SPESIFIKASI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
Achmad Fadlil Chusni, Achmad Holil Noor Ali
Ema
Manajemen Teknologi Informasi, Magister Manajemen Teknologi ITS Surabaya
Sistem Informasi Kepegawaian adalah bagian dari beberapa sistem informasi yang dipakai oleh Pemerintah Propinsi Jawa Timur untuk pengambilan keputusan pegawai, meliputi pengadaan pegawai, jumlah pegawai berdasarkan golongan, berdasarkan pendidikan serta masih banyak lagi kebutuhan informasi yang akan di kelola oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi sehingga perlu dilakukan pencatatan mengenai pegawai atau yang disebut dengan Sistem Informasi Menejemen Kepegawian. Dalam kaitannya dengan adanya Sistem Informasi yang dipunyai oleh Badan Kepegawaian Daerah masih belum memenuhi kebutuhan yang diinginkan maka diperlukan suatu analisa kebutuhan yang betul-betul memenuhi kebutuhan yang diinginkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
Pengembangan Aplikasi yang sudah ada masih dibawah standard kebutuhan dan belum dilaksanakannya analisa kebutuhan yang sesuai baik kebutuhan dari Badan Kepegawaian Sendiri atau dari Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagai pembinaan Pegawai Negeri Sipil. Dengan adanya analisa kebutuhan yang diinginkan oleh Badan Kepegawaian Daerah akan lebih mudah untuk mengembangkan suatu aplikasi dimana akan disesuaikan dengan Kebutuhan yang diinginkan oleh sebab itu maka dibuatlah Sutau Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Informasi Kepegawaian.
Dengan Menyusun Dokumentasi Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak dengan format IEEE Std 830-1998 SRS maka dengan mudah untuk mengembangkan suatu Sistem Informasi yang akan dibangun oleh Badan Kepegawaian Provinsi Jawa Timur, juga memudahkan antara pengembang dengan stakeholder yang dipunyai oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Penelitian
Dalam penyelenggaraan pemerintahan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur Informasi sangat diperlukan untuk perencanaan serta pengambilan keputusan, ketiadaaan analisa kebutuhan informasi maka sudah tentu sulit untuk merencanakan dalam bidang kepegawaian serta tidak adanya informasi yang mendukung keputusan pada tingkat pimpinan. Pada era sekarang ini diperlukan suatu hasil keputusan yang transparan, objektif dan adil. Proses pembuatan keputusan dalam setiap aktivitas dengan bentuk apapun perlu dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat. Dengan demikian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian berbasis user requiremen dan didukung dengan tenaga ahli yang diyakini mampu memenuhi kebutuhan organisasi tersebut.
Tujuan Penelitian
Dengan latar belakang yang dijelaskan diatas maka Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur membutuhkan suatu sistem yang baru untuk Sistem Informasi Adminsitrasi Pegawai Daerah Provinsi Jawa Timur, maka rumusan penelitian adalah sebagai berikut :
a. Meneliti kebutuhan informasi dalam implementasi Sistem Informasi Administrasi Pegawai di Badan Kepegawaian Provinsi Jawa Timur.
b. Meneliti Proses Bisnis yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
Ruang Lingkup
a. Penelitian Dibatasi pada pembuatan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak dan tidak sampai pada desain sistem.
b. Bagian yang terkait dalam implemetasi Sistem Informasi Administrasi Pegawai yaitu Bagian Pengembangan dan Formasi, Bagian Dokumentasi dan Informasi, Bagian Mutasi serta Bagian Kesejahteraan Pegawai.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini bermanfaat bagi :
a. Memberikan pedoman yang sistematis untuk membuat, mengorganisir serta mendokumentasikan kebutuhan dari Sistem Informasi Adminsitrasi Pegawai.
b. Memudahkan meninjau ulang kebutuhan yang sesuai untuk merumuskan kebutuhan juga memastikan ketelitian dan lingkup dari Sistem Informasi Adminsitrasi Kepegawaian.
c. Memberikan rekomendasi suatu Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak sehingga dapat ditindak lanjuti untuk pengembangan perangkat lunak.
