Richardus Eko Indrajit Richardus Djokopranoto
10/15/11 10:16 PM Creative Commons — Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported — CC BY-NC-SA 3.0
Creative Commons
Creative Commons License Deed
Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported (CC BY-NC-SA 3.0)
This is a human-readable summary of the Legal Code (the full license).
Disclaimer
You are free:
Under the following conditions:
With the understanding that:
Notice — For any reuse or distribution, you must make clear to others the license terms of this work. The best way to do this is with a link to this web page.
to Share — to copy, distribute and transmit the work
to Remix — to adapt the work
Attribution — You must attribute the work in the manner specified by the author or licensor (but not in any way that suggests that they endorse you or your use of the work).
Noncommercial — You may not use this work for commercial purposes.
Share Alike — If you alter, transform, or build upon this work, you may distribute the resulting work only under the same or similar license to this one.
Waiver — Any of the above conditions can be waived if you get permission from the copyright holder.
Public Domain — Where the work or any of its elements is in the public domain under applicable law, that status is in no way affected by the license.
Other Rights — In no way are any of the following rights affected by the license:
Your fair dealing or fair use rights, or other applicable copyright exceptions and limitations;
The author's moral rights;
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Ucapan Terima Kasih
1. Fenomena e-Business di Dunia Maya
2. Peranan Manajemen Pembelian dalam Perusahaan
3. Prinsip-Prinsip Manajemen Pembelian
4. Perdagangan dan Pembelian secara Elektronis.
5. Transformasi e-Pembelian.
6. Pedoman Aplikasi e-Pembelian
7. Mitos dan Realitas dalam e-Pembelian
8. Electronic Data Interchange (EDI)
9. Studi Kasus: Strategi e-Procurement di University of California
Daftar Istilah
Daftar Pustaka
KATA PENGANTAR
Aktivitas pembelian merupakan salah satu aspek yang sangat penting untuk dikelola secara sungguh-sungguh oleh sebuah perusahaan, karena ruang lingkup proses ini tidak hanya sebatas pada bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan sebuah barang secara tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi yang dimaksud, dan pada kisaran harga yang diinginkan semata, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menentukan suatu strategi kemitraan antara perusahaan yang efektif.
Walaupun secara sekilas isu di sekitar proses pembelian terkesan cukup sederhana, namun di dalam kenyataannya terdapat sejumlah variabel yang perlu diperhatikan sungguh-sungguh, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang dan faktor-faktor eksternal di sekitar perusahaan. Persoalan ini menjadi semakin kompleks ketika ditambah dengan kenyataan akan tingginya dinamika persaingan di bisnis pengadaan yang memaksa perusahaan untuk benar-benar memikirkan, mempertimbangkan, dan memutuskan sebuah strategi yang jitu dan efektif.
E-Procurement merupakan sebuah mekanisme pembelian masa kini – atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen – dimana perusahaan berusaha menerapkan prinsip-prinsip keterlibatan sejumlah aplikasi dan teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) sebagai enabler dalam menjalankan proses terkait. Hampir seluruh perusahaan-perusahaan besar di dunia – terutama mereka yang berhasil masuk ke dalam deretan perusahaan Fortune 500 – menerapkan beragam aplikasi terkait dengan konsep e-procurement ini.
Buku ”Dasar, Prinsip, Teknik, dan Potensi Pengembangan E-Procurement” ini berisi prinsip dasar mengenai konsep e-procurement dan bagaimana potensi pengembangannya bagi perusahaan. Kehadiran buku ini selain diharapkan menambah khazanah referensi buku manajemen dan bisnis di tanah air, dapat pula menjadi buku pegangan atau panduan para manajer maupun pimpinan perusahaan yang sehari-harinya terlibat dalam aktivitas pembelian.
UCAPAN TERIMA KASIH
Karya sederhana ini tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa adanya dukungan dari berbagai pihak yang telah bersedia meluangkan waktunya bagi kami berdua, terutama dalam proses diskusi dan tukar pikiran mengenai konsep manajemen e-procurement.
Pihak pertama adalah kalangan perusahaan dimana kami berdua pernah bekerja, berkarya, dan memberikan jasa konsultasi, seperti: Pertamina, PT PLN (Persero), Elnusa, Badan Urusan Logistik (Bulog), Bogasari Flour Mills, Price Waterhouse, Group Bakrie, Bouraq, PT Timah (Tbk.), PT Birotika Semesta, PT Rodamas, PT Sinar Sosro, dan PT Angkasa Pura I.
Pihak kedua adalah para training provider and organizer – Center for Mangement Technology (Cemantech), Loka Datamas Indah (LDI) Training, Caraka Bumi, Prosys Bangun Persada, dan Prime Consulting Indonesia - yang telah memberikan kesempatan kepada kami berdua untuk berjumpa dengan berbagai kalangan manajemen praktisi dari beragam perusahaan di Indonesia.
Pihak ketiga adalah dari segenap civitas akademika perguruan tinggi – para dosen dan mahasiswa – yang selalu menyediakan waktunya tanpa pamrih untuk berinteraksi dengan penulis, yaitu: Universitas Atmajaya, Universitas Atmajaya, Universitas Pelita Harapan, Universitas Trisakti, Universitas Indonesia, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya, STIMIK Perbanas, dan STIMIK Veritas.
Dan yang terakhir, tentu saja dari pihak keluarga, yang dengan sabar dan sepenuh hati tidak pernah bosan menunggu kedua penulis menyusun buku setiap malam, semenjak dari penyusunan karya pertama sampai dengan karya kelima ini.
Terhadap seluruh pihak di atas, dari lubuk hati kami yang paling dalam, ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kami sampaikan secara tulus. Mudah-mudahan Sang Maha Kasih akan selalu melimpahkan rahmat dan berkat-Nya kepada mereka semua.
Salam Penulis,
FENOMENA E-BUSINESS DI DUNIA MAYA
A. PENDAHULUAN
Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi) telah membawa suatu revolusi tersendiri di dalam dunia bisnis. Dari sekian banyak teknologi yang dikembangkan, mungkin teknologi internet yang paling banyak menawarkan berbagai perubahan-perubahan signifikan terkait dengan cara praktisi bisnis menjalankan aktivitas sehari-harinya. Secara jelas Mohan Shawney mendefinisikan e-business sebagai:
“The use of electronic networks (internet) and associated technologies to enable, improve, enhance, transform, or invent a business process or business system to create superior value for current or potential customers”.
Secara prinsip definisi tersebut jelas memperlihatkan bagaimana teknologi elektronik dan digital berfungsi sebagai medium tercapainya proses dan sistem bisnis (pertukaran barang atau jasa) yang jauh lebih baik dibandingkan dengan cara-cara konvensional, terutama dilihat dari manfaat yang dapat dirasakan oleh mereka yang berkepentingan (stakeholders). Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian e-Business, cara yang kerap dipakai adalah dengan menggunakan prinsip 4W (What, Who, Where, dan Why).
Mohan Sawhney et.al., 2001
Dimensi WHAT
Istilah e-Business dengan e-Commerce sering kali saling dipertukarkan. Pada prinsipnya domain e-Business jauh lebih luas dibandingkan dengan e-Commerce; bahkan secara filosofis kerap diartikan bahwa ruang lingkup e-Commerce merupakan bagian dari e-Business. Sebuah fenomena e-Commerce terjadi jika terjadi aktivitas atau mekanisme transaksi jual beli yang dilakukan secara elektronik/digital
(melalui media internet). Sementara itu e-Business memiliki wilayah yang jauh lebih luas dari sekedar terjadinya transaksi perdagangan di internet, karena termasuk di dalamnya hal-hal berkaitan dengan aktivitas relasi antara dua entiti perusahaan, seperti: interaksi antara perusahaan dengan pelanggannya, kolaborasi antara perusahaan dengan para mitra bisnisnya, pertukaran informasi antara perusahaan dengan para pesaing usahanya, dan lain sebagainya. Adanya internet telah memungkinkan perusahaan untuk menjalin komunikasi langsung maupun tidak langsung dengan berjuta-juta bahkan bermilyar-milyar entiti (pelanggan, mitra, pesaing, pemerintah, dsb.) yang ada di dunia maya; karena sifat komunikasi tersebut merupakan bagian dari sebuah sistem bisnis, maka dapat dimengerti luasnya pengertian dari e-Business.
