PERENCANAAN DALAM MANAJEMAN POLA KERJA TERPADU (PKT) Oleh : Drs.H.M. Naim, M.Ag

(1)

1

PERENCANAAN DALAM

MANAJEMAN POLA KERJA

TERPADU (PKT)

Oleh :

(2)

 Nama : Dr. H.M. Naim. M.Ag

 NIP : 196408191990031018

 TTL : Lamongan, 19 Agustus 1964

 Pangkat/Gol : Pembina (IV/a)

 Jabatan Dinas : Kepala Seksi Sistem Informasi Haji

 Instansi : Bidang PHU Kanwil Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur

 Alamat Kantor/Telp.Fax : Jl. Raya Bandara Juanda No. 26 Sidoarjo / 031-8686017

 Alamat Rumah : Wisma Permai G/41 Kel. Pepelegi Kec. Waru Sidoarjo

 Telepon Rumah : 0818-3097-44

 Pendidikan Terakhir : S.3

 Email : mohnaimsby@yahoo.com

 Pengalaman Diklat : a. Diklat ADUM Tahun 1996

b. Diklat Peningkatan Mutu Tenaga Teknis Tahun 2005

 Riwayat Jabatan : 1. Perencana Muda pada Subag Perencanaan

2. Kasubag Umum Kanwil Kemenag Jatim

3. Kasi Bimbingan Jamaah dan Petugas Bidang Hazawa

(3)

1.Tujuan Pembelajaran Umum

Peserta latih diharapkan mampu memebuat perencanaan yang baik sekaligus mampu membuat Menajeman Rencana Kerja Terpadu, sesuai dengan ilmu yang telah diperoleh selama pelatihan

2.Tujuan Pembelajaran Khusus

Peserta latih diharapkan setelah mengikuti pelatihan dapat menjelaskan dan membuat :

a, Matrik Rincian Kerja (MRK) b. Paket Kerja

c. Penjadwalan Rencana Kerja masing-masing d. Pembuatan RKO (Rencana Kerja Perorangan)

(4)

Henry Mintzberg:

”The Rise and Fall of Strategic Planning”.

Perencanaan

ialah kegiatan yang:

Mengupayakan dan menyepakati hari depan yang diinginkan

dalam keterkaitan dengan kelaikan, kemungkinan, dan

keboleh-jadian untuk mencapainya.

Perencanaan

 …………is the future thinking  ………..is controlling the future  …………is decision making

 ………..is integrated decision making  …………is a formalized procedure to

produce an articulate results, in the form of an integrated system of decisions

(5)

Perencanaan

Future Situation Current Situation

Visi

perlu dilakukan

Evaluasi Diri

Aktivitas untuk mengubah situasi

(6)

Jangka Waktu

Perencanaan

Rencana Strategis



5 Tahunan atau

lebih

Rencana Taktis Operasional



Tahunan

(7)

Rencana Pengembangan

SUMBERDAY

A

PROSES

Kelaikan

Kebolehjadian

Kemungkinan

Manajemen

Sumberdaya

KEMAMPUAN

Visi

Faktor

Internal

Faktor

Eksternal

Pemberdayaan/

interaksi

Misi

TUJUA

N

Implementasi

Strategi

Mobilisasi

(alokasi, distribusi, penyediaan, pendidikan, pelatihan, pengarahan)

(8)

Objective

/Tujuan yang baik

:

S

pecific :

- jelas bagi semua fihak

- tidak ada kerancuan

P

erformance :

- indikator kinerja jelas

- nyata, terukur, teramati

I

ntrinsically Rewarding :

- nilai tambah yang

jelas bagi semua fihak (yang terlibat)

R

ealistic :

- sesuai dengan kemampuan

(kelayakan, kemungkinan, kebolehjadian)

O

pen & Objective :

- Transparan

- Tidak ditujukan untuk

keuntungan/kerugian kelompok tertentu

(9)

Bagaimana mencapai tujuan ? Evaluasi Diri Cari

Strategi Laksanakan_Rencana

Tujuan tercapai Susun Rencana Tentukan Tujuan Deskripsikan Tujuan Tentukan Indikator Keberhasilan Sosialisasikan pada semua pihak yg terkait

(10)

Tujuan tercapai Susun

Rencana

Pengumpulan

Data _{Pengolahan Data}

Analisa

(11)

Tujuan tercapai Susun Rencana Analisa Gap Sekarang -Tujuan Susun Alternatif Cara pencapaian Tetapkan Alternatif Pencapaian

(12)

Tujuan tercapai Susun Rencana Cari Dana dari pihak yg berkepentingan Jabarkan Alternatif Pencapaian, menjadi Kegiatan2 Susun Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

(13)

Tujuan tercapai Susun Rencana Tahun 1 Evaluasi Diri

& Susun Laporan

Perbaiki Rencana Analisa

Pencapaian

(14)

Atribut dari

Analisis yg baik

(1 dari 2)

Involvement of all relevant elements

Keterlibatan semua pihak yang terkait (internal dan eksternal) dalam penyusunan Evaluasi Diri.

