FUTURE ARCHITECTURE
4.1. Future Goal and Intiatives Level 4.1.1. Strategi Bisnis Usulan
Dengan mempertimbangkan hasil analisa SWOT di bab 3, maka strategi bisnis yang diusulkan hingga 4 tahun mendatang yaitu:
1. Meningkatkan dana pinjaman yang awalnya dua miliar menjadi empat miliar dengan cara memperbanyak rekan bisnis BPR lain dan penanam modal.
2. Meningkatkan kinerja teknologi yang lebih unggul dengan menggunakan kemajuan teknologi yang sedang berkembang.
3. Menerapkan MIS (Management Information System) dalam mengelola informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Membuat sistem keamanan dalam melindungi data setiap divisi sehingga tidak bisa diubah oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
5. Menambah beberapa cabang di kota atau daerah yang mempunyai UMKM yang masih berkembang seperti Bandung, Palembang, Lampung, Malang dan lain-lain. 6. Mencari karyawan-karyawan berkompeten yang akan ditempatkan dalam divisi di
bagian strategis.
7. Mengembangkan sistem baru dalam mempercepat proses bisnis perusahaan. Sistem ini akan menggantikan SIGMA.
Perencanaan SI/TI dibuat perusahaan agar dapat mengumpulkan informasi yang berguna sehingga dapat mendukung proses bisnis perusahaan baik dari pengolahan data sampai penerapan teknologi. Hasilnya proses bisnis yang ada akan menjadi lebih baik dari proses bisnis sebelumnya.
Gambar 4.1. Analisis 5 Kekuatan Porter
4.1.2. Skenario CONOPS Usulan
1. Pihak IT meng-install software pada divisi atau accounting dengan sistem baru dan menghubungkan semua ke Data Center perusahaan.
2. Pihak IT mulai menghidupkan sistem perusahaan agar dapat diakses oleh pihak divisi atau accounting.
3. Pihak divisi memasukkan data transaksi dan sistem langsung mengubah data tersebut menjadi jurnal harian untuk tiap-tiap transaksi.
4. Pihak divisi mengirim data jurnal transaksi ke Data Center yang dikelola oleh pihak IT untuk disimpan dan diakses oleh pihak accounting.
5. Setelah data disimpan di Data Center, maka pihak accounting mulai mengakses data jurnal tersebut untuk dibuat neraca per tahun dan mengecek hasil jurnal per harinya.
6. Setelah pengecekan selesai, maka pihak accounting membuat hardcopy untuk diberikan kepada pihak direksi.
7. Setelah hardcopy diterima, pihak direksi mulai memeriksa hardcopy untuk mengevaluasi performa bisnis perusahaan dan memberikan hardcopy kepada sekretaris.
8. Pihak sekretaris menyimpan hasil evaluasi direksi dan jurnal hardcopy untuk diarsipkan.
9. Setelah semua data softcopy tersimpan, maka pihak IT mulai mengunci Data Center dan mematikan sistem perusahaan.
4.1.3. CONOPS Diagram Usulan
4.2. Future Product & Services
4.2.1. Swim Lane Process Diagram Usulan
Gambar 4.3. Swim Lane Process Diagram Usulan 4.2.2. Business Process Diagram Usulan
4.2.3. Use Case Narrative & Diagram Usulan 4.2.3.1. Use Case Diagram Usulan
4.2.3.2. Use Case Narrative Usulan
Tabel 4.1. Use Case Narrative Usulan
No Use Case Narrative
1 Meng-install Sistem
Description: Pihak IT memasang sistem yang nanti akan dipakai oleh pihak divisi dan pihak accounting.
Object: Sistem, pihak IT, pihak divisi, pihak accounting 2 Menyalakan Sistem
Description: Pihak IT menyalakan system yang telah dipasang di dalam perusahaan.
Object: Pihak IT, sistem 3 Memasukkan Data Transaksi
Description: Pihak divisi memasukkan data transaksi pada hari itu dengan sistem yang telah dipasang.
Object: Pihak divisi, data transaksi 4 Membuat Jurnal dengan Sistem
Description: Pihak divisi membuat jurnal harian dengan sistem. Object: Pihak divisi, jurnal
5 Mengecek Jurnal
dibuat oleh pihak divisi.
Object: Pihak accounting, jurnal, pihak divisi 6 Membuat Neraca per Tahun dengan Sistem
Description: Pihak accounting membuat neraca per tahun dengan sistem berdasarkan jurnal yang dibuat oleh pihak divisi.
Object: Pihak accounting, pihak divisi, neraca per tahun 7 Mengirim Hardcopy Jurnal & Neraca per Tahun
Description: Pihak accounting mengirim hardcopy jurnal & neraca per tahun kepada direksi
Object: Pihak accounting, hardcopy jurnal & neraca per tahun 8 Mengevaluasi Kinerja
Description: Pihak direksi mengevaluasi kinerja performa bisnis berdasarkan hardcopy dari pihak accounting.
Object: Pihak direksi, pihak accounting, hardcopy 9 Mengarsipkan Jurnal, Neraca & Arsip Evaluasi
Description: Sekretaris mengarsipkan jurnal, neraca dan arsip evaluasi Object: Sekretaris, jurnal, neraca, arsip evaluasi
10 Mematikan Sistem Keseluruhan
Description: Pihak IT mematikan sistem setelah semua data softcopy tersimpan. Object: Pihak IT, sistem, data softcopy
4.3. Future Data & Information
4.3.1. Object State Transitional Diagram Usulan
4.3.2. Logical Data Model Usulan
Dengan penggantian sistem baru, secara langsung akan ada sedikit perubahan dalam migrasi datanya dimana ada intervensi dari kinerja sistem baru yang diusulkan. Secara umum ada perubahan yang signifikan dalam proses bisnis dimana tidak ada pekerjaan pengecekan yang dilakukan berulang-ulang seperti proses bisnis sebelumnya. Hanya saja dalam Logical Data Model yang diusulkan, hubungan antar class dalam sistem lebih disederhanakan dengan adanya sistem baru.
4.3.3. Activity/Entity Matrix (CRUD) Usulan
Tabel 4.2. Entity Activity (CRUD) Usulan Subjek Data Fungsi Bisnis Sis te m D at a tr an sa k si Ju rn al h ar ia n N er ac a ta h u n an Meng-install Sistem C Menyalakan Sistem C
Memasukkan Data Transaksi ke Sistem C Membuat Jurnal dengan Sistem C
Mengecek jurnal R U
Membuat Neraca per Tahun dengan Sistem R C
Mengevaluasi Kinerja R
4.3.4. Data Dictionary Usulan
Tabel 4.3. Data Dictionary Usulan
NERACA PER TAHUN FIELD NAME DATA TYPE FIELD LENGTH
KEY CAPTION DESCRIPTION SAMPLE
ID_NRC VARCHAR 7 PK ID NERACA Nomor identitas
neraca
NRC01
TGL_NRC DATE - - TANGGAL
NERACA
Tanggal neraca 12/07/14
TTL_AST INT 20 - TOTAL
ASSET Total asset 145.300.8 23 TTL_KWJBN INT 20 - TOTAL KEWAJIBAN Total kewajiban 124.197.4 97 DETAIL NERACA
FIELD NAME DATA
TYPE
FIELD LENGTH
KEY CAPTION DESCRIPTION SAMPLE
ID_NRC VARCHAR 7 FK ID NERACA Nomor identitas
neraca NRC01 ID_HRDC_NRC VARCHAR 7 FK ID HARDCOPY NERACA Nomor identitas hardcopy neraca HRDCN0 01
HARDCOPY NERACA
FIELD NAME DATA
TYPE
FIELD LENGTH
KEY CAPTION DESCRIPTION SAMPLE
ID_HRDC_NRC VARCHAR 7 PK ID HARDCOPY NERACA Nomor identitas hardcopy neraca HRDCN00 1 TGL_NRC DATE - - TANGGAL NERACA Tanggal neraca 12/07/14
TTL_AST INT 20 - TOTAL
ASSET Total asset 145.300.82 3 TTL_KWJBN INT 20 - TOTAL KEWAJIBAN Total kewajiban 124.197.49 7
LAPORAN EVALUASI BISNIS FIELD NAME DATA TYPE FIELD LENGTH
KEY CAPTION DESCRIPTION SAMPLE
ID_LPE VARCHAR 7 PK ID LAPORAN EVALUASI Nomor identitas laporan evaluasi LPE05 TGL_LPRN DATE - - TANGGAL LAPORAN Tanggal laporan 15/07/14 TLR VARCHAR 50 - TINGKAT LABA RUGI Tingkat laba rugi Perbandin gan keuntunga n 2 bulan
JRN_LPRN VARCHAR 50 - JURNAL LAPORAN
Jurnal laporan Laporan
Kredit bulan Maret HARDCOPY JURNAL
FIELD NAME DATA
TYPE
FIELD LENGTH
KEY CAPTION DESCRIPTION SAMPLE
ID_HRDC_JRN VARCHAR 7 PK ID HARDCOPY JOURNAL Nomor identitas hardcopy jurnal HRDCJ00 1 TGL_JRN DATE - - TANGGAL JURNAL Tanggal jurnal 12/07/14 ID_NSBH VARCHAR 7 - ID NASABAH Nomor identitas nasabah NSBH001 JML_TRSK INT 20 - JUMLAH TRANSAKSI Jumlah transaksi 1000 DETAIL JURNAL
FIELD NAME DATA
TYPE
FIELD LENGTH
KEY CAPTION DESCRIPTION SAMPLE
ID_JRN VARCHAR 7 FK ID JURNAL Nomor identitas
jurnal JRN01 ID_HRDC_JRN VARCHAR 7 FK ID HARDCOPY JOURNAL Nomor identitas hardcopy jurnal HRDCJ00 1
JURNAL HARIAN FIELD NAME DATA TYPE FIELD LENGTH
KEY CAPTION DESCRIPTION SAMPLE
ID_ JRN VARCHAR 7 PK ID JOURNAL Nomor identitas
jurnal JRN001 TGL_JRN DATE - - TANGGAL JURNAL Tanggal jurnal 12/07/14 ID_NSBH VARCHAR 7 - ID NASABAH Nomor identitas nasabah NSBH001 JML_TRSK INT 20 - JUMLAH TRANSAKSI Jumlah transaksi 1000
4.4. Future Systems & Application 4.4.1. Data Flow Diagram Usulan
4.5. Future Network and Infrastructure
Gambar 4.9. Network and Infrastructure Usulan
4.6. IT Blueprint
4.6.1. Hardware yang digunakan
1. Data Center yang dibangun dengan ukuran 5x10 meter dengan memakan biaya Rp.500.000.000,00 yang dilengkapi dengan pendingin ruangan untuk menjaga suhu mesin agar tetap terjaga dan penerangan ruangan.
Tujuan pembangunan Data Center ini adalah : - Mendukung operasi bisnis sepanjang waktu.
- Pemusatan data pada satu tempat. - Berperan sebagai cadangan data.
Manfaat dari pembangunan Data Center ini adalah :
- Aktivitas operasional bisnis menjadi lebih memadai sesuai yang diharapkan perusahaan.
- Dengan pemusatan data pada satu tempat, pihak-pihak dalam perusahaan dapat dengan mudah mengambil informasi untuk tahap-tahap selanjutnya dalam operasional bisnis. - Jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, maka pihak perusahaan akan dengan mudah mengambil data dan informasi dari Data Center.
2. Menambahkan tiga server dalam perusahaan yang menyimpan data perusahaan cabang dan pusat. Hal ini mengeluarkan dana sebesar Rp. 900.000.000,00-
Tujuan penambahan server ini yaitu :
- Agar perusahaan dapat menyimpan data, informasi dan aplikasi penting. - Menghubungkan komputer-komputer yang ada di perusahaan.
- Menyediakan IP Address untuk komputer-komputer. Manfaat penambahan server ini yaitu :
- Perusahaan memiliki tempat penyimpanan yang berarti akses yang mudah untuk operasional perusahaan.
- Dengan terhubungnya komputer, maka operasional akan lebih lancar karena kualitas operasional akan lebih baik jika dikerjakan secara terintegrasi.
- Dengan IP Address, maka komputer akan terhubung dan ini akan meningkatkan kualitas aktivitas operasional perusahaan.
3. Hardware berupa kabel LAN sambungan data, CPU, keyboard, mouse, monitor, modem, switch dan printer. Dalam penambahan hal ini perusahaan mengeluarkan dana sebesar Rp.200.000.000,00-
Tujuan dari pembelian alat-alat ini adalah : - Melengkapi proses operasional secara teknis.
- Menghubungkan jaringan antar komputer perusahaan. - Membagi jaringan intranet dan internet antar komputer.
Manfaat dari pembelian alat-alat ini adalah :
- Aktivitas operasional akan lebih berkualitas jika didukung dengan alat-alat diatas. - Data dan informasi akan mengalir dengan lancar jika ada jaringan yang menghubungkan setiap komputer.
4.6.2. Detail Pengembangan Aplikasi
Strategi bisnis yang dikembangkan berdasarkan SI/TI yang diusulkan :
1. Menerapkan MIS yang di dalamnya terdiri dari 4 aplikasi pendukung operasional perusahaan yaitu SIA, CRM, dan TPS.
2. Menerapkan CBS.
3. Pembuatan data center dan penambahan server.
4. Menyelaraskan semua hardware yang ada dalam perusahaan. Sistem aplikasi yang dikembangkan perusahaan yaitu : • Management Information Systems (MIS)
MIS adalah sistem komputer utama yang mengepalai dan mengatur sistem-sistem lainnya. Sistem ini mengintegrasikan semua bagian operasional terutama accounting dan
mengelola data dasar perusahaan. Hasil dari sistem ini berupa laporan rutin seperti laporan akhir hari, akhir bulan, dan akhir tahun. Secara umum, pengguna dari sistem ini adalah karyawan khususnya di bagian operasional (divisi-divisi di bagian front-office dan back-office).
MIS yang dikembangkan perusahaan adalah : 1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
SIA adalah sistem informasi yang menangani segala pekerjaaan yang berkaitan dengan akuntansi. SIA memproses data dan transaksi untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.
Susbsistem dari SIA ada 3 yaitu sistem pemrosesan data, sistem buku besar/pelaporan keuangan, dan sistem penutupan dan pembalikan. Aplikasi ini akan digunakan oleh bagian accounting. Biaya pengembangan aplikasi ini diasumsikan memakan biaya 300 juta rupiah.
Fungsi SIA :
- Mengumpulkan dan menyimpan data transaksi rutin.
- Memproses data menjadi informasi yang bisa digunakan dalam membantu mengambil keputusan.
- Mengontrol dengan tepat asset perusahaan. Ciri dalam transaksi SIA :
- Menghasilkan data dalam jumlah besar yang tiap hari disimpan dan selalu diproses serta memerlukan kecepatan akses dan keakuratan yang tinggi.
- Memerlukan kemudahan dalam pengoperasian kontrol serta prosedur error-checking yang baik dalam menjaga keamanan dan keakuratan data.
- Menghasilkan laporan keuangan seperti laporan laba-rugi, neraca, arus kas, dan pengembalian pajak.
Manfaat penggunaan SIA :
- Menyediakan informasi secara akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
- Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan. - Meningkatkan sharing knowledge.
- Menambah efisiensi dan proses kerja pada bagian accounting. 2. Customer Relationship Management (CRM)
CRM adalah strategi perusahaan dalam menjaga hubungan dengan nasabah. CRM mengatur dan menyimpan kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut.
