9 BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum 2.2.1 Komunikasi
Manusia merupakan mahluk sosial, sehingga tidak dipungkiri apabila setiap manusia tidak terlepas dari peran manusia satu dengan yang lainnya.
Hal ini membuat manusia membutuhkan interaksi dengan sesamanya guna memenuhi kebutuhan hidup. Interaksi antar manusia merupakan suatu proses komunikasi yang dibangun untuk penyampaian pesan. Secara generalis, komunikasi merupakan penyampaian pesan dari komunikantor kepada komunikan.
Menjurut Houland dalam Effendy ( 2001 : 4 ) mengenai proses komunikasi yakni “ the process by which individual ( the communicator ) stimuli ( ussualy verbal symbol ) to modify the behaviour of other individual ( communicates ) “ yang artinya proses individu menyampaikan stimulus ( biasanya berupa simbol verbal ) untuk merubah perilaku individu lainnya yaitu komunikan.
William G. Scott dalam Suprapto (2009 : 10) mengemukakan mengenai faktor-faktor yang mempengarugi proses komunikasi, antara lain:
1. The Act, perbuatan komunikasi menginginkan pemakaian lambang-lambang yang dapat dimengerti secara baik dan hubungan-hubungan yang dilakukan oleh manusia. Pada umumnya lambang-lambang tersebut dinyatakan melalui bahasa atau dengan keadaan tertentu tanda-tanda lain dapat dipergunakan.
2. The Scene, adegan sebagai salah satu faktor dalam komunikasi ini menekankan hubungan dengan lingkungan komunikasi. Adegan ini menjelaskan apa yang dilakukan, simbol apa yang digunakan dan arti apa yang dikatakan. Dengan kata lain adegan merupakan seseuatu yang akan dikomunikasikan melalui simbol.
3. The Agent ,para individu yang mengambil bagian dalam komunikasi dinamakan pelaku komunikasi, seperti pengirim dan penerima yang terlibat dalam komunikasi ini yang peranannya sering kali saling menggantikan dalam situasi komunikasi yang berkembang.
Dalam komunikasi, persentasi merupakan salah satu bentuk didalamnya yang digunakan untuk menjual suatu ide tertentu didepan pendengar. Hal ini perlu diketahui dan dilatih bagi mereka yang sering menggunakannya.
2.2.2 Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi mencangkup komunikasi yang terjadi didalam dan diantara lingkungan yang luas. Jenis komunikasi ini sangat bervariasi karena meliputi komunikasi interpersonal, kesempatan berbicara didepan publik (presentasi yang dilakukan oleh para ekslusif dalam perusahaan), kelompok kecil, dan komunikasi dengan menggunakan media. Pada komunikasi ini merupakan jaringan analisis komunikasi pada suatu organisasi karena perusahaan adalah suatu organisasi yang terdiri dari suatu kumpulan atau sistem individu-individu yang pada umumnya berusaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pembagian kerja yang telah ditetapkan. (Suprapto, 2009 : 109)
Selain itu adapun pengertian komunikasi menurut (Fajar, 2009 : 31 ) yaitu suatu proses dimana sumber mentrasmisikan pesan kepada penerima melalui beragam saluran. Misalnya seorang sumber pesan menyampaikan pesan kepada target sasaran komunikan melalui beragam saluran dengan berbagai media apapun.
Adapun pengertian komunikasi organisasi menurut (Wiryanto, 2004 : 52) dalam bukunya yang berjudul pengantar ilmu komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan komunikasi didalam kelompok formal maupun informal didalam organisasi. Dalam komunikasi organisasi, terdapat dua jenis saluran yakni diantaranya komunikasi formal dan informal.
1. Komunikasi formal, dalam struktur organisasi ada kaitannya dalam penyampaian sebuah informasi, seperti proses penyampaian informasi dari manajer kebawahan ataupun dari manajer kebawahan.
2. Komunikasi informal, dalam saluran komunikasi ini tidak dapat dielakan, jaringan komunikasi ini dapat digunakan oleh para manajer untuk memonitor para karyawannya dalam melakukan tugasnya.
