BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
PT. Inti Cosmetics merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang kosmetika dalam upaya menjawab permintaan masyarakat akan kebutuhan kosmetika. Perusahaan ini menghasilkan produk-produk kosmetika golongan II. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 3 September 1950.
PT. Inti Cosmetics memiliki dua buah pabrik. Pabrik utama merupakan pabrik bagian produksi yang terletak di Jalan Kapuk Poglar no 4A, Jakarta Barat. Sedangkan, kantor penjualan dan pabrik bagian pengemasan produk terletak di daerah Duri Selatan no 8-10 kecamatan Tambora, Jakarta Barat.
Pada awal usaha, perusahaan mempunyai karyawan sebanyak 20 orang, dimana perusahaan hanya memproduksi bedak dan memiliki daerah distribusi yang hanya meliputi daerah Jakarta. Namun, dalam perkembangannya terjadi penambahan jumlah karyawan menjadi 30 orang, dengan produksi bedak dan hair oil (pada tahun 1960), dan memiliki daerah distribusi yang telah meliputi kepulauan Jawa. Pada tahun 1980an, jumlah karyawan bertambah jumlahnya menjadi 50 orang, dengan produksi bedak, hair oil, lavender, dan aseton, dan dengan daerah distribusi meliputi pulau Jawa dan Bali. Pada pertengahan tahun 90an, jumlah karyawan menurun yang diakibatkan adanya krisis ekonomi sehingga jumlahnya menjadi 35 orang, namun perusahaan dapat bertahan hingga sekarang (tahun 2005) dengan jumlah karyawan 90 orang dan buruh kasar 30 orang, dengan pengembangan produksi produk bedak, hair oil, lavender, urang-aring,
aseton, cologne dan lain-lain, dan dengan daerah distribusi yang meliputi Sumatera, Jawa, Bali, Kalimantan dan Sulawesi.
Adapun produk kosmetik yang dihasilkan PT. Inti Cosmetics adalah produk kosmetika golongan II, yaitu :
a) Bedak :
i. Termasuk dalam sediaan kebersihan badan (bedak badan). ii. Pembatasan penggunaan bahan : 5% asam borat.
b) Aseton :
i. Termasuk dalam sediaan kuku (nail polish remover).
ii. Pembatasan penggunaan : natrium hidroksida : 5% dari bobot. c) Hair oil, urang-aring dan lavender :
i. Termasuk dalam sediaan rambut (hair styling).
ii. Pembatasan penggunaan bahan : 1,3 –bis(hidroksimetil) imidazolidin-2-tion kadar maksimal 2%.
3.3 Pembagian Tugas
Di dalam suatu perusahaan, pembagian tugas pekerjaan adalah suatu keharusan mutlak sebagai suatu media untuk mencegah terjadinya tumpang tindih pekerjaan.
1. Direktur Utama
Direktur utama bertanggung jawab atas pengurusan perusahaan secara keseluruhan. Direktur utama menentukan pembagian tugas kepada para manajer perusahaan, menentukan serta memimpin pelaksanaan rapat perusahaan, dan membuat keputusan-keputusan.
2. Teknologi Informasi (TI)
Divisi TI bertanggung jawab dalam hal :
a) Menganalisa dan merancang suatu aplikasi baru.
b) Melakukan pemeliharaan secara berkala terhadap hardware dan software yang digunakan.
c) Menerima keluhan dari user mengenai software, hardware, internet, network
dan server.
d) Membantu user di dalam menangani keluhan, dan memberikan keluhan tersebut kepada bagian system developer (programmer) atau network administrator bila masih belum dapat diselesaikan.
e) Melakukan pelatihan terhadap pengguna mengenai aplikasi yang akan digunakan.
3. SDM
Divisi SDM dibagi menjadi dua divisi, yaitu divisi Personalia dan divisi Umum. Dimana keduanya bertanggung jawab kepada divisi masing-masing dan juga bertanggung jawab kepada divisi SDM.
a. Personalia
Divisi Personalia bertanggung jawab dalam hal : a) Merekrut dan menyeleksi calon karyawan.
b) Memberikan pelatihan pada karyawan.
c) Mengangkat, mempromosikan, memindahkan, dan memberhentikan karyawan.
d) Mengurus absensi karyawan dan memberikan berbagai insentif (tunjangan, dana pensiun dan lembur).
b. Umum
Divisi Umum bertanggung jawab dalam hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional keluar perusahaan, seperti :
a) Menyediakan fasilitas operasional.
b) Memperpanjang STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan) untuk kendaraan operasional perusahaan.
c) Penjadwalan kegiatan supir perusahaan. d) Pembelian keperluan alat-alat kantor.
4. Keuangan
Divisi keuangan bertanggung jawab dalam hal :
a) Menyetujui pengeluaran uang dalam batasan wewenang yang diberikan. b) Melakukan analisa dan perencanaan keuangan.
c) Bertanggung jawab atas kebenaran dan keabsahan pengeluaran dan penerimaan kas.
d) Membayar gaji karyawan.
a. Akuntansi
Divisi Akuntansi merupakan sub divisi dari divisi Keuangan yang bertanggung jawab kapada divisinya dan juga bertanggung jawab kepada divisi Keuangan.
Divisi akuntansi bertanggung jawab dalam hal :
a) Bertanggung jawab terhadap kegiatan akuntansi perusahaan dari mendata, memeriksa, mengklarifikasi, menjurnal sampai dengan proses pembuatan laporan keuangan.
b) Memeriksa bukti-bukti laporan keuangan.
5. Pembelian
Divisi Pembelian bertanggung jawab untuk :
a) Melakukan pembelian bahan baku dari pemasok lokal.
b) Melakukan pembelian perlengkapan produksi.
a. Impor
Divisi Impor merupakan sub divisi dari divisi Pembelian yang bertanggung jawab kapada divisinya dan juga bertanggung jawab kepada divisi Pembelian.
Divisi Impor bertanggung jawab terhadap kegiatan luar negeri perusahaan terutama dalam hal :
a) Melakukan pembelian bahan baku dari pemasok luar negeri.
b) Melakukan pembelian alat-alat dan suku cadang yang dibutuhkan dalam proses produksi dari pemasok luar negeri.
6. Penjualan a. Pemasaran
Divisi Pemasaran bertanggung jawab dalam hal :
a) Membuat strategi dan perencanaan pemasaran produk.
b) Menganalisa keadaan pasar dan pesaing.
7. Legal
Divisi Legal mempunyai tanggung jawab dalam hal mengurus berbagai macam kontrak dan perjanjian sewa menyewa serta berbagai hal yang berhubungan dengan peraturan dan perundangan di Indonesia, contoh :
a) Pajak tanah dan bangunan.
b) Perjanjian kerja sama dengan perusahaan lain. c) Mengurus registrasi produk baru ke Badan POM. 8. Produksi
Divisi Produksi dibagi menjadi dua divisi, yaitu Divisi Research and Development Product dan Production and Packaging. Dimana keduanya bertanggung jawab kepada divisi masing-masing dan juga bertanggung jawab kepada Divisi Produksi.
a. Research and Development Product
Divisi Research and Development Product bertanggung jawab dalam hal penelitian dan pengembangan inovasi produk berdasarkan data yang didapat hasil survei dari divisi Pemasaran mengenai trend pasar.
b. Production and Packaging
Divisi Production and Packaging bertanggung jawab dalam hal : a) Menentukan jadwal dan rencana produksi.
9. Persediaan/Gudang
Divisi Persediaan/Gudang bertanggung jawab dalam hal :
a) Mendata jumlah barang yang tersedia di gudang dan mencatat transaksi keluar masuk barang.
b) Melakukan pembuatan laporan persediaan barang.
3.4 Struktur Divisi Research and Development Product
Knowledge management system dibangun dengan harapan agar dapat mendukung pengembangan perusahaan secara keseluruhan.
Pada PT. Inti Cosmetics, yang akan menjadi target pelaksana knowledge management system adalah divisi Research and Development Product. Hal ini dikarenakan pentingnya divisi ini bagi pengembangan perusahaan secara keseluruhan, yaitu untuk meningkatkan inovasi produk dengan melakukan penelitian dan pengembangan produk.
Adapun struktur divisi Research and Development Product dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2 Stuktur Divisi Research and Development Product
(Sumber : Dokumentasi PT. Inti Cosmetics, 1992)
3.5 Pembagian Tugas pada Divisi Research and Development Product
Jumlah karyawan pada divisi Research and Development Product PT. Inti Cosmetics saat ini berjumlah 18 orang, yang terdiri dari :
a. Manager : 1 orang b. Assistant Manager : 1 orang c. Project Manager : 2 orang
1. Manager
Manager bertanggung jawab dalam hal :
a. Memimpin rapat pada divisi Research and Development Product.
b. Memimpin kinerja kerja dari divisi Research and Development Product.
c. Bertanggung jawab terhadap pengembangan secara keseluruhan atas tugas masing-masing bawahannya.
d. Bertanggung jawab atas pemilihan project manager dan anggota tim peneliti yang dilakukan secara acak.
e. Bertanggung jawab atas inovasi produk secara keseluruhan.
