PESERTA Diklatpim IV
ANGKATAN VIII TAHUN 2014
Nama
: RAJA SITI HARTATY
NIP
: 19731023 199303 2008
Jabatan : Kasubag keuangan
Unit Kerja : Badan Ketahanan Pangan
Latar Belakang
Surat Pertanggungjawaban Pengeluaran Belanja (SPJ) sangatlah penting dalam rangka penyusunan tertib administrasi pengelolaan Keuangan pada Badan Ketahanan Pangan Provinsi Kepulauan Riau.
Sesuai dengan Asas Umum Pengelolaan Keuangan daerah yaitu keuangan harus dikelola secara tertib , efektif, efisien, ekonomis, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Surat Pertanggungjawaban Pengeluaran belanja (SPJ) merupakan bukti pembelian atas transaksi beban belanja yang dikeluarkan atau dilakukan oleh pelaksana kegiatan.
Pengelolaan surat pertangungjawaban pengeluaran belanja (SPJ) secara baik dan benar akan melahirkan dokumen dokumen yang valid dan akurat yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan undang undang yang berlaku
Oleh sebab itu dipandang perlu disusunnya buku pedoman atau petunjuk teknis tentang pertanggungjawan pengeluaran belanja keuangan ,sehinga dapat mempermudah para pelaksana kegiatan mempertanggungjawaban belanja yang diluarkan dan dikelolanya. Adapun buku pedoman yang dimaksud adalah tentang kelengkapan dokumen kwitansi perngeluaran belanja keuangan dengan besaran dana 0 s/d 20 juta rupiah.
Buku Pedoman atau petunjuk teknis Surat Pertanngung jawaban pengeluaran belanja (SPJ) sangat membantu untuk proses percepatan pertanggungjawaban belanja keuangan guna mendukung realisasi anggaran sesuai target.
Latar Belakang (lanjutan)
A. Analisis lingkungan strategis eksternal dan internal Eksternal
Adanya Kwitansi yang belum dilengkapi oleh rekanan, misalnya belum ditandatangani dan dibubuhi cap/ stempel perusahaan sampai batas yang ditentukan
Internal
Pelaksana Kegiatan kurang memperhatikan dan memahami dokumen pendukung kelengkapan kwitansi pertanggungjawaban keuangan.
Permasalahan
B. Masalah inti
Pertanggungjawaban pengembalian belanja keuangan melewati batas waktu yang ditentukan dan berdampak terhadap penyerapan atau realisasi keuangan tidak sesuai target.
C. Analisis kondisi eksisting dan Benchmarking Kondisi eksisting
a. Penyampaian SPJ tidak tepat waktu. b. Dokumen SPJ tidak lengkap (surat
pesanan,invoice, setoran pajak,kwitansi).
Permasalahan (lanjutan)
D. Benchmarking
Berdasarkan hasil pengamatan pada Lokus yang kami kunjungi disana tertib pembagian kerja sangat teratur, kami mencermati bahwa tertib administrasinya sudah teratur, hal ini menjadi inspirasi kami untuk melakukan perubahan pada SKPD kami , terkait pengelolaan tertib administrasi keuangan pada Badan Ketahanan Pangan Prov. Kepri
Permasalahan (lanjutan)
Perubahan yang ingin diwujudkan
Outcome dari proyek perubahan ini adalah :
a. Mempermudah para pelaksanan kegiatan dalam penyusunan Surat Pertanggungjawaban Belanja keuangan (SPJ)
b. Penyampaian surat pertanggungjawaban belanja (SPJ) tepat pada waktunya.
c. Realisasi anggaran sesuai target
d. Terciptanya tertib administrasi Pertanggungjawaban Keuangan pada Badan Ketahanan Pangan secara, efektif, efisien, ekonomis, transparan serta dapat dipertanggungjawabkan sesuai perundang- undangan yang berlaku.
.
Perubahan yang ingin diwujudkan
Output dari proyek perubahan ini adalah :a. Adanya Kesepakatan dan persamaan persepsi dengan
Stakeholder terkait (Inspektorat dan BPKKD) tentang dokumen pendukung SPJ Keuangan.
b. Tersusunnya buku pedoman tentang surat pertanggungjawaban pengeluaran belanja ( SPJ) Keuangan Badan Ketahanan
Pangan Prov.Kepri
.
Area , isi, ruang Lingkup
Badan Ketahanan Pangan Provinsi Kepulauan Riau melalui bagian keuangan akan melakukan penertiban administrasi keuangan dengan membuat Buku pedoman / petunjuk teknis tentang surat pertanggungjawaban belanja keuangan (SPJ) sehingga tertib administrasi keuangan dapat tersaji secara benar dan akurat serta dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan perundangan yang verlaku.
Keuntungan dan Kerugian
Keuntungan
- Pecepatan dalam penyampaian SPJ Keuangan oleh pelaksana Kegiatan. - Pertanggungjawaban keuangan sesuai waktu yang ditentukan.
- Keseragaraman dalam penyusunan SPJ Keuangan.
- Meningkatnya Kinerja Badan Ketahanan Pangan khusunya Bagian Keuangan
Kerugian
Tidak ada kerugian dalam proyek perubahan ini.
Kendala yang mungkin terjadi
1. Kurangnya dukungan dan kerjasama dari stake holder terkait karna kesibukan masing masing stakeholder.
2. Persepsi yang berbeda dari stakeholder terkait dalam penetapan dokumen pendukung SPJ Keuangan.
Kedua hal tersebut diatas kemungkinan akan menyebabkan keterlambatan dalam penyelesaian pembuatan buku pedoman proyek perubahan.
