PETUNJUK TEKNIS VERIFIKASI KEUANGAN DAN INVENTARIS
AMGPM
I. PENGERTIAN
Dalam Petunjuk Teknis ini, yang dimaksud dengan :
1. Verifikasi Keuangan AMGPM adalah, pengawasan represif melalui pengujian secara administratif terhadap dokumen keuangan AMGPM dengan pedoman dan peraturan yang berlaku.
2. Pengawasan Represif adalah, pengawasan yang dilakukan dengan cara pemeriksaan. 3. Pengujian secara administratif adalah, pencocokan pencatatan baik berupa tanggal, kode
maupun angka berdasarkan bukti penerimaan dan pengeluaran kas maupun bukti pengeluaran kas, serta kelengkapan dokumen yang disyaratkan.
4. Dokumen Keuangan AMGPM adalah, Dokumen Anggaran Pendapatan dan Belanja, Buku Kas Umum (BKU), Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Kas, Laporan Penutupan Kas, Bukti Pendukung Lainnya, serta Laporan Pertanggungjawaban.
5. Tim Verifikasi adalah, Tim yang beranggotakan 3 orang, yang melakukan pengawasan pemeriksaan pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan AMGPM sesuai ART BAB IX Pasal 29.
II. PENGORGANISASIAN DAN RUANG LINGKUP VERIFIKASI
Pengorganisasian, ruang lingkup serta tugas dan wewenang Tim Verifikasi sebagaimana diamanatkan dalam Anggaran Rumah Tangga AMGPM BAB IX Pasal 29 adalah sebagai berikut: 1. Tim Verifikasi dibentuk oleh masing-masing jenjang kepengurusan berdasarkan rekomendasi dari Kongres untuk jenjang Pengurus Besar, Konferda untuk jenjang Pengurus Daerah, Konfercab untuk jenjang Pengurus Cabang dan Rapat Ranting untuk jenjang Pengurus Ranting.
2. Jumlah anggota Tim Verifikasi sebanyak 3 orang dengan masa tugas sesuai periodesasi kepengurusan untuk setiap jenjang.
3. Tugas Tim Verifikasi adalah mengadakan pemeriksaan keuangan dan melaporkan hasil kerjanya kepada lembaga legislatif di setiap tingkatan.
4. Pelaksanaan tugas Tim Verifikasi dan pelaporannya adalah pada setiap tahun kegiatan berdasarkan Anggaran Pendapatan dan Belanja setiap jenjang kepengurusan.
2.1. Pengorganisasian
2.1.1. Jenjang Pengurus Besar
a. Tim Verifikasi dipilih dan dilantik oleh Pengurus Besar berdasarkan rekomendasi Kongres.
b. Tim Verifikasi terdiri dari 3 (tiga) orang dengan susunan tim sebagai berikut : -1 (satu) orang Ketua merangkap anggota.
-1 (satu) orang Sekretaris merangkap anggota. -1 (satu) orang Anggota.
c. Susunan dan jabatan Tim Verifikasi ditetapkan oleh Pengurus Besar.
d. Masa tugas Tim Verifikasi di jenjang Pengurus Besar adalah 5 (lima) tahun atau sama dengan periodesasi kepengurusan Pengurus Besar dan dapat dipilih kembali untuk periode berikutnya.
e. Keanggotaan Tim Verifikasi terdiri dari warga Gereja Protestan Maluku yang aktif membantu pengembangan AMGPM serta memiliki kemampuan di bidang Keuangan dan Auditor.
f. Keanggotaan Tim Verifikasi berakhir jika : -Meninggal dunia.
-Tidak lagi menjadi warga Gereja Protestan Maluku.
-Diberhentikan karena melanggar disiplin organisasi dan disiplin gereja. -Mengundurkan diri secara tertulis dari keanggotaan tim.
g. Anggota Tim Verifikasi tidak dibenarkan untuk rangkap jabatan sebagai anggota tim verifikasi pada jenjang di bawahnya.
h. Anggota Tim Verifikasi tidak boleh berasal dari kepengurusan AMGPM pada jenjang yang sama maupun jenjang di bawahnya.
2.1.2. Jenjang Daerah
a. Tim Verifikasi dipilih oleh Pengurus Daerah dan dilantik oleh Pengurus Besar berdasarkan rekomendasi Konferda.
b. Tim Verifikasi terdiri dari 3 (tiga) orang dengan susunan tim sebagai berikut : - 1 (satu) orang Ketua merangkap anggota.