Comprehensiveness

Semua aspek di analisa secara menyeluruh dan terpadu, berdasarkan data yang relevan, akurat dan reliable untuk

mendapatkan masalah (termasuk akar permasalah) yg dihadapi, alternatif penyelesaiannya dan kesimpulan

yang dapat ditarik dari Evaluasi Diri.

Data accuracy

Data yang digunakan untuk melakukan Evaluasi Diri harus akurat, konsisten, adequate dan sesuai dengan faktor yang di analisa. Untuk dapat menilai data accuracy, maka

perlu pula diuraikan bagaimana (metodologi) data tsb dikumpulkan, diolah dan dianalisa.

(15)

Atribut dari

Analisis yg baik

(2 dari 2) Depth of analysis

Dinilai berdasarkan kemampuan analisa untuk mengidentifikasi masalah dan akar permasalahannya berdasarkan data yang berhasil

dikumpulkan dan diolah tersebut.

Innovation or creativity of approach

Dinilai berdasarkan pemahaman thd panduan (guidelines), cara penyajian laporan Evaluasi Diri dan metoda-metoda invotif agar laporan Evaluasi Diri menjadi lebih mudah dipahami secara lebih baik.

Development plan

Dinilai berdasarkan adanya keterkaitan (“benang merah”) antara kelemahan dan masalah yang dihadapi (hasil Evaluasi Diri) dengan

alternatif solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah dan kelemahan tersebut.

(16)

Tahapan

Analisis Data

Pengumpulan Data Verifikasi Data Pengelompokan Data

Jumlah % Jumlah % Jumlah %

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1995/1996 1540.54% 1848.65% 410.81% 37 2.58 1996/1997 1333.33% 2051.28% 615.38% 39 2.67 1997/1998 1428.57% 2755.10% 816.33% 49 2.70 1998/1999 1530.00% 2652.00% 918.00% 50 2.70 1999/2000 1725.37% 3958.21% 1116.42% 67 2.67 Total 7430.58% 13053.72% 3815.70% 242 2.67

Tahun Lulus IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0 _LulusanTotal IPK Rata-_rata Jumlah % Jumlah % Jumlah %

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1995/1996 1540.54% 1848.65% 410.81% 37 2.58 1996/1997 1333.33% 2051.28% 615.38% 39 2.67 1997/1998 1428.57% 2755.10% 816.33% 49 2.70 1998/1999 1530.00% 2652.00% 918.00% 50 2.70 1999/2000 1725.37% 3958.21% 1116.42% 67 2.67 Total 7430.58% 13053.72% 3815.70% 242 2.67

Tahun Lulus IPK Rata-rata Total Lulusan IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0 Jumlah % Jumlah % Jumlah %

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1995/1996 1540.54% 1848.65% 410.81% 37 2.58 1996/1997 1333.33% 2051.28% 615.38% 39 2.67 1997/1998 1428.57% 2755.10% 816.33% 49 2.70 1998/1999 1530.00% 2652.00% 918.00% 50 2.70 1999/2000 1725.37% 3958.21% 1116.42% 67 2.67 Total 7430.58% 13053.72% 3815.70% 242 2.67

Tahun Lulus IPK Rata-rata Total Lulusan IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0

Isi Tabel2

Cek Konsistensi Data antar tabel

Analisa Masing2_Tabel

- Performance : lihat trend

- Profile : bandingkan dng standar

Jumlah % Jumlah % Jumlah %

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1995/1996 15 40.54% 18 48.65% 4 10.81% 37 2.58 1996/1997 13 33.33% 20 51.28% 6 15.38% 39 2.67 1997/1998 14 28.57% 27 55.10% 8 16.33% 49 2.70 1998/1999 15 30.00% 26 52.00% 9 18.00% 50 2.70 1999/2000 17 25.37% 39 58.21% 11 16.42% 67 2.67 Total 74 30.58% 130 53.72% 38 15.70% 242 2.67

Tahun Lulus IPK Rata-rata Total Lulusan IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0

Kesimpulan : ……… ……… Kesimpulan : ……… ………

(17)

