commit to user
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
RONI IRIYANTO
D1509075
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ii
PERSETUJUAN
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh:
RONI IRIYANTO
D1509075
Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Drs. Ali, M.Si
commit to user
iii
PENGESAHAN
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh ;
RONI IRIYANTO
D1509075
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Tim Penguji ;
1. Penguji I ; Drs. H.Marsudi, M.Si ...
NIP. 19550823 1983031 001
2. Penguji II ; Drs. Ali, M.Si ...
NIP. 19540830 1985031 002
Mengetahui,
Dekan Ketua Program
Prof. Drs. H. Pawito, Phd Drs. Sudarto,M. Si
NIP 19540805 198503 1 002 NIP 19550202 198503 1 006
commit to user
iv MOTTO
Be Yourself ( penulis )
Where there is a will there is a way ( penulis )
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan semangat dan doa.
Kakak-kakakku tercinta
Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas
dukungan dan motivasinya.
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama : RONI IRIYANTO
NIM : D1509075
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN
DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN
KARANGANYAR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya
saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 30 Mei 2012
Yang membuat pernyataan,
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul ”ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR”.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah
bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs.Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik.
3. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Suharno, SH, selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan
Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
5. Bapak Soekaryo, S.Sos, MM, selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
commit to user
viii
6. Bapak Sadimin, SH, MM selaku Staff Petugas gudang di bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar.
7. Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar, Mas Priyo Pinardi, A.Md, Bapak Sugiyo, Ibu
Sukamti, SE, Mbak Endah Pujiani, Mas Adhityo Bagus Prakoso, SH,
Bapak Lilik Setyo Prihadi, SH, Bapak Hardono, Bapak Karno.
8. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material.
9. Keponakanku Oktaviana Rustanti, terima kasih atas bantuan
fasilitasnya buat penulis.
10.Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 30 Mei 2012
commit to user
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 6
1. Tinjauan Pustaka ... 6
A. Administrasi ……….. ... 6
B. Pengelolaan ... 11
C. Barang ... 14
D. Pengelolaan Barang ... 17
E. Pengelolaan Barang Milik Daerah ... 20
2. Metode Pengamatan ... 26
commit to user
x
B. Jenis Pengamatan ... 26
C. Sumber Data ... 27
D. Teknik Pengumpulan Data ... 27
E. Teknik Analisis Data ... 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 31
A. Gambaran Umum ... 31
B. Visi, Misi, dan Tujuan ... 31
C. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 36
D. Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 41
E. Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 47
F. Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan Keuangan... 48
BAB IV PEMBAHASAN ... 49
A. Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 49
B. Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ... 50
C. Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ... 60
BAB V PENUTUP ... 62
A. Kesimpulan ... 62
B. Saran ... 63
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV.1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan ………..……… 52
Tabel IV.2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan ... 55
Tabel IV.3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb. II. 1. Model Analisis Interaktif ... 30
commit to user
xiii ABSTRAK
RONI IRIYANTO, D1509075, ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 66 halaman.
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaianya. Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam kegiatan sehari-hari, sama halnya dalam kegiatan suatu instansi. Agar dalam pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik, maka perlu adanya pengelolaan barang habis pakai. Dalam pengelolaan barang habis pakai diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani, membantu, dan memenuhi kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik.
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang habis pakai, maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan barang habis pakai. Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan, peristiwa atau aktivitas kemudian juga dari gambar. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah Observasi (Pengamatan), Interview (Wawancara), dan Riset Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Karangayar, penulis memaparkan bahwa administrasi pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang milik daerah yang terdiri dari penerimaan, penyimpanan, penyeluran, dan pelaporan. Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang.
commit to user
xiv ABSTRACT
RONI IRIYANTO, D1509075, THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL DIVISION OF KARANGANYAR REGENCY’S LOCAL SECRETARIAT. Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University, 2012, 66 pages.
Disposable material is the one used only once. The disposable material is always needed in daily activity; similarly in an institution’s activity. In order to meet the need for disposable material well, there should be a management of disposable material. In managing the disposable material, there should be an administration in the objective of catering, helping and meeting the need for material in detailed and of undertaking it well.
In the attempt of improving the quality of disposable management administration, this activity should make recording on anything relevant to the activity of meeting the disposable material need. This Final Project report writing aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regency’s Local
Secretariat.
This observation was done using a descriptive qualitative type of research by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regency’s Local Secretariat poured into
sentences and based on facts. The data source was obtained from informant, event or activity as well as picture. Techniques of collecting data used were observation, interview, and library research so that the data could be analyzed and the conclusion could be drawn.
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyar’s Local Secretariat, the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local government-owned material management cycle consisting of receiving, storing, distributing, and reporting. The distribution became the priority in such the material management with good stage for meeting the material need.
From result of observation, the writer concluded that the Disposable Material Management Administration had run well and had been done by the skilled personnel in that area. But the monthly reporting of material was less thorough in recording the material release from the Equipment and Financial Division itself when taking unrecorded material, so that there was a discrepancy between report of material condition and the condition of material in the
warehouse. The writer’s recommendation was the recording should be done more
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah,
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara, maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
Negara/Daerah. Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah,
perlu disempurnakan. Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar, yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional, azas kepastian hukum, azas transparansi,
azas efisiensi, azas akuntabilitas, azas kepastian nilai. Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006,
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD).
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja Negara/Anggaran
Pendapatan Belanja Daerah, dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah. Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
commit to user
dan keterbukaan, efisiensi, akuntabilitas, dan kepastian nilai. Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penggunaan,
pemanfaatan, pengamanan, pemeliharaan, penilaian, penghapusan,
pemindahtanganan, penatausahaan, pembinaan, pengawasan dan
pengendalian.
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerah,pada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar. Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaiki/menyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini. Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No.17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki/ menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini.
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas, mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan. Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan, sub bagian pemeliharaan, dan sub
bagian keuangan. Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag). Dengan fakta yang ada, maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting, dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar, tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar. Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
commit to user
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan
barang, penerimaan, penyimpanan, penyaluran barang, penggunaan
barang, dan penatausahaan. Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai. Didalam Tugas Akhir ini, penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai. Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya. Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah, dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah.
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan,
penyimpanan, penyaluran, dan pelaporan. Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang. Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti.. Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai. Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar.. Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK), barang cetak, dan barang atau alat pembersih. Sehingga dalam hal
ini, administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya. Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
commit to user
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini, apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul “ ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR “.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
”Bagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ?
”.
C. Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan, pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu. Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
2. Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis,
pembaca, maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar, baik sebagai pengetahuan, masukan, dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
commit to user
instansi tersebut, sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan.
3. Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(A.Md) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah.
2. Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
3. Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
commit to user
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1. Tinjauan Pustaka
A. Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin,
yang terdiri dari ad dan ministrare, yangsecara operasional berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat administrativus. Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi sekarang ini.
1. Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli :
a. Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta, sipil atau militer,
besar atau kecil (White, 1958).
b. Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).
c. Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman, 1963)
2. Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian, yaitu:
a. Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris
“Administration” yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973 )
b. Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis,
commit to user
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi. Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas, dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit, dimana administrasi
merupakan kegiatan “Tata Usaha” (Ali Mufiz, 2009:1.7). Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan, penyimpanan, dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama. Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009,
1.5-1.6):
1. Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis, dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya.
2. G. Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan, persetujuan, dan perjanjian
antara sesama manusia dan/ badan hukum yang dilakukan secara
tertulis.
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi.
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat,
1992:16) sebagai berikut:
1. Organisasi. Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis. Secara statis organisasi yaitu wadah
commit to user
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur.
2. Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain.
3. Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri.
4. Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan.
5. Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi.
6. Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai).
7. Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi/ hubungan masyarakat.
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan. Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi. Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan, menyimpan,
menggadakan semua data, yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan.
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan, dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi, agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif.
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai, “rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan,
menggandakan, menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
data/informasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
commit to user
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning, Organizing, Commanding, Coordination, Controling,
Communication), agar berlangsung efektif dan efisien. Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas, seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja.
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi
jenis-jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H.
Leffingwell dan Edwin M. Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut : (1994:145)
a. Menerima, mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat.
b. Membuar dan menyimpan rekening-rekening.
c. Surat menyurat,mendiktekan dan mengetik.
d. Menyimpan warkat
e. Menghimpun dan menghitung data statistik.
f. Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat.
g. Menggandakan warkat-warkat.
h. Menerima tamu, menelpon, mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan.
i. Membuat atau mengkonsep warkat.
j. Tugas-tugas khusus dari pimpinan.
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha, maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut :
a. Menerima, mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk.
b. Mengurus penyimpanan, pemeliharaan dan pengawetan arsip
commit to user
c. Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip, baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya.
d. Mengatur dan menggunakan buku agenda, buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar.
e. Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian cap/stempel
organisasi.
f. Mempersiapkan, mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat.
g. Mengurus pengadaan dan percetakan/penggandaan berbagai jenis
formulir, kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor.
h. Mengatur penyelenggaraan rapat dinas.
i. Menerima tamu dan mengurus tamu.
j. Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan.
k. Mengelola data statistik.
l. Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
commit to user B. Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses,
pemeliharaan, dan mengurus. Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan. Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan. Menurut H. B. Siswanto
(2006:23). Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani. Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip. Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (1998:6). Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan.
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata “kelola” dan dengan kata kerja “mengelola” atau mengelolakan. Mengelola(kan)
berarti mengurus, melakukan, penyelenggaraan. Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya, Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola, sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data, merencanakan, mengorganisasikan,
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian, dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya,
(http://id:shvoong.com/social-sciences/education/225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran/,
diakses tanggal 15 Februari 2012).
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan dan penyaluran
barang, penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan pengelolaan barang.
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
commit to user
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK,
cetak, pembersih.
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen. Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga.
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga. satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan. Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok, maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektif.Seperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(1980:41) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut
Harsoyo (1997:121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994:444) adalah sebagai berikut:
a. Pengurusan, penyelenggaraan, manajemen, proses
b. Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:411)
memaparkan sebagai berikut:
a. Proses cara pembuatan mengelola
b. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c. Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d. Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
commit to user
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
commit to user
C. Barang
Barang/produk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba, termasuk bungkus, harga, prestise
perusahaan, dan pengecer. Pelayanan perusahaan dan pengecer, yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan.
(Bayu Swastha: 1993).
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya.
1. Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang secara normal dapat dipakai berkali-kali, jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama.
Misalnya : Pakaian, Mesin tulis, kacamata penggaris, dsb.
2. Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja, artinya sekali barang itu dipakai akan habis,
rusak, atau tidak dapat dipakai lagi.
Misalnya : Bahan Baku, Sabun, Makanan, dsb
3. Jasa adalah kegiatan, manfaat, atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual.
Misalnya : Jasa reparasi, Jasa Potong rambut, Jasa Pendidikan, dan
sebagainya.
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1. Barang Konsumsi: Barang-barang yang untuk dikonsumsikan.
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu:
a. Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu : barang yang mudah dipakai, membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu.
Misalnya : Rokok, sabun, dsb
b. Barang Shopping (shopping Goods) yaitu : barang yang harus dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak. Misalnya dengan
commit to user
Misalnya : Tekstil, perabot rumah tangga, dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal ,
dibandingkan dengan barang konvenien, dan di butuhkan
usaha-usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan.
c. Barang special yaitu : barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja.
Misalnya : barang antik di toko seni tertentu, perhiasan di toko
perhiasan tertentu.
2. Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagi/untuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi.
Misalnya : dalam industrial baja, hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain.
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan, yaitu :
a. Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain.
