EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
BAHAN BAKU SECARA KREDIT
(Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius, Yogyakarta)
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
oleh:
Mella Merlinda Ningrum NIM: 072114039
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
EVALUASI SISTEM
BAHAN BAKU
(Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius, Yogyakarta)
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
i
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
BAHAN BAKU SECARA KREDIT
(Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius, Yogyakarta)
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
oleh:
Mella Merlinda Ningrum NIM: 072114039
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
2011
SI PEMBELIAN
(Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius, Yogyakarta)
ii Skripsi
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA KREDIT
Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta
Oleh:
Mella Merlinda Ningrum NIM: 07 2114 039
Telah Disetujui oleh:
Pembimbing I
iv
Semua masalah yang kau alami dalam hidup..
Merupakan suatu proses pendewasaan diri, tuk jadi pribadi yang utuh..
Ketika kau menemui kesulitan, hadapilah dengan sabar..
karna kau akan tersenyum diakhir ceritamu..
(Mella Merlinda Ningrum, 2011)
Skripsi ini kupersembahkan untuk :
Tuhan Yesus yang selalu memberkati dan
menyertai disetiap langkahku.
Bapak, Mama, Mbak, Ade, Spupu kecilku,
Mbah Putri dan Mbah Kakung yang selalu
memberikan semangat dan doa.
Mas Bagus, bebe-ku yang selalu memberi
semangat dan menemaniku.
Sahabatku Monika dan Bunda yang selalu
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul :
Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Kredit dan dimajukan
untuk diuji tanggal 18 Oktober 2011 adalah hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan segala sesungguhnya bahwa
dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang
saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat
atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis
lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat
bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari
tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun
tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil
tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya
sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya
terima.
Yogyakarta, 26 September 2011 Yang membuat pernyataan,
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma :
Nama : Mella Merlinda Ningrum
Nomor Mahasiswa : 07 2114 039
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan
Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul :
Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Kredit.
Dengan demikian saya memberikan kepada Universitas Sanata Dharma hak untuk
menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk
pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di
Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari
saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama
saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal : 1 November 2011
Yang menyatakan
vii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa, yang
telah melimpahkan rahmatnya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan
skripsi dengan judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara
Kredit” ini dengan baik. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah
satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi,
Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini tidak akan terwujud tanpa
bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Rama Rektor Dr. Ir. P. Wiryono Priyotamtama S.J, yang telah
memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan
kepribadian kepada penulis.
2. Bapak Drs. Edi Kustanto, M.M selaku dosen pembimbing skripsi yang
dengan sabar memberikan masukan dan bimbingan selama penulisan
skripsi sampai akhirnya dapat menyelesaikan skripsi ini.
3. Bapak Eduardus Didik Marsyanto dan Bapak Nicko, selaku dosen
yang telah memberi masukan dalam penulisan skripsi.
4. Bapak Purwantoro, selaku manajer pemasaran Penerbit dan Percetakan
Kanisius yang telah membantu penulis dalam proses penelitian.
5. Ibu Anik Purwanti, Bapak Triyono, Bapak Totok dan Bapak Danang
viii
6. Bapak, Mama, Mbak, Ade, Mbah Putri dan Mbah Kakung yang selalu
memberikan dukungan, semangat dan doa.
7. Mas Bagus yang selalu mendoakanku, memberikan semangat dan
menemaniku.
8. Micell dan Sheren, ade spupu kecilku yang membuat aku selalu
tersenyum karena tingkahnya.
9. Sahabat dan teman – temanku (Monika, Bunda, Gita, Amel, Erwin,
Mba Ana, Ocha, Nia) terima kasih atas dukungannya.
10. Semua pihak yang telah memberikan dukungan baik secara langsung
maupun tidak langsung.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu
kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan senang hati.
Semoga skripsi ini berguna bagi pembaca.
Yogyakarta, 26 September 2011
Penulis
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS... v
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI ... ix
HALAMAN DAFTAR TABEL ... xi
HALAMAN DAFTAR GAMBAR... xii
ABSTRAK ... xiii
ABSTRACT ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
A. Definisi Sistem ... 6
B. Sistem Akuntansi ... 9
C. Pembelian... 14
D. Sistem Akuntansi Pembelian ... 16
E. Prosedur Pencatatan Utang ... 31
F. Sistem Retur Pembelian ... 37
G. Sistem Pengendalian Intern... 41
H. Penelitian Terdahulu ... 47
I. Bagan Alir ... 48
J. Pengujian Kepatuhan ... 54
BAB III METODE PENELITIAN... 61
A. Objek Penelitian ... 61
B. Metode dan Desain Penelitian... 61
C. Teknik Pengambilan Sampel... 62
D. Teknik Pengumpulan Data... 63
E. Teknik Analisis Data... 64
BAB IV GAMBARAN UMUM ... 68
A. Sejarah Perusahaan... 68
x
C. Struktur Organisasi ... 69
D. Personalia ... 81
E. Pemasaran ... 82
F. Produksi ... 83
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 86
A. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Kredit di Penerbit dan Percetakan Kanisius ... 87
B. Pengujian Kepatuhan ... 115
BAB VI PENUTUP... 128
A. Kesimpulan ... 128
B. Keterbatasan Penelitian... 130
C. Saran... 130
DAFTAR PUSTAKA ... 131
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Pengendalian ... 56
Tabel 2 Tabel stop-or-Go Decision... 57 Tabel 3 Attribute Sampling Table for Determining Stop-Or-Go Sample
size and Upper Precision Limit Population Accurance Rate Based on Sample Results... 59 Tabel 4 Perbandingan teori dan praktek mengenai fungsi-fungsi
yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian
yang diterapkan dalam perusahaan ... 88
Tabel 5 Perbandingan teori dan praktek mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
yang digunakan perusahaan ... 91
Tabel 6 Perbandingan teori dan praktek mengenai catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian yang
digunakan perusahaan ... 93
Tabel 7 Perbandingan teori dan praktek mengenai
jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian yang dijalankan perusahaan ... 97
Tabel 8 Hasil Kuesioner mengenai struktur organisasi
Penerbit dan Percetakan Kanisius ... 104
Tabel 9 Hasil Kuesioner mengenai sistem otorisasi dan
prosedur pencatatan... 107
Tabel 10 Hasil Kuesioner mengenai praktik yang sehat
yang diterapkan pada sistem akuntansi pembelian ... 111
Tabel 11 Hasil wawancara mengenai karyawan yang mutunya sesuai
dengan tanggung jawabnya... 114
Tabel 12 Hasil pemeriksaaan attributeatas 50 sampel pendahuluan... 116 Tabel 13 Hasil pemeriksaan atribut dari bukti kas keluar
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Surat Permintaan Pembelian ... 19
Gambar 2 Surat permintaan penawaran harga ... 20
Gambar 3 Surat Order Pembelian ... 21
Gambar 4 Laporan Penerimaan Barang ... 23
Gambar 5 Surat Perubahan Order Pembelian ... 24
Gambar 6 Bukti Kas Keluar... 25
Gambar 7 Voucher Register... 26
Gambar 8 Jurnal Pembelian ... 27
Gambar 9 Kartu Utang... 28
Gambar 10 Kartu Persediaan ... 28
Gambar 11 Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian... 30
Gambar 12 Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedures... 32
Gambar 13 One-time voucher procedures dengan cash basis... 34
Gambar 14 One-time voucher procedures dengan accrual basis... 35
Gambar 15 Built-up voucher procedures... 36
Gambar 16 Memo Debit ... 38
Gambar 17 Laporan Pengiriman Barang ... 39
Gambar 18 Jurnal Retur Pembelian ... 40
Gambar 19 Sistem Pembelian ... 49
Gambar 20 Sistem Retur Pembelian ... 52
Gambar 21 Struktur Organisasi Penerbit dan Percetakan Kanisius... 70
xiii
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA KREDIT
Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta
Mella Merlinda Ningrum 072114039
Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2011
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem akuntansi pembelian bahan baku secara kredit pada Penerbit dan Percetakan Kanisius. Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah wawancara, observasi, dokumentasi dan kuesioner. Teknik analisis data yang digunakan adalah (1) untuk menjawab rumusan masalah pertama yaitu menggunakan teknik analisis deskriptif komparatif, teknik ini membandingkan antara teori dengan hasil temuan di lapangan. (2) untuk menjawab rumusan masalah kedua yaitu melakukan pengujian kepatuhan dengan menggunakan model stop-or-go sampling.
xiv
ABSTRACT
AN EVALUATION ON ACCOUNTING SYSTEM OF RAW MATERIAL CREDIT PURCHASING
A Case Study at Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta
Mella Merlinda Ningrum
Student Number : 07 2114 039
Sanata Dharma University
Yogyakarta
2011
This research aimed to evaluate the accounting system of raw material credit purchasing at Penerbit dan Percetakan Kanisius. The type of research conducted was case study. The techniques of collecting the data were interview, observation, documentation, and questionnaire. The data analysis techniques used were: (1) To answer the first formulation of the problem was done using data analysis technique of descriptive-comparative, this technique was done by comparing the theory with the findings from field. (2) The second problem was answered by compliance test using stop-or-go sampling model.
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
“Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”
(Mulyadi 2001:2). Suatu sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang
berulangkali atau yang secara rutin terjadi. Dalam perusahaan tiap harinya
pastilah terjadi sekian banyak transaksi, yang beragam macamnya, semua itu
harus dapat diatur dan dikelola sebaik mungkin dengan menggunakan sistem
yang ada sehingga risiko penyelewengan dan kecurangan yang dapat
merugikan perusahaan dapat diminimalisir.
Pimpinan perusahaan berkepentingan untuk mengetahui keadaan dalam
perusahaan yang dipimpinnya. Dalam perusahaan kecil, pimpinan dapat secara
langsung turun tangan mengurusi pekerjaan setiap bagian sehingga dapat
mengetahui keadaan dalam perusahaannya. Apabila perusahaan sudah
berkembang menjadi perusahaan yang besar, dimana sebagian tugas dan
wewenang pimpinan didelegasikan pada beberapa orang, maka pimpinan
perusahaan membutuhkan alat untuk mengadakan pengawasan dan
mengetahui kemajuan yang dicapai. Kebutuhan ini dapat dipenuhi dengan
adanya sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik.
Menurut Mulyadi (2001:299), “Sistem akuntansi pembelian adalah Sistem
diperlukan oleh perusahaan”. Pembelian merupakan salah satu kegiatan dalam
perusahaan terkait dengan pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan
itu sendiri, maka transaksi untuk pengadaan barang tersebut adalah salah satu
transaksi yang rutin terjadi diperusahaan. “Pembelian adalah kegiatan
pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai salah
satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan” (Heripracoyo 2009: 93).
Sistem akuntansi dapat dijadikan sebagai pengatur dan pengendali siklus
pembelian agar lebih efektif dan efisien sehingga kinerja perusahaan yang
terkait dengan siklus pembelian dapat termonitor dan terkendali dengan baik,
bahkan perusahaan dapat meminimalisir serta mengantisipasi munculnya
penyimpangan atau penyelewengan yang mungkin terjadi dalam kegiatan
operasional sehari-hari.
