KARYA ILMIAH
TINJAUAN ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN PADA CV NAGA TIMBUL
O
L
E
H
HALOMOAN SIHOMBING, S.E., M.SI.
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN
MEDAN
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas berkat, kasih, dan karuniaNya penulis dapat menyelesaikan karya ilmiah ini dengan baik. Penulis telah berupaya besar untuk menyeesaikan karya ilmiah ini, namun demikian penulis menyadari bahwa karya ilmiah ini belum sempurna. Oleh karena itu, penulis dengan senang hati dan menyambut baik adanya kritik dari saran dari pembaca untuk membangun dan menyempurnakan karya ilmiah ini.
Mulai dari rencana penulisan sampai dengan hasil akhir penulisan karya ilmiah ini, penulis memperoleh dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Rektor dan Wakil Rektor Universitas HKBP Nommensen.
2. Dekan dan Wakil Dekan Fakultas Ekonomi Universitas HKBP Nommensen.
3. Ketua dan Sekretaris Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas HKBP Nommensen.
4. Rekan-rekan dosen di lingkungan Universitas HKBP Nommensen.
5. Kepala Perpustakaan dan pegawai perpustakaan Universitas HKBP Nommensen.
Akhir kata, kiranya tulisan sederhana ini memberi manfaat yang sangat berharga untuk menambah kepustakaan yang membahas topik sistem informasi akuntansi pembelian sebagai bahan pelajaran untuk menambah ilmu pengetahuan yang dapat bernilai ilmiah.
Medan, September 2013 Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ……….. i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1.Latar Belakang ... 1
1.2.Perumusan Masalah ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1.Sistem dan Prosedur ... 7
2.2.Informasi ... 8
2.3.Akuntansi ... 9
2.4.Sistem Akuntansi ... 9
2.5.Sistem Informasi Akuntansi ... 11
2.6.Pembelian ... 12
2.7.Sistem Akuntansi Pembelian ... 14
2.8.Pengendalian Intern ... 17
BAB III ANALISA DAN EVALUASI ... 19
3.1.Sejarah Singkat Perusahaan ... 19
3.2.Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku CV Naga Timbul ... 19
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 26
4.1.Kesimpulan ... 26
4.2.Saran ... 26
BAB I
PENDAHULUAN
1. 1. Latar Belakang
Sistem merupakan kumpulan dari bagian baik pisik maupun non pisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan, yang merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh sistem itu sendiri, selain itu juga sistem merupakan suatu tolak ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian, agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik, di dalam kegiatan perusahaan sistem memerlukan informasi.
Informasi adalah suatu proses penyusunan data sehingga data yang ada memiliki nilai dan lebih berguna untuk mengurangi kesalahan informasi itu sendiri. Setiap perusahaan harus memiliki informasi yang baku karena informasi yang didapat oleh suatu perusahaan merupakan sesuatu hal yang sangat penting dalam kelancaran suatu kegiatan terutama dalam kegiatan pengumpulan data, yang mana nantinya menjadi suatu hal yang harus dipertanggungjawabkan dan harus dapat berkerja sama dengan sistem yang ada demi kemajuan setiap perusahaan terutama di bidang akuntansi.
Akuntansi merupakan ilmu terapan, Sebagai ilmu terapan, Akuntansi mendasarkan diri pada prinsip dan konsep yang dikembangkan dalam suatu ilmu dasar atau disiplin. Akuntansi keuangan maupun akuntansi manajemen, kedua tipe akuntansi tersebut merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan informasi baik dalam bentuk laporan keuangan maupun nonkeuangan,
pelaporan suatu kegiatan pembelian, yang dimana bagian ini melakukan pengolahan data yang penting demi kelancaran sebagai pengendalian suatu perusahaan dan merupakan ujung tombak bagi perusahaan untuk dapat mengetahui laporan keuangan, laba yang didapat atau bahkan kerugian sebagai antisipasi perusahaan untuk menghadapi segala kemungkinan yang terjadi.
