SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN
ARSIP SURAT KEPUTUSAN
KECAMATAN SIDOREJO SALATIGA
Laporan Praktek Kerja dan Tugas Akhir
Disusun Oleh:
ISNAENI AZZA FALYATI
552016002
PROGRAM STUDI KOMPUTERISASI AKUNTANSI FAKULTAS TEKNOLOGI INFROMASI UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
ii
iii
iv
v
vi
vii
KATA
PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanallahiwataalla yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir berjudul “Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Keputusan Kecamatan Sidorejo Salatiga”.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan guna memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer pada Program Studi Komputerisasi Akuntansi Universitas Kristen Satya Wacana. Tugas Akhir ini tidak dapat terwujud tanpa adanya bantuan serta dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Bapak Guntur Junanto, S.STP selaku pimpinan Kantor Kecamatan Sidorejo yang telah memberikan ijin kepada Saya melakukan kerja praktek di Kantor Kecamatan Sidorejo.
2. Bapak Haryanto, SE.MM selaku pembimbing perusahaan yang telah membimbing Saya selama 2 bulan kerja praktek.
3. Bapak Dr. Wiwin Sulistyo, ST,M.Kom., selaku Dekan Fakultas Teknologi Informasi UKSW.
4. Bapak Ariya Dwika Cahyono, S.Kom.,M.T. selaku Kaprogdi Komputerisasi Akuntansi.
5. Bapak Suharyadi, S.Kom.,M.Cs dan Bapak Purwanto,SE.M.Cs selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu untuk membimbing dan mengarahkan penulis selama menyusun tugas akhir serta memberikan banyak ilmu dan solusi pada setiap permasalahan atas kesulitan dalam menulis tugas akhir ini.
viii
6. Seluruh Bapak/Ibu dosen Program Studi Komputerisasi Akuntansi dan dosen FTI UKSW yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang bermanfaat selama masa perkuliahan.
7. Keluarga tercinta yang selalu mendukung, memberikan banyak inspirasi dan mendoakan saya.
8. Teman seperjuangan dan keluarga besar D3 Komputerisasi Akuntansi serta semua pihak-pihak terkait yang telah memberikan dukungan membantu penulis menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kata sempurna. Namun penulis berharap semoga hasil penelitian ini dapat bermanfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Terima kasih.
Salatiga, 15 Agustus 2019
ix
SARIPATI
Pengelolaan arsip surat merupakan salah satu persoalan yang sering dihadapi oleh suatu instansi yang masih menerapkan kegiatan administrasi secara manual seperti yang terjadi di Kecamatan Sidorejo Salatiga. Pendataan surat keputusan secara manual kendala seperti sulit menemukan kembali data arsip yang dibutuhkan, data sulit terbaca dan tentunya memerlukan ruang yang tidak sedikit untuk ruang pengarsipannya.
Tujuan penelitian ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Praktek Kerja dan Tugas Akhir, dan sebagai salah satu syarat kelulusan Program Studi Diploma 3 Komputerisasi Akuntansi. Penulis mampu memahami konsep pengelolaan arsip surat yang ada pada Kecamatan Sidorejo Salatiga, serta merancang sistem informasi pengelolaan arsip surat keputusan bebasis website.
Penulisan ini mencakup analisis prosedur pencatatan surat keputusan di Kecamatan Sidorejo Salatiga serta perancanan sistem pengelolaan arsip surat keputusan di Kecamatan Sidorejo Salatiga.
Sistem yang dibangun menghasilkan implementasi dari perancangan sistem yang telah dibuat sebelumnya dalam bentuk DFD (Context Diagram, Diagram Nol, dan Diagram Level 1), database, tabel (user, instansi, transaksi surat keputusan), dan formulir yang berkaitan dengan pencatatan surat keputusan. Sehingga mampu menghasilkan sistem yang memudahkan instansi dalam melakukan pengelolaan arsip surat dimulai dari proses pencatatan sampai menyajikan laporan secara digital. Kata Kunci : Sistem Informasi, Arsip
x
DAFTAR ISI
PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT ... ii
PERNYATAAN PERSETUJUAN AKSES ... iii
LEMBAR PENGESAHAN ... iv
LEMBAR PENGESAHAN ... v
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
SARIPATI ... ix
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan ... 2
1.2.1 Tujuan Umum ... 2
1.2.2 Tujuan Khusus ... 2
1.3 Cakupan Topik Bahasan ... 2
1.4 Jadwal Praktek Kerja ... 3
1.5 Metode Pelaksanaan dan Pengumpulan Data ... 4
1.5.1 Praktek Kerja ... 4
1.5.2 Pengamatan ... 4
xi
1.5.4 Studi Pustaka ... 4
BAB II DASAR TEORI ... 5
2.1 Konsep dan Definisi Konsep ... 5
2.1.1 Sistem Informasi ... 5 2.1.2 Arsip ... 5 2.2 Uraian Konsep ... 5 2.2.1 Kearsipan... 5 2.2.2 Arsip Konvensional ... 9 2.2.3 Arsip Elektronik ... 10 2.2.4 Perancangan Sistem ... 12
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 19
3.1 Profil Perusahaan ... 19
3.2 Bidang Usaha Perusahaan ... 21
3.3 Fasilitas Perusahaan ... 21
3.4 Struktur Organisasi ... 22
BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS ... 25
4.1 Analisis ... 25 4.2 Kebutuhan ... 26 4.3 Jadwal ... 27 4.4 Perancangan ... 28 4.4.1 Context Diagram ... 28 4.4.2 Diagram Nol ... 28
4.4.3 Diagram Level 1 Transaksi Surat ... 29
xii
4.4.5 Diagram Level 1 Pengaturan ... 31
4.4.6 Entity Relationship Diagram... 31
4.4.7 Perancangan Tabel ... 32 4.4.8 Design Interface ... 32 4.5 Implementasi ... 39 4.5.1 Basis Data ... 39 4.5.2 Tampilan ... 40 BAB V PENUTUP ... 53 5.1 Kesimpulan ... 53 5.2 Saran ... