PELESTARIAN DOKUMEN DINAMIS INAKTIF DI PT. PERTAMINA (PERSERO)
Rian Ristyanti Tamara A. Susetyo
Ilmu Perpustakaan & Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, 16424, Indonesia
E-mail : rristyanti@gmail.com / tamara.susetyo@gmail.com
Abstrak
Penelitian ini membahas mengenai Pelestarian Dokumen Dinamis Inaktif di PT. Pertamina (Persero). Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi pelaksanaan pelestarian dokumen dinamis inaktif di PT. Pertamina (Persero) dan menganalisis kendala yang dihadapi dalam pelaksanaannya. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan metode deskriptif. Subyek dalam penelitian ini adalah staf arsiparis di PT. Pertamina (Persero) dan obyek penelitian ini adalah lingkungan tempat penyimpanan dokumen dinamis inaktif Pertamina. Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa pelestarian dokumen dinamis inaktif di PT. Pertamina (Persero) tidak ditunjang oleh lingkungan tempat penyimpanan yang ideal. Sehingga menyebabkan pelaksanaan pelestarian dokumen dinamis inaktif tidak berjalan maksimal. inactive document.
Kata Kunci: Pelestarian, Dokumen, Lingkungan, Tempat Penyimpanan
Abstract
This research aims to identify the implementation of preservation of dynamic inactive document in PT. Pertamina (Persero) and analyze constraint that faced in the implementation. This research use qualitative descriptive method. The subject in this research are archivists in PT. Pertamina (Persero) and the object of this research is the environment of records center of dynamic inactive document. The result of this research is preservation of dynamic inactive document in PT. Pertamina (Persero) not supported by the ideal environment of records center of dynamic inactive document. Therefore, the implementation of preservation of dynamic inactive document do not run maximally.
Universitas Indonesia Pendahuluan
PT. Pertamina (Pesero) sebagai badan organisasi dan badan usaha milik negara yang bergerak di bidang minyak dan gas bumi. Visi PT. Pertamina (Persero) adalah menjadi perusahaan energy nasional kelas dunia. Sedangkan, misinya adalah menjalankan usaha minyak, gas serta energy baru dan terbarukan secara terintegrasi, berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat. Untuk mencapai visi dan misi, PT. Pertamina (Persero) telah menjalankan kegiatan administrasi selama bertahun-tahun. Hasil kegiatan administrasi berupa dokumen Pertamina yang mengandung konten keuangan, hukum, administrasi, dan ilmu pengetahuan. Berdasarkan konten dokumen tersebut maka kegiatan pelestarian dokumen terutama dokumen dinamis inaktif di PT. Pertamina (Persero) perlu untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan. Pertimbangannya adalah dokumen tersebut akan menjadi acuan keputusan dan bahan pertanggungjawaban di masa depan.
Pelestarian dokumen dinamis inaktif ini dijelaskan sebagai suatu upaya pemeliharaan, perawatan dan perbaikan agar informasi yang dikandungnya dapat diteruskan kepada generasi yang akan datang. Pelestarian tersebut dibedakan atas pelestarian fisik dokumen dan pelestarian informasi yang dikandungnya. Pelestarian bentuk fisik dokumen dilakukan dengan cara perawatan dan perbaikan bahan agar dapat digunakan seutuh mungkin. Pelestarian terhadap kandungan informasi (substantif) dimaksudkan untuk menyelamatkan nilai informasi tersebut yang dilakukan dengan cara dialihkan pada media lain (Razak, 1992: 2, Dureau & Clements, 1990: 2; Teygler, 2000; Ballofet, 2005).
Dokumen dinamis inaktif memiliki keunikan sehingga penting untuk dikelola karena kandungan materi dari dokumen dinamis inaktif dianggap sebagai sumber primer atau sumber asli. Dokumen tersebut tidak tercetak ulang atau diterbitkan. Materi dokumen yang hilang atau rusak tidak dapat tergantikan.
Di Negara tropis, umumnya dokumen mudah mengalami kerusakan oleh karena kondisi lingkungan yang kurang memenuhi syarat, termasuk karakteristik bahan dan faktor manusia yang menangani dan menggunakan dokumen tersebut. Faktor lingkungan yang kurang memenuhi syarat diantaranya adalah adanya gas-gas pencemar udara, jamur, serangga, binatang pengerat dan cahaya (Razak, 1996: 189).
Kondisi lingkungan di Gedung Sentral Dokumen Pertamina yaitu lingkungannya dilanda banjir, pencemaran tinggi dan berdekatan dengan lokasi pabrik. Banyak ditemukan faktor perusak dokumen seperti jamur yang ditemukan dalam dokumen. Selain itu, pengaturan kondisi lingkungan seperti suhu dan kelembapan udara, cahaya dan debu kurang diperhatikan.
Kegiatan pelestarian mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan, termasuk cara penyimpanan dan alat-alat bantunya, sumber daya manusia yang diperlukan, teknis dan metode yang diterapkan untuk melestarikan bahan-bahan pustaka dan dokumen, serta nilai informasi yang dikandungnya (Dureau & Clements, 1990: 2; Teygler, 2000). Sumber daya manusia yang dimiliki Pertamina dalam hal pelestarian dokumen dinamis inaktif tidak ada yang sejalan dengan bidangnya seperti Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Metode yang digunakan tidak tepat sasaran. Berdasarkan kondisi pelestarian dokumen dinamis inaktif tersebut maka perlunya penelitian dalam hal pelestarian dokumen dinamis inaktif di PT. Pertamina (Persero) agar dapat mengidentifikasi kendala penyebabnya.
Tinjauan Literatur
Pelestarian adalah suatu usaha yang dilakukan oleh sebuah perpustakaan maupun pusat rekod dalam menyelamatkan keberadaan koleksi mereka (Harvey, 1993: 189 Tujuan dari kegiatan pelestarian dokumen menurut Dureau & Clements (1990: 2) yaitu: (1) Melestarikan kandungan informasi ilmiah yang direkam dan dialihkan pada media lain; (2) Melestarikan bentuk fisik asli bahan pustaka dan dokumen sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin.
Dokumen dinamis inaktif yaitu dokumen yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi. Dokumen ini disimpan di unit dan jarang dikeluarkan dari tempat penyimpanannya tetapi tetap diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegiatan (Barthos, 2009: 6). Dokumen dinamis inaktif memiliki nilai guna yaitu sebagai memori organisasi, penunjang pengambilan keputusan manajemen, penunjang ligitasi dan sebagai rujukan historis (Sulistyo, 2003).
Pelestarian dokumen dinamis inaktif adalah upaya perlindungan dan melestarikan dokumen baik fisik maupun kandungan informasinya yang meliputi lingkungan dan gedung, metode penyimpanan dan perlindungan pada dokumen yang masih dipergunakan dalam kelangsungan organisasi namun memiliki frekuensi penggunaan yang sudah menurun atau sebagai referensi. Unsur-unsur dalam pelestarian dokumen dinamis inaktif terdapat 6 unsur, yaitu:
SONY 6/16/14 12:21 PM Formatted: Not Highlight SONY 6/16/14 12:21 PM Formatted: Not Highlight SONY 6/16/14 12:21 PM Formatted: Not Highlight
Universitas Indonesia (1) Kebijakan, merupakan suatu yang dijadikan pedoman keseluruhan strategi dalam menyusun
program pelestarian yang tepat guna. Kebijakan diperlukan untuk memberikan apa saja yang benar-benar dibutuhkan dalam kebijakan yang nantinya akan dikembangkan termasuk lingkungan gedung dan kondisi koleksi (Razak, 1993: 11);
(2) Lingkungan, tanpa lingkungan yang baik, dokumen, buku dan material lainnya akan menjadi kotor, memudar, berjamur, rapuh dan terinfeksi hama. Penting untuk mempunyai jadwal pengawasan dan pemeliharaan yang dialamatkan di setiap area dalam gedung pusat rekod dari atap hingga basement. Salah satu langkah efektif dalam pelestarian dokumen adalah mempertahankan tingkat suhu dan kelembapan yaitu 60° F (16° C) dan kelembapan 50%, kualitas udara dan cahaya tidak melebihi 50 luxmeter . (Balloffet, 2005: 2, 152). Debu yang berasal dari jalan mengandung belerang atau debu dari knalpot kendaraan memiliki daya rusak yang tinggi. Debu tersebut sangat mudah bersenyawa denga kertas, apalagi pada ruangan yang lembab (Martoadmodjo, 1997: 48);
(3) Pelatihan sumber daya manusia, semua staf harus mendapatkan pendidikan atau penjelasan bagaimana prosedur penting untuk menangani dokumen. Tujuan utama dari pelatihan sumber daya manusia adalah agar para staf yang menangani dokumen dapat memiliki dan menumbuhkan rasa bahwa mereka penyelamat bagi sesuatu yang penting untuk institusi dan pekerjaan mereka adalah krusial (Balloffet, 2005: 11);
(4) Faktor perusak dokumen lain yaitu faktor kimia dan perilaku manusia. Faktor kimia yaitu Kandungan asam dalam kertas akan mempercepat kerusakan kertas karena asam akan mempercepat reaksi hidrolisis. Reaksi hidrolis adalah reaksi yang terjadi karena adanya air (H2). Akibatnya kekuatan kertas berkurang dan kertas menjadi rapuh (Martoadmodjo, 1997: 51). Perilaku manusia merupakan penyebab kerusakan yang berasal dari luar, yaitu karena penanganan dan penggunaan dokumen, prosedur penyusunan pada rak, pengolahan, sirkulasi, bagaimana staf dan pengguna memegang dokumen dan lain-lain kerusakan yang terjadi dapat bersifat kimiawi, seperti memegang dokumen pada saat tangan kotor dan berminyak sehingga menimbulkan noda (Razak, 1996: 184).
(5) Perlindungan dokumen terhadap bencana, membuat rencana terhadap perlindungan bencana adalah pestarian yang mendasar (Balloffet, 2005: 12); dan
(6) Penyimpanan dokumen, penyimpanan yang baik akan melindungi dari ancaman cahaya dan debu, menjaga materi dari kerapuhan, dan menjaga materi dari perubahan atau penurunan kualitas (Balloffet, 2005: 20).
Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Metode penelitian kualitatif merupakan penelitian yang berhubungan dengan ide, persepsi, pendapat atau kepercayaan orang yang akan diteliti; kesemuanya tidak dapat di ukur dengan angka. Penelitian ini bertujuan memperoleh gambaran seutuhnya mengenai suatu hal menurut pandangan manusia (Sulistyo-Basuki, 2010: 78).
Dalam penelitian ini peneliti menentukan informan dengan teknik purposive sampling, artinya yaitu teknik pengambilan sampel sumber data atau responden dengan pertimbangan tertentu (Sugiyono, 2013: 54). Informan yang dianggap sesuai oleh peneliti adalah mereka yang menguasai pengetahuan mengenai pelestarian dokumen dinamis inaktif di PT Pertamina (persero), mereka sedang berkecimpung dalam peraturan atau terlibat dalam kegiatan pelestarian dokumen dinamis inaktif di PT Pertamina (persero), dan mereka mempunyai cukup waktu untuk diwawancarai. Berikut merupakan daftar nama pegawai yang menjadi informan dalam penelitian ini. Informan dalam penelitian ini merupakan informan kunci yaitu Bapak Zulkarnaen Rusadi selaku Assistant Office Manager dan Bapak Rusdi selaku Staf Pengelola Dokumen.