2.2.3 Definisi Public Relation
Sebagian besar orang beranggapan, bahwa membangun merek atau citra pertama kali menggunakan iklan secara besar-besaran. Akan tetapi fakta membuktikan ternayata perusahaan yang telah menggeleda dunia membangun merek atau citranya untuk pertama kali menggunakan public relation. Public relations melibatkan berbagai program yang dirancang untuk mempromosikan atau membangun citra perusahaan atau produknya. Suyanto (2004:62)
Public Relation memiliki peranan dalam konteks komunikasi, hal ini dikarenakan setiap perubahan yang ada harus diinformasikan secara internal dan eksternal. Sasaran dari tugas komunikasi ini adalah mengirim pesan penting dari perubahan. Public Relation merupakan pendekatan yang sangat strategis dengan menggunakan konsep-konsep komunikasi (Kasali :2005 :1).
Sedangkan (Jefkins, 2003:10) mendefinisikan public relation adalah suatu bentuk komunikasi yang terencana, baik itu kedalama maupun keluar, antara suatu organisasi dengan sesama khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik berlandaskan pada saling pengertian.
(Chriss Fill, 2005:5) menjelaskan bahwa public relation merupakan sarana promosi massal yang dilakukan dengan menjalin hubungan antara berbagai konsumen perusahaan dan masyarakat umum, dengan tujuan untuk membangun citra perusahaan yang positif serta mengatasai berbagai kabar angin yang tidak sesuai dengan kenyataan.
Public Relation sangat menentukan kelangsungan hidup lembanga, organisasi dan perusahaan. Dalam kaitannya dengan pemaparan tersebut, dapat dikatakan bahwa public relations berfungsi untuk menumbuhkan relasi baik antar setiap komponen, menumbuhkan motivasi, menggiatkan partisipasi.
Dalam bukunya Assumpta membedakan Publik Relation menjadi dua, yakni internal Public dan eksternal Public. Public relations internal adalah seluruh jajaran personel dalam organisasi dari top manajemen sampai dengan lapisan yang terbawah. Sedangkan public relations eksternal adalah pribadi atau kelompok publik yang terkait dalam suatu kegiatan public relations yang merupakan pelaksanaan fungsi public relations.
Definisi menurut British Institute Of Public Relation yang dikutip dari (Jefkins ,2003 : 9) yang memaparkan :
“public relations adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya”
Selain itu, muncul definisi deskriptif praktis dari Tony Greener dalam bukunya kiat sukses public relation yang menyatakan bahwa :
Public relations menciptakan reputasi bagi perusahaan, organisasi, dan individu yang bertujuan menjaga nama baik suatu perusahaan atau organisasi dengan cara menyelenggarakan kampanye untuk meningkatkan kesadaran terhadap produk dan layanan kepada khalayaknya. (2002 : 4).
Berdasarkan definisi diatas dapat ditarik kesimpulan public relations menciptakan dan memelihara good will untuk mendapatkan saling pengertian dan memahami harapan-harapan baik dari pihak perusahaan dan konsumen dengan tujuan agar terciptanya saling memahami antara pihak perusahaan dan konsumen guna mempermudah perusahaan dalam mempresentasikan dan menginformasikan perusahaanya kepada konsumen yang saling menguntungkan.
2.2.3.1 Strategi Public Relations
Dalam pemaparan (Kriyantono, 2008 : 23-25 ) strategi public relation disingkat menjadi PENCILS , yaitu :
Publications : Fungsi public relation menyelenggarakan publikasi atau menyebar luaskan informasi melalui media tentang berbagai aktivitas atau kegiatan perusahaan yang layak diketahui oleh publik.
Event : merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan
produk, memperkenalkan diri kepublik serta bertujuan untuk mempengaruhi opini publik.
News : menciptakan berita melalui berbagai media.
Community involement : mengadakan kontak sosial dengan masyarakat yang
bertujuan untuk menjaga hubungan baik dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakili.