2. Assistant Manager
Assistant Manager bertanggung jawab dalam hal : a. Membantu manajer dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
b. Mengambil ahli tugas dan wewenang manajer apabila yang bersangkutan berhalangan untuk mengerjakan tugas-tugasnya.
c. Bertindak sebagai notulis dalam rapat divisi Research and Development Product.
3. Project Manager
Project Manager bertanggung jawab dalam hal :
a. Bertanggung jawab kepada manajer divisi Research and Development Product.
b. Membuat rencana kerja, pembagian tugas-tugas dan mengevaluasi kegiatan penelitian dan pengembangan produk.
4. Staff
Secara umum, tugas dan wewenang dari staff pada divisi Research and Development Product adalah :
a. Bertanggung jawab kepada manajer proyek.
b. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan penelitian dan pengembangan inovasi produk.
Divisi Research and Development Product memiliki 14 staff pelaksana penelitian dan pengembangan inovasi produk, yaitu :
a. Staff peneliti dan peramu bahan-bahan kosmetika : 6 orang b. Staff peneliti kandungan kesehatan dalam bahan : 4 orang c. Staff peneliti efek dan reaksi kandungan terhadap uji coba : 2 orang d. Staff peneliti reaksi bahan-bahan kemasan terhadap kemasan : 2 orang
Para staff ini kemudian akan ditempatkan pada dua tim yang berbeda untuk penelitian dan pengerjaan proyek yang berbeda-beda di bawah pimpinan project manager yang berbeda.
3.6 Filosofi Bisnis Perusahaan
3.6.1 Visi, Misi dan Strategi Perusahaan 3.6.1.1 Visi Perusahaan
PT. Inti Cosmetics memiliki visi sebagai berikut : a. Menjadi pabrik kosmetika terbesar di Indonesia.
b. Menjadi perusahaan yang memiliki kemampuan bersaing yang tinggi. c. Menyediakan produk-produk dan layanan terbaik.
3.6.1.2Misi
Misi PT. Inti Cosmetics adalah :
a. Memaksimalkan dan meningkatkan nilai-nilai bisnis dengan menghasilkan produk-produk yang berkualitas.
b. Memberikan pelayanan terbaik.
c. Pemanfaatan sumber daya dan teknologi perusahaan secara maksimal. d. Melakukan pengawasan terhadap biaya-biaya.
e. Membangun tim yang kuat untuk meningkatkan pemasaran produk.
3.6.1.3Strategi Perusahaan
Strategi perusahaan dalam mencapai visi dan misinya adalah :
a. Menjadi perusahaan yang dapat dipercaya dalam menghasilkan produk berkualitas dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan.
b. Menjadi perusahaan yang kreatif dan inovatif dalam meningkatkan nilai dari produk yang dihasilkan.
c. Bekerja sama dengan perusahaan pemasok dalam dan luar negeri untuk memberikan nilai tersendiri dari produk yang dihasilkan.
3.6.2 Visi, Misi dan Strategi Divisi Research and Development Product 3.6.2.1 Visi Divisi Research and Development Product
Visi dari divisi Research and Development Product adalah meningkatkan daya saing perusahaan melalui pengembangan produk baru dan berkualitas tinggi serta memiliki keunggulan tersendiri di antara produk sejenis.
3.6.2.2 Misi Divisi Research and Development Product
Misi divisi Research and Development Product adalah :
a. Mengaplikasikan ilmu pengetahuan dan teknologi tentang pembuatan kosmetika dalam proses penelitian dan pengembangan produk.
b. Selalu melakukan inovasi produk.
3.6.2.3 Strategi Divisi Research and Development Product Strategi divisi Research and Development Product adalah :
a. Meningkatkan kualitas SDM pada divisi Research and Development Product untuk mengantisipasi berbagai tantangan di masa depan.
b. Memberikan inovasi produk untuk menjawab tantangan dan kebutuhan masyarakat akan kosmetika.
3.7 Analisis Strategi Perusahaan 3.7.1 Analisis Model Porter
Model Porter digunakan untuk mengevaluasi struktur industri perusahaan dan menganalisa kondisi serta mengenali lebih dini ancaman yang datang dari lingkungan sekitar perusahaan.
Gambar 3.3 Model Porter pada PT. Inti Cosmetics Industri : PT. Inti Cosmetics
Pesaing :
1. P.K. Sinar Bintang Medan- Indonesia
2. PT. Kimia Farma Tbk 3. PT. Cedefindo
4. CV. BAHAGIA PRODUK 5. PT. Mandom Indonesia Tbk 6. PT. Chem & Cos Fac
Pyramid Ltd. 1. Pelembab (lotion) 2. Tawas 3. Minyak Kelapa 4. Pacar 5. Kulit Jeruk 6. Kemiri 1. ICP 2. PT. Pertamina 3. PT. Hadi Chemical 4. PT. Chemivin 5. Charabot 6. Panca Kusuma 7. WiraBox 8. Sarana Kemasindo Plastik 9. PT. Sinar Himalaya 1. AlfaMart a. Ceria Mart 2. Waserba : a. HUTAMA b. Toko Sumber Maju c. Toko Abun Intraindustry Rivalry Bargaining of Suppliers Bargaining of Buyers Threats of New Entrants Substituted Product Perusahaan penghasil produk-produk dari Korea dan Jepang
1. IntraIndustry Rivalry
PT. Inti Cosmetics bergerak dalam bidang industri kosmetika untuk kalangan ekonomi menengah dan menengah ke bawah dengan produk kosmetik golongan II. Posisi PT. Inti Cosmetics dalam industri ini bisa dikatakan cukup kuat. Hal ini terbukti dengan tetap bertahannya perusahaan walaupun menghadapi banyak tantangan dan acamanan dalam persaingannya.
Kekuatan produk yang akan menentukan dan membantu mempertahankan kedudukan perusahaan dalam pasar adalah kualitas produk yang baik, fitur-fitur yang dimiliki oleh produk perusahaan, dan tingkat harga yang kompetitif.
Beberapa pesaing PT. Inti Cosmetics, yaitu P.K. Sinar Bintang Medan-Indonesia, PT. Kimia Farma Tbk, PT. Cedefindo, PT. Mandom Indonesia Tbk., CV. BAHAGIA PRODUK dan PT Chem & Cos fac Pyramid Ltd..
Untuk saat ini, PT. Mandom Indonesia Tbk. merupakan market leader
dengan omset penjualan terbesar yang menguasai baik produk kosmetika golongan I maupun golongan II. Produk-produk yang dimiliki oleh PT. Mandom Indonesia Tbk sangat bervariatif dalam jenis produk dan harganya. PT. Mandom Indonesia Tbk, merupakan pesaing yang sangat kuat bagi PT. Inti Cosmetics.
Meskipun para pesaing ini masih dapat diatasi oleh PT. Inti Cosmetics, namun bila tidak diwaspadai dan disigapi, maka akan terus meningkat dan dapat merebut pangsa pasar dari PT. Inti Cosmetics.
2. Threats of New Entrants
Pendatang baru merupakan perusahaan yang baru mulai berkembang dan ingin meluaskan usahanya di bidang yang sama dengan PT. Inti Cosmetics, yaitu di bidang industri kosmetika. Potensi masuknya pendatang baru dalam industri ini sangat besar, karena produk kosmetika merupakan salah satu produk yang akan terus dipakai oleh konsumen. Ditambah dengan semakin globalnya pasar dunia, yang akan semakin mendukung munculnya perusahaan-perusahaan dengan semua bidang industri, termasuk industri kosmetika baik dari dalam maupun luar negeri.
Potensi pendatang baru saat ini masih belum mengancam keberadaan PT. Inti Cosmetics. Hal ini dikarenakan PT. Inti Cosmetics dalam menerapkan strategi diversifikasi produk, disertai dengan harga produk yang sangat bersaing, dan sangat luasnya daerah distribusi produk yang meliputi pulau Sumatera, Jawa, Bali, Kalimantan dan Sulawesi.
Perusahaan yang berada pada faktor pendatang baru ini adalah perusahaan yang menghasilkan produk-produk kosmetika dari Korea dan Jepang. Untuk saat ini produk-produk dari Korea dan Jepang masih menguasai pasar kosmetika golongan I dengan kualitas yang sudah tidak diragukan lagi. Ditakutkan, perusahaan kosmetika dari kedua negara ini akan memperluas pasar kosmetika mereka ke pasar kosmetika golongan II.
3. Bargaining Power of Suppliers
Pemasok pada PT. Inti Cosmetics memegang peranan yang sangat penting dalam proses produksi, karena dalam proses mengubah bahan baku menjadi barang jadi dibutuhkan ketersediaan bahan baku yang mencukupi.
Pemilihan untuk pemasok bahan baku utama dari setiap produk dipilih dari luar negeri, yaitu dari Cina. Sedangkan, untuk bahan pendukung diambil dari pemasok lokal. Para pemasok tersebut adalah ICP (pemasok dari Cina), PT. Pertamina, PT. Hadi Chemical, PT. Chemivin, Charabot, Panca Kusuma, WiraBox, Sarana Kemasindo Plastik, dan PT. Sinar Himalaya.
PT. Inti Cosmetics memegang peranan yang sangat kuat dalam menentukan sumber bahan baku yang akan dipakai. Walaupun, untuk saat ini ICP merupakan satu-satunya pemasok bahan baku utama. Hal ini tidak menjadikan PT. Inti Cosmetics bergantung sepenuhnya pada ICP karena PT. Inti Cosmetics memiliki beberapa cadangan pemasok. Sehingga PT. Inti Cosmetics memiliki kendali atas para pemasoknya.
4. Bargaining Power of Buyers
Hasil produksi yang dihasilkan oleh PT. Inti Cosmetics ditujukan bagi pelanggan dari kalangan ekonomi menengah dan menengah ke bawah. Peran pembeli di sini sangat besar dan kuat sifatnya, mengingat para pembeli yang ada merupakan pelanggan yang menjadi faktor penentu apakah perusahaan akan dapat terus bertahan dan menghasilkan keuntungan atau sebaliknya.
Pelanggan PT. Inti Cosmetics yang merupakan pelanggan potensial adalah pelanggan-pelanggan dengan daerah distribusi Sulawesi dan Kalimantan. Kedua daerah ini merupakan daerah dengan pasar terbesar perusahaan.
Produk-produk PT. Inti Cosmetics disalurkan kepada pelanggan oleh beberapa distributor, antara lain AlfaMart dan CeriaMart serta beberapa waserba dan toko di berbagai daerah distribusi (HUTAMA, Toko Abun, Toko Sumber Maju, dan lain-lain).
5. Threats of Substitute Products or Services
Produk pengganti dari hasil produksi PT. Inti Cosmetics yang dapat diidentifikasi dikelompokkan berdasarkan produk jadi dan bahan baku. Khusus untuk produk bedak, sekarang sangat banyak digantikan dengan pemakaian pelembab (lotion). Hal ini sangat mengancam posisi produk bedak perusahaan dan perlu segera disigapi dengan cepat dan baik. Sedangkan, untuk produk pengganti berdasarkan bahan baku, yaitu yang berupa tawas, minyak kelapa, kulit jeruk dan kemiri masih belum mengancam posisi perusahaan di pasar, namun perusahaan harus tetap waspada dan terus meningkatkan kualitas hasil produksi, sehingga pembeli tidak beralih ke produk pengganti lain.
3.7.2 Analisis SWOT dalam Perusahaan
Analisis SWOT berguna untuk menganalisa kondisi perusahaan melalui faktor internal dan eksternal perusahaan yang dapat digunakan untuk merumuskan strategi sehingga memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
3.7.2.1 Faktor Internal 1. Strengths
Strengths merupakan kekuatan-kekuatan yang terdapat dalam perusahaan yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan di atas pesaingnya dan yang harus terus dioptimalkan. Kekuatan-kekuatan yang dimiliki oleh PT. Inti Cosmetics ialah :
1. Memiliki pengalaman di bidang industri kosmetika sejak tahun 1950.
PT. Inti Cosmetics memiliki pengalaman lebih dari 55 tahun di bidang industri kosmetika merupakan nilai tambah tersendiri karena menggambarkan pengalaman yang dimiliki di bidang kosmetika yang akan berdampak dalam setiap keputusan dan strategi yang diambil.
2. Didukung oleh SDM yang berpengalaman dan ahli di bidangnya.
Dalam setiap perekrutan yang dilakukan oleh PT. Inti Cosmetics selalu mengutamakan kualitas sumber daya manusianya. Setiap karyawan yang bekerja di perusahaan ini juga memiliki keahlian yang memadai di bidang kerjanya masing-masing. Hal ini tentu akan berdampak pada kualitas kerja yang dihasilkan perusahaan.
3. Adanya jalinan kerja sama dengan perusahaan pemasok baik dari dalam maupun luar negeri.
PT. Inti Cosmetics melihat kebutuhan yang selalu meningkat pada setiap permintaan, baik dalam segi kuantitas maupun kualitas dalam tiap produk yang dihasilkan. Sebagai solusi untuk permasalahan ini, perusahaan telah dan akan terus menjalin kerja sama dengan perusahaan-perusahaan pemasok baik yang berada di dalam maupun di luar negeri sehingga mampu memberikan nilai tambah dan meningkatkan kinerja PT. Inti Cosmetics.
4. Memiliki infrastrukturperusahaan yang baik.
Infrastruktur seperti tanah, bangunan, kendaraan, serta mesin-mesin peralatan produksi yang dimiliki perusahaan cukup memadai berbanding dengan jumlah pengguna dalam perusahaan. Infrastruktur ini dapat digunakan secara optimal oleh karyawan pada PT. Inti Cosmetics, sehingga kegiatan operasional perusahaan agar dapat berjalan dengan lebih baik.
5. Harga produk yang cukup terjangkau untuk semua kalangan.
Dengan harga produk yang cukup terjangkau untuk semua kalangan baik kalangan ekonomi menengah dan menengah ke bawah, menjadi keunggulan tersendiri bagi produk perusahaan. Faktor ini dapat menjadi faktor pengikat bagi pelanggan di samping kualitas produk yang cukup bermutu.
6. Perusahaan telah memiliki jalur distribusi produk.
Perusahaan telah memiliki daerah distribusi yang luas, meliputi Sumatera, Jawa, Bali, Kalimantan, dan Sulawesi. Hal ini memudahkan PT. Inti Cosmetics dalam memperluas pangsa pasar serta dapat menunjang pemasaran untuk produk-produk baru. Jalur distribusi ini juga akan memudahkan perusahaan dalam pengembangan produk selanjutnya, yaitu melalui analisa kebutuhan dan keinginan pelanggan dari masing-masing daerah distribusi.
2. Weaknesses
Weaknesses merupakan titik kelemahan perusahaan yang harus dihindari atau diminimalkan agar tidak menjadi penghalang bagi kesuksesan perusahaan. Kelemahan-kelemahan yang dimiliki oleh PT. Inti Cosmetics, antara lain :
1. Kurang berkembangnya bagian-bagian yang berkenaan dengan inovasi produk. Kurang berkembangnya bagian-bagian yang berkenaan dengan inovasi produk dalam perusahaan telah menyebabkan kurangnya variasi produk yang dihasilkan, sedangkan persaingan dengan perusahaan-perusahaan sejenis semakin ketat. Hal ini dapat berakibat berpindahnya pelanggan ke produk-produk perusahaan lain.
2. Umur alat-alat produksi yang sudah tua.
Meskipun memiliki alat-alat produksi yang cukup lengkap namun sebagian dari alat-alat produksi tersebut sudah digunakan untuk periode waktu yang cukup lama. Hal ini terkadang menimbulkan permasalahan berupa tertundanya pekerjaan karena harus diadakan perawatan terhadap beberapa mesin yang memiliki masalah.
3. Kemasan produk yang kurang menarik.
Faktor penampilan kemasan produk merupakan salah satu faktor penting yang menentukan ketertarikan pelanggan terhadap produk. Dengan kemasan produk yang ada sekarang, perusahaan mengalami sedikit kesulitan dalam memasarkan produk perusahaan pada pelanggan baru. Hal ini akan menyebabkan perusahaan sulit memasuki pangsa pasar baru dengan semakin ketatnya persaingan yang terjadi dengan produk yang sejenis.
3.7.7.2 Faktor Eksternal 1. Opportunities
Setiap peluang yang ada haruslah dapat dimanfaatkan sebaik mungkin demi kemajuan perusahaan dan untuk meningkatkan laba perusahaan. Peluang yang dimiliki oleh PT. Inti Cosmetics adalah :
1. Produk perusahaan merupakan jenis yang akan selalu dipakai.
Kosmetika merupakan salah satu kebutuhan yang tidak dapat diabaikan. Sehingga merupakan sebuah peluang bisnis tersendiri bagi perusahaan yang harus dimanfaatkan dengan memperhatikan kebutuhan pasar.
2. Kesempatan menguasai pasar lokal.
Sebagai salah satu perusahaan kosmetika yang telah berjalan selama puluhan tahun, perusahaan diharapkan mampu mengambil peluang untuk memperluas dan menguasai pangsa pasar yang terdapat di Indonesia. Ini dapat diwujudkan dengan memaksimalkan tiap kekuatan (strengths) yang dimiliki, dan terus berusaha untuk meminimalkan atau memperbaiki kelemahan (weaknesses) yang ada.
3. Adanya loyalitas pelanggan terhadap perusahaan.
Perusahaan telah memiliki basis pelanggan yang setia terhadap produk-produk perusahaan. Hal ini merupakan peluang yang harus dimanfaat oleh perusahaan untuk semakin memperluas pangsa pasar dengan menghasilkan produk-produk yang lebih bervariatif.
4. Tingkat daya beli masyarakat.
Kenaikan harga bahan bakar minyak akan berpengaruh pada tingkat daya beli masyarakat, yang secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi beralihnya konsumen kepada produk-produk perusahaan yang memiliki tingkat harga yang terjangkau, dan mengingat bahwa perusahaan adalah perusahaan kosmetik dengan pangsa pasar untuk menengah dan menengah ke bawah.
2. Threats
Berbagai perubahan yang terjadi dapat mengakibatkan timbulnya ancaman dan berakibat negatif bagi perusahaan. Ancaman dihadapi oleh PT. Inti Cosmetics, antara lain :
1. Keberadaan perusahaan pesaing baik dari dalam maupun luar negeri.
Perusahaan pesaing yang selalu mengancam keberadaan perusahaan dan berusaha mencuri pangsa pasar yang di luar jangkauan. Hal ini harus terus diperhatikan dan perusahaan perlu untuk mengambil berbagai tindakan, baik dalam hal pencegahan ataupun langkah-langkah solusi yang diperlukan. Karena jika dibiarkan terus menerus, tentu akan mengancam keberadaan perusahaan.
2. Harga bahan baku produk perusahaan yang sangat bergantung pada nilai tukar rupiah terhadap kurs mata uang asing (US$ Dollar).
Karena penggunaan bahan baku utama yang berasal dari luar negeri, maka pada tiap transaksi, perusahaan menggunakan mata uang asing. Hal ini secara tidak langsung akan mempengaruhi perkembangan pendapatan perusahaan, karena dengan keadaan ekonomi di Indonesia yang kurang stabil, akan mempengaruhi nilai tukar rupiah terhadap kurs mata uang asing (US$ Dollar).
3. Berkembangnya trend pemakaian barang pengganti (substitusi).
Barang pengganti yang dimaksud dalam hal ini adalah pelembab (lotion).
Trend pengunaan pelembab perlahan-lahan dapat menggeser kedudukan pemakaian bedak, dimana bedak adalah produk utama yang dihasilkan oleh PT. Inti Cosmetics.
3.7.2.3 IFAS dan EFAS
Dari faktor-faktor internal dan eksternal di atas, maka dibuatlah tabel IFAS dan
EFAS untuk mengetahui posisi kuadran PT. Inti Cosmetics.
1. Tabel IFAS
Dari faktor-faktor internal yang ada, maka dibuatlah tabel IFAS yang dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Tabel IFAS
Faktor-Faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot X Rating
Kekuatan :
1. Memiliki pengalaman di bidang industri kosmetika sejak tahun 1950
0.13 2 0.26
2. Didukung oleh SDM yang berpengalaman dan
ahli di bidangnya 0.10 3 0.30
3. Adanya jalinan kerja sama dengan perusahaan
pemasok baik dari dalam maupun luar negeri 0.08 2 0.16
4. Memiliki infrastruktur perusahaan yang baik 0.07 1 0.07 5. Harga produk yang cukup terjangkau untuk
semua kalangan 0.15 4 0.60
6. Perusahaan telah memiliki jalur distribusi produk
0.08 2 0.16
Total 0.61 1.55
Kelemahan :
1. Kurang berkembangnya bagian-bagian yang berkenaan dengan inovasi produk
0.18 4 0.72
2. Umur alat-alat produksi yang sudah tua
0.06 2 0.12
3. Kemasan produk yang kurang menarik 0.15 4 0.60
Total 0.39 1.44
2. Tabel EFAS
Setelah faktor-faktor eksternal perusahaan diidentifikasi, maka disusunlah tabel
EFAS seperti yang dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Tabel EFAS
Faktor-Faktor Strategi Eksternal Bobot Rating Bobot X Rating
Peluang :
1. Produk perusahaan merupakan jenis yang akan selalu dipakai
0.16 3 0.48
2. Kesempatan menguasai pasar lokal 0.14 2 0.28
3. Adanya loyalitas pelanggan terhadap perusahaan 0.08 1 0.08
4. Tingkat daya beli masyarakat 0.05 2 0.10
Total 0.43 0.94
Ancaman :
1. Keberadaan perusahaan pesaing baik dari dalam maupun luar negeri
0.22 4 0.88
2. Harga bahan baku produk perusahaan yang sangat bergantung pada nilai tukar rupiah terhadap kurs mata uang asing (US$ Dollar)
0.15 4 0.60
3. Berkembangnya trend pemakaian barang
pengganti (substitusi) 0.20 2 0.40
Total 0.57 1.88
-0.94
Dari tabel di atas dapat diketahui PT. Inti Cosmetics berada pada posisi kuadran 2 (0.11, -0.94). Angka 0.11 (sumbu X) menunjukkan bahwa PT. Inti Cosmetics berada pada posisi kekuatan, sedangkan angka -0.94 (sumbu Y) menunjukkan bahwa PT. Inti Cosmetics menghadapi banyak ancaman.
Gambar 3.4 Analisis SWOT Perusahaan 1 2 3 4 SO ST WT WO
Mendukung strategi agresif
Mendukung strategi diversifikasi
Mendukung strategi defensif Mendukung strategi turn-around 0.11 Berbagai Peluang Y Kekuatan Internal X Berbagai Ancaman Kelemahan Internal
3.7.2.4 Matrik SWOT Perusahaan
Setelah mengetahui posisi kuadran pada PT. Inti Cosmetics, maka dapat dibuat matrik SWOT bagi PT. Inti Cosmetics. Yang dapat dilihat pada Gambar 3.5.
IFAS STRENGTHS (S)
1. Memiliki pengalaman di bidang industri kosmetika sejak tahun 1950
2. Didukung oleh SDM yang berpengalaman dan ahli di bidangnya
3. Adanya jalinan kerja sama dengan perusahaan pemasok baik dari dalam maupun luar negeri
4. Memiliki infrastruktur perusahaan yang baik
5. Harga produk yang cukup terjangkau untuk semua kalangan
6. Perusahaan telah memiliki jalur distribusi produk
WEAKNESSES (W) 1. Kurang berkembangnya
bagian-bagian yang berkenaan dengan inovasi produk
2. Umur alat-alat produksi yang sudah tua
3. Kemasan produk yang kurang menarik
OPPORTUNITIES (O) 1. Produk perusahaan
merupakan jenis yang akan selalu dipakai
2.Kesempatan menguasai pasar lokal
3.Adanya loyalitas pelanggan terhadap perusahaan 4. Tingkat daya beli
masyarakat
STRATEGI SO
1. Memperluas pangsa pasar dengan memanfaatkan dan
mengembangkan jalur distribusi yang telah ada
2. Mengefisiensikan biaya produksi sehingga perusahaan dapat menjaga agar tidak terjadi lonjakan harga yang signifikan yang akan berakibat perusahaan akan kehilangan loyalitas pelanggan.
STRATEGI WO 1. Melakukan perawatan
terhadap alat-alat produksi secara berkala sehingga semakin meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses produksi
2. Mengikutsertakan karyawan pada seminar dan pelatihan tentang perkembangan kosmetika terbaru
THREATS (T) 1. Keberadaan perusahaan
pesaing baik dari dalam maupun luar negeri 2. Harga bahan baku
produk perusahaan yang sangat bergantung pada nilai tukar rupiah terhadap kurs mata uang asing (US$ Dollar) 3. Berkembangnya trend
pemakaian barang pengganti (substitusi)
STRATEGI ST
1. Menjadi perusahaan yang dapat dipercaya dalam menghasilkan
produk berkualitas dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan. 2. Menjadi perusahaan yang kreatif dan inovatif dalam meningkatkan nilai dari produk yang dihasilkan.
3. Bekerja sama dengan perusahaan pemasok dalam dan luar negeri untuk memberikan nilai tersendiri dari produk yang dihasilkan.
STRATEGI WT 1. Meningkatkan
keatraktifan kemasan produk agar menjadi nilai tambah bagi produk yang dihasilkan.
2. Mengurangi ketergantungan pemakaian bahan baku produksi yang berasal dari luar negeri.
Gambar 3.5 Matrik SWOT Perusahaan
3.8 Penyelarasan Visi, Misi dan Strategi Perusahaan dengan Divisi Research and
Development Product
Penyelarasan ditujukan untuk menjaga agar pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam divisi Research and Development Product PT. Inti Cosmetics tidak menyimpang dari tujuan yang ingin dicapai perusahaan, seperti yang terlihat pada Gambar 3.6.
Gambar 3.6 Penyelarasan Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan dengan divisi
Research and Development Product
Visi Perusahaan
a. Menjadi pabrik kosmetika terbesar di Indonesia.
b.Menjadi perusahaan yang memiliki
kemampuan bersaing yang tinggi c. Menyediakan produk-produk dan
layanan terbaik
Misi Perusahaan
a. Memaksimalkan dan meningkatkan nilai-nilai bisnis dengan menghasilkan produk-produk yang berkualitas. b. Memberikan pelayanan terbaik. c. Pemanfaatan sumber daya dan
teknologi perusahaan secara maksimal. d. Melakukan pengawasan terhadap
biaya-biaya.
e. Membangun tim yang kuat untuk meningkatkan pemasaran produk.
Strategi Perusahaan
a. Menjadi perusahaan yang dapat dipercaya dalam menghasilkan produk berkualitas dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan.
b. Menjadi perusahaan yang kreatif dan inovatif dalam meningkatkan nilai dari
produk yang dihasilkan.
c. Bekerja sama dengan perusahaan pemasok dalam dan luar negeri untuk memberikan nilai tersendiri dari produk yang dihasilkan.