Pelestarian Dokumen Dinamis Inaktif di PT Pertamina (persero)
PT Pertamina (persero) memiliki fungsi Sistem dan Proses Bisnis yang bertugas dalam bidang pengembangan sistem perusahaan dan manajemen perkantoran yang meliputi proses bisnis, sistem korporasi, dan sistem tata kerja Pertamina, standardisasi pelaksanaan administrasi dan kearsipan di seluruh Pertamina, penyelenggaraan sistem e-office di seluruh Pertamina, Sistem Tata Kerja berdasarkan Good Coorporate Governance yang transparan dan bisa dinilai (assessable), dan pembuatan STK, SK, SP dan kebijakan lainnya sesuai standar Pertamina.
Fungsi Sistem dan Proses Bisnis Pertamina berada di bawah divisi Business Demand. Berikut adalah struktur organisasinya:
Universitas Indonesia Gambar 1. Struktur Organisasi Fungsi Sistem dan Proses Bisnis
Fungsi Sistem dan Proses Bisnis bergerak dalam bidang pengembangan sistem perusahaan dan manajemen perkantoran. Dalam Fungsi/Unit kerja ini lah segala lingkup pengelolaan dokumen Pertamina temasuk pelestarian dokumen dinamis inaktif dikelola. Dalam melaksanakan kegiatan pelestarian dokumen dinamis inaktif Fungsi/Unit keja ini menggunakan jasa dari Pertamina Training Center dengan jumlah pekerja yang diperbantukan adalah 20 (dua puluh) orang. Para staf pengelola dokumen ini bukanlah pegawai dari PT. Pertamina (Persero). Dengan kata lain staf pengelola dokumen adalah tenaga outsourching atau tenaga kontrak. Hal inilah yang turut andil
menjadi penghambat dalam pelestarian dokumen dinamis inaktif. Karena para pengelola dokumen tidak memiliki sense of belongings terhadap dokumen yang dikelolanya.
Fungsi Sistem dan Proses Bisnis ini bertanggung jawab atas terselenggaranya pusat penyimpanan dokumen yang menyimpan dokumen-dokumen milik PT Pertamina (Persero) yang beralamat di Jl. Yos Sudarso, Jembatan Tiga-Plumpang. Bangunan tersebut memiliki luas tanah sekitar 4 hektar dan luas bangunan sekitar 2 hektar dengan (19) sembilan belas ruang penyimpanan dokumen dengan konten yang memiliki nilai guna tinggi. Nilai atau value dari konten yang dimiliki adalah asset dan kekayaan perusahaan yang bersifat rahasia yang seharusnya senantiasa dilestarian dan terpelihara. Namun, kelemahan dari dokumen yang dimiliki dari segi pelestarian adalah dokumen yang berusia tua, banyak dokumen yang sudah rapuh dan rusak. Oleh sebab itu, perlu penanganan pelestarian yang tepat.
Dalam kegiatan pelestarian dokumen dinamis inaktif di PT. Pertamina (Persero) terdapat unsur-unsur yang perlu diperhatikan, yaitu:
Kebijakan
Kebijakan disetujui dan disahkan pemberlakuannya oleh Surat Keputusan Direksi. Berarti, kebijakan ini telah disetujui pada tingkat direktorat, terutama Direktorat Umum dan SDM sebagai penanggungjawab. Kebijakan ini sudah cukup kuat dalam lingkungan Pertamina. Baik para staf, manajer, hingga posisi top manajemen sepatutnya patuh pada kebijakan ini guna mencapai tertib administrasi pengelolaan dokumen Pertamina. Kebijakan tersebut juga berlandaskan berbagai undang-undang dan peraturan yang dikeluarkan oleh ANRI. Dengan kebijakan ini akan diketahui prioritas dan kebutuhan apa yang sesuai dengan kegiatan pelestarian dokumen dinamis inaktif serta akan berguna untuk pengembangan kebijakan di masa depan. Pada pelaksanaan kegiatan pelestarian dokumen dinamis inaktif tidak dilaksanakan sepenuhnya. Terdapat beberapa kebijakan tidak dilaksanakan. Kebijakan ini juga tidak didukung oleh fasilitas yang memadai pada pusat rekod. Kebijakan yang telah ditetapkan juga tidak disosialisasikan pada staf pengelola dokumen. Kebijakan ini tidak dilengkapi pengawasan dan evaluasinya. Kebijakan pelestarian dokumen dinamis inaktif tidak mencakup mengenai lingkungan. Hal ini penting karena dengan kondisi lingkungan yang ideal akan menjaga kondisi dokumen tetap lestari baik fisik dan informasinya serta menjaga umur dokumen. Dengan demikian, tidak diketahui apa yang benar-benar dibutuhkan, apa prioritasnya serta apa yang perlu dikembangkan. Hal tersebut yang menyebabkan pelestarian dokumen dinamis dinaktif tidak tepat sasaran dan salah dalam penanganan.
Lingkungan Faktor Fisika
Faktor fisika yang turut andil dalam unsur peletarian adalah suhu dan kelembapan, cahaya, dan debu. Kurangnya pengawasan untuk menjaga suhu dan kelembapan tetap konstan dan stabil pada ruang penyimpanan. Rata-rata suhu pada ruang penyimpanan berkisar antara 28°C - 30°C dan kelembapan berkisar antara 70% - 74%. Hal ini jauh dengan pedoman suhu dan kelembapan yang ideal dalam ruang penyimpanan yaitu suhu 16° C dan kelembapan 50% 24jam dalam sehari, 365 hari dalam setahun. Akibatnya, suhu yang tinggi tersebut menyebabkan banyak
Universitas Indonesia dokumen berwarna kuning. Serta, kelembapan yang tinggi menyebabkan terdapat jamur dibeberapa dokumen, dokumen menjadi rapuh, dan mudah robek.
Pencahayaan yang digunakan dalam ruang penyimpanan dokumen adalah cahaya lampu neon. Selain itu, dalam ruang penyimpanan tidak terdapat jendela. Sehingga tidak mungkin cahaya matahari dapat memasuki ruang penyimpanan dokumen. Pada saat tidak ada kegiatan didalam ruang penyimpanan cahaya lampu dimatikan oleh staf pengelola dokumen. Sehingga dapat melindungi dokumen dari kerusakan akibat sinar matahari. Rata-rata cahaya yang menerangi bagian luar rak penyimpanan sekitar 99 – 110 luxmeter. Cahaya tersebut dapat memasuki rak penyimpanan melalui pantulan melebihi batas yang rekomendasikan untuk cahaya lampu adalah 50 luxmeter.
Debu terdapat pada fisik dokumen. Hal ini disebabkan pintu ruang penyimpanan yang sering dibiarkan terbuka. Serta, gedung pusat rekod yang berada di dekat pabrik dengan lalu lintas yang padat. Hal tersebut menyebabkan tingkat pencemaran yang tinggi pada lingkungan pusat rekod. Udara yang tercemar yang mengandung debu yang berasal dari asap knalpot dan pembuangan udara pabrik masuk ke dalam ruang penyimpanan melalui pintu yang terbuka. Debu yang masuk tidak dapat keluar dari ruang penyimpanan karena lubang angin atau exhaust fan tidak berfungsi dan tidak terdapat jendela di dalam ruang penyimpanan. Debu tersbut bercampur dengen kelembapan yang tinggi di dalam ruang penyimpanan. Sehingga menyebabkan kerusakan pada dokumen yang menjadi rapuh dan cepat rusak serta menimbulkan jamur pada kertas.
Faktor Biologi
Faktor biologi mencakup binatang pengerat dan serangga serta jamur atau fungi. Cara yang dilakukan untuk mencegah kerusakan dari binatang pengerat dan serangga adalah fumigasi. Fumigasi adalah kegiatan rutin yang diadakan setiap 2 kali setahun. Upaya lain yang dilakukan adalah memberikan kapur barus (kamper) pada tiap rak penyimpanan atau kompartemen. Pembersihan ruang penyimpanan juga dilakukan, kegiatan ini dilakukan sendiri oleh para staf. Karena ruang penyimpanan yang merupakan daerah tertutup (restricted area) yaitu hanya staf yang dapat masuk ke dalam ruang penyimpanan sehingga petugas cleaning service dilarang masuk ke dalam ruang penyimpanan. Pembersihan ini dilakukan 2 minggu sekali.
Jamur atau fungi terdapat di bebeapa fisik dokumen. Hal tersebut disebabkan karena tidak terjaganya kelembapan pada ruang penyimpanan. Tingkat kelembapan pada ruang penyimpanan tinggi. Serta kelembapan yang tinggi tersebut bercampur pada debu pada ruang penyimpanan. Debu yang memasuki ruang penyimpanan berasal dari asap pabrik dan asap knalpot yang memiliki tingkat pencemaran yang tnggi. Debu yang memiliki kandungan senyawa kimia dan bercampur dengan kelembapan yang tinggi lalu menempel pada fisik dokumen. Sehingga menyebabkan jamur pada fisik dokumen.
Pengawasan Kondisi Lingkungan
Kegiatan pengawasan kondisi lingkungan belum pernah dilakukan. Alat-alat pendukung untuk pengawasan juga tidak dimiliki. Hal ini disebabkan karena kurangnya pengetahuan tentang pelestarian dokumen dinamis inaktif. Sehingga menyebabkan tidak mengetahui alat apa saja yang diperlukan untuk menunjang pelestarian dokumen dinamis inaktif. Alat – alat yang diperlukan untuk menunjang kegiatan pelestarian dinamis inaktif yaitu:
1. Hygrometer
Alat untuk mengukur kelembapan dan suhu. Alat ini masih sederhana dan manual dengan menggunakan warna sebagai indikator pada deretan kotak bagian bawah (Balloffet, 2005: 6)
2. Digital hygrothermometers
Alat untuk menunjukkan suhu dan kelembapan. Alat ini memiliki fungsi memori untuk menyimpan data tingkat suhu dan kelembapan tertinggi dan terendah (Balloffet, 2005: 6) 3. Digital psychrometers
Alat ini untuk menunjukkan suhu dan kelembapan. Alat ini juga memiliki memori untuk menyimpan data suhu dan kelembapan tertinggi dan terendah. Bedanya, alat ini dapat dikalibrasi dan jauh lebih akurat dibanding hygrometer dan digital hygrothermometers (Balloffet, 2005: 6)
4. Kartu suhu dan kelembapan
Alat yang digunakan untuk melihat tingkat penggolongan suhu dan kelembapan yang terbagi dalam kering, normal, dan lembab (Balloffet, 2005: 7).
Universitas Indonesia Alat yang digunakan untuk menyerap kelembapan berlebih pada udara. Penggunaan alat tersebut harus terus dimonitor karena tanpa perawatan alat tersebut akan membanjiri tempat penyimpanan koleksi dengan kelembapan yang telah diserap atau menimbulkan bahaya kebakaran dari kelebihan panas jika kumparan membeku (Balloffet, 2005: 2). 6. Luxmeter
Alat untuk mengukur cahaya dari lampu. Batas yang rekomendasikan untuk cahaya lampu adalah 50 luxmeter (Balloffet, 2005: 152).
Pemeliharaan Kondisi Lingkungan
Kegiatan pemeliharaan dilakukan dengan pembersihan di dalam lingkungan gedung pusat rekod kecuali ruang penyimpanan. Pembersihan di dalam ruang penyimpanan hanya dilakukan oleh staf. Sedangkan untuk pembersihan di dalam lingkungan gedung pusat rekod dilakukan oleh petugas cleaning service. Kegiatan tersebut dilakukan rutin setiap hari. Pembersihan dilakukan pada ruangan-ruangan umum dan ruang staf. Petugas cleaning service bukan merupakan bagian dari fungsi Sistem dan Proses Bisnis yang menangani pengelolaan dokumen Pertamina termasuk pelestarian dokumen dinamis inaktif Pertamina. Kegiatan pemeliharaan hanya dilakukan di dalam lingkungan gedung pusat rekod. Pembersihan tidak mencakup pembersihan atap gedung, pembersihan selokan dan pembersihan lingkungan sekitar gedung.
Perilaku Manusia
Staf pengelola dokumen tidak merokok dan membawa makanan ke dalam ruang penyimpanan. Para staf juga tidak melakukan aktifitas diluar pengelolaan dokumen di dalam ruang penyimpanan. Kerusakan diakibatkan pada saat dokumen di distribusi. Karena tidak sedikit troli pengangkutan yang rusak. Kerusakan juga terjadi karena penumpukan dokumen yang baru datang di pusat rekod dan dokumen yang belum tertangani. Kerusakan juga diakibatkan oleh para pengguna dokumen. Layanan dokumen juga meyediakan jasa peminjaman. Dokumen yang akan diberikan kepada pengguaa sebelumnya telah dicatat. Hanya saja tidak sedikit dokumen rusak pada saat pengembalian ke pusat rekod. Terlebih dokumen yang dipinjamkan hilang. Para pengguna tidak memiliki rasa kesadaran bahwa informasi pada tiap dokumen adalah informasi unik yang tidak terdapat di dokumen lainnya.
Pelatihan Sumber Daya Manusia
Pelatihan diadakan oleh ANRI yang hanya diikuti oleh para pegawai yang memiliki jabatan. Pelatihan untuk para staf pengelola dokumen hanya dilakukan sekali pada tahun 1997 dan tidak pernah dilakukan kembali sampai saat ini. Hal ini berarti para staf pengelola dokumen yang secara langsung menangani dokumen tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan terutama dalam hal pelestarian dokumen dinamis inaktif. Selain itu para staf kurang memiliki rasa bertanggungjawab atas lestarinya dokumen inaktif Pertamina baik fisik maupun informasinya. Tentunya hal ini akan berdampak pada penanganan pelestarian dokumen dinamis inaktif yang tidak tepat dan benar.
Perlindungan Dokumen Terhadap Bencana
Program bencana yang akan dibahas adalah kebakaran dan banjir. Untuk mencegah kebakaran terdapat hydrant yang diletakkan di sekeliling gedung pusat rekod dengan sistem menggunakan air. Selain hydrant juga terdapat APAR (alat pendeteksi api ringan) yang diletakkan di beberapa sudut di dalam gedung pusat rekod. Untuk meminimalisasi api menyebar dan masuk ke dalam ruang penyimpanan digunakan pintu besi di setiap ruang penyimpanan. Para staf juga menyadari bahaya yang timbul akibat kebakaran dengan tidak merokok di dalam ruang penyimpanan. Hanya saja dalam perlindungan dokumen terhadap kebakaran, kurang cukup karena kesiapan dan kesiagaan dalam mengatasi kebakaran belum maksimal. Hal ini terlihat dari alat yang ada tidak berfungsi dengan baik seperti springler, tidak adanya pemeriksaan rutin terhadap instalasi listrik dan tidak adanya pengetahuan dasar kesiapan bencana kebakaran yang dimiliki oleh para staf. Banjir terjadi pada gedung pusat rekod. Hal ini dikarenakan posisi gedung yang lebih rendah dan lokasi yang merupakan bekas rawa. Karena lokasi nya yang bekas rawa sehingga air dapat keluar dari pori-pori lantai. Upaya yang dilakukan adalah dengan membuat tanggul diluar gedung pusat rekod untuk mencegah air masuk karena posisi gedung yang lebih rendah dari lingkungan sekitar dan tidak meletakkan dokumen pada kompartemen paling bawah. Hal ini untuk mencegah banjir agar air tidak mencapai fisik dokumen. Upaya yang dilakukan cukup efisien untuk menjaga keselamatan dokumen dari bencana banjir. Meskipun begitu, upaya yang dilakukan hanya bersifat sementara. Pihak Pertamina harus menemukan solusi dalam hal ini untuk keselamatan dan pelestarian dokumen dinamis inaktif dalam jangka panjang.
Universitas Indonesia Dokumen dinamis inaktif disimpan kedalam box. Sebelum dimasukkan ke dalam box. Dokumen disimpan terlebih dahulu ke dalam folder sesuai dengan kategori masing-masing. Box yang digunakan untuk penyimpanan dokumen dinamis inaktif hanya terbuat dari kardus biasa dan bukan terbuat dari bahan bebas asam. Box bebas asam adalah box yang dibuat dengan bahan utamanya memiliki pH netral. Agar dokumen terlindungi dalam penyimpanan jangka panjang. Setelah dokumen disimpan ke dalam box. Box tersebut disimpan ke dalam roll o pack atau rak penyimpanan. Hanya saja rak penyimpanan yang digunakan tidak memiliki tutup. Tidak seperti roll o pack yang tertutup rapat sehingga dapat mencegah dari ancaman debu dan cahaya. Disamping itu, tidak adanya pemeliharaan terhadap media penyimpanan. Media penyimpanan yang dimiliki tidak pernah dilakukan pemeliharaan terhadap kerusakan yang ada.