- 1 (satu) orang Sekretaris merangkap anggota. - 1 (satu) orang Anggota.
c. Susunan dan jabatan Tim Verifikasi ditetapkan oleh Pengurus Daerah.
d. Masa tugas Tim Verifikasi di jenjang Pengurus Daerah adalah 5 (lima) tahun atau sama dengan periodesasi kepengurusan Pengurus Daerah dan dapat dipilih kembali untuk periode berikutnya.
e. Keanggotaan Tim Verifikasi terdiri dari warga Gereja Protestan Maluku yang aktif membantu pengembangan AMGPM serta memiliki kemampuan di bidang Keuangan dan Verifikasior.
f. Keanggotaan Tim Verifikasi berakhir jika : - Meninggal dunia.
- Tidak lagi menjadi warga Gereja Protestan Maluku.
- Diberhentikan karena melanggar disiplin organisasi dan disiplin gereja. - Mengundurkan diri secara tertulis dari keanggotaan tim.
g. Anggota Tim Verifikasi tidak dibenarkan untuk rangkap jabatan sebagai anggota tim verifikasi pada jenjang di atasnya dan atau jenjang di bawahnya.
h. Anggota Tim Verifikasi tidak boleh berasal dari kepengurusan AMGPM pada jenjang yang sama maupun jenjang di atas dan di bawahnya.
2.1.3. Jenjang Cabang
a. Tim Verifikasi dipilih oleh Pengurus Cabang dan dilantik oleh Pengurus Daerah berdasarkan rekomendasi Konfercab.
b. Tim Verifikasi terdiri dari 3 (tiga) orang dengan susunan tim sebagai berikut : - 1 (satu) orang Ketua merangkap anggota.
- 1 (satu) orang Sekretaris merangkap anggota. - 1 (satu) orang Anggota.
c. Susunan dan jabatan Tim Verifikasi ditetapkan oleh Pengurus cabang.
d. Masa tugas Tim Verifikasi di jenjang Pengurus Cabang adalah 3 (tiga) tahun atau sama dengan periodesasi kepengurusan Pengurus Cabang dan dapat dipilih kembali untuk periode berikutnya.
e. Keanggotaan Tim Verifikasi terdiri dari warga Gereja Protestan Maluku yang aktif membantu pengembangan AMGPM serta memiliki kemampuan di bidang Keuangan dan Auditor.
f. Keanggotaan Tim Verifikasi berakhir jika : - Meninggal dunia.
- Tidak lagi menjadi warga Gereja Protestan Maluku.
- Diberhentikan karena melanggar disiplin organisasi dan disiplin gereja. - Mengundurkan diri secara tertulis dari keanggotaan tim.
g. Anggota Tim Verifikasi tidak dibenarkan untuk rangkap jabatan sebagai anggota tim verifikasi pada jenjang di atasnya dan atau jenjang di bawahnya.
h. Anggota Tim Verifikasi tidak boleh berasal dari kepengurusan AMGPM pada jenjang yang sama maupun jenjang di atas dan di bawahnya.
2.1.4. Jenjang Ranting
a. Tim Verifikasi dipilih oleh Pengurus Ranting dan dilantik oleh Pengurus Cabang berdasarkan rekomendasi Rapat Ranting.
b. Tim Verifikasi terdiri dari 3 (tiga) orang dengan susunan tim sebagai berikut : - 1 (satu) orang Ketua merangkap anggota.
- 1 (satu) orang Sekretaris merangkap anggota. - 1 (satu) orang Anggota.
c. Susunan dan jabatan Tim Verifikasi ditetapkan oleh Pengurus Ranting.
d. Masa tugas Tim Verifikasi di jenjang Ranting adalah 2 (dua) tahun atau sama dengan periodesasi kepengurusan Pengurus Ranting dan dapat dipilih kembali untuk periode berikutnya.
e. Keanggotaan Tim Verifikasi terdiri dari warga Gereja Protestan Maluku yang aktif membantu pengembangan AMGPM serta memiliki kemampuan di bidang Keuangan dan Auditor.
f. Keanggotaan Tim Verifikasi berakhir jika : 1. Meninggal dunia.
2. Tidak lagi menjadi warga Gereja Protestan Maluku.
3. Diberhentikan karena melanggar disiplin organisasi dan disiplin gereja. 4. Mengundurkan diri secara tertulis dari keanggotaan tim.
g. Anggota Tim Verifikasi tidak dibenarkan untuk rangkap jabatan sebagai anggota tim verifikasi pada jenjang di atasnya.
h. Anggota Tim Verifikasi tidak boleh berasal dari kepengurusan AMGPM pada jenjang yang sama maupun jenjang di atasnya.
2.2. Ruang Lingkup Verifikasi
Ruang lingkup Verifikasi dibedakan atas verifikasi keuangan dan verifikasi barang atau inventaris.
2.2.1. Ruang lingkup verifikasi keuangan yang meliputi : 1. Aspek penerimaan kas
a. Kesesuaian penerimaan dengan dokumen anggaran. b. Prosedur penerimaan kas.
c. Bukti penerimaan kas.
d. Kesesuaian pencatatan dengan bukti penerimaan kas. 2. Aspek pengeluaran kas
a. Kesesuaian pengeluaran dengan dokumen anggaran. b. Prosedur pengeluaran kas.
c. Bukti pengeluaran kas.
d. Kesesuaian pencatatan dengan bukti pengeluaran kas. 2.2.2. Ruang lingkup verifikasi inventaris yang meliputi :
1. Aspek proses pengadaan barang atau inventaris. 2. Aspek bukti kepemilikan barang atau inventaris.
3. Aspek administrasi dan pencatatan barang atau inventaris. 4. Aspek fisik dan keberadaan barang atau inventaris.
III. PROSEDUR VERIFIKASI 3.1. Dokumen Verifikasi
Daftar dokumen-dokumen yang perlu disiapkan untuk verifikasi, yaitu: a. Dokumen Anggaran Pendapatan dan Belanja.
c. Daftar Permintaan Pembayaran.
d. Kwitansi penerimaan dan pengeluaran kas e. Laporan bank untuk tahun yang diverifikasi. f. Laporan rekonsiliasi rekening bank.
g. Daftar Inventaris
h. Dokumen pendukung lainnya.
3.2. Pelaksanaan Verifikasi Keuangan
1. Waktu Verifikasi dilaksanakan berdasarkan Surat Pemberitahuan yang disampaikan oleh pengurus.
2. Pastikan pencatatan dalam Buku Kas sesuai dengan bukti penerimaan dan atau pengeluaran kas.
3. Pastikan semua transaksi dalam buku kas diposkan dengan benar ke dalam laporan keuangan atau laporan realisasi APB. Artinya, penerimaan dan pengeluaran dimasukkan ke akun atau mata anggaran yang sesuai pada laporan realisasi Aanggaran Pendapatan dan Belanja.
4. Ulas semua laporan keuangan menurut Kelompok, Bagian, Pos, Pasal dan Ayat.
5. Ulas laporan posisi kas untuk periode yang diverifikasi. Pastikan semua transaksi sudah dihitung dan dicatat dengan benar. Semua penerimaan dan pengeluaran harus dicatat dan dipastikan kebenarannya.
6. Pastikan kepatuhan bendahara terhadap aturan yang berlaku.
7. Selesaikan kertas kerja verifikasi keuangan. Kertas kerja ini adalah kesimpulan semua aktivitas pada periode yang verifikasi. Di antaranya:
• Saldo kas awal periode
• Semua tanda terima pada periode yang diverifikasi
• Semua bukti pengeluaran pada periode yang diverifikasi
• Kas pada akhir periode
8. Beri saran perbaikan pada pengurus untuk pengendalian internal. Jika diminta, nilailah kinerja pengurus terhadap anggaran pendapatan dan belanja.
9. Tentukan opini verifikasi. Pada kesimpulan verifikasi, verifikator harus memberikan opini. Dokumen ini menyatakan apakah informasi keuangan yang disajikan pengurus sudah bebas kesalahan dan dilaporkan dengan benar sesuai aturan yang berlaku. 10. Verifikator mengajukan laporan hasil verifikasi yang telah ditandatangani. Pernyataan
bahwa verifikator telah menyelesaikan verifikasi dan melaporkan apakah laporan keuangan yang disajikan sudah akurat atau bermasalah. Jika verifikator menemukan masalah, misalnya kwitansi yang hilang (tanpa penjelasan) atau salah hitung, ungkapkan semuanya di dalam laporan ini. Akan cukup membantu jika verifikator menyertakan semua informasi yang dirasa dapat membantu memperbaiki masalah atau mencegah keterulangan untuk periode verifikasi selanjutnya.