METODOLOGI PENELITIAN
Tahap – tahap yang digunakan dalam penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 1 : Alur Penelitian Identifiksi kondisi Existing
Mendeskripsikan Fungsional Sistem
Pemetaan Fungsional Sistem pada aplikasi existing
Mendeskripsikan Sistem yang akan dikembangkan Menyusun SKPL yang baru
HASIL DAN PEMBAHASAN I. Identifikasi Kondisi Existing.
1. Catatan Analisis Kesenjangan
Dalam catatan analisis kesenjangan ini peneliti menemukan beberapa faktor yang mempengaruhinya antara lain :
- Aplikasi
Kondisi eksisting yang saat ini banyak kelemahan-kelemahan sehingga perlu aplikasi ini disesuaikan dengan Kebutuhan semua Stakeholder Badan Kepegawaian Daerah.
- Jaringan atau Infrastruktur
Jaringan yang di pakai saat ini tidak sesuai dengan kondisi teknologi yang saat ini sehingga keberadaan aplikasi yang saat ini masih bersifat pada jaringan lokal saja dengan Kebutuhan yang saat ini sudah semestinya menggunakan aplikasi yang webbase. Sehingga memudahkan stakeholder untuk mengakses data dimana kapan saja tidak terbatas waktu dan ruang.
- Bisnis Proses
Bisnis Proses yang ada pada aplikasi eksisting tidak menunjukan semua proses yang ada di Badan Kepegawian Daerah namun hanya pada Bidang tertentu sehingga tidak memungkinkan untuk membuat lagi bisnis proses yang baru serta menambahkan pada kelemahan – kelemahan pada kondisi eksisting.
2. Sistem di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Sistem yang ada di Badan Kepegawaian masih menggunakan pola kerja yang tradisional dimana setiap Bidang belum memiliki Standar Operasional dan Prosedur yang jelas sehingga bentuk dari pelayanan yang ada di Badan Kepegawaian Belum menggunakan layanan satu pitu. Menurut pengamatan peneliti setiap layanan yang diberikan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur masih menerapkan sistem Man To Man sehingga layanan yang diberikan oleh Badan Kepegawaian Provinsi Jawa Timur tidak efektif, dengan demikian peneliti mencoba untuk membuat suatu sistem dimana setiap pelayanan kepegawaian akan ditangani oleh suatu sistem sehingga Pegawai Negeri Sipil tidak akan mengalami kesulitan dalam pengurusan-pengurusan mengenai administrasi pegawai negeri sipil.
Gambar 2 : Alur Kerja di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
3. Identifikasi Masalah
Dari permasalahan yang telah diterangkan pada Bab I bahwa Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur merupakan institusi yang bertanggung jawab dalam hal kepegawaian dimana jumlah dari pegawai yang ada di di Jawa Timur yang tidak sedikit. Oleh karena itu terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi oleh beberapa bidang yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur setelah peneliti melakukan berbagai aktifitas.
4. Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur
Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian yang saat ini digunakan adalah aplikasi yang digunakan untuk laporan operasional serta update data untuk bisa menjalankan aplikasi tersebut dibutuhkan :
1. Satu Unit PC Pentium 4 Atau yang lebih tinggi harus diinstal Windows Operating Sistem dengan Memori 1 Gb.
Gambar 3 : Arsitektur Aplikasi Eksisting
II. Mendeskripsikan Fungsional Sistem.
Kebutuhan Fungsional dari Sistem sangatlah mutlak diperlukan sehingga sistem tersebut dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan pengguna, sistem fungsional dari Sistem Informasi Kepegawaian. Kebutuhan Fungsional Sistem disesuaikan dengan Tugas Pokok dan Fungsi dari semua Bidang yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
III. Pemetaan Fungsional Sistem pada Aplikasi Eksisting.
Pada sebagian proyek perangkat lunak, terjadi pemakaian ulang dengan demikian kebutuhan fungsional masih ada beberapa yang perlu di pakai ulang,memodifikasi sebagaimana yang dibutuhkan oleh sistem . Pemakaian ulang ini sangatlah penting untuk pengembangan sistem yang cepat. Pemakaian ulang mempunyai keuntungan yang besar serta menghindari resiko, serta menghemat biaya dan waktu.