Visi Divisi R&D Product
Visi dari divisi Research and
Development Product adalah
meningkatkan daya saing
perusahaan melalui pengembangan produk baru dan berkualitas tinggi serta memiliki keunggulan
tersendiri di antara produk sejenis.
Misi Divisi R&D Product
a. Mengaplikasikan ilmu pengetahuan dan teknologi tentang pembuatan kosmetika dalam proses penelitian dan pengembangan produk.
b. Selalu melakukan inovasi produk.
Strategi Divisi R&D Product
a. Meningkatkan kualitas SDM pada divisi Research and Development
Product untuk mengantisipasi
berbagai tantangan di masa depan. b.Memberikan inovasi produk
untuk menjawab tantangan dan kebutuhan masyarakat akan kosmetika.
3.9 Knowledge Goal 3.9.1 Normative Goal
Normative goal yang ingin dicapai dengan adanya knowledge management system
dalam perusahaan adalah untuk membudayakan saling berbagi pengetahuan di antara para karyawan divisi Research and Development Product, seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3.7.
Gambar 3.7 Normative Goal
Tujuan untuk menciptakan adanya budaya saling berbagi pengetahuan merupakan penyelarasan dengan strategi divisi Research and Development Product, yaitu meningkatkan kualitas SDM pada divisi Research and Development Product agar dapat mengantisipasi berbagai tantangan di masa depan. Diharapkan dengan dibangunnya
knowledge management system, para karyawan akan memiliki media komunikasi untuk berbagi berbagai pengetahuan yang berkaitan dengan proses penelitian dan pengembangan produk.
Strategi Divisi R&D Product a. Meningkatkan kualitas SDM
pada divisi Research and Development Product agar dapat mengantisipasi berbagai tantangan di masa depan.
b. Memberikan inovasi produk untuk menjawab tantangan dan kebutuhan masyarakat akan kosmetika
Normative Goal
Membudayakan saling berbagi pengetahuan di antara para karyawan divisi Research and Development Product
3.9.2 Strategic Goal
Strategic goal merupakan penyelarasan dari strategi divisi Research and Development Product yang hendak dicapai dengan adanya knowledge management system.
Adapun strategic goal yang ingin dicapai dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Gambar 3.8 Strategic Goal
Strategi Divisi R&D Product a. Meningkatkan kualitas SDM
pada divisi Research and Development Product agar dapat mengantisipasi berbagai tantangan di masa depan. b. Memberikan inovasi produk
untuk menjawab tantangan dan kebutuhan masyarakat akan kosmetika
Strategic Goal
Peningkatan kinerja divisi Research and Development Product dalam hal proses penelitian dan pengembangan produk.
Strategic Goal
Memperkaya pengetahuan karyawan divisi Research and Development Product mengenai keadaan eksternal yang berhubungan dengan industri kosmetika dan mengenai keadaan internal perusahaan.
Strategic Goal
Pemecahan masalah-masalah dalam proses penelitian dan pengembangan produk dengan langkah dan teknik yang tepat.
a) Peningkatan kinerja divisi Research and Development Product dalam hal proses penelitian dan pengembangan produk.
Dengan menggunakan knowledge management system diharapkan dapat mengorganisir semua dokumen yang berkaitan dengan proses penelitian dan pengembangan produk, sehingga meningkatkan kinerja para karyawan divisi
Research and Development Product, menghemat waktu, tenaga, material dan biaya penelitian. Dengan peningkatan kinerja divisi Research and Development Product diharapkan akan dapat mengantisipasi berbagai tantangan di masa yang akan datang dan menjawab tantangan dan kebutuhan masyarakat akan kosmetika, yaitu dengan inovasi produk yang semakin berkualitas dan bervariasi.
b) Pemecahan masalah-masalah dalam proses penelitian dan pengembangan produk dengan langkah dan teknik yang tepat.
Dengan menggunakan knowledge management system diharapkan dapat membantu karyawan divisi Research and Development Product mempermudah mencari berbagai solusi permasalahan yang ada dalam pelaksanaan kerja dan mempermudah mencari teknik-teknik yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan penelitian dan pengembangan produk. Sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan divisi Research and Development Product dan dapat mengantisipasi berbagai tantangan di masa depan dengan cepat dan tepat.
c) Memperkaya pengetahuan karyawan divisi Research and Development Product
mengenai keadaan eksternal yang berhubungan dengan industri kosmetika dan mengenai keadaan internal perusahaan.
Pengetahuan mengenai keadaan eksternal dan internal perusahaan terutama yang berhubungan dengan industri kosmetika dibutuhkan oleh karyawan divisi
Research and Development Product untuk membantu dalam menganalisa langkah proses penelitian dan pengembangan produk yang akan dilakukan berikutnya. Dengan mengunakan knowledge management system diharapkan dapat membantu karyawan divisi Research and Development Product mencari pengetahuan mengenai keadaan eksternal perusahaan (tentang perusahaan pesaing, produk yang sedang trend, kebijakan pemerintah) dan keadaan internal perusahaan (tentang struktur organisasi, visi dan misi, strategi, tugas dan wewenang, dan proses bisnis perusahaan), yang dapat digunakan untuk mendukung proses penelitian dan pengembangan produk, dan meningkatkan pengetahuan karyawan, sehingga berdampak terhadap peningkatan kualitas hasil kerja dan kinerja karyawan.
3.9.3 Operational Goal
Operational goal merupakan penyelarasan dari strategi divisi Research and Development Product dan strategic goal yang hendak dicapai.
Gambar 3.9 Operational Goal
Strategi Divisi R&D Product a. Meningkatkan kualitas SDM
pada divisi Research and Development Product agar dapat mengantisipasi berbagai tantangan di masa depan. b. Memberikan inovasi produk
untuk menjawab tantangan dan kebutuhan masyarakat akan kosmetika.
Operational Goal
Memudahkan pencarian dokumen mengenai proses penelitian dan pengembangan produk.
Operational Goal
Memudahkan pencarian pengetahuan mengenai permasalahan dan solusi yang terjadi.
Operational Goal
Memudahkan pencarian pengetahuan yang dapat menjadi pedoman dalam penelitian dan pengembangan produk.
Strategic Goal
a. Peningkatan kinerja divisi
Research and Development Product dalam hal proses penelitian dan pengembangan produk.
b. Pemecahan masalah-masalah dalam proses penelitian dan pengembangan produk dengan langkah dan teknik yang tepat. c. Memperkaya pengetahuan
karyawan divisi Research and Development Product mengenai keadaan eksternal yang
berhubungan dengan industri kosmetika dan mengenai keadaan internal perusahaan.
Operational Goal
Mempermudah pencarian pengetahuan mengenai trend
produk dan pesaing.
Operational Goal
Mempermudah komunikasi diantara karyawan divisi
Research and Development Product dan diantara manajer
Research and Development Product dengan manajer fungsional terkait.
Operational Goal
Mempermudah pencarian pengetahuan mengenai bahan baku dan produk perusahaan.
a) Memudahkan pencarian dokumen mengenai proses penelitian dan pengembangan produk.
Knowledge management system membantu mengorganisir proses dalam penelitian dan pengembangan produk dengan membuat suatu prosedur yang jelas pada aliran dokumen dan penyebaran tugas melalui e-mail dan aplikasi knowledge management system, serta membuat pengelompokkan berdasarkan tugas yang dimiliki oleh masing-masing karyawan dan pengelompokkan seluruh proyek yang sedang atau telah selesai diteliti.
Dengan demikian, akan mempermudah karyawan divisi Research and Development Product dalam pencarian dokumen mengenai proses penelitian dan pengembangan produk, sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan dalam melakukan inovasi produk untuk menghadapi tantangan di masa depan.
b) Memudahkan pencarian pengetahuan mengenai permasalahan dan solusi yang terjadi.
Knowledge management system membantu mengorganisir permasalahan dan solusi yang terjadi, yang berkaitan dengan penelitian dan pengembangan produk, dan membuat pengelompokkan-pengelompokkan. Dengan demikian, akan mempermudah karyawan divisi Research and Development Product dalam pencarian dokumen mengenai permasalahan dan solusi yang terjadi, yang membantu karyawan memberikan alternatif solusi yang berkualitas, sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan dalam proses penelitian dan pengembangan inovasi produk dan menjawab tantangan dan kebutuhan masyarakat akan kosmetika.
c) Memudahkan pencarian pengetahuan yang dapat menjadi pedoman dalam pengembangan dan penelitian produk.
Knowledge management system membantu mengorganisir pedoman-pedoman dalam penelitian dan pengembangan produk yang diperoleh dari hasil training dan seminar serta dari beberapa artikel yang mendukung, dan membuat pengelompokkan-pengelompokkan. Dengan demikian, dapat memudahkan karyawan divisi Research and Development Product dalam pencarian pengetahuan yang dapat menjadi pedoman dalam pengembangan dan penelitian produk, dan membantu karyawan dalam memberikan pedoman dan alternatif solusi untuk pemecahan masalah, sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan, dan menghasilkan produk yang inovatif dan berkualitas. Dan secara otomatis akan menambah pengetahuan karyawan.
d) Mempermudah pencarian pengetahuan mengenai trend produk dan pesaing.