Perusahaan memerlukan adanya sistem akuntansi untuk mengatur kinerja
perusahaan terkait dengan pembelian yang dilakukan. Untuk menentukan
suatu sistem akuntansi pembelian yang sesuai dan mudah digunakan oleh
perusahaan, maka diperlukan suatu evaluasi terhadap sistem akuntansi
pembelian yang diterapkan oleh perusahaan tersebut.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang diajukan dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimanakah perbandingan antara pelaksanaan sistem akuntansi
pembelian bahan baku secara kredit di Penerbit dan Percetakan Kanisius
2. Apakah sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian
bahan baku secara kredit yang dilaksanakan di Penerbit dan Percetakan
Kanisius sudah efektif?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini yang dilakukan oleh penulis yaitu:
1. Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi pembelian bahan baku secara
kredit yang telah dilaksanakan di Penerbit dan Percetakan Kanisius sudah
sesuai dengan teori.
2. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern dalam sistem
akuntansi pembelian bahan baku secara kredit yang dilaksanakan di
Penerbit dan Percetakan Kanisius sudah efektif.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis
Penelitian ini sebagai sarana untuk memperluas wawasan, meningkatkan
pemahaman penulis mengenai sistem akuntansi pembelian, serta untuk
menerapkan teori yang diperoleh selama kuliah kedalam praktek.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan referensi dan dapat
digunakan sebagai dasar untuk melakukan penelitan yang berkaitan
3. Bagi Penerbit dan Percetakan Kanisius
Penelitian ini diharapkan dapat berguna sebagai bahan masukan terkait
dengan sistem akuntansi pembelian serta dalam menentukan kebijakan
pengadaan barang yang diperlukan oleh Penerbit dan Percetakan Kanisius.
E. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam penelitian ini disusun dengan urutan sebagai
berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini diuraikan tentang latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika
penelitian.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menguraikan dasar-dasar teoritis dari beberapa sumber
yang digunakan sebagai dasar acuan penelitian.
BAB III : METODE PENELITIAN
Bab ini menjelaskan tentang jenis penelitian, tempat dan waktu
penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik pengumpulan data,
dan teknik analisis data.
BAB IV : GAMBARAN UMUM PENERBIT DAN PERCETAKAN
KANISIUS
Bab ini menguraikan tentang gambaran umum Penerbit dan
BAB V : PEMBAHASAN
Bab ini mendeskripsikan jalannya sistem akuntansi pembelian
dan perbandingannya dengan teori.
BAB VI : PENUTUP
Bab ini menjelaskan kesimpulan dari hasil evaluasi serta saran
yang ditujukan bagi Penerbit dan Percetakan Kanisius agar dapat
membantu dalam menentukan kebijakan pengadaan barang yang
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem
1. Definisi Sistem
“Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi” (Mulyadi 2001:31).
Menurut Nugroho (2001:2), ”Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output”.
Dari beberapa definisi diatas, maka kita dapat menyimpulkan bahwa setiap sistem memiliki unsur-unsur didalamnya yang disebut dengan subsistem, unsur- unsur tersebut berkaitan erat satu-sama lain dan bekerja secara bersama-sama dalam melakukan suatu kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan bersama. Suatu sistem dirancang untuk menangani kegiatan yang secara rutin terjadi.
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:3), ada delapan karakteristik sistem, yaitu: a. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.
b. Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainya atau dengan lingkungan lainnya. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope)dari sistem tersebut. c. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung yang menghubungkan subsistem yang satu dengan yang lainnya dalam sebuah sistem. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan sistem (input)
Input adalah sebuah sistem dapat berupa masukan perawatan/
dapat beroperasi) dan masukan sinyal/signal input (energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran).
f. Keluaran sistem (output)
Keluaran atau Output adalah sistem hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan keluaran yang tidak berguna.
g. Pengolah sistem
Setiap sistem mempunyai suatu pengolah sistem yang berfungsi mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran sistem atau goal
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila sasaran atau tujuannya tercapai.
3. Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (1990:6) terdapat empat pengklasifikasian sistem, yaitu:
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
c. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu
Sistem tertentu merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan atau diprediksi. Sistem tak tentu merupakan sistem yang mengandung unsur probabilitas sehingga, kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.
d. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem yang terbuka harus mempunyai pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, agar relatif tertutup, karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
B. Sistem Akuntansi
1. Definisi Sistem Akuntansi
Dalam membahas sistem akuntansi, kita perlu membedakan istilah sistem dengan prosedur. Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melakukan kegiatan pokok atau utama suatu perusahaan. Prosedur adalah urutan serangkaian kegiatan klerikal yang melibatkan beberapa orang untuk menjamin transaksi perusahaan yang dilakukan secara seragam dan berulang-ulang.
Pengertian lain dari sistem akuntansi, Munawir (1995:230) menyatakan sebagai berikut:
Sistem akuntansi adalah meliputi metode-metode dan catatan-catatan yang ditetapkan manajemen untuk mencatat dan melaporkan transaksi dan kejadian dan untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktuva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi dan kejadian tersebut.
2. Unsur Sistem akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur sistem akuntansi pokok, yaitu terdiri atas:
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam atau mencatat terjadinya transaksi. Formulir ini berupa secarik kertas yang merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam perusahaan. Dengan demikian, formulir merupakan alat untuk pengumpulan, pencatatan, dan pelaporan data transaksi.
b. Jurnal
keuangan, dan data lainnya. Dalam penjurnalan, setelah transaksi dicatat, kemudian diklasifikasikan menurut sifat atau jenisnya. Proses selanjutnya, data transaksi diringkas dan diposting kedalam buku besar.
c. Buku Besar
Buku besar merupakan kumpulan dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
e. Laporan
Hasil proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem informasi.
3. Elemen-elemen sistem akuntansi
a. Sistem akuntansi utama. Terdiri dari klasifikasi rekening riil dan nominal, buku besar, jurnal dan bukti transaksi.
b. Sistem penjualan dan penerimaan uang. Terdiri dari order penjualan, perintah pengiriman, pembuatan faktur (penagihan), distrbusi penjualan, piutang, penerimaan uang dan pengawasan kredit.
c. Sistem pembelian dan pengeluaran uang. Terdiri dari order pembelian dan laporan penerimaan barang, ditribusi pembelian dan biaya, utang, prosedur pengeluaran uang.
d. Sistem pencatatan waktu dan penggajian. Terdiri dari personalia, pencatatan waktu, penggajian, distribusi gaji dan upah.
e. Sistem produksi dan biaya produksi. Terdiri dari order produksi, pengawasan persediaan dan akuntansi biaya.
4. Pengembangan Sistem Akuntansi
Ada beberapa hal yang menyebabkan perusahaan perlu mengembangkan sistem yang telah digunakan perusahaan sebelumnya (Jogiyanto, 1999:35-36), yaitu:
a. Adanya permasalahan yang timbul pada sistem lama, yang dapat berupa:
tidak efisiensinya operasi, tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
2) Pertumbuhan organisasi, yang menyebabkan harus disusunnya kembali sistem yang baru.
b. Untuk Meraih Kesempatan-Kesempatan
Dalam keadaan pasar bersaing, efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada.
c. Adanya Instruksi-instruksi
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi yang berasal dari pimpinan atau dari luar organisasi. 5. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi antara lain (Hudiono dan Leng, 2001:124):
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Selain itu, pengembangan sistem juga dibutuhkan bagi perusahaan yang sedang menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankann selama ini.
karena itu, pengembangan sistem akuntansi perlu dilakukan sebagai solusi atas permasalah di tersebut.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi, dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Pengembangan sistem akuntansi sering kali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Informasi merupakan barang ekonomi, untuk memperolehnya dibutuhkan pengorbanan sumber ekonomi yang lain. C. Pembelian
Pengertian lain mengenai pembelian, Indrajani (2008:85) menyatakan sebagai berikut:
Pembelian adalah salah satu fungsi penting untuk kelancaran kegiatan operasional perusahaan, dimana perusahaan akan mendapatkan pasokan barang dari pemasok untuk pengadaan atau penyediaan barang agar permintaan pelanggan dapat dipenuhi dengan baik. Pembelian dibagi menjadi dua yaitu pembelian tunai yang terkait dengan pengeluaran kas dan pembelian kredit yang terkait dengan utang usaha.
Berikut ini adalah proses pembelian yang umumnya terjadi pada setiap perusahaan (Heripracoyo, 2009:93):
1. Konsultasi dengan supplier yang diadakan sebelum pembelian berlangsung, yaitu dengan cara menghubungi beberapa supplier untuk mendapatkan pemahaman mengenai ketersediaan kuantitas dan harga barang.
2. Pembuatan dokumen permintaan pengadaan barang dengan persetujuan dari supervisor. Permintaan ini kemudian digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang.
3. Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk pembelian barang atau jasa dimasa yang akan datang. Perjanjian dengan supplier meliputi pesanan-pesanan pembelian dan kontrak dengan supplier.
5. Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa yang diterima supplier. Pada tahap ini, Pengakuan kewajiban akan dicatat oleh bagian utang pada saat tagihan diterima dari supplier.
6. Pemilihan invoice atau faktur yang akan dibayar, berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran faktur.
7. Penulisan, penandatanganan dan pengiriman cek kepada supplier.
D. Sistem Akuntansi Pembelian
1. Deskripsi Kegiatan
Sistem akuntansi pembelian adalah sistem akuntansi yang digunakan dalam perusahaan untuk mengadakan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari luar negeri.
2. Informasi yang Diperlukan Manajemen
3. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian a. Fungsi gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
b. Fungsi pembelian
Fungsi pembeliaan bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi penerimaan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok untuk menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Selain itu fungsi ini juga bertanggungjawab dalam menerima barang dari pembeli yang melakukan retur penjualan.
d. Fungsi akuntansi
register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam fungsi akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
4. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian yaitu sebagai berikut:
a. Surat permintaan pembelian
Surat permintaan pembelian adalah dokumen yang merupakan formulir, diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu sepertu yang tersebut dalam surat tersebut.
Gambar 1: Surat Permintaan Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:304)
b. Surat permintaan penawaran harga
c. Surat oder pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
1) Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Gambar 3: Surat Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:87) 2) Tembusan pengakuan oleh pemasok
pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
3) Tembusan bagi unit peminta barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.
4) Arsip tanggal Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
5) Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
6) Tembusan fungsi penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
7) Tembusan fungsi akuntansi
d. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
Gambar 4: Laporan Penerimaan Barang Sumber: Mulyadi (2001:234) e. Surat perubahan order pembelian
barang, spesifikasi, penggantian, atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
Gambar 5: Surat Perubahan Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:308)
f. Bukti kas keluar
Gambar 6: Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi (2001:309) 5. Catatan Akuntansi yang Digunakan
a. Register bukti kas keluar (voucher register)
voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh tempo, arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.
Gambar 7: Voucher Register
Sumber: Mulyadi (2001:310) b. Jurnal pembelian
faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang.
Gambar 8: Jurnal Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:109) c. Kartu utang
Gambar 9: Kartu Utang Sumber: Mulyadi (2001:311) d. Kartu persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian a. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaaan dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan digudang, misalnya untuk barang-barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang
pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Berikut ini adalah gambar jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian.
E. Prosedur Pencatatan Utang
Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable procedures dan
voucher payable procedures (Mulyadi, 2001:342): 1. Account Payable Procedures
Account payable procedures adalah catatan utang berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dokumen yang digunakan dalam account payable procedures yaitu faktur dari pemasok dan kuitansi tanda terima uang yang ditanda tangani oleh pemasok, atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan. Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas. Kartu utang digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur, jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian dan jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.
Ada dua prosedur pencatatan utang yang menggunakan account payable procedures yaitu:
pembelian di-posting ke dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
b. Pada saat jumlah dalam faktur dibayar. Dalam prosedur pencatatan utang pada saat jumlah dalam faktur dibayar, cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, kemudian informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang di-posting ke dalam kartu utang.
Berikut ini merupakan gambar prosedur utang dengan account payable procedures.
Gambar 12: Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedures
Sumber: (Mulyadi, 2001:345) Faktur dari
pemasok Jurnal
pembelian
Kwitansi dari pemasok
Jurnal pengeluaran
kas
Kartu utang
Pencatatan transaksi timbulnya utang
2. Voucher Payable Procedures
Dalam voucher payable procedure, tidak diselenggarakan kartu utang namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh tempo, arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang. Dokumen yang digunakan adalah bukti kas keluar, atau kombinasi antara bukti kas keluar dan cek
(voucher atau voucher check). Dokumen ini merupakan formulir pokok yang mempunyai tiga fungsi, yaitu: sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum dalam surat tersebut, sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya (remmitance advice), dan sebagai dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain. Catatan akuntansi yang digunakan adalah register bukti kas keluar (voucher register) dan register cek (check register).
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures, yaitu sebagai berikut:
a. One-time voucher procedures.
Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher (terdiri dari 3 lembar). One-time voucher procedures
dibagi menjadi dua, antara lain:
1) One-time voucher procedures dengan dasar tunai.
2) One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis).
Berikut ini merupakan bagan alir dokumen prosedur pencatatan utang dengan prosedur One-time voucher procedures.
Gambar 13: One-time voucher procedures dengan Cash Basis
Gambar 14: One-time voucher procedures dengan accrual basis
Bukti kas keluar 1
Register cek
Dikirim ke pemasok Cek
b. Built-up voucher procedures
Dalam prosedur pencatatan utang dengan menggunakan built-up voucher procedures, satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Dibawah ini bagan alir dokumen prosedur pencatatan utang built-up voucher procedures.
Gambar 15: Built-up voucher procedures
Sumber: Mulyadi (2001:350)
arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan yang diselenggarakan atas dasar waktu
bukti kas keluar diambil dari arsip pada saat akan dilakukan pembayaran
Register bukti kas keluar
Dikirim ke bagian kasa pada saat bukti kas keluar
F. Sistem Retur Pembelian
1. Deskripsi Kegiatan
Menurut Mulyadi (2001:335), “Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya”. Sistem retur pembelian merupakan sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk mengembalikan barang yang sudah dibeli dan diterima dari pemasok, karena barang tersebut tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
2. Fungsi yang terkait
Terdapat empat fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi retur pembelian (Mulyadi 2001:335), yaitu:
a. Fungsi pembelian. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
b. Fungsi gudang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
c. Fungsi pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok, sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian. d. Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat
oleh karena retur pembelian, dan berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar, atau dalam kartu utang.
3. Dokumen yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001:336), ada dua dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi utang, yaitu terdiri dari:
a. Memo debit. Memo debit merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan. dan bagi fungsi akuntansi digunakan untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.
b. Laporan pengiriman barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kualitas barang yang dikirim kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.
Gambar 17: Laporan Pengiriman Barang Sumber: Mulyadi (2001:364) 4. Catatan akuntansi yang digunakan
a. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum. Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang. Apabila perusahaan tidak menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi transaksi retur pembelian, maka perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi tersebut.
Gambar 18: Jurnal Retur Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:365)
b. Kartu persediaan. Kartu ini digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.
c. Kartu utang. Kartu utang ini digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat retur pembelian.
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian
a. Prosedur perintah retur pembelian.
Dalam prosedur ini, retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian. Melalui memo debit, Fungsi pembelian memerintahkan kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam sistem akuntansi pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan.
b. Prosedur pengiriman barang
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit, dan membuat laporan pengiriman barang atas transaksi retur pembelian tersebut.
c. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang), dan menyelenggarakan pencatatan atas berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan memo debit sebagai pengurang utang.
G. Sistem Pengendalian Intern
1. Definisi Sistem Pengendalian Intern
intern tersebut menekankan pada tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.
“Sistem pegendalian intern bukan dimaksudkan untuk menghilangkan semua kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyelewengan, tetapi sistem pegendalian intern yang kuat dapat menekan terjadinya kesalahan dan penyelewengan kemudian diatasi dengan cepat” (Nugroho, 2002:138). 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Mulyadi (2001:163), mengemukakan bahwa ada empat tujuan sistem pengendalian intern, yaitu:
a. Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan
Apabila harta atau kekayaan perusahaan dilindungi dengan pengendalian intern yang baik dan memadai, maka kakayaan perusahaan akan aman dari penyelewengan atau pencurian.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Pengendalian intern itu dirancang untuk memberikan jaminan dalam proses pengolahan data akuntansi yang akan menghasilkan laporan keuangan yang teliti dan handal.
c. Mendorong efisiensi
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Pengendalian intern itu ditujukan untuk memberi jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan.
3. Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Akuntansi Pembelian a. Organisasi
Dalam perancangan organisasi, pembagian tanggungjawab fungsional didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan tahap suatu transaksi.
transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi
5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
6) Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar
c. Praktik yang sehat
Praktik sehat yang dimaksud disini adalah setiap pegawai dalam perusahaan, melaksanakan tugas sesuai dengan wewenangnya serta prosedur yang telah ditetapkan. Berikut ini adalah praktik sehat yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian:
1) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. 4) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing
dari berbagai pemasok.
5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
6) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan mengispeksi barang tersebut dan membandingkan dengan tembusan surat order pembelian.
8) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
9) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan memperoleh potongan tunai.
10) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah dikirimkan kepada pemasok. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.
4. Unsur Pengendalian Intern Sistem Retur Pembelian a. Organisasi
1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2) Transaksi retur pembelian tidak boleh dilaksanakan secara lengkap oleh satu fungsi.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1) Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
2) Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
4) Pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
c. Praktik yang sehat
1) Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian. 2) Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman. 3) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
H. Peneliti Terdahulu
I. Bagan Alir
Menurut Mulyadi (2001:60), “Bagan yang melukiskan aliran pengolahan
data dalam suatu sistem informasi disebut dengan bagan alir data (data flow diagram), dan bagan yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem informasi disebut dengan bagan alir dokumen(document flowchart)”. Bagan alir (Flow Chart) merupakan bagan (chart) yang menunjukan alir
(flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan ini adalah suatu bagan yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem, serta merupakan model logis yang menunjukan aliran data melalui sistem. Adapun bagan alir dokumen
Gambar 19 (Lanjutan): Sistem Pembelian
J. Pengujian Kepatuhan
Pengujian kepatuhan atau sering disebut dengan pengujian pengendalian adalah pengujian terhadap efektifitas sistem pengendalian intern dalam mencapai tujuan tertentu yang telah diterapkan. Tujuan dari pengujian kepatuhan yaitu untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa prosedur pengendalian telah diterapkan sebagaimana mestinya. Untuk menguji kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern, dapat dilakukan dengan dua macam pengujian (Mulyadi 2002:198):
1. Pengujian adanya kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern.
Pengujian terhadap ada tidaknya kepatuhan pelaksanaan pengendalian intern, dapat dilakukan dengan dua macam pengujian:
a. Pengujian transaksi dengan cara mengikuti pelaksanaan transaksi tertentu. Pemeriksa melakukan pengamatan adanya unsur-unsur pengendalian intern dalam pelaksanaan suatu transaksi, sejak transaksi tersebut dimulai sampai dengan selesai.
b. Pengujian transaksi tertentu yang telah terjadi dan yang telah dicatat. Dalam hal ini, pemeriksa melakukan pengamatan terhadap pelaksanaan suatu transaksi sejak awal sampai selesai, melalui dokumen-dokumen yang dibuat dalam transaksi tersebut dan pencatatannya dalam catatan akuntansi.
2. Pengujian tingkat kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern.
Ada tiga model untuk menguji efektivitas sistem pengendalian intern, dengan menggunakan attribute sampling(Mulyadi 1990:125), yaitu:
1. Fixed-Sample-Size Attribute Sampling
Pengambilan sampel dengan model ini ditujukan untuk memperkirakan presentase terjadinya mutu tertentu dalam suatu populasi. Model ini terutama digunakan apabila dalam melakukan pengujian kepatuhan diperkirakan akan menjumpai beberapa penyimpangan atau kesalahan. Prosedur pengambilan sample adalah sebagai berikut:
a. Menentukan attribute yang akan diperiksa untuk menguji efektivitas pengendalian intern.
b. Menentukan populasi yang akan diambil sampelnya. c. Menentukan besarnya sampel.
d. Memilih anggota sampel dari seluruh anggota populasi.
e. Memeriksa attribute yang menunjukan efektivitas unsur pengendalian intern.
f. Mengevaluasi hasil pemeriksaan atas attribute anggota sampel. 2. Stop-Or-Go Sampling
Model ini disebut juga decision attribute, digunakan apabila yakin bahwa tingkat kesalahan yang diperkirakan dari populasi sangat kecil. Berikut ini adalah prosedur pengambilan sampel dalam menggunakan
Stop-Or-Go Sampling:
a. Menentukan Desired Upper Precision Limit (DUPL) dan tingkat keandalan (R%).
mempercayai efektifitas struktur pengendalian intern. Apabila kepercayaan terhadap pengendalian intern cukup besar, akuntan disarankan untuk tidak menggunakan keandalan kurang dari 95% dan
Desired Upper Precision Limit (DUPL) lebih dari 5%.
b. Menggunakan Tabel Besarnya Sampel Minimum untuk pengujian pengendalian guna menentukan sampel pertama yang harus diambil. Tabel 1. Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Pengendalian
Acceptable Upper Precision Limit
Sample Size Based on Confidence levels
90% 95% 97,5%
c. Membuat Tabel Stop-or-go-decision.
