Konsultan/Kontraktor), yaitu diatur di dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa

Dokumen terkait:

✓ Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa

✓ Dokumen Pakta Integritas dengan Penyedia Barang/Jasa

✓ Laporan Sosialisasi Pemahaman GCG ke AP/Afiliasi PGN Group 6.6. Pengelolaan Gratifikasi

PGN telah menyediakan pedoman untuk mengelola gratifikasi dengan mengacu pada aturan tentang pengendalian gratifikasi di lingkungan PGN Dokumen terkait:

✓ Pedoman Benturan Kepentingan dan Pengendalian Gratifikasi nomor P-004/0.11

6.7. Pengelolaan WBS

PGN telah menyediakan pedoman untuk mengelola WBS dengan mengacu pada aturan tentang WBS di lingkungan PGN

(28)

Dokumen terkait:

✓ Pedoman Whistleblowing Systems nomor P-002/0.11

6.8. Peningkatan Kepedulian Anti Penyuapan PGN telah menetapkan tata cara untuk:

a. Mendorong seseorang dengan itikad baik untuk berpartisipasi aktif dalam penerapan SMAP

b. Mengizinkan pelaporan tanpa nama

c. Melarang pembalasan dan bentuk diskriminasi lain dalam penerapan SMAP

Dokumen terkait:

✓ Pedoman Sistem Manajemen Anti Penyuapan nomor P-006/0.20

✓ Pedoman Whistleblowing Systems nomor P-002/0.11

6.9. Investigasi dan Penanganan Penyuapan

PGN telah menetapkan prosedur dalam melakukan investigasi yang mencakup:

1. Tindakan yang diperlukan terhadap hasil investigasi

2. Memberikan ruang melakukan kerjasama dengan pihak yang berwenang 3. Memberikan ruang bagi pembelajaran atas pelaporan kepada Fungsi

Kepatuhan Anti Penyuapan dan lainnya yang relevan 4. Mensyaratkan investigasi dilakukan secara rahasia

Dokumen terkait:

✓ Pedoman Whistleblowing System nomor P-002/0.11

✓ Pedoman Internal Audit nomor P-003 / 0.11

✓ Perjanjian Kerja Bersama

✓ SK Pembentukan Komite Disiplin

✓ Laporan Investigasi (Jika Ada)

(29)

BAB VII EVALUASI

7.1 Pemantuan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi

PGN membuat, menerapkan dan memelihara Prosedur untuk memantau dan mengukur secara teratur karakteristik kunci dari kegiatan operasional yang berdampak penting pada SMAP. Prosedur mencakup pendokumentasian informasi untuk mengetahui perkembangan kinerja, efektifitas pengendalian operasi yang relevan, kesesuaian dengan sasaran anti penyuapan, persyaratan sistem manajemen anti penyuapan, serta kinerja proaktif dan reaktif anti penyuapan. Data dan hasil pemantauan dipastikan mencukupi untuk melakukan analisis tindakan perbaikan dan pencegahan lanjutan. Metode yang sesuai ditentukan, termasuk teknik statistik, demi jangkauan penggunaannya.

Dokumen terkait:

✓ Dokumen hasil Audit Internal SMAP

✓ Dokumen Hasil Tinjauan Manajemen

✓ Dokumen Sasaran/KPI dan monitoring hasil

7.2 Audit Internal

PGN melakukan audit internal pada selang waktu 1 tahun 1x (sekali) untuk:

a. Menentukan apakah Sistem Manajemen Anti Penyuapan memenuhi pengaturan yang direncanakan pada sistem manajemen Anti Penyuapan yang ditetapkan, dan apakah diterapkan dan dipelihara secara efektif;

b. Memberikan informasi hasil audit ke manajemen.

Program audit disusun dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses, faktor lingkungan, dan hasil penilaian risiko dari aktivitas-aktivitas di area yang diaudit, sebagaimana hasil audit yang lalu. PGN menetapkan kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit, dan memastikan bahwa pemilihan auditor dan pelaksanaan audit bersifat obyektif, serta menetapkan pengaturan tanggungjawab, kompetensi, dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit, melaporkan hasil audit dan menyimpan rekaman terkait, dan pengaturan kriteria, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit.

(30)

Persyaratan untuk menjadi Auditor Internal SMAP adalah pengalaman bekerja di PGN minimal lima tahun dan lulus pelatihan Audit Internal SMAP ISO 37001.