Dimensi WHO
Seperti yang tersirat dalam definisinya, semua pihak atau entiti yang melakukan interaksi dalam sebuah sistem bisnis atau serangkaian proses bisnis (business process) merupakan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) dalam ruang lingkup e-Business. Dilihat dari klasifikasi pihak yang melakukan transaksi, terdapat 7 (tujuh) jenis stakeholder di dalam relasi e-Business, yaitu (dari huruf abjad A sampai dengan G): Agent, Business, Consumer, Device, Employee, Family, dan Government. Contohnya adalah sebuah aplikasi tipe B-to-C yang merupakan mekanisme hubungan perdagangan antara sebuah perusahaan dengan para pelanggannya (end consumers-nya); atau tipe G-to-G yang menghubungkan dua buah pemerintahan/negara untuk permasalahan eksport dan import; atau D-to-D yang menghubungkan antara dua peralatan canggih teknologi informasi seperti antara PDA dengan Handphone; atau B-to-F yang menghubungkan sebuah perusahaan penjual barang-barang kebutuhan rumah tangga dengan berbagai keluarga; dan lain sebagainya.
Dimensi WHERE
Banyak kalangan mengajukan pertanyaan sehubungan dengan dimana sebenarnya kegiatan bisnis dapat dilakukan dalam e-Business. Jawabannya sangat sederhana, yaitu dimana saja, sejauh pihak yang berkepentingan memiliki fasilitas elektronik/digital sebagai kanal akses (access channel). Berbeda dengan bisnis konvensional dimana transaksi biasa dilakukan secara fisik di sekitar perusahaan yang bersangkutan, maka di dalam e-Business interaksi dapat dilakukan melalui berbagai cara (fleksibel) dengan menggunakan beragam teknologi kanal akses. Di rumah, seorang Ibu dapat menggunakan telepon atau web-TV untuk berkomunikasi dengan perusahaan penjual produk atau jasa; di kantor, seorang karyawan dapat menggunakan perlengkapan komputer atau fax; di mobil, seorang mahasiswa dapat menggunakan handphone atau PDA-nya; di lokasi keramaian seperti mall, toko-toko, atau pasar, masyarakat dapat memanfaatkan ATM, Warnet, atau Kios-Kios Telekomunikasi (Wartel) untuk melakukan hal yang sama.
Dimensi WHY
mengimplementasikan e-Business, perusahaan dapat melihat berbagai peluang dan celah bisnis baru yang selama ini belum pernah ditawarkan kepada masyarakat. Disamping itu, terbukti telah banyak perusahaan yang melakukan transformasi bisnis (perubahan bisnis inti) setelah melihat besarnya peluang bisnis baru di dalam menerapkan konsep e-Business. Yang tidak kalah menariknya adalah, bahwa dengan menerapkan konsep jejaring (internetworking), sebuah perusahaan berskala kecil dan menengah dapat dengan mudah bekerja sama dengan perusahaan raksasa untuk menawarkan berbagai produk dan jasa kepada pelanggan, dan sebaliknya.
B. TIGA JARINGAN TEKNOLOGI E-BUSINESS
Sebuah perusahaan dikatakan secara utuh mengimplementasikan e-business jika paling tidak terdapat pengembangan pada tiga aspek jaringan teknologi utamanya, yaitu masing-masing: intranet, extranet, dan internet.
Mark Ginsburg, University of Arizona, 2000
Intranet adalah jaringan yang menghubungkan antara masing-masing individu dan/atau entiti yang berada di dalam domain sebuah perusahaan, tidak perduli individu dan/atau entiti tersebut berada di sisi geografis yang berbeda. Sementara itu Extranet adalah jaringan yang menghubungkan antara sebuah perusahaan dengan perusahaan lain yang menjadi mitra bisnisnya, seperti para pemasok (suppliers) atau vendor. Dan yang terakhir adalah internet, yaitu suatu jaringan di dunia maya yang menghubungkan antara internal perusahaan dengan berjuta-juta entiti bisnis (termasuk calon pelanggan) yang ada di berbagai belahan bumi.
Gabungan dari ketiga jaringan ini akan membentuk sebuah infrastruktur teknologi informasi perusahaan yang siap untuk dipergunakan dalam implementasi berbagai aplikasi e-busines.
Tingkat pengembangan implementasi konsep e-business di sebuah perusahaan dapat dibagi menjadi lima fase utama (5Cs), yaitu: Connectivity, Content, Commerce, Collaboration, dan Communities.
Haite/Bossart, “Internet für Unternehmer“, 1999
• Fase Connectivity adalah suatu keadaan dimana perusahaan melakukan instalasi jaringan teknologi informasinya sehingga yang bersangkutan dapat berhubungan secara online dengan pelanggan (customers) maupun para mitra bisnisnya (biasanya secara non stop, selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu).
• Fase Content adalah ketika perusahaan mulai membangun berbagai aplikasi seperti website yang berisi beragam informasi mengenai produk, jasa, profil usaha, dan karakteristik lain yang bertujuan agar para calon pelanggan maupun mitra bisnis dapat mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja yang bersangkutan mau.
• Fase Commerce adalah suatu situasi dimana benar-benar terjadi transaksi jual beli (perdagangan barang atau jasa) di dunia maya, melalui berbagai hubungan dan koneksi digital (internet) yang ada.
• Fase Collaboration dimulai ketika perusahaan menyadari bahwa dengan menjalin suatu jejaring teknologi dengan mitra bisnisnya, akan terjadi suatu penyelenggaraan proses yang lebih efisien maupun efektif.
C. EKONOMI DIGITAL DI DUNIA MAYA
Adalah tidak lengkap mempelejari e-business tanpa memahami kondisi lingkungan bisnis makro dimana konsep terebut bekerja. Jika di dalam dunia fisik dikenal istilah hukum ekonomi, maka di dalam dunia maya (internet) dikenal berbagai istilah baru semacam e-economy, internet economy, digital economy, new economy, dan lain sebagainya. Praktisi menganggap bahwa di dunia maya, hukum ekonomi konvensional tidak berlaku, karena yang memegang peranan adalah berbaga prinsip ekonomi digital. Namun banyak pula yang menilai bahwa paradigma ekonomi baru tersebut sebenarnya tidak ada, yang ada adalah “the old economy with the new technology”. Terlepas dari benar tidaknya adanya paradigma tersebut, tidak dapat dipungkiri bahwa telah terjadi fenomena yang menarik karena adanya suatu arena baru di internet yang kerap dinamakan sebagai dunia maya. Apa yang sebenarnya terjadi?
Eko Indrajit, 2001
Dunia maya merupakan suatu tempat bertemu dan berkumpulnya berbagai individu, kelompok masyarakat, perusahaan, konsumen, organisasi, komunitas, dan berbagai jenis entiti lainnya di “sebuah tempat” yang terbentuk karena adanya berbagai jaringan komputer yang saling dihubungkan satu dengan yang lainnya. Kemudahan dan fasilitas yang ditawarkan oleh dunia maya adalah suatu bentuk interaksi yang sangat efisien (lebih cepat, lebih murah, dan lebih baik dibandingkan dengan dunia nyata) karena kemampuannya untuk meniadakan ruang dan waktu. Namun ada satu persamaan mendasar yang berlaku baik di dunia nyata maupun dunia maya, yaitu tetap berlakunya hukum ekonomi, yaitu “suatu aktivitas untuk mencapai penghasilan sebesar-besarnya dengan perngorbanan yang sekecil-kecilnya”, karena hal tersebut tidak jauh dari prinsip hidup dari seorang manusia. Lalu apa yang membedakannya?
Hukum ekonomi tersebut tercipta karena adanya suatu kenyataan bahwa sumber daya yang tersedia sifatnya terbatas (scarce of resources). Yang dimaksud dengan keterbatasan di sini disebabkan karena sumber daya utama dalam aktivitas ekonomi kebanyakan berwujud benda-benda fisik semacam gedung, tanah, manusia, bahan mentah, mesin, dan lain sebagainya. Jika dilihat dari perspektif ilmu fisika,
OLD
OLD
ECONOMY
ECONOMY
DIGITAL
DIGITAL
ECONOMY
ECONOMY
“kumpulan” dari elemen fisik terkecil yang dinamakan “atom” (sangat sulit kalau tidak dapat dikatakan mustahil untuk diciptakan karena sifatnya yang hanya dapat berada pada suatu waktu dan ruang tertentu). Suatu fenomena baru mulai timbul semenjak diketemukannya teknologi digital yang mampu merepresentasikan berbagai jenis sumber daya atau entiti fisik menjadi rangkaian sinyal-sinyal digital.