Aplikasi ini akan digunakan oleh divisi marketing, teller, dan customer service dalam berkomunikasi dan menjalin hubungan baik dengan nasabah. Sehingga nasabah yang telah bergabung dengan perusahaan dapat dijaga dan menjadi nasabah tetap dalam perusahaan. Biaya pengembangan aplikasi ini diasumsikan memakan biaya 300 juta rupiah.
Fitur-fitur yang ada dalam aplikasi ini :
- Customer Relationship Management : Membantu mengatur data nasabah secara lengkap dan harapan-harapan nasabah ke depannya agar perusahaan dapat memberikan melakukan pengembangan dari usulan para nasabah .
- Customer Service Tracking : Menampilkan layanan purna jual di dalam perusahaan. baik itu complaint maupun layanan produk.
- News Service : Semacam catatan kecil yang membantu mengingatkan akan hal-hal yang mudah terlupakan.
- Corporate Calendar : Mencatat semua event atau kalender penting yang akan terjadi dalam perusahaan. Semua jadwal kerja akan muncul dalam fitur ini. Hal ini memudahkan para pihak perusahaan mengingat hal-hal yang penting dalam perusahaan. - Analytical Reports : Menyediakan laporan-laporan yang sudah teranalisis dengan baik oleh system.
- Synchronization : Fitur yang bertujuan untuk menyinkronkan aplikasi CRM dengan aplikasi email semacam Microsoft Outlook dan Mozilla Thunderbird.
Tujuan CRM :
- Meningkatkan hubungan baik dengan nasabah.
- Mendapat infomasi yang bisa membantu dalam meningkatkan pelayanan. - Meningkatkan standar pelayanan pada nasabah.
- Mendukung proses sosialisasi produk berulang kepada nasabah. 3. Transaction Processing System (TPS)
TPS adalah sistem terkomputerisasi yang dikembangkan dalam memproses data transaksi dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin. TPS mencatat dan memproses data transaksi seperti registrasi nasabah, arus kas tabungan nasabah, arus pinjaman kedit, dan arus bunga.
TPS perusahaan menggunakan tipe pemrosesan batch processing dimana adanya eksekusi sejumlah aplikasi (pekerjaan) dalam sebuah komputer dilakukan secara terkomputerisasi. Sekelompok transaksi yang disebut batch ini dikumpulkan dan diproses bersamaan dan hasil dari transaksi inilah yang berbentuk laporan. Batch processing adalah sumber penyelamatan jenis transaksi yang menyimpan data untuk pemrosesan di waktu sebelumnya yang telah ditetapkan, Contohnya transaksi kartu kredit. Aplikasi ini digunakan oleh semua divisi operasional front-office dalam
memproses permintaan nasabah. Biaya pengembangan aplikasi ini diasumsikan memakan biaya 300 juta rupiah.
TPS di perusahaan BPR Artharindo membuat : - Pernyataan nasabah - Rekening keuangan - Formulir pajak - Neraca keuangan - Laporan laba-rugi Fitur-fitur TPS :
- Pengolahan data yang cepat dan performa baik : Pengolahan transaksi terjadi pada hari itu juga. Tidak seperti sistem lama yang diproses keesokan harinya.
- Ketersediaan berkelanjutan : Sistem harus tersedia saat pengguna akan memasukkan transaksi ke dalam sistem.
- Integritas data : Sistem ini harus mampu menangani masalah hardware atau software tanpa merusak data. Beberapa pengguna tidak dapat mengubah bagian yang sama dari suatu data di waktu yang bersamaan.
- Adanya akses kontrol yang mengontrol hak akses pada karyawan-karyawan tertentu saja yang terampil dalam mempengaruhi proses transaksi.
- Kemudahan penggunaan : Sistem harus sederhana dan mudah dimengerti karena pengguna sistem adalah karyawan yang tidak begitu kompeten dalam menggunakan teknologi baru yang rumit.
- Pertumbuhan modular : Sistem tersebut harus mampu tumbuh dengan biaya tambahan sehingga sistem dapat diperbarui komponen hardware dan software-nya tanpa mengganti.
Pengembangan TPS yang diusulkan yaitu dengan menerapkan CIS (Customer Integrated System) sehingga pelanggan bisa melaksanakan transaksinya sendiri seperti menerapkan ATM sendiri kedepannya.
Tugas pokok TPS dalam pengolahan transaksi :
- Pengumpulan data : Mengumpulkan data dari transaksi rutin.
- Manipulasi data : Data diolah baik dari segi susunan, urutan, dan pengelompokkan. Kemudian dilakukan operasi algoritma dan diringkas.
- Penyiapan dokumen : Meringkas dan memproses data menjadi laporan per hari. - Pengiriman data : Data laporan akan dikirim dan disimpan di Data Center.
Ciri-ciri TPS yang dikembangkan dalam perusahaan : - Volume data yang diproses menengah.
- Kapasitas database menengah. - Kecepatan pengolahan data tinggi.
- Sumber data internal dan digunakan untuk keperluan eksternal.
- Pengolahan data bersifat per hari untuk memproses laporan transaksi per hari. - Masukan dan keluaran data terstruktur dan di-format berdasarkan standar. - Komputerisasi yang digunakan tidak terlalu rumit.
