Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan IDEF0 dengan Studi Kasus Divisi MSDM PT. Industri Telekomunikasi Indonesia.

(1)

iii

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Pemodelan proses bisnis merupakan aktivitas yang dilakukan untuk membantu memahami proses yang sedang berlangsung. Pemahaman ini digunakan untuk menilai apakah kinerja dari proses-proses tersebut berlangsung baik untuk dipertahankan atau kurang baik untuk diperbaiki. Pokok masalah yang dibahas adalah mengenai pemodelan proses bisnis divisi MSDM pada PT. Industri Telekomunikasi Indonesia. Tujuan dari tugas karya ilmiah ini adalah mengetahui proses bisnis yang ada di PT. Industri Telekomunikasi Indonesia khususnya proses

bisnis divisi MSDM. Teori yang digunakan menggunakan framework IDEF0. Sumber

data yang didapat dengan cara melakukan wawancara kepada pembimbing lapangan atau melakukan observasi ke perusahaan. Metode penelitian dengan cara metode survey dan mempelajari teori-teori tentang IDEF0 dan melakukan teknik penelitian dengan cara wawancara dan observasi.

(2)

iv

ABSTRACT

Business process modeling is an activity undertaken to help understand the process that is underway. This understanding is used to assess whether the performance of these processes take place either to retain or less good for repair. Subject matter to be discussed is the business process modeling HRM division at PT. Telecommunications Industry in Indonesia. The purpose of the task of this paper is to know the business processes in PT. Industri Telekomunikasi Indonesia particular business process HRM division. The theory used uses IDEF0 framework. Source of data obtained by interview to the supervisor or field observations to the company. Research method and survey method by studying the theories of IDEF0 and conduct research techniques through interviews and observation.

(3)

v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah... 1

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2

1.5 Sumber Data ... 3

1.6 Sistematika Penyajian ... 4

BAB II KAJIAN TEORI ... 5

2.1 Sistem Informasi ... 5

2.2 Pemodelan Proses Bisnis ... 5

2.3 Flowchart ... 7

2.4 IDEF0... 8

1.2.1 Komponen IDEF0 ... 9

2.5 Contoh Penerapan IDEF0 ... 12

BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 22

3.1 Profil Organisasi ... 22

3.2 Visi Perusahaan ... 23

3.3 Misi Perusahaan ... 23

3.4 Struktur Organisasi ... 25

3.5 Job Description ... 26

3.6 Proses Bisnis ... 28

3.7 Pemodelan IDEF0 ... 60

3.7.1 Hirarki Aktifitas ... 60

3.7.2 IDEF0 Proses Bisnis Divisi MSDM PT. INTI ... 63

BAB VI SIMPULAN DAN SARAN ... 110

4.1 Simpulan ... 110

4.1.1. Perusahaan ... 110

(4)

vi

(5)

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Komponen IDEF0 ... 10

Gambar 2 Hirarki Aktifitas ... 13

Gambar 3 Proses A0 ... 14

Gambar 4 proses A11, A12 dan A13 ... 15

Gambar 7 Proses A31, A32, A33, A34 dan A35 ... 18

Gambar 8 Proses A41, A42 dan A43 ... 19

Gambar 9 Proses A231, A232, A233 dan A234 ... 20

Gambar 10 Struktur Organisasi MSDM PT.INTI ... 25

Gambar 11 Flowchart Proses Pengembangan Sistem SDM ... 29

Gambar 12 Flowchart Proses pengembangan organisasi ... 31

Gambar 13 Flowchart proses man power planning... 33

Gambar 14 Flowchart pengembangan Sistem informasi SDM ... 35

Gambar 15 Flowchart Proses pendidikan dan pelatihan ... 37

Gambar 16 Flowchart proses penilaian kerja ... 39

Gambar 17 Flowchart pergerakan karir dalam jabatan ... 41

Gambar 18 Flowchart proses pergerakan karir dalam kepangkatan ... 43

Gambar 19 Flowchart Proses rekrutasi ... 45

Gambar 20 Flowchart proses layanan kesehatan ... 47

Gambar 21 Flowchart proses terminasi ... 48

Gambar 22 Flowchart proses perjanjian kerja bersama ... 49

Gambar 23 Flowcahart proses layanan cuti ... 51

Gambar 24 Flowchart proses layanan KPK ... 53

Gambar 25 Flowchart proses pendukung pelayanan SDM ... 55

Gambar 26 Flowchart Proses remunerasi ... 57

Gambar 27 Flowchart proses penerapan Sistem Manajemen Terintegrasi bidang : Kualitas, CIQS, SMK3 dan Lingkungan ... 59