Perusahaan biasanya memiliki pedoman yang semuanya harus berjalan dengan sistem yang ada terutama sistem informasi pembelian. Sistem informasi pembelian hendaknya dilaksanakan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dimana yang tujuannya adalah untuk menetapkan pertanggungjawaban serta untuk memberikan informasi yang lengkap mengenai barang yang diterima dan dipesan karena kecermatan dalam pencatatan akuntansi akan membantu terwujudnya efisiensi dan efektifitas kerja, oleh karena itu dirasa sangat perlu untuk mengetahui bagaimana sistem informasi pembelian dari suatu kegiatan usaha. Salah satunya adalah pengeluaran untuk biaya pembelian barang/ jasa yang merupakan pengeluaran rutin serta mempunyai nilai yang cukup besar. Sistem informasi pembelian melibatkan beberapa bagian yang menangani masalah pembelian .Apabila setiap bagian tidak bekerja dengan baik sesuai sistem yang berlaku, maka cenderung akan melakukan kesalahan, baik itu kegiatan pembeliannya maupun pencatatan.
menjalankan kegiatan opersionalnya selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannya harus dibeli dari pihak lain (pemasok) dan itu semua dilaksanakan untuk menunjang efektifitas kerja setiap bagian terkait.
Efektifitas merupakan melakukan pekerjaan dengan benar berarti melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dan tepat waktu agar sistem yang telah ada dapat dijalankan seiring dengan sistem informasi akuntansi kegiatan pembelian yang mana kedepannya dapat berjalan sesuai ketetapan dan fungsi masing – masing yang apabila disatukan dapat dijadikan jalan bagi suatu perusahaan demi terciptannya kegiatan yang terarah, tersusun dan sesuai standar yang telah ditetapkan perusahaan.
CV Naga Timbul adalah salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang percetakan, yang proses produksinya berdasarkan pesanan dari pihak luar atau konsumen. Perusahaan manufaktur adalah perusahaan yang kegiatan pokoknya mengolah bahan baku menjadi produk jadi dan siap untuk dipasarkan (Depdiknas, 1991: 9). Tujuan utama perusahaan ini adalah mencari laba. Agar tujuan perusahaan tercapai, salah satu usahanya adalah dengan menghasilkan produk atau barang dengan kualitas yang baik dan biaya yang efisien. Produk yang dihasilkan CV Naga Timbul yaitu cetak color separasi, undangan, nota, cover buku, kalender, kartu nama, stiker, dan lain-lain. Untuk memenuhi pesanan dari konsumen, maka CV Naga Timbul harus melakukan pembelian bahan baku terlebih dahulu.
Berdasarkan fenomena dan latar belakang diatas dapat diketahui bahwa sistem pembelian memiliki peranan yang penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Oleh sebab itu penulis tertarik mengambil judul “Tinjauan atas Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada CV Naga Timbul”.
1.2. Perumusan Masalah
Menurut Moh. Nazir, masalah timbul karena adanya tantangan, adanya kesangsian ataupun kebingungan kita terhadap suatu hal atau fenomena, adanya kemenduaan arti (ambiguty), adanya halangan dan rintangan, adanya celah (gap) baik antarkegiatan atau
antarfenomena baik yang telah ada ataupun yang akan ada.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem dan Prosedur
Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan yang ketat. Oleh karena itu, perusahaan dituntut untuk melaksanakan sistem dan prosedur kegiatan yang efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya.
Menurut Cole dalam Baridwan (1990: 3), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Menurut Mulyadi (2001: 5), sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan suatu komponen sistem yang saling berhubungan satu dengan yang lain untuk mencapai tujuan suatu kegiatan pokok perusahaan.
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001:5). Menurut Gillespie (1971:22) dalam Baridwan (1990:3), prosedur adalah urut-urutan pekerjaan yang klerikal, yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya transaksi-transaksi yang sering terjadi di perusahaan.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (klerikal operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencari informasi dalam
formulir, buku jurnal, dan buku besar: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah, dan membandingkan.
2.2. Informasi
Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat (Susanto 2005:33). Sedangkan menurut George H. Bodnar dan William S (2001;1) yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf menyatakan bahwa: “Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”. Dari pengertian di tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan pengolahan suatu data yang memberikan arti dan manfaat dalam pengambilan keputusan yang tepat.
Informasi merupakan sesuatu hal yang sangat berguna dan akan lebih bernilai dalam mempengaruhi suatu pengambilan keputusan dan karakteristik suatu informasi. Menurut Krismiaji (2002:15) karakteristik informasi yang di antaranya sebagai berikut:
a. “Relevan
d. Tepat waktu
e. Mudah dipahami f. Dapat diuji
g. Kebenaran.”
2.3. Akuntansi
Akuntansi adalah bahasa bisnis, setiap organisasi menggunakannya sebagai bahasa komunikasi saat berbisnis (Susanto 2004:4). Akuntansi adalah proses mencatat dan mengolah data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang berhak dan berkepentingan.” Dari kedua pengertian tersebut maka dapat ditarik kesimpulan bahwa akuntansi adalah bahasa bisnis dalam proses mencatat dan mengolah data transaksi berupa informasi untuk pihak-pihak yang berkepentingan, Wing Wahyu Winarno 2006:18).
Bidang-bidang akuntansi terdiri dari: 1. “Akuntansi Keuangan 2. Auditing 3. Akuntansi Manajemen 4. Akuntansi Biaya 5. Akuntansi Perpajakan 6. Sistem Informasi 7. Penganggaran dan 8. Akuntansi Pemerintahan.” Soemarso (2002 : 9)
2.4. Sistem Akuntansi
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu sistem untuk mengumpulkan, menyimpan, mengubah, dan melaporkan informasi yang diperlukan manajemen untuk mengambil keputusan yang sudah direncanakan.
Menurut Mulyadi (2001: 3-5),unsur pokok sistem akuntansi adalah: 1. Formulir
Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. 2. Jurnal
Jurnal adalah catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan.
3. Buku besar
Buku besar adalah rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat dalam jurnal.
4. Buku pembantu
Buku pembantu adalah rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan, yang tercantum dalam buku besar.
5. Laporan Keuangan
Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang berupa necara, laporan laba rugi, laporan harga pokok produksi, dan lain-lain.
Tujuan pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1. untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,
2. untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian serta struktur informasinya,
3. untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi, dan
2.5. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan bagian terbesar dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan atau yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Pada dasarnya sistem informasi akuntansi merupakan integrasi dari berbagai sistem atau siklus pengolahan transaksi.
Sistem informasi akuntansi adalah Kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi, informasi ini dikomunikasikan ke berbagai pemakaian (Bodnar, 2000:23). Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis (Krismiaji, 2002; 4).
Dari pengertian di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu kumpulan sumber daya yang memproses data dan transaksi agar menjadi sebuah informasi yang bermanfaat untuk merencanakan dan mengoperasikan bisnis.
Setiap Perusahaan memiliki unit organisasi yang terkait sistem informasi akuntansi dan biasanya setiap unit tersebut menggunakan alat bantu seperti Komputer sebagai tempat penginputan data transaksi, oleh karena itu adapun fungsi Sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut. Agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang terjadi.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal (Bodnar, 2001:11).
2.6. Pembelian
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.yang dimana sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi 2001:299).
Sedangkan Menurut Soemarso. S.R (2004:194) pembelian adalah: ” Suatu kegiatan perusahaan dagang yang meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. “Membeli barang dagangan secara tunai atau kredit.
2. Membeli aktiva produktif utnuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. Contoh pembelian aktiva produktif yaitu: pembelian kendaraan dan peralatan kantor.
3. Membeli barang dan jasa-jasa lainnya sehubungan dengan kegiatan perusahaan, seperti : gaji, biaya pengiriman, biaya telepon, dll”.
Pendapat lainpun dikemukakan oleh Irawati (2008:64) yang menyatakan bahwa pembelian adalah: “Suatu kegiatan untuk memperoleh sejumlah harta atau aktiva maupun jasa dari satu pihak untuk kelangsungan usaha atau kebutuhan yang mendasar, sehingga dilakukan pembayaran atas sejumlah uang atau jasa tersebut, untuk kelangsungan operasional perusahaan.”
Adapun klasifikasi dari transaksi pembelian yang mendukung sistem informasi pembelian adalah sebagai berikut :
1. Pembelian secara kontan, yaitu pembelian yang dilaksanakan secara cash and carry, kebiasaan yang umum dimasa sekarang yaitu jangka waktu satu bulan pun dianggap kontan.
2. Pembelian secara kredit, yaitu pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari satu bulan.
3. Pembelian secara tender, yaitu pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai cukup besar.
4. Pembelian dengan cara impor, yaitu pembelian yang menggunakan prosedur impor dengan memanfaatkan letter of credit (L/C).
5. Pembelian secara komisi, yaitu pembelian barang yang bersifat titipan, atas barang-barang yang terjualah yang kemudian dibayar.
6. Pembelian dipasar berjangka/ future trading, yaitu pembelian atas barang-barang yang memiliki standar kualitas yagn ditawarkan dipasar berjangka, selain kuallitas telah terjamin juga dapat menutup kemungkinan kerugian karena adanya kenaikan harga.
7. Pembelian secara cicilan pada sewa guna usaha (Leasing), yaitu suatu cara pembelian dimana harga atas barang dibayar secara mencicil setelah diperhitungkan bunga bank. Bentuk lain adalah beli sewa yaitu pembayaran berupa sewa atas barang tersebut dianggap angsuran barang.
9. Pembelian melalui perantara (komisioner, makelar), yaitu suatu jenis pembelian yang menggunakan jasa komisioner atau makelar sebagai perantara dalam pembelian dan untuk jasa yang mereka berikan,mereka menerima komisi atau provisi.
10. Pembelian secara remburs, lebih bersifat cara pembayaran, yaitu pembayaran dilakukan kepada pembawa atau yang mengangkut barang.
2.7. Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Hanggana (2007: 14), bahan baku adalah bahan yang menempel menjadi satu dengan barang jadi, mempunyai nilai relatif tinggi dibanding dengan nilai bahan yang lain dalam pembuatan suatu produk. Menurut Mulyadi (2001: 299-311), hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut.
1. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah: a. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang di pilih.
c. Fungsi Penerimaan
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Berikut ini adalah gambar jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian.
a. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian
yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
3. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah: a. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang di isi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu.
b. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat order pembelian
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas.
e. Surat perubahan order
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
f. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagi surat pemberitahuan kreditur mengenai maksud pembayaran.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut.
a. Register bukti kas keluar (Voucher register). Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
b. Jurnal pembelian. Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit.
c. Kartu utang. Catatan yang berisi rincian saldo utang perusahaan kepada setiap kreditur. d. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan sebagai buku pembantu yang berisi rincian
mutasi jenis persediaan.
2.8. Pengendalian Intern
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas pelaksanaan setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencataan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya stuktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat bergantung kepada manusia yang melaksanakannya.
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
3.1. Sejarah Singkat Perusahaan
CV Naga Timbul berada di Lubuk Pakam Sumatera Utara yang menjadi objek penulisan karya ilmiah ini merupakan sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang percetakan buku-buku, undangan, surat-surat berharga, piagam, dan lain-lain sekaligus merupakan perusahaan dagang alat-alat kantor.
CV Naga Timbul didirikan pada tanggal 06 Desember 1984 terletak di Jalan Sutomo No. 58 Lubuk Pakam. Perusahaan ini pada awalnya merupakan usaha kecil dalam bentuk usaha keluarga kemudian mengalami perkembangan dan peningkatan kegiatan usahanya.
3.2. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku CV Naga Timbul
CV Naga Timbul adalah perusahaan yang bergerak di bidang percetakan, yang proses produksinya berdasarkan pesanan. Bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi adalah kertas yang kemudian diproses menjadi berbagai macam produk seperti undangan, cover buku, kalender dan lain-lain. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku, CV Naga Timbul memperoleh bahan baku dengan cara membeli dari pemasok dan pembelian dilakukan secara tunai. Pembelian bahan baku dilakukan dengan memperoleh persetujuan dari pimpinan atau bagian administrasi dan keuangan.
1. Bagian yang terkait
a. Bagian Administrasi dan keuangan
Bertugas untuk mengadakan pembelian bahan baku, menentukan pemasok dan melakukan pemesanan. Bagian ini juga bertanggungjawab untuk mencatat semua transaksi pembelian ke dalam bukti kas keluar.
b. Bagian Produksi
Bertugas membuat daftar kebutuhan barang yang dibutuhkan berdasarkan surat pesanan, kemudian dikirimkan ke bagian gudang. Daftar kebutuhan barang biasanya ditulis di atas kertas dengan tulisan tangan.
c. Bagian Gudang
Bertugas memberikan informasi kepada bagian pimpinan atau bagian administrasi dan keuangan, bahwa bahan baku di gudang sudah tidak cukup atau telah habis untuk produksi. Bagian ini juga bertanggung jawab menyimpan semua barang. 2. Dokumen yang digunakan
a. Surat Pesanan
Dokumen ini berisi tentang daftar pesanan dari konsumen. b. Permintaan Pembelian
Dokumen ini di buat oleh bagian gudang untuk melakukan permintaan pembelian ke bagian administrasi dan keuangan.
c. Faktur Pembelian
d. Surat Jalan
Surat jalan dibuat oleh pemasok dan ditandatangani oleh pemasok. Surat jalan ini digunakan sebagai bukti membawa barang dan mengantarkan barang.
3. Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada pembelian bahan baku pada CV Naga Timbul adalah Bukti Kas Keluar. Bukti kas keluar yang di buat oleh CV Naga Timbul digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian.
CV Naga Timbul sudah membuat bagan alir sistem pembelian bahan baku, tetapi masih sederhana. Tujuan CV Naga Timbul membuat bagan alir sistem pembelian bahan baku, yaitu supaya dapat dipahami oleh pihak-pihak yang membutuhkan.
Urutan prosedur pembelian bahan baku pada CV Naga Timbul adalah sebagai berikut.
a. Bagian Akuntansi menerima order atau pesanan dari pelanggan dan membuat surat pesanan rangkap tiga, yang berisi jumlah, jenis barang dan harga.
b. Lembar pesanan ke-1 diberikan kepada konsumen bersama dengan barang pesanannya. c. Lembar pesanan ke-2 diserahkan ke Bagian Produksi.
d. Lembar pesanan ke-3 diarsipkan menurut tanggal.
e. Bagian Produksi menerima Surat Pesanan dari bagian administrasi dan keuangan, kemudian membuat Daftar Permintaan Barang berdasarkan pada Surat Pesanan.
f. Bagian Produksi membuat Daftar Permintaan Pembelian sebanyak dua lembar. g. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Gudang.
h. Lembar ke-2 dikirimkan diarsipkan menurut tanggal.
dan bila bahan tersebut habis, maka bagian gudang membuat Surat Permintaan Pembelian dan memberitahukannya kepada bagian akuantansi bahwa persediaan bahan baku di gudang telah habis.
j. Bagian Gudang Membuat Surat Permintaan Pembelian rangkap dua. k. Lembar ke-1 dikirimkan ke bagian.
l. Lembar ke-2 diarsipkan menurut tanggal.
m. Bagian administrasi dan keuangan menerima Surat Permintaan Pembelian barang dari bagian gudang, kemudian langsung memesan barang ke konsumen melalui via telepon. n. Pemasok menyerahkan barang beserta faktur dan surat jalan ke bagian gudang, kemudian
bagian gudang melakukan pengecekan barang yang telah dikirim dan menyimpan barang tersebut di gudang. Bila barang yang dikirim oleh pemasok benar, maka bagian gudang langsung membubuhkan tanda tangan bahwa barang tesebut sudah dikirim dan diterima. o. Bagian gudang menyerahkan faktur dan surat jalan dari pemasok kepada bagian
administrasi dan keuangan.
p. Bagian administrasi dan keuangan menerima Faktur Pembelian dan Surat Jalan dari bagian gudang, kemudian membubuhkan tanda tangan dan melakukan pembayaran ke pemasok.
q. Bagian administrasi dan keuangan Mencatat transaksi pembelian ke dalam bukti kas keluar.
