Aplikasi Administrasi BIRO SDM POLDA KEPRI Berbasis Database
MySQL
Hadityo[1], Ropianto[2]
Program Studi Teknik Infomatika, Sekolah Tinggi Teknik Ibnu Sina, Batam e-mail: 1710128262020@stt-ibnusina.ac.id, ropianto@stt-ibnusina.ac.id
ABSTRAK
Dalam meningkatkan kinerjanya selalu memberikan kemudahan kepada para staff khususnya di bidang sdm. Untuk pengontrolan administrasi dengan menggunakan metode aplikasi. Sebelumnya polda kepriI menggunakan sistem manual dengan menggunakan microsoft word dan microsoft excel. sebagai media pembuatan surat masuk dan keluar pada tiap satun kerja (satker) di polda kepri , sehingga dapat dibayangkan susahnya memanajemen administrasi dari data tiap SATKER. Dilihat dari banyaknya masalah yang timbul akan memberikan sedikit sekali keuntungan bagi polda kepri. Dengan menggunakan metode database akan memudahkan dalam pengolahan data administrasi polda kepri, maka dirancangkan sebuah metode berbasis database yang membantu mengatasi permasalahan tersebut.
Kata kunci : database ,administrasi ,polda
1. PENDAHULUAN
D
alam bidang teknologi telah banyak mengalami perkembangan dan kemajuan. Perkembangan itu khususnya dalam hal pengolahan data administrasi dengan menggunakan metode aplikasi dan untuk menentukan hasil laporan pada setiap hari nya. Setiap perusahaan atau instansi yang bergerak dibidang penginputan data selalu memerlukan persediaan data. Tanpa adanya persediaan data yang tepat, perusahaan atau instansi akan dihadapkan pada resiko, bahwa perusahaan atau instansi pada suatu waktu tidak dapat memenuhi kebutuhan. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mempermudah aktivitas dan eksplorasi infiormasi adalah menggunakan teknik visualisasi data yang dapat menyederhanakan informasi sehingga mempercepat proses pengolahan data,dan pada akhirnya proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Salah satu bentuk pengolahan data adalah menggunakan database.Database dengan segala manfaat dan potensinya dapat dioptimalkan dengan beberapa lagkah,salah satunya Perusahaan Bank tersebut hanya memiliki satu database yang disimpan di server pusat, sedangkan cabang-cabangnya terhubung melalui jaringan komputer untuk mengakses database yang terletak di sever pusat tersebut.
Polda kepri masih menggunakan sistem manual dengan menggunakan microsoft word dan microsoft excel sebagai media pembuatan surat masuk dan keluar pada tiap satuan kerja di polda kepri , sehingga dapat dibayangkan susahnya memanajemen administrasi dari data tiap satker. Dilihat dari banyaknya masalah yang timbul akan memberikan sedikit sekali keuntungan bagi polda kepri.Adapun tujuan yang ingin dicapai :
(1) Menganalisa sistem yang lama dengan mempelajari beberapa kelemahan dari sistem tersebut sebagai dasar untuk perancangan sistem baru.
2. LANDASAN TEORI
Pengertian database menurut (Connolly dan Begg ,2002), Indrajani (2007), Database adalah penggunaan bersama dari data yang terhubung secara logis dan deskripsi dari data, yang dirancang untuk keperluan informasi dari suatu perusahaan. Dua tujuan utama dari konsep database adalah untuk memperkecil pengulangan data dan mencapai independensi data.
Entity-Relationship berisi komponen-komponen dari suatu himpunan entitas dan
himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta yang ditinjau sehingga dapat diketahui hubungan antara entity-entity yang ada dengan atribut-atributnya. Selain itu juga bisa menggambarkan hubungan yang ada dalam pengolahan data, seperti hubungan many to many, one to many, atau one to one. Lebih jelasnya akan digambarkan secara sistematis dengan menggunakan Diagram Entity- Relationship
(Diagram E-R / ERD).(Priadi 2014)
3. Metode Penelitian
a. Data Primer
1.Rancangan file database sdm polda kepri. 2. Entity Relationship Diagram sdm polda kepri. 3. Relasi antar tabel pada database sdm polda kepri
b. Data Sekunder
1. format data kegiatan briefing Ditsabhara polda kepri. 2. format data dinas sppd polda kepri.
