PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Arsip tercipta dari hassil kegiatan yang dilakukan instansi atau organisasi dalam kehidupan sehari- hari. Semakin banyak aktivitas yang dilakukan suatu organisasi, maka semakin banyak pula arsip yang akan diciptakan oleh organisasi tersebut. Arsip yang tercipta juga mengandung informasi. Informasi akan menciptakan sebuah arsip bagi organisasi dan rekaman arsip tersebut dapat menjadi bukti bahwa organisasi tersebut telah melakukan sebuah kegiatan administras i.
Sebagai rekaman informasi dan seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi tersebut maka diperlukan manajemen atau pengolahan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Definisi arsip sendiri menurut Betty R.
Ricks adalah : A Record is recorded information, regardless of medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in the operation of the organization.1 Dalam definisi Tersebut, Betty R. Ricks menjelaskan bahwa sebuah arsip adalah rekaman informasi, dengan media atau karakteristik apapun, dibuat atau diterima oleh sebuah organisasi yang dimana itu berguna dalam
1 Betty Ricks,.R., et al., Information and Image Management : A Record System Approach. (Cincinatti : South Western Publishing Co, 1992.) hlm. 3.
aktivitas organisasi penciptanya. Oleh karena itu arsip juga Merupakan khazanah yang harus tetap dilestarikan keberadaannya untuk kepentingan pemerintahan atau masyarakat sendiri.
Definisi arsip menurut undang-undang nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yaitu :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.2
Berdasarkan undang- undang tersebut maka secara jelas bahwa arsip adalah rekaman kegiatan dan peristiwa, atau bukti aktifitas dari organisasi, lembaga maupun perorangan. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip inaktif dikelola dalam satu unit tersendiri yang disebut Records Center(Pusat Arsip). Records center adalah suatu gedung atau fasilitas yang dirancang dan dibangun secara khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen instansi atau perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip sewaktu-waktu diperlukan dengan cara cepat, tepat dan biaya
2 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 1 Ayat 2
yang murah. Arsip Inaktif disimpan di Records Center(Pusat Arsip Organisasi). Arsip Inaktif di pusat arsip dideskripsikan dan diolah untuk menghasilkan daftar arsip inaktif yang disimpan.
Pembuatan daftar arsip inaktif disesuaikan dengan sistem dan pola penataan arsip inaktif. Dalam pengolahan arsip inaktif diperlukan boks arsip dan rak arsip. Pola penataan arsip inaktif dilaksanakan sesuai dengan pola penataan aslinya (original order) di dalam boks arsip yang standar. Pola penataan arsip inaktif dalam boks arsip dilaksnakan berdasarkan asal unit kerja pencipta arsip dan nomor urut boks arsip. Pemeliharaan arsip inaktif pada pusat arsip dilaksanakan untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesua i dengan jadwal retensi arsip. Dalam mengolah arsip inaktif, kita arus menentukan arsip mana dulu yang akan diolah.
Berkaitan dengan tugas pengolahan arsip inaktif, bagi lembaga yang lingkup tugasnya meliputi kawasan seluruh tanah air dimungkinkan membentuk unit kearsipan sebagai terminal penyimpanan arsip inaktif secara berjenjang sesuai dengan kebutuhan.3 Walaupun penggunaan arsip inaktif sudah menurun, namun bukan berarti arsip tersebut tidak penting dan tidak perlu dikelola dengan baik. Arsip inaktif perlu dikelola dengan sistem yang baik agar ketika dilakukan temu balik tidak memakan waktu lama. Arsip inaktif ini bisa digunakan sebagai bahan rujukan dalam seluruh organisasi.
3 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 17 Ayat 2.
Menurut Basir Barthos prioriotas penanganan arsip adalah sebagai berikut :
Prioritas penanganan arsip ditentukan atas dasar kurun waktu terciptanya arsip-arsip inaktif tersebut. Pada umumnya arsip-arsip inaktif yang terlama atau tertua usianya didahulukan penangannya, namun perkecualian dapat dilakukan terhadap arsip-arsip inaktif yang lebih muda usianya tetapi dalam keadaan kacau atau tidak teraturnya penataannya.
Dalam menentukan pembabakan kurun waktu perlu diperhatikan : Perkembangan ketatanegaraan yang memberi pengaruh pada perubahan administrasi negara; Perubahan struktur organisasi ataupun sistem penataan arsip pada struktur organisasi ataupun sistem penataan arsip pada Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan yang bersangkutan.4
Objek yang akan di gunakan sebagai tempat praktik kerja lapangan dengan tema pengolahan arsip inaktif ini adalah Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul. Lembaga ini sebagai lembaga yang berada pada tingkat Kabupaten Gunungkidul. Dalam kurun waktu 5 Tahun dari tahun 2009 sampai dengan 2014, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab upaten Gunungkidul ini belum pernah digunakan sebagai tempat praktik kerja lapangan oleh mahasiswa Diploma III Kearsipan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Oleh karena itu akan dilakukan praktik kerja lapangan untuk mengtahui bagaimana proses pengolahan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul.
4 Basir Barthos. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga negara, Swasta dan Perguruan tinggi. (Jakarta. Bumi Aksara. 2012) hlm 69.
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut, yakni :
1. Bagaimana tahap pengolahan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul?
2. Apkah sarana dan prasarana dalam pengolahan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul sudah memenuhi persyaratan yang berlaku?
3. Apa sajakah kendala yang dihadapi dalam mengolah arsip inakti di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul dan bagaimana penanganan yang dilakukan oleh petugas?
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan penyusunan laporan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui secara jelas bagaimana tahap pelaksanaan pengolahan arsip inaktif yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul. Serta mengetahui apa sajakah sarana dan prassarana yang dibutuhkan dalam pengolahan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul sudah memenuhi persyaratan yang berlaku. Kendala apa saja yang mungkin terjadi selama proses pengolahan arsip inaktifnya dan apa saja upaya yang sudah dilakukan selama proses pengolahan arsip inaktif itu berlangsung. Penanganan yang bagaimana yang diperlukan untuk mengelola arsip inaktif tersebut.
Penulis juga ingin melihat dan mempelajari secara langsung proses pengolahan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul inni. Selain itu manfaat yang diperoleh penulis adalah mengetahui dan memahami setiap proses pengolahan arsip inaktif yang telah dilaksanakan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul. Selain mengetahui tentang pengolahan arsip inaktif, laporan ini juga bertujuan untuk mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan arsip inaktif, serta mengetahui apa saja kendala yang dihadapi dan penataan arsip.
Penulis juga dapat membandingkan pengolahan arsip inaktif dalam kegiatan lapangan dan dengan teori yang didapat selama perkuliahan sebagai penerapan pengolahan arsip inaktif.
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam memperoleh data untuk penyelesaian laporan, maka penulis melakukan beberapa cara pengumpulan data. Sumber-sumber tersebut dapat berupa wawancara (interview), observasi (pengamatan, pengumpulan data langsung ketempat) dan study pustaka (pengumpulan melalui sumber buku).
1. Wawancara
Wawancara merupakan salah satu metode pengumpulan data yang umum digunakan untuk mendapatkan data berupa keterangan lisan dari suatu narasumber atau responden tertentu. Proses wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan
kepada narasumber atau responden, tujuan wawancara untuk mendapatkan informasi yang dipaparkan oleh narasumber berkaitan dengan informasi yang sedang kita cari.
Wawancara dilakukan dengan cara tatap muka langsung dengan narasumber yang akan diwawancarai dan mengajukan sejumlah pertanyaa n kepada staf atau arsiparis yang bekerja di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul.