Informasi or image : informasi yang diberikan seorang public relation harus menarik perhatian dan memiliki harapan memberikan dampak citra positif.
Lobbying : keterampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan
kemampuan bernegosiasi bagi seorang public relation dengan tujuan untuk mencapai kesepakatan mendukung kelangsungan bisnis perusahaan.
Social responbility : memiliki tanggung jawab sosial dalam aktivitas public
relation deengan mewujudkan bahwa perusahaan memiliki kepedulian guna untuk meningkatkan citra.
2.2.3.2 Peranan Public Relations
Nova dalam bukunya yang berjudul crisis Public Relation (2009:25) membagi peranan public relations menjadi empat bagian, sebagai berikut :
1. Penasehat ahli ( expert prexcriber ), seorang praktisi pakar public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu dan mencari solusi dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan publiknya. Hubungan antara manajemen dengan PR seperti dokter dengan pasiennya, yang dimana manajemen organisasi mempercayai apa yang disarankan public relations dalam mengatasi masalah yang dihadapi.
2. Fasilitator Komunikasi, dalam hal ini praktisi public relations bertindak sebagai komunikator atau mediator yang membantu pihak manajemen mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Selain itu juga dipihak lain public relations dituntut mampu untuk menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan organisasi kepada publiknya. Dengan adanya timbal balik, diharapkan timbulnya saling pengertian, saling percaya dan saling menghargai antara kedua belah pihak.
3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah, peranan public relations dalam proses pemecahan persoalan public relations ini untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasehat hingga mengambil tindakan eksekusi dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.
4. Teknisi Komunikasi, dalam hal ini menjadikan praktisi public relations sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi.
2.2.3.3 Fungsi dan Peranan Public Relations
Fungsi dari public relations menurut Cutlip dalam buku Effective Public Relations (2005 : p.8) sebagai berikut :
a. Menunjang aktivitas utama manajemen untuk mencapai tujuan bersama.
b. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan beragam publik sasaran.
c. Mengidentifikasi opini, persepsi, dan tanggapan publik terhadap organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya.
d. Melayani keinginan publik organisasi dan memberikan saran kepada pihak manajemen demi tercapainya tujuan dan manfaat bersama.
e. Menciptakan komunikasi dua arah dan mengatur arus informasi, publikasi, serta pesan dari organisasi kepada publiknya, atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif dari kedua belah pihak.
Mengenai pendapat komunikasi dua arah, (Suhandang ,2004 : 22) yang menyatakan bahwa tugas public relations adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, serta muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dengan publik. Dengan demikian, maka peran PR tesbut bersifat dua arah yaitu berorientasi ke dalam dan ke luar.
Sedangkan secara umum fungsi public relations menurut Dr. Rex F Harlow (1988) (Ruslan , 2008 :20) yaitu sebagai berikut:
a. Public Relations sebagai metode komunikasi. public relations merupakan rangkaian atau sistem kegiatan komunikasi yaitu public relations memiliki hubungan fungsional dengan organisasi dalam mengefektifkan dan mengefisiensikan upaya-upaya pencapaian tujuan organisasi.
b. Public Relations sebagai perwujudan (state of being) State of Being yang dimaksud adalah perwujudan kegiatan komunikasi yang “dilembagakan” dalam bentuk biro, divisi maupun bagian.
2.2.3.4 Sasaran Public Relation
H. Fayol (dalam Nova : 2009 : 43) memaparkan mengenai sasaran public relation, salah satunya ialah membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image) yang didalamnya menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif serta mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.