Lihat saja bagaimana ketika pada mulanya dahulu dokumen fisik (kertas dan tulisan) telah dapat direpresentasikan menjadi bit-bit digital sehingga memudahkan orang untuk berkomunikasi dan berkorespondensi melalui email, hingga saat ini ketika suara (audio atau voice), gambar (image), dan video (gambar bergerak) telah berhasil didigitalisasi sehingga merubah sama sekali cara manusia berinteraksi. Bahkan hal ini tidak hanya berlaku pada entiti fisik saja, tetapi benda-benda abstrak seperti data, informasi, pengetahuan, bahkan proses telah dapat pula dilakukan proses digitalisasi. Lalu apa anehnya dengan adanya fenomena ini?
Eko Indrajit, 2001
Hal tersebut akan sangat menarik untuk dicermati ketika mempelajari karakteristik dari entiti-entiti yang dapat didigitalisasi. Paling tidak ada empat karakteristik utama dari entiti digital, yaitu: mudah diduplikasi, murah proses produksinya, dapat diubah strukturnya, dan lebih baik kualitasnya.
Akibat keempat ciri khusus dari benda digital inilah maka terciptalah suatu “hukum” baru yang dinamakan sebagai ekonomi digital. Dan ekonomi ini berkembang menjadi internet economy jika prinsip-prinsip tersebut di atas dimanfaatkan oleh para users atau komunitas untuk melakukan aktivitas perdagangan di dunia maya melalui internet.
Don Tapscott menemukan dua belas karakteristik penting dari ekonomi digital yang harus diketahui dan dipahami oleh para praktisi manajamen, yaitu: Knowledge, Digitazion, Virtualization, Molecularization, Internetworking, Disintermediation, Convergence, Innoavation, Prosumption, Immediacy, Globlization, dan Discordance. Berikut adalah penjelasan singkat dari masing-masing aspek terkait (Tapscott, 1996).
10010001
atom bits
text image audio voice video
text image audio voice video datadata informationinformation knowledgeknowledge processprocess
real things abstract things
Bits characteristics: -easy to duplicate -cheap to produce -fast to restructure -good to represent
1. Knowledge
Jika di dalam prinsip ekonomi klasik tanah, gedung, buruh, dan uang kerap dikatakan sebagai faktor-faktor produksi penting, maka di dalam ekonomi digital, selain hal tersebut di atas, diperlukan knowledge atau pengetahuan sebagai sumber daya terpenting lainnya yang harus dimiliki organisasi. Dapat dibayangkan apa yang terjadi terhadap sebuah perusahaan yang kaya raya akan berbagai jenis sumber daya, tetapi tidak memiliki informasi yang akurat dan pengetahuan yang baik dalam melakukan pengelolaan terhadap sumber daya tersebut.
Don Tapscott et al, 1996
2. Digitization
Digitization merupakan suatu proses transformasi informasi dari berbagai bentuk menjadi format digit “0” dan “1” (bilangan berbasis dua). Walaupun konsep tersebut sekilas nampak sederhana, namun keberadaannya telah menghasilkan suatu terobosan dan perubahan besar di dalam dunia transaksi bisnis. Lihatlah bagaimana bentuk gambar dua dimensi seperti lukisan dan foto telah dapat direpresentasikan ke dalam format kumpulan bit sehingga dapat dengan mudah disimpan dan dipertukarkan melalui media elektronik. Hal ini tentu saja telah dapat meningkatkan efisiensi perusahaan karena mengurangi biaya-biaya terkait dengan proses pembuatan, penyimpanan, dan pertukaran media tersebut. Bahkan teknologi terakhir telah dapat melakukan konversi format analog video dan audio ke dalam format digital.
3. Virtualization
Dalam dunia maya dikenal istilah virtualiasasi yang memungkinkan seseorang
Elimination of middle managers, internal agents, etc. who boost the communication
signals Elimination of intermediaries and any
stand between producers and consumers
Disintermediation
Convergence of organizational structures responsible
Convergence of computing, communications, and content
Convergence
The only sustainable advantage is organizational learning Innovation becomes the key driver of
business success
Innovation
Consumers of information and technology become producers
Gap between consumers and producers blurs in a number of ways
Prosumption
Required a new real-time enterprise that can adjust to changing business conditions It is a real-time economy that occurs at the
speed of light
Immediacy
The new enterprise enables time and space independence
Knowledge knows no boundaries, there is only a world of economy
Globalization
Profound organizational contradictions are arising
Massive social contradictions are arising
Discordance
Integration of modular, independent, organizational components for network of
services Networked economy with deep and reach
interconnections of economic entities
Internetworking
End of command-and-control hierarchy, shifting to team-based, molecular
structures Replacement of the mass media into
molecular media
Molecularization
The business transformation into virtual corporations type company Physical things (institution and
relationship) can become virtual
Virtualization
Internal communication shifts from analog to digital
Products and services’ forms are transformed into ones and zeros format
Digitization
Knowledge work becomes the basis of value, revenue, and profit Knowledge becomes an important element
of products
Knowledge
ORGANISATION ECONOMY
THEME
Elimination of middle managers, internal agents, etc. who boost the communication
signals Elimination of intermediaries and any
stand between producers and consumers
Disintermediation
Convergence of organizational structures responsible
Convergence of computing, communications, and content
Convergence
The only sustainable advantage is organizational learning Innovation becomes the key driver of
business success
Innovation
Consumers of information and technology become producers
Gap between consumers and producers blurs in a number of ways
Prosumption
Required a new real-time enterprise that can adjust to changing business conditions It is a real-time economy that occurs at the
speed of light
Immediacy
The new enterprise enables time and space independence
Knowledge knows no boundaries, there is only a world of economy
Globalization
Profound organizational contradictions are arising
Massive social contradictions are arising
Discordance
Integration of modular, independent, organizational components for network of
services Networked economy with deep and reach
interconnections of economic entities
Internetworking
End of command-and-control hierarchy, shifting to team-based, molecular
structures Replacement of the mass media into
molecular media
Molecularization
The business transformation into virtual corporations type company Physical things (institution and
relationship) can become virtual
Virtualization
Internal communication shifts from analog to digital
Products and services’ forms are transformed into ones and zeros format
Digitization
Knowledge work becomes the basis of value, revenue, and profit Knowledge becomes an important element
of products
Knowledge
ORGANISATION ECONOMY
seluruh calon pelanggan di dunia (tidak diperlukan sejumlah sumber daya fisik seperti tanah, bangunan, dan karyawan yang banyak). Dalam arena ini, seorang pelanggan hanya berhadapan dengan sebuah situs internet sebagai sebuah perusahaan (business to consumer), demikian pula relasi antara berbagai perusahaan yang ingin saling bekerja sama (business to business). Dalam menjalin hubungan ini, proses yang terjadi lebih pada transaksi adalah pertukaran data dan informasi secara virtual, tanpa kehadiran fisik antara pihak-pihak atau individu yang melakukan transaksi. Dengan kata lain, bisnis dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja selama 24 jam per-hari dan 7 hari seminggu secara on-line dan real time.
4. Molecularization
Organisasi yang akan bertahan dalam era ekonomi digital adalah yang berhasil meniru sifat-sifat molekul. Bentuk molekul merupakan suatu sistem dimana organisasi dapat dengan mudah beradaptasi dengan setiap perubahan dinamis yang terjadi di lingkungan sekitar perusahaan. Contohlah analogi di dalam ilmu kimia, dimana jika seseorang memiliki atom Hidrogen dan Oksigen dapat dihasilkan produk-produk semacam air (H2O), udara (O2), dan bom (H2). Dengan kata lain,
sebuah perusahaan yang memiliki sumber daya yang sama, dapat menghasilkan berbagai produk dan/atau jasa yang berbeda, tergantung dari kebutuhan pasar.
5. Internetworking
Tidak ada perusahaan yang dapat bekerja sendiri tanpa menjalin kerja sama dengan pihak-pihak lain, demikian salah satu prasyarat untuk dapat berhasil di dunia maya. Berdasarkan model bisnis yang dipilih, perusahaan terkait harus menentukan aktivitas inti-nya (core activity) dan menjalin kerja sama dengan institusi lain untuk membantu melaksanakan proses-proses penunjang (supporting activities). Contoh dari pihak-pihak yang umum dijadikan sebagai rekanan adalah vendor teknologi, content partners, merchants, pemasok (supplier), dan lain sebagainya. Konsep bisnis yang ingin menguasai sumber daya sendiri dari hulu ke hilir tidak akan bertahan lama di dalam ekonomi digital.