2. Observasi-Partisipasi
Pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap suatu objek dalam suatu periode tertentu dan mengadakan pencatata n secara sistematis tentang hal- hal tertentu yang diamati. Pengamatan dilakukan untuk mengetahui bagaimana keadaan arsip itusendiri dan partisipasi dilakukan dengan cara ikut berpartisipasi dalam menangani arsip tersebut dengan kegiatan praktik kerja lapangan yang akan dilakukan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul.
3. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan untuk menunjang metode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan dalam mencari referensi-referensi yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan.
Kegiatan ini dilakukan untuk mendukung dan memperjelas data-data yang diperoleh dari wawancara dan observasi tersebut, sehingga penulis dapat menganalisis dan membandingkan dengan referensi-referensi yang sudah digunakan sebagai bahan laporan.
D. Tinjauan Pustaka
Untuk menunjang laporan tugas akhir ini, maka penulis memilih beberapa buku referensi yang berhubungan dengan tema laporan, sebagai penunjang perolehan data yang maksimal dan relevan. Baha n pustaka yang penulis gunakan antara lain : buku berjudul Information and Image Management : A Record System Approach karya Betty R. Ricks, Managemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi karya Basir Barthos, Managemen Kearsipan Karya Zulkifli Amsyah.
Buku pertama dengan judul Information and Image Management : A Record System Approach karya Betty R. Ricks tahun 2012, diterbitkan oleh South Western Publishing Co di Cincinatti. Pada bagian empat, bab III bagian yang berjudul Inactive Records Management ini berisi tentang pengolahan arsip inaktif secara keseluruhan. Pada bagian ini sangat berguna untuk memperdalam pemahaman tentang definisi dan pengolahan arsip inaktif. Dalam bagian ini dibhas tujuan dari records center, fasilitas record center, lokasi, penyerahan arsip inaktif, records charge-out and follow-up, pemusnahan arsip inaktif dan records center supervisor.
Buku kedua dengan judul Managemen Kearsipan Karya Zulkifli Amsyah, 1991, diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama di Jakarta. Buku ini terdiri dari tiga belas bab. Disini banyak dibahas mengenai tatacara menggunakan sistem-sistem penyimpanan arsip. Sistem yang dibahas dalam buku ini mulai dari sistem kronologis, sistem abjad, sistem nomor, sistem geografis hingga sistem subjek.
Dalam bab sembilan bahkan dijelaskan tentang peralatan dan perlengkapan yang
digunakan untuk penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar internasional. Buku ini menjelaskan tentang sistem tang digunakan dalam penataan arsip dalam sebuah instansi. Dalam penataannya digunakan sistem kronologis yakni sistem penyimpanan warkat yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar.
Sistem kronologis digunakan pada penyimpanan arsip inaktif.
Selanjutnya di buku tersebut di bahas mengenai pemindahan arsip, pemindaan arsip yaitu selama arsip itu masih aktif sebaiknya arsip dikelola dan di simpan pada unit kerja masing- masing. Sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip central. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan (transfer) arsip dari file aktif ke file inaktif. Waktu-waktu pemindahan ditentukan berdasar jadwal retensi.
Pada buku ketiga dengan judul Managemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi karya Basir Barthos yang diterbitkan oleh Bumi Aksara di Jakarta, pada tahun 2005. Pokok bahasan utama dalam buku ini adalah manajemen pengolahan arsip. Pada bab V dan bab VI dalam buku ini dipaparkan tentang penanganan arsip inaktif. Menurut Basir Barthos penanganan pada arsip inaktif ditentukan atas dasar kurun waktu terciptanya arsip-arsip inaktif tersebut serta dijelaskan juga bagaimana penanganan arsip inaktif tidak teratur yang sistem penataannya tidak apat disusu kembali seperti pada waktu aktifnya.
