USER MANUAL. Self-Registration

(1)

USER MANUAL

Self-Registration

(2)

LEMBAR INFORMASI DOKUMEN

Nama Dokumen

User Manual untuk Self-Registration

Kode Dokumen

TIMAS_EPROC_FP_UM_Self-Registration

Nama Proyek

TRUST Project

Tempat Pembuatan Dokumen

Jakarta

Tanggal Pembuatan Dokumen

1 Maret 2021

Versi Tanggal Alasan Perubahan

0.1 15.11.2020 Initial Draft

1.0 Release Document

2.0 Update tampilan pada menu Equipment dan Expert

(3)

DAFTAR ISI

1. PENJELASAN ... 1

2. LANGKAH-LANGKAH ... 2

2.1. Self-Registration ... 2

Registrasi Vendor Group - Local ... 6

Vendor dengan Tax Identification Number ... 10

2.1.1.1.1. Vendor dengan PKP ... 15

Vendor dengan ID Card ... 18

Submit Registrasi Vendor Group - Local ... 21

Registrasi Vendor Group - Foreign ... 22

Submit Registrasi Vendor Group - Foreign ... 28

(4)

DAFTAR SINGKATAN / ISTILAH

No Simbol Deskripsi

1 ^R Required (Wajib diisi)

2 ^O Optional (Pilihan/ tidak wajib diisi) 3 ^C Conditional (Diisi jika diperlukan)

(5)

Nama Dokumen User Manual untuk Self-Registration

Status Released

Page. 1

1. PENJELASAN

Self Registration merupakan proses pendaftaran yang dilakukan oleh calon vendor untuk selanjutnya akan menjadi vendor aktif PT Timas Suplindo. Pada tahap ini calon vendor akan mengisi informasi dasar calon vendor dan meng-upload dokumen pendukung yang dibutuhkan.

Apabila lolos, selanjutnya calon vendor akan mendapat ID dan Password untuk melengkapi

informasi data spesifik yang dibutuhkan.

(6)

Status Released

Page. 2

2. LANGKAH-LANGKAH

2.1. Self-Registration

Self-Registration merupakan registrasi awal yang dapat dilakukan oleh vendor untuk mendaftar ke dalam sistem E-Procurement PT Timas Suplindo. Berikut langkah-langkah melakukan Self- Registration oleh vendor:

1. Access Transaction.

Website https://eproc.timas.com/

Akan muncul tampilan utama website seperti dibawah ini.

2. Klik menu ‘Self Registration’.

(7)

Status Released

Page. 3

3. Setelah klik menu ‘Self Registration’, akan muncul opsi Vendor Group berikut ini. Silahkan memilih opsi Vendor Group.

No. Field Name Description R/O/C User Action and Values

1 Vendor Group

Opsi Vendor Goup untuk menantukan apakan vendor termasuk local atau foreign.

Vendor local yang berlokasi di Indonesia.

Vendor foreign yang berlokasi di negara selain Indonesia

R

Memilih salah satu dari opsi berikut ini:

‘Local’

‘Foreign’

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

(8)

Status Released

Page. 4

4. Apabila memilih opsi Vendor Group ‘Local’, selanjutnya ikuti langkah pada sub bab 2.1.1.

Registrasi Vendor Group - Local.

5. Apabila memilih opsi Vendor Group ‘Foreign’, selanjutnya ikuti langkah pada sub bab 2.1.3. Registrasi Vendor Group - Foreign.

Setelah melakukan langkah nomor 4 atau 5 diatas, artinya proses Self-Registration telah selesai dilakukan. Informasi dasar vendor pada registrasi awal ini telah didaftarkan. Melalui alamat e- mail PIC, akan muncul notifikasi e-mail dengan judul ‘SUBMITTED: Vendor Registration – (Nama Resmi Perusahaan yang diisi Vendor)’ seperti berikut. E-mail tersebut berisi informasi bahwa self- registration telah disubmit dan selanjutnya akan diproses oleh PT Timas Suplindo untuk diverifikasi. Status vendor setelah langkah Self-Registration dilakukan adalah ‘Applicants’.