Kendala
Kendala dan penghambat pelestarian dokumen dinamis inaktif yaitu: 1) Kebijakan
Tidak semua kebijakan yang terdapat dalam kebijakan dilaksanakan. Kebijakan terkait pelestarian yang dilaksanakan hanyalah fumigasi yang dilaksanakan secara rutin selama dua(2) kali setahun. Tidak adanya sosialisasi kebijakan terutama kebijakan terkait pelestarian dokumen dinamis inaktif kepada para staf pengelola. Para staf pengelola mengutamakan insiatif pribadi dalam melaksanakan kegiatan pelestarian dinamis inaktif di pusat rekod. Tidak dilaksanakannya pengawasan dan evaluasi terhadap kebijakan untuk memantau dan mengukur keberhasilan kebijakan dalam implementasinya di lapangan. Kebijakan yang telah ditetapkan tidak didukung oleh fasilitas yang memadai berlangsungnya kegiatan pelestarian dokumen dinamis inaktif. Disamping itu, kebijakan tidak seluruhnya mencakup dalam ruang lingkup pelestarian seperti lingkungan dan pelatihan sumber daya manusia.
2) Sumber daya manusia
Kegiatan pelestarian dokumen dinamis inaktif PT. Pertamina (Persero) merupakan tanggung jawab Senior Supervisor Central Archive yang dibantu oleh Ast. Archive Central, kedua posisi jabatan ini masih kosong. Sehingga tugas pokok dari ke-dua jabatan tersebut dialihkan pada Ast. Office Management.
Disamping itu, pengelola dokumen yang bertugas secara langsung menangani dokumen terutama pelestarian dokumen dinamis inaktif Pertamina adalah tenaga outsourching atau tenaga kontrak. Hal inilah yang turut andil yang menjadi penghambat dalam pelestarian dokumen dinamis inaktif. Karena para pengelola dokumen tidak memiliki sense of belongings terhadap dokumen yang dikelolanya. Sehingga dalam pelestarian berdampak tidak menghasilkan upaya maksimal.
3) Lingkungan
Banjir terjadi setiap tahun. Hal ini dikarenakan posisi pusat rekod yang lebih rendah dari lingkungan sekitar dan lokasi yang merupakan bekas rawa sehingga air dapat masuk melalui pori-pori lantai dalam ruang penyimpanan. Posisi pusat rekod yang berdekatan dengan pabrik dan padat lalu lintas. Sehingga tingkat pencemaran tinggi.
4) Faktor lingkungan perusak dokumen
Faktor lingkungan perusak dokumen terbagi dalam faktor fisika yaitu suhu dan kelembapan, cahaya dan debu. Serta, faktor biologi yaitu binatang pengerat dan serangga dan jamur atau fungi
a. Faktor Fisika
• Suhu dan kelembapan
Tidak adanya pengawasan terhadap suhu dan kelembapan. Hal ini terlihat dari tingkat suhu dan kelembapan yang tinggi yaitu Rata-rata suhu pada ruang penyimpanan berkisar antara 28°C - 30°C dan kelembapan berkisar antara 70% - 74%. Hal ini jauh dengan pedoman suhu dan kelembapan yang ideal dalam ruang penyimpanan yaitu suhu 16° C dan kelembapan 50%. Fluktuasi yang tidak terkontrol disebabkan karena AC di pusat rekod sudah tidak berfungsi selama bertahun-tahun. Sehingga menyebabkan dokumen menjadi kuning dan berjamur.
• Cahaya
Tidak adanya pengawasan terhadap cahaya lampu yang digunakan. Hal ini terlihat dari rata-rata cahaya yang menerangi ruang
Universitas Indonesia penyimpanan sekitar 99 – 110 luxmeter. Sedangkan, batas yang rekomendasikan untuk cahaya lampu adalah 50 luxmeter. Selain itu, tidak digunakannya filter pada lampu. Hal tersebut yang menyebabkan kerusakan dokumen yaitu memudar dan rapuh. Serta penurunan kualitas kertas.
• Debu
Tidak berfungsinya AC dan exhaust fan selama bertahun-tahun. Sehingga pintu dibiarkan terbuka agar terjadi sirkulasi udara. Hal ini yang menyebabkan debu masuk ke dalam ruang penyimpanan. Sehingga menyebabkan kerusakan pada dokumen yang menjadi rapuh dan cepat rusak serta menimbulkan jamur pada kertas. b. Faktor Biologi
• Binatang Pengerat dan Serangga
Tidak dilakukannya pembersihan terhadap lingkungan sekitar. Masih banyaknya semak-semak dan tanaman liar di sekitar gedung pusat rekod. Terlebih luasnya lingkungan sekitar gedung pusat rekod seluas 2 hektar yang tidak terawat.
• Jamur atau Fungi
Tidak terjaganya kelembapan pada ruang penyimpanan. Tingkat kelembapan pada ruang penyimpanan tinggi. Serta kelembapan yang tinggi tersebut bercampur pada debu pada ruang penyimpanan. Debu yang memasuki ruang penyimpanan berasal dari asap pabrik dan asap knalpot yang memiliki tingkat pencemaran yang tnggi. AC di pusat rekod tidak berfungsi atau mati. AC tersebut sudah mati selama bertahun-tahun. Hal tersebutlah yang menyebabkan jamur atau fungi berkembang biak pada fisik dokumen.
5) Pengawasan Kondisi Lingkungan
Kegiatan pengawasan kondisi lingkungan belum pernah dilakukan. Alat-alat pendukung untuk pengawasan juga tidak dimiliki. Hal ini disebabkan karena kurangnya pengetahuan mereka tentang pelestarian dokumen dinamis inaktif.