• Core Banking System (CBS)
CBS adalah jantung dari sistem perbankan dimana CBS digunakan dalam memproses hutang, tabungan, informasi nasabah, hingga berbagai layanan lain. Dengan implementasi aplikasi ini, setiap kantor bisa terhubung secara real time online satu dengan yang lainnya. Kantor pusat dan kantor cabang menjadi dapat bertukar data dan informasi perbankan secara langsung. Sistem yang bekerja di setiap divisi dan sistem
accounting akan berhubungan satu sama lain dan dinyalakan serta dimatikan melalui sistem CBS.
Aplikasi ini akan digunakan oleh bagian IT dalam menghubungkan jaringan antar kantor perusahaan dan integrasinya dengan intranet perusahaan. Aplikasi ini juga menghubungkan bagaimana sistem divisi dan sistem akuntansi bekerja. Biaya pengembangan sistem ini diasumsikan memakan biaya 300 juta rupiah.
Fitur baru yang diusulkan dalam CBS ini adalah :
- Integrasi yang fleksibel melalui Service Oriented Architecture (SOA). - Menampilkan laporan dalam format .pdf dan excel.
- Beberapa dukungan call center, perangkat mobile, dan internet banking. - Akses berbasis peran tergantung pada user dan tingkat kemampuan kelompok. - Audit trail lengkap dan logoff seluruh sistem perusahaan bisa dilakukan otomatis. - Bersifat lokal dan mengesampingkan pengawasan jarak jauh.
Keunggulan menggunakan CBS :
- Database independen (Oracle, SQL Server, dll)
- Tingkat keamanan yang lebih baik dimana selama ini keamanan belum terjamin. - Pemenuhan standar regulasi dan standar pelaporan.
- Kaya fungsionalitas.
4.6.3. IT Blueprint Pengembangan Aplikasi 4.6.3.1. Tahun Pertama
Pada tahun pertama, perusahaan melakukan langkah-langkah berikut untuk mengembangkan aplikasi sebagai berikut:
1. Melakukan pembangunan ruangan untuk Data Center kecil yang berfungsi menyimpan server perusahaan. Pembangunan Data Center ini sudah meliputi pendingin ruangan untuk melancarkan sistem keja server dan penerangan ruangan. Pembangunan Data Center ini mencakup biaya sebesar Rp. 500.000.000,00-
Tujuan pembangunan Data Center ini adalah sebagai ruangan penyimpanan server perusahaan yang berfungsi sebagai penyimpanan data dan informasi penting yang dimiliki perusahaan.
Sedangkan manfaat dari pembangunan Data Center ini adalah, perusahaan dapat menyusun data dengan lebih teratur, aman dan tidak merepotkan dalam hal manajemen serta pemeliharaan.
2. Membeli satu buah server seharga Rp. 300.000.000,00-
Tujuan pembelian server ini adalah sebagai penampung data perusahaan dalam proses bisnis yang ada sehingga data yang ada dapat terorganisir dan terkontrol dengan baik. Server penting untuk menjadi database saat ada data hilang yang dibutuhkan. 3. Mengeluarkan biaya sebesar Rp. 100.000.000,00- untuk melengkapi kebutuhan hardware seperti komputer, keyboard, mouse, Wi-Fi, kabel intranet, kabel jaringan, dan lain-lain yang akan disambungkan serta digunakan dari pihak-pihak yang nantinya menggunakan sistem yang akan dibangun.
Tujuan dari pelengkapan hardware ini adalah sebagai pendukung pengembangan server dan sistem nantinya.
4. Dari sisa pembangunan di tahun pertama ini diperkiran sebesar Rp.100.000.000,00 dan ini digunakan sebagai dana yang tak terduga nantinya dan dapat digunakan di tahapan selanjutnya.
5. Melakukan penambahan tenaga kerja IT yang berpengalaman di bidangnya. Di tahun pertama belum dilakukan pengembangan sistem. Pihak IT akan menganalisis detail-detail terkait fungsi, fitur, dan kinerja sistem baru yang akan dikembangkan dan dihubungkan dengan performa sistem lama yang sedang berjalan.
Tujuan dari hal ini untuk pengerjaan proyek pengembangan sistem baik hardware dan software.
Manfaat hal ini sebagai pengontrol dan pengembang sistem agar kedepannya saat dikembangkan dapat berjalan dengan baik dan sesuai harapan perusahaan.
4.6.3.2. Tahun Kedua
Pada tahun kedua langkah-langkah yang dilakukan diantaranya :
1. Melakukan penambahan server sebanyak dua unit sebagai pelengkap dari kekurangan server yang telah ditentukan sesuai target. Total nilai pengeluaran pendanaan dari pembelian server ini adalah Rp.600.000.000,00-
Tujuan dari pembelian server ini adalah sebagai penambah server yang telah ditentukan sesuai target perlengkapan server.
Manfaat dari penambahan server ini yaitu agar data dapat tersimpan dari berbagai kegunaan server yang telah dibagi sebelumnya sehingga data dapat tersimpan dengan lebih baik dan tidak terpusat di satu server saja.