3.2.1. Prosedur Verifikasi Kas dan Setara Kas 3.2.1.1. Pengertian Kas dan Setara Kas
Kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan kas di bank (cash on bank), sedangkan setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah yang dapat ditentukan dan memiliki risiko perubahan nilai yang tidak signifikan. Kas merupakan harta lancar entitas atau organisasi yang sangat menarik dan mudah untuk diselewengkan. karena menyangkut dengan penerimaan dan pengeluaran kas maka perlu pengendalian internal (internal control) yang baik atas kas dan bank.
3.2.1.2. Tujuan Verifikasi atas Kas dan Setara Kas
Verifikasi atas kas dan setara kas dilakukan untuk meyakinkan bahwa :
1. Posisi kas dan setara kas pada tanggal penutupan kas benar-benar ada dan merupakan milik organisasi (existence and ownership).
2. Semua transaksi kas dan setara kas telah dicatat dengan lengkap dan merupakan transaksi yang sah (completeness)
3. Kas di bank seperti yang dinyatakan dalam rekonsiliasi telah dijumlahkan dengan benar dan sesuai dengan buku besar (mathematical accuracy)
4. Kas di bank seperti dinyatakan dalam rekonsiliasi adalah absah dan benar (validity and valuation)
5. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dicatat dalam periode yang tepat (cut-off). 6. Kas dan setara kas telah diungkapkan dengan benar (disclosure).
3.2.1.3. Prosedur Verifikasi Kas di Tangan
1. Lakukan perhitungan kas (cash count) untuk dibuatkan berita acara pemeriksaan. 2. Yakinkan bahwa buku kas telah ditutup per tanggal pemeriksaan dan semua bukti
pengeluaran dan penerimaan telah dibukukan.
3. Bandingkan saldo kas menurut perhitungan kas dengan saldo buku kas.
4. Bandingkan selisih realisasi pendapatan dan belanja pada Laporan Realisasi Anggaran (Sisa Lebih Perhitungan Anggaran) dengan saldo buku kas.
5. Periksa penjumlahan (footing/cross footing) lembaran-lembaran buku kas, perhatikan pemindahan saldo pada lembaran tersebut ke lembaran berikutnya.
6. Pastikan bila ada kas yang dalam mata uang asing telah dikonversikan ke dalam kurs yang benar per tanggal penutupan kas.
7. Buat daftar koreksi yang diperlukan.
8. Buat kesimpulan dan komentar hasil pemeriksaan kas yang perlu diketahui oleh pengurus serta saran perbaikan kepada bendahara yang juga merupakan salah satu penilaian terhadap mutu verifikasi.
3.2.1.4. Prosedur Verifikasi Kas di Bank
1. Lakukan prosedur konfirmasi untuk semua akun bank, baik yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif.
2. Minta dari bendahara hasil rekonsiliasi bank dan periksa kebenaran rekonsiliasi tersebut (meliputi pencocokan saldo R/K dengan saldo buku besar bank, pemeriksaan cek/giro yang masih beredar (outstanding check) dan setoran dalam perjalanan (deposit in transit) ).
3. Yakinkan bahwa saldo bank dalam mata uang asing telah dikonversikan ke dalam kurs yang benar per tanggal neraca.
4. Yakinkan bahwa setiap pembukuan dan penutupan rekening bank mendapat persetujuan dari pleno pengurus. Mintalan informasi mengapa perlu dibuka rekening baru maupun alasan dari penutupan rekening.
5. Yakinkan bahwa semua rekening di bank atas nama organisasi, bukan perorangan. 6. Perhatikan apakah ada kelebihan saldo di bank yang tidak digunakan dalam waktu
singkat dan sarankan untuk didepositokan untuk mendapat tingkat bunga yang lebih tinggi.
