PEDOMAN PENGELOLAAN
PENGADUANMASYARAKAT DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA KAB. SUMBAWA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KAB. SUMBAWA,
Menimbang : a. bahwa keluhan masyarakat yang disampaikan dalam bentukpengaduan
masyarakat perlu mendapatkan pengelolaan yang baik, tepat, cepat, terpadu, terkoordinasi, dan dapat dipertanggungjawabkan;
b.
bahwa dalam rangka melaksanakan ketentuan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. Per/05/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Umurn Pengelolaan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah, perlu membuat Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa ditetapkan dengan Peraturan Kepala Kementerian Agama Kab. Sumbawa;c.
bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala tentang Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa;Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok Pokok Kepegawaian
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041), sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890);
2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelangara Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851);
3. Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3874),sebagaimana diubah dengan Undang–Undang Nomor 20 Tahun 2001 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2001 Nomor 134, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4150);
4. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan Korban (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 64, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4635);
5. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
7. Undang-Undang Nomor 52 Tahun 2009 tentangPerkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 161, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5080);
8. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2000 tentang Tata Cara Pelaksanaan Peran Serta Masyarakat dan Pemberian Penghargaan dalam Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3995 );
9. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian, yang telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013;
10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Pengelolaan Pengaduan Masayarakat bagi Instansi Pemerintah;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN KEPALA TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN PENGADUAN
MASYARAKAT DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA KAB. SUMBAWA.
Pasal 1
(1) Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa, terdiri dari: a. Pengaduan masyarakat berkadar pengawasan; dan
b. Pengaduan masyarakat tidak berkadar pengawasan.
(2) Pengaduan masyarakat berkadar pengawasan, sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan pengaduan masyarakat yang isinya mengandung informasi atau adanya indikasi terjadinya penyimpangan atau penyalahgunaan wewenang yang dilakukan oleh pegawai Kementerian Agama Kab. Sumbawa sehingga mengakibatkan kerugian masyarakat atau negara.
(3) Pengaduan masyarakat tidak berkadar pengawasan,sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan pengaduan masyarakat yang isinya mengandung informasi berupa sumbang saran, kritik yang konstruktif, dan lain sebagainya, sehingga bermanfaat bagi perbaikan penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan Program Kependudukan dan Keluarga Berencana.
(4) Masyarakat sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) terdiri atas orang perorangan, organisasi masyarakat, partai politik, institusi, kementerian/lembaga pemerintah, dan pemerintah daerah.
Pasal 2
(1) Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa sebagaimana dimaksud dalamPasal 1 meliputi penerimaan, pencatatan, penelaahan, penyaluran, konfirmasi, klarifikasi atau penelitian, pemeriksaan, pelaporan, tindak lanjut, dan pengarsipan.
Pasal3
(1) Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa dapat disampaikan secara langsung, tertulis/surat, media elektronik, dan media cetak.
(2) Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
(3) Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) telah harus ditanggapi dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak pengaduan diterima.
Pasal4
Untuk melaksanakan Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa, Kementerian Agama Kab. Sumbawa membentuk Tim Pengelolaan Pengaduan Masyarakat.
Pasal 5
Pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa yang diatur dalam Peraturan Kepala ini dilakukan oleh Inspektorat Utama Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
Pasal 6
Peraturan Kepala ini berlaku pada tanggal ditetapkan.
KATA SAMBUTAN
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan karunia Nya, Pemerintah, dalam hal ini, Inspektorat Utama Kementerian Agama Kab. Sumbawa , telah melaksanakan kegiatan penyusunan buku Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
Buku pedoman ini telah melalui proses penyusunan dan penyaringan yang cukup untuk dapat diterbitkan menjadi sebuah pedoman yang dinaungi oleh Peraturan Kepala. Buku pedoman ini sebuah jawaban atas tantangan keterbukaan instansi dalam hal ini yang berkomitmen terhadap sebuah akuntabilitas pelaksanaan program yang sudah dan akan dilaksanakan.
Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada seluruh tim penyusun yang telah mencurahkan pemikiran dan ide-ide dalam proses penyusunan buku pedoman ini untuk digunakan secara luas oleh para pegawai di lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa, khususnya mengenai saluran pengaduan dan mekanisme pengelolaannya, agar dapat di pahami oleh seluruh pegawai Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
Kami menyadari bahwa masih banyak kelemahan dalam pedoman ini, baik substansi maupun operasional pelaksanaan yang membutuhkan masukan dari berbagai pihak.Oleh karena itu, saran dan kritik sangat kami harapkan.
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Puji Syukur kehadirat Tuhan Yang MahaEsa, telah tersusun buku Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa dalam bentuk Peraturan Kepala Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP)Tahun2005-2025, menetapkan bahwa penuntasan penanggulangan penyalahgunaan kewenangan aparatur negara dicapai antara lain dengan peningkatan intensitas dan efektivitas pengawasan aparatur negara melalui pengawasan internal, pengawasan fungsional, dan pengawasan masyarakat.
Pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat terhadap penyelenggara negara pada dasarnya merupakan kontrol sosial yang berfungsi sangat penting untuk mewujudkan pemerintah yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. Salah satu bentuk pengawasan masyarakat yang perlu ditangani/dikelola secara efektif dan efisien adalah pengawasan dalam bentuk pengaduan masyarakat.
Karakteristik utama pengelolaan pengaduan masyarakat dilingkungan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional yang perlu diperhatikan adalah berupa pengaduan masyarakat yang dikelola oleh Inspektorat Utama Kementerian Agama Kab. Sumbawa, dan oleh Unit Kerja lainnya. Untuk itu, Kementerian Agama Kab. Sumbawa sebagai salah satu instansi pemerintah perlu menyusun Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Undang-Undang Nomor 17 tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) tahun 2005-2025 menetapkan bahwa penuntasan penanggulangan penyalahgunaan kewenangan aparatur Negara dicapai antara lain dengan peningkatan intensitas efektivitas pengawasan aparatur Negara melalui pengawasan internal, pengawasan fungsional, dan pengawasan masyarakat.
Pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat terhadap penyelenggara Negara pada dasarnya merupakan kontrol sosial yang berfungsi sangat penting untuk mewujudkan pemerintah yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. Salah satu bentuk pengawasan masyarakat yang perlu ditangani/dikelola secara efektif dan efisien adalah pengawasan dalam bentuk pengaduan masyarakat.
Agar pengaduan masyarakat dapat berfungsi efektif sebagai kontrol sosial dalam penyelenggaraan pemerintah maka pengaduan masyarakat perlu di kelola secara cepat, tepat, efektif, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Sebagaimana diamanatkan dalam Permenpan dan RB No. PER/05/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat Bagi Instansi Pemerintah bahwa agar setiap instansi pemerintah pusat dan daerah menyusun peraturan di lingkungan instansinya untuk menangani pengaduan masyarakat sesuai dengan karakteristik yang terdapat pada masing-masing Instansi Pemerintah.
Karakteristik utama pengelolaan pengaduan masyarakat dilingkungan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional yang perlu diperhatikan adalah berupa pengaduan masyarakat yang dikelola oleh Inspektorat Utama Kementerian Agama Kab. Sumbawa. Untuk itu, Kementerian Agama Kab. Sumbawa sebagai salah satu instansi pemerintah perlu menyusun Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di masyarakat dilingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa dapat dikoordinasikan dengan efektif dan efisien.
B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Pedoman pengelolaan pengaduan masyarakat ini secara umum ditujukan untuk meningkatkan cakupan dan kualitas pengawasan di lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa oleh inspektorat utama dalam rangka mewujudkan akuntabilitas pengelolaan program Agama dan Keagamaan .
2. Tujuan Khusus
Tujuan khusus disusunnya Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat ini adalah untuk:
a. Mewujudkan pengelolaan pengaduan masyarakat yang efektif dan efisien, serta menghindari terjadinya duplikasi dalam penanganan pengaduan masyarakat;
b. Mewujudkan koordinasi pengelolaan pengaduan masyarakat antara pengolaan Pengaduan Masyarakat dengan unit kerja lain di lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
C. Sasaran Pengguna
Sasaran pengguna Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat adalah:
1. Pengelola Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa 2. Seluruh Pegawai Kementerian Agama Kab. Sumbawa
D. Ruang Lingkup
Pengaduan masyarakat d ilingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa yang ditangani meliputi : 1. Hambatan dalam pelayanan program ;
E. Batasan Pengertian
Dalam pedoman ini, yang dimaksud dengan:
1. Pengawasan masyarakat adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat terhadap penyelanggaraan pemerintah;
2. Pengaduan masyarakat adalah bentuk penerapan dari pengawas masyarakat yang disampaikan oleh masyarakat kepada aparatur pemerintah, berupa sumbangan pikiran, saran, gagasan, atau keluhan/pengaduan yang bersifat membangun;
3. Pengaduan berkadar pengawasan adalah pengaduan yang berisi informasi adanya indikasi terjadinya penyimpangan atau penyalahgunakan wewenang yang dilakukan oleh aparatur, sehingga mengakibatkan kerugian Masyarakat/Negara;
4. Pengaduan tidak berkadar pengawasan adalah pengaduan masyarakat yang berisi informasi berupa sumbang saran, kritik konstruktif, permintaan sumbangan dan lain sebagainya, sehingga bermanfaat bagi perbaikan penyelenggaraan pemerintah dan pemerintah masyarakat;
5. Pengelolaan pengaduan masyarakat adalah pemrosesan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan, penelaahan, penyaluran, konfirmasi, klarifikasi, penelitian, pemeriksaan, pelaporan, tindak lanjut, dan pengarsipan;
6. Tindak lanjut adalah serangkai kegiatan yang dilakukan dalam rangka penyelesaian pengelolaan pengaduan masyarakat yang meliputi proses klarifikasi, konfirmasi,penelitian, dan pemeriksaan;
7. Konfirmasi adalah proses kegiatan untuk mendapatkan penegasan mengenai keberadaan terlapor yang terindentifikasi, baik bersifat perorangan, kelompok maupun institusional, apabila memungkinkan termasuk masalah yang dilaporkan diadukan;
8. Klarifikasi adalah proses penjernihan masalah atau kegiatan yang memberikan penyelesaian mengenai permasalahan yang diadukan pada proporsi yang sebenarnya kepada sumber pengaduan dan instansi terkait;
BAB II
KEBIJAKAN DAN STRATEGI
A. Kebijakan
Pengaduan masyarakat merupakan salah satu sarana untuk menyampaikan segala keluhan, pengaduan, sumbang pikiran, gagasan, atau saran yang bersifat membangun untuk kebaikan Kementerian Agama Kab. Sumbawa yang searah dengan kebijakan Inspektorat diantaranya adalah:
1. Profesionalisme aparatur pengawasan yang sesuai dengan kode etik dan standar audit menuju pelaksanaan pengawasan yang efisien, efektif dan akuntabel; dan
2. Pembinaan dan pemantauan untuk tercapainya pengelolaan program yang ekonomis, efisien, efektif dan patuh pada aturan.
B. Strategi
Adapun strategi yang ditetapkan untuk melaksanakan kebijakan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan internal dan eksternal terkait dalam penyiapan, pelaksanaan pengawasan dan pemantauan tindak lanjut, termasuk pengaduan masyarakat;
2. Menetapkan fokus dan prioritas sasaran pengawasan baik menyangkut substansi maupun wilayah dengan memperhatikan pengaduan masyarakat yang di terima;
3. Mengembangkan Forum Komunikasi dan Konsultasi yang mengarah kepada percepatan penyelesaian masalah, khususnya mengenai pengaduan masyarakat;
4. Mendorong terciptanya iklim yang kondusif sehingga meningkatkan peran serta masyarakat dalam pengawasan jalannya pemerintahan menuju penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN (Good Governance);
5. Melaksanakan capacity building bagi APIP;
6. Memantapkan pangkalan data pengaduan masyarakat berbasis IT internal dan eksternal sebagai dasar penyusunan program kerja pengawasan.
C. Azas-azas Pengelolaan Pengaduan Masyarakat
Azas-azas pengelolaan pengaduan masyarakat dilaksanakan berdasarkan atas prinsip:
1. Kepastian hukum, yaitu mengutamakan landasan peraturan perundangan–undang dalam menangani pengaduan masyarakat;
2. Transparansi, yaitu membuka diri dan memberi kesempatan kepada masyarakat dalam melaksanakan hak-haknya untuk memperoleh informasi yang obyektif dan tidak diskriminatif terhadap pengelolaan pengaduan masyarakat berdasarkan mekanisme dan prosedur yang jelas:
3. Koordinasi, yaitu dilaksanakan dengan kerja sama yang baik antar penjabat terkait;
4. Efektivitas dan efesiensi, yaitu dilaksanakan dengan secara tepat sasaran, akurat, valid, hemat tenaga, waktu dan biaya;
5. Akuntabilitas yaitu harus dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat, baik proses maupun tindak lanjutnya;
6. Obyektifitas, yaitu berdasarkan fakta dan data atau bukti yang jelas dan valid tanpa dipengaruhi prasangka, interpretasi, kepentingan pribadi, golongan ataupun kepentingan pihak tertentu;
7. Proposionalitas, yaitu melindungi mengutamakan kepentingan pelaksanaan tugas dan wewenang dengan tetap memperhatikan adanya kepentingan yang sah lainnya secara seimbang;
8. Kerahasiaan yaitu melindungi dan menjaga kerahasiaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undang, kecuali bila ada hak atau kewajiban professional atau hukum untuk mengungkapkan.
Kriteria pengaduan masyarakat yang ditangani adalah: 1. Obyektif, tidak bersifat fitnah;
2. Bersifat konstruktif;
3. Menginformasikan adanya indikasi terjadinya pelanggaraan, penyimpangan, penyalahgunaan wewenang, kesalahan yang dilakukan oleh aparatur;
4. Sumbang saran terhadap penyelenggaraan pemerintahan; 5. Belum pernah diproses untuk disalurkan; dan
6. Mencantumkan identitas dan/atau tanda tangan yang jelas.
E. Etika Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Setiap pengelola pengaduan masyarakat harus:
1. Memberi pelayanan dengan penuh hormat, santun, dan tanpa pamrih;
2. Memberi pelayanan secara cepat, tepat, terbuka, dan adil serta tidak diskriminatif; 3. Menjaga kerahasiaan indentitas pelapor sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
4. Memberi penjelasan secara proposional tentang perkembangan peroses pengaduan masyarakat yang ditangani;
5. Menjunjungi tinggi asas praduga tidak bersalah; dan
BAB III
PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA KAB. SUMBAWA
A. Perencanaan
Pengaduan masyarakat yang diterima Kementerian Agama Kab. Sumbawa ditangani oleh Tim Pengelola Pengaduan Masyarakat di lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa (Tim Dumas).
Penelaahan pengaduan masyarakat oleh Tim Dumas dilakukan berdasarkan kewenangan dan kriteria, bahwa pengaduan berindikasi penyimpangan yang merugikan masyarakat/negara, sedangkan indikasi pengaduan di luar itu maupun yang berupa sumbang saran, kritik yang konstruktif, yang bermanfaat bagi perbaikan penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat akan diteruskan kepada unit Eselon I dan atau II serta Perwakilan Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
Pengaduan yang jelas identitas/alamatnya, segera dijawab secara lisan maupun tertulis dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak pengaduan diterima, dan diselesaikan dalam waktu paling lambat 60 (Enam puluh) hari kerja sejak pengaduan tersebut diterima oleh Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
Pengelolaan pengaduan masyarakat meliputi kegiatan penerimaan, pencatatan, penelaahan, penyaluran, konfirmasi, klarifikasi atau penelitian, pemeriksaan, pelaporan, tindak lanjut, dan pengarsipan.
B. Pelaksanaan
1. Tim Pengelola Pengaduan Masyarakat
Tim pengelola pengaduan masyakat dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Kepala Kementerian Agama Kab. Sumbawa sekurang-kurangnya terdiri dari: unsur Inspektorat Utama, unsur Sekretariat Utama, dan unsur Kedeputian yang terkait dengan sarana dan prasarana teknologi informasi pengaduan masyarakat.
Inspektorat Utama bertanggungjawab atas pengelolaan pengaduan masyarakat dari aspek substansi, penelaahan dan keputusan tindak lanjut yang dilakukan atas pengaduan masyarakat di maksud.
Sekretariat Utama bertanggungjawab atas aspek legal formal terkait pengelolaan pengaduan masyarakat termasuk pertimbangan hukum atas hasil penelaahan dan hasil tindak lanjut pengaduan masyarakat.
Kedeputian terkait sarana dan prasarana teknologi informasi betanggungjawab atas penyiapan dan pengembangan sarana dan prasarana IT dalam rangka penampungan pengaduan masyarakat berbasis IT dan pengembangan teknologi terkini termasuk peningkatan kapasitas tim pengelolaan pengaduan masyarakat dalam penggunaan IT di maksud.
Uraian tugas dan fungsi lebih lanjut akan dijabarkan dalam Surat Keputusan Kepala Kementerian Agama Kab. Sumbawa mengenai Tim Pengelolaan Pengaduan Masyarakat.
2. Saluran Pengaduan Masyarakat
Sehubungan dengan peran serta masyarakat untuk melaksanakan kontrol sosial terhadap penyelenggara negara yang diatur dalam peraturan perundang- undangan yang berlaku maka Kementerian Agama Kab. Sumbawa sebagai Lembaga Pemerintan Non Kementerian berkewajiban menyediakan sarana penginformasian dan atau pengaduan dari masyarakat maupun dari pegawai.
Selain itu Inspektorat juga membuka kesempatan kepada masyarakat secara luas untuk melakukan pengaduan secara langsung atau dengan mengisi formulir terkait pengaduan masyarakat untuk kemudian disampaikan kepada Tim Dumas.
Berikut dibawah ini adalah penjelasan saluran yang dapat digunakan dalam rangka pengaduan masyarakat/pegawai:
a) Kotak Pos/ PO BOX 2906
Kotak Pos (PO BOX - Post Office Box) 2906 merupakan sebuah kotak alamat surat yang telah disediakan secara khusus oleh kantor pos yang telah disediakan Kementerian Agama Kab. Sumbawa dalam memfasilitasi pengaduan masyarakat.
Tim Dumas berkewajiban untuk melakukan pengecekan secara rutin minimal sebanyak dua kali dalam satu bulan terhadap Kotak Pos 2906, untuk kemudian dilakukan pencatatan dan penelaahan dan langkah tindak lanjut.
b) Aplikasi Sistem Pengaduan Masyarakat Berbasis Web
Aplikasi Sistem Pengaduan Masyarakat berbasis web adalah aplikasi yang digunakan sebagai media penyampaian pengaduan masyarakat yang dapat diakses secara langsung oleh pelapor dari masyarakat ataupun pihak internal/pegawai Kementerian Agama Kab. Sumbawa pada alamat website www.Kementerian Agama Kab. Sumbawa.go.id
Dalam website tersebut akan ditampilkan icon menu Aplikasi Pengaduan Masyarakat (lihat lampiran pada Gambar 1, jika di-klik akan ditampilkan seperti dalam Gambar 2). Dalam aplikasi ini pengguna dapat menyampaikan pengaduan dalam sebuah dokumen teks yang akan dikirimkan secara otomatis.
Tim Dumas berkewajiban untuk melakukan pengecekan secara rutin minimal satu kali dalam satu hari terhadap inbox e-mail yang ada pada aplikasi dumas Kementerian Agama Kab. Sumbawa, untuk kemudian dilakukan pencatatan dan penelaahan dan langkah tindak lanjut.
c) Short Message Service (SMS)
Short message service atau layanan pesan singkat merupakan sebuah layanan yang dilaksanakan dengan sebuah telepon genggam untuk mengirim atau menerima pesan-pesan pendek. Pengaduan masyarakat berbasis SMS dirancang sebagai bagian sarana untuk memudahkan melakukan pengaduan masyarakat. Pengaduan melalui SMS ini akan di terima langsung oleh Tim Dumas yang kemudian secara otomatis akan tercatat dalam aplikasi.
Tim Dumas berkewajiban untuk melakukan pengecekan secara rutin minimal satu kali dalam satu hari terhadap inbox SMS yang ada pada aplikasi Dumas Kementerian Agama Kab. Sumbawa untuk kemudian dilakukan pencatatan dan penelaahan dan langkah tindak lanjut.
d) Pengaduan Langsung (Offline)
Merupakan sarana pengaduan yang dilakukan secara langsung oleh masyarakat kepada Tim Dumas Kementerian Agama Kab. Sumbawa melalui pengisian formulir pengaduan yang telah disediakan. Formulir pengaduan rangkap dua diisi oleh masyarakat dan disampaikan langsung kepada Tim Dumas dan atau dimasukkan ke Kotak Pengaduan Masyarakat yang telah di sediakan di lingkungan Kementerian Agama Kab. Sumbawa (copy/rangkap formulir dapat di simpan oleh masyarakat yang bersangkutan).
Berikut ini adalah mekanisme yang harus dilakukan:
kembali dalam lembar register Dumas. Tim Dumas berkewajiban untuk melakukan pengecekan secara rutin minimal satu kali dalam satu minggu terhadap Kotak Pengaduan Masyarakat Kementerian Agama Kab. Sumbawa, untuk kemudian dilakukan pencatatan, penelaahan dan langkah tindak lanjut.
2) Penerimaan pengaduan masyarakat yang disampaikan kepada Perwakilan Kementerian Agama Kab. Sumbawa Pengaduan masyarakat yang disampaikan tersebut dicatat melalui formulir pengaduan masyarakat untuk kemudian dicatatkan kembali dalam lembar register Dumas dan dilaporkan segera kepada Tim Dumas Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
Pengaduan masyarakat yang dilakukan diluar sarana tersebut atas persetujuan pimpinan APIP Kementerian Agama Kab. Sumbawa dapat ditindaklanjuti dan dilakukan pengelolaan sesuai dengan Pedoman ini.
3. Pencatatan Pengaduan
Pencatatan pengaduan masyarakat oleh Tim Dumas dilakukan sebagai berikut:
a) Pengaduan masyarakat yang diterima oleh Tim Dumas yang berasal dari organisasi masyarakat, partai politik, perorangan, pegawai internal, atau penerusan pengaduan oleh Kementerian/Lembaga/Komisi Negara dalam bentuk surat, fax, SMS, dan atau email dicatat dalam agenda surat masuk secara manual atau menggunakan aplikasi sesuai dengan prosedur pengadministrasian/tata persuratan yang berlaku. Pengaduan tersebut kemudian dicatat dalam formulir yang disediakan dalam lembar register Dumas. Pengaduan yang disampaikan secara lisan diperlakukan sama yaitu dengan dicatat dalam formulir dan lembar register.
b) Pencatatan dumas tersebut sekurang-kurangnya memuat informasi tentang nomor dan tanggal surat pengaduan, tanggal diterima, identitas pengadu, identitas terlapor, dan inti pengaduan. c) Pengaduan yang alamatnya jelas, segera dijawab secara lisan maupun tertulis dalam waktu paling
lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak pengaduan diterima, dengan tembusan disampaikan kepada pada Inspektorat Utama Kementerian Agama Kab. Sumbawa.
4. Penelahaan
a) Pengaduan yang telah dicatat kemudian ditelaah guna mengidentifikasi permasalahannya, kejelasan informasi, kadar pengawasan serta langkah-langkah penanganan selanjutnya.
b) Penelaahan minimal yang dilakukan sebagai berikut : 1) Merumuskan inti masalah yang diadukan;
2) Menghubungkan materi pengaduan dengan peraturan yang relevan; 3) Meneliti dokumen dan/atau informasi yang diterima;
4) Menentukan apakah pengaduan yang diterima berkadar pengawasan atau tidak berkadar pengawasan;
5) Melengkapi data/informasi yang diperlukan;
6) Melakukan analisis berdasarkan peraturan perundang-undangan yang relevan; dan 7) Menetapkan hasil penelahaan dan penanganan selanjutnya.
c) Hasil penelaahan pengaduan dan rekomendasi:
2) Pengaduan berkadar pengawasan yang substansi pengaduannya tidak memadai dengan identitas pelapor jelas, direkomendasikan untuk dilakukan klarifikasi.
3) Pengaduan tidak berkadar pengawasan yang mengandung informasi berupa sumbang saran, kritik yang konstruktif, dan sebagainya yang bermanfaat bagi perbaikan penyelenggaraan pemerintah dan pelayanan masyarakat yang memerlukan tindakan lebih lanjut direkomendasikan untuk ditindak lanjuti sesuai dengan prosedur oleh Unit Kerja terkait. 4) Pengaduan yang substansinya tidak logis berupa keinginan pelapor secara normatif tidak
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan tidak mungkin dipenuhi, tidak perlu di proses lebih lanjut.
5. Penyaluran/Penerusan
Substansi pengaduan masyarakat yang bukan menjadi kewenangan Kementerian Agama Kab. Sumbawa, seperti substansi pengaduan terkait dengan kewenangan pemerintah daerah atau instansi lain untuk menyelesaikannya, maka pengaduan tersebut akan diteruskan kepada pihak-pihak terkait yang berwenang untuk menangani dengan tembusan kepada Sekretariat Tim Dumas.
Penyaluran yang dilakukan berdasarkan jenjang/hierarki kewenangan serta tanggung jawab sebagai berikut :
a) Apabila permasalahan pengaduan yang akan diteruskan mengindikasikan suatu penyimpangan yang dilakukan aparatur pemerintah, penyaluran dialamatkan kepada Aparat Pemeriksa Intern Pemerintah (APIP) atau Instansi Pemerintah yang berwenang dengan tembusan kepada instansi/ unit kerja instansi terkait untuk mendapatkan perhatian.
b) Apabila permasalahan pengaduan yang akan diteruskan mengindikasikan suatu penyimpang yang dilakukan oleh bukan aparatur Pemerintah, penyaluran ditujukan kepada pimpinan instansi teknis yang berwenang dengan tembusan kepada instansi/unit kerja instansi terkait
c) Apabila permasalahan pengaduan yang akan diteruskan mengindikasikan suatu penyimpangan yang dilakukan oleh pejabat negara, penyaluran disampaikan kepada Presiden selaku Kepala Negara/Pemerintahan dengan tembusan kepada pimpinan instansi yang terkait.
d) Apabila permasalahan melibatkan aparat penegak hukum, penyelenggara negara, dan orang lain yang mengindikasikan adanya tindak pidana korupsi dengan kerugian paling sedikit Rp. 1.000.000.000,- (satu miliar rupiah) diteruskan kepada APIP instansi terkait yang bersangkutan dengan tembusan kepada Komisi Pemberantasan Korupsi dan instansi pemerintah terkait.
6. Pengarsipan
Berkas penanganan pengaduan masyarakat disimpan ditempat yang aman berdasarkan klasifikasi jenis masalah, instansi/unit kerja terlapor serta urutan waktu pengaduan sesuai dengan tata cara pengarsipan yang berlaku. Arsip-arsip pengaduan berkadar pengawasan yang bersifat rahasia agar disimpan dengan aman dan hati-hati.
Selain itu, terhadap permintaan informasi oleh pihak lain seperti Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), masyarakat, media masa dan lain-lain, informasi yang dapat diberikan hanya data statistik dari penanganan pengaduan, bukan substansi pengaduannya, kecuali untuk pengaduan tidak berkadar pengawasan seperti sumbang saran.
7. Penanganan Lebih Lanjut
Pengaduan masyarakat yang berkadar pengawasan ditindaklanjuti melalui pembuktian lebih lanjut oleh tim yang ditugaskan/dibentuk/ditunjuk setidaknya oleh Inspektur Utama Kementerian Agama Kab. Sumbawa. Pembuktian dimaksud diperoleh melalui klarifikasi, konfirmasi, audit atau prosedur lainnya yang dipandang perlu sesuai dengan peraturan yang berlaku.
a) Klarifikasi
1) Apabila berdasarkan hasil telahaan masih diperlukan data/informasi, dilakukan pengumpulan data/informasi melalui konfirmasi, klarifikasi atau prosedur lainnya yang dianggap perlu. 2) Meminta data atau bukti/dan penjelasan secara lisan maupun tertulis kepada pihak-pihak
terkait dengan permasalahan pengaduan. 3) Menguji bukti-bukti dilakukan secara sampling.
4) Melakukan penilaian terhadap permasalahan yang diadukan dengan mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5) Pelaksanaan klarifikasi dilakukan sesuai dengan pedoman.
6) Menyusun laporan klarifikasi dangan simpulan perlu atau tidak perlu dilakukan audit.
7) Apabila hasil klarifikasi menunjukan tidak terbukti atau tidak perlu dilakukan audit, perlu menginformasikan kepada pelapor yang alamatnya jelas.
b) Audit Dengan Tujuan Tertentu/Audit Investigasi
1) Audit dengan Tujuan Tertentu (ADTT)/ Audit Investigasi dilakukan apabila pengaduan yang diterima atau hasil klarifikasi mengindikasikan adanya suatu penyimpanagn yang merugiakan keuangan negara, atau penyimpangan kepegawaian, pengadaan barang dan jasa, dan hambatan kelancaran pembangunan.
2) Audit dengan Tujuan Tertentu (ADTT)/ Audit Investigasi dilakukan oleh Inspektorat Utama Kementerian Agama Kab. Sumbawa sesuai dangan prosedur yang berlaku.