2. Melakukan pembangunan dalam segi software yang akan digunakan. Dalam pembangunan ini disarankan cukup membangun satu sistem saja. Hal ini dilakukan untuk menyeimbangi pengeluaran dana di tahun kedua ini. Pembangunan sistem aplikasi ini mengeluarkan pendanaan sebesar Rp.300.000.000,00- . Software yang pertama dibangun ini adalah sistem TPS yang ditujukan dalam operasional pihak divisi.
Tujuan dari pembangunan satu sistem terlebih dahulu dianggap dapat melakukan penghematan dana pada tahun kedua ini dan juga memperkenalkan kepada pihak divisi terhadap sistem yang akan digunakan.
Manfaat dari hal ini yaitu dana pada pengeluaran pada tahun ini akan lebih hemat dan para divisi mulai melakukan pengenalan terhadap sistem.
3. Melakukan penambahan hardware yang belum tercukupi di tahun pertama dengan dana pengeluaran sebesar Rp.100.000.000,00-
4.6.3.3. Tahun Ketiga
Pada tahun ketiga ini pihak perusahaan mulai melakukan penambahan perangkat-perangkat yang belum terlengkapi secara perlahan melihat keuangan yang ada, seperti : 1. Pembangunan sistem yang akan diterapkan di beberapa divisi yang berkaitan yang dimulai dari pembangunan sistem di bidang accounting dengan nama sistem SIA dan mengelurkan dana sebesar Rp.300.000.000,00-
2. Pembangunan sistem CRM yang akan dipakai oleh pihak marketing, teller, dan customer service. Untuk pembangunan sistem ini mengeluarkan dana sebesar Rp.300.000.000,00-
3. Pembangunan CBS yang diterapkan untuk digunakan pihak IT. Dalam pembangunan sistem ini dana yang digunakan sebesar Rp.300.000.000,00-
Dari dana yang diberikan pihak perusahaan dalam pembangunan tahun ini menyisakan dana sebesar Rp.100.000.000,00- yang akan dijadikan pihak IT sebagai dana yang tak terduga nantinya.
Pengembangan dan implementasi sistem sudah diterapkan di tahun ketiga. Pada tahun berikutnya, perusahaan hanya perlu menilai bagaimana performa kinerja sistem baru dan dampaknya pada perusahaan.
4.6.3.4. Tahun Keempat
Pada tahun keempat, pihak perusahaan mulai melakukan beberapa hal, diantaranya :
1. Evaluasi ulang terhadap proses pengembangan sistem yang diterapkan dalam perusahaan.
2. Peninjauan dalam semua aspek yang mendukung perkembangan.
3. Membandingkan hasil kinerja perusahaan dari penerapan sistem baru dengan sistem sebelumnya.
Setelah hal itu dilakukan, pihak perusahaan melakukan pengambilan keputusan mengenai langkah apa yang harus diambil agar pengembangan yang telah dilakukan bertahun-tahun ini dapat terealisasikan dengan baik, diantaranya :
1. Pihak perusahaan harus menjalankan sistem secara menyeluruh kepada perusahaan dan cabang yang terkait.
2. Pihak perusahaan memutuskan kontrak yang telah berjalan dengan pihak vendor sehingga dapat menjalankan sistem yang baru.
3. Menitik beratkan pada pihak IT agar dapat melakukan kelancaran sistem yang sedang berjalan agar tidak terdapat kesalahan atau gangguan dalam proses berjalannya.
4.6.4. Pendanaan IT Blueprint
Berdasarkan laba perusahaan dan pada Desember 2012 dengan total laba Rp. 4.365.342.000,00 dan Desember 2013 dengan total laba Rp. 4.741.325.000,00 maka asumsi standar laba perusahaan apabila dibulatkan tiap tahunnya mencapai Rp. 5.000.000.000,00.
Dalam pengembangan sistem baru ini, penelitian mengusulkan kontribusi untuk budget IT sebesar 20% dari laba per tahun perusahaan yaitu sebesar Rp. 1.000.000.000,00 dengan total budget IT selama 3 tahun sebesar Rp. 3.000.000.000,00. Angka persentase ini akan dibagi dalam membiayai pembangunan Data Center dan server, pembelian hardware yang diperlukan, dan pengembangan aplikasi.
Berikut penjabaran pembagian dananya :
1. Dana pengembangan sistem sebesar Rp. 1.200.000.000,00 yang meliputi :
• Pengembangan sistem TPS untuk semua divisi dalam menjalankan operasional rutin, memasukkan data transaksi sehari-hari, dan memproses data transaksi berbentuk laporan. Pengembangan sistem ini diperkirakan menghabiskan dana sebesar Rp. 300.000.000,00. Biaya ini sudah termasuk pengembangan sistem aplikasi yang digunakan semua divisi perusahaan seperti admin kredit, kasie admin, legal officer, taksasi, serta bagian kredit dan dana, dan manajer-manajer atasan yang mengawasi dan mengkoordinasi divisi-divisi tersebut.
• Pengembangan sistem accounting SIA dalam membantu accounting dalam pengecekan jurnal harian dan membuat neraca per tahun. Pengembangan sistem ini ini diperkirakan menghabiskan dana sebesar Rp. 300.000.000,00.
• Pengembangan sistem CRM yang akan digunakan divisi marketing, teller, dan customer service dalam berkomunikasi dan menjalin hubungan baik dengan nasabah. Biaya pengembangan aplikasi ini diperkirakan akan menghabiskan dana sebesar Rp. 300.000.000,00.
• Pengembangan sistem CBS dalam mengatur dan mengelola sistem baru yang berjalan di perusahaan serta menjalankan keamanan sistem. Pengembangan sistem ini diperkirakan menghabiskan dana sebesar Rp. 300.000.000,00.
2. Dana pembangunan Data Center dan pembelian server-server sebesar Rp. 1.400.000.000,00 yang meliputi :
• Membangun Data Center kecil yang berfungsi sebagai tempat menampung server-server yang menjadi pusat penyimpanan data bagi semua divisi serta accounting. Data operasional dan transaksi harian akan terpusat disini. Pembangunan Data Center yang lengkap dengan alat pendingin ruangan dan penerangan ruangan ini diperkirakan menghabiskan dana sebesar Rp. 500.000.000,00.
• Dalam pembangunan Data Center diikuti dengan pembelian 3 buah server sebagai media penyimpanan data perusahaan dalam proses bisnis sehingga data yang ada dapat terorganisir dan terkontrol dengan baik. Pembelian dan pemasangan satu unit server ini diperkirakan menghabiskan dana Rp.300.000.000,00, sehingga total dana untuk 3 buah server adalah sebesar Rp.900.000.000,00.
3. Pembelian hardware dan peralatan-peralatan jaringan seperti komputer, keyboard, mouse, Wi-Fi, kabel intranet, kabel jaringan, dan lain-lain yang akan disambungkan dalam menjalankan sistem baru. Pembelian perangkat-perangkat dan peralatan-peralatan ini diperkirakan menghabiskan dana sebesar Rp. 200.000.000,00.
4. Sisa budget IT sebesar Rp. 200.000.000,00 akan digunakan untuk dana tidak terduga selama 3 tahun pengembangan itu, misalnya jika terjadi kegagalan pengembangan sistem yang akan menghabiskan lebih banyak biaya.
Asumsi total biaya pengembangan sistem ini adalah 3 milyar rupiah dengan asumsi budget IT per tahun sebesar 1 milyar rupiah. Dari semua biaya ini, maka diasumsikan idealnya mengembangkan sistem baru ini akan memerlukan biaya IT yang setara dengan budget IT selama kurang lebih 3 tahun.
Gambar 4.10. Chart Pendanaan IT Selama 3 Tahun
Diprediksi dalam menyelesaikan pengembangan sistem dan implementasinya ke perusahaan akan memakan 3-4 tahun hingga benar-benar bisa digunakan dengan baik.
Target yang akan dicapai perusahaan dalam pengembangan sistem ini yaitu sebagai berikut :
1. Pada tahun pertama dengan asumsi budget IT sebesar Rp. 1.000.000.000,00, proses IT dan pembagian dana tahun pertama sebagai berikut :
a. Dana sebesar Rp. 500.000.000,00 digunakan untuk membangun Data Center sebagai tempat penampungan server lengkap dengan pendingin dan penerangan ruangan. Bisa diasumsikan pengembangan Data Center di tahun pertama akan selesai dibangun dalam 3-6 bulan. Dana sebesar Rp. 300.000.000,00 digunakan untuk pembelian dan pemasangan satu unit server beserta seluruh komponen-komponennya.
Bisa diasumsikan kontribusi dana untuk Data Center dan server di tahun pertama mencapai 57% dengan total dana terpenuhi untuk Data Center dan server mencapai 57%.
b. Dana sebesar Rp. 100.000.000,00 digunakan untuk membeli hardware dan peralatan-peralatan jaringan seperti komputer, keyboard, mouse, Wi-Fi, kabel intranet, kabel jaringan, dan lain-lain yang akan disambungkan dalam menjalankan sistem baru.
Bisa diasumsikan kontribusi dana untuk hardware dan peralatan di tahun pertama mencapai 50% dengan total dana terpenuhi untuk seluruh hardware dan peralatan mencapai 50%.
c. Dana sisanya sebesar Rp. 100.000.000,00 digunakan untuk biaya tidak terduga. Bisa diasumsikan kontribusi dana untuk biaya tidak terduga di tahun pertama mencapai 50% dengan total dana biaya tidak terduga mencapai 50%.
d. Sistem aplikasi belum dikembangkan di tahun pertama.
2. Memasuki tahun kedua, pengembangan sistem MIS mulai dilakukan. Hanya saja dengan alasan pengelolaan biaya, disarankan perusahaan hanya mengembangkan satu sistem aplikasi saja di tahun kedua karena biaya lainnya akan digunakan untuk melengkapi perangkat dan peralatan sistem yang belum mencukupi di tahun pertama. Dengan asumsi budget IT sebesar Rp. 1.000.000.000,00, proses IT dan pembagian dana tahun kedua sebagai berikut :
a. Dana sebesar Rp. 300.000.000,00 digunakan untuk mengembangkan sistem TPS. Proses pengembangan beta dari TPS dan testing pemakaian sistem pada setiap divisi front-office dilakukan di tahun ini serta menghubungkannya dengan server.