6) Pemeliharaan Kondisi Lingkungan
Kegiatan pemeliharaan hanya dilakukan di dalam lingkungan gedung pusat rekod. Pembersihan tidak mencakup pembersihan keseluruhan lingkungan gedung kecuali ruang penyimpanan seperti atap gedung, pembersihan selokan dan pembersihan lingkungan sekitar gedung.
7) Faktor Perusak Dokumen Lain (Perilaku Manusia)
Kerusakan diakibatkan pada saat dokumen di distribusi. Karena tidak sedikit troli pengangkutan yang rusak. Kerusakan juga terjadi karena penumpukan dokumen yang baru datang di pusat rekod dan dokumen yang belum tertangani. Kerusakan juga diakibatkan oleh para pengguna dokumen. Tidak sedikit dokumen rusak pada saat pengembalian ke pusat rekod. Terlebih dokumen yang dipinjamkan hilang. Para pengguna tidak memiliki rasa kesadaran bahwa informasi pada tiap dokumen adalah informasi unik yang tidak terdapat di dokumen lainnya.
8) Pelatihan Sumber Daya Manusia
Pelatihan diadakan untuk para pegawai yang memiliki jabatan. Pelatihan untuk para staf pengelola dokumen hanya dilakukan sekali pada tahun 1997 dan tidak pernah dilakukan kembali sampai saat ini. Hal ini berarti para staf pengelola dokumen yang secara langsung menangani dokumen tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan terutama dalam hal pelestarian dokumen dinamis inaktif. Para staf kurang memiliki rasa bertanggungjawab atas lestarinya dokumen inaktif 9) Perlindungan Dokumen Terhadap Bencana
• Kebakaran
Kesiapan dan kesiagaan dalam mengatasi kebakaran belum maksimal. Hal ini terlihat dari alat yang ada tidak berfungsi dengan baik seperti springler, tidak adanya pemeriksaan rutin terhadap instalasi listrik dan tidak adanya pengetahuan dasar kesiapan bencana kebakaran yang dimiliki oleh para staf.
• Banjir
Banjir terjadi pada gedung pusat rekod. Hal ini dikarenakan posisi gedung yang lebih rendah dan lokasi yang merupakan bekas rawa.
Universitas Indonesia Sehingga air dapat masuk ke dalam ruang penyimpanan. Banjir juga terjadi karena lokasi nya yang bekas rawa sehingga air dapat keluar dari pori-pori lantai. Perlu ditemukannya solusi untuk jangka panjang oleh Pertamina demi lestarinya dokumen dinamis inaktif Pertamina.
10) Penyimpanan Dokumen
Box yang digunakan untuk penyimpanan dokumen dinamis inaktif hanya terbuat dari kardus biasa dan bukan terbuat dari bahan bebas asam. Media penyimpanan adalah roll o pack atau rak penyimpanan. Hanya saja rak penyimpanan yang digunakan tidak memiliki tutup. Tidak seperti roll o pack yang tertutup rapat sehingga dapat mencegah dari ancaman debu dan cahaya. Tidak adanya pemeliharaan terhadap media penyimpanan. Media penyimpanan yang dimiliki tidak pernah dilakukan pemeliharaan terhadap kerusakan yang ada.
Kesimpulan dan Saran
Kebijakan mengenai pelestarian dokumen dinamis belum secara keseluruhan mencakup dalam ruang lingkup pelestarian dokumen dinamis inaktif. Pelaksanaan kegiatan yang dilakukan berdasarkan kebijakan dalam pelestarian dokumen dinamis inaktif hanyalah fumigasi. Diperlukan pengawasan dan evaluasi terhadap kebijakan.
Pelestarian dinamis inaktif PT. Pertamina (Persero) kurang memperhatikan aspek lingkungan pada pusat rekod. Kerusakan dokumen pada pusat rekod disebabkan karena lingkungn yang tidak mendukung pelestariannya. Pengawasan kondisi lingkungan perlu dilakukan agar memastikan lingkungan penyimpanan dokumen dinamis inaktif Pertamina tetap dalam kondisi yang mendukung lestarinya dokumen. Pemeliharaan kondisi lingkungan perlu diperhatikan secara menyeluruh. Seluruh bagian pusat rekod harus terpelihara dengan baik. Kegiatan pemeliharaan harus mencakup ke keseluruhan lingkungan gedung.
Faktor perusak dokumen lain seperti ulah manusia harus dapat teratasi. Hal ini merupakan faktor luar. Kerusakan dalam hal ini seharusnya cepat dalam penanganannya. Pelatihan sumber daya manusia hanya dilaksanakan pegawai yang memiliki jabatan. Pelatihan sumber daya manusia tidak dilaksanakan pada staf pengelola dokumen.
Perlindungan dokumen terhadap bencana secara keseluruhan belum secara maksimal. Alat keamanan untuk perlindungan dokumen belum lengkap dan tidak seluruhnya beroperasi dengan baik. Bencana yang sering terjadi tiap tahunnya adalah banjir dan belum menemukan sokusinya. Pelatihan mengenai kesiagaan bencana kepada staf juga tidak pernah dilakukan.
Penyimpanan dokumen menggunakan box yang terbuat dari kardus dan mengunakan media seperti roll o pack dan rak penyimpanan. Hanya saja perlunya penggunaan box bebas asam dalam penyimpanan dokumen.