6. Disintermediation
Ciri khas lain dari arena ekonomi digital adalah kecenderungan berkurangnya mediator (broker) sebagai perantara terjadinya transaksi antara pemasok dan pelanggan. Contohnya mediator-mediator dalam aktivitas ekonomi adalah wholesalers, retailers, broadcasters, record companies, dan lain sebagainya. Perusahaan-perusahaan klasik yang menggantungkan diri sebagai mediator dengan sendirinya terpaksa harus gulung tikar dengan adanya bisnis internet. Pasar bebas memungkinkan terjadinya transaksi antar individu tanpa harus melibatkan pihak-pihak lain.
7. Convergence
lainnya. Persaingan sesungguhnya terletak pada industri content yang merupakan jenis pelayanan atau jasa yang ditawarkan sebuah perusahaan kepada pasar di dunia maya. Ketiga hal di atas merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki dan dikuasai pemakainnya untuk dapat berhasil menjalankan bisnis secara sukses.
8. Innovation
Di dalam dunia maya, mempertahankan keunggulan kompetitif (competitive advantage) sangatlah sulit mengingat apa yang dilakukan seseorang atau perusahaan dapat dengan mudah ditiru perusahaan lain dalam waktu cepat. Oleh karena itulah inovasi secara cepat dan terus-menerus dibutuhkan agar sebuah perusahaan dapat bertahan. Manajemen perusahaan harus mampu menemukan cara agar para pemain kunci di dalam organisasi (manajemen dan staf) dapat selalu berinovasi seperti layaknya perusahaan-perusahaan di Silicon Valley. Konsep learning organization patut untuk dipertimbangkan dan diimplementasikan di dalam perusahaan.
9. Prosumption
Batasan antara definisi konsumen dan produsen menjadi kabur di dunia maya. Hampir semua konsumen teknologi informasi dapat dengan mudah menjadi produsen yang siap menawarkan produk dan jasanya kepada masyarakat dan komunitas bisnis. Contohlah seorang praktisi bisnis yang pada malam hari melakukan browsing (mencari informasi berita) di internet dan pada pagi harinya menceritakan ulang kumpulan berita tersebut di dalam sebuah koran/harian ciptaannya. Pada saat melakukan browsing, yang bersangkutan berfungsi sebagai konsumen, namun ketika memproduksi koran, dalam sekejap yang bersangkutan menjadi seorang produsen. Jenis manusia ini disebut sebagai prosumen (produsen sekaligus konsumen).
10. Immediacy
Di dunia maya, pelanggan dihadapkan pada beragam perusahaan yang menawarkan produk atau jasa yang sama. Dalam memilih perusahaan, mereka hanya menggunakan tiga kriteria utama. Secara prinsip mereka akan mengadakan transaksi dengan perusahaan yang menawarkan produk atau jasanya secara cheaper, better, dan faster dibandingkan dengan perusahaan sejenis. Mengingat bahwa switching cost di internet sangat mudah dan murah, maka pelanggan akan terus menerus mencari perusahaan yang paling memberikan benefit tertinggi baginya. Melihat hal inilah maka perusahaan harus selalu peka terhadap berbagai kebutuhan pelanggan yang membutuhkan kepuasan pelayanan tertentu.
11. Globalization
mengingat bahwa seluruh masyarakat telah menjadi satu di dalam dunia maya, baik komunitas produsen maupun konsumen.
12. Discordance
Ciri khas terakhir dalam ekonomi digital adalah terjadinya fenomena perubahan struktur sosial dan budaya sebagai dampak konsekuensi logis terjadinya perubahan sejumlah paradigma terkait dengan kehidupan sehari-hari. Semakin ringkasnya organisasi akan menyebabkan terjadinya pengangguran dimana-mana, mata pencaharian para mediator (brokers) menjadi hilang, para pekerja menjadi workoholic karena persaingan yang sangat ketat, pengaruh budaya barat sulit untuk dicegah karena dapat diakses bebas oleh siapa saja melalui internet, dan lain sebagainya merupakan contoh fenomena yang terjadi di era ekonomi digital. Ketidaksiapan sebuah organisasi dalam menghadapi segala kemungkinan dampak negatif yang timbul akan berakibat buruk (bumerang) bagi kelangsungan hidup perusahaan.
D. E-MARKETPLACE ATAU MARKETSPACE
Jika pasar di dalam dunia bisnis sehari-hari sering diistilahkan sebagai “marketplace“, maka pasar di dunia maya kerap disebut sebagai “e-marketplace“ atau “marketspace“. Secara prinsip e-Marketplace berkembang melalui empat tahapan evolusi berdasarkan konsep yang dikembangkan oleh Warran D. Raisch. Keempat tahapan evolusi tersebut masing-masing adalah:
• Commodity Exchanges
• Value-Added Services
• Knowledge Networks
• Value Trust Networks
Commodity Exchanges
harga, transparansi terhadap kualitas pelayanan, aturan garansi, fasilitas asuransi, dan jaminan pelayanan purna jual merupakan beberapa hal yang dapat pula diperbandingkan keberadaannya oleh para calon pembeli.
Commodity Exchanges
Value-Added Services
Knowledge Networks
Value Trust Networks
Value Proposition
Com
plex
ity
Warren D. Raisch, 2001
Value Added Services
Perkembangan berikutnya dari e-Marketplace akan menuju kepada terbentuknya sebuah arena dimana terciptanya sebuah bentuk penawaran-penawaran baru terhadap sebuah metode jual-beli yang belum/sulit terjadi di pada pasar konvensional (value added services). Filosofi utama yang mendasari jenis perdagangan ini adalah suatu pandangan yang mengatakan bahwa setiap konsumen (atau calon pembeli) adalah unik, sehingga mereka sebenarnya mengharapkan untuk memperoleh atau dapat membeli produk atau jasa yang khusus sesuai dengan kebutuhan atau kesukaan masing-masing individu. Dengan kata lain, perusahaan harus mampu menghasilkan dan menawarkan produk atau jasa yang dapat di-tambahsulam-kan (tailor made) sesuai dengan keinginan unik pelanggan. Selain variasi produk yang dapat disesuaikan, harga, cara pengiriman, lama garansi, jenis asuransi, dan hal-hal lain pun dapat dipilih sesuka hati konsumen.
Knowledge Networks
bisnis dengan berbagai sumber daya data dan informasi yang telah tersedia gratis di internet.
Value Trust Networks
Akhirnya e-Marketplace akan berkembang ke sebuah jejaring yang merupakan pusat bertemunya berbagai individu, komunitas, institusi, perusahaan, bisnis, pemerintah, negara, dan entiti-entiti lain yang kehadirannya merupakan bagian tak terpisahkan dari kehidupan manusia. Berbagai interaksi yang tidak efisien dan efektif lagi dilakukan di pasar konvensional akan segera beralih ke e-Marketplace. Komunitas manusia akan terbentuk di dunia maya berdasarkan kepentingannya masing-masing (workgroups). Tentu saja interaksi tersebut dapat terwujud jika jejaring e-Marketplace yang ada dapat dipercaya. Berbagai prasyarat yang harus dipenuhi oleh e-Marketplace untuk menuju kepada lingkungan tersebut di antaranya adalah: faktor keamanan dalam bertransaksi, jaminan privasi dalam berkomunikasi, adanya standar pertukaran informasi antar institusi yang disepakati, dan berlakunya hukum dunia maya yang efektif.
Market Transaksi B-to-B
Dari sekian banyak jenis relasi e-business, market transaksi bertipe B-to-B (business to business) dinilai yang paling besar total nilai bisnisnya. Terdapat lima jenis aplikasi yang mendominasi relasi B-to-B, yaitu masing-masing: Enterprise Resource Planning, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Electronic Procurement, dan Product Lifecycle Management.