Knowledge management system membantu mengorganisir pengetahuan mengenai produk yang sedang trend dan mengenai pesaing, dan melakukan pengelompokkan-pengelompokkan.
Dengan demikian akan mempermudah karyawan divisi Research and Development Product dalam pencarian pengetahuan mengenai produk yang sedang trend dan mengenai perusahaan pesaing. Hal ini dapat memperkaya pengetahuan karyawan mengenai keadaan eksternal yang berhubungan dengan industri kosmetika, dengan demikian karyawan dapat mengantisipasi berbagai tantangan di masa depan dengan sigap dan dengan langkah yang tepat, dan secara
tidak langsung akan meningkatkan kinerja karyawan dalam menghasilkan hasil penelitian yang inovatif dan bermutu.
e) Mempermudah komunikasi diantara karyawan divisi Research and Development Product dan diantara manajer Research and Development Product dengan manajer fungsional yang terkait.
Knowledge management system menyediakan sarana komunikasi bagi karyawan untuk saling berbagi pengetahuan, sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan, dan melakukan pengelompokkan yang didasarkan pada penggunanya untuk memberikan kenyamanan bagi karyawan untuk berkomunikasi. Dengan sarana komunikasi yang ada akan membantu dalam menyebarkan informasi dan pengetahuan personal karyawan dengan karyawan lain, sehingga dapat meningkatkan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan divisi Research and Development Product, membantu mendapatkan alternatif solusi dengan cepat, dan membantu dalam pencapaian inovasi produk
f) Mempermudah pencarian pengetahuan mengenai bahan baku dan produk perusahaan.
Knowledge management system membantu mengorganisir pengetahuan mengenai bahan baku, baik bahan baku perusahaan maupun bahan baku sampel yang diperoleh dari perusahaan pemasok, dan produk perusahaan dan melakukan pengelompokkan-pengelompokkan.
Dengan demikian, akan mempermudah karyawan divisi Research and Development Product dalam pencarian pengetahuan mengenai bahan baku dan produk perusahaan, memperkaya pengetahuan karyawan mengenai bahan baku yang tepat untuk menghasilkan produk yang berkualitas dan inovatif untuk menghadapi tantang di masa depan, dan memperkaya pengetahuan karyawan mengenai produk yang telah dihasilkan oleh perusahaan beserta komposisi produk, sehingga dapat meminimalkan proses penelitian dan pengembangan produk yang berulang-ulang, yang dapat menyebabkan kinerja karyawan menurun.
3.10 Identifikasi Knowledge dalam Perusahaan 3.10.1 Tacit Knowledge
Merupakan pengetahuan dalam perusahaan yang terdiri dari model mental, pandangan, dan pekerjaan yang tidak mudah untuk dideskripsikan dan dibagikan. Ini bisa juga berupa pengalaman dan keahlian dari orang-orang yang belum terdokumentasi, antara lain :
1. Pengetahuan yang dimiliki karyawan mengenai berbagai permasalahan dan solusi sehubungan dengan penelitian dan pengembangan produk.
Karyawan divisi Research and Development Product memiliki pengetahuan yang berbeda-beda, yang diperoleh dari pengalaman dalam menghadapi berbagai permasalahan yang terjadi. Pengetahuan ini terkadang dapat juga diperoleh dari arahan dan bimbingan senior kepada junior dan atasan kepada bawahan.
Pengetahuan tentang berbagai masalah dan solusi ini pada akhirnya akan menjadi pengetahuan yang melekat bersamaan dengan pengalaman kerja para karyawan di perusahaan, namun masih bersifat sangat individual.
Pengetahuan ini sangat berperan dan berpengaruh terhadap kinerja karyawan. Ketidaktahuan karyawan terhadap penyelesaian suatu masalah yang berhubungan dengan pekerjaannya akan mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan kerja.
Pengetahuan mengenai berbagai masalah dan solusinya ini akan didokumentasikan ke dalam knowledge management system, yaitu dalam dokumentasi permasalahan dan solusi. Sehingga, diharapkan melalui terorganisirnya pengetahuan-pengetahuan ini akan dapat meningkatkan kinerja para karyawan divisi Research and Development Product.
2. Pengetahuan mengenai tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan dalam proses penelitian dan pengembangan produk dan hasil penelitian.
Dalam proses penelitian dan pengembangan produk, karyawan divisi Research and Development Product memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Pembagian tugas dan tanggung jawab kepada manajer proyek ditentukan oleh manajer berdasarkan pada surat notulen hasil rapat perusahaan. Sedangkan pembagian tugas dan tanggung jawab kepada staff peneliti ditentukan oleh manajer proyek berdasarkan pada pembagian tugas oleh manajer.
Pengetahuan mengenai tugas dan tanggung jawab selama proses penelitian dan pegembangan produk diperlukan karyawan agar dapat menjalankan penelitian dengan lebih terorganisir dengan baik, sehingga kinerja karyawan divisi Research and Development Product dapat ditingkatkan.
Sedangkan pengetahuan mengenai hasil penelitian diperlukan untuk meminimalkan terjadinya proses penelitian yang berulang-ulang.
Pengetahuan mengenai tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan dalam proses penelitian dan pengembangan Produk dan hasil penelitian akan diorganisir ke dalam knowledge management system yang akan dibangun, yaitu dalam sarana yang mampu menyediakan daftar tugas masing-masing karyawan, menginformasikan semua penelitian yang pernah dilakukan, dan untuk pembagian tugas dan tanggung jawab. Dengan pengorganisiran ini diharapkan dapat mendukung proses penelitian dan pengembangan produk sehingga dapat berjalan dengan baik.
3.10.2 Explicit Knowledge
Explicit knowledge merupakan pengetahuan-pengetahuan perusahaan yang formal, sistematis dan mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi. Explicit knowledge ini terdapat dalam buku, referensi dan lainnya, antara lain :
1. Pengetahuan tentang produk perusahaan.
Pengetahuan tentang produk yang dimaksudkan di sini adalah pengetahuan tentang spesifikasi jenis-jenis produk yang telah dihasilkan oleh PT. Inti Cosmetics. Perusahaan telah mendokumentasikan pengetahuan tentang produk di dalam dokumentasi tertulis, contohnya seperti yang terlihat pada Gambar 3.10 (dapat dilihat pada lampiran L2).
No. Form : TLC010842-56 Tanggal : 19-05-92 Manajer Produksi : Erwin
Manajer R&D Product : Ahmadi Setiawan Manajer proyek : Tjhandra Gunadi
Anggota tim : Ricky A., Sebatian S., Tjiputra Jaya, Lenawati, Abadi Rizki, Bayu Setiawan, Nasarudhin, Maryanti, Johanes Chan., Wijaya, Dharmadi, Bambang S., Theo Susanto, Hidayat
Nama produk Happy (Hair Oil) Jenis produk Minyak Rambut Deskripsi Produk : Penyubur rambut Komposisi Kandungan Bahan Baku (mg) (ltr) (%) White Oil 62 - - Minyak wangi - 100 0.1 Sepuhan Hitam - 5 - Cara pembuatan 1. White Oil dites kekentalan dan
keencerannya lalu dites dengan standar 62 mg.
2. Dicampur dengan minyak wangi di dalam mesin isi.
3. Campuran ditambahan sepuhan hitam Kemasan Botol – tutup hijau Plastik
Gambar 3.10 Tabel Identitas Produk
(Sumber : Dokumentasi PT. Inti Cosmetics, 1992)
Manajer proyek bertanggung jawab atas pembuatan suatu produk, dan bertanggung jawab untuk mendokumentasikan hasil penelitian yang dilakukan. Dokumentasi ini sangat penting bagi perusahaan untuk mendata bahan baku, komposisi, dan cara pembuatan suatu produk yang telah dihasilkan, sehingga perusahaan dapat memutuskan pengembangan produk yang akan dilakukan, dan mengunakan produk yang ada untuk dasar penelitian dan pengembangan produk selanjutnya.
Pengetahuan tentang produk akan diorganisir ke dalam knowledge management system yang akan dibangun dengan pengelompokkan-pengelompokkan yang memudahkan karyawan untuk mencari informasi mengenai produk, yaitu di dalam dokumentasi produk. Dengan harapan dapat mendukung proses penelitian dan pengembangan produk selanjutnya, sehingga dapat meminimalkan terjadinya proses penelitian yang berulang-ulang.
2. Dokumentasi hasil rapat perusahaan.
Rapat perusahaan biasanya terjadi dua kali dalam setahun dan dapat diadakan sewaktu-waktu melihat situasi dan kondisi yang terjadi. Hasil dan keputusan rapat didokumentasikan ke dalam surat notulen rapat oleh pihak yang ditunjuk sebagai notulis.
Notulen ini berisikan keputusan yang menentukan langkah-langkah yang harus diambil perusahaan dalam menghadapi persaingan di industri kosmetika. Termasuk di dalamnya hasil keputusan rapat mengenai penelitian dan pengembangan produk yang akan diteruskan kepada divisi Research and Development Product sebagai surat perintah dalam pengerjaan suatu produk tertentu.