Fungsi terkait PGN yang bertanggung jawab atas area yang diaudit memastikan bahwa tindakan perbaikan dilakukan tanpa ditunda untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya, termasuk verifikasi tindakan yang dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi.

Dokumen terkait:

✓ PO Audit Internal Sistem Manajemen nomor O-003/0.20

✓ Dokumen Pendukung Hasil Audit Internal

7.3 Tinjauan Manajemen

Dewan Pengarah dan Manajemen Puncak serta FKAP PGN meninjau Sistem Manajemen Anti Penyuapan secara terencana, untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya secara berkelanjutan. Rekaman hasil tinjauan manajemen dipelihara serta hasil-hasil yang relevan dengan tinjauan manajemen harus disediakan untuk kebutuhan komunikasi dan konsultasi

Dokumen terkait

✓ Dokumen Hasil Tinjauan Manajemen

(31)

BAB VIII PENINGKATAN

8.1. Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif

PGN memastikan bahwa ketidaksesuaian telah diidentifikasi dan dikendalikan. Prosedur terdokumentasi ditetapkan untuk menentukan pengendalian dan tanggung jawab dan wewenang terkait dengan ketidaksesuaian. Ketidaksesuaian ditangani dengan satu atau lebih cara berikut yang sesuai:

a. melakukan tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan

b. mengijinkan pemakaian, pelepasan atau penerimaan melalui konsesi oleh pihak berwenang yang

c. melakukan tindakan mencegah penggunaan atau penerapan awal yang dimaksudkan

d. mengambil tindakan yang sesuai terhadap dampak, atau dampak potensial, dari ketidaksesuaian bila ditemukan setelah pengiriman atau telah mulai digunakan.

Bila produk tidak sesuai dikoreksi, maka dilakukan verifikasi ulang untuk menunjukkan kesesuaian pada persyaratan. Penyimpanan dilakukan terhadap rekaman sifat ketidaksesuaian dan tindakan lanjutan apa pun, termasuk konsesi yang diperoleh.

Dokumen terkait:

✓ PO Pengendalian Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi nomor O- 004/0.20

8.2. Peningkatan Berkelanjutan

PGN melakukan tindakan perbaikan yang dilakukan sesuai dengan dampak dari ketidaksesuaian yang dihadapi dan tindakan pencegahan yang dilakukan sesuai dengan dampak dari potensi masalah itu. Prosedur terdokumentasi ditetapkan untuk menetapkan persyaratan bagi:

a. peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan)/potensi ketidaksesuaian dan atau penetapan potensial ketidaksesuaian dan penyebabnya.

b. penetapan penyebab ketidaksesuaian potensi ketidaksesuaian

c. penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang / mencegah terjadinya ketidaksesuaian,

(32)

d. penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan, e. rekaman hasil tindakan yang dilakukan, dan

f. peninjauan keefektifan tindakan perbaikan / tindakan pencegahan yang dilakukan.

(33)

KONTEKS ORGANISASI

SISTEM MANAJEMEN ANTI PENYUAPAN

PIHAK BERKEPENTINGAN; KEBUTUHAN DAN HARAPAN; KEWAJIBAN KEPATUHAN

No Pihak

Berkepentingan

Kebutuhan dan Harapan Kewajiban Kepatuhan 1 Kementerian BUMN 1. Pelaksanaan GCG

Assessment

2. Pelaksanaan Manajemen Risiko

3. Pelaksanaan SMAP

Pelaksanaan Permen 01/2011, Permen 09 dan SK-16

Permen KBUMN No 8/

2020

Surat Edaran

kementerian BUMN No S-35/MBU/01/2020 tentang Implementasi Sistem Manajemen Anti Suap di BUMN 2 Pemerintah

(Regulator)

Tidak terjadi Korupsi dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa

Instruksi Presiden Republik Indonesia no 10 tahun 2016 tentang Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi tahun 2016- 2017

3 Pertamina (Holding) 1. Implementasi GCG

2. Penerapan SMAP

3. Pelaksanaan Manajemen Risiko (ERM)

Penerapan GCG sesuai dengan prinsip GCG

Pengelolaan GCG Subholding

SE Kementerian BUMN no 08/2020 Fax Dirut Pertamina

Surat Pertamina PP No. 6/2019 4 OJK/IDX Pelaksanaan POJK (dalam

rangka pemenuhan kriteria GCG Assessment)

Pelaksanaan POJK no 33; POJK no 21; dll

(34)

Berkepentingan Kepatuhan

5 Dewan Komisaris dan komite:

• NRGCG/Sekdekom

• KPMRPU

Pengawasan Pengelolaan Perusahaan

Update Penerapan GCG

Monitoring Pelaksanaan Manajemen Risiko

Anggaran Dasar/Board Manual & peraturan lainnya

Permintaan Komite NRGCG

KPI Kepatuhan Korporat

6 AP/Afiliasi 1. Awareness dan

Koordinasi penerapan GCG termasuk

evaluasi/assessment 2. Pelaksanaan Monitoring

Manajemen Risiko 3. Diberikan kesempatan

sebagai Penyedia Barang/Penyedia

Jasa/Konsultan/Kontraktor sesuai bidang/sub bidang yang dimiliki.

Tata Kerja Bidang GCG Divisi RMG

KPI AP/Afiliasi

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa

7 Penyedia Barang/Jasa

Kesempatan dalam

mendapatkan informasi dan mengikuti pengadaan di Perusahaan

Pedoman Pengadaan Barang Jasa

8 Asosiasi Anggota Asosiasi diberikan kesempatan untuk dapat mengikuti proses pengadaan barang/jasa di lingkungan Perusahaan

1. Pedoman

Pengadaan Barang dan Jasa

2. Prosedur Operasi Pengadaan Barang dan Jasa

9 Masyarakat 1. Kesempatan bekerja di PGN

2. Kesempatan di dalam pemberdayaan di sekitar wilayah operasi PGN terkait CSR

1. Peraturan terkait Rekruitmen

2. Pedoman/Ketentuan CSR

10 LSM/Non-Profit Organisasi terkait, termasuk media

Ketersediaan dan

kemudahan akses terkait data dan informasi publik,

1. Website Perusahaan

(35)

gratis, transparan, valid dan jelas sesuai ketentuan dan peraturan perundangan yang berlaku.

Perusahaan

11 Pekerja Proses pengelolaan

ketenagakerjaan yang bersih dan transparan

Perjanjian Kerja Bersama

ISU INTERNAL DAN ISU EKSTERNAL

BIDANG INVESTMENT, RISK MANAGEMENT AND GCG (IRMG)

No Isu Kategori

(Internal / Eksternal)

Relevansi Dengan Sistem Manajemen (Q-AP-R-

K3P2L-E) 1 Belum keseluruhan tim

IRMG memiliki Sertifikasi Bidang IRMG

Internal Dapat mempengaruhi persepsi pemangku kepentingan dalam hal pengelolaan IRMG (Q-AP- R)

2 Kurangnya kompetensi bidang IRMG, misalnya pemahaman terkait

Internal Dapat menyebabkan pengelolaan IRMG tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku (Q-AP-R) 3 Kurangnya koordinasi

dalam pelaksanaan GCG Assessment

Internal Dapat menyebabkan tidak terpenuhinya persyaratan parameter GCG

Assessment sehingga target skor tidak tercapai (Q-AP) 4 Lack of Update pada

website dalam kanal Tata Kelola Perusahaan

Internal Dapat menyebabkan tidak tersampaikannya informasi perusahaan terkini bagi pemangku kepentingan (Q- AP)

5 Pekerjaan dilakukan secara WFH

menggunakan VICON yang berpotensi terjadinya penyebaran informasi

Internal Dapat menyebabkan penyebaran informasi menjadi tidak terkendali (Q- AP-R)

(36)

perusahaan menjadi lebih bebas

6 Kendala akses dalam mengakses tool IRMG (SIMR, PGN-Q, GOALS)

Internal Dapat mempengaruhi pencapaian SMKI (Q-AP-R)

7 Pekerjaan secara WFH membuat tidak bisa

mendapatkan konten untuk RCA dan STOP

Internal Dapat mempengaruhi pencapaian SMKI (K3P2L- E)

8 Pekerjaan secara WFH menyebabkan sering lupanya pengisian GEO Tagging 3 kali

Internal Dapat mempengaruhi persepsi bahwa IRMG tidak mematuhi protocol

kesehatan yang telah

ditetapkan oleh Perusahaan (K3P2L-E)