Gambar 28 Hirarki Aktifitas ... 61

Gambar 29 Detail Hirarki Aktifitas ... 62

Gambar 30 IDEF0 Proses Bisnis Divisi MSDM PT. INTI ... 64

Gambar 31 IDEF0 A0 Proses Bisnis Divisi MSDM PT.INTI ... 65

Gambar 32 IDEF0 A1 Pengembangan sistem sumber daya manusia dan organisasi ... 68

Gambar 33 IDEF0 A11 Pengembangan Sistem SDM ... 70

Gambar 34 IDEF0 A12 Pengembangan Organisasi dan MPP ... 72

Gambar 35 IDEF0 A121 Pengembangan Organisasi ... 74

Gambar 36 IDEF0 A122 pengembangan MPP ... 76

Gambar 37 IDEF0 A2 Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Penilaian Kerja ... 78

Gambar 38 IDEF0 A21 Pendidikan Pelatihan ... 80

Gambar 39 IDEF0 A22 Penilaian Kinerja Karir ... 82

Gambar 40 IDEF0 A221 Penilaian Kinerja ... 84

Gambar 41 IDEF0 A222 Penilaian Karir ... 86

(6)

viii

Gambar 43 IDEF0 A2223 Seleksi pergerakan karir dalam kepangkatan ... 90

Gambar 44 IDEF0 A23 Rekrutasi ... 92

Gambar 45 IDEF0 A234 Melaksanakan Rekrutasi ... 94

Gambar 46 IDEF0 A3 Pelayanan Sumber Daya Manusia dan Remunerasi 96 Gambar 47 IDEF0 A31 Hubungan Kepegawaian ... 98

Gambar 48 IDEF0 A311 Layanan Kesehatan ... 100

Gambar 49 IDEF0 A32 Pendukung pelayanan SDM ... 102

Gambar 50 IDEF0 A33 Remunerasi ... 104

Gambar 51 IDEF0 A4 penerapan Sistem Manajemen Terintegrasi bidang : Kualitas, CIQS, SMK3 dan Lingkungan ... 106

(7)

ix

DAFTAR TABEL

(8)

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dewasa ini jaman sudah semakin maju dan berkembang begitu pesat. Perkembangan tersebut membuat persaingan di berbagai bidang semakin meningkat, terutama dalam bidang bisnis. Perusahaan saling bersaing dan melakukan berbagai usaha untuk dapat bertahan dan memajukan perusahaanya. Salah satu usaha yang dilakukan perusahaan adalah dengan menggunakan sistem informasi dalam mendukung setiap aktivitas yang ada demi meningkatkan kinerja perusahaan.

Salah satu perusahaan yang telah menggunakan sistem informasi adalah PT. Industri Telekomunikasi Indonesia (INTI). PT. INTI merupakan sebuah perusahaan milik Negara yang telah bergerak di bidang jasa peralatan telekomunikasi. Saat ini PT. INTI sudah menggunakan sistem informasi sebagai pendukung dalam berbagai manajemen perusahaan yang ada. Salah satu divisi yang menggunakan sistem informasi yaitu divisi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Dengan mengetahui keseluruhan proses bisnis dengan menggunakan IDEF0, maka diharapkan dapat diterapkan sebuah Teknologi informasi yang dapat mengintegrasikan dan membantu jalannya proses bisnis dari keseluruhan managemen yang ada di PT. INTI.

1.2 Rumusan Masalah

Melihat latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat dirumuskan beberapa rumusan masalah sebagai berikut:

(9)

2

Universitas Kristen Maranatha 2. Bagaimana peranan sistem informasi dalam mendukung setiap

proses dan aktivitas MSDM di PT.INTI?

3. Bagaimana keterlibatan SDM pada PT. INTI terhadap proses bisnis yang ada?

4. Bagaimana sikap dan langkah yang dilakukan perusahaan demi meningkatkan kinerja proses bisnis di PT. INTI?

1.3 Tujuan Pembahasan

Melihat latar belakang masalah maka dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut:

1. Mengetahui setiap tahap dan proses yang ada di MSDM PT. INTI . 2. Mengetahui peranan sistem informasi dalam mendukung setiap

proses yang ada di MSDM.

3. Mengetahui seberapa besar perusahaan melibatkan SDM terhadap proses bisnis dan sejauh mana karyawan memahami penggunaan sistem informasi.

4. Mengetahui dan menemukan langkah yang efektif demi mendukung peningkatan kinerja proses bisnis.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Ruang Lingkup Kajian yang dipakai meliputi : 1. Melakukan pemodelan di PT INTI.

2. Melakukan pemodelan pada bagian SDM khususnya bagian Manajemen Kualitas.

(10)

3

1.5 Sumber Data

Metode yang akan dilakukan yaitu : 1. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan untuk memahami dan mempelajari teori – teori yang digunakan dalam IDEF0.