7. Periksa pendebitan dan pengkeditan yang ada dalam buku kas.
8. Buat kesimpulan dan komentar hasil pemeriksaan bank yang perlu diketahui oleh pengurus.
3.3. Prosedur Verifikasi Harta Milik
1. Minta daftar inventaris organisasi.
2. Periksa tambahan-tambahan harta milik organisasi dalam tahun berjalan. 3. Periksa pengurangan-pengurangan harta milik organisasi dalam tahun berjalan. 4. Pastikan bahwa barang yang tercatat benar-benar ada.
5. Pastikan kondisi masing-masing barang
6. Mengesahkan dengan menandatangani Daftar Inventaris sebagai bukti bahwa barang atau harta milik telah diinventarisir dengan benar.
3.4. Sistimatika Pelaporan Verifikasi Keuangan dan Harta Milik 3.4.1. Sistimatika Pelaporan Verifikasi Keuangan
- Judul Laporan ditulis dengan contoh sebagai berikut :
LAPORAN PEMERIKSAAN KEUANGAN
PENGURUS BESAR AMGPM/PENGURUS AMGPM DAERAH/CABANG/RANTING ... TAHUN ...
Isi Laporan yang memuat : I. PENDAHULUAN
1. Dasar Pemeriksaan 2. Tujuan Pemeriksaan 3. Objek Pemeriksaan
II. HASIL PEMERIKSAAN
1. Data Khusus
- Nama Bendahara
- Nama Atasan Langsung
- Buku Yang Digunakan dalam pemeriksaan
2. Pemeriksaan Kas :
A. Sisa Tahun Anggaran ... :
Realisasi Penerimaan :
Tanggal penutupan kas sebelumnya s/d 31 Desember ...
Realisasi Belanja :
Tanggal penutupan kas sebelumnya s/d 31 Desember ...
Saldo per 31 Desember ...
Rp.
Rp. Rp.
B. Tahun Anggaran ... :
Realisasi Penerimaan :
01 Januari s/d tanggal penutupan kas saat ini
Realisasi Belanja :
01 Januari s/d tanggal penutupan kas saat ini
Saldo per tanggal penutupan kas saat ini
Rp.
Rp. Rp.
3. Perincian posisi Kas/Bank per tanggal penutupan kas
Uang Tunai Rp.
Simpanan Uang di Bank termasuk bunga
(Rek...No...) Rp.
Jumlah Rp.
III. TEMUAN HASIL PEMERIKSAAN IV. KESIMPULAN
Pada bagian akhir laporan harus dicantumkan tanggal pemeriksaan dan ditandatangani oleh Bendahara Umum ________________________ Tim Verifikasi : 1. _________________ 2. _________________ 3. _________________ Mengetahui ; PENGURUS AMGPM ___________________________________________ Ketua Umum/Daerah/Cabang/Ranting
Laporan verifikasi keuangan wajib melampirkan Register Penutupan Kas dengan susunan sebagai berikut :
REGISTER PENUTUPAN KAS
Tanggal Penutupan Kas : Nama Pemegang Kas :
Jabatan :
Tanggal Penutupan Kas yang lalu :
Jumlah Total Penerimaan/Pendapatan s/d tanggal penutupan kas Rp.
Jumlah Total Pengeluaran/Belanja s/d tanggal penutupan kas Rp.__________________ Saldo Buku Rp.
Saldo Kas sebesar Rp. 1. Uang Tunai :
- Lembar Uang Kertas : Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. 100.000,- 50.000,- 20.000,- 10.000,- 5.000,- 2.000,- 1.000,- ... ... ... ... ... ... ... Lembar Lembar Lembar Lembar Lembar Lembar Lembar Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. - Uang Logam Kepingan Kepingan Kepingan Kepingan Kepingan Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. 1.000,- 500,- 200,- 100,- 50,- - - - ... ... Koin Koin Koin Koin Koin Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Jumlah Rp. 2. Saldo Bank Bank ... Rp. Saldo Kas Rp. Selisih Rp. KETERANGAN
Register penutupan kas ditutup dengan menyebutkan tanggal penutupan kas atau tanggal pemeriksaan kemudian ditandatangani oleh ketua tim verifikasi dan bendahara umum.
3.4.2. Pelaporan Verifikasi Harta Milik
Dalam hal pelaporan hasil verifikasi harta milik/barang inventaris, merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelaporan hasil verifikasi keuangan.
Tim verifikasi mengesahkan dengan menandatangani Daftar Inventaris sebagai bukti bahwa barang atau harta milik telah diinventarisir dengan benar.