9 Kurangnya kompetensi pekerja pengelola di bidang IRMG di masing- masing Satuan Kerja

Eksternal Dapat mempengaruhi hasil pekerjaan bidang IRMG dan dapat menimbulkan potensi ketidaksesuaian

dibandingkan dengan

standar atau ketentuan yang telah disepakati (Q-AP-R) 9 Seringnya bermasalah

terhadap akses website dalam hal Tata Kelola Perusahaan

Eksternal Dapat mempengaruhi persepsi pemangku

kepentingan (Stakeholder) Perusahaan dalam hal pengelolaan GCG (Q-AP) 10 Adanya Pandemi COVID-

19

Eksternal Dapat mempengaruhi pelaksaanaan

kegiatan/pekerjaan (Q-AP- R-K3P2L-E)

BIDANG LOGISTICS AND FACILITY MANAGEMENT (LFM)

No Isu Kategori

Dampak (+) dan (-)

1 Personil pelaksana pengadaan barang/jasa

Internal Proses Pengadaan

mengalami keterlambatan

(37)

memasuki usia pension dan belum ada pengganti

(-) 2 Penentuan

paket/Pemaketan pengadaan barang/jasa yang tidak sesuai kebutuhan atau belum mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas proses.

Internal Program kerja yang tidak terpenuhi/tidak sesuai target (efisiensi dan efektifitas) (-)

3 Terjadinya kebocoran Harga Perhitungan Sendiri (HPS) kepada penyedia barang/jasa

Internal 1. Kompetisi yang tidak Adil (-)

2. Harga

penawaran/negosiasi tidak mencerminkan harga yang seharusnya (-)

4 Pengadaan barang/jasa yang berulang untuk barang/jasa sejenis/sama

Internal Inefisiensi Proses Pengadaan (-) 5 Persyaratan lingkup kerja

hanya dapat dipenuhi oleh penyedia barang / jasa tertentu (spesifikasi mengarah kepada penyedia barang/jasa tertentu)

2. Harga

penawaran/negosiasi tidak mencerminkan harga yang seharusnya (-)

6 Persyaratan kriteria penilaian kualifikasi khusus, administrasi, harga hanya dapat dipenuhi oleh penyedia barang / jasa tertentu

Internal 1. Pelaksana kontrak yang ditunjuk tidak sesuai kompetensi (-)

2. kurang nya kompetisi dalam pemilihan penyedia (-) 7 Penyusunan HPS yang

tidak sesuai dengan tata cara penyusunan HPS

Internal 1. Pengadaan Gagal (Inefisiensi Proses) (-) 2. Harga

Penawaran/Negosiasi lebih tinggi dari harga yang seharusnya (-) 8 Pelaksanaan registrasi dan

update data tidak dilaksanakan dengan mengevaluasi seluruh /sebagian persyaratan sebagaimana yang telah

2. Penyedia barang/jasa tidak menggambarkan kompetensinya (-)

(38)

ditetapkan PO Pendaftaran Penyedia Barang/Jasa 9 Aplikasi VMS untuk

registrasi tidak dapat diakses

Internal 1. Database penyedia barang/jasa dalam VMS tidak cukup. (-)

2. Pengadaan barang/jasa terlambat dilaksanakan.

(-) 10 Informasi ketentuan dalam

dokumen tender tidak disampaikan secara fair dan transparan kepada seluruh Peserta Pemilihan

2. Penyampaian penawaran tidak sesuai dengan ketentuan dalam dokumen tender.

Sehingga peserta pemilihan yang tidak mendapatkan hidden informasi akan

berpotensi digugurkan dalam pemilihan penyedia dan

mengurangi persaingan (-)

3. Adanya sanggahan (-) 4. Program kerja

terlambat/tidak dapat dilaksanakan (-) 11 Ketentuan dalam dokumen

pengadaan yang dapat diartikan berbeda oleh penyedia barang/jasa

Internal 1. Pengadaan Gagal (-) 2. adanya Sanggah (-) 3. Program kerja

terlambat/tidak dapat dilaksanakan (-) 12 Terpilihnya penyedia

barang /jasa yang tidak sesuai dengan kompetensi

Internal 1. Adanya sanggahan (-) 2. Pengadaan Ulang (-) 3. Program kerja

terlambat/tidak dapat dilaksanakan (-) 13 Terjadi kesalahan dalam

menentukan peserta pemilihan yang diusulkan sebagai calon pemenang

Internal 1. Program kerja tidak terlaksana (-)