Brien Bries, 2002
PERANAN MANAJEMEN PEMBELIAN
DALAM PERUSAHAAN
A. PENDAHULUAN.
Sebelum membicarakan mengenai e-procurement, ada baiknya disinggung sedikit mengenai peran manajemen pembelian dalam perusahaan, agar diperoleh gambaran mengenainya. Gambaran ini sangat penting untuk lebih memahami arti dan kegunaan dari pemanfaatan teknologi informasi. Berbicara mengenai 'peranan Manajemen Pembelian' agaknya sama dengan berbicara tentang 'peranan fungsi pembelian dalam perusahaan' yang berarti pula berbicara mengenai apa makna fungsi pembelian dalam kehidupan suatu perusahaan. Peran adalah pelaku penting dari suatu aktivitas tertentu, sehingga kalau membicarakan mengenai peranan pembelian, berarti mencoba menganalisis, seberapa jauh atau seberapa besar atau seberapa pentingnya fungsi pembelian dalam kehidupan suatu perusahaan. Dengan mengetahui peran, maka dengan sendirinya kontribusinya juga akan diketahui. Oleh karena itu, tulisan ini secara singkat akan membahas mengenai hal-hal sebagai berikut.
• Fungsi pembelian
• Proses pembelian
• Peran pembelian dalam perusahaan • Kemampuan yang diperlukan
• Spesialisasi petugas pembelian
• Peran pembelian dalam ekonomi negara
Dua topik pembicaraan pertama memberikan dasar untuk mengetahui peran pembelian yang merupakan topik utama sedangkan topik ke empat dan ke lima adalah konsekuensi dari peran pembelian yang sudah dirumuskan dalam tiga topik tersebut. Dua topik pertama menggunakan istilah purchasing atau ‘pembelian’ karena memang prinsip-prinsip dan manajemen pembelian berasal dari purchasing management yang mulai diperkenalkan dan selanjutnya dikembangkan di negara-negara Barat. Topik terakhir sekedar memberikan penjelasan bahwa purchasing atau 'pembelian' tidak hanya mempunyai peran yang besar dalam suatu perusahaan, tetapi juga mempunyai peran yang penting pula dalam pembangunan ekonomi suatu negara.
B. SEJARAH FUNGSI PEMBELIAN.
sendiri dapat dimengerti karena pada masa itu, di Amerika perusahaan dan industri yang sedang boom dan sangat berpengaruh dalam perkembangan ekonomi adalah perusahaan kereta api.
Pada waktu yang hampir sama, muncul juga beberapa artikel mengenai 'purchasing' dalam kalangan para ahli teknik. Tetapi sudah sejak permulaan tahun 1900an para ahli teknik (engineer) di perusahaan baja di Pennsylvania menganjurkan didirikannya asosiasi untuk para purchaser yang bertujuan mendidik mereka dan mempromosikan profesi mereka. Atas inisiatif ini, pada tahun 1915, lahirlah The National Association of Purchasing Agents. Mulai tahun 1967, nama asosiasi ini telah berubah menjadi The National Association of Purchasing Management (NAPM), yang menggambarkan pemberian status yang lebih tinggi pada petugas purchasing di perusahaan-perusahaan. Sampai sekarang, asosiasi ini makin ada dan sangat aktif dengan kegiatan-kegiatan rutinnya antara lain :
• Mengadakan konvensi tahunan.
• Menerbitkan buku-buku mengenai ‘pembelian’
• Mengadakan kursus dan seminar mengenai ‘pembelian’
• Memberikan sertifikasi pada para pembeli profesional (CPM = Certified Purchasing Manager) dan pembeli terampil (APP = Accredited Purchasing Practitioner)
Anggota mereka tidak hanya dari kalangan perusahaan dan industri, tetapi juga dari para birokrat pemerintahan, militer dan universitas. Di Indonesia, asosiasi seperti ini baru saja didirikan tahun 1999 ini dan inipun masih bersifat sektoral, yaitu Asosiasi Pengadaan Industri Perminyakan Indonesia (APPI)
Sekarang fungsi purchasing telah dipandang sebagai suatu aktivitas profesional yang menyangkut kegiatan-kegiatan seperti :
• Mengadakan barang dengan biaya optimal.
• Mengangkut mereka.
• Menyimpan mereka secara sementara.
• Memindahkan ke tempat proses produksi.
Adapun prinsip-prinsip pembelian atau purchasing principles dapat dirumuskan sebagai berikut: tugas membeli atau mengadakan barang atau jasa hendaknya dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip sebagai berikut :
• sesuai dengan mutu yang dibutuhkan (the right quality)
• dalam jumlah yang diperlukan (the right quantity)
• sesuai dengan waktu dibutuhkan (the right time)
• sesuai dengan tempat diperlukan (the right place)
• dengan harga yang wajar (the right price)
• dari sumber yang tepat (the right source)
C. PROSES PEMBELIAN
Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasanya dilaksanakan oleh Purchasing Department, yaitu sebagai uraian berikut. Namun sebelumnya perlu ditekankan bahwa tugas tersebut adalah sebutan generik, dalam arti bahwa dalam praktek, namanya dapat bermacam-macam dan pembagiannya juga demikian.
• Pengenalan Kebutuhan.
o Banyak perusahaan menempatkan tugas ini bukan pada
Purchasing Department, tetapi pada Inventory Control Department.
o Tugasnya adalah mendeteksi apakah suatu kebutuhan barang
atau jasa sudah timbul dan apakah perlu dibeli atau tidak.
o Pengenalan ini dapat berasal dari permintaan dari pemakai/user
barang atau dari perhitungan sendiri (hasil stock review).
o Kebutuhan disini hanyalah kebutuhan yang memerlukan
pembelian, sehingga kebutuhan yang dapat dipenuhi dari persediaan di gudang tidak masuk disini.
o Waktu dan cara menghitungan kebutuhan yang akan datang
termasuk dalam disiplin Inventory Control atau Inventory Management.
• Penentuan Kebutuhan.
o Proses atau langkah berikutnya adalah menentukan kebutuhan
barang yang perlu dibeli. Perlu dibedakan antara 'pengenalan kebutuhan' dan 'penentuan kebutuhan'.
o Penentuan kebutuhan termasuk menentukan 'jumlah yang perlu
dibeli', 'kapan barang yang perlu dibeli tersebut harus datang' dan 'dimana barang tersebut diperlukan' .
o Sama seperti di atas, beberapa perusahaan tidak memasukkan
tugas ini dalam tugas Purchasing Department, tetapi ke Inventory Control Department.
• Pemilihan Sumber Pembelian.
o Pemilihan sumber pembelian dapat berupa sumber dalam
negeri/luar negeri, membeli atau menyewa, dengan cara tender atau tidak dan sebagainya.
o Pemilihan sumber juga menyangkut pemilihan antara membeli
langsung ke pabrik, atau melalui wholesaler, agent atau supplier biasa.
o Pemilihan sumber juga mencakup dislokasi barang dari satu
gudang ke gudang lain, dan tidak selalu harus membeli.
o Untuk perusahaan negara, cara memilih ini biasanya dibatasi oleh
peraturan Pemerintah yang ada, tidak sebebas perusahaan swasta.
o Pemilihan sumber sangat penting, karena dapat menentukan
o Dalam proses ini juga perlu dipertimbangkan apakah tugas
pembelian dilaksanakan dalam organisasi sendiri atau diserahkan pada organisasi luar (outsourcing) atau purchasing agent.
• Penentuan Harga.
o Penentuan harga merupakan salah satu tugas yang sulit, apalagi
dalam situasi ekonomi yang bergejolak dan kompetisi pasar yang terbatas.
o Cara tender terbukti bukan satu-satunya cara yang paling ampuh
untuk mendapatkan harga dan syarat-syarat pembelian lain yang paling baik.
o Dalam proses ini, termasuk membuat estimasi harga pembelian,
melaksanakan penilaian atas penawaran-penawaran yang masuk dan mengusulkan akan menentukan pemenang tender.
o Dalam pelaksanaan pembelian dengan tender, penentuan
pemenang biasanya dilakukan oleh panitia tender atau pejabat yang ditunjuk, tetapi selalu harus ada anggota panitia dari fungsi pembelian.
o Dalam penentuan harga di sini yang perlu dipertimbangkan tidak
hanya 'harga pembelian' saja tetapi juga 'biaya total' yang akan timbul.
o Dalam proses ini, termasuk juga kegiatan negosiasi yang sering
kali diperlukan dalam mendapatkan harga dan persyaratan pembelian yang paling sesuai.
