PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN IV
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Proyek Perubahan merupakan kegiatan pembelajaran
dengan bimbingan para coach dan mentor serta
teamwork yang ada di instansinya mulai dengan
kegiatan:
1.
Diagnose organisasi.
2.
Mengkomunikasikan permasalahan dengan
stakeholder.
3.
Merancang Perubahan dan membangun Tim.
4.Melaksanakan Proyek Perubahan.
5.
Menyajikan hasil pelaksanaan dalam seminar
Salah
satu
kegiatan
pembelajaran
pada
Diklat
Kepemimpinan dalam rangka mewujudkan kompetensi
Kepemimpinan,
melalui
kemampuan
berkolaborasi
dengan stakeholders dalam penanganan persoalan
Sebagian besar waktunya non klasikal untuk melakukan
terobosan di unit organisasi guna meningkatkan kinerja
organisasi
Tahap I: Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi Tahap II: Breakthrough 1: Taking Ownership Tahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim Tahap IV Breakthrough II: Leadership Laboratory Tahap V: Evaluasi 17 Hari 12 Hari 5 Hari 60 Hari 3 Hari Pemimpin Perubahan
97 Hari
Kerja
29 hari on Campus 65 Hari Off campusBREAKTHROUGH
TAHAP I DIAGNOSA KEBUTUHAN PERUBAHAN ORGANISASION CAMPUS
OFF CAMPUS
TAHAP II TAKING OWNERSHIP TAHAP III MERANCANG PROYEK PERUBAHAN & MEMBANGUN TIM TAHAP IV IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN TAHAP VEVALUASI
1.
Memilih topik
2.
Tantangan apa yang memerlukan penyesuaian
atau perubahan
3.
Apa yang diinginkan untuk melakukan
per-ubahan
4.
Apa
permasalahan
yang
terjadi
untuk
memenuhi gap antara yang diinginkan dengan
kondisi saat ini
5.
Bagaimana peta stakeholders terkait
6.
Siapa saja tim kerjanya
7.
Apa saja kira-kira kendala pelaksanaannya
1.
Perkenalan
dengan
Coach
dan
menyusun desain awal rencana kerja
bersama
2.
Melakukan diagnosa organisasi untuk
menemukan
permasalahan
yang
memerlukan perubahan
3.
Membuat proposal proyek
dengan
bimbingan Coach dan advise dari
Mentor
4.
Mengidentifikasi
dan
memetakan
pengaruh stakeholders terkait
5.
Presentasi proposal proyek kepada
atasan
untuk
mendapatkan
6. Setelah ada persetujuan, disusun rencana kerja
pelaksanaan yang mencakup :
rencana aksi,
rencana biaya, organisasi pelaksanaan dan
sistim monitoring serta pelaporan
7. Menyusun jadwal pertemuan dengan Coach,
dalam memimpin pelaksanaan proyek, terutama
dalam menghadapi kendala yang ada
8. Presentasi hasil pengalaman memimpin proyek
perubahan pada seminar laboratorium
Melakukan eksekusi terhadap tahapan
yang ada pada format pelaksanaan
proyek perubahan
Mengambil inisiatif untuk berkomunikasi
dengan Mentor dan Coach
Melaporkan tingkat kemajuan kepada
Coach
Selalu mengacu kepada format, untuk
melihat target perubahan
Menggerakkan seluruh elemen
Mengembangkan
instrumen
dan
melakukan
perekaman
terhadap
kemajuan
yang
dihasilkan
Menyusun
laporan
proyek
perubahan
Memberi dukungan
penuh
kepada proyek perubahan
Memberi
dukungan
kepada
potensi sumberdaya
Memberi bimbingan terhadap
kendala yang dihadapi
Sebagai inspirator
Melakukan monitoring terhadap kegiatan
Reformer melalui media IT
Memberi umpan balik terhadap tingkat
kemajuan yang disampaikan Reformer
Melakukan intervensi apabila Reformer
menghadapi masalah
Memberi laporan kepada penyelenggara
tentang tingkat kemajuan Reformer
FORMULIR-FORMULIR PADA BREAKTROUGH I
(TAHAP TAKING OWNERSHIP)
14
Hari/Tgl
Kegiatan yang
dilakukan
Output
Paraf Mentor
I
II
III
IV
V
Formulir : Konsultasi dan bimbingan yang dilakukan
1. Nama Peserta :
2. Instansi : 3. Topik yang dijadikan
Project Perubahan (Lingkup Eselon IV)
:
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan Yang disiapkan Peserta
... ...dst Rekomendasi ... ... ... Samarinda, ... Mentor ( ) FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
1. Nama Peserta :
2. Instansi : 3. Nama Proyek :
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan Yang disiapkan Peserta
... ...dst Rekomendasi ... ... ...dst Samarinda, ... Coach ( ) FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
FORMULIR-FORMULIR PADA BREAKTROUGH
II (TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN)
1. Nama Peserta :
2. Instansi :
3. Judul Proyek Perubahan
:
4. Konsultasi dan bimbingan yang dilakukan ( selama Breakthrough II)
FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP
LABORATORIUM KEPEMIMPINAN
Hari /
FORMAT DOKUMEN PROPOSAL PROYEK
PERUBAHAN
01 IDENTITAS PROYEK
Judul Judul proyek perubahan yang akan dilakukan
Deskripsi Gambaran singkat mengenai proyek perubahan
Sponsor Atasan/pejabat yg ditunjuk oleh pimpinan instansi yang akan
menjadi pengarah dan pendukung proyek perubahan
Project Leader Penanggung jawab proyek perubahan
Sumber daya tim Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek
perubahan
Penjelasan singkat
Penjelasan singkat
Penjelasan singkat
02 LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM)
Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan.