Setelah ditentukan besarnya sampel minimum maka dibuat tabel stop-or-go decision. Dalam tabel stop-or-go decision tersebut akuntan akan mengambil sampel sampai 4 kali. Umumnya dalam merancang tabel
Tabel 2. tabel stop-or-Go Decision
5 Gunakan Fixed-Sample-Size Attribute Sampling
Sumber: Mulyadi (2002:266)
Langkah 1. Tentukan besarnya sampel minimum dengan menggunakan tabel 1. Jika dari pemeriksaan terhadap 60 anggota sampel tersebut tidak ditemukan kesalahan, maka pengambilan sampel dihentikan, dan mengambil kesimpulan bahwa sistem pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif dengan dasar DUPL = AUPL dengan rumus:
Confidence level factor at desire reability
AUPL = for ocurance observed
Sample size
60 anggota sampel sama dengan 0, maka sistem pengendalian intern adalah efektif, karena AUPL tidak melebihi DUPL.
Langkah 2. Jika kesalahan yang dijumpai dalam pemeriksaan pada
anggota sampel sama dengan 1, maka confidence level factor pada R% = 95 adalah sebesar 4,8 (tabel 3) maka AUPL = 4,8/60 = 8%, melebihi DUPL yang ditetapkan. Oleh karena AUPL > DUPL, maka perlu mengambil sampel tambahan dengan rumus:
Confidence level factor at desired reability Sample size = For occurance observed
Desired Upper Precision Limit (DUPL)
Besarnya sampel dihitung sebagai berikut: 4,8/5% = 96. Jika kesalahan yang dijumpai dalam pemeriksaan terhadap 96 anggota sampel = 1, maka AUPL = 4,8/96 adalah 5%. Jika AUPL = DUPL, pengambilan sampel dihentikan.
Langkah 3. Jika dalam pemeriksaan terhadap 96 anggota sampel pada
(7,8/126). Dalam keadaan ini akuntan memerlukan tambahan sampel sebanyak 156 (7,8/5%) dan pindah ke langkah ke-4.
Langkah 4. Jika dari 156 anggota sampel tersebut hanya dijumpai 3
kesalahan atau penyimpangan, maka AUPL = 7,8/156 = 5%. Dengan demikian jika dari 156 anggota sampel tersebut hanya dapat 3 kesalahan, maka akuntan akan mengambil kesimpulan bahwa sistem pengendalian intern adalah efektif dan pengambilan sampel dihentikan karena AUPL = DUPL. Tetapi jika dari 156 anggota sampel tersebut ditemukan 4 kesalahan, maka AUPL menjadi sebesar 5,9% (9,2/156) dapat digunakan alternatif model lain, yaitu fixed sample-size attribute sampling.
Tabel 3. Attribute Sampling Table for Determining Stop-Or-Go Sample size and Upper Precision Limit Population Accurance Rate
d. Mengevaluasi hasil pemeriksaan terhadap sampel.
Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap sampel dilakukan dengan cara membandingkan tingkat kesalahan maksimum yang dapat diterima (DUPL) dengan tingkat kesalahan yang dicapai (AUPL). Jika AUPL ≤ DUPL, maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern adalah efektif. Namun, jika AUPL > DUPL, maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern adalah tidak efektif.
3. Discovery Sampling
Model ini digunakan jika tingkat kesalahan yang diperkirakan sangat rendah atau mendekati nol persen. Discovery Sampling dipakai untuk menemukan kecurangan, pelanggaran yang serius dari elemen pengendalian intern dan ketidakberesan yang lain. Langkah-langkah pengambilan sampel adalah sebagai berikut:
a. Menentukan attribute yang akan diperiksa
b. Menentukan populasi dan besarnya populasi yang akan diambil sampelnya.
c. Menentukan tingkat keandalan.
d. Menentukan desired upper precision limit (DUPL). e. Menentukan besarnya sampel.
f. Memeriksa attribute sample.
61 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Objek Penelitian
1. Obyek Penelitian : Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku (kredit) 2. Subjek penelitian : Kepala bagian gudang, kepala bagian pembelian, kepala bagian penerimaan barang, dan kepala bagian akuntansi.
3. Tempat Penelitian : Penerbit dan Percetakan Kanisius
Jl. Cempaka 9, Deresan,Yogyakarta 55281 4. Waktu Penelitian : Bulan April-Juni 2011
B. Metode dan Desain Penelitian
C. Teknik Pengambilan Sampel 1. Penentuan Jumlah Sampel
Untuk menentukan jumlah sampel, gunakan Tabel Besarnya Sampel Minimum untuk pengujian pengendalian guna menentukan sampel pertama yang harus diambil.
Tabel 1. Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Pengendalian Acceptable Upper
Precision Limit
Sample Size Based on Confidence levels
90% 95% 97,5%
Keterangan:
a = jumlah populasi
Untuk membuat banyak angka random, maka dapat disalinkan ke sel-sel lainnya sebanyak yang dikehendaki (sel yang dibutuhkan, sebanyak sampel yang diambil).
D. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara lisan kepada subyek penelitian yang telah ditetapkan.
2. Observasi
Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan mengamati secara langsung mengenai kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh subyek penelitian.
3. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data dengan melihat dokumen, catatan, dan formulir yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang berkaitan langsung dengan akuntansi pembelian di Penerbit dan Percetakan Kanisius.
4. Kuesioner
Teknik pengumpulan data yaitu dengan cara menyusun daftar pertanyaan secara tertulis, kemudian dari jawaban atas pertanyaan yang diajukan
tersebut, peneliti mengharapkan mendapat data mengenai sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian kredit.
