SURAT EDARAN
No. : 006/SE-Dir/JNE/IX/2009Kepada Yth.
1. Senior Manager 2. Manager
3. Kepala Cabang 4. Supervisor
5. Kepala Perwakilan 6. Pimpinan Agen Utama PT. TIKI JNE
Di Tempat
Hal : KEGIATAN OPERASIONAL LEBARAN 1430 H/ 2009 M
Dalam rangka mengantisipasi hari Idul Fitri 1429 H, agar mutu layanan kepada pelanggan JNE tetap dapat dipertahankan dan ditingkatkan, maka SELAMA LIBUR HARI RAYA IDUL FITRI 1429 H JNE BEROPERASI SEPERTI BIASANYA DAN TETAP MEMBERIKAN PELAYANAN 24 JAM.
Berkaitan kegiatan operasional pada hari tersebut, dengan ini kami informasikan mengenai kegiatan operasional JNE selama libur lebaran sebagai berikut :
1. HARI LIBUR
Libur dimulai tanggal 19 sampai dengan 23 September 2009 dengan perincian :
a.
Tanggal 18 September masuk kerja dengan jam kerja normal untuk Departemen yang melakukan layanan operasional baik pengiriman dan penjualan), sedangkan untuk bagian Administrasi/back line diperkenankan atau dianjurkan untuk dapat cuti. Jam kerja setelah berakhirnya jam kerja normal pada hari tersebut selanjutnya akan diperhitungkan sebagai piket lebaran.b.
Tanggal 19 adalah libur JNE merayakan Hari Idul Fitri 1429 H c. Tanggal 20 adalah hari Libur Minggud.
Tanggal 21 dan 22 September adalah libur bersama Idul Fitri 1430 He.
Tanggal 23 adalah Libur Cuti Bersamaf.
Masuk kerja kembali tanggal 24 September 2009.h. Pengaturan mulai hari piket bagi petugas tim malam (operasional baik Kantor Pusat maupun Cabang) agar dapat disesuaikan dengan kondisi kiriman yang ada, yang terpenting bahwa jika terjadi perubahan tanggal mulai dan atau berakhirnya hari piket agar diajukan terlebih dahulu kepada HRD.
i. Jika karyawan menghendaki libur lebih dari tanggal yang ditetapkan, maka diperkenankan untuk cuti dengan catatan sejauh hak cutinya masih ada, terkecuali untuk karyawan dibagian operasional, cuti lebaran agar ditangguhkan.
j. Pengaturan cuti lebaran sepenuhnya menjadi tanggung jawab pimpinan departemen atau cabang.
2.
DAFTAR PIKET KANTOR PUSAT, KANTOR PERWAKILAN, CABANG DAN AGEN UTAMAa. Daftar petugas yang bertugas/piket pada tanggal libur tersebut akan ditetapkan kemudian.
b. Departemen yang piket 24 jam adalah :
1) Departemen Despatch : dipinjamkan telepon sebagai posko piket ).
Bertanggungjawab penuh terhadap pekerjaannya sampai serah terima kepada koordinator piket selanjutnya
Melakukan serah terima ke koordinator piket selanjutnya dengan menggunakan log book.
Melaporkan kepada atasan langsung semua kejadian selama menjalankan piket.
3. Checker Inbound :
Check segera setelah barang masuk KOTA TUJUAN (proaktif apabila barang belum masuk) koordinasi dengan NTD.
Membuat report harian untuk seluruh kiriman barang inbound
4. Delivery ( Driver dan Rider)
makanan dll yang sifatnya pelayanan umum atau kiriman ke alamat kantor yang
ada pesan deliverynya saja, dengan target delivery 100% kiriman terantar / closed pada hari yang sama, untuk mencegah penumpukan kiriman hari berikutnya. Guna antisipasi lonjakan kiriman di Despatch akan dilakukan penambahan Tim Delivery, sehingga delivery dapat dilakukan terakhir sampai dengan pukul 21.30
Menulis notice di Connote apabila tutup, contoh : tutup sampai tgl.
Menyimpan kiriman yang tidak terantar ( undel ) di keranjang masing – masing disusun secara rapi dan sistematis sehingga memudahkan untuk dicari (disimpan per tanggal dan per kota).5. Entry Data
Pastikan seluruh data kiriman inbound harus terdata di system. tempat menyimpan barang yang tidak terantar
Mengikat / mengunci karung tempat penyimpanan apabila sudah penuh
Menyerahkan karung yang sudah penuh tersebut kepada koordinator piket untuk disimpan di ruang penyimpanan
Penyimpanan barang yang tidak terantar berdasarkan tanggal.
Dibuat catatan untuk setiap barang yang tidak terantar tsb.