• Penempatan Pesanan.
o Penempatan pesanan biasanya dilakukan dalam bentuk
mengeluarkan Purchase Order atau pembuatan kontrak pembelian.
o Dalam PO atau Kontrak semua persyaratan dan ketentuan yang
dianggap perlu harus dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan di kemudian hari.
o Penempatan Pesanan secara lisan hanya dilakukan antar
perusahaan-perusahaan kecil yang juga hanya menyangkut transaksi atau pembelian barang yang kecil-kecil.
o Dalam proses ini, perlu dikembangkan strategi pembelian yang
paling menguntungkan perusahaan misalnya dalam bentuk-bentuk pembelian secara khusus, yang berbeda dengan bentuk-bentuk pembelian secara biasa, seperti :
Blanket Orders
Stockless Purchasing
Contract Purchasing
Staggered Delivery Purchasing
Just In Time Purchasing
Strategic Partnering
• Penindak Lanjutan Pesanan.
o Purchase Order yang sudah dikeluarkan perlu ditindak lanjuti
kewajibannya, khususnya dalam ketepatan waktu pengiriman barang.
o Yang bertanggung jawab melaksanakan proses atau tugas ini
adalah yang mengeluarkan Purchase Order ataupun dapat juga seksi lain yang ditunjuk.
o Rekanan yang mengetahui bahwa selalu ada tindak lajut
mengenai Purchase Order, biasanya akan lebih berhati-hati dan serius dalam melaksanakan kewajiban dan janjinya.
o Dalam proses tindak lanjut ini, termasuk proses pengapalan dan
penerimaan barang di tempat yang sudah ditentukan.
• Melakukan Pencatatan.
o Pencatatan purchasing meliputi pencatatan tindakan-tindakan
pembelian dan filing dokumen-dokumen pembelian.
o Pencatatan ini dilakukan untuk memenuhi maksud-maksud di
bawah ini.
• Tempat dan sebab kelambatan, kalau ada, mudah dapat dideteksi.
• Status atau perkembangan pembelian setiap waktu dapat diketahui.
• Menyusunan statistik dan laporan dapat mudah dilakukan.
• Pencarian data lama, apabila diperlukan, dapat dilakukan dengan mudah.
o Pencatatan dapat dilakukan secara manual atau dengan
komputer. Tentu saja untuk transaksi pembelian yang banyak, harus dilakukan dengan komputer.
o File pembelian harus disimpan minimal untuk jangka waktu yang
ditetapkan oleh undang-undang.
• Memelihara Hubungan dengan Rekanan.
o Relasi utama para buyer adalah para rekanan penjual barang atau
jasa. Oleh karena itu hubungan dengan mereka perlu dipelihara secara profesional dan lugas.
o Dalam pendekatan Purchasing Management yang baru, hubungan
buyer-supplier tidak lagi dianggap sebagai hubungan antar pihak-pihak yang berlawanan kepentingannya, tetapi sebagai mitra kerja (partner) yang mempunyai tujuan dan kepentingan yang sama dan yang berupaya saling menguntungkan.
o Dalam hubungan ini perlu juga dijaga dan dikembangkan praktek
etika bisnis yang baik.
o Hubungan dengan rekanan dapat dilakukan secara konvensional
D. PERAN PEMBELIAN DALAM PERUSAHAAN.
Dari penjelasan di atas dan dari perkembangan purchasing management khususnya selama dekade terakhir ini, terbukti bahwa fungsi pembelian mempunyai peran dalam perusahaan setidak-tidaknya dilihat dari 2 pendekatan :
• Dari sudut pandang bisnis perusahaan, mempunyai 3 peran yaitu
o Salah satu fungsi penting dalam bisnis.
o Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi.
o Salah satu bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan
barang di luar (outside manufacturing).
• Dari sudut pandang strategi perusahaan, o Sebagai profit centre bagi perusahaan.
o Sebagai fungsi yang strategis bagi perusahaan.
Secara singkat peran-peran tersebut dalam dijelaskan sebagai berikut, dimulai dari 3 peran dipandang dari sudut bisnis perusahaan :
• Salah satu fungsi penting dalam bisnis
o Dalam semua bisnis perusahaan, selalu ada 6 fungsi pokok yang
dijalankan yakni :
Creation function : pencipta ide atau design function
Finance function : pengumpul, perencana dan pengawas keuangan (capital acquisition, financial planning and control function)
Personnel function : pengelola sumber daya manusia (human resources and labor relations function)
Purchasing function : pengadaan barang, jasa dan perlengkapan yang diperlukan (materials, services and equipments acquisition function)
Conversion function : merubah barang-barang atau bahan mentah menjadi barang jadi dan jasa untuk konsumen (manufacturing or production function)
Distribution function : menjual dan memasarkan barang yang telah dihasilkan (marketing and sales function)
o Tanpa adanya salah satu fungsi tersebut, mustahil suatu
perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Tergantung dari besar kecilnya perusahaan, beberapa fungsi tersebut dapat dirangkap atau dikerjakan oleh satu atau dua bagian, tetapi fungsi-fungsi tersebut tetap harus ada. Harus dibedakan antara fungsi dan organisasi.
o Oleh karena itu, secara alamiah, pembelian merupakan salah satu
bagian dasar dan integral dari suatu perusahaan dan fungsi pembelian merupakan salah satu bagian dasar dan integral dari manajemen perusahaan.
o Hal tersebut sama sekali tidak berarti bahwa semua fungsi
faktor seperti jenis bisnis, tujuan bisnis, pertimbangan ekonomis, keadaan pasar dan sebagainya.
• Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi.
o Tujuan dasar dari aktivitas industri adalah mengembangkan dan
memproduksi barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh keuntungan. Tujuan ini dapat dicapai dengan interaksi yang tepat antara beberapa hal yang oleh para ahli manajemen secara historis dikenal dengan 5 M, yaitu machines, manpower, materials, money and management. Materials atau barang-barang dewasa ini merupakan darah kehidupan suatu industri. Tidak ada satu industripun yang mampu hidup tanpa itu.
o Barang-barang tersebut harus tersedia dengan mutu yang
memadai, pada waktu dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, di tempat diperlukan dan dengan harga yang layak.
o Sebelum tahun 1900an, pengadaan barang-barang tidak dianggap
penting, karena tersedianya barang-barang dianggap sudah seharusnya ada (taken for granted). Baru sejak tahun 1900an, dimana mulai terasa bahwa barang-barang untuk keperluan industri sebetulnya adalah barang yang relatif langka, maka fungsi pengadaan barang dianggap sesuatu fungsi yang penting.
o Disamping itu, hal tersebut disebabkan juga karena bertambah
besarnya penggunaan machine power dibandingkan dengan horsepower dan manpower seperti tampak dalam gambaran sebagai berikut.
Tahun 1850 1900 1950 Machine Power 2% 50% 98% Horse/Man Power 98% 50% 2%
• Sebagai bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang di luar (outside manufacturing)
o Barang yang digunakan dalam industri, sumbernya hanya ada 2,
yaitu dibuat sendiri atau dibeli dari sumber luar. Proses pembuatan sendiri biasanya dari bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau bahan jadi atau dapat juga dari bahan setengah jadi menjadi bahan jadi.
o Barang yang dibeli oleh bagian pembelian, adalah bahan baku,
atau bahan setengah jadi, atau bahan jadi atau juga bahan-bahan untuk keperluan MRO (maintenance, repair and operation)
o Kecenderungan yang terjadi pada industri dewasa ini adalah
bahwa prosentase pembelian komponan jadi makin lama makin besar dibandingkan dengan pembelian bahan baku, atau dengan perkataan lain, pabrik makin lama makin cenderung menjadi assembler dan bukan full manufacturer. Ini disebabkan oleh spesialisasi pekerjaan, yang terbukti menghasilkan barang dengan mutu yang lebih baik dan dengan harga yang lebih kompetitif.
o Oleh karena itulah, dipandang dari hal tersebut di atas, bagian
inside manufacturing dan bagian pembelian dianggap bagian yang bertanggung jawab atas outside manufacturing.
Itu tadi adalah peran fungsi pembelian dilihat dari segi bisnis perusahaan. Seperti disebutkan di atas, peran fungsi pembelian dapat juga dilihat dari segi strategi perusahaan, yang menghasilkan 2 peran sebagai berikut.
• Sebagai profit centre bagi perusahaan.
o Sudah lama fungsi pembelian dianggap sebagai cost centre, yaitu
bagian yang melulu mengeluarkan uang saja dalam bentuk pembelian barang dan perlengkapan.
o Keadaan dan anggapan mulai berubah, sesudah disadari bahwa
karena makin lama prosentase anggaran untuk pembelian makin banyak, maka keuntungan dapat ditingkatkan apabila pengelolaan pembelian ditangani dengan lebih baik dan lebih profesional. Hal ini akan tampak dari gambaran sebagai berikut.