E. Teknik Analisis Data
1. Untuk menjawab rumusan masalah yang pertama yaitu dilakukan dengan menggunakan metode teknik analisis data komparatif (perbandingan). Langkah-langkah yang dilakukan yaitu sebagai berikut:
a. Mendeskripsikan sistem akuntansi pembelian yang dilaksanakan oleh Penerbit dan Percetakan Kanisius.
b. Membandingkan hasil temuan lapangan dengan teori sistem akuntansi pembelian. Komponen-komponen yang dibandingkan meliputi:
1) Deskripsi kegiatan pokok yang dilakukan dalam sistem akuntasi pembelian
2) Bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntasi pembelian 3) Informasi yang diperlukan manajemen
4) Dokumen-dokumen yang digunakan 5) Catatan akuntansi yang digunakan
6) Jaringan prosedur yang dilakukan dalam sistem akuntansi pembelian
7) Unsur sistem pengendalian intern 8) Bagan alir dokumen.
seperti dalam teori, berarti hasil temuan penelitian di lapangan sudah sesuai dengan teori.
2. Untuk menjawab rumusan masalah yang kedua, yaitu dengan cara:
Melakukan pengujian kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern, dapat dilakukan dengan dua macam pengujian, yaitu sebagai berikut: a. Pengujian adanya kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern.
Pengujian ini, sama halnya seperti yang dilakukan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama. Kesimpulan dari pengujian ini akan dipakai untuk menentukan model attribute sampling yang akan digunakan. Berikut ini merupakan kriteria untuk menentukan model attribute samplingyang tepat:
1) Apabila semua unsur sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian terpenuhi (sesuai dengan teori) dan semua tujuan pokok dari sistem pengendalian intern terpenuhi, maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern perusahaan adalah kuat. Apabila ada yang tidak sesuai dengan teori, akan tetapi tidak mempengaruhi pencapaian tujuan pokok dari sistem pengendalian intern, dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern perusahaan adalah kuat. Model yang dapat digunakan adalah:
b) Discovery sampling, jika tingkat kesalahan dalam populasi diperkirakan sangat rendah atau mendekati nol, dan model ini digunakan untuk menemukan fraud(kecurangan).
2) Apabila unsur sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian tidak terpenuhi (tidak sesuai dengan teori) dan ada beberapa tujuan pokok dari sistem pengendalian intern tidak terpenuhi, maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian perusahaan adalah lemah. Sehingga model yang dapat digunakan yaitu fixed sample size attribute sampling.
b. Pengujian tingkat kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern. Pengujian tingkat kepatuhan dilakukan dengan cara memeriksa keseluruhan atau sebagian bukti atas terjadinya suatu transaksi. Setelah menentukan model attribute sampling, langkah selanjutnya adalah: 1) Menentukan attribute yang akan diperiksa untuk menguji
efektifitas sistem pengendalian intern. Attribute yang digunakan adalah:
b) Tujuan validitas (keabsahan), attribute yang diperiksa adalah otorisasi dari bagian yang berwenang dalam bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya.
c) Tujuan penilaian, attribute yang diperiksa yaitu kesesuaian antara catatan yang tercantum dalam bukti kas keluar dengan catatan yang tercantum dalam dokumen pendukungnnya.
2) Menentukan populasi yang akan diambil sampelnya. Populasi yang akan diambil sampelnya adalah bukti kas keluar (Form Pelaporan Penggunaan Keuangan) bulan januari sampai dengan bulan desember 2010.
3) Menentukan besarnya sampel.
4) Memilih anggota sampel. Anggota sample dipilih dengan menggunakan program program Excel.
5) Pemeriksaan terhadap sampel. Pemeriksaan terhadap kelengkapan attribute dari setiap sampel yang menunjukkan efektifitas pengendalian intern.
68 BAB IV
GAMBARAN UMUM PENERBIT DAN PERCETAKAN KANISIUS
A. Sejarah Perusahaan
Penerbit dan Percetakan Kanisius merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang penerbitan dan percetakan buku. Pada tanggal 26 Januari 1922, Kanisius didirikan oleh seorang misionaris Belanda Pater J. Hoeberecht dengan nama Canisius Drukkerij (Percetakan Kanisius). Perusahaan ini beralamat di Jl. P. Senopati 16 Yogyakarta, didirikan dengan tujuan untuk membantu menyediakan buku-buku pelajaran bagi sekolah kaum pribumi serta buku-buku doa bagi Gereja Katolik di Indonesia. Sekitar tahun 1928, Canisius Drukkerij mencetak beberapa majalah pergerakan, seperti Tamtama Dalem dan Swaratama yang memberi kontribusi penting dalam perjuangan kaum muda di Indonesia untuk meraih kemerdekaan
juga penerbitan. Tahun 1967 dibawah kepemimpinan Pater Jacobus Lampe, dilakukan pengembangan sarana dan prasarana untuk memodernisasi usaha percetakan.
Tahun 1969 lokasi Kanisius dipindahkan ke tempat yang lebih memadai yaitu di Jl. Cempaka 9 Deresan Yogyakarta dengan tanah seluas 23.000 m2. Saat ini, Penerbit dan Percetakan Kanisius menempati bangunan seluas 5.600 m2 yang terdiri dari gedung percetakan, kantor penerbit, kantin, laboratorium komputer, wisma dan perumahan supervisor percetakan. Memasuki tahun 1970-an, Penerbit dan Percetakan Kanisius dikelola dalam kerja sama harmonis antara Pastor Jesuit dan awam. Pada periode ini, terjadi begitu banyak langkah modernisasi, pengembangan Sumber Daya Manusia, dan kemandirian finansial. Pada pertengahan 1990-an, Penerbit dan Percetakan Kanisius memperluas bidang layanan hingga ke jenis produk majalah dan multimedia.