6. Administrasi
Print dan distribusikan e-mail kepada koordinator piket
Membuat laporan harian termasuk produktifitas.1. Penanganan barang transit 2. Monitoring barang stranded 3. Pembuatan SMU ( issued SMU )
4. Checking & serah terima barang di Bandara
7. Up dating report space cargo 8. Laporan/ back up data ke Dept. CS 9. Inbound domestic :
1. Handling telpon : in coming & pick up Call 2. Pencatatan pick up order
3. Penanganan komplain & Tracing POD
4. Entry / input dan report POD secara akurat
5. Koordinasi dengan Despatch, NTD & Departemen lain yang berhubungan dengan CS
4) Departemen General Affairs Job description
1) Kebersihan : Ruangan Kerja – Kendaraan 2) Pencegahan gangguan tikus
3) Penyiapan : Connote – ATK – Kardus – Karung – Kayu 4) Mekanik jaga.
5) Departemen General Affairs Unit Security
Security siang dan malam @ 12 jam dengan fokus pada pengamanan seluruh gedung dan barang kiriman.
Bertanggung jawab atas pengaturan voucher BBM untuk mobil
operasional selama kegiatan piket Lebaran. 6) Departemen Sales
Cash Sales Counter Tomang 11 – buka 24 jam Cash Sales Counter S. Parman - buka 24 jam
Kantor Perwakilan yang buka selama libur lebaran adalah Kantor
Perwakilan Gajah Mada dan Hasyim Azhary 7) Kasir
1. Penerimaan setoran dari Cash Counter & Operational (pick up) dan Takuhaibin dll.
2. Pembayaran SMU
3. Pembayaran Uang Piket langsung harian 4. Pembayaran klaim kirim YES dll
8) Divisi IT
Job description
1. Jaga server : Log sistem, cek problem jaringan, perbaikan yang perlu, back up perangkat komunikasi / lau lintas komunikasi via Email dan VOIP
2. Team Helpdesk : Pastikan tidak ada data yang hilang / corrupt.
9) Untuk Cabang dan Agen Utama, disesuaikan dengan keadaan
CATATAN
Up date : Data petugas piket harus di up date setiap saat untuk memudahkan koordinasi antar unit kerja.
Petugas Cadangan : Diminta di setiap Departemen/ Cabang / Agen Utama disiapkan petugas cadangan yang dapat dihubungi setiap saat ( HP standby 24 jam ).
c. Nomor telepon posko di kantor pusat sebagai berikut :
1)
Kantor Tomang 11 ( CS ) 021. 569578522)
Kantor Tomang 3 ( Despatch ) 021. 70702821 (Transit), 021. 70702822 (Pick Up), 021. 70702582 (Delivery)3)
Kantor S. Parman ( NTD ) 021. 5348095 , 021. 5342493 4) Intracity 021-703412243. KETENTUAN MENGENAI PIKET dan DATA PETUGAS PIKET
TERLAMPIR
4. KETENTUAN SHIPMENT/ PENGIRIMAN
a. Tidak ada pembatasan dalam pengiriman, sehingga tanggal berapapun tetap harus ada pengantaran kiriman.
c. Apabila diperlukan kiriman hand carry antara tanggal 16 – 20 September masih dapat dilakukan ( schedule terlampir & tiket disediakan oleh secretariat, sedangkan petugas hand carry adalah : Tim Sales ).
d. Informasi dan monitoring barang kiriman yang terlambat harus dilakukan secara up dated dan proaktif oleh NTD Dept.
e. Khusus kiriman Intracity dengan layanan YES / Reguler alamat rumah tetap dilakukan delivery selama libur lebaran.
f. Kiriman parcel masih dapat diterima dengan catatan dalam bentuk box atau kardus dan tidak berisi barang pecah belah atau cairan, sedangkan parcel yang berbentuk keranjang tidak dapat diterima.
g. Semua kiriman dengan alamat rumah, lembaga pelayanan umum seperti rumah sakit, hotel, PLN, Telkom dll harus tetap diantar. h. Kiriman yang dipending / tidak diantar ( hold shipment ) harus
dibuatkan daftar disertai informasi mengenai lokasinya dan datanya dikirim ke Customer Service Departemen
i. Barang kiriman yang bermasalah ( undelivery ) supaya dilaporkan ke Customer Service Departemen.
j. Data status kiriman agar selalu dapat di up dated oleh tim data entry Despatch di system.
k. Cargo manifest harus disusun dengan baik dengan catatan di dalamnya agar memudahkan dalam melacak status kiriman. l. Seluruh barang kiriman yang masuk ke cabang dan agen wajib
didelivery / dilakukan pengantaran.
m. Daftar piket untuk seluruh departemen berikut nomor telepon koordinator piket, agar dikirimkan ke Personalia Departemen. n. Daftar piket untuk agen dan cabang berikut nomor telepon yang
dapat dihubungi, agar dikirimkan ke national network.
Demikian surat edaran ini disampaikan agar semua pihak mengetahuinya, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 14 September 2009
PT. TIKI JALUR NUGRAHA EKAKURIR
H. CHANDRA FIRETA
Dir. Finance & Administration
LAMPIRAN SURAT EDARAN No. : 006/SE-Dir/JNE/IX/2009
Ketentuan mengenai piket bagi Kantor Pusat :
1) Piket Lebaran dimulai tanggal 19 – 23 September 2009 malam hari. (jam kerja setelah ½ hari kerja pada tanggal 18-09-2008 diperhitungkan sebagai piket).