3. Profil polda kepri
4. Format surat keluar administrasi biro sdm polda kepri.
c. Rancangan Global
Perancangan global atau desain konseptual (conceptual design) atau disebut juga desain logika (logical design), yaitu perancangan prosedur sistematika, logika atau algoritma sistem secara konseptual yang berfungsi untuk membenahi sistem yang sedang berjalan.
Dalam perancangan global, diuraikan bagan arsitektur sistem yang diusulkan berupa ERD (Entity Relational Diagram).
d. ERD (EntityRelationshipDiagram)
login
Gambar1. ERD database SDM POLDA KEPRI
Pada gambar diatas terdapat 3 entity, yang terdiri dari entity login, entity surat masuk dan entity surat keluar. Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan pada keterangan dibawah ini :
Relationship Entity surat keluar dengan Entity surat masuk
(1) Entity surat keluar terdiri dari 7 atribut yaitu : no, no_surat, tgl_surat, kepada, isi, lampiran, ket dengan Primary Key : no.
(2) Entity surat masuk terdiri dari 7 atribut yaitu : no, no_surat, tgl_surat,dari, isi, lampiran, ket dengan Primary Key : no_surat.
(3) Derajat Relationship : one to many ( Satu departemen mengirim surat ke banyak departemen ).
e. Rancangan Terinci
Perancangan terinci disebut juga dengan desain teknis sistem secara fisik (Physical System Design) atau disebut juga dengan desain internal (internal design). Perancangan terinci merupakan bentuk fisik atau bagan arsitektur sistem yang akan dibangun. Dalam merancang suatu sistem perlu diketahui hal yang akan menunjang sistem agar dapat mempermudah pengolahan data.
Pengolahan data diharapkan dapat mempermudah dalam hal penyajian, pelayanan, dan pembuatan berbagai laporan yang dibutuhkan. Berdasarakan hal tersebut di atas, akan diuraikan lebih detail rancangan sistem yang akan dibangun.
f. Rancangan File
(1) Tabel keluar
Nama Database : polda Nama Tabel : keluar Field Kunci : no Forign Key : -
Tabel 1. (keluar)
No Nama field Type Width Keterangan
1 Nomor Varchar 10 Nomor
2 No_surat Varchar 20 Nomor surat
3 Tgl_surat Varchar 15 Tanggal surat
4 Kepada Varchar 30 Kepada
5 Isi Varchar 30 Isi
6 Lampiran Varchar 40 Lampiran
7 Ket Varchar 40 Keterangan
(2) Tabel masuk
Nama Database : polda Nama Tabel : masuk Field Kunci : no_surat
Tabel 2. (masuk)
No Nama field Type Width Keterangan
1 Tgl_terima Varchar 15 Tanggal terima
2 Nomor Varchar 15 Nomor
3 No_surat Varchar 10 No surat
4 Tgl_surat Varchar 15 Tanggal surat
5 Kepada Varchar 30 Kepada
6 Isi Varchar 40 Isi
7 Lampiran Varchar 40 Lampiran
8 Ket Varchar 30 Keterangan
(3) Tabel user
Nama Database : polda Nama Tabel : user Field Kunci : id
Tabel 3. (user)
No Nama field Type Width Keterangan
1 Id Varchar 10 Id
g. Relasi Antar Tabel
polda user
id : int (11) username : varchar (45) password : varchar (45)
Polda masuk Tgl : varchar (15) No : varchar (10) No_surat : varchar (20) (FK) Tgl_surat : varchar (15) Dari : varchar (40) Isi : varchar (50) Lampiran : varchar (30) Ket : varchar (30)
Polda keluar
No : varchar (10) No_surat : varchar (20) (PK) Tgl_surat : varchar (15) kepada : varchar (40)
Isi : varchar (50)
Lampiran : varchar (30)
Ket : varchar (30)
Gambar .2 Relasi antar tabel database
4. Kesimpulan
Metode berbasis database sebagai alat bantu memanage data menjadi lebih akurat dan pengolahan data lebih efektif menggunakan metode ini.
5. Saran
Diharapkan kepada masyarakat pada umumnya dan remaja khususnya untuk menggunakan nalar dan pikirannya dalam memanfaatkan teknologi informasi, menggunakan teknologi informasi seperlunya dan penggunaannya sesuai dengan kondisi agar beragam dampak buruk dari teknologi informasi tidak terjadi
6. Daftar Pustaka
Dani Ainur Rivai, Sukadi (2013), Pembuatan Perancangan Database Sekolah Menegah Kejuruan (SMK) Miftahul Huda Ngadirojo, Pacitan : IJNS Volume 2 No 3 – Juli 2013
