UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISA PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN
IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT
(KM READINESS) PADA PT. FAJAR HUTAMA MANDIRI
KARYA AKHIR
FREDDY SETIAWAN
1106121736
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISA PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN
IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT
(KM READINESS) PADA PT. FAJAR HUTAMA MANDIRI
HALAMAN JUDUL
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Magister Teknologi Informasi
FREDDY SETIAWAN
1106121736
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan karya akhir ini tepat pada waktunya. Karya akhir yang berjudul “Analisa Pengukuran
Tingkat Kesiapan Implementasi Knowledge Management (KM Readiness) Pada PT. Fajar Hutama Mandiri” ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat
mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.
Dalam penyusunan karya akhir ini, penulis memperoleh banyak bantuan, dukungan, semangat, motivasi serta bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
(1) Bapak Dr. Indra Budi, M.Kom. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, arahan, dan dukungan hingga terselesaikannya karya akhir ini.
(2) Bapak Ir. Dana Indra Sensuse, M.LIS., Ph.D. dan Bapak Yudho Giri Sucahyo, M.Kom., Ph.D. selaku dosen penguji yang telah meluangkan waktunya memberikan banyak masukan dalam perbaikan karya akhir ini. (3) Pihak perusahaan PT. Fajar Hutama Mandiri, jajaran manager dan staf yang
telah banyak membantu dan memberikan kesempatan yang besar dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan, sehingga terselesaikan karya akhir ini (4) Orang tua penulis yang telah memberikan dukungan, kasih sayang, doa dan
perhatian yang begitu besarnya dimana penulis tidak akan mungkin dapat menggantinya.
(5) Saudara/i yang telah memberikan masukan, dukungan dan motivasi yang begitu besar kepada penulis.
(6) Teman-teman Magister Teknologi Informasi yang telah menjadi teman di
kala suka maupun duka bagi penulis, kenangan indah atas kebersamaannya selama 2 tahun ini.
(7) Serta semua pihak yang tidak bisa kami sebutkan, yang mana telah membantu
Semoga Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu. Penulis menyadari bahwa tulisan dalam karya akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik, saran dan masukan yang bersifat membangun dari semua pihak yang membaca karya akhir ini. Semoga karya akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Jakarta, Juli 2013
ABSTRAK
Nama : Freddy Setiawan
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul Karya Akhir : Analisa Pengukuran Tingkat Kesiapan Implementasi
Knowledge Management (KM Readiness) Pada PT.
Fajar Hutama Mandiri
Organisasi yang dianggap unggul dan kompetitif adalah organisasi yang mampu mengeksploitasi pengetahuan yang ada pada setiap sumber daya manusia-nya dan menggabungkannya menjadi pengetahuan organisasi, dengan tujuan untuk mencapai keunggulan dan daya saing pada tingkat yang paling optimal.
Knowledge Management (KM) merupakan disiplin ilmu yang dapat meningkatkan
kemampuan suatu organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan yang dimilikinya ke dalam proses bisnis. Penerapan dan implementasi KM pada organisasi tidak selalu berjalan dengan sukses, seringkali kegagalan terjadi diakibatkan oleh kurangnya persiapan dan ketidakmampuan organisasi mengidentifikasi kebutuhan implementasi KM. Diperlukan langkah awal dengan melakukan pengukuran terhadap kesiapan organisasi dalam mengimplementasikan KM secara detail dan komprehensif. Pengukuran tingkat kesiapan ini bertujuan mengetahui sejauh mana atau seberapa besar kesiapan suatu organisasi dalam menerapkan KM. Penelitian ini memberikan gambaran tentang kesiapan PT. Fajar Hutama Mandiri dalam menerapkan KM, mengembangkan strategi-strategi untuk meningkatkan kesiapan KM organisasi. Penelitian ini dimulai dengan melakukan pengumpulan data dalam penyusunan framework KM Readiness yang diperoleh dari studi literatur dan pemetaan 17 Knowledge Management Critical Success Factor (KMCSF), 4 Faktor Pemberdaya (Enabler) KM, dan Infrastruktur KM ke dalam klasifikasi aspek KM. Hasil penelitian yang telah dilakukan menunjukkan bahwa tingkat kesiapan organisasi untuk menerapkan KM berada pada level “Ready” atau “Siap”. Hal ini berarti PT. Fajar Hutama Mandiri telah siap untuk mengimplementasikan KM dan strategi-strategi untuk meningkatkan kesiapan KM.
Kata Kunci : Knowledge Management, KM Readiness, Knowledge Management
ABSTRACT
Name : Freddy Setiawan
Study Program : Master of Information Technology
Title : Analysis of Knowledge Management Level
Measurement Case Study in PT. Fajar Hutama Mandiri
Organization is considered to be superior and competitive if it is able to exploit existing knowledge on any human resources and combine them into organizational knowledge, with the aim to achieve excellence and competitiveness at the most optimal level. Knowledge Management (KM) has been known as a scientific discipline that can improve an organization's ability to learn from their environment and incorporate knowledge into business processes. Practice and implementation of KM in an organization is not always a success, failures often occur due to lack of preparation and inability of organizations to identify the needs of KM implementation. Necessary first step in measuring the organization's readiness to implement Knowledge Management in detail and comprehensively. Measuring the level of prepareness bertujuan knowing the readiness of an organization in implementing Knowledge Mangement. This study provides an overview of readiness PT. Fajar Hutama Mandiri in implementing KM, develop strategies to improve organizational KM readiness. This study begins with the collection of data in the preparation of the research framework derived from the literature study and mapping of 17 Knowledge Management Critical Success Factor, 4 KM Enabler Factors and KM Infrastructure into the classification aspects of Knowledge Management. From the research that has been conducted, showing that the level of prepareness PT. Fajar Hutama Mandiri at the level of "Ready". This means PT. Fajar Hutama Mandiri have been ready to implement Knowledge Management and strategies to improve the readiness of Knowledge Management.
Keywords : Knowledge Management, KM Readiness, Knowledge Management
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA……….…………vi
ABSTRAK... vii
ABSTRACT ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I ... 1 PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah ... 3 1.3 Tujuan Penelitian ... 4 1.4 Manfaat Penelitian ... 4 1.5 Sistematika Penulisan ... 4 BAB II ... 7 LANDASAN TEORI ... 7 2.1 Knowledge ... 7 2.2 Knowledge Management ... 9
2.3 Knowledge Management Process ... 10
2.4 Knowledge Management Systems ... 12
2.5 Kebutuhan Knowledge Management ... 14
2.6 Infrastruktur Knowledge Management ... 14
2.7 Knowledge Management Enabler ... 16
2.7.1 Knowledge Management Enabler Lee & Choi ... 18
2.7.2 Knowledge Management Enabler Yu dkk ... 20
2.7.3 Knowledge Management Enabler Hariheran ... 21
2.7.4 Knowledge Management Enabler Kumar & Idris ... 22
2.8 Knowledge Management Critical Success Factor ... 23
2.8.1 KMCSF Skyrme & Amidon ... 23
2.8.2 KMCSF Davenport dkk... 23
2.8.3 KMCSF David Skyrme ... 24
2.8.4 KMCSF Liebowitz ... 26
2.8.5 KMCSF APQC ... 27
2.8.6 KMCSF Ryan & Prybutok ... 27
2.8.7 KMCSF Stankosky & Baldanza ... 28
2.8.8 KMCSF Hasanali ... 29
2.8.9 KMCSF Holsapple & Joshi ... 30
2.8.10 KMCSF Moffett dkk ... 30
2.8.11 KMCSF Chourides dkk ... 31
2.8.13 KMCSF Jennex & Olfman ... 32
2.8.14 KMCSF Wong ... 33
2.8.15 KMCSF Choy ... 34
2.8.16 KMCSF Mamaghani dkk ... 34
2.8.17 KMCSF Valmohammadi ... 36
2.9 Aspek Knowledge Management ... 37
2.10 Knowledge Management Readiness ... 38
2.11 Penelitian Sejenis... 40 BAB III ... 42 METODOLOGI PENELITIAN ... 42 3.1 Metodologi Penelitian ... 42 3.2 Kerangka Pikir... 42 3.3 Tahapan Penelitian ... 45
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 50
3.5 Teknik Pengolahan Data ... 50
BAB IV ... 53
PROFIL ORGANISASI ... 53
4.1 Profil Organisasi ... 53
4.2 Visi dan Misi Organisasi ... 54
4.3 Nilai-nilai Organisasi ... 55 4.4 Tujuan Organisasi ... 55 4.5 Struktur Organisasi ... 57 BAB V... 62 KISI-KISI INSTRUMEN ... 62 5.1 Pemetaan KM Enabler ... 62 5.2 Pemetaan KMCSF ... 63 5.3 Pemetaan KM Readiness ... 68
5.4 Kisi-kisi Instrumen KM Readiness ... 76
5.4.1 Kisi-kisi Instrumen Aspek Abstract ... 76
5.4.2 Kisi-kisi Instrumen Aspek Soft ... 77
5.4.3 Kisi-kisi Instrumen Aspek Hard ... 79
5.5 Perancangan Kuesioner... 80
5.6 Uji Validitas dan Reliablitas ... 81
BAB VI ... 82
HASIL DAN PEMBAHASAN ... 82
6.1 Analisis Penelitian ... 82
6.1.1 Analisis Aspek Abstract ... 87
6.1.2 Analisis Aspek Soft ... 89
6.1.3 Analisis Aspek Hard ... 93
6.1.4 Analisis Level/Tingkat KM Readiness ... 94
6.1.5 Analisis Terhadap Lain Yang Menunjang ... 96
6.2 Pembahasan ... 101
BAB VII... 105
KESIMPULAN DAN SARAN ... 105
7.1 Kesimpulan ... 105
7.2 Saran ... 106
DAFTAR PUSTAKA ... 107
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Knowledge Management Process ... 11
Gambar 2. 2 Rangkaian Tahapan dan Proses KM ... 17
Gambar 2. 3 Kerangka Manajemen Pengetahuan ... 17
Gambar 3. 1 Kerangka Pikir KM Readiness ... 43
Gambar 3. 2 Tahapan Penelitian... 45
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi ... 57
Gambar 6. 1 Nilai Pengukuran Kesiapan KM ... 83
Gambar 6. 2 Komposisi Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ... 84
Gambar 6. 3 Komposisi Responden Berdasarkan Masa Kerja ... 85
Gambar 6. 4 Komposisi Responden Berdasarkan Umur ... 86
Gambar 6. 5 Komposisi Responden Berdasarkan Jenis Pendidikan ... 87
Gambar 6. 6 Grafik Hasil Analisis Aspek Abstract ... 88
Gambar 6. 7 Grafik Hasil Analisis Aspek Soft ... 90
Gambar 6. 8 Grafik Hasil Analisis Aspek Hard ... 93
Gambar 6. 9 Sarana Yang Pernah Dimanfaatkan Organisasi ... 97
Gambar 6. 10 Sarana Yang Sering Dimanfaatkan Organisasi ... 98
Gambar 6. 11 Frekuensi Dari Kegiatan Yang Menunjuang Pekerjaan ... 100
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Definisi Knowledge ... 7
Tabel 2. 2 Definisi Knowledge Management ... 9
Tabel 2. 3 Definisi Knowledge Management System ... 12
Tabel 2. 4 Definisi Knowledge Management Readiness... 38
Tabel 2. 5 Tingkatan Karakteristik KM Readiness Level ... 39
Tabel 2. 6 Rangkuman Penelitian Sebelumnya ... .41
Tabel 3. 1 Tingkat Reliabilitas Terhadap Nilai Alpha ... 47
Tabel 3. 2 Skala Level KM Readiness ... 52
Tabel 5. 1 Faktor Enabler (Pemberdaya) KM ... 62
Tabel 5. 2 Komponen KM Enabler Pembentuk Framework Pengukuran Kesiapan . 63 Tabel 5. 3 Critical Success Factor Implementasi KM ... 64
Tabel 5. 4 Komponen CSF Pembentuk Framework Pengukuran Kesiapan KM ... 66
Tabel 5. 5 Pemetaan Komponen Pembentuk Framework Kesiapan KM ... 68
Tabel 5. 6 Indikator Komponen Kesiapan KM ... ..68
Tabel 5. 7 Perbandingan Komponen Pembentuk Kesiapan KM ... 76
Tabel 5. 8 Kisi-kisi Instrumen Aspek Abstract ... ..77
Tabel 5. 9 Kisi-kisi Instrumen Aspek Soft ... 77
Tabel 5. 10 Kisi-kisi Instrumen Aspek Hard ... 80
Tabel 5. 11 Tingkat Reablitias Berdasarkan Nilai Alpha ... 81
Tabel 6. 1 Komposisi Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ... 84
Tabel 6. 2 Komposisi Responden Berdasarkan Masa Kerja ... 85
Tabel 6. 3 Komposisi Responden Berdasarkan Usia ... 85
Tabel 6. 4 Komposisi Responden Berdasarkan Jenis Pendidikan ... 86
Tabel 6. 5 Hasil Analisis Data Keseluruhan Aspek Kesiapan KM ... 95
Tabel 6. 6 Sarana Yang Sering Digunakan ... 96
Tabel 6. 7 Frekuensi Kegiatan Yang Menunjang Pekerjaan ... 98
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Draft Wawancara Lampiran 2 Kuesioner
Lampiran 3 Hasil Wawancara
Lampiran 4 Uji Validitas dan Reliabilitas Lampiran 5 Hasil Statistik Deskriptif Lampiran 6 Perhitungan Hasil Kuesioner
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang masalah yang mendorong penelitian dilakukan, rumusan masalah yang ada, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan.
1.1 Latar Belakang
Berbagai perkembangan yang terjadi pada dekade ini semakin menuntut perubahan dalam segala bidang kehidupan, hal tersebut merupakan akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat. Setiap organisasi yang ingin terus berada pada posisi unggul dan kompetitif, harus mampu beradaptasi dan berubah mengikuti perubahan zaman. Pada dekade sebelumnya, organisasi yang dianggap unggul dan kompetitif ialah organisasi yang memiliki faktor-faktor produksi secara lengkap seperti modal, tanah, tenaga kerja, bangunan. Namun, pada saat ini, pola pikir seperti ini tidak lagi berlaku. Organisasi yang dianggap unggul dan kompetitif saat ini ialah organisasi yang mampu mengeksploitasi pengetahuan yang ada pada setiap sumber daya manusia-nya dan menggabungkanmanusia-nya menjadi pengetahuan organisasi, dengan tujuan untuk mencapai keunggulan dan daya saing pada tingkat yang paling optimal (Malhotra 2000; Raharso 2009).
Tuntutan perubahan secara tidak langsung memaksa setiap organisasi untuk meninggalkan paradigma resource-based competitiveness, dan mulai untuk mempergunakan paradigma knowledge-based competitiveness (Yuliazmi 2005), yaitu meninggalkan tumpuan yang berpusat pada keunggulan sumber daya dan lokasi menuju tumpuan baru berupa pengelolaan ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai sumber daya pengetahuan. Fenomena inilah yang membuat konsep
knowlegde management (KM) ramai diperbincangkan. Pengetahuan dinilai dapat
menjadi senjata yang penting dalam mencapai dan mempertahankan competitive
Penerapan knowledge management pada suatu organisasi tidak selalu berjalan dengan sukses. Menurut hasil lembaga penelitian di Inggris (British Telecommunication PLC), tingkat kegagalan dari proyek KM mencapai sekitar 70%. Seringkali kegagalan tersebut terjadi diakibatkan oleh kurangnya persiapan dan ketidakmampuan organisasi mengidentifikasi kebutuhan implementasi KM. Sehingga, diperlukan langkah awal dengan melakukan pengukuran terhadap level/tingkat dari kesiapan organisasi dalam mengimplementasikan Knowledge
Management secara detail dan komprehensif. Beberapa kasus yang sering terjadi
biasanya disebabkan karena penerapan system hanya berdasarkan teori-teori saja dan tidak mempertimbangkan keadaan organisasi (Atrinawati, 2009) oleh karena itu diperlukan persiapan awal yang matang dalam menerapkan KM dengan cara melihat keadaan organisasi dengan mengetahui tingkat kesiapan dan mengidentifikasi kebutuhan untuk mengimplementasikan KM yang sesuai dengan organisasi.
PT. Fajar Hutama Mandiri sebagai organisasi juga tidak dapat terlepas dari dampak perubahan zaman. Perubahan tersebut menuntut kesiapan organisasi agar tetap bisa produktif dan dapat bersaing. Seluruh karyawan tanpa kecuali merupakan pencetak perubahan organisasi, dalam hal ini mereka yang memiliki daya cipta, berwawasan dan berkarakter unggul yang nantinya akan menjadi SDM yang akan dapat meningkatkan daya saing perusahaan.
Pihak PT. Fajar Hutama Mandiri semakin dituntut meningkatkan standar kualitasnya sesuai dengan ketentuan organisasi. Oleh karena itu, pihak PT. Fajar Hutama Mandiri perlu merubah paradigma lama yang selama ini digunakan untuk menanggapi berbagai tantangan yang ada. Ini berarti KM merupakan hal yang tidak dapat ditawar lagi untuk diterapkan di perusahaan atau organisasi. Penerapan manajemen pengetahuan merupakan sebuah proses, maka semakin cepat PT Fajar Hutama Mandiri mempersiapkan diri, semakin cepat pula dapat menemukan best
practice-nya (Raharso 2009). Namun kenyataannya penerapan KM di organisasi
ini belum sepenuhnya mendapat perhatian dari semua karyawan. KM yang dibangun sebagai sarana untuk meningkatkan kompetensi karyawan akan berjalan dengan baik apabila didukung dengan kesiapan organisasi tersebut dalam menerapkan KM. Suatu organisasi dalam hal ini perusahaan yang menerapkan
manajemen pengetahuan, akan mampu menempatkan diri dengan baik dalam menjawab tantangan persaingan bisnis di era globalisasi saat ini.
Untuk mengatasi permasalahan di PT. Fajar Hutama Mandiri, digunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan jenis penelitian studi kasus, hal tersebut dikarenakan latar belakang masalah yang memusatkan diri secara intensif dan terperinci dalam kebutuhan dan faktor-faktor di dalam organisasi.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, aset berupa pengetahuan yang mendukung kegiatan pekerjaan di PT Fajar Hutama Mandiri belum sepenuhnya dimanfaatkan, dieksplorasi dan dikelola dengan baik, maka diperlukan adanya suatu metode untuk mengelola aset-aset tersebut agar dapat dimanfaatkan dan dikelola bersama dalam lingkungan perusahaan.
Permasalahan yang ada berdasarkan hasil pengamatan awal dan wawancara terhadap jajaran manager di PT. Fajar Hutama Mandiri adalah sebagai berikut:
1. Tingginya tingkat keluar masuk (turnover) karyawan di PT. Fajar Hutama Mandiri, hal ini merupakan kendala utama sulitnya proses perpindahan pengetahuan yang terjadi di perusahaan.
2. Pengetahuan, pengalaman, best practice dan masalah-masalah yang dihadapi, belum terdokumentasi dengan baik.
3. Belum adanya suatu bagian/divisi perusahaan yang bertugas untuk pengembangan dan penyaluran pengetahuan, terutama bagi karyawan baru.
Berdasarkan beberapa permasalahan tersebut, maka PT. Fajar Hutama Mandiri memerlukan adanya knowledge management untuk mengatasinya. Implementasi KM tersebut tentunya tidaklah mudah, tahapan awal yang harus dilakukan sebelum menerapkan KM yaitu melakukan kajian pengukuran untuk menerapkan KM, pertanyaan penelitian yang dapat ditarik dari kajian tersebut yaitu: “Sejauh mana tingkat kesiapan penerapan knowledge management di PT. Fajar Hutama Mandiri”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah untuk Mengetahui tingkat kesiapan implementasi knowledge management pada PT. Fajar Hutama Mandiri yang merupakan fondasi penting dalam pembentukan manajemen pengetahuan suatu organisasi, sehingga dapat mempertimbangkan rekomendasi dan inisiatif implementasi KM dalam meningkatkan daya saing perusahaan.
1.4 Manfaat Penelitian
Tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah
1. Mampu mengetahui tingkat kesiapan penerapan knowledge
management pada PT. Fajar Hutama Mandiri, sehingga menjadi dasar
untuk rekomendasi pertimbangan inisiatif dan strategi yang digunakan untuk perbaikan kesiapan dalam penerapan KM sehingga pengimplementasian dapat berjalan dengan sukses dan memberikan manfaat bagi organisasi.
2. Hasil penelitian yang diperoleh dari penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi untuk penelitian-penelitian di bidang
knowledge management selanjutnya.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika dari penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan permasalahan yang ada, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi landasan teori yang mendukung dan digunakan dalam menyusun penelitian. Meliputi teori mengenai
Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management Process, Knowledge Management System,
Kebutuhan Knowledge Management, Infrastruktur
Knowledge Management Critical Success Factor, Aspek Knowledge Management, Knowledge Management Readiness, dan penelitian sejenis. Referensi diambil dari
dokumen, buku, jurnal, artikel dan penelitian-penelitian terdahulu yang dapat menjadi dasar acuan, dan membantu penulisan karya akhir ini.
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi penjelasan mengenai teknik atau cara yang digunakan untuk menilai tingkat kesiapan organisasi dalam menerapkan knowledge management serta tahapan-tahapan yang dilakukan. Pembahasan pada bab ini juga meliputi metode yang dilakukan dalam mengumpulkan data yang diperlukan dalam penelitian.
BAB IV : PROFIL ORGANISASI
Bab ini berisi profil studi kasus organisasi yang dijadikan tempat penelitian, penjelasan meliputi profil organisasi, bisnis organisasi, visi, misi serta struktur organisasi
BAB V : PERANCANGAN INSTRUMEN
Bab ini berisi penjelasan mengenai perancangan instrument
knowledge management readiness, pemetaan dan perancangan kisi-kisi instrument penelitian, pemetaan tingkat kesiapan knowledge management, perancangan kuesioner, uji validitas dan reliabilitas serta pembentukan kuesioner
knowledge management readiness berdasarkan item-item
yang sudah valid.
BAB VI : ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi penjelasan mengenai analisis data hasil jawaban responden berdasarkan kuesioner yang telah diajukan. Analisis data dan pembahasan dilakukan dengan melihat tiga aspek knowledge management yaitu aspek
strategi-strategi yang dapat dilakukan untuk perbaikan serta membahas mengenai implementasi penelitian.
BAB VII : PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan serta saran yang dapat dijadikan dasar pengembangan untuk penelitian selanjutnya.
BAB II
LANDASAN TEORI
Bab ini berisi landasan teori yang mendukung dan digunakan dalam menyusun penelitian. Referensi diambil dari dokumen, buku, jurnal, artikel dan penelitian-penelitian terdahulu yang menjadi dasar acuan, dan dapat diambil untuk membantu penulisan karya akhir ini.
2.1 Knowledge
Pada tabel 2.1 dapat dilihat definisi-definisi dari knowledge. Tabel 2.1 Definisi Knowledge
Penulis, tahun Definisi Knowledge Davenport &
Laurence (1998)
Campuran dari pengalaman, nilai, informasi konstektual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengetahui dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi.
Tiwana (2001) Perpaduan atau percampuran antara pengalaman, nilai, informasi informasi kontekstual, wawasan para ahli, dan intuisi yang menyediakan lingkungan dan framework untuk mengevaluasi dan memasukkan pengalaman dan informasi yang baru. Dalam organisasi, seringkali tidak hanya terdapat pada dokumen ataupun repositori, tetapi juga rutinitas organisasi, praktek dan norma-norma.
Wissens Management Forum (2003)
Sesuatu yang tercipta dari proses kognitif seseorang sehingga orang tersebut dapat melakukan suatu pekerjaan yang secara intrinsic berkaitan kepada manusia secara individual.
Turban dkk (2004) Sekumpulan informasi yang telah dianalisis dan diorganisir sehingga dapat digunakan dalam memecahkan permasalahan dan pengambilan keputusan.
Awad & Ghaziri (2004)
Pemahaman manusia dari sesuatu yang spesial dan penting yang diperoleh melalui pembelajaran dan pengalaman. Fernandez (2004) Rangkaian informasi dengan pengambilan keputusan dan
Dari beberapa definisi yang disebutkan, definisi sederhana dari knowledge adalah kebiasaan, keahlian, keterampilan, pemahaman atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar.
Fernandez (2004) membagi pengetahuan menjadi enam tipe, yaitu:
1. Procedural knowledge
Pengetahuan prosedural menjelaskan bagaimana melakukan sesuatu dengan berfokus kepada urutan langkah atau tindakan yang diinginkan untuk mencapai tujuan. Pengetahuan prosedural dihasilkan melalui kegiatan seperti observasi, praktek dan pengulangan, dengan menghafal, trial and error (discovery), dan mendokumentasikan langkah-langkah dan prosedur untuk menyelesaikan proses.
2. Declarative knowledge
Pengetahuan deklaratif adalah pengetahuan yang berdasarkan kepada fakta, apa yang diketahui, atau yang berfokus kepada keyakinan adanya hubungan antar variabel, merupakan aset penting bagi organisasi karena memberikan dasar untuk bertindak. Pengetahuan deklaratif dapat dihasilkan dengan berbagai macam cara melalui akal dan logika, observasi dan pengalaman, dan dengan cara belajar.
3. Tacit knowledge
Pengetahuan tacit meliputi wawasan, intuisi, dan firasat yang bersifat personal, terletak di otak atau melekat di dalam diri seseorang, sulit untuk diterjemahkan, diekpresikan dan diformulasikan dalam bentuk tulisan sehingga sulit untuk disebarkan. Pengetahuan tacit ini dihasilkan dari waktu ke waktu melalui pengamatan, pengalaman dan proses interaksi dengan manusia lainnya.
4. Explicit knowledge
Pengetahuan eksplisit mengarah kepada hal-hal yang dapat diekspresikan ke dalam kata atau angka, relatif mudah untuk dikodifikasi dan berbagi, merupakan dasar untuk eksplorasi ide-ide, visi dan memicu inovasi. Pengetahuan eksplisit dapat dikomunikasikan atau dibagi secara formal dan sistimatis dalam bentuk data, spesifikasi,
manual, dokumen, gambar, audio dan tape video, program komputer, hak paten dan semacamnya.
5. General knowledge
Pengetahuan umum adalah pengetahuan yang dimiliki oleh setiap individu dan dapat di transfer dengan mudah antar individu.
6. Specific knowledge
Pengetahuan spesifik adalah pengetahuan yang hanya dimiliki oleh sebagian orang atau individu tertentu dalam jumlah yang terbatas, tidak semua orang memiliki pengetahuan tersebut. Transfer pengetahuan khusus ini relatif mahal.
2.2 Knowledge Management
Pada tabel 2.2 dapat dilihat definisi-definisi dari knowledge management. Tabel 2.2 Definisi Knowledge Management
Penulis, tahun Definisi Knowledge Management
Swan dkk (1999) Setiap proses / praktek membuat, memperoleh, menangkap, berbagi dan menggunakan pengetahuan, di mana pun, untuk meningkatkan pembelajaran dan kinerja dalam organisasi. Laudon & Laudon
(1999)
Proses mengelola dan meningkatkan penyimpanan pengetahuan secara sistematis dan aktif dalam organisasi Tiwana (2001) Proses pengelolaan berbagai asset pengetahuan yang
dimiliki organisasi baik yang berada di SDM (tacit) ataupun dokumen (explicit) agar pengetahuan tersebut dapat bernilai bagi penggunanya dalam melakukan aktivitasnya dan juga bagi organisasi, sehingga memungkinkan terjadinya pembuatan, komunikasi dan pengaplikasian berbagai pengetahuan untuk mencapai tujuan organisasi.
Fernandez (2004) Kegiatan-kegiatan seperti menemukan, menangkap, menyebarkan/membagi dan mengimplementasikan/ menerapkan pengetahuan sehingga dapat meningkatkan, dengan biaya yang rendah dampak pengetahuan terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Turban dkk (2007)
Suatu proses yang membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengorganisasi, menyebarkan dan mentransfer keahlian dan informasi penting yang menjadi bagian dari memori organisasi dan umumnya berada di dalam suatu organisasi dalam suatu cara yang tidak terstruktur.
Gracianus (2011) Usaha untuk mengelola, menganalisa, meningkatkan dan membagi pengertian dan pengalaman yang terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam individu atau yang melekat dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi.
Dari beberapa definisi yang disebutkan, definisi sederhana dari knowledge
management adalah proses pengelolaan pengetahuan yang berada dalam suatu
organisasi sehingga menjadi berguna bagi suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
2.3 Knowledge Management Process
Fernandez (2004) menjelaskan bahwa proses knowledge management terdiri dari empat jenis, dapat dilihat pada gambar 2.1, yaitu :
1. Knowledge Discovery
Knowledge discovery adalah proses mengembangkan pengetahuan
baru, baik pengetahuan tacit ataupun pengetahuan explicit dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan terdahulu. Terdiri dari 2 sub-processes:
a. Combination : Perubahan pengetahuan explicit dari satu bentuk ke bentuk lainnya. Contohnya adalah menggunakan buku petunjuk teknis dalam sebuah pelatihan
b. Socialization : Terjadi dalam interaksi tidak resmi antara individu dengan individu lainnya dalam berbagai ide dan keahlian. Contohnya adalah SIGS, Communities of practices, blog.
2. Knowledge Capture
Knowledge capture merupakan proses pengambilan pengetahuan, baik
pengetahuan explicit ataupun pengetahuan tacit melalui orang, artefak, atau entitas dari organisasi. Terdiri dari 2 sub-processes:
a. Externalization : Evolusi pengetahuan dari tacit menjadi explicit (proses kodifikasi). Contohnya adalah seorang ahli yang menuangkan keahliannya dalam bentuk buku petunjuk teknis. Pengetahuan yang dikodifikasi memiliki manfaat dalam hal efisiensi dan ekonomi.
b. Internalization: Proses kognitif individu dari pengetahuan yang telah dikodifikasi untuk menciptakan pengetahuan tacit dalam konteks tertentu. Contohnya adalah menafsirkan prosedur manual dan mengeneralisasi konsep untuk aplikasi yang sama sekali berbeda
3. Knowledge Sharing
Knowledge sharing adalah proses mengkomunikasikan pengetahuan,
baik pengetahuan tacit ataupun pengetahuan explicit kepada individu lainnya.
4. Knowledge Application
Knowledge application adalah proses penggunaan pengetahuan yang
dipunyai oleh beberapa individu dengan individu lain tanpa mendapatkan secara nyata atau mempelajari pengetahuan tersebut.
2.4 Knowledge Management Systems
Pada tabel 2.3 dapat dilihat definisi-definisi dari knowledge management
system.
Tabel 2.3 Definisi Knowledge Management System Penulis, tahun Definisi Knowledge Management System Alavi & Leidner
(2001)
Kelas dari sistem informasi yang diaplikasikan untuk mengelola pengetahuan yang terdapat di dalam organisasi
Fernandez (2004) Integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dibangun untuk mendukung proses knowledge management
Maier (2006) Teknologi yang memungkinkan knowledge management untuk berjalan secara efektif dan efisien.
Dari beberapa definisi yang disebutkan, definisi sederhana dari knowledge
management system adalah sistem yang berbasiskan teknologi informasi yang
dikembangkan untuk mendukung proses pengelolaan pengetahuan dalam organisasi.
Fernandez (2004) mengklasifikasikan knowledge management systems ke dalam empat jenis, yaitu :
1. Knowledge Discovery Systems
Knowledge discovery system mendukung proses dalam membangun
pengetahuan baru, baik pengetahuan tacit ataupun pengetahuan explicit dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan terdahulu.
Teknologi KM pendukung: Database, web-based access to data, data
mining, repositories of information, web portals, best practices and lessons learned, video conferencing, electronic discussion group, email.
Mekanisme yang memfasilitasi KM: Meeting, telephone conversation,
collaborative creation document, employee rotation across department, conferences, brainstorming retreats, cooperative projects, initiation.
2. Knowledge Capture Systems
Knowledge capture system mendukung proses pengambilan pengetahuan, baik pengetahuan explicit ataupun pengetahuan tacit melalui orang, artefak, atau entitas dari organisasi.
Teknologi KM pendukung: Expert systems, chat groups, best practices
and lessons learned databases, computer-based communication, AI-based knowledge acquisition, computer-AI-based simulations.
Mekanisme yang memfasilitasi KM: Model, prototype, best practice,
lesson learned, learning by doing, on job training, learning by observation, face to face meeting.
3. Knowledge Sharing Systems
Knowledge sharing system mendukung proses mengkomunikasikan
pengetahuan, baik pengetahuan tacit ataupun pengetahuan explicit kepada individu lainnya.
Teknologi KM pendukung: Team collaboration tools, web-based
access to data, databases and repositories of information, best practices databases, lessons learned systems, expertise locator systems.
Mekanisme yang memfasilitasi KM: Penggunaan memo, surat dan presentasi
4. Knowledge Application Systems
Knowledge application system mendukung proses penggunaan
pengetahuan yang dipunyai oleh beberapa individu dengan individu lain tanpa mendapatkan secara nyata atau mempelajari pengetahuan tersebut.
Teknologi KM pendukung: Capture and transfer of expert knowledge,
troubleshooting system and case-based reasoning system, decision support system, enterprise resource planning system, management information systems.
Mekanisme yang memfasilitasi KM: Hubungan hirariki dalam organisasi, help desk, support center, kebijakan organisasi, praktek dan standar kerja.
2.5 Kebutuhan Knowledge Management
Menurut Gracianus (2011), ada beberapa hal utama yang menyebabkan mengapa Knowledge Management sangat dibutuhkan oleh organisasi, antara lain:
1. Globalization of Business
Knowledge Management sangat dibutuhkan saat ini karena organisasi
menjadi lebih mendunia, multisite, multilingual dan multicard.
2. Learn of Organization
Knowledge Management sangat dibutuhkan karena organisasi sekarang
tidak hanya bekerja lebih keras dan lebih cepat, tetapi organisasi juga membutuhkan pekerja yang lebih pandai sebagai knowledge worker
3. Corporatic Amnesia
Penyakit utama dalam sebuah organisasi karena pengetahuan yang dimiliki tidak sempat diberikan, didokumentasikan, sehingga pengetahuan yang pernah didapatkan hilang begitu saja
4. Technology Advances
Kemajuan TI menjadikan setiap bagian terhubung dengan demikian setiap bagian baik individu maupun organisasi sangat diharapkan siap dalam setiap waktu.
2.6 Infrastruktur Knowledge Management
Fernandez (2004) mengelompokkan infrastruktur knowledge management menjadi lima komponen utama, yaitu:
1. Organization Culture
Budaya organisasi adalah salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam penerapan KM dalam suatu organisasi. Budaya organisasi yang mendukung, membantu memotivasi pegawai untuk memahami manfaat dari penerapan KM, termasuk menciptakan situasi agar setiap individu dapat berpartisipasi dalam berbagi knowledge. Atribut dari kultur organisasi meliputi memahami manfaat dari penerapan KM, pihak manajemen yang mendukung penerapan KM, adanya insentif sebagai penghargaan bagi pegawai yang berbagi knowledge dan
memberi semangat berinteraksi dalam berbagi dan menciptakan
knowledge.
2. Organization Structure
Struktur organisasi juga merupakan salah satu faktor yang sangat berpengaruh. Beberapa aspek penting dari struktur organisasi yang relevan adalah:
a. Struktur hirarki dari organisasi mempengaruhi frekuensi interaksi dari masing-masing individu dalam organisasi sehingga berpengaruh pula pada proses berbagi knowledge.
b. Adanya communities of practice, yaitu sekelompok individu yang membentuk grup tersendiri dan selalu berdiskusi mengenai hal-hal yang menjadi perhatian sehingga dapat tercipta knowledge baru. c. Adanya struktur spesialis dan peranannya, yaitu dengan menunjuk
salah satu individu untuk menjabat sebagai CKO (Chief Knowledge
Officer) yang bertanggungjawab terhadap KM yang dimiliki
organisasi, membentuk departemen KM dan adanya tradisional KM unit, seperti R&D (Research and Development) departemen yang mendukung manajemen dari knowledge yang lalu, perkembangannya ke depan, serta perpustakaan bersama yang mendukung unit bisnis dengan melayani penyimpanan sejarah informasi tentang organisasi.
3. Information Technology Infrastructure
KM juga didukung dengan infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki organisasi. Infrastruktur teknologi informasi dikembangkan untuk mendukung sistem informasi yang dibutuhkan organisasi, juga untuk mendukung proses KM. Infrastruktur teknologi informasi memberikan kemampuan yang sangat besar dalam empat aspek penting, yaitu reach, depth, richness, dan aggregation.
Reach berkenaan dengan masalah akses dan koneksi dan akses yang efisien. Reach berarti menambah bukan hanya menambah hardware tapi juga kemajuan software.
Depth fokus pada kedetailan dan jumlah dari informasi yang dapat dikomunikasikan secara efektif, ini berkaitan dengan aspek bandwidth. Informasi yang detail serta seringnya komunikasi membutuhkan bandwidth yang tinggi.
Rich berkenaan dengan komunikasi, dimana terdapat beberapa kemampuan yaitu memberikan banyak isyarat (seperti bahasa tubuh dan ekspresi wajah), feedback yang cepat, pesan pribadi dan menggunakan bahasa alami. Kemampuan ini dapat mendukung rich communication.
Aggregation dapat diartikan volume yang besar dari informasi yang berasal dari beberapa sumber. Sebagai contoh ialah data
mining dan data warehouse. 4. Common Knowledge
Pengetahuan umum menunjukkan keahlian dalam memahami kategori dari knowledge dan aktivitasnya, serta prinsip organisasi yang mendukung komunikasi dan koordinasi, sehingga membantu meningkatkan nilai pengetahuan seorang ahli dengan mengintegrasikan dengan pengetahuan orang lain. Contoh: common
language and vocabulary, recognition of individual knowledge domain, shared norms.
5. Physical Environment
Aspek kunci dari lingkungan fisik meliputi desain bangunan dan pemisahannya, lokasi, ukuran dan jenis kantor, jenis, jumlah dan sifat ruang pertemuan.
2.7 Knowledge Management Enablers
Menurut Lee & Choi (2003), knowledge management merupakan rangkaian tahapan dan proses pengembangan yang terdiri atas beberapa tahapan dimana semuanya terhubung antara satu dengan yang lainnya, seperti yang terlihat dalam gambar 2.2.
Gambar 2.2 Rangkaian tahapan dan proses knowledge management (Lee & Choi, 2003)
Gambar 2.3 Kerangka manajemen pengetahuan
Gambar 2.3 memperlihatkan bahwa kerangka manajemen pengetahuan diibaratkan sebagai sebuah bangunan. Fondasi merupakan bagian awal dari pembangunan, sekaligus merupakan bagian yang paling krusial, pembangunan manajemen pengetahuan yang terintegrasi, kokoh, dan bertahan dalam jangka panjang sangat bergantung pada bagaimana kesiapan dan keberadaan unsur-unsur pemberdaya (enablers) yang akan berinteraksi satu sama lain, sehingga akan membentuk kesatuan yang erat, dinamis, dan kaya dalam pembentukan pengetahuan yang baru.
Tahap selanjutnya ialah penciptaan/konversi pengetahuan sebagaimana dikemukakan oleh Nonaka dan Takeuchi (2004). Tahapan ketiga ialah knowledge
management intermediate outcome, dimana hasilnya ialah kreativitas organisasi
yang nantinya akan berpengaruh pada kinerja dan performa organisasi, sekaligus menjadi hasil akhir dari keseluruhan tahapan manajemen pengetahuan. Dengan demikian kesiapan faktor pemberdaya tadi dapat menyokong terciptanya
kreativitas organisasi yang nantinya akan berpengaruh pada kinerja dan performa organisasi dalam menghadapi persaingan.
Knowledge Management Enablers dapat diklasifikasikan menurut teori
sosio teknis. Teori ini mengasumsikan bahwa suatu organisasi atau sistem kerja organisasi dapat digambarkan sebagai perspektif sosio teknis. Menurut perspektif ini, dapat diidentifikasi bahwa enablers terdiri atas dua sistem yang bebas namun tetap berinteraksi dan terhubung satu sama lainnya. Sistem teknis berkaitan dengan proses, tugas, dan teknologi. Sistem social berkaitan dengan people, hubungan antar manusia, sistem penghargaan dan authority structures.
Faktor enabler (Pemberdaya) KM meliputi setiap mekanisme yang terjadi di dalam organisasi yang mendorong terciptanya pengetahuan secara konsisten, dimana pengetahuan yang tercipta berfungsi merangsang terciptanya pengetahuan baru, menyimpannya, dan memungkinkan terjadinya pertukaran pengetahuan pada organisasi.
2.7.1 Knowledge Management Enabler Menurut Lee & Choi (2003)
Lee & Choi (2003) telah mengelompokkan berbagai faktor pemberdaya KM kedalam 4 kelompok yaitu: organizational culture,
organizational structure, people dan teknologi informasi dan membaginya
ke dalam 8 elemen:
1. Formalization
Formalization mengacu pada dokumentasi tertulis dari peraturan,
prosedur, dan kebijakan untuk memandu perilaku dan pengambilan keputusan pada organisasi. Sebuah organisasi dengan tingkat formalitas yang tinggi, akan membatasi kebebasan anggota dalam menentukan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, dan bagaimana melakukannya, yang akan menghasilkan output yang konsisten dan seragam. Sehingga menghambat proses penciptaan pengetahuan.
2. Centralization
Centralization mengacu pada sejauh mana proses pengambilan
keputusan terkonsentrasi pada satu titik, biasanya terjadi pada arah manajerial yang lebih tinggi dari organisasi. Konsep sentralisasi mencakup kewenangan formal, yang merupakan hak yang melekat karena posisinya dalam organisasi. Sebuah organisasi dikatakan sangat tersentralisasi apabila keputusan-keputusan penting yang diambil manajemen puncak sangat sedikit mendapatkan masukan dari arah manajerial dibawahnya. Ketika otoritas pengambilan keputusan sangat terpusat, maka spontanitas, eksperimentasi, dan kebebasan berekspresi dari anggota akan berkurang. Oleh karena itu, pengurangan tingkat sentralisasi pada suatu organisasi dapat mengakibatkan peningkatan penciptaan pengetahuan.
3. Collaboration
Dimana orang di dalam organisasi saling membantu dan berkolaborasi dalam menyelesaikan tugas mereka. Semakin tinggi tingkat kolaborasi yang terjadi di dalam suatu organisasi, maka semakin mudah terjadinya pertukaran pengetahuan, yang dimana hal ini menjadi prasyarat terjadinya penciptaan pengetahuan. 4. Mutual Trust
Dimana setiap anggota organisasi percaya akan integritas, kapabilitas dan karakter anggota lainnya. Rasa saling percaya akan menciptakan dinamika organisasi yang penuh keterbukaan, substantif, dan berpengaruh positif terhadap proses pertukaran pengetahuan.
5. Learning
Melibatkan dinamika dan proses pembelajaran secara kolektif, baik yang terjadi secara alami maupun melalui program yang terencana.
Learning merupakan aspek yang krusial di dalam penerapan
manajemen pengetahuan, karena aspek ini membuka jalan bagi organisasi untuk memperoleh pengetahuan yang baru. Aspek ini menekankan pada pembelajaran dan pengembangan yang
berkesinambungan, sehingga aktivitas penciptaan pengetahuan akan meningkat, dan setiap anggota organisasi dapat memainkan peran secara aktif dalam setiap prosesnya.
6. Leadership
Kepemimpinan dianggap sebagai pengendali terpenting di dalam penerapan manajemen pengetahuan yang efektif di organisasi. Kehadiran ahli manajemen dalam rangka menetapkan arah pengembangan inisiasi manajemen pengetahuan organisasi sangat penting agar semuanya berjalan secara efektif dan akuntabel
7. T-Shaped Skill
People merupakan jantung dari proses penciptaan pengetahuan
sebagaimana orang-orang menciptakan dan membagi pengetahuan, Pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi dapat diperoleh organisasi dengan merekrut manusia yang memiliki kemampuan sesuai kebutuhan, yang dinamakan dengan T-shaped skills.
8. IT Support
Dukungan TI telah menjadi elemen penting bagi penciptaan dan
transfer pengetahuan. TI begitu mempengaruhi proses penciptaan
pengetahuan dalam berbagai cara seperti memfasilitasi pengumpulan, penyimpanan dan pertukaran data dengan cepat dalam skala yang tidak praktis di masa lalu, sehingga membantu mempercepat penciptaan pengetahuan dan proses pembagiannya.
2.7.2 Knowledge Management Enabler Menurut Yu, dkk (2004)
Menurut Yu, Kim & Kim (2004), dalam penelitiannya pada sejumlah perusahaan di Korea, performa KM ditentukan oleh 5 faktor, yaitu:
1. Learning Orientation
Berhubungan dengan perilaku, kegiatan dan proses manajemen pengetahuan, dimana hal tersebut secara positif mempengaruhi perbaikan proses bisnis, dimana pembelajaran organisasi terjadi.
2. Knowledge Sharing
Berhubungan dengan pengetahuan dan budaya berbagi pengetahuan dalam organisasi.
3. IT Quality
Berhubungan dengan dukungan pemanfaatan teknologi informasi dalam penerapan KM.
4. Team Activity
Berhubungan dengan proses transfer knowldege yang efektif dan orang-orang yang terlibat didalamnya, dimana aktifitas tim berusaha membantu, bukan mendikte anggota organisasi dalam menciptakan, berbagi, mengidentifikasi dan mengakses pengetahuan.
5. Managerial Support
Berhubungan dengan dukungan manajemen senior terhadap implementasi KM.
2.7.3 Knowledge Management Enabler Menurut Hariheran (2005)
Hariheran (2005) dalam penelitiannya di Bharti Tele-Ventures Ltd mengemukakan, ada 7 key enabler untuk KM, yaitu:
1. Leadership
Meliputi keseriusan manajemen puncak dan harapan tinggi terhadap KM
2. Alignment with business objectives (Strategic Focus)
Meliputi keseriusan organisasi memanfaatkan KM untuk mencapai tujuan bisnis, membentuk agenda permanen tentang implementasi KM.
3. KM Organization and Roles
Meliputi dukungan terhadap implementasi KM, dengan menunjuk koordinator KM terpusat dan di setiap unit bisnis, memfasilitasi proses dan menyebarkan budaya berbagi pengetahuan di seluruh organisasi dan mengukur hasilnya.
4. Standard KM Processes
Meliputi penerapan standar proses untuk berbagi pengetahuan, replikasi dan pengukuran hasil, sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja pada langkah-langkah bisnis yang penting. 5. Culture and People Engagement
Meliputi keterlibatan seluruh karyawan dan pemberian reward untuk terlibat dalam kegiatan KM. Tujuan dari skema ini adalah untuk menciptakan minat, gairah dan motivasi antara orang-orang, dan memastikan bahwa adapter awal mendapatkan visibilitas tinggi sehingga mereka menjadi panutan bagi orang lain.
6. Quality of Content in Knowledge Repositories
Meliputi peninjauan terhadap kualitas konten pengetahuan agar relevan dengan bisnis dan kualitas dokumentasi sesuai dengan format standar KM.
7. Technology Enablement
Meliputi pemanfaatan teknologi informasi untuk KM, memfasilitasi kolaborasi di antara anggota-anggota dalam organisasi.
2.7.4 Knowledge Management Enabler Menurut Kumar & Idris (2006)
Menurut Kumar & Idris (2006), dalam penelitiannya terhadap institusi pendidikan tinggi di Malaysia menemukan bahwa ada 3 faktor pemberdaya yang mempengaruhi performa pengetahuan dan kinerja organisasi, yaitu:
1. Team Learning
Berkaitan dengan proses transfer knowldege yang efektif dan suasana belajar yang kondusif, termasuk didalamnya pelatihan. 2. Leadership
Berkaitan dengan di dalamnya komitmen manajemen senior terhadap pembelajaran yang efektif, pelayanan kelembagaan, visi, pengembangan program dan kegiatan.
3. Sistem Organisasi
Berkaitan dengan sistem organisasi yang meliputi proses, prosedur, sistem manajemen yang yang tertata dengan baik.
2.8 Knowledge Management Critical Success Factor (CSF)
Ada beberapa faktor yang menjadi kunci keberhasilan implementasi
Knowledge Management sehingga dapat berjalan dengan baik,
2.8.1 Knowledge Management CSF Menurut Skyrme & Amidon (1997)
Menurut Skyrme & Amidon (1997), ada 7 faktor yang menjadi faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu:
1. Budaya yang mendukung KM 2. Kepemimpinan
3. Motivasi 4. Infrastruktur TI
5. Infrastruktur organisasi 6. Strategi dan visi
7. Tujuan
2.8.2 Knowledge Management CSF Menurut Davenport dkk (1998)
Menurut Davenport dkk (1998), ada 8 faktor yang menjadi penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu:
1. Infrastruktur Teknologi 2. Infrastruktur Organisasi
3. Fleksibilitas, evolusi dan kemudahan akses terhadap pengetahuan.
4. Berbagi pengetahuan
5. Pengetahuan budaya yang ramah
6. Motivasi untuk mengembangkan, berbagi dan menggunakan pengetahuan
7. Sarana transfer pengetahuan menggunakan berbagai infrastruktur TI
8. Dukungan dan komitmen manajemen senior
2.8.3 Knowledge Management CSF Menurut David Skyrme (1999)
Menurut David Skyrme ada 10 knowledge management critical
success factor, faktor tersebut yaitu :
1. Kepemimpinan (Leadership)
Kepemimpinan pada KM adalah bagaimana kepemimpinan pada organisasi dapat menentukan visi atau arah kontribusi KM, mengelola semua aset pengetahuan yang dimiliki organisasi baik sumber daya pegawai, teknologi maupun hal lainnya yang mendukung KM.
2. Budaya (Culture)
Budaya yang perlu dikembangkan adalah budaya organisasi yang mendukung terjadinya aliran informasi atau pengetahuan terutama dalam melakukan knowledge sharing. Beberapa hal yang dapat dilakukan, organisasi dapat mengubah cara dan format rapat atau pertemuan untuk mendorong terjadinya dialog bukan monolog. Organisasi dapat memfasilitasi dan memberi penghargaan secara formal terhadap sharing pengetahuan yang baik. Manajemen senior berperan dalam memberikan motivasi dan keteladanan kepada para pegawai.
3. Proses (Process)
Proses dan praktik akan mempermudah dalam melakukan transfer dan pengelolaan pengetahuan, karena pengetahuan terus diciptakan dalam organisasi dan harus dikelola secara sistematis agar dapat memberikan kontribusi bagi peningkatan kinerja organisasi.
4. Pengetahuan Eksplisit (Explicit Knowledge)
Kualitas pengetahuan eksplisit yang dimiliki oleh organisasi menentukan dalam keberhasilan implementasi KM. pengetahuan tersebut dikelola dan di-review secara rutin dalam menjaga akurasi dan relevansi pengetahuan.
5. Pengetahuan Tacit (Tacit Knowledge)
Pengetahuan ini sulit dikelola karena terletak di kepala manusia sehingga sulit dalam implementasi proses knowledge. Oleh karena itu suatu organisasi harus berusaha agar pengetahuan tersebut dapat dengan mudah di-sharing yaitu dengan cara menjadikan pengetahuan tacit menjadi eksplisit atau berusaha agar individu yang memiliki pengetahuan tersebut dapat berbagi dengan rekan kerja yang lain.
6. Knowledge Hubs dan Centers
Knowledge center adalah penggabungan dari fisik dan virtual,
terpusat dan tersebar. Knowledge center memungkinkan pengaksesan kegiatan fisik (dokumen/hardcopy). Knowledge
center juga menjadi pusat informasi mengenai pengetahuan,
walaupun pengetahuan tersebut secara fisik tersebar diseluruh organisasi.
7. Penilaian (Measures)
Penilaian terhadap aset pengetahuan yaitu mengenai identifikasi terhadap setiap komponen berbeda yang merupakan aset intelektual, seperti aset sumber daya manusia, aset struktural dan aset stakeholder lainnya.
8. Eksploitasi/Pemasaran (Exploitation/Market Leverage)
Eksploitasi pengetahuan dapat dilakukan dengan peningkatan produk dan jasa berbasis pengetahuan yang hanya menjadi hak mereka. Selain itu adanya penggunaan pengetahuan dalam komunikasi internal dan eksternal.
9. Pegawai/Keahlian (People/Skill)
People/Skill merupakan soft infrastruktur organisasi. Divisi human resources memiliki peran dan fungsi untuk mengarahkan pegawai
dan keahlian yang dimiliki oleh pegawai itu. Beberapa organisasi mulai memperkenalkan penciptaan dan berbagi pengetahuan sebagai bahan dari penghargaan untuk tiap pegawai.
10. Infrastruktur Teknologi
Teknologi informasi dan komunikasi secara signifikan dapat meningkatkan proses KM. Hal yang terpenting adalah adanya jaringan komunikasi, yang menyediakan konektivitas untuk pegawai dengan informasi atau pegawai lainnya.
2.8.4 Knowledge Management CSF Menurut Liebowitz (1999)
Menurut Liebowitz (1999), KM adalah strategi kunci yang merangkul organisasi untuk mengelola pengetahuan organisasi untuk keuntungan strategis. Ada 6 faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu:
1. Budaya yang mendukung 2. Kepemimpinan
3. Motivasi 4. Infrastruktur TI
5. Infrastruktur organisasi 6. Strategi, visi dan tujuan
2.8.5 Knowledge Management CSF Menurut APQC (1999)
Menurut American Productivity and Quality Center (1999), Ada 4 faktor yang menjadi faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu:
1. Strategi dan kepemimpinan 2. Budaya
3. Teknologi 4. Pengukuran
2.8.6 Knowledge Management CSF Menurut Ryan dan Prybutok (2001)
Penelitian Ryan dan Prybutok (2001) bertujuan untuk meneliti bagaimana teknologi informasi, proses perencanaan strategis, dan orang-orang berinteraksi dalam lingkungan e-government muncul dengan menggunakan sebuah model diskriminan yang dikembangkan untuk menguji kemampuan membedakan antara persepsi yang tinggi dan rendah. Tujuannya agar pemerintah mengevaluasi bagaimana rencana strategis
e-government dikembangkan, dikomunikasikan, dan diintegrasikan ke dalam
lingkungan kerja. Tanpa pemahaman yang tepat tentang pentingnya
e-government, staf tidak menempatkan nilai tinggi pada e-government. Ryan
dan Prybutok (2001) mengusulkan 5 (lima) buah KMCSF seperti: 1. Budaya organisasi terbuka
2. Kepemimpinan dan komitmen manajemen senior; 3. Keterlibatan staf
4. Kerja sama tim
2.8.7 Knowledge Management CSF Menurut Stankosky dan Baldanza (2001)
Empat faktor KMCSF menurut Stankosky dan Baldanza (2001), yaitu :
1. Kepemimpinan
Kepemimpinan bertanggung jawab untuk melatih perencanaan strategis dan sistem pendekatan yang akan digunakan, membuat
best practice sumber daya yang ada, meningkatkan budaya yang
mendorong adanya dialog terbuka dan pembelajaran oleh tim, dan untuk belajar dan berbagi pengetahuan. Elemen kunci untuk kepemimpinan adalah perencanaan strategis, komunikasi, berpikir, dan budaya bisnis.
2. Organisasi
Struktur organisasi harus memfasilitasi adanya interaksi dalam mendukung praktek untuk menangkap pengetahuan tacit dan eksplisit dalam organisasi. Struktur organisasi dalam suatu organisasi harus menanamkan kepercayaan antara orang-orang dalam organisasi dan mendorong pertukaran pengetahuan. Selain itu, organisasi harus peduli dengan mengelola perubahan untuk mencapai hasil yang lebih baik. Elemen-elemen kunci dari struktur organisasi adalah proses, prosedur, sistem manajemen kinerja dan organisasi. Struktur organisasi merupakan salah satu faktor yang berpengaruh dalam implementasi KM, struktur organisasi dalam hal ini mencakup masalah ukuran dan hirarki yang ada dalam organisasi
3. Teknologi
Infrastruktur teknologi memungkinkan untuk bertukar informasi tanpa struktur formal. Infrastruktur teknologi harus mampu menangkap secara efisien dan efektif pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit. Teknologi juga harus mendukung berbagi
pengetahuan di seluruh organisasi. Elemen kunci dari teknologi adalah komunikasi, surat elektronik, intranet, internet, data
warehousing dan sistem pendukung keputusan. Agar implementasi
KM dapat berhasil, maka diperlukan teknologi yang dapat mendukung proses-proses atau kegiatan yang dilakukan dalam KM. penggunaan teknologi tersebut ditekankan kepada penggunaan teknologi-teknologi yang relevan dalam menunjang kegiatan utama dalam KM. Aktivitas utama dalam KM dijelaskan sebagai knowledge flow atau aliran pengetahuan. Teknologi yang dibutuhkan adalah teknologi yang mendukung aktivitas dalam
knowledge flow itu sendiri.
4. Pembelajaran organisasi
Kemampuan organisasi untuk belajar, dan berbagi pengetahuan tergantung pada budaya organisasi. Budaya organisasi yang tidak membantu perkembangan berbagi pengetahuan dapat membuat usaha KM menjadi tidak seimbang. Organisasi sangat mengandalkan individu dalam menyumbangkan pengetahuan mereka dalam KM, jika budaya organisasi tidak mendukung berbagi pengetahuan maka KM yang dibangun akan gagal.
2.8.8 Knowledge Management CSF Menurut Hasanali (2002)
Dalam penelitiannya, Hasanali (2002) menggunakan data yang berasal dari pengalaman dan pelajaran beberapa organisasi yang secara efektif memberikan fasilitas yang dibutuhkan bagi karyawan untuk mengelola dan berbagi pengetahuan. Salah satu faktor keberhasilan KM adalah memiliki pemahaman umum dari istilah "knowledge management" dan "sharing knowledge" dan bagaimana mereka berlaku untuk situasi dan kebutuhannya.
Ada 5 faktor yang menjadi faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu:
1. Kepemimpinan 2. Budaya
3. Struktur
4. Peran dan tanggung jawab 5. Infrastruktur TI dan pengukuran
2.8.9 Knowledge Management CSF Menurut Holsapple dan Joshi (2002)
Holsapple dan Joshi (2002) melihat organisasi kini semakin modern dan banyak perusahaan menerapkan KM sebagai kekuatan dalam persaingan.
Dalam penelitiannya Holsapple dan Joshi (2002) menggunakan teknik proses delphi yang terdiri dari 31 peneliti. Kerangka yang dihasilkan adalah 4 buah faktor yang dapat digunakan oleh peneliti untuk dijadikan sebagai faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu:
1. Koordinasi 2. Kontrol 3. Pengukuran 4. Kepemimpinan
2.8.10 Knowledge Management CSF Menurut Moffett dkk (2003)
Moffett bertujuan untuk meningkatkan pemahaman antara aspek manusia dengan aspek teknis dari knowledge management. Hasil penelitian Moffett terhadap lebih dari 1000 organisasi di 3 sektor industri menunjukkan terdapat hubungan yang kuat antara KM dan faktor organisasi lain, yaitu budaya organisasi dan budaya teknis internal.
Menurut Moffett, ada 10 faktor yang menjadi penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu:
1. Budaya organisasi yang ramah
2. Kepemimpinan dan komitmen manajemen senior 3. Keterlibatan pegawai
4. Pelatihan pegawai
5. Saling percaya dalam kerja tim 6. Pemberdayaan pegawai
7. Infrastruktur Sistem Informasi 8. Pengukuran kinerja
9. Pembandingan
10. Knowledge Structure
2.8.11 Knowledge Management CSF Menurut Chourides dkk (2003)
Menurut Chourides dkk (2003) ada 5 faktor yang menjadi faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu:
1. Strategi
2. Manajemen SDM 3. Teknologi Informasi
4. Manajemen Kualitas keseluruhan 5. Pemasaran
2.8.12 Knowledge Management CSF Menurut Mathi (2004)
Dalam tulisannya yang berjudul "Key Success Factor for
Knowledge Management", Mathi (2004) mengemukakan pentingnya
keberhasilan KM, karena KM telah meliputi semua area kerja dan mendukung semua kegiatan di organisasi
Ada 5 faktor faktor penentu keberhasilan dalam implementasi KM, yaitu:
1. Budaya
2. Organisasi KM
3. Strategi dan infrastruktur Sistem 4. Proses dan sistem yang efektif 5. Pengukuran
2.8.13 Knowledge Management CSF Menurut Jennex & Olfman (2004)
Jennex dan Olfman (2004) mengidentifikasi bahwa Knowledge
Management Critical Success Factors (KMCSF) ada 12 (dua belas), yaitu:
1. Strategi pengetahuan yang mengidentifikasi pengguna, sumber, proses, strategi penyimpanan, pengetahuan, dan link ke pengetahuan untuk KMS.
2. Motivasi dan komitmen dari pengguna termasuk insentif dan pelatihan.
3. Infastruktur teknis yang terintegrasi termasuk jaringan, basis data atau repositori, komputer, perangkat lunak, dan ahli KMS. 4. Budaya dan struktur organisasi yang mendukung pembelajaran serta berbagi dan penggunaan pengetahuan.
5. A common enterprise wide knowledge structure yang jelas diartikulasikan dan mudah untuk dipahami.
6. Dukungan senior management termasuk alokasi sumber daya, kepemimpinan, dan memberikan pelatihan
7. Learning organization
8. Memiliki tujuan yang jelas untuk sistem manajemen pengetahuan
9. Pengukuran dilakukan untuk menilai dampak dari sistem manajemen pengetahuan dan penggunaan pengetahuan.
10. Pencarian, pengambilan, dan fungsi visualisasi dari KMS mendukung penggunaan pengetahuan lebih mudah
11. Proses bisnis dirancang untuk menangkap pengetahuan dan penggunaannya
12. Keamanan/perlindungan pengetahuan
2.8.14 Knowledge Management CSF Menurut Wong (2005)
Wong (2005) melakukan riset pada perusahaan berskala kecil dan menengah, ada 12 faktor penentu keberhasilan dalam implementasi knowledge management, faktor tersebut adalah:
1. Dukungan dan kepemimpinan manajemen 2. Budaya
3. Teknologi Informasi 4. Strategi dan tujuan 5. Pengukuran
6. Infrastruktur organisasi 7. Proses dan kegiatan 8. Bantuan motivasi 9. Sumber daya
10. Pelatihan dan pendidikan
2.8.15 Knowledge Management CSF Menurut Choy (2005)
Penelitian yang dilakukan oleh Choy dkk (2005) ini menguji kesenjangan antara kepentingan dan faktor keberhasilan kritis penerapan
knowledge management antara usaha kecil dan menengah (UKM) ICT di
Malaysia. Temuan menawarkan informasi yang berguna untuk UKM ICT dalam tahap pemahaman mereka saat implementasi KM dan bagaimana pelaksanaan KM mereka dapat ditingkatkan untuk kesuksesan bisnis. Choy memberikan 11 buah faktor dalam penentu keberhasilan dalam implementasi KM, 11 buah faktor tersebut adalah:
1. Pelatihan pegawai 2. Keterlibatan pegawai
3. Keterbukaan dan semangat saling percaya dalam kerja tim 4. Pemberdayaan pegawai
5. Pandangan dan komitmen kepemimpinan puncak manajemen 6. Infrastruktur Sistem Informasi
7. Pengukuran kinerja
8. Pengetahuan budaya ramah 9. Pembandingan
10. Knowledge Structure
11. Penghapusan kendala organisasi
2.8.16 Knowledge Management CSF Menurut Mamaghani dkk (2010)
KMCSF menurut Mamaghani et al (2010) ada 16, yaitu : 1. Strategi pengetahuan
Menentukan pengguna dan sumber daya pengetahuan, akuisisi pengetahuan dan proses penggunaan, pengetahuan visi dan tujuan.
2. Budaya organisasi
Sesuai dengan budaya organisasi untuk belajar dan berbagi pengetahuan.
3. Permodelan proses organisasi
Pemodelan proses organisasi untuk menentukan persyaratan dan sumber daya.
4. Pengukuran kinerja
Mengevaluasi efek dari sistem KM dan penggunaannya, menentukan keefektifan pengetahuan.
5. Struktur organisasi
Struktur organisasi yang jelas dengan ditentukan komunikasi dan prosedur.
6. Kualitas sistem dan informasi
Sistem dan kualitas sistem informasi KM. 7. Infrastruktur teknis
Infrastruktur teknis termasuk jaringan, basis data, memori organisasi, perangkat lunak dan perangkat keras untuk melaksanakan sistem KM.
8. Dorongan motivasi
Menciptakan motivasi dan komitmen dari pengguna sistem KM dengan cara berbagi pengetahuan terkait dengan kemampuan mereka.
9. Komunikasi dan kerja kelompok
Adanya encouraging knowledge creation groups (CoPs). 10. Kinerja
11. Integration of operation
Integrasi pencarian, mengambil dan merupakan proses pengetahuan. Link pada sistem KM digunakan untuk integrasi proses organisasi dan sistem informasi, integrasi pengetahuan dengan bisnis aplikasi.
12. Keamanan
Merancang keamanan sistem KM. 13. Dukungan manajemen
Dukungan dari manajemen termasuk mengalokasikan sumber daya, mengarahkan dan latihan.
14. Knowledge transfer channel
Menggunakan saluran yang berbeda untuk mentransfer pengetahuan.
15. Belajar organisasi
Belajar dari praktik terbaik terbentuk di dalam dan di luar organisasi.
16. Pembandingan
Pembandingan untuk mengidentifikasi praktik-praktik terbaik.
2.8.17 Knowledge Management CSF Menurut Valmohammadi (2010)
Penelitian yang dilakukan oleh Valmohammadi (2010) bertujuan untuk melakukan identifikasi dan menentukan prioritas faktor penentu keberhasilan (CSF), yang dilakukan dalam bentuk studi empiris dan teoritis oleh peneliti lain. Melalui studi mendalam dan komparatif kedua belas CSF yang ada diidentifikasi dan dibuatkan instrumen kemudian dikembangkan untuk mengumpulkan pandangan dari ahli manajemen pengetahuan (KM) tentang pentingnya CSF. Kedua belas faktor KMCSF tersebut, yaitu :