Kendala yang dihadapi adalah lingkungan pusat rekod untuk menyimpan dokumen dinamis inaktif dan sumber daya manusia. Kerusakan banyak disebabkan karena tidak didukungnya lingkungan pusat rekod untuk pelestarian dokumen dinamis inaktif. Tidak adanya pengawasan kondisi lingkungan dan pemeliharaan kondisi lingkungan. Serta, pengelola dokumen yang bertugas secara langsung menangani dokumen terutama pelestarian dokumen dinamis inaktif Pertamina adalah tenaga outsourching atau tenaga kontrak. Para pengelola dokumen bukanlah pegawai tetap yang menjadi bagian dari PT. Pertamina (Persero). Oleh karena itu ada pun saran yang dapat peneliti berikan yaitu:
1) Kebijakan perlu ditambahkan seperti kebijakan terkait lingkungan pusat rekod dan pelatihan sumber daya manusia. Perlu diadakannya sosialisasi kebijakan kepada para pengelola dokumen agar tepat dalam penanganannya dan perlu dilakukan pengawasan serta evaluasi rutin terhadap kebijakan yang berlaku di lapangan; 2) Perlunya perbaikan atau renovasi gedung pusat rekod. Menyediakan lingkungan yang
baik. Hal ini disebabkan karena kerusakan yang terjadi disebabkan karena tidak mendukungnya lingkungan penyimpanan dokumen terhadap lestarinya dokumen dinamis inaktif;
3) Perlunya menetapkan status pada para pengelola dokumen dengan mengantikannya dari outsourching menjadi pegawai tetap PT. Pertamina (Persero);
Universitas Indonesia 4) Mengadakan kegiatan pengawasan kondisi lingkungan serta menyediakan alat-alat
yang dibutuhkan dalam pelestarian dokumen dinamis inaktif seperti Hygrometer/Digital hygrothermometers/Digital psychrometers, kartu suhu dan kelembapan, Dehumidifier dan Luxmeter;
5) Mengadakan pemeliharaan kondisi lingkungan dalam pusat rekod secara keseluruhan; 6) Melakukan pengadaan peralatan pendukung pelestrian seperti troli pengangkut; 7) Melakukan pengadakan pelatihan terhadap kesiagaan bencana, membuat rencana
apabila bencana terjadi. Menemukan solusi dalam mengatasi banjir yang melanda gedung pusat rekod tiap tahunnya. Serta, pengadaan peralatan perlindungan bencana; 8) Melakukan pengadaan box bebas asam dan penggunaan media penyimpanan tertutup
seperti roll o pack pada semua media penyimpanan dokumen. Menghindarai penjilidan pada dokumen terutama pada dokumen keuangan. Karena hal tersebut akan merusak fisik dokumen;
9) Membuat work flow charts atau alur kerja mengenai pelestarian dokumen dinamis inaktif. Membuat tugas kerja kepada masing-masing staf pengelola. Sehingga terlihat dengan jelas siapa mengerjakan apa. Serta, penunjukan staf pengelola yang secara khusus menangani pelestarian dokumen dinamis inaktif di PT. Pertamina (Persero).
Daftar Referensi
Balloffet, Nelly and Hille, Jenny. 2005. Preservation and Conservation : for Libraries and Archives. Chicago : American Library Association.
Darling, Pamela W. 1976 . A Local Presevation Program : Where to Start.
Dureau, J. M. dan Clements, D. W. G. 1990. Dasar-dasar Pelestarian dan Pengawetan Bahan Pustaka. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.
Forde, Helen. 2007.Preserving Archives. London : Facet Publishing.
Gardjito. .1991.Preservation nd Conservation of Library Materials In Tropical Countries With Particular References to the National Libraries of Indonesia :Tesis untuk memperoleh gelar master dalam bidang science. Loughborough University.
Harvey, Ross. 1993.Preserving in Libraries. London : Bowkersaur.
Keputusan Kepala ANRI No. 4 Tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas Untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi.
Martoadmodjo, Karmidi. 1997.Pelestarian Bahan Pustaka. Jakarta : Yayasan Multiwijaya.
Martoatmodjo, Karmidi. 1993..Pelestarian Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka.
Nasution, Aditya Kurniawan. 2O13. Pelestarian Arsip Dinamis In-Aktif di Subagian Kearsipan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian : Studi Kasus Ruang Depo Arsip 1. Depok : Universitas Indonesia.
Razak, Muhamadin. 1996. Penentuan Skala Prioritas dalam Pelestarian Bahan Pustaka dalamp Prosiding Kongres VII Ikatan Pustakawan Indonesia dan Seminar Ilmiah Naional.Jakarta : Pengurus Besar Ikatan Pustakawan Indonesia.
Razak, Muhamadin. 1993. Materi loka karya pelestarian bahan pustaka dan arsip. Semarang : Perpustakaan Daerah Jawa Tengah.
Razak, Muhamadin, Retno Anggarini dan Supriyanto. 1992. Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Jakarta : Program Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip.
Razak, Muhamadin. 1989. Konservasi koleksi perpustakaan dan arsip. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Ritzenthaler, Marylynn. 1983.Archives & Manuscript Conservation : Annual On Physical Care and Management. Chicago : Society of American Archivist.
Sobri, Halim& M. Syafei. 2001. Peranan Pelestarian Koleksi Bahan Pustaka Berbasis Kertas : Tinjauan Penyimpanan sebagai Bagian dari Pelestarian, Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, Vol. 17, No. 2.
Universitas Indonesia Sudarsono, B. 1989. Pelestarian Bahan Pustaka : Upaya dan Rencana Kegiatan di Indonesia”
makalah seminar dalam kongres V IPI. Banjarmasin.
Sugiyono.2013.Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung : Alfabeta.
Sulistyo-Basuki. 2010. MetodePenelitian. Jakarta : Penaku.
Sulistyo-Basuki.2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta :Gramedia.
Sulistyo-Basuki.2001. Administrasi Arsip. Jakarta :Gramedia.
Teygeler, Rene. 2001.Preservation of Archives in Tropical Climates. Paris : The Hauge.
Tousey, Becky Haglund. 2012. Proud Heritage: The Use of Heritage Stories in Post-Acquisition Intergration. US: Kraft Foods.
Undang-Undang Nomer 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Nomer 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomer 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
