Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia

(1)

Sistem Informasi Akuntansi

Siklus Penggajian dan

(2)

Aktivitas

Siklus

Penggajian

• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?

1. Perbarui File Induk Penggajian

2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran

4. Mempersiapkan Penggajian

5. Membayar Gaji

6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

(3)

Perbarui File Induk Penggajian

(Aktivitas 1)

• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen

sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk

mencerminkan berbagai jenis perubahan

penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau

perubahan dalam pengurangan diskresi.

• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian

(4)

Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

(Aktivitas 2)

• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.

• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian

(5)

Validasi Data Waktu dan Kehadiran

(Aktivitas 3)

• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian

adalah memvalidasi data waktu dan

kehadiran pegawai.

• Informasi ini datang dalam berbagai

bentuk, bergantung pada status

(6)

Validasi Data Waktu dan Kehadiran

(Aktivitas 3)

• Apakah skema pembayaran itu ?

– Kartu waktu digunakan untuk membayar pegawai yang berdasar per jam.

– Laporan tersendiri bagi profesional

(7)

Validasi Data Waktu dan Kehadiran

(Aktivitas 3)

Prosedur:

• Departemen penggajian

bertanggungjawab validasi catatan waktu

pegawai.

• Bagi para pegawai pabrik, validasi

melibatkan perbandingan jumlah waktu

(8)

Validasi Data Waktu dan Kehadiran

(Aktivitas 3)

• The payroll clerk calculates batch totals

and enters them along with the time data.

• The batch totals are recalculated by the

computer after subsequent processing

steps.

• Data transaksi penggajian dimasukkan

melalui terminal online.

(9)

Validasi Data Waktu dan Kehadiran

(Aktivitas 3):

Peluang untuk

menggunakan teknologi informasi

• Apakah peluang untuk menggunakan teknologi informasi Validasi Data Waktu dan Kehadiran

(Aktivitas 3)?

– Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas. – Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan

data waktu kerja.

(10)

Mempersiapkan Penggajian

(Aktivitas 4)

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

(11)

Mempersiapkan Penggajian

(Aktivitas 4)

• Prosedur:

• Pemrosesan penggajian dilakukan dalam

departemen operasi komputer.

• File transaksi penggajian diurut

berdasarkan nomor pegawai.

• File data yang telah diurutkan kemudian

digunakan untuk membuat cek gaji

(12)

Mempersiapkan Penggajian

(Aktivitas 4)

• Semua potongan penggajian akan

dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji

kotor untuk mendapatkan gaji bersih

• Apakah jenis pemotongan penggajian?

– Potongan pajak penghasilan – Potongan sukarela

(13)

Mempersiapkan Penggajian

(Aktivitas 4)

: Peluang untuk

menggunakan teknologi informasi

• Apakah peluang untuk menggunakan

teknologi informasi mempersiapkan

penggajian

(Aktivitas 4)?

– Menghasilkan dan menyalurkan laporan penggajian elektronis daripada laporan kertas.

– Terminal online

(14)

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang

sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.

• Sebagian besar pegawai dibayar dengan

menggunakan cek atau dengan

(15)

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Prosedur :

• Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan),

daftar penggajian dikirim ke bagian hutang

usaha untuk ditinjau dan disetujui.

• Voucher pengeluaran kemudian dibuat.

• Voucher pengeluaran dan penggajian

(16)

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

: Peluang

pemakaian teknologi informasi

• Apakah peluang pemakaian teknologi

informasi ke pembayaran gaji

(Aktivitas

5)?

– Penyimpanan langsung

(17)

Hitung Kompensasi dan Pajak

yang Dibayar Perusahaan

(Aktivitas 6)

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam

persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi

kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. • Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau

(18)

Hitung Kompensasi dan Pajak yang

Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

• Banyak perusahaan juga menawarkan

pada para pegawai mereka rencana

kompensasi fleksibel.

• Banyak perusahaan menawarkan dan

memberikan kontribusi atas pilihan

(19)

Keluarkan Pajak Penghasilan dan

Potongan Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian

membayar kewajiban pajak penghasilan

dan potongan sukarela lainnya dari setiap

pegawai.

• Organisasi harus secara periodik

(20)

Keluarkan Pajak Penghasilan dan

Potongan Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Lembaga pemerintah terkait

menspesifikasikan waktu untuk

pembayaran ini.

• Dana yang secara sukarela dikurangi dari

cek gaji pegawai untuk berbagai

kompensasi, seperti rencana tabungan

gaji, harus dibayarkan ke organisasi

(21)

Tujuan Pengendalian,

Ancaman, dan Prosedur

• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan

pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :

1.Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

2.Semua transaksi penggajian yang dicatat valid. 3.Semua transaksi penggajian yang valid dan

diotorisasi dicatat

(22)

Tujuan Pengendalian,

Ancaman, dan Prosedur

5. Peraturan pemerintah terkait yang

berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.

7. Aktivitas siklus manajemen SDM /

(23)

Tujuan Pengendalian,

Ancaman, dan Prosedur

• Apakah ancaman-ancamannya?

1.Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk

2.Pelanggaran hukum ketenagakerjaan

3.Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi 4.Data waktu yang tidak akurat

5.Pemrosesan penggajian yang tidak akurat 6.Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan

(24)

Tujuan Pengendalian,

Ancaman, dan Prosedur

• Apakah prosedur pengendalian yang

dapat diterapkan?

– Prosedur mempekerjakan yang baik,

termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

– Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan

– Pemindahan tugas

(25)

Tujuan Pengendalian,

Ancaman, dan Prosedur

– Setoran langsung

– Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian

– Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim

– Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian

– Pengendalian akses

(26)

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan

informasi yang berguna untuk

pengambilan keputusan.

• Sistem penggajian harus didesain untuk

mengumpulkan dan mengintegrasikan

data biaya dengan jenis informasi lainnya

agar memungkinkan pihak manajemen

(27)

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang

2 Kinerja pegawai

3 Moral pegawai

(28)

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.

• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem

manajemen SDM.

(29)

Model Data Siklus Penggajian

Keahlian

Perekrutan

(1, N)

(1, 1)

(1, N)

Lamaran

Perekrutan

(1, N)

(30)

Model Data Siklus Penggajian

• Apakah hubungan antara keahlian dan perekrutan itu ?

– Satu-ke-banyak

• Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu, mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk

(31)

Model Data Siklus Penggajian

• Apakah hubungan antara kegiatan

perekrutan dan lamaran pekerjaan itu?

– Banyak-ke-banyak

• Mengapa?

– Karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan

– Tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan

(32)