03 TUJUAN
Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secara jangka panjang (satu atau dua tahun), jangka menengah (satu tahun) dan jangka pendek (16 minggu/sampai berakhirnya Diklatpim IV). Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek dan jangka menengah.
04 MANFAAT
Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya.
05 RUANG LINGKUP
Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 03
06. PERSETUJUAN
Project Sponsor:/Atasan peserta (tandatangan)
RENCANA AKSI PELAKSANAAN PROYEK
PERUBAHAN
Lembaga Administrasi Negara RI
FORMAT RNCANA AKSI PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
7. OUTPUT KUNCI (key Project DELIVERABLES)
Nama
Deskripsi
Nama output kunci yang akan dihasilkan.
Output berupa output antara (yang akan
dicapai
dalam
jangka
pendek
dan
menengah) dan output akhir yang akan
dicapai dalam jangka panjang.
Penjelasan singkat
output yang hendak
dihasilkan dalam proyek
perubahan
Isi Format rencana aksi pelaksanaan proyek perubahan sama dengan isi format dokumen proposal proyek perubahan namun ditambah dengan dengan unsur-unsur sbb. :
Lembaga Administrasi Negara RI
8. PENTAHAPAN UTAMA
Tahap Utama
Waktu
Tahapan dalam proyek perubahan merupakan
capaian capaian yang sangat penting sehingga
harus diperhatikan dalam menjamin
terlaksananya proyek perubahan secara tepat
waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda
dengan time schedule yang akan diuraikan
secara lebih rinci pada laporan Breaktrhough
II
Milestone bisa dibedakan antara tahapan
jangka pendek dan panjang
Target waktu
pelaksanaan
(minggu, bulan,
tahun)
Lembaga Administrasi Negara RI
9. TATA KELOLA PROYEK
Struktur
Deskripsi
(Penjelasan peran masing masing dalam
penyelenggaraan proyek perubahan)
Gambarkan struktur
tim/orang yang terlibat
dalam penyelenggaraan
proyek perubahan
Sponsor ...
Project Leader ….
Coach ….
Lembaga Administrasi Negara RI
10. ANGGARAN
JUMLAH
DESKRIPSI
Estimasi jumlah anggaran
yang dibutuhkan
Penjelasan peruntukan
Estimasi jumlah anggaran
yang dibutuhkan
Penjelasan peruntukan
11. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
No
Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki
sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek
perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang
berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber
penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder
internal (masih dalam satu instansi) atau eksternal yaitu
instansi lain/individu yang berpengaruh diluar instansi peserta.
Lembaga Administrasi Negara RI
12. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
NO
DESKRIPSI
Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat
kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan
proyek perubahan
13. RESIKO
NO
DESKRIPSI
Penjelasan tentang resiko yang harus diantisipasi bagi
keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai
target waktu yang telah ditetapkan.
Lembaga Administrasi Negara RI
14. KRITERIA KEBERHASILAN
Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran
tersebut harus dapat diukur misalnya dengan prosentase capaian,
norma waktu, uang dsb.
15. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
Faktor faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan
pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu.
16. DISETUJUI
Project Sponsor: Atasan peserta
(tandatangan)
– Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi
perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan.
– Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan
yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta
mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi
– Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal. – Masalah inti yang menjadi perhatian utama.
–
Menjelaskan out come dan output dari Perubahan yang
diinginkan.
–
Menjelaskan Area,Isi dan Lingkup Proyek Perubahan.
–Menjelaskan keuntungan dan kerugian.
–
Menjelaskan Kendala yang akan terjadi.
–Menjelaskan Strategi Pelaksanaan.
– Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder.
– Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder.
– Memetakan FREQWENSI hubungan kerja Stakeholder.
– Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan
– Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan.
– Menjelaskan Faktor-Faktor Keberhasilan
– Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.