Apabila data Self-Registration tidak lolos, akan ada e-mail notifikasi sebagai berikut. E-mail

tersebut menyatakan bahwa data self-registration yang disubmit ‘Applicants’ tidak lolos verifikasi

oleh PT Timas Suplindo. Notifikasi e-mail ini akan diterima oleh ‘Applicants’ dengan CC penerima

e-mail adalah admin vendor. Proses selesai sampai disini. Status vendor apabila tidak lolos

verifikasi adalah tetap ‘Applicants’ dan ‘Applicants’ tidak dapat melakukan proses ‘Input

Company Profile’.

(9)

Status Released

Page. 5

Apabila data Self-Registration lolos, akan ada e-mail notifikasi sebagai berikut. E-mail tersebut

menyatakan bahwa data self-registration yang disubmit ‘Applicants’ lolos verifikasi oleh PT Timas

Suplindo. Status ‘Applicants’ apabila lolos verifikasi ini ‘Applicants’ mendapatkan user ID serta

password untuk melakukan langkah selanjutnya yaitu ‘Input Company Profile’. Notifikasi e-mail

ini akan diterima oleh ‘Applicants’ dengan CC penerima e-mail adalah admin vendor.

(10)

Status Released

Page. 6

Registrasi Vendor Group - Local

Apabila memilih opsi Vendor Group ‘Local’, langkah pendafataran adalah sebagai berikut.

1. Mengisi field berikut ini.

1 Company Type Tipe perusahaan vendor yang akan didaftarkan R

‘PT – Local Vendor’

‘CV – Local Vendor’

‘Yayasan – Local Vendor’

‘Koperasi – Local Vendor’

‘Perum – Local Vendor’

‘Toko – Local Vendor / Personal Vendor’

‘Others – Others’

‘Perorangan – Mr, Mrs., Personal Vendor’

2 Vendor Name Nama resmi dari vendor

yang didaftarkan R Diisi dengan nama resmi dari vendor yang didaftarkan

3 President Director

Nama pemimpin

perusahaan vendor yang akan didaftarkan

R

Diisi dengan nama pemimpin perusahaan vendor yang akan didaftarkan

4 Purchasing Organization

Pilihan apakah vendor akan didaftarkan melalui divisi Onshore PT Timas Suplindo atau divisi Offshore PT Timas Suplindo

R

‘1100 – Purch Org Onshore’

‘1200 – Purch Org Offshore’

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

2. Setelah mengisi data di atas, selanjutnya mengisi data berikut ini.

(11)

Status Released

Page. 7 No. Field Name Description R/O/C User Action and Values

5 Street Informasi nama jalan R Diisi dengan nama jalan dimana lokasi kantor vendor berada

6 House Number Informasi nomor bangunan O

Diisi dengan keterangan nomor rumah atau keterangan nomer kantor dimana lokasi kantor vendor berada

7 Building Name Informasi nama

bangunan/gedung O Diisi dengan nama bangunan/gedung dimana lokasi kantor vendor berada

8 Kavling Number, Floor

Informasi nomor kavling

dan lantai O Diisi dengan nomor kavling dan lantai dimana lokasi kantor vendor berada

9 Village Informasi nama kelurahan R Diisi dengan nama kelurahan dimana lokasi kantor vendor berada

10 RT Informasi nomor Rukun

Tetangga (RT) R

Diisi dengan nomor RT dimana lokasi Vendor berada dengan format 3-digit angka. (contoh: 012)

11 RW Informasi nomor Rukun

Warga (RW) R

Diisi dengan nomor RW dimana lokasi Vendor berada dengan format 3-digit angka. (contoh: 001)

12 Country Informasi nama negara R Memilih nama negara ‘Indonesia’

13 Province Informasi nama provinsi R Memilih nama provinsi dimana lokasi kantor vendor berada

(12)