Divisi Research and Development Product juga melakukan rapat internal untuk menentukan pembagian tugas, mengetahui perkembangan dari pelaksanaan inovasi produk yang sedang berjalan dan membicarakan permasalahan-permasalahan yang berlangsung selama proses penelitian dan pengembangan produk. Dimana hasil dan keputusan rapat kemudian didokumentasikan ke dalam surat notulen rapat oleh pihak yang ditunjuk sebagai notulis.
Isi dari notulen rapat perusahaan dan rapat internal divisi Research and Development Product didokumentasikan ke dalam knowledge management system, yaitu di dalam dokumentasi notulen dan hasil keputusan rapat.
3. Dokumentasi tentang organisasi dan proses bisnisnya
Perusahaan mendokumentasikan tentang latar belakang perusahaan, struktur organisasi, visi, misi, strategi, dan pembagian tugas dan wewenang di dalamnya secara keseluruhan (seperti yang telah dicantumkan sebelumnya pada sub bab 3.1 sampai dengan 3.6) beserta dengan proses bisnis yang menggambarkan alur kerja dari masing-masing divisi perusahaan di dalam suatu buku dokumentasi milik perusahaan. Adapun proses bisnis dari divisi Research and Development Product dapat terlihat pada Gambar 3.11.
Research & Development $$ $ Pembelian Produksi MICROSOFT CORPORATION Keuangan Pemasaran Sampel barang produksi Bukti pengiriman sampel Bukti terima barang Pay to $ Laporan
pertanggung jawaban anggran
Anggaran Laporan
komposisi produk Laporan
analisa pasar dan konsumen
Laporan inovasi produk
Proses penelitian dan pengembangan produk yang dilakukan oleh divisi
Research and Development Product PT. Inti Cosmetics bermula dari penerimaan laporan analisa pasar yang diberikan dari divisi Pemasaran, laporan anggaran yang diberikan oleh divisi Keuangan, dan penerimaan sampel bahan baku dari divisi Pembelian. Setelah melakukan pengembangan produk dan menghasilkan produk baru, maka divisi Research and Development Product akan membuat laporan produk jadi yang ditujukan pada bagian Legal perusahaan untuk diajukan kepada BPOM (Badan Pengawasan Obat dan Makanan). Laporan ini berisi tentang komposisi produk, fitur, dan kemasan serta hasil uji sampel produk terhadap testers. Setelah BPOM mengeluarkan surat yang berisi persetujuan atau ditolaknya produksi produk, maka bagian Legal akan memberikan surat tersebut kepada divisi Research and Development Product. Bila disetujui maka divisi Research and Development Product
akan memberikan laporan komposisi produk kepada bagian Produksi untuk diproduksi, laporan pertanggungjawaban anggaran kepada divisi Keuangan, laporan inovasi produk kepada divisi Pemasaran untuk dilakukan promosi, dan memberikan laporan mengenai pengunaan bahan baku kepada divisi Pembelian.
Dokumentasi ini penting untuk menjaga agar perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya tetap berada pada jalur yang telah ditentukan dan membantu para karyawan perusahaan untuk mengetahui prosedur kerja masing-masing secara jelas.
Dokumentasi ini akan diorganisir dalam knowledge management system, yaitu ke dalam dokumentasi tentang divisi Research and Development Product.
Dokumentasi ini digunakan sebagai pengetahuan pendukung dalam pelaksanaan kerja para karyawan pada divisi Research and Development Product.
4. Dokumentasi pelatihan bagi karyawan divisi Research and Development Product.
Kegiatan pelatihan ditujukan untuk terus meningkatkan potensi SDM perusahaan. Untuk mengurangi terjadinya pelatihan yang berulang-ulang pada karyawan yang sama, dan agar dapat digunakan untuk menambah kemampuan karyawan lainnya, maka perusahaan mendokumentasikan kegiatan pelatihan yang pernah diberikan perusahaan bagi para karyawan divisi Research and Development Product dan mencatat peserta yang mengikuti pelatihan kedalam bentuk diktat dan
Compact Disc (CD).
Adapun pelatihan yang pernah diselenggarakan adalah :
a. Tahun 1995 Pelatihan Teknik Uji Bahan Kimia Alam dalam Pembuatan Produk Bedak
b. Tahun 1997 Pelatihan Teknik-Teknik Penetapan Kadar Minyak Wangi
c. Tahun 1998 Pelatihan Pembuatan Kosmetika dengan Base Oil
d. Tahun 1998 Pelatihan Teknik Pencampuran Lilin dalam Sediaan Kosmetika e. Tahun 1999 Pelatihan Uji Stabilitas Bahan Baku
f. Tahun 2000 Pelatihan Teknik Pengujian Bahan Baku I
g. Tahun 2000 Pelatihan Teknik Penetapan Kadar Sediaan Kosmetik h. Tahun 2001 Pelatihan Penanganan Bahan Berbahaya dan Beracun
i. Tahun 2002 Pelatihan Teknik-Teknik Pengolah Berbagai Sediaan Kosmetika j. Tahun 2002 Pelatihan Penanganan Masalah dalam Formulasi Berbagai Sediaan
Kosmetika
k. Tahun 2003 Pelatihan Teknik Pemeriksaan Stabilita Fisik, Kimia dan Mikrobiologi Dari Sediaan Kosmetika
m. Tahun 2003 Pelatihan Teknik Uji Efikasi dan Aplikasi Sediaan Kosmetika n. Tahun 2004 Pelatihan Teknik Pengujian Bahan Baku II
o. Tahun 2004 Pelatihan Uji Bahan Tambahan dan Cemaran Sediaan Kosmetika p. Tahun 2005 Pelatihan Uji Senyawa Kimia Dalam Formulasi Minyak Wangi
Melalui dokumentasi ini perusahaan dapat melihat kegiatan pelatihan yang telah diberikan pada karyawan divisi Research and Development Product dan menentukan penyelenggaraan kegiatan pelatihan selanjutnya. Para karyawan pun dapat menggunakan dokumentasi ini sebagai panduan dalam melakukan penelitian dan pengembangan produk.
Dokumentasi ini akan diorganisir dalam knowledge management system yang akan dibangun sebagai pengetahuan pendukung bagi para karyawan pada divisi
Research and Development Product, dimana akan tertuang di dalamnya mengenai ilmu pengetahuan dan teknologi tentang teknik-teknik penelitian dan pengembangan produk yang tepat, yaituke dalam dokumentasi mengenai pelatihan.
5. Dokumentasi seminar tentang pedoman pembuatan kosmetika
Merupakan dokumentasi tentang seminar-seminar yang diadakan oleh BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan) dan Perkosmi (Persatuan Perusahaan Kosmetik Indonesia), dan seminar–seminar umum lainnya yang berkaitan dengan industri kosmetika.
Adapun contoh seminar yang telah diikuti oleh karyawan divisi Research and Development Product PT. Inti Cosmetics adalah :
a. Tahun 1995 Seminar Pedoman Penilaian Produk b. Tahun 1999 Seminar Bahan Beracun dan Berbahaya
c. Tahun 2000 Seminar Bahan Kesehatan dalam Kandungan Kosmetika d. Tahun 2004 Seminar Pengkategorian dan Penggolongan Kosmetika.
Dokumentasi ini akan memberikan pedoman kepada divisi Research and Development Product dalam meneliti dan mengembangkan produk-produk kosmetika perusahaan yang termasuk dalam golongannya, mengetahui batas penggunaan bahan-bahan kimia tertentu, dan mengetahui standar kualitas produk yang telah ditetapkan menurut penilaian BPOM.
Dokumentasi ini akan ditempatkan dalam knowledge management system
sebagai pengetahuan yang akan mendukung kegiatan divisi Research and Development Product, yaitu ke dalam dokumentasi mengenai seminar.
6. Dokumentasi pengetahuan perusahaan tentang kebijakan pemerintah
Pengetahuan perusahaan tentang kebijakan pemerintah diperoleh dari surat-surat edaran dan undang-undang yang dikeluarkan pemerintah.
Adapun peraturan pemerintah yang berlaku sekarang ini dan yang menjadi garis besar bagi pelaksanaan operasional perusahaan dalam hal produksi dan penelitian dan pengembangan produk adalah Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia nomor HK.00.05.4.1745 tentang kosmetik :
a) UU Bab 2 pasal 2 mengenai persyaratan dalam produksi kosmetik b) UU Bab 2 pasal 3 penggolongan kosmetik
c) UU Bab 3 pasal 5 bahan kosmetik
Dokumentasi ini telah menjadi garis-garis besar yang memberikan arahan dan batasan-batasan dalam pelaksanaan penelitian dan pengembangan produk kepada divisi Research and Development Product.
Dokumentasi pengetahuan perusahaan tentang kebijakan pemerintah ini akan ditempatkan dalam knowledge management system, yaitu di dalam dokumentasi mengenai kebijakan pemerintah.
7. Dokumentasi pengetahuan tentang bahan baku yang digunakan oleh perusahaan PT. Inti Cosmetics.
Pengetahuan mengenai bahan baku yang digunakan oleh perusahaan diperoleh dari laporan komposisi produk dari divisi Research and Development Product.