Strategi pelaksanaan
1. Melakukan komunikasi dengan sponsor 2. Membentuk tim pendukung
3. Melakukan pendekatan dan membangun Komunikasi dengan stake holder terkait.
4. Melakukan Konsultasi dengan stake Holder terkait. 5. Menyusun buku pedoman
6. Sosialisasi
Stakeholder Peranan Pengaruh Frekwensi
Kepala Badan Ketahanan Pangan
Prov.Kepri Pembina / Penasehat
Mempunyai pengaruh yang sangat
besar
Sering
Inspektorat Verifikator dokumen kelengkapan SPJ
Keuangan penting Sangat 2 kali
BPKKD Verifikator dokumen kelengkapan SPJ Keuangan
Sangat
penting 2 kali
I
Peranan Stake holder
KEPALA BADAN KETAHANAN PANGAN PROV.KEPRI INSPEKTORAT PROV. KEPRI BPKKD PROV. KEPRIPembina atau penasehat
dalam penyusunan buku pedoman
Memverifikasi dokumen untuk kelengkapan SPJ keuangan dalam penyusunan buku pedoman
Memverifikasi dokumen untuk kelengkapan SPJ keuangan dalam penyusunan buku pedoman
:
:
:
a. Kepala Badan Ketahanan Pangan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam pengesahan proyek perubahan (Pedoman/ petunjuk teknis SPJ Keuangan)
b. Inspektorat, berpengaruh sangat penting dalam verifikasi kelengkapan dokumen SPJ dalam penyusunan Buku pedoman/petunjuk teknis pertanggungjawaban Keuangan.
c. BPKKD, berpengaruh sangat penting dalam verifikasi kelengkapan dokumen SPJ dalam penyusunan Buku pedoman/petunjuk teknis pertanggungjawaban Keuangan
Pengaruh Stakeholder
Rencana aksi
Tahap awal
1. Pembentukan tim pendukung 2. SK tim dan pembagian tugas
3. Penjadwalan pelaksanaan kegiatan 4. Konsultasi ke Stakeholder terkait
Tahap akhir
1. Mulai menyusun buku pedoman 2. Sosialisasi 15 Mei 2014 16 s/d 19 Mei 2014 20 s/d 23 Mei 2014 26 Mei s/d 14 Juli 2014 16 Juli s/d 30 Juli 2014 5 Agustus 2014 Tahap awal
1. Pembentukan tim pendukung 2. SK tim dan pembagian tugas
3. Penjadwalan pelaksanaan kegiatan 4. Konsultasi ke Stakeholder terkait
Tahap akhir
1. Mulai menyusun buku pedoman 2. Sosialisasi 15 Mei 2014 16 s/d 19 Mei 2014 20 s/d 23 Mei 2014 26 Mei s/d 14 Juli 2014 16 Juli s/d 30 Juli 2014 5 Agustus 2014 10/7/2015 18
•SPONSOR : Membimbing dan mengarahkan Projeck Leader dalam melaksanakan proyek perubahan.
•PROJECT LEADER : Mengeksekusi proyek perubahan.
•COACH : Sebagai penasehat memberi masukan dan membantu projek leader apabila terjadi kendala dalam penyelesaian projek
perubahan.
•BENDAHARA : Menyiapkan dokumen pendukung kelengkapan SPJ dalam penyusunan buku pedoman
•STAF KEUANGAN : Membantu proses penyusunan /pembuatan buku pedoman( Administrasi dan fhotograper)
Pembagian tugas dalam Penyelesaian
Proyek Perubahan
Kriteria keberhasilan
1. Terbentuknya tim berdasarkan SK dengan mempertegas fungsi masing masing tim pendukung
2. Tersusunnya Buku pedoman tentang tertib administrasi Keuangan
3. Terselenggaranya sosialisasi di SKPD Badan Ketahanan Pangan sebanyak 6 orang dalam melaksanakan tertib administrasi keuangan untuk pengelolaan dana antara 0 S/d 20 Jt.
Faktor –faktor keberhasilan
1. Dukungan dan motivasi dari Kepala kantor yang luar biasa dalam rangka penyelesaian pembuatan buku pedoman dimaksud.
2. Mentor yang selalu membantu dan memberi bimbingan serta mencarikan solusi apabila terjadi kesulitan dalam proses penyelesaian buku pedoman.
3. Tim yang solid saling mendukung proses pembuatan buku pedoman.
4. Coaching,yang selalu memberi motivasi dan dukungan moril dalam menyelesaikan proyek perubahan.
15. PERSETUJUAN MENTOR
Antisipasi kendala dan strateginya
1. Melakukan komunikasi terus menerus dengan stake holder.
2. Melakukan pendekatan serta berusaha mempengaruhi stake holder tentang pentingnya penyusunan dokumen pendukung pertanggungjawaban keuangan
3. Berusaha menyakinkan stake holder bahwa buku pedoman tentang SPJ sangat mendukung terciptanya tertib administrasi keuangan, khususnya pada Badan Ketahanan Pangan, dan umumnya pada SKPD Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau
15. PERSETUJUAN MENTOR
Sistem monitoring dan sistem pelaporan
a. Monitoring dilaksanakan seminggu sekali dan evaluasi
dilaksanakan pada tahap akhir kegiatan proyek perubahan oleh Kasubag keuangan
b. Instrumen monitoring dan evaluasi berupa cheklist tahapan kerja.
a. Pelaporan dibuat berdasarkan hasil monitoring setiap minggunya dan hasil evaluasi pada akhir kegiatan.
b. Pelaporan disusun oleh Kasubag Keuangan
c. Pelaporan ditujukan kepada Kepala Badan Ketahanan Pangan Prov.Kepri setelah selesai Proyek perubahan
Sistem monitoring
Sistem Pelaporan