Status Released

14 City Informasi nama

kota/kabupaten R Memilih nama kota/kabupaten dimana lokasi kantor vendor berada

15 Sub District Informasi nama kecamatan R Memilih nama kecamatan dimana lokasi kantor vendor berada

16 Postal Code Informasi nomor kode pos R Diisi dengan nomor kode pos dimana lokasi kantor vendor berada

17 Phone Number Informasi nomor telepon

kantor R Diisi dengan nomor telepon kantor

vendor

18 Extension Phone Number

Informasi extension

telepon kantor O Diisi dengan nomor extension telepon kantor vendor jika ada

19 Fax Number Informasi nomor fax kantor O Diisi dengan nomor fax kantor vendor

20 Extension Fax Number

Informasi extension fax

kantor O Diisi dengan nomor extension fax kantor

vendor jika ada

21 Company E- Mail

Informasi alamat e-mail

kantor vendor O Diisi dengan alamat e-mail kantor vendor

22 Website Informasi alamat website

kantor vendor O Diisi dengan alamat website kantor vendor

23 PIC Full Name Informasi nama lengkap PIC R

Diisi dengan nama lengkap PIC. PIC dapat merupakan sales ataupun sejenisnya

24 PIC Mobile

Number Informasi nomor ponsel PIC R

Diisi dengan nomor ponsel PIC. PIC dapat merupakan sales ataupun sejenisnya

25 PIC E-Mail Informasi alamat e-mail PIC R

Diisi dengan alamat e-mail PIC. PIC dapat merupakan sales ataupun sejenisnya

E-mail ini selanjutnya yang akan menerima informasi terkait verifikasi pendaftaran vendor, informasi status vendor dan informasi seputar tender

(13)

Status Released

26 Tender Ref.

Number

Informasi nomor tender di PT Timas Suplindo yang akan diikuti

O Diisi dengan nomor tender di PT Timas Suplindo yang akan diikuti jika ada

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

3. Setelah mengisi data diatas, selanjutnya pada menu ‘Identification Type’ silahkan pilih opsi sebagai berikut.

27 Identification Type

Opsi tipe identifikasi pendaftaran vendor apakah vendor memiliki nomor kode pajak (NPWP) atau tidak

R

Memilih opsi sebagai berikut:

‘Tax Identification Number’ apabila vendor memiliki nomor kode pajak (NPWP)

‘ID Card’ apabila vendor tidak memiliki nomor kode pajak (NPWP)

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

4. Apabila memilih opsi ‘Tax Identification Number’, selanjutnya ikuti langkah pada sub bab 2.1.1.1. Vendor dengan Tax Identification Number.

5. Apabila memilih opsi ‘ID Card’, selanjutnya ikuti langkah pada sub bab 2.1.1.2. Vendor

dengan ID Card.

(14)

Status Released

Page. 10

Vendor dengan Tax Identification Number

Apabila memilih opsi ‘Tax Identification Number’, langkah selanjutnya adalah sebagai berikut.

1. Mengisi data berikut ini.

1 Tax

Identification Number

Informasi nomor kode pajak yang dimiliki vendor R

Diisi dengan nomor kode pajak yang dimiliki vendor. Kode pajak berupa nomor NPWP

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

2. Lalu mengunggah dokumen legal yang berisi informasi nomor kode pajak (berupa NPWP)

yang telah diisi sebelumnya dengan klik ‘Browse’.

(15)

Status Released

Page. 11

3. Akan muncul pop up seperti gambar berikut ini, lalu klik file yang berisi informasi nomor kode pajak (berupa NPWP) yang telah diisi sebelumnya (dokumen dapat berupa hasil scan dari dokumen NPWP). Format dokumen yang didukung adalah JPEG, JPG, PDF, dan GIF.

4. Lalu klik ‘Open’.

(16)

Status Released

Page. 12

5. Selanjutnya pada menu ‘PKP Type’ silahkan pilih opsi sebagai berikut.

(17)

Status Released

2 PKP Type

Informasi apakah jenis usaha vendor termasuk

kedalam kategori

Pendapatan Kena Pajak (PKP) atau tidak

R

Memilih opsi sebagai berikut:

‘PKP’ apabila jenis usaha vendor termasuk kedalam kategori Pendapatan

Kena Pajak

‘Non PKP’ apabila jenis usaha vendor tidak termasuk kedalam kategori Pendapatan Kena Pajak

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

6. Apabila memilih opsi ‘PKP’, selanjutnya ikuti langkah pada sub bab 2.1.1.1.1. Vendor dengan PKP.

7. Apabila memilih opsi ‘Non PKP’, kolom ‘Non PKP Number’ akan terisi default

‘000000000000000’ secara otomatis, dan vendor dapat melanjutkan ke langah pada sub

bab 2.1.2. Submit Registrasi Vendor Group - Local.

(18)

Status Released

Page. 14

(19)

Status Released

Page. 15

2.1.1.1.1. Vendor dengan PKP

Apabila memilih opsi ‘PKP’, langkah selanjutnya adalah sebagai berikut.