Bisa diasumsikan kontribusi dana untuk pengembangan sistem di tahun kedua mencapai 25% dengan total dana terpenuhi untuk pengembangan sistem mencapai 25%. b. Dana sebesar Rp. 600.000.000,00 digunakan untuk pembelian dan pemasangan 2 unit server tambahan beserta seluruh komponennya. Pembelian 2 unit server ini untuk melengkapi server di tahun pertama yang hanya berjumlah satu unit.
Bisa diasumsikan kontribusi dana untuk Data Center dan server di tahun kedua mencapai 43% dengan total dana terpenuhi untuk Data Center dan server sudah mencapai 100%.
c. Dana sisanya sebesar Rp. 100.000.000,00 digunakan untuk melengkapi hardware dan peralatan-peralatan jaringan yang belum mencukupi di tahun pertama.
Bisa diasumsikan kontribusi dana untuk hardware dan peralatan di tahun kedua mencapai 50% dengan total dana terpenuhi untuk seluruh hardware dan peralatan sudah mencapai 100%.
Gambar 4.12. Chart Pendanaan Tahun Kedua
3. Di tahun ketiga, seluruh budget IT akan difokuskan dalam penyelesaian pengembangan sistem aplikasi lainnya yang belum selesai dikembangkan di tahun kedua. Dengan asumsi budget IT sebesar Rp. 1.000.000.000,00, proses IT dan pembagian dana tahun ketiga sebagai berikut :
a. Dana sebesar Rp. 300.000.000,00 digunakan untuk mengembangkan sistem SIA yang akan digunakan bagian accounting. Dana sebesar Rp. 300.000.000,00 digunakan untuk mengembangkan sistem CRM yang akan digunakan divisi marketing, teller, dan customer service. Dana sebesar Rp. 300.000.000,00 digunakan untuk mengembangkan sistem CBS yang akan digunakan bagian IT.
Bisa diasumsikan kontribusi dana untuk pengembangan sistem di tahun ketiga mencapai 75% dengan total dana terpenuhi untuk pengembangan sistem sudah mencapai 100%.
Bisa diasumsikan kontribusi dana untuk biaya tidak terduga di tahun ketiga mencapai 50% dengan total dana biaya tidak terduga sudah mencapai 100%. Sebenarnya tidak ada target pasti untuk pencapaian dana biaya tidak terduga. Angka ini hanya sekedar asumsi.
Gambar 4.13. Chart Pendanaan Tahun Ketiga
4. Pada tahun keempat dan seterusnya, perusahaan cukup melakukan evaluasi dan membandingkan performa sistem baru dengan sistem sebelumnya. Budget IT tidak lagi berkontribusi dalam pengembangan sistem karena sistem sudah selesai dikembangkan di tahun ketiga. Akan tetapi, disarankan budget IT digunakan untuk maintenance sistem dan pembelajaran sistem lebih lanjut sehingga beberapa tahun kedepannya dapat dikembangkan sistem yang lebih baik lagi bagi perusahaan.
4.6.5. Relevansi Sistem Usulan dengan Biaya Mahal dan Sistem yang Berjalan Sistem yang sedang berjalan saat ini memang bisa digunakan dalam menjalankan operasional sehari-hari perusahaan. Akan tetapi, dengan minimnya pelatihan menyebabkan karyawan canggung dalam menggunakan sistem hingga saat ini sehingga fungsionalnya hanya fungsional standar saja. Banyak fitur yang tidak sesuai dengan keinginan karyawan dalam membuat laporan. Laporan yang disajikan bisa dikatakan disajikan secara mubazir tanpa sesuai kebutuhan setiap divisi. Informasi yang disajikan terlalu berlebihan dan over-flooding. Selain itu, laporan yang disajikan juga tidak bisa diakses di hari itu juga. Laporan baru bisa diterima keesokan harinya dan itu pun masih harus dicek lagi. Dengan kata lain, perusahaan melakukan pekerjaan pengecekan yang berulang sehingga tidak efisien dari segi waktu.
Dengan sistem baru yang diusulkan melalui MIS, perusahaan bisa mengakses laporan di hari itu juga tanpa harus menunggu keesokan harinya seperti sistem sebelumnya. Jadi segala kesalahan dan update data bisa dilakukan di hari itu juga. Maka secara otomatis, pengecekan juga dilakukan saat itu juga dan pengecekan hanya dilakukan sekali saja sehingga tidak berulang-ulang. Dengan mengembangkan sistem sendiri, maka sistem akan bekerja sesuai kebutuhan dan keinginan perusahaan sehingga tidak disajikan secara mubazir seperti sistem sebelumnya.
Pengembangan sistem baru memang pada dasarnya memakan biaya sangat besar, namun manfaat yang bisa diperoleh dari sistem baru ini juga menjanjkan. Apabila perusahaan menerapkan sistem baru, maka akan banyak permasalahan operasional, laporan, dan pengolahan data yang bisa diatasi. Jika perusahaan tetap memutuskan untuk menggunakan jasa vendor SIGMA, maka kinerja perusahaan akan tetap seperti sekarang. Tidak ada perubahan yang bisa memajukan perusahaan lebih baik lagi. Oleh karena itu, sangat direkomendasikan perusahaan mengembangkan sistem baru meskipun memakan biaya mahal demi kepentingan perusahaan di masa mendatang.