3.3. Analisa dan Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku CV Naga Timbul
1. Evaluasi terhadap bagian yang terkait
Timbul, dinilai masih sederhana. Bagian yang terkait tersebut hanya terdiri dari tiga bagian, yaitu bagian administrasi dan keuangan, bagian produksi dan bagian gudang. Bagian administrasi dan keuangan bertanggungjawab untuk menerima pesanan dari konsumen, mencatat terjadinya pengeluaran dan pemasukan kas, memesan barang ke pemasok. Sistem pembelian bahan baku pada CV Naga Timbul, bagian administrasi dan keuangan dalam sistem tersebut mempunyai kelemahan. Seharusnya dalam pembelian bahan baku terdapat bagian pemasaran yang bertugas menerima pesanan dari konsumen, karena sistem pembelian bahan baku pada CV Naga Timbul berdasarkan pada pesanan.
Bagian produksi bertanggungjawab untuk menyelesaikan pesanan dari konsumen, membuat daftar permintaan barang berdasarkan pesanan. Bagian gudang bertanggungjawab untuk memberitahukan bahwa barang di gudang telah habis, membuat surat permintaan pembelian.
2. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada CV Naga Timbul adalah surat pesanan yang berdasarkan pada tanggal dan sudah menggunakan tembusan rangkap dua dengan warna yang berbeda. Sistem pembelian bahan baku pada CV Naga Timbul tidak menggunakan Surat Order Pembelian karena pemesanan barang dilakukan melalui telepon. Dalam sistem ini terdapat kelemahan, apabila terdapat kesalahan dalam pemesanan barang, maka barang yang sudah di pesan harus dibeli dan tidak dapat ditukar atau dikembalikan. Retur barang dapat dilakukan apabila ada kesalahan dalam pengiriman barang dan terdapat barang yang rusak.
CV Naga Timbul tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga karena harga tersebut sudah ditetapkan oleh pemasok.
3. Evaluasi terhadap catatan akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan pada CV Naga Timbul adalah bukti kas keluar. Bukti kas keluar digunakan untuk mencatat semua pengeluaran kas atas pembelian bahan baku. Jurnal ini terdiri dari tanggal, nama pemasok, biaya-biaya yang dikeluarkan atau semua pengeluaran kas.
4. Evaluasi terhadap jaringan prosedur pembelian bahan baku
Jaringan prosedur pembelian bahan baku pada Pecetakan CV Naga Timbul cukup baik. Prosedur pembelian bahan baku dilakukan oleh tiga bagian yaitu administrasi dan keuangan, bagian produksi dan bagian gudang, yang masing-masing mempunyai tugas tersendiri. Prosedur menerima pesanan dan pembelian bahan baku dilakukan oleh administrasi dan keuangan, prosedur daftar permintaan barang dilakukan oleh bagian produksi, dan prosedur permintaan pembelian, menerima barang dilakukan oleh bagian gudang.
Di dalam prosedur pembelian bahan baku ini terdapat kelemahan, yaitu dalam menerima pesanan dan pembelian bahan baku dilakukan oleh administrasi dan keuangan. Sebaiknya dalam melakukan tugas tersebut tidak dilakukan satu bagian saja, sehingga dalam hal ini menyebabkan terjadinya penyelewengan dan penyalahgunaan.
melakukan otorisasi yang dilakukan di setiap bagian, semakin banyak yang melakukan pengecekan sehingga penyelewengan pembelian bahan baku dapat segera diketahui.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian mengenai evaluasi sistem pembelian bahan baku pada CV Naga Timbul, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa sistem pembelian bahan baku pada CV Naga Timbul masih sederhana dan belum sesuai dengan standar sistem akuntansi. Hal ini terbukti dengan adanya beberapa kelemahan dalam sistem dan prosedur pembelian bahan bakunya.
Kelemahan pada sistem dan prosedur pembelian bahan baku di CV Naga Timbul, yaitu terdapat tanggung jawab ganda yang dilakukan oleh bagian adminisrasi dan keuangan yang menyebabkan penyelewengan bisa saja terjadi.
Bagian yang menerima barang dan menyimpan barang adalah bagian gudang sehingga menyebabkan informasi penerimaan barang dan persediaan barang di gudang tidak terjamin ketelitian dan keandalannya. Belum menggunakan Surat Order Pembelian dan Surat Penawaran Harga yang menyebabkan informasi mengenai harga tidak jelas. Belum menggunakan formulir bernomor urut.
4.2. Saran
Berdasarkan pembahasan mengenai sistem pembelian bahan baku pada CV Naga Timbul, maka penulis memberikan rekomendasi sebagai berikut.
lebih jelas pula didalam penyampaian dan menjalankan kegiatannya, selain itu untuk setiap bagian/fungsi yang terkait untuk terus menjalin hubungan kerja yang baik agar kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dengan baik sesuai keinginan
2. Sebaiknya perusahaan membuat bagian penerimaan agar dalam melakukan penerimaan bahan baku dari pemasok dilakukan oleh bagian penerimaan, agar kualitas, mutu, dan jenis barang lebih terjamin ketelitian serta keandalannya, sehingga bagian gudang tidak mempunyai tanggung jawab ganda.
3. Bagian yang melakukan pembelian bahan baku sebaiknya dipisahkan dari bagian administrasi dan akuntansi agar tidak terjadi penyalahgunaan atau penyelewengan. Perusahaan harus membuat bagian pembelian untuk melaksanakan pembelian bahan baku, dengan cara mengurangi karyawan di bagian produksi.
4. Adanya Surat Order Pembelian dan penawaran harga yang digunakan sebagai bukti telah terjadi transaksi pembelian barang. Kemudian apabila terjadi kesalahan dalam pembelian bisa diperbaiki dan barang bisa dikembalikan atau return sehingga perusahaan tidak mengalami kerugian.
5. Sebaiknya dalam pengajuan permintaan pembelian barang diberi nomor urut tercetak untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan terhadap dokumen, kelalaian dalam pencatatan transaksi sehingga tidak terjadi penyelundupan di dalam pembelian bahan baku.
DAFTAR PUSTAKA
Azhar, Susanto, 2005. Akuntansi Ak-24, Sistem Informasi Akuntansi, Bandung Lingga Jaya. 1990. Akuntansi Biaya. Proyek Pengembangan Pendidikan Akuntansi Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan.
Alma, Buchari. 1988. Pengantar Bisnis. Bandung: CV Alfabet.
Baridwan, Zaki. 1985. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: YKPN.
Baridwan, Zaki. 1990. Sistem Akuntansi Penyusunan prosedur dan Metode. Yogyakarta: YKPN.
Bodnar, George H. dan Amir Abadi Jusuf, 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.
Hanggana, Sri. 2007. Akuntansi Biaya. Universitas Sebelas Maret. Tidak Dipublikasikan. Irawati, Susan, 2008. Akuntansi Dasar 1 & 2 ,Bandung: Pustaka
Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta: UPP AMP YKPN. Mardiasmo. 1994. Akuntansi Biaya. Yogyakarta: Andi Offset.
Mulyadi. 2001. Sistem Informasi. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat. Soemarso, S. R, 2004, Akuntansi suatu Pengantar, Rineka Cipta, Jakarta
Sumarni, Murti dan John Soeprihanto. 1998. Pengantar Bisnis. Edisi Kelima. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta.
Winarno, Wing Wahyu, 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta: UPP STIM YKPN. Winasis, Ninik Tri. 2007. Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku pada
PT. Macanan Jaya Cemerlang Klaten. Tugas Akhir Diploma III. Ekonomi Akuntansi. Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tidak Dipublikasikan.
Yulianto, Danang. 2007. Evaluasi Sistem Dan Prosedur Pembelian Bahan Baku pada CV. Bina Karya Sukoharjo. Tugas Akhir Diploma III. Ekonomi.