Tipikal industri manufaktur di USA Tahun 1900an
Total Revenue $ 500.000.000
Total Purchase $ 320.000.000 (64%) Total Salaries & Wage $ 100.000.000 (20%) Financial & Other Costs $ 40.000.000 ( 8%) Profit before Tax $ 40.000.000 ( 8%)
5% Saving in Purchase i.e $ 16.000.000 Impact on Profitability 40% increase
Yang dimaksud dengan purchase di atas adalah pembelian barang- barang dan jasa.
o Dari data tersebut dapat ditarik kesimpulan, bahwa dengan
menghemat 5% saja dari biaya pembelian, diperoleh tambahan keuntungan perusahaan sebesar 40%. Oleh karena itu, maka sudah selayaknya bagian pembelian lebih dianggap sebagai profit centre daripada sebagai cost centre.
• Sebagai fungsi yang strategis bagi perusahaan.
o Fungsi strategis mengandung makna fungsi yang ikut
menentukan atau sangat berpengaruh dalam penentuan hidup matinya suatu perusahaan. Perencanaan strategis misalnya berarti perencanaan yang dibuat untuk menjamin suatu perusahaan dapat tetap hidup dan berkembang (survive and growth)
o Kesimpulan ini dapat diambil juga dari tabel gambaran anggaran
o Kemampuan untuk tetap dapat bersaing, baik di pasar lokal,
regional maupun global, akan menentukan apakah suatu perusahaan dapat hidup atau tidak. Kemampuan bersaing yang tinggi, tidak hanya menyebabkan perusahaan dapat tahan hidup tetapi dapat juga meningkatkan pangsa pasarnya (market share), atau dengan perkataan lain dapat lebih berkembang.
o Dua kecenderungan pendekatan dan anggapan baru ini, yaitu
'sebagai profit centre' dan 'sebagai fungsi strategis' menyebabkan bahwa kedudukan manajer pembelian dalam perusahaan-perusahaan menunjukkan kecenderungan yang meningkat, dari functional manager ke corporate manager dan bahkan sampai pada Vice President for purchasing.
E. SPESIALISASI PETUGAS PEMBELIAN.
Dalam perusahaan yang kecil, tugas pembelian mungkin dapat dilakukan oleh satu atau dua orang saja untuk semua jenis barang yang diperlukan oleh perusahaan itu. Namun untuk perusahaan besar, dimana jenis barang yang dibeli mencapai puluhan atau ratusan ribu, biasanya diperlukan spesialisasi untuk para buyer, karena beberapa jenis barang mempunyai karakteristik yang khusus dalam hal pembeliannya dan memerlukan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman khusus. Oleh karena itu, di Purchasing Department sering kali ada pembagian tugas para buyer. Pembagian ini dapat dilakukan atas dasar kriteria yang berlainan, misalnya :
• Atas dasar divisi atau direktorat perusahaan yang bersangkutan, dibagi menjadi :
o Pembelian barang-barang Eksplorasi dan Produksi.
Termasuk pembelian perlengkapan (equipment) dan spare parts khusus untuk kegiatan eksplorasi & produksi minyak dan gas bumi.
Termasuk di sini barang-barang program, dan general materials.
Kekhususan barang-barang eksplorasi adalah lebih sukar memprediksi kebutuhan yang akan datang dan program eksplorasi sering berubah sehingga keperluan barang juga berubah-ubah, yang memerlukan penyesuaian dalam program pembeliannya.
o Pembelian barang-barang Refinery.
Process chemicals, Catalyst dan sejenisnya masuk di sini.
Equipment dan spare parts untuk keperluan refinery termasuk dalam tugas bagian juga ini.
Kekhususan barang-barang keperluan refinery adalah relatif konstan, kebanyakan barang program dan spare parts.
overhaul' yang memerlukan perencanaan dan pembelian barang-barang tertentu dalam jumlah besar.
o Pembelian barang-barang Perkapalan.
Untuk seluruh keperluan kapal baik general materials dan spare parts, maupun bahan makanan dan minuman, bahan bakar dan sebagainya.
Kekhususan keperluan kapal adalah bahwa kapal yang selalu bergerak dan pembetulan/reparasi kapal dapat di lakukan di mana saja ada dock, entah di dalam negeri maupun di luar negeri. Delivery harus diatur dengan cermat agar datang di suatu tempat tepat pada saat kapal yang bersangkutan singgah di tempat tersebut.
Kekhususan yang lain ialah dalam logistics management perkapalan, kapten kapal mempunyai otoritas yang jauh lebih besar dalam pengambilan keputusan dibanding dengan manajer di darat.
o Pembelian Barang-barang Telekomunikasi & Komputer.
Kekhususan dari barang-barang ini adalah bahwa teknologi barang-barang ini khusus dan sangat cepat berubah dan berkembang.
Kekhususan yang lain yaitu seringkali lebih ekonomis untuk menyewa saja dari pada membeli.
Kekhususan yang lain lagi adalah mengenai perizinan untuk pemilikan dan penggunaan alat-alat telekomunikasi yang biasanya cukup rumit.
o Pembelian barang-barang niaga.
Kekhususan barang-barang niaga (resale commodity) adalah bahwa barang-barang yang dibeli tersebut akan dijual lagi dalam bentuk tetap atau sesudah sedikit di proses.
Dengan demikian perlu kecepatan pengambilan keputusan karena sering tergantung dari harga pasaran, pelanggan yang sudah komit, kesempatan menjual dan sebagainya.
Harga dan kecepatan beli menentukan secara langsung kemampuan perusahaan untuk memenangkan persaingan dalam menjual barang niaga tersebut.
• Atas dasar jenis material yang dibeli, dibagi menjadi :
o Pembelian barang-barang Electronics.
Barang-barang electronics memerlukan pengetahuan khusus pula, yang berlainan dengan barang-barang mekanikal dan chemical misalnya.
o Pembelian peralatan dan suku cadang rotary and moving equipment.
Yang dimaksud dengan rotary equipment adalah peralatan yang mempunyai bagian yang terus menerus berputar, sehingga spare parts nya lebih mudah dan cepat aus.
Contoh adalah centrifugal pumps, compressors, turbines dan sebagainya.
Yang dimaksud dengan moving equipment ialah peralatan yang mempunyai bagian yang terus menerus bergerak selain berputar, seperti reciprocating pumps dan sebagainya.
Karena sifatnya yang khusus dan lain dengan stationary equipment, maka memerlukan pengetahuan dan penanganan yang khusus pula.
o Pembelian peralatan dan suku cadang stationary equipment.
Berlainan dengan rotary equipment, stationary equipment tidak mempunyai bagian yang berputar, sehingga mempengaruhi umur dari suku cadangnya.
Contoh stationary equipment adalah boilers, heat exchanger, cooler dan sebagainya.
o Pembelian General Materials.
o General Materials adalah barang yang umum, yang
penggunaannya tidak tergantung dari peralatan tertentu seperti halnya spare parts.
o Contoh general materials : nails, hammer, paints, pipes, valves
dan sebagainya.
o Material program biasanya dapat dimasukkan dalam bagian
yang menangani general materials ini. Tetapi kalau jumlah pembelian barang program cukup banyak, dapat disendirikan menjadi bagian sendiri.
o Pembelian Chemicals.
o Chemicals merupakan barang khusus dan mempunyai
komposisi dan sifat-sifat khusus, baik cara pemesanannya, packingnya, penyimpanan dan pengangkutannya.
o Oleh karena itu, memerlukan pengetahuan dan
penanganan khusus.
o Tata niaga chemicals juga sering kali berlainan dengan
material jenis yang lain.
o Pembelian barang-barang commissary.
o Yang dimaksud dengan commissary adalah barang-barang
yang biasanya dijual di toko-toko (commisary stores) atau koperasi perusahaan seperti bahan-bahan makanan dan minuman, tekstil dan keperluan rumah tangga dan dapur.
o Jelas jenis barang ini memerlukan penanganan lain dalam
o Perusahaan Negara di masa lalu misalnya diharuskan
membeli beras dari Bulog untuk karyawannya dan ini termasuk dalam kategori commissary.
o Pembelian alat-alat transpor.
Alat-alat yang dimaksud dalam kategori ini termasuk kendaraan (air, darat, udara) dan spare partsnya.
Disamping sifatnya yang khas, alternatif pengadaan kendaraan tidak hanya 'membeli' tetapi juga dapat 'menyewa' (renting) ataupun 'sewa guna' (leasing), baik secara operational lease maupun capital lease.
Menyewapun dapat bermacam-macam, dapat secara dry lease (tanpa crew) ataupun secara wet lease (dengan crew), dapat block charter dapat full charter dan dapat voyage charter.
o Pembelian bahan baku produksi.
Semua pembagian di atas adalah pembagian untuk pembelian barang-barang yang digunakan untuk mendukung operasi perusahaan termasuk untuk repair dan maintenance.
Disamping barang-barang untuk keperluan MRO tersebut (maintenance, repair and operation), perusahaan perlu membeli bahan baku dan bahan penolong bahan baku sebagai bahan untuk membuat produk akhir.
Umumnya bahan baku ini mempunyai sifat lain, seperti pembelian dalam bulk/jumlah besar, dan banyak bahan baku termasuk komoditi khusus yang mempunyai pasaran dan tata niaga khusus seperti copper, crude oil, steel, cotton, timber dan sebagainya.
Komoditas seperti ini kadang-kadang pembeliannya dapat dilakukan dalam future trading, yang penanganannya sangat berlainan dengan transaksi pembelian biasa.
Ini memerlukan ketrampilan, pengalaman dan pengetahuan khusus dari para buyer, oleh karena itu biasanya disendirikan dalam bagian khusus atau bahkan departemen khusus atau tersendiri.
F. PERAN PEMBELIAN DALAM EKONOMI NEGARA.
• Pembelian kepada golongan ekonomi lemah.
o Maksudnya untuk memberikan kesempatan lebih banyak pada
‘golongan ekonomi lemah’ atau ‘usaha kecil’ untuk mendapatkan kesempatan berusaha dan kesempatan memperoleh penghasilan.
o Misalnya diterapkan di Indonesia dengan Keppres 16 tahun 1994
dan penggantinya Keppres 18 tahun 2000.
• Pembelian setempat.
o Maksudnya untuk membantu perkembangan ekonomi daerah
yang biasanya tertinggal dari pusat atau daerah yang dekat dengan pusat pemerintahan.
o Juga untuk maksud pemerataan pembangunan daerah.
o Misalnya diterapkan juga di Indonesia dengan Keppres tersebut di
atas.
• Pembelian kepada golongan minoritas.
o Sebagai contoh, hal ini diterapkan di USA dalam bentuk
himbauan untuk memberi bantuan pada 'minority owned companies'.
o Yang dimaksud dengan golongan minoritas adalah golongan
negro, golongan turunan Spanyol, dan bangsa turunan Asia.
o Hal ini juga untuk membantu mereka memperoleh kesempatan
berusaha dan meningkatkan pemerataan.
• Pembelian kepada golongan perempuan.
o Ini juga diterapkan di USA dalam bentuk himbauan untuk
membantu 'women owned companies'.
o Golongan perempuan dianggap golongan yang perlu dibantu,
karena dianggap lemah dalam persaingan dengan kaum lelaki dalam menjalankan usaha.
• Pembelian barang produksi daur ulang.
o Beberapa negara membuat peraturan untuk merangsang
pembelian dan penggunaan barang-barang hasil dari proses 'daur ulang'.
o Ini tentu saja dalam rangka promosi lingkungan yang bersih,
aman dan ramah lingkungan.
o Rangsangan dapat diberikan dalam bentuk bermacam-macam
misalnya keringanan pajak tertentu.
• Pembelian barang yang berbahaya bagi lingkungan.
o Sebaliknya beberapa negara juga mengeluarkan larangan untuk
memproduksi atau membeli barang-barang yang berbahaya bagi lingkungan.
o Contoh adalah barang-barang terbuat dari asbes, freon dan
• Pembelian barang berteknologi tinggi.
o Untuk menghindari bocornya teknologi tinggi yang merupakan
'milik strategis' negara-negara maju, sering kali pembelian barang-barang tersebut sangat ketat dikendalikan.
o Sebagai misal, pembelian senjata atau komputer canggih dari USA
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN PEMBELIAN
A. PENDAHULUAN
Prinsip adalah hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang dimaksud dengan prinsip-prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian atau bagian pembelian diadakan dalam suatu organisasi perusahaan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi terutama untuk organisasi lain, yaitu organisasi produksi, atau fabrikasi, atau marketing, atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan untuk melayani atau menunjang organisai lain tersebut. Oleh karena itu, prinsip-prinsip kerjanya harus sedemikian rupa sehingga juga berorientasi pada aktivitas penunjang seperti yang ditugaskan tersebut.
Berdasarkan jalan fikiran ini, maka dapat dirumuskan bahwa prinsip-prinsip pembelian ialah :
To purchase at :
• the right quality
• the right quantity
• the right time
• the right place
• the right price
• the right source
itu adalah konsep modern yang selama ini dimaksud oleh para pembeli dan pengarang profesional di bidang pembelian barang dan jasa. Namun mengingat perkembangan pada dekade terakhir ini, penulis ingin menambahkan lagi satu prinsip, yaitu :
• the right technology
Bagaimanapun cara, teknik dan strategi pembelian yang diambil, semuanya harus tetap mengacu pada prinsip-prinsip di atas, agar betul-betul fungsi pembelian dapat melaksanakan fungsinya dengan baik.
B. PENGERTIAN BARU DALAM PRINSIP PEMBELIAN
Perubahan pengertian atau pendekatan yang akan dibicarakan disini adalah pengertian atau pendekatan dalam manajemen pembelian yang menyangkut mengenai prinsip maupun hal-hal yang terkait dengan prinsip pembelian. Secara singkat pendekatan-pendekatan baru dimaksud akan dipaparkan dalan tabel berikut ini dan agar jelas, dibandingkan antara pendekatan lama dan pendekatan baru. Selanjutnya perubahan atau kecenderungan baru tersebut akan diulas secara singkat satu persatu.
--- Pendekatan Lama Pendekatan baru
--- * Dalam keputusan untuk membeli, harga * Mutu dan harga merupakan faktor merupakan satu-satunya faktor penentu. utama dalam menentukan pembelian.
* Harga pembelian dianggap yang terpen * Yang terpenting adalah ‘life cycle costs’ ting.
* Mutu artinya sesuai dengan spesifikasi. * Mutu diartikan secara lebih luas, umumnya dipandang dari sudut
konsumen.
* Mutu berarti pula memuaskan * Mutu diartikan mengantisipasi dan konsumen. melampaui harapan konsumen.
* Mutu barang diukur dari besar kecilnya * Mutu barang atau jasa diukur dari kerusakan. beberapa cara.
* Inspeksi digunakan untuk mengawasi * Pencegahan digunakan untuk mutu barang. mengurangi kerusakan.
* Pengendalian mutu bersifat statis. * Pengendalian mutu terjadi di seluruh organisasi termasuk dalam organisasi pemasok.
* Kerusakan-kerusakan kecil dapat * Diharapkan tidak ada kerusakan sama dimaafkan. sekali (zero defect)
* Barang dibeli dari sejumlah rekanan * Lebih diutamakan dibeli dari satu (multi sourcing) sumber saja (single sourcing)
* Rekanan adalah selektif. * Rekanan terus-menerus di monitor, dievaluasi dan dibina.
* Penyerahan barang dapat sewaktu-waktu * Penyerahan barang bersifat tepat
(just in case) waktu (just in time)
C. PENGERTIAN THE RIGHT PRICE
Salah satu dari prinsip purchasing management adalah membeli at the right price. Hal ini mudah dikatakan tetapi kalau ditanyakan apa yang dimaksud dengan the right price dan bagaimana cara menentukan the right price tersebut, jawabannya tidak begitu mudah. Price atau harga adalah ‘nilai’ yang dinyatakan dalam mata uang. Inilah cara para ekonom mendifinisikan pengertian harga dengan cara tepat yaitu dengan menitik beratkan pada ‘nilai’. Beberapa hal yang menyebabkan bahwa jawaban atas pertanyaan penting tersebut tidak mudah adalah kenyataan, bahwa harga itu ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu :
Perhitungan Biaya
o Secara mikro, harga ditentukan oleh besarnya biaya yang
dikeluarkan oleh pengusaha untuk memperoleh atau memproduksi barang tertentu ditambah dengan profit tertentu
o Dengan demikian, harga ditentukan oleh besarnya ‘biaya’ dan
besarnya ’keuntungan’
o Ini dinamakan cost approach dari pengertian atau perhitungan