Sedangkan, menurut IPRA (The International Public relations associations), public relations adalah fungsi manajemen yang terencana dan berkesinambungan, yang dengan itu organisasi – organisasi dan lembaga – lembaga yang bersifat umum dan pribadi berupaya membina pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang ada kaitanya atau yang mungki nada hubungannya dengan jalan menilai pendapat umum diantara mereka, untuk mengorelasikan, sedapat mungkin, kebijaksanaan dan tata cara mereka, yang dengan informasi yang bercencana dan tersebar luas, mencapai kerja sama yang lebih produktif dan pemenuhan kepentingan bersama yang lebih efisien. Effendi (2006 : 116- 117)
Dengan berbagai definisi di atas, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa public relations merupakan fungsi manajemen yang dilakukan secara
terencana demi mendapatkan perhatian dari publik sehingga publik dapat memahami informasi maupun program yang dibuat.
2.2.3.5 Tujuan Public Relations
Nova (2009 : 40) mengelompokan tujuan public relations sebagai berikut : 1. performance objective
public relations merupakan kegiatan komunikasi yang mempresentasikan citra perusahaan kepada publiknya, serta melaksanakan serangkaian kegiatan untuk membentuk identitas dan citra perusahaan dimata stakeholders.
2. support of consumer market objective
Kegiatan public relations dapat digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan yang timbul sehubungan dengan masalah komunikasi yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan menitikberatkan pembahasan pada identifikasi tingkat kesadaran konsumen, sikap, dan persepsi konsumen terhadap produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan. Setelah itu hasil identifikasi dijadikan sebagai bahan pertimbangan perusahaan dalam pendekatan dan penerapan strategi yang sesuai.
Dalam pengelompokannya, Nova menyimpulkan bahwa berbagai macam tugas public relations, tujuan yang ingin dicapai dalam bidang public relations adalah untuk memperoleh dan menjalin hubungan yang baik dari komunikasi internal maupun komunikasi pihak eksternal.
Menurut Abdurrachman (dalam jaya, 2008 : 21) salah satu tujuan external public relations adalah untuk mengeratkan hubungan dengan orang-orang diluar perusahaan sehingga terbentuk opini public yang favorable terhadap perusahaan itu. Berdasarkan perusahaan itu tugas penting public relations eksternal adalah
mengadakan komunikasi yang efektif, yang sifatnya persuasif dan informatif yang ditunjukan kepada sasaran publik.
Dari definisi tersebut penulis menyimpulkan, strategi public relations dalam perusahaan magnivate yakni melalui salah satu kegiatan komunikasi eksternal yang dilakukan public relations bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan publik atau client sehingga dengan hubungan baik tersebut public relations dapat memanfaatkan hubungan terhadap publik untuk menjelaskan, menginformasikan, mengubah pengetahuan publik serta mendorong publik sasarannya untuk melakukan tindakan sesuai dengan planning yang telah disusun untuk tujuan perusahaan serta memperoleh hasil yang pada intinya adalah citra baik perusahaan dimata publik sasarannya.
2.2.4 Defenisi Citra
Perusahaan tidak bisa lepas dengan komunitasnya. Hal ini dikarenakan antara perusahaan dengan komunitas memiliki hubungan timbal balik antar satu sama lain. Komunitas merupakan sekumpulan masyarakat sosial yang saling beriteraksi. Dengan adanya interaksi ini akan tercipta suatu citra yang dibangun baik dari sisi komunitas maupun perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki keinginan untuk mempunyai citra yang baik pada setiap padandangan publik atau sasaran perusahaaan. Dalam kamus besar bahasa Indonesia, pengertian mengenai citra ialah : (1) kata benda : gambar, rupa, gambaran ; (2) gambaran yang dimiliki orang banyak mengenai pribadi, perusahaan, organisasi dan produk ; (3) kesan mental atau bayangan visual yang ditimbulkan oleh sebuah kata, fase maupun kalimat dan merupakan unsur dasar
yang khas dalam karya puisi ; (4) data atau informasi dari potret udara untuk bahan evaluasi.
Adapun Menurut Buchari Alma mengenai citra yakni :
“kesan yang diperoleh sesuai dengan pengetahuan dan pengalaman seseorang tentang sesuatu.” (2002:317)
Sutisna mengungkapkan :
“citra adalah total persepsi terhadap suatu objek yang dibentuk dengan memproses informasi dari berbagai sumber setiap waktu.” (2001:83)
Sedangkan Soemirat (2007:113) berpendapat bahwa “citra merupakan bagaimana pihak lain memandang sebuah perusahaan, seseorang, suatu komite, atau suatu aktivitas.”