2) Karyawan Divisi Operasional tidak diperkenankan mengambil cuti ( cutinya ditangguhkan ) selama kegiatan piket lebaran berlangsung 3) Semua karyawan yang terdaftar dalam daftar piket lebaran diharuskan
masuk kerja tanpa kecuali.
4) Petugas piket yang berhalangan hadir karena satu dan lain hal maka wajib disposisi ( tukar dinas ) dengan rekan sekerjanya paling lambat 1 ( satu ) hari sebelum hari H dan diberitahukan ke atasannya untuk dilakukan penyesuaian.
5) Apabila berhalangan hadir karena “ sakit “ pada hari H maka harus menunjukkan surat keterangan dokter pada saat masuk kembali, jika tidak dapat menyerahkan surat dokter dianggap mangkir/ alpa dan akan diberikan sanksi.
6) Besarnya uang piket sebagai berikut : a) 12 jam : Rp. 180.000,-b) 10 jam : Rp. 155.000,-c) 8 jam : Rp. 130.000,-d) 6 jam : Rp.
25.000,-8) Untuk Rider ditambah uang BBM @ Rp. 10.000,- per hari
9) Untuk Tim malam ditambah uang extra makan malam @ Rp. 10.000,-per hari.
10) Koordinator piket wajib mengawasi daftar absensi karyawan piket di departemen masing masing , petugas piket harus paraf di daftar absensi yang disediakan koordinator piket.
11) Uang piket dibayar tunai pada saat selesai piket, pengambilan uang piket tidak boleh diwakilkan dan harus diambil sendiri oleh petugas piket yang bersangkutan
12) Kasir akan membayar piket sesuai data yang dikirimkan oleh HRD dan kasir berhak untuk menolak pembayaran petugas piket yang tidak ada datanya.
Untuk itu agar dipastikan bahwa setiap perubahan petugas piket agar diinformasikan sebelumnya ( H-1 ) kepada kasir.
13) Koordinator piket, wajib memonitor disiplin piket, jika ditemukan ketidaksesuaian antara jam piket yang ada di daftar dengan realisasinya maka uang piket dibayar sesuai realisasi piket ( dihitung ulang oleh Koordinator piket ).
LAMPIRAN SURAT EDARAN No. : 006/SE-Dir/JNE/IX/2009
Ketentuan mengenai piket Kantor Cabang :
1). Piket lebaran dimulai tanggal 19 – 23 September 2009 malam hari. (jam kerja setelah ½ hari kerja pada tanggal 18-09-2008 diperhitungkan sebagai piket).
2). Karyawan bagian Operasional tidak diperkenankan mengambil cuti ( cutinya ditangguhkan ) selama kegiatan piket lebaran berlangsung 3). Semua karyawan yang terdaftar dalam daftar piket lebaran
diharuskan masuk kerja tanpa kecuali.
4). Petugas piket yang berhalangan hadir karena satu dan lain hal maka wajib disposisi ( tukar dinas ) dengan rekan sekerjanya paling lambat 1 ( satu ) hari sebelum hari H dan diberitahukan ke atasannya untuk dilakukan penyesuaian.
5). Apabila berhalangan hadir karena “ sakit “ pada hari H maka harus menunjukkan surat keterangan dokter pada saat masuk kembali, jika tidak dapat menyerahkan surat dokter dianggap mangkir/ alpa dan akan diberikan sanksi.
6). Besarnya uang piket sebagai berikut :
N
O CABANG 12 JAM 10 JAMUANG PIKET8 JAM 6 JAM
1. Balikpapan 130.000 110.000 90.000 70.000 2. Bandung 140.000 120.000 100.000 80.000 3. Banjarmasin 120.000 100.000 85.000 70.000 4. Batam 140.000 120.000 100.000 80.000 5. Bandar
6. Denpasar 110.000 100.000 80.000 70.000 7. Kendari 110.000 95.000 80.000 60.000 8. Makassar 110.000 95.000 80.000 60.000 9. Medan 135.000 110.000 90.000 70.000 10
. Palembang 130.000 110.000 90.000 70.000 11
.
Pontianak 110.000 90.000 80.000 60.000
12
. Semarang 110.000 90.000 80.000 60.000 13
. Solo 100.000 85.000 70.000 60.000
14
. Surabaya 120.000 95.000 80.000 70.000 15
. Yogyakarta 100.000 85.000 70.000 60.000 16
. Cilegon 140.000 120.000 100.000 80.000 17
.
Bogor 130.000 110.000 90.000 70.000
7). Uang Piket untuk Koordinator Piket adalah sejumlah di atas sesuai jam piket ditambah Rp.
25.000,-8). Untuk Rider ditambah uang BBM @ Rp. 10.000,- per hari