Pengetahuan mengenai bahan baku yang digunakan oleh perusahaan diperlukan untuk mendukung proses penelitian dan pengembangan produk, sehingga karyawan divisi Research and Development Product dapat mengetahui bahan baku yang mungkin digunakan dalam penelitian.
Pengetahuan ini akan didokumentasikan kedalam knowledge management system, yaitu di dalam dokumentasi bahan baku. Dokumentasi ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan divisi Research and Development Product dalam menciptakan inovasi produk.
3.11 Akuisisi Knowledge dalam Perusahaan
Akusisi knowledge merupakan pengetahuan yang didapat dari sumber eksternal perusahaan, antara lain :
3.11.1 Tacit Knowledge
Tacit knowledge yang terdapat dalam acquisition knowledge pada PT. Inti Cosmetics berbentuk obrolan-obrolan lisan. Pengetahuan-pengetahuan ini didapat dari keaktifan para karyawan melakukan survei dan pengamatan terhadap lingkungan eksternal perusahaan, antara lain :
1. Pengetahuan perusahaan mengenai keinginan pelanggan tentang produk dari masing-masing daerah distribusi.
Pengetahuan ini berasal dari obrolan lisan para karyawan dari divisi Penjualan yang sedang melakukan distribusi produk kepada pelanggan, yaitu mengenai apa yang diharapkan pelanggan tentang produk perusahaan atau produk apa yang sedang
trend pada suatu periode waktu tertentu. Adapun, pengetahuan yang dibicarakan antara lain :
a) Wangi aroma produk yang sekarang sedang digemari. b) Bentuk dan warna kemasan yang lebih menarik.
c) Fitur-fitur produk yang disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan setempat.
d) Barang-barang tambahan bagi pelanggan, yang disertakan pada produk, misalnya pemberian puff pada bedak, pemberian bando ban pada hair oil, dan lain-lain.
Pengetahuan ini kemudian diteruskan dalam bentuk obrolan kepada divisi
Research and Development Product, sehingga diperolehnya pengetahuan untuk mengembangkan suatu produk yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan.
Pengetahuan tentang keinginan pelanggan terhadap produk menjadi salah satu indikator penting yang menentukan keberhasilan inovasi produk dan tentunya juga akan mempengaruhi perolehan pendapatan bagi perusahaan.
Pengetahuan ini akan diorganisir kedalam knowledge management system yang akan dibangun untuk mendukung penelitian dan pengembangan produk, yaitu dalam dokumentasi mengenai keinginan pelanggan atau trend produk.
2. Pengetahuan tentang pesaing
Pengetahuan tentang pesaing merupakan pengetahuan dalam bentuk obrolan lisan karyawan yang berasal dari inisiatif dan keaktifan karyawan dalam melakukan survei untuk mengetahui :
a) Produk pesaing
Berupa pengetahuan tentang spesifikasi produk dan apa saja keunggulan dan kelemahan produk tersebut bila dibandingkan dengan produk perusahaan. Pengetahuan ini berguna bagi perusahaan untuk membandingkan produknya dengan produk pesaingnya, terutama dalam hal fitur. Perusahaan harus terus menghasilkan produk yang dapat menggungguli para pesaingnya, sehingga perusahaan dapat terus mempertahankan dan memperluas pangsa pasarnya.
b) Pelanggan dari pesaing perusahaan
Pengetahuan mengenai pelanggan dari pesaing ini akan digunakan perusahaan sebagai dasar penciptaan strategi dan langkah-langkah untuk merebut pangsa pasar pesaing dan memperluas pangsa pasarnya, yaitu terutama melalui penelitian dan pengembangan suatu inovasi produk yang dapat bersaing dengan produk-produk pesaing.
c) Daerah distribusi produk pesaing
Perusahaan perlu mengetahui daerah distribusi produk para pesaingnya sehingga perusahaan dapat mengantisipasi pesaing pada daerah distribusi yang sama, mengembangkan pangsa pasarnya pada daerah lain, atau bahkan berusaha untuk merebut pangsa pasar pesaing pada suatu daerah distribusi.
Pengetahuan-pengetahuan tentang pesaing bagi perusahaan merupakan pengetahuan yang penting dalam menghadapi ketatnya persaingan di bidang industri kosmetika. Melalui pengetahuan ini, perusahaan dapat mengetahui kekuatan dan kelemahan para pesaingnya, dan menganalisa posisi perusahaan dalam pasar.
Pada knowledge management system yang akan dibangun, pengetahuan tentang pasar pesaing ini akan dimasukkan sebagai pengetahuan pendukung bagi divisi
Research and Development Product sehingga dapat menjadi pertimbangan untuk menghasilkan produk yang memiliki kemampuan bersaing. Pengetahuan ini akan diorganisir di dalam dokumentasi tentang pesaing.
3.11.2 Explicit Knowledge
Adapun explicit knowledge yang ada adalah :
1. Pengetahuan perusahaan tentang berbagai sampel bahan baku yang diperoleh dari luar perusahaan.
Untuk saat ini, pengetahuan ini masih disimpan dalam proposal-proposal penawaran bahan baku yang datang dari para pemasok. Pengetahuan ini berupa pengetahuan tentang fitur dari berbagai bahan baku dalam industri kosmetika, yaitu dapat berupa kualitas, kandungan dan harga bahan baku. Perusahaan dapat menggunakan pengetahuan ini untuk memilih bahan baku yang paling tepat dan cocok untuk proses produksinya.
Perusahaan selain mencari tahu sendiri tentang bahan baku terbaru, juga memperoleh banyak penawaran bahan baku, yaitu yang berupa proposal penawaran yang disertai sampel produk dari berbagai perusahaan pemasok yang masuk ke divisi Pembelian. Proposal dan sampel ini kemudian akan diserahkan kepada divisi Produksi dan divisi Research and Development Product. Melalui fitur-fitur yang terdapat dalam sampel bahan baku, maka dapat diketahui kualitas bahan baku. Bila, sampel dianggap lebih baik, bermutu tinggi dan sesuai dengan standar kesehatan yang ditetapkan oleh pemerintah, maka sampel akan dipresentasikan dalam rapat perusahaan untuk disetujui.
Pengetahuan-pengetahuan tentang bahan baku ini akan dimasukkan ke dalam
knowledge management system, yaitu ke dalam dokumentasi mengenai bahan baku. Pengetahuan yang tersimpan diharapkan dapat mendukung kegiatan penelitian dan pengembangan produk selanjutnya dengan penggunaan bahan baku yang lebih baik.
2. Dokumentasi pengetahuan mengenai artikel-artikel yang mendukung proses penelitian dan pengembangan produk.
Artikel-artikel yang mendukung proses penelitian dan pengembangan Produk dapat diperoleh dari sumber-sumber seperti majalah, koran, atau internet, yang kemudian disimpan kedalam bentuk diktat atau compact disc (CD).
Artikel-artikel ini dapat digunakan oleh karyawan dalam mengembangkan penelitian yang lebih baik, dan menjadi pengetahuan tambahan bagi karyawan untuk memperluas wawasan mengenai dunia industri, terutama industri kosmetika. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas dari SDM divisi Research and Development Product.
Pengetahuan-pengetahuan yang berasal dari artikel-artikel ini akan diorganisir kedalam suatu knowledge management system, yaitu berupa dokumentasi berbagai artikel pendukung. Sehingga diharapkan dokumentasi artikel-artikel ini dapat berguna bagi karyawan divisi Research and Development Product untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki sehingga menjadi sumber daya manusia yang semakin berkualitas, yang akhirnya akan berdampak bagi perkembangan perusahaan secara umum.
3.12 Permasalahan yang Dihadapi
Dari sistem yang telah ada dan berlangsung, diperoleh permasalahan sebagai berikut :
1) Perusahaan kehilangan pengetahuan individu. Setiap kali staff peneliti meninggalkan perusahaan, otomatis pengetahuan yang dimiliki staff tersebut ikut terbawa. Sering kali perusahaan harus mengadakan pelatihan ulang untuk meningkatkan pengetahuan staff dalam menunjang keberhasilan inovasi produk.
2) Tidak adanya sarana komunikasi yang memadai, terutama untuk memenuhi kebutuhan akan komunikasi internal. Hal ini akan menghambat terciptanya kerja sama tim yang efektif dan efisien.
3) Tidak adanya proses pendokumentasian masalah beserta solusi. Hal ini diperlukan agar tidak terjadi pengulangan kesalahan pada proses penelitian dan pengembangan produk, membantu karyawan dalam memperoleh alternatif solusi sehingga dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.
4) Tidak adanya informasi mengenai proses dan hasil penelitian, sehingga setiap pihak yang terkait tidak dapat mengetahui kemajuan dan hasil dari pengembangan produk. Hal ini menyebabkan terjadinya proses penelitian yang berulang-ulang terhadap produk yang sama.
5) Kurang adanya penyebaran pengetahuan yang baik mengenai bahan baku yang dimiliki oleh perusahaan dan sampel bahan baku yang diperoleh dari perusahaan pemasok, sehingga membatasi pengembangan inovasi produk.