2.2.4.1 Pembentukan Citra
Menurut John Nimpoeno dalam Ardianto (2010:101) pembentukan citra dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 1 Pembentukan Citra
1. Stimulus : Rangsangan ( Kesan lembaga yang diterima dari luar untuk membentuk persepsi.)
2. Persepsi : (1) Hasil pengamatan terhadap unsur lingkungan yang langsung dikaitkan dengan suatu pemahaman, (2) Pembentukan makna pada stimulus indrawi.
3. Kognisi : Aspek pengetahuan yang berhubungan dengan kepercayaan ide dan konsep.
4. Motivasi : Kecenderungan yang menetap untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan sedapat mungkin menjadi kondisi kepuasan maksimal bagi individu setiap saat
5. Sikap : Hasil evaluasi posotif atau negatif terhadap konsukuensi- konsukuensi penggunaan suatu objek.
6. Tindakan : akibat atau respon individu sebagai organisme terhadap rangsangan-rangsangan yang berasal dari dalam dirinya maupun lingkungannya.
7. Respons : Tindakan-tindakan seseorang sebagai reaksi terhadap rangsangan atau stimulus.
2.2.4.2 Jenis –Jenis Citra
Menurut M. Linggar Anggoro dalam bukunya Teori dan Profesi Kehumasan (2001: 59-68), terdapat beberapa jenis citra yakni :
1. Citra bayangan : citra yang dianut oleh orang dalam mengenai pandangan luar terhadap organisasinya.
2. Citra yang berlaku : citra atau pandangan yang melekat pada pihak-pihak luar mengenai suatu organisasi.
3. Citra harapan : suatu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen.
Biasanya citra harapan lebih baik daripada citra yang ada.
4. Citra perusahaan : citra dari suatu organisasi secara keseluruhan, jadi bukan citra atas produk dan pelayanannya saja.
Dikaitkan dengan penelitian ini maka penulis menarik kesimpulan bahwa akan terbentuk suatu citra terhadap publik sasaran itu sendiri setelah terjalin suatu hubungan yang baik antara kedua belah pihak dan sampainya informasi kepada publik sasaran melalui presentasi yang dilakukan oleh public relations lobbying sehingga memperoleh peluang dalam pembentukan citra perusahaan.
2.3 Teori Khusus
Teori khusus merupakan berbagai teori yang berkaitan dengan praktisi yang dilaksanakan dan digunakan dalam penelitian.
2.3.1 Strategi Public relations
Gareth R. Jones (2007: 32) memaparkan pengertian strategi, yakni “ strategy is the specific pattern of decisions and action that manager take to use lose competences to achieve a competitive advantage and out perform competitors “ . Strategi merupakan tindakan untuk membuat suatu pola yang dbuat oleh manager dengan tujuan untuk mengalahkan pesaing.
Adapun pengertian strategi menurut J L Thompson (1995) dalam Oliver 2001 : 2 adalah strategi sebagai cara untuk mencapai sebuah hasil. Hasil akhir menyangkut tujuan dan sasaran organisasi.
Sedangkan Soemirat dan Ardianto (2010: 91) menjelaskan bahwa
“strategi” sendiri mempunyai pengertian yang terkait dengan hal-hal seperti kemenangan, kehidupan atau daya juang. Artinya menyangkut dengan hal-hal yang berkaitan dengan mampu atau tidaknya perusahaan atau organisasi mengahadapi tekanan yang muncul dari dalam atau dari luar.
Kegiatan dan sasaran Public Relations sebagaimana yang disebutkan oleh H.Fayol dalam Jefkins (2003: 26) adalah menciptakan identitas dan citra perusahaan yng positif serta mendukung kegiatan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan berbagai pihak.