1. Mengisi data berikut ini.

No. Field Name Description R/O/C User Action and Values 1 PKP Number Informasi nomor PKP yang

dimiliki vendor. R Diisi dengan nomor PKP yang dimiliki vendor

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

2. Selanjutnya mengunggah dokumen legal yang berisi informasi nomor PKP yang telah diisi

sebelumnya dengan klik ‘Browse’.

(20)

Status Released

Page. 16

3. Akan muncul pop up seperti gambar berikut ini, lalu klik file yang berisi informasi nomor PKP yang telah diisi sebelumnya (dokumen dapat berupa hasil scan dari dokumen PKP).

4. Lalu klik ‘Open’.

(21)

Status Released

Page. 17

5. Selanjutnya, vendor dapat melanjutkan ke langah pada sub bab 2.1.2. Submit Registrasi

Vendor Group ‘Local’.

(22)

Status Released

Page. 18

Vendor dengan ID Card

Apabila memilih opsi ‘ID Card, langkah selanjutnya adalah sebagai berikut.

1. Mengisi data berikut ini.

1 ID Card

Informasi nomor kode kartu identitas yang dimiliki vendor.

R

Diisi dengan nomor kode kartu identitas yang dimiliki vendor. Nomor kartu identiitas berupa nomor KTP

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

2. Selanjutnya mengunggah dokumen legal yang berisi informasi nomor kode kartu identitas

(berupa KTP) yang telah diisi sebelumnya dengan klik ‘Browse’.

(23)

Status Released

Page. 19

3. Akan muncul pop up seperti gambar berikut ini, lalu klik file yang berisi informasi nomor kode kartu identitas (berupa KTP) yang telah diisi sebelumnya (dokumen dapat berupa hasil scan dari dokumen KTP). Format dokumen yang didukung adalah JPEG, JPG, PDF, dan GIF.

4. Lalu klik ‘Open’.

(24)

Status Released

Page. 20

5. Selanjutnya, vendor dapat melanjutkan ke langah pada sub bab 2.1.2. Submit Registrasi

Vendor Group - Local.

(25)

Status Released

Page. 21

Submit Registrasi Vendor Group - Local

Setelah selesai melakukan langkah diatas, langkah selanjutnya adalah melakukan sumbit data dengan cara sebagai berikut.

1. Mengisikan Captcha Code sebagai berikut

2. Ceklis pada menu ‘Term & Condition’.

3. Apabila terdapat field yang berwarna merah, mohon field yang berwarna merah kembali dicek dan diperbaiki. Contoh field yang berwarna merah adalah sebagai berikut.

4. Apabila seluruh field sudah berwana hijau seperti contoh berikut ini, maka data yang didaftarkan sudah dapat disubmit.

5. Selanjutnya klik ‘Submit’.

Self-Registration untuk Vendor Group ‘Foreign’ telah selesai dilakukan. Silahkan kembali ke

langkah pada sub bab 2.1.1. Registrasi Vendor Group – Local.

(26)

Status Released

Page. 22

Registrasi Vendor Group - Foreign

Apabila memilih opsi Vendor Group ‘Foreign’, langkah pendafataran adalah sebagai berikut.

1. Mengisi field berikut ini.

1 Company Type Tipe perusahaan vendor yang akan didaftarkan R

‘Company – Overseas Vendor’

‘Others – Others’

‘Perorangan – Mr, Mrs., Personal Vendor’

2 Vendor Name

Nama resmi dari

perusahaan vendor yang didaftarkan

R Diisi dengan nama resmi dari perusahaan vendor yang didaftarkan

3 President Director

Nama pemimpin

perusahaan vendor yang akan didaftarkan

R

Diisi dengan nama pemimpin perusahaan vendor yang akan didaftarkan

4 Purchasing Organization

Pilihan apakah vendor akan didaftarkan melalui divisi Onshore PT Timas Suplindo atau divisi Offshore PT Timas Suplindo

R

‘1100 – Purch Org Onshore’

‘1200 – Purch Org Offshore’

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

2. Setelah mengisi data di atas, selanjutnya mengisi data berikut ini.

(27)

Status Released

5 Address 1 Informasi alamat vendor R Diisi dengan alamat lokasi kantor vendor berada

6 Address 2 Informasi alamat lanjutan

(II) vendor O

Diisi dengan alamat lokasi kantor vendor berada apabila alamat tidak cukup diletakan pada Address 1 saja