Jumlah % Jumlah % Jumlah % 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1995/1996 15 40.54% 18 48.65% 4 10.81% 37 2.58 1996/1997 13 33.33% 20 51.28% 6 15.38% 39 2.67 1997/1998 14 28.57% 27 55.10% 8 16.33% 49 2.70 1998/1999 15 30.00% 26 52.00% 9 18.00% 50 2.70 1999/2000 17 25.37% 39 58.21% 11 16.42% 67 2.67 Total 74 30.58% 130 53.72% 38 15.70% 242 2.67

Tahun Lulus IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0 _LulusanTotal IPK Rata-_rata

Kesimpulan : ……… ……… Kesimpulan : ……… ……… Internal data External data SWOT Analysis Strength Weaknesses ………… ………… ………… ………… Opportunities Threats …………. ………… …………. ………… Strength > Weaknesess Opportunities > Threats Strength < Weaknesess

Opportunities < Threats Konsolidasi ?

Ekspansi ?

SWOT Analysis

St

ra

te

gi

Pe

ng

emb

an

ga

n

(18)

SWOT Analysis

Strengths

(S)

Intern

al

Factors

Externa

l

Factors

Opportuniti

es (O)

SO Strategies ------WO Strategies

---Threats

(T)

ST Strategies ------WT Strategies Use strengths to

avoid threats Min. weaknesses to avoid threats Use strengths to take advantage of opportunities Offset weaknesses to take advantage of opportunities

Weaknesses

(W

)

Ekspansi

Konsolidasi

(19)

Permasalahan keluhan

jamaah haji terhadap

pelayanan petugas haji

yang belum memadai

HARUS DIRUBAH

menjadi pelayanan

yang memadai dan

memuaskan

KEADAAN YANG

DIINGINKAN ???

(20)

20

Penyebab pelayanan haji yang kurang optimal

disebabkan dari kurangnya koordinasi antar

petugas kloter, yaitu :

1. Karena waktu

penyesuaian antar

petugas kloter masih

kurang/petugas kurang

profesional

2. Sikap (attitude) dari

petugas kloter kurang

loyalitas, kurang dedikasi

dan kurang tanggung

jawab

3. Belum adanya Rencana

Kerja Terpadu Kloter

(PKT)

Jamaah Haji

(21)

21

terwujudnya pelayanan

berstandart bagi 445

jamaah haji oleh 5 orang

petugas kloter sejak di

Embarkasi sampai

kembali ketanah air

selama 39 hari

Sasaran Yang

Di Harapkan :

(22)

Untuk tercapainya hal tersebut

perlu tersusunnya PKT Kloter

sebagai koordinasi antar petugas

kloter dan terwujudnya kerjasama

antar petugas kloter serta

terciptanya kwalitas pelayanan

petugas kloter yang memadai

(23)

23

Agar tujuan koordinasi lebih mantab dan

memadai, maka perlu dirumuskan suatu PKT

kloter di Embarkasi dengan kegiatan-kegiatan

pemantapan organisasi kloter dengan

penanggung jawab sebagai contoh : TPHI, TPIHI,

TKHI, TPHD, TKHD, KAROM, KARU : untuk

kegiatan pelayanan umum dan kesehatan serta

masalah-masalah lain (+ 9 Paket) tergambar

dalam lampiran matrik PKT SIADIBIDA pada

contoh 1, paket kerja kloter pada contoh 2, paket

(24)

CONTOH MATRIK RINCIAN KERJA PELAYANAN IBADAH/KESEHATAN HAJI TERWUJUDNYA KESEMPURNAAN HAJI BAGI 445 JAMAAH KLOTER MELALUI BIMBINGAN JEMAAH HAJI DAN PELAYANAN KESEHATAN SELAMA PERJALANAN KE TANAH SUCI DARI TGL ….s/d…. YANG MELAKSANAKAN OLEH PETUGAS KLOTER MELAKSA NAKAN kegiatan umum BIMBINGAN JAMAAH & KESEHATA N SELAMA PERJALANA N KE TANAH SUCI DARI TGL …S/D …. YANG DILAKSANA KAN ADALAH

(25)

PAKET KERJA : PENGATURAN JAMAAH DARI MEKKAH KE ARMINA

CONTOH PAKET 1

NO URAIAN PROSEDUR TETAP KOORDINASI

PETUGAS/

KOORDINASI KETERANGAN

1 H-5 Sektor Berkoordinasi _{dengan Petugas Kloter} Sektor korodinasi dengan Petugas Kloter, _{Karom dan Sektor pihak Maktab}

Ka Sektor TPHI/TPIHI Karom Maktab

Memantabkan 1 hari sebelum pelaksanaan Armina

2 Survei ke ARMINA Petugas Sektor bersama maktab, petugas kloter dan karom Survei ke Armina

Petugas

Sektor/Petugas Kloter +Karom