2.3.2 Lobbying
Menurut Reddy dalam bukunya Effective Public Relations and Media Strategy (2009: 21) , Lobbying berasal dari kata latin lobia yang berarti
percakapan yang berjalan pertama kali dan digunakan dalam arti biara monastik.
Dari kata latin munculah lobbying sebagai salah satu teknik manajemen untuk mempengaruhi proses legislatif. Jadi lobbying merupakan proses di mana individu atau organisasi berusaha untuk mempengaruhi target sasaran. Melobi ditujukan untuk mengarahkan perhatian dengan tujuan mempengaruhi urusan legislatif dan peraturan pemerintah di negara lokal dan tingkat nasional. Hal ini juga diarahkan terhadap masyarakat non pemerintah yang suaranya didengar oleh anggota parlemen / anggota DPR dan atau pejabat dalam pemerintahan.
Adapun fungsi dari Lobbying yang dipaparkan oleh Reddy, adalah sebagai berikut :
Fungsi Lobbying:
1.Untuk menginformasikan dan menyampaikan fungsi persuasive kepada para pejabat atau badan organisasi atau perusahaan lain.
2.Untuk membujuk dan bertindak
3.Untuk memantau pelaksanaan keputusan dan hukum yang mempengaruhi perusahaan.
Namun selain pemaparan diatas, Reddi memaparkan kembali mengenai Lobbying dalam suatu perusahaan, yakni dimana Melobi di sisi lain adalah kegiatan yang lebih spesifik yang dimana seorang pelobi bergerak atas nama sebuah perusahaan atau organisasi yang tidak hanya berkaitan dengan pemerintahan akan tetapi praktis lobbying ini juga sering kali digunakan dalam hubungan perusahaan atau bisnis dalam melakukan persuasif dan negosiasi.
Sama halnya yang dkatakan Nova (2009:43) yang dimana Lobbying merupakan keterampilan untuk melobi yang dilakukan melalui pendektan pribadi dan
kemampuan untuk bernegosiasi sangat diperlukan bagi seorang public relations.
Tujuan dari melobi ialah untuk mencapai kesepakatan atau memperoleh dukungan dari individu serta lembaga atau hal yang berpengaruh dengan kelangsungan bisnis perusahaan.
Menurut Kartajaya pengertian Lobbying adalah kontak pribadi yang dilakukan secara informal untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuannya untuk mengingatkan, mendorong maupun menembus konsumen yang sulit dikontak dengan cara
“biasa”.
2.3.3 Peran Public Relations
1. Penasehat ahli, seorang praktisi pakar public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu dan mencari solusi dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan publiknya. Hubungan antara manajemen dengan PR seperti dokter dengan pasiennya, yang dimana manajemen organisasi mempercayai apa yang disarankan public relations dalam mengatasi masalah yang dihadapi.
2. Fasilitator Komunikasi, dalam hal ini praktisi public relations bertindak sebagai komunikator atau mediator yang membantu pihak manajemen mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Selain itu juga dipihak lain public relations dituntut mampu untuk menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan organisasi kepada publiknya. Dengan adanya timbal balik, diharapkan timbulnya saling pengertian, saling percaya dan saling menghargai antara kedua belah pihak.
Untuk memahami peran seorang public relations dalam manajemennya, dapat dilihat dari sisi proses-nya, seperti yang di katakan oleh Riant Nugroho (2010 :
3), bahwa prosesnya dapat dijadikan suatu model, yaitu planing, organizing, implementing dan controling.
2.2.4 Bentuk Komunikasi Organisasi
a. Komunikasi internal, komunikasi ini merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide didalam organisasi. Sebagai karyawan kita merupakan orang pertama yang mendengar keluhan pelanggan atau mengethaui keadaan dilapangan yang mempengaruhi income perusahaan. Dan untuk mengetahui menjamin keberlangsungan komunikasi internal yang baik kita menggunakan :
- jaringan komunikasi formal, komunikasi yang dilakukan berdasarkan struktur organisai perusahaan. Walaupun dalam kenyataannya keberadaan struktur tersebut tidak menghalangi seluruh komponen dalam melakukan komunikasi.