IV. Mendeskripsikan Sistem Yang Akan di Kembangkan.
Setelah melakukan identifikasi kebutuhan dan mendeskripsikan sistem yang dikenbangkan serta juga menyiapkan pada permasalahan yang dihadapi oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur pada saat melakukan pelayanan terhadap Pegawai Negeri Sipil dan masyarakat. Dengan Sumber Daya yang dimiliki oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur saat ini sistem yang akan dikembangkan dapat memiliki kemampuan untuk menjalankan proses sesuai dengan kebutuhan yang dimiliki oleh Sistem Informasi Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur. Sistem yang dikembangkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur sebagai berikut :
a. Sistem harus dapat diakses dimana saja, kapan saja menggunakan Jaringan internet atau VPN IP agar manajemen maupun Satuan Kerja Perangkat Daerah dapat mengaksesnya sehingga tudak perlu lagi ke Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
b.Front Liner bisa mengakses data dan aplikasi sehingga layanan yang diberikan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur dapat berjalan sesuai dengan prosedur dan standar operasional.
c. Sistem yang akan dikembangkan akan mengacu pada kebijakan masalah kepegawaian di Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang disesuaikan dengan kebutuhan fungsional.
d.Sistem yang baru bisa memberikan semua laporan yang dibutuhkan oleh manajemen Badan Kepegawaian Daerah Provinsi maupun Satuan Kerja Perangkat Daerah yang sudah distandarkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
e. Sistem yang akan dikembangkan harus mampu untuk melayani administrasi Pegawai Negeri Sipil.
f. Sistem yang akan dikembangkan menggunakan opensource baik aplikasi maupun database disesuaikan dengan Sumber Daya yang dimiliki oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
V. Menyusun SKPL yang Baru.
Setelah melakukan tahap sebelumnya diperoleh informasi dengan melanjutkan kebutuhan fungsional maka peneliti akan menyusun Spesifikasi Kebutuhan Perangkat
Lunak Sistem Informasi Manajemen Pegawai dengan format IEEE 830-1998 diletakan pada lampiran tesis ini.
VI. Verifikasi Kebutuhan Sistem
Tahap ini akan dilakukan verifikasi kebutuhan terhadap Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak dimana dokumen hasil evaluasi terhadap semua kegiatan yang telah ditulis, baik menyangkut evaluasi kebutuhan terhadap Spesifikasi Kebutuhan Prangkat Lunak berdasarkan bidang – bidang dengan menggunakan metodologi cek list pada setiap kebutuhan, hasil dari Verifikasi kebutuhan akan penulis tempatkan dilampiran. Dengan Cara Cek list ini setiap kebutuhan perbidang penulis memberikan hasil analisis dengan gathering. Setiap kebutuhan akan dijelaskan oleh penulis bahwa kebutuhan betul-betul diperlukan oleh bidang terkait. Dengan diselesaikan verifikasi bahwa semua kebutuhan yang ada memang tidak sedikit, serta memerlukan biaya untuk implementasinya namun perlu ada prioritas – prioritas dalam implementasi kebutuhan tersebut.
SARAN
Agar penyusunan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Informasi Kepegawaian dibuat sesuai dengan kebutuhan bagi pengguna dan stakeholder serta memudahkan untuk pengembang aplikasi diperlukan verifikasi terhadap penyusunan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak sistem yang baru ini. Maka dilakukan tahap demi tahap sampai dengan sistem atau kenbutuhan yang diusulkan bila terjadi kebijakan serta kebutuhan yang menyangkut pengembangan aplikasi baik masukan, proses serta output yang harus dihasilkan oleh SKPL ini. Sedangkan untuk pengembang aplikasi akan lebih memudahkan dalam pengembangan aplikasi ke depan yang dibutuhkan oleh pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
Dorfman M. (1990), System and Software Requiremens, IEEE Software Society Press, Los Alamos, California.
Pressman, R.S (1992), Sofware Engineering, A Practitioner’s Approach. Third Edition, McGrawhills.
Sommervile, I & Sawyer, P (1997), Requirement Engineering : A Good Practise Guide, John Willey & Son.
Al Fatta, Hanif (2007), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Ofset, Yogyakarta.