Selanjutnya pada bab VI memiliki pokok bahasan tentang penanganan arsip inaktif pada masa transisi. Bab ini memiliki empat bagian. Pada bagian pertama berisi dasar hukum penanganan arsip inaktif. Dasar-dasar hukum yang terkait
disebutkan semua disini. Bagian kedua membahas persiapan ya ng harus dilakukan untuk mengelola arsip inaktif yang memasuki masa transisi tersebut. Bagian ketiga menjelaskan proses pembuatan daftar arsip yang dikelola tadi. Disini juga diberikan contoh kolom yang harus dibuat iuntuk membuat daftar arsip inaktif. Bagian terakhir menjelaskan tentang penyerahan arsip yang sudah habis masa retensinya ke lembaga kearsipan.
Buku ini menjelaskan tentang manajemen pengolahan arsip inaktif.
Pengolahan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan. Asas asal usul adalah penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika arsip masih aktif, artinya arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh dari pencipta arsip apabila ada arsip yang berada di tempat lain arsip itu dikembalikan sesuai dengan asal pencipta arsipnya. Asas aturan asli adalah penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya ketika melakukan penataan arsip aturan atau struktur arsip tetap bisa dipertahankan dan dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali.
E. Sistematika Penulisan
Laporan tugas akhir dengan judul “Pengolahan Arsip Inaktif Di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul” merupakan suatu tema yang terdiri dari empat bab. Empat bab tersebut akan di jelaskan satu persatu sebagai berikut :
Pada bab pertama menjelaskan tentang latar belakang dan permasalahan dalam melakukan praktik kerja lapangan sehingga penulis dapat merumuskan berbagai permasalahan yang akan dibahas pada laporan tugas akhir ini. Pembahasan selanjutnya mengenai tujuan dan manfaat yang didapatkan selama praktik kerja lapangan berlangsung, untuk lebih memahami tentang topik yang dipilih.
Bagian berikutnya yaitu metode pengumpulan data, beberapa metode yang dilakukan dengan cara wawancara, observasi-partisipasi, dan studu pustaka.
Wawancara dilakukan untuk melengkapi data-data dan sebagai penunjang dalam penyusunan laporan tugas akhir ini. Observasi-partisipasi dan study pustaka dilakukan untuk memperkuat hasil pengamatan dan praktik yang telah dilakukan, dan juga digunakan sebagai referensi untuk penulisan laporan tugas akhir ini, pada bagian terakhir adalah sistematika penulisan yaitu sebagai review dari laporan tugas akhir.
Bab kedua memaparkan tentang gambaran umum dan profil Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul. Dalam bab ini menjelaskan tentang gambaran umum berdirinya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul yang berlokasi dijalan Kolone Sugiyoono No. 35, Purbosari, Wonosari, Gunungkidul. Dalam bab ini penulis juga akan memaparkan tentang tugas- tugas pokok dan fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul dan juga memberikan gambaran bagan orga nisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul.
Bab ketiga merupakan bagian inti yang akan membahas mengenai pengolahan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten
Gunungkidul. Bab ini menjelaskan bagaimana proses yang dilakukan untuk mengolah arsip inaktif mulai dari pemilahan hingga pembuatan daftar arsip, pemaparan mengenai alur peminjaman arsip yang akan dijelaskan menggunakan bagan. Dalam bab ini juga menjelaskan keadaan arsip yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul sebelum diolah dan sarana apa saja yang dibutuhkan dalam pengolahan arsip inaktif. Kendala-kendala yang dihadapi dalam melakukan kegiatan pengolahan arsip inaktif yang merupakan bagian terakhir dalam bab ini yang terdiri dari kondisi ruangan dan prosedur pengolahan arsip inaktif serta jumlah sumber daya manusia yang bekerja di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul.
Bab keempat merupakan bab terakhir dari laporan ini yaitu penutup dari laporan tugas akhir ini yang terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari pertanyaan atau permasalahan yang menjadi topik dalam laporan tugas akhir ini dan merupakan keseluruhan dari rangkuman isi dalam laporan ini. Saran merupakan pemberian masukan kepada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Gunungkidul dalam pengolahan arsip demi terciptanya pengolahan arsip inaktif yang lebih baik untuk kedepan nantinya.