- jaringan komunikasi informal, komunikasi yang terjadi diantara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial.
Perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk memberikan tanggapan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi dilapangan dalam suatu jaringan komunikasi informal.
b. Komunikasi Eksternal, komunikasi ini dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna untuk mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan masyarakat, pelanggan, klien ataupun stakeholders eksternal yang berhubungan dengan perusahaan.
Dalam buku Dasar- Dasar Public Relation (Assumpta,2002: 97) menjelaskan mengenai komunikasi eksternal adalah komunikasi dengan public luar, antarorganisasi. Dalam organisasi, komunikasi dengan luar atau komunikasi eksternal lebih banyak dilakukan oleh Public Relation. Jadi komunikasi ekstrenal terdiri dari dua jalur secara timbal balik, yaitu komunikasi dari organisasi kepublik dan publik ke organisasi. Komunikasi dari organisasi kepublik pada umumnya bersifat informatif, yang dimana dibuat sedemikian rupa sehingga publik merasa ada keterlibatan.
Berkomunikasi yang baik dan efektif akan menghasilkan keuntungan yang tinggi. Komunikasi dua arah yang efektif harus dipandang sebagai satu-satunya alat oleh public relations yang dimanfaatkan dalam mengembangkan organisasinya. Organisasi yang mampu memadukan dan mengitegasikan keinginan dan kebutuhan para pengguna jasa maka akan membuat para pelanggan mandapatkan kepuasan serta mampu berkembang dan memanfaatkan kemajuan bagi organisasinya. Dalam fugsinya, public relations menempatkan komunikasi itu sentral, komunikasi merupakan suatu aspek dari public relations serta komunikasi eksternal merupakan aspek dari Public Relations eksternal.
(Assumpta, 2002: 112).
2.2.5 Presentasi
Presentasi adalah pertukaran informasi antara pembicara dengan audien.
Audien menerima informasi dan bereaksi atas informasi yang diterimanya tersebut. Keberhasilan informasi ditentukan dari seberapa banyak informasi yang didapat dan diterima oleh audien serta reaksi yang diberikan audien yang diharapakan pihak penyedia atau pembicara. Power point merupakan salah satu
alat untuk menyampaikan presentasi yang dimana dapat disertai dengan ilustrasi suara, animasi teks, foto, video dan lain sebagainya yang dimainkan saat presentasi. ( Isroi, 2005 : 25 )
Adapun presentasi menurut Ees (2007: 2) adalah sebuah kegiatan yang menunjukan atau menyajikan sebuah informasi atau gagasan kepada orang lain.
Dalam kegiatan presentasi dibutuhkan seseorang yang memiliki kemampuan untuk menjelaskan informasi dengan baik.
2.2.5.1 Unsur-unsur Presentasi
Presentasi yang paling sederhana ialah dengan menggunakan slide show yang dibuat dengan Microsoft Power Point. Hal ini dikarenakan dapat menganimasikan teks, menyipsikan foto, video, animasi serta suara.
Keberhasilan presentasi terletak pada empat unsur yang ada didalamnya, yakni : 1. Presenternya, orang yang menyampaikan presentasi secara langsung didepan
audience.
2. Materi yang disampaikan, bahan yang ingin dikomunikasikan dengan sasaran atau audince.
3. Sarana yang dipergunakan, slide show yang disusun berdasarkan materi yang ingin disampaikan.
4. Audience, sasaran yang dijadikan sebagai penerima informasi. Apabila semua unsur telah dipersiapkan, namun tidak ada audience yang menghadiri sebagaimana yang dimaksud dengan sasaran penerima informasi, maka rangkaian acara tesebut tidak akan sukses seperti yang diinginkan. ( Kusrianto, 2007 : 3 )
Selain itu, dalam bukunya Kusrianto (2007:10) mengelompokan presentasi menjadi tiga model, sebagai berikut :
1. Model presentasi persuasif, persuasif artinya merayu, membujuk, menghibau.
Contoh model presentasi ini adalah memperkenalkan produk baru dalam kegiatan marketing, pengarahan pada masyarakat dan sebagainya.