2. inefisiensi anggaran (-) 3. Tidak dikenakannya

sanksi pada pihak pelaksana pekerjaan yang telah lalai (-) 14 adanya penetapan

pemenang yang berbeda dengan hasil pemilihan

Internal 1. Sanggahan dari peserta pengadaan. (-)

(39)

(Internal / Eksternal) yang sudah sesuai

ketentuan

2. Proses pengadaan terhenti/gagal (-) 3. Program kerja

terlambat/tidak terlaksana (-) 15 Pekerjaan yang

mensyaratkan jaminan tidak dicover dengan jaminan yang sesuai

Internal Dalam hal terjadi

wanprestasi, jaminan tidak dapat dicairkan sehingga merugikan perusahaan (-) 16 Terjadinya pelaksanaan

pekerjaan yang tidak sesuai kontrak

Internal 1. Program kerja tidak terlaksana (-)

2. Inefisiensi Anggaran (-) 17 Barang/Jasa diterima user

tidak tepat waktu

Internal 1. Program kerja terlambat/tidak terlaksana (-)

2. Operasional perusahaan terganggu (-)

18 Adanya kerja tambah yang sudah termasuk dalam lingkup kontrak

sebelumnya

Internal Inefisiensi Anggaran (-)

19 Sistem Kerja yang dilakukan secara WFH (Work from Home)

Internal 1. Penyebaran informasi terkait pengadaan yang tidak terkendali. (-) 2. Proses

penandatanganan yang membutuhkan waktu. (-) 19 Indeks korupsi Indonesia

yang tinggi

Eksternal Dengan indeks Korupsi Indonesia yang tinggi, maka level kepercayaan investor untuk berinvestasi di dunia usaha Indonesia menjadi rendah sehingga

meningkatkan barrier iklim investasi dan berpengaruh pada berkurangnya jumlah pemasok dan kompetisi dalam proses pemilihan penyedia (-)

20 Optimalisasai

pemanfaatan teknologi dalam kegiatan

Pengadaan Barang/Jasa

Eksternal 1. Perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi informasi untuk mendukung

terlaksananya transparansi penyelenggaraan

(40)

pengadaan barang/jasa (+)

2. Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi termasuk mudahnya akses internet akan berpotensi

terjadinya kebocoran informasi terkait

pengadaan barang/jasa yang dilalukan dengan memberikan suap kepada Pekerja Pertamina (-)

3. Adanya mekanisme baru praktek penyuapan diluar kebiasan normal yang memanfaatkan teknologi (-)

21 Perubahan gaya hidup Eksternal 1. Meningkatnya

kesejahtaraan pekerja sehingga dapat

mengurangi potensi menerima suap (+) 2. Perubahan gaya hidup

menjadi lebih konsumtif tanpa diiringi dengan peningkatan pendapatan akan berpotensi untuk mencari penghidupan dan pendapatan lain di luar gaji resmi sehingga memingkatkan potensi praktek penyuapan. (-) 22 Melemahnya Nilai tukar

rupiah terhadap USD

Eksternal 1. Harga barang/jasa impor menjadi melambung sehingga meningkatkan biaya pengeluaran Pertamina dan

mengurangi keuntungan (-)

2. Adanya upaya dari penyedia barang/ jasa untuk menggunakan barang/jasa produksi dalam negeri

(Peningkatan TKDN)

(41)

23 Pembuatan undang undang yang menyangkut dengan regulasi

penyuapan

Eksternal 1. Adanya conflict of interest dan intervensi dalam pembuatan ketentuan pengadaan barang/jasa sehingga belum selaras dengan undang undang yang menyangkut dengan regulasi penyuapan (-) 2. Penguatan Peraturan

Perundangan dan ketentuan dari Pemerintah yang

mengatur masalah tindak pidana korupsi, gratifikasi dan Penyuapan

(pencegahan, pendeteksian dan penindakan) (+) 3. Adanya kesadaran,

komitmen dan semangat kebersamaan dari Pihak Berkepentingan untuk menghadirkan tata kelola bisnis yang bersih dan integritas serta terbebas dari Penyuapan dan KKN (+)

24 Pandemi COVID-19 Eksternal 1. Biaya atas pekerjaan meningkat karena pasokan barang/jasa berkurang. (-)

2. Kendala komunikasi dengan penyedia barang/jasa dalam proses pengadaan barang/jasa. (-)

(42)

(43)

(44)