Misalnya : kapas untuk membuat barang, jerami untuk membuat
kertas, minyak bumi untuk membuat bensin, dsb.
b. Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain : Barang untuk
membuat kain, tekstil, onderdil untuk membuat mobil, dsb.
c. Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
commit to user
Misalnya : Minyak Pelumas untuk mesin-mesin, kertas dan
pensil untuk membuat catatan, dsb
d. Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan.
Misalnya : Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah, mesin tenun pada perusahaan tekstil, mesin
cetak pada perusahaan tekstil, mesin cetak pada perusahaan
percetakan, dsb
e. Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi.
Misalnya : alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barang/Foot lift truck), gerobak dsb.
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu :
1. Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian,
tetapi berkali = kali atau berulang – ulang dalam pemakaianya.
Misal : dalam kegiatan sehari – hari yaitu gunting, sepeda dsb.
2. Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya.
Misal : ATK (kertas, buku, dll), cetak (stempel, amplop surat, dll),
commit to user D. Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan, logistik, materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah. Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan, bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan. Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai
berulang-ulang). Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah.
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring, 2002 : 84) yaitu : Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang, demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimiliki/dikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuan/perundang-undangan yang
berlaku.
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor. 105 Tahun 2000
yaitu :
“Semua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBD”.
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda, dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanisme/system pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
commit to user
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan
perundang-undangan.
Menurut Sembiring (2002: 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah :
1. Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang, sehingga setiap barang bernilai uang.
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali, biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaan/pembalian
barang tersebut semula, karena ada unsure depresiasi/penyusutan.
2. Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan,
kendaraan bermotor, meja, kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan, karena itu masih harus terus
dilaporkan/dipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang.
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai.
3. Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama.
4. Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang, akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian. Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
commit to user
a. Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian;
b. Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor, bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar.
c. Informasi perlengkapan minim, karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah;;
d. Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut;
e. Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang, sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada;
f. Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan.
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus,
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah. Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah.
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
commit to user
(perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan
penyaluran, pemeliharaan, penghapusan, inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran, dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah. Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis, serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran.
(http://www.bkn.go.id. Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten). Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012).
E. Pengelolaan Barang Milik Daerah
a. Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah.
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar, yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah, 2010:157-158 ;
Nurlan Darise, 2009:234-235) :
Azas fungsional, yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang, pengguna barang, pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi, wewenang dan tanggungjawab
commit to user
Azas kepastian hukum, yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan;
Azas transparansi, yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar.
Azas efisiensi, yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal.
Azas akuntabilitas, yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat.
Azas kepastian nilai, yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah.
b. Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No. 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi:
1. Perencanaan kebutuhan dan penganggaran;
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu:
a. Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
“Pelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masing” (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah, 2010:163)
b. Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD.
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah, ada
commit to user
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M. Yusuf, 2010:40).
2. Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007, Nurlan
Darise (2009:236) menyatakan bahwa “pengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien, efektif, transparan
dan terbuka, bersaing adil/tidak diskriminatif dan akuntabel”.
3. Penerimaan, penyimpanan dan penyaluran
a. Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan dan/atau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya.
b. Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat.
c. Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan.
4. Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh pengguna/kuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan.
5. Penatausahaan
a. Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No.1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
commit to user
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah.
Pengguna/kuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)/Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP).
b. Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010:180).
“Inventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan,
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian.
c. Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan, semesteran, dan tahunan.
6. Pemanfaatan
a. Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise, 2009:238).
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang, hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010:152), “dipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjang”.
b. Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaan/pemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai.
c. Kerjasama pemanfaatan
“Kerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
commit to user
penerimaan daerah” (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah,
2010:190; Nurlan Darice,2009:239).
d. Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan dan/atau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir,
“...dan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang dilakukan terhadap obyek bangun guna serah” (M.Yusuf,
2010:148). Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu.
7. Pengamanan dan Pemeliharaan
a. Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaim/penyerobotan aset/barang milik daerah oleh pihak lain.
b. Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010:156) adalah “upaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih baik daripada memperbaikinya”.
8. Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007, menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
data/fakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metode/teknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah.
9. Penghapusan
Mahmudi (2010:153) menyatakan bahwa “penghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis, rusak berat, atau hilang”. Adapun
commit to user
10. Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan.
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007:
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah dan/atau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5.000.000.000,- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD.
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan, tuksr
menukar, hibah, penyertaan modal pemerintah daerah.
11. Pembinaan, Pengawasan, dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan, pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah “untuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara berdaya guna dan berhasil guna”.
12. Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah. Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku.
13. Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola, pembantu pengelola, pengguna/kuasa
pengguna, serta penyimpan dan/atau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah. Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah.
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas, untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu:
1. Perencanaan dan penganggaran kebutuhan;
commit to user
3. Penerimaan;
4. Penyimpanan;
5. Penyaluran;
6. Pelaporan; dan
7. Penghapusan
2. Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi, maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan, antara lain :
A. Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar.
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut :
a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.
b. Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini.
c. Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut.
B. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini, penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif, yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik, tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
commit to user C. Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari :
a. Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki.
Adapun informannya adalah :
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b. Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai, jenis barang habis pakai,
pemberian atau penyaluran barang, dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan. Dokumen
Peraturan Pemerintah, dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data.
c. Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar.
D. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden.
b. Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
commit to user
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar.
c. Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif,
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan. Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian. Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan. Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar.
E. Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini, pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan. Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh.
Teknik Analisis Data meliputi:
a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian
pada penyederhanaan, pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan. Langkah-langkah yang
commit to user
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat, mengarah, membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi. Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian. Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya.
b. Sajian Data
Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data. Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c. Penarikan simpulan / verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami makna/arti, keteraturan, pola-pola, penjelasan, alur
sebab akibat atau proposisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh.
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya, kekokohannya, dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya. Pada saat menarik kesimpulan
awal, biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
commit to user Gambar II.1
Model Analisis Interaktif ( HB. Sutopo, 2002 : 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
commit to user BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar, Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati.
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD, Dinas
Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga
lain, Kecamatan dan Kelurahan.
Dalam menyelenggarakan tugas, Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi :
1. Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah;
2. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD, Dinas Daerah,
Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga Lain,
Kecamatan dan Kelurahan;
3. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah;
4. Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah;
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
B. Visi, Misi, dan Tujuan
1. Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis,
commit to user
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi.
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah :
“Terwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram, demokratis dan sejahtera
2. Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi. Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah:
a. Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum, desa
dan kelurahan , pembangunan, dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan.
b. Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan
perundang-undang, bantuan dan pelayanan hukum, kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum.
c. Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah.
d. Mengembangkan sistem informasi manajemen, jaringan komunikasi
data, telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government.
e. Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama,
peningkatan kualitas pendidikan, pelestarian kebudayaan,
pemberdayaan perempuan, pemuda dan olah raga, pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial .
f. Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
commit to user
g. Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah, kemandirian
perekonomian rakyat, pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah.
h. Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas, tertib,
transparan dan akuntabel.
i. Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional, akuntabel dan transparan.
j. Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan,
kerumahtanggaan, hubungan masyarakat dan protokol, dokumentasi.
3. Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi. Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut :
a. Tujuan
Tujuan adalah penjabaran / implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi.
Sesuai dengan misinya, maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah :
1. Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum,
pembangunan, dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan.
2. Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan , pembangunan, dan kemasyarakatan yang akuntabel
commit to user
3. Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan
perundang-undangan, bantuan dan pelayanan hukum, kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum.
4. Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi, peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan.
5. Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial.
6. Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri,
perdagangan, koperasi dan usaha kecil mandiri.
7. Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8. Mewujudkan peningkatan koordinasi, kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat.
9. Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib, transparan dan akuntabel.
10. Mewujudkan pegadaan, pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional, akuntabel dan transparan.
11. Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12. Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan, regulasi dan pemberdayaan.
b. Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai/ dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb.). Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas, maka sasaran Sekretariat Daerah