2. Model presentasi penyampaian informasi, hasil presentasi model ini sangat menentukan apakah diterima atau sebaliknya. Selain itu pembicara akan mempertanggung jawabkan secara langsung terhadap apa yang disampaikan terhadap audiencenya.
3. Model presentasi pelatihan, dalam model ini merupakan pelatihan terhadap sesuatu yang baru diterapkan, seperti penerapan kepada para pengajar sehubungan adanya sistem pengajaran baru dan sebagianya.
Dari pemaparan tersebut, penulis menarik kesimpulan apabila dikaitkan dengan penelitian yang dilakukan penulis mengenai presentasi yang dilakukan oleh public relations Magnivate Group yakni dimana public relations dalam melakukan presentasi harus memiliki kemampuan dalam kemampuan untuk menjelaskan informasi dengan baik, menguasai materi yang akan dipresentasikan. Adapun kaitanya dengan model presentasi, dalam penelitian ini presentasi yang dilakukan termasuk dalam model penyampaian informasi, yang dimana menentukan hasil diterima atau tidaknya serta public relations memiliki tanggung jawab terhadap apa yang disampaikannya. Dalam presentasinya, public relations menngunakan slide show sebagai alatnya dan memperkenalkan company profile kepada client, serta program yang digunakan. Sebelum melakukan presentasi, perlu di
2.2.5.2 Tujuan Presentasi
Isroi ,( 2005 : 25 ) mengelempokan lima tujuan presentasi, sebagai berikut :
1. Menginformasikan , presentasi berisi informasi yang akan disampaikan kepada audien. Presentasi ini sebaiknya menyampaikan informasi secara detil dan jelas sehingga audien dapat menerima informasi dengan baik dan tidak salah presepsi terhadap informasi yang diberikan.
2. Meyakinkan , presentasi berisi informasi, data dan bukti bukti yang disusun secara logis sehingga meyakinkan audiens atas suatu topik tertentu. Suatu penyusunan yang tidak logis akan mengurangi keyakinan audien terhadap presentasi yang diberikan.
3. Membujuk , presentasi dapat berisi bujukan atau rayuan yang disertai dengan bukti-bukti sehingga audiens merasa tidak ragu dan mau melakukan aksi atau tindakan.
4. Menginspirasi , presentasi yang berusaha membangkitkan inspirasi audiens.
5. Menghibur , presentasi yang berusaha memberi kesenangan pada audien melalui informasi yang diberikan.
2.2.6 Pentingnya Citra Perusahaan
Pentingnya citra perusahaan yang dikemukakan Gronroos (Sutisna,2001:332) sebagai berikutt :
1. Menceritakan harapan bersama kampanye pemasaran eksternal. Citra positif memberikan kemudahan perusahaan untuk berkomunikasi dan mencapai tujuan secara efektif sedangkan citra negatif sebaliknya.
2. Sebagai penyaring yang mempengaruhi persepsi pada kegiatan perusahaan. Citra positif menjadi pelindung terhadap kesalahan kecil, kualitas teknis atau fungsional sedangkan citra negatif dapat memperbesar kesalahan tersebut.
2.3KerangkaPikir
LATAR BELAKANG MASALAH
Strategi Public Relations apa yang dilakukan perusahaan Magnivate dalam pembentukan citra positif bagi perusahaannya?
Bagaimana peran public relation dalam membentuk citra perusahaannya ?
TEORI KHUSUS
Komunikasi eksternal
Komunikasi Internal
Lobbying
presentasi
Citra Perusahaan TEORI UMUM
Komunikasi organisasi
Strategi Public Relations
Citra
Hasil Yang Diharapkan
Memahami strategi PR yang dilakukan dalam membentuk suatu citra perusahaan agency