7 Address 3 Informasi alamat lanjutan

(III) vendor O

Diisi dengan alamat lokasi kantor vendor berada apabila alamat tidak cukup diletakan pada Address 1 dan 2 saja

8 Country Informasi nama negara R Memilih nama negara dimana lokasi kantor vendor berada

9 Postal Code Informasi nomor kode pos R Diisi dengan nomor kode pos dimana lokasi kantor vendor berada

10 Phone Number Informasi nomor telepon

kantor R Diisi dengan nomor telepon kantor

vendor

11 Extension Phone Number

Informasi extension

telepon kantor O Diisi dengan nomor extension telepon kantor vendor jika ada

12 Fax Number Informasi nomor fax kantor O Diisi dengan nomor fax kantor vendor

13 Extension Fax Number

Informasi extension fax

kantor O Diisi dengan nomor extension fax kantor

vendor jika ada

14 Company E- Mail

Informasi alamat e-mail

kantor vendor O Diisi dengan alamat e-mail kantor vendor

(28)

Status Released

15 Website Informasi alamat website

kantor vendor O Diisi dengan alamat website kantor vendor

16 PIC Full Name Informasi nama lengkap PIC R

Diisi dengan nama lengkap PIC. PIC dapat merupakan sales ataupun sejenisnya

17 PIC Mobile

Number Informasi nomor ponsel PIC R

Diisi dengan nomor ponsel PIC. PIC dapat merupakan sales ataupun sejenisnya

18 PIC E-Mail Informasi alamat e-mail PIC R

Diisi dengan alamat e-mail PIC. PIC dapat merupakan sales ataupun sejenisnya

E-mail ini selanjutnya yang akan menerima informasi terkait verifikasi pendaftaran vendor, informasi status vendor dan informasi seputar tender

19 Tender Ref.

Number

Informasi nomor tender di PT Timas Suplindo yang akan diikuti

O Diisi dengan nomor tender di PT Timas Suplindo yang akan diikuti jika ada

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

3. Setelah mengisi data diatas, selanjutnya pada menu ‘Identification Type’ silahkan pilih ‘Tax

Identification Number’.

(29)

Status Released

Page. 25

4. Selanjutnya mengisi data pada field berikut ini.

No. Field Name Description R/O/C User Action and Values 20 Tax

Identification Informasi nomor kode R Diisi dengan nomor kode pajak yang dimiliki vendor. Kode pajak berupa kode

(30)

Status Released

Number pajak yang dimiliki vendor Tax Certificate of Residence

Note: On the table above in column “R/O/C”, “R” = Required, “O” = Optional, “C” = Conditional).

5. Setelah mengisi ‘Tax Identofocation Number’, selanjutnya mengunggah dokumen legal yang berisi informasi nomor kode pajak (berupa Tax Certificate of Residence) yang telah diisi sebelumnya dengan klik ‘Browse’.

6. Akan muncul pop up seperti gambar berikut ini, lalu klik file yang berisi informasi nomor kode pajak (berupa Tax Certificate of Residence) yang telah diisi sebelumnya (dokumen dapat berupa hasil scan dari dokumen NPWP). Format dokumen yang didukung adalah JPEG, JPG, PDF, dan GIF.

7. Lalu klik ‘Open’.

(31)

Status Released

Page. 27

8. Selanjutnya, vendor dapat melanjutkan ke langah pada sub bab 2.1.4. Submit Registrasi

Vendor Group - Foreign.

(32)

Status Released

Page. 28

Submit Registrasi Vendor Group - Foreign

Setelah selesai melakukan langkah diatas, langkah selanjutnya adalah melakukan sumbit data dengan cara sebagai berikut.

1. Mengisikan Captcha Code sebagai berikut

2. Ceklis pada menu ‘Term & Condition’.

3. Apabila terdapat field yang berwarna merah, mohon field yang berwarna merah kembali dicek dan diperbaiki. Contoh field yang berwarna merah adalah sebagai berikut.

4. Apabila seluruh field sudah berwana hijau seperti contoh berikut ini, maka data yang didaftarkan sudah dapat disubmit.

5. Selanjutnya klik ‘Submit’.

6. Self-Registration untuk Vendor Group ‘Foreign’ telah selesai dilakukan. Silahkan kembali

ke langkah pada sub bab 2.1.1. Registrasi Vendor Group – Foreign.

(33)

Status Released

Page. 29

(34)

Status Released

Page. 30