2. Metode Survey

Metode ini dilakukan untuk mengetahui dan mempelajari cara kerja proses bisnis yang ada di PT. INTI.

Pengumpulan Informasi menggunakan : a. Wawancara (Interview)

Wawancara (Interview) adalah suatu model pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan atau tanya jawab secara langsung kepada pembimbing lapangan dari perusahaan untuk megetahui proses bisnis yang ada di PT. INTI.

b. Observasi

(11)

4

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian laporan tugas akhir ini akan disusun dalam enam bab yang disusun sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, dan sistematika penyajian.

BAB II KAJIAN TEORI

Bab ini membahas mengenai teori-teori dasar untuk melakukan analisis proses bisnis yang ada pada IDEF0.

BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM

Dalam bab ini membahas mengenai semua pembahasan secara lengkap mengenai pokok permasalahan yang terdapat dalam ruang lingkup masalah, sebagai jawaban dari rumusan masalah yang ditulis sebelumnya.

BAB VI SIMPULAN DAN SARAN

(12)

110

BAB VI SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Dari hasil pemodelan yang dilakukan, dihasilkan beberapa kesimpulan. Diantaranya adalah kesimpulan mengenai perusahaan dan kesimpulan mengenai metode IDEF0.

4.1.1. Perusahaan

Berdasarkan hasil pemodelan yang telah dilakukan mengenai tingkat dukungan proses bisnis divisi MSDM pada PT. INTI, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut sebagai berikut:

1. Proses bisnis yang terdapat pada divisi MSDM PT. INTI terdiri dari lima proses bisnis utama diantaranya Pengembangan Sistem Sumber Daya Manusia dan Organisasi, Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Penilaian Kinerja, Pelayanan Sumber Daya Manusia dan Remunerasi, dan Penerapan Sistem Manajemen Terintegrasi bidang : Kualitas, CIQS, SMK3 dan Lingkungan

2. Dalam proses bisnis divisi MSDM PT. INTI memiliki aktifitas yang dilakukan secara sistematis oleh setiap bagian pada struktur organisasi.

3. Dalam proses rekrutasi, lebih diutamakan merekrut dari dalam perusahaan, apabila masih ada lowongan dilakukan proses rekrutasi dari luar perusahaan.

4. Proses bisnis utama yang dilakukan harus berdasarkan Surat Keputusan Direksi.

4.1.2. IDEF0

(13)

111

Universitas Kristen Maranatha 1. IDEF0 merupakan suatu metode yang hampir sama dengan

Flowchart Dokument. Namun Alur kerja IDEF0 secara bertahap dan detail. Proses dapat dipecah menjadi beberapa tahap lagi dan semuanya digambarkan dan dijelaskan secara terperinci. 2. Dengan menggunakan IDEF0 sistem analis dapat memperoleh

data output dari hasil akhir dan dapat melihat setiap penggambaran alur bisnis secara terperinci.

Penerapan metode IDEF0 ini cocok untuk perusahaan seperti PT.INTI sebab metode IDEF0 dapat menjelaskan hal-hal teknis maupun non-teknis secara keseluruhan proses. Dan IDEF0 ini sangat mudah dipahami dan dapat membantu dalam analisis sistem pengorganisasian dan proses bisnis melalui perangkat grafis yang disederhanakan.

4.2 Saran

(14)

ix

DAFTAR PUSTAKA

Rumapea, S. A.(2010).Analisis Proses Bisnins Pada Distributor XYZ Menggunakan Tools Pemodelan IDEF0,Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi,p:B39 – B42.Yogyakarta, 19 Juni 2010 from

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1886/0

Sarris, A. K.(1992).Needs Analysis and Requirements Document: Integration Toolkit and Methods, Corporate Data Integration Tools.MANTECH Report WL-TR-92-8027. WPAFB, OH.

Papajorgji, P.J.(2009). Advances in Modeling Agricultural Systems.Florida:Springer.

Systems Engineering Fundamentals.(2001).Fort Belvoir,Virginia:Defense Acquisition University Press.

Blanchard, B.S.(1995).Maintain Ability a Key to Effective Service Ability and Maintainace Management.Rodney D. Stewart(Ed.),Maintainability Analysis(pp. 184-186).New York: John Wiley & Sons, Inc.

Li, Q.(2009).Modeling and Analysis of Enterprise and Information System.Springer, IDEF0 Function Modeling(pp.98-114).Beijing:Higher Education Press.

Sichman, J. S.(2006).Advances in Artificial Intelligence.Springer, Using IDEF0 to Enchance Functional Analysis in Organizational Modeling(pp.78-87).Ribeirao Preto: Solange Oliveira Rezende.