MANAJEMEN PROYEK
Universitas Mercu Buana
Fakultas Teknik
Jurusan Teknik Industri
#project management
#project management
Outline
• Filosofi Perencanaan • Definisi Perencanaan • Unsur Perencanaan • Kegiatan Perencanaan • Pentingnya Perencanaan• Ruang Lingkup Perencanaan • Kriteria Ukuran Proyek
• Konsep Pelaksanaan Proyek • Logika Manajemen Proyek • Project Staffing
#project management
Filosofi Perencanaan
q Perencanaan adalah
Suatu Tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan adminsistratif agar dapat diimplementasikan.
q Tujuan Perencanaan
Melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan lingkup (scope), biaya (cost), dan waktu (time) sehingga menghasilkan kualitas mutu yang diinginkan serta serta
terjaminnya faktor keselamatan (safety) q Filosofi Perencanaan
• Aman, keselamatan terjamin
• Efektif, produk perencanaan berfungsi sesuai yang diharapkan • Efisien, produk yang dihasilkan hemat biaya
#project management
Definisi Perencanaan
• Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984)
... planning may be defined as the process by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective.
• Koontz dan O’Donnel (Manulang, 2005:40)
Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari berbagai alternatif dari tujuan, kebijaksanaan, prosedur dan program.
• Terry (Majid, 2005: 16)
Perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang ditetapkan
#project management
Unsur Perencanaan
What
Why
Where
When
Who
How
Tindakan apa yang harus dikerjakan?
Apa yang menyebabkan tindakan tersebut harus dilakukan?
Dimana tindakan tersebut dilakukan? Kapan tindakan tersebut
dilakukan? Siapa yang akan
melakukan tindakan tersebut?
Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut?
#project management
Kegiatan Perencanaan
q Meramalkan (forecasting)
q Menetapkan Maksud dan tujuan (establishing objective)
q Mengacarakan (programming)
q Menyusun Tata waktu / jadwal (scheduling)
q Menyusun anggaran (budgeting)
q Mengembangkan prosedur (developing procedure)
q Menetapkan dan menafsirkan kebijakan (establihing and
#project management
Pentingnya Perencanaan
1. Tujuan Menjadi Jelas dan Terarah
2. Semua unit dalam organisasi bekerja pada tujuan yang sama
(in-line)
3. Dapat mengidentifikasikanberbagai hambatan dan peluang
4. Membantu Pekerjaan lebih efisien dan efektif
5. Dapat Dijadikan sebagai aktifitas pengawasan
#project management
Ruang Lingkup Perencanaan Proyek
1. Menentukan Tujuan 2. Menentukan Sasaran 3. Mengkaji Posisi Awal terhadap Tujuan 4. Memilih Alternatif 5. Menyusun Rangkaian Langkah Mencapai Tujuan
#project management
Kriteria Ukuran Proyek
Kompleksitas Proyek
– Jumlah, Macam Kegiatan di dalam proyek
– Macam dan jumlah hubungan antar kelompok (organisasi) didalam proyek
– Macam dan jumlah hubungan antar kelompok (organisasi) didalam proyek dengan pihak luar
#project management
#project management
Project : A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique
product, service or result.
Project Management:
Project management is
“
the application of knowledge, skills, tools, and
techniques to project activities in order to meet project requirements
”
Ø
5 Process Group of Project Management ;
initiating, planning, executing, monitoring &
controlling, closing
Ø
Balancing the competing project constraints
including, but not limited to: Scope, Quality,
The Triple Constraint of Project Management
#project management
Project Management Logic
OBJECTIVES SCOPE CRITERIA MAIN TOOLS PROJECT RESULTS SCOPE DEFINITION
SUCCESS CRITERIA CONSTRAINTS
COST TIME QUALITY SCOPE
RESOURCES TECHNOLOGIES
#project management
Project Staffing
“
….. A good project team needs a balanced mix of technical
skills, soft skills, and personalities.
”
à by Clements James P. / Jack Gido on Effevtive Project Management, p. 323 – Thomson South-West, based on statement of Bill Hagerup, Project Management Specialist @Quellette and Associates a Consulting Firm in Bedford, NH, USA
How to pick a team :
§ Keep the team as small as possible
§ Find team members who have positive attitudes and behaviors § A diverse team can increase the change for project success § Familiarity allows the team to quickly be productive
#project management
Project Staffing
• A Clear Understanding of Project Objective
• Clear Expectation of Each Person’s Role and Responsibility • A Result Oriented
• A High Degree of Cooperation and Collaboration • A High Level of Trust
An Effective Project Team Member
• Unclear Goals
• Unclear Definition of Roles and Responsibilities
• Lack of Project Structure
• Lack of Commitment
• Poor Communication
#project management
Project Staffing
To be a good Project Manager should • a communicator
• a manager • an innovator
• Technically competent, respected and aware • an administrator
• a Leader
• Able to work well under pressures • Goal-oriented
• Knowledgeable about the company • Senior
#project management
Multidisiplin pada Manajemen Proyek
MANAJEMEN KLASIK (Manajemen berdasarkan FUNGSI) MANAJEMEN PROYEK (Mengelola kegiatan yang DINAMIS) PENDEKATAN SISTEM (Manajemen berorientai pada TOTALITAS) PENDEKATAN CONTINGENCY (Manajemen sesuai SITUASI) DISIPLIN LAIN • Arsitek, (dukungan)
#project management
Studi Kelayakan Proyek
• Adalah kajian yang dilakukan untuk menganalisa apakah proyek
yang akan dikerjakan layak atau tidak. Aspek-aspek yang
dipergunakan untuk melakukan analisa :
– Aspek Pemasaran : analisis produk, pasar, strategi persaingan dll – Aspek Teknis /Produksi: design produk, lokasi, layout dll
– Aspek Finansial : Ratio Keuangan, Anggaran, Resiko Finansial
– Aspek Sosial Ekonomi: Benefit Cost Ratio, Tenaga kerja, AMDAL dll – Aspek Hukum : Peraturan dan kebijakan yang terkait
#project management
Make or Buy Decision
MAKE
§ Cost considerations
§ Desire to integrate operations § Better quality control
§ Design secrecy is required to protect proprietary technology § Unreliable suppliers / No
competent suppliers
§ Desire to maintain a stable workforce
§ Quantity too small to interest a supplier
§ Greater assurance of continual
BUY
§ Lack of expertise
§ Suppliers' research and specialized know-‐how exceeds that of the buyer § cost considerations (less expensive to
buy the item)
§ Small-‐volume requirements
§ Desire to maintain a multiple-‐source policy
§ Indirect managerial control considerations
§ Procurement and inventory considerations
#project management
#project management
Kerangka Acuan Kerja (Term of Reference)
Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah produk yang dibuat oleh owner
(pemilik proyek). Isi dari KAK biasanya berupa:
1. Pendahuluan 2. Deskripsi Proyek
3. Jasa yang disediakan 4. Lingkup Pekerjaan
5. Pelayanan Manajemen
6. Pendanaan Proyek dan Jadwal Pelaksanaan Proyek 7. Kebutuhan Tenaga Ahli
8. Diagram Organisasi Proyek
#project management
Detail Engineering Design (DED)
• Work Breakdown Structure (WBS) / paket pekerjaan
• Organisasi Proyek
• Rencana Anggaran Biaya
• Jadwal Induk (master schedule)
• Perhitungan dan rancangan teknis
• Spesifikasi umum dan teknis
#project management
Best Practice Pre-project Activity
CUSTOMER SALES EKSEKUTOR / PM & OTHER UNIT
RFP Proposal Bidding Pre Sales Support INT. SPONSOR Approval for : 1. Bidding 2. Project Criteria WIN Congratulation ! Contract Agreement Project Kickoff
#project management
Proses Manajemen Proyek (Total Review)
Initiation Planning Execution Controlling Closing Post Project Review Project Charter Output Post Project Review Report Formal Acceptance and Closure Supporting Details:
Project Stakeholders List, Project Team List,
Statement of Work ,
Statement of Work Deliverable Review Form ,
Scope Management Plan, Scope Change,
Communica-tions/Reporting Plan, Assessment Checklist,
Concern List, Heads-Up Report , Product Acceptance ,
Project Activity Schedule , Project Planning Checklist ,
Project Reporting Methods ,
Project Plan &
Project Change Control Form , Problem and Change Record Form ,
Project Change Request Form , Project Change Request Summary Sheet ,
Revision Record , Project Details , Progress Report, Monthly Status Report ,
Project Task Progress Report,
