RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PUSAT KAJIAN DAN
Pusat Kajian dan Penerapan Rekayasa Teknik (PUSKAREKATEK) merupakan program dari Fakultas Teknik untuk mengelola Tri Dharma Perguruan Tinggi khususnya untuk dosen Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Malang (UMM). Puskarekatek yang dibagi menjadi beberapa skema meliputi Penelitian Pengembangan Kelembagaan Institusional (P2KI), Penelitian Pengembangan Kerekayasaan dan Teknologi (P2KT),Pengembangan Mutu dan Inovasi Pembelajaran (PMIP) dan Pengabdian Pemanfaatan Teknologi dan Rekayasa (P2TR). Dari beberapa tema tersebut diharapkan dosen di fakultas teknik UMM ikut berkontribusi untuk ikut kegiatan tersebut. Dalam kegiatan puskarekatek Fakultas Teknik UMM belum dilakukan dengan Online dan belum terkomputerisasi sehingga mulai proses pendaftaran sampai laporan akhir dan target luaran masih dilakukan secara manual, dengan demikian membutuhkan waktu yang lama dan sulit dalam pengelolaannya. Berdasarkan kebutuhan tersebut maka peneliti saat ini mengusulkan rancang bangun sistem informasi PUSKAREKATEK berbasis web di UMM dengan menggunakan perancangan UML (Unified Modeling Language) dan dibangun menggunakan PHP (Hypertext Preprocessor) dengan database MySQL. Sistem Informasi PUSKAREKATEK ini akan menangani permasalahan mulai dari proses pendaftaran sampai laporan akhir dan luaran penelitian sehingga akan mempermudah proses pengelolaannya. Hasil dari pengujian menggunakan Black Box menunjukkan sistem informasi berjalan dengan baik sesuai dengan pengembang dan kebutuhan yang ada di Fakultas Teknik UMM. Dengan adanya sistem informasi ini, diharapkan dapat memudahkan dosen dalam melakukan kegiatan penelitian dan pengabdian kepala masyarakat.
Kata Kunci: sistem informasi, penelitian, pengabdian, Black Box.
1. Pendahuluan
Pusat Kajian dan Penerapan Rekayasa Teknik (PUSKAREKATEK) merupakan kegiatan Tri Dharma perguruan tinggi khususnya dalam bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang diselenggarakan oleh Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Malang yang sumber pendanaannya berasal dari Universitas. PUSKAREKATEK ini, pada mulanya diperuntukkan bagi dosen yang belum pernah meneliti dan melaksanakan pengabdian kepada masyarakat. Namun dalam perkembangannya, peneliti yang ada belum ada kemajuan yang signifikan untuk dapat dikatakan berhasil, oleh karena penelitian yang dilakukan sebatas pada apa yang diinginkan, dan bukan merupakan penguatan terhadap tugas pokok seorang dosen dalam menjalankan Tri Dharma. Untuk itulah program ini dilaksanakan di Fakultas Teknik. PUSKAREKATEK yang ditawarkan ini merupakan hibah dana langsung sesuai pagu anggaran yang tersedia, sehingga perlu ada pengaturan-pengaturan yang baik agar semua peminat memperoleh kesempatan yang sama. Apabila nantinya jumlah peminat melebihi anggaran yang tersedia, maka akan dialihkan melalui mekanisme pendanaan lain, atau melalui perubahan anggaran biaya yang diajukan.
bagi kelompok dosen untuk dapat mendarma baktikan ketrampilannya kepada masyarakat sasaran, dengan harapan agar suatu saat nanti mampu diterapkan di industri untuk keberlanjutan institusi. Semua dosen dilingkungan Fakultas Teknik UMM untuk dapat berpartisipasi dalam penelitian ini sehingga fungsi dan tanggung-jawab dosen dalam menjalankan tridharma dapat terpenuhi. Dengan demikian tertib jadwal dan tertib waktu menjadi kunci pokok keberhasilan program ini.
Dalam pelaksanaan PUSKAREKATEK Fakultas Teknik UMM mempunyai kewajiban menyelenggarakan program tersebut mulai dari pendaftaran proposal, pemaparan proposal, proses pendanaan, penerbitan surat keputusan, monitoring pelaksanaan, laporan akhir dan publikasi ilmiah. Dalam pelaksanaan PUSKAREKATEK ini semua kegiatan masih dilakukan secara manual sehingga kurang efektif dan efisien dalam pelasanaannya. Selain itu, dalam hal pelaporan kegiatan atau logbook kegiatan masih menggunakan cara manual yaitu dengan menggunakan buku catatan.
Permasalahan lain yang timbul diantaranya proses penilaian proposal dan pendanaan. Berdasarkan diskusi dengan pimpinan Fakultas Teknik UMM maka diputuskan untuk membuat sistem pengelolaan PUSKAREKATEK secara online sehingga dosen dapat mengajukan pada tempatnya masing-masing tanpa perlu datang langsung ke kampus, serta dapat mengurangi waktu dan biaya. Selain itu, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat yang telah dilakukan oleh dosen sulit ditelusuri karena tidak terkomputerisasi dan seluruh kegiatan dilakukan dalam bentuk Hardcopy
sehingga kurang efektif. Monitoring dan evaluasi kegiatan PUSKAREKATEK belum bisa dilakukan secara maksimal karena belumonline.
Beberapa penelitian telah dilakukan terkait dengan sistem informasi manajemen penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diantaranya penelitian yang di teliti oleh Ida Widaningrum [1], mengenai Perancangan Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Dosen yang sudah digunakan secara online mulai pendaftaran proposal, evaluasi, monitong, laporan kemajuan dan laporan akhir. Namun penilaian proposal masih belum ada dari sistem informasi tersebut sehingga dibutuhkan penilaian kelayakan proposal penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui sistem tersebut agar kegiatan tersebut menjadi lebih efektif dan efisien dalam pelaksanaanya. Sedangkan dalam penelitian yang diteliti oleh Yanuardi, dkk [2], Rancang Bangun Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, menitik beratkan pada penggunaan sistem informasi secara online untuk memudahkan dosen dalam menjalankan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Oleh karena itu, dalam penelitian ini diusulkan “Rancang Bangun Sistem Informasi Pusat Kajian dan Penerapan Rekayasa Teknik (Puskarekatek) Universitas Muhammadiyah Malang” Hal ini merupakan penyempurnaan dari fitur-fitur yang belum ada pada penelitian sebelumnya. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini antara lain pendaftaran, review proposal, penilaian kelayakan oleh
reviewer,adviceproposal oleh peneliti atau pengabdi yang lain, catatan kegiatan dilakukan mulai awal sampai akhir kegiatan, laporan kemajuan untuk menunjukan progress kegiatan, laporan akhir untuk melaporkan akhir dari kegiatan, penentuan besaran pendanaan dan penerbitan surat keputusan oleh dekan. Dengan demikian dosen menjadi lebih mudah dalam melakukan kegiatan dan pengabdian kepada masyarakat yang didanai oleh Fakultas Teknik dan meningkatkan kinerja dosen dalam memenuhi Tri Dharma perguruan tinggidan publikasi ilmiah oleh dosen dan ikut mensukseskan Universitas sesuai Visi dan Misi.
2. Metode Penelitian
Dalam penelitian ini metode yang digunakan dalam pembuatannnya menggunakan Pemodelan Waterfall. Setiap tahapan proses dilakukan dengan detail dengan tujuan menghasilkan aplikasi yang sesuai dengan perencanaan seperti yang tertera padaGambar 1[3].
A. Pembuatan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
Pada Tahapan ini dilakukan teknik wawancara terhadap pengelola PUSKAREKATEK yang memahami proses kegiatan tersebut, input dari proses ini adalah daftar pertanyaan wawancara untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang diinginkan dengan adanya Sistem Informasi PUSKAREKATEK ini, sehingga luaran dari tahapan ini adalah jawaban pertanyaan dari wawancara yang diolah, dan dianalisis untuk menjadi acuan dalam pembuatan dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat Lunak ( SKPL ).
B. Pembuatan Rancangan Perangkat Lunak
perangkat lunak berupa desaindatabase, antarmuka dan perancangan sistem dengan menerjemahkan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak kedalam desain Unified Modeling Language (UML) sehingga akan memudahkan dalam melakukan pengembangan perangkat lunak dan melakukan komunikasi dengan pengelola PUSKAREKATEK. Luaran dari tahapan ini akan menghasilkan desain UML dan kemudian disusun menjadi dokumen Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak (DPPL).
C. Pembuatan Perangkat Lunak
Tahapan ini adalah tahapan pembangunan sistem yang dilakukan berdasarkan masukan berupa desain UML yang telah dibuat pada tahapan perancangan sistem ( tahapelaboration). Pada tahap ini dilakukan implementasi dari desain UML kedalam kode pemrograman. Pada pembangunan sistem dengan kode pemrograman. Keluaran dari tahapan ini adalah rilis perangkat lunak versi beta.
D. Pengujian Perangkat Lunak
Pada tahapan ini perangkat lunak sudah dirilis dengan versi beta dan pengujian dengan metode Black-box untuk memastikan fungsi – fungsi yang ada telah berjalan dengan baik sesuai dengan desain yang telah dibuat pada faseelaboration. Keluaran dari tahapan ini adalah perangkat lunak yang sesuai desain perangkat lunak. Pengujian yang dilakukan dilakukan berulang-ulang untuk menghasilkan suatu sistem yang sesuai kebutuhan. Pengujian dilakukan di leveldeveloper dan pengujian oleh pengguna [3][4].
E. Perbaikan Perangkat Lunak
Pada tahapan ini dilakukan perbaikan apabila masih ditemukan kekurangan atau ketidaksesuain dengan kebutuhan tahap perencanaan. Tahap perbaikan ini untuk memastikan bahwa sistem yang dibuat sudah sesuai dan layak untuk digunakan.
F. Penyusunan Buku Penelitian
Pada tahapan ini dilakukan penyusunan laporan berdasarkan masukan yang berupa proses dan keluaran yang dihasilkan selama masa perancangan dan pembangunan sistem. Penyusunan laporan disajikan dalam bentuk buku penelitian dokumentasi sistem. Keluaran dari tahapan ini adalah buku penelitian dokumentasi sistem [5].
Gambar 1PemodelanWaterfall[3].
3. Hasil Penelitian dan Pembahasan A. Analisis Masalah
Fakultas Teknik UMM, setiap dosen dapat mengajukan maksimal 2 tema sebagai ketua maupun anggota. Dosen yang akan mengikuti kegiatan PUSKAREKATEK harus mempersiapkan proposal masing-masing untuk bisa mengikuti kegiatan tersebut. Kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat bisa mandiri maupun kelompok, setiap kelompok maksimal 3 dosen.
Selanjutnya dalam melakukan pendaftaran, dosen harus mengisi formulir yang terdapat pada masing-masing program studi, dan kemudian di setorkan kepada staff TU fakultas, kemudian di setorkan kepada pihak panitia PUSKAREKATEK untuk dapat dilakukan pembagian jadwal pemaparan proposal serta mengakibatkan terjadinya penumpukan berkas. Setiap dosen diberikan waktu maksimal 10 menit untuk mempresentasikan proposal yang diajukan. Panitian maupun dosen yang lain diperbolehkan untuk bertanya serta memberikan masukan agar penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan menjadi lebih maksimal.
Setelah proses pendaftaran dan pemaparan proposal selesai dilakukan tahap selanjutnya proses pendanaan dari penelitian dan pengabdian kepala masyarakat yang didanai dengan diterbitkannya surat keputusan oleh Dekan Fakultas Teknik UMM. Setelah proses pendanaan selesai dilakukan selanjutnya dosen tersebut harus menuliskan kegiatannya Dalam logbook, dosen harus melaporkan segala sesuatu yang dikerjakan dalam setiap kegiatan disertai dengan data-data pendukung lainnya seperti dokumentasi. Namun, selama ini masih ditulis secara manual menggunakan Microsoft Word, sehingga dapat terjadi ketidakseragaman penulisan [5][6].
B. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan sistem, bagaimana sistem beraksi kepada Input tertentu dan bagaimana perilaku sistem pada situasi tertentu[7]. Berikut adaahusecase diagramsistem seperti terlihat padaGambar 1.
C. Alur Pendaftaran Sistem Informasi Puskarekatek
Gambar 3Alur Pendaftaran Sistem Informasi Puskarekatek
Pada Gambar 3. merupakan tampilan alur pendaftaran yang ada pada Sistem Informasi Puskarekatek. Berikut adalah keterangan dari gambar tersebut :
1. Dosen yang akan mengikuti pendanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Dosen mendapatkan user dan password dari pengelola Sistem Informasi Puskarekatek
menggunakan NIDN.
3. Dosen dapat login ke Sistem Informasi Puskarekatek.
4. Dosen dapat memilih Skim / Tema sesuai penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang diikuti.
5. Dosen harus mengisi dan melengkapi seluruh persyaratan yang dibutuhkan.
6. Dosen yang mendaftarkan diri sebagai ketua dapat menambahkan dosen lain sebagai anggota.
7. Dosen harus melakukan advice ke proposal dosen yang lain. 8. Dosen mengupload proposal.
D. Implementasi
Berdasarkan dari alur pendaftaran PUSKAREKATEK maka implementasi pada sistem sebagai berikut :
Gambar 4Tampilan halaman Utama.
Gambar 5Tampilan halamanLogin.
Gambar 7Tampilan halaman Pendaftaran Proposal.
Gambar 8Tampilan halamanReviewer.
Gambar 10Tampilan halaman PenilaianReviewer.
Gambar 11Tampilan halaman admin.
Gambar 13Tampilan halaman pendanaan admin.
E. Pengujian Fungsional Sistem
Pada pengujian fungsional sistem menggunakan metode blackbox. Metode ini merupakan metode pengujian perangkat lunak terhadap fungsionalitas, sebuah sistem tanpa melihat logika yang ada dalam sistem tersebut. Sistem ini akan di uji sesuai denganuse casepadaGambar 2.
Tabel 1Pengujian Fungsionalitas.
Fitur Pengujian Gambar Kesimpulan
Login
•
Sistem dapat menampilkan formpengisianusernamedanpassword
•
Aktor dapat mengisi username danpassword pada form dan melakukan
login.
•
Sistem dapat melakukan autentikasi terhadap data aktor•
Aktor mendapatkan izin atau hak akses kedalam sistemGambar 5 Sesuai
Pendaftaran
Anggota
•
Sistem dapat menampilkan form
pendaftaran.
•
Sistem dapat memproses pendaftaran.Gambar 6
Gambar 7 Sesuai
Reviewer
•
Sistem dapat menampilkan halaman reviewerAdmin
•
Sistem dapat menampilkan halaman admin berbasis web yang dikembangkan dari penelitian ini pada Fakultas Teknik UMM, maka didapat suatu kesimpulan sebagai berikut :2. Perancangan Sistem Informasi telah sesuai dengan kebutuhan pengguna melalui penerjemahan kebutuhan fungsional yang dilanjutkan dengan penyusunanuse case.
3. Pengujian Sistem Informasi sudah memenuhi kebutuhan fungsional sistem.
4. Sistem Informasi PUSKAREKATEK dapat membantu pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat oleh dosen Fakultas Teknik UMM.
Saran
1. Pengembangan Sistem Informasi untuk memberikan informasi Dosen saat jadwal laporan kemajuan dan laporan akhir.
2. Dikembangkan ke aplikasi berbasis mobile agar mempermudah dosen dalam memperoleh informasi.
Referensi
![Gambar 1 Pemodelan Waterfall [3].](https://thumb-ap.123doks.com/thumbv2/123dok/1601286.1551146/3.595.73.520.437.664/gambar-pemodelan-waterfall.webp)
![Gambar 2 Usecase Diagram Sistem Informasi puskarekatek [8].](https://thumb-ap.123doks.com/thumbv2/123dok/1601286.1551146/4.595.73.535.357.685/gambar-usecase-diagram-sistem-informasi-puskarekatek.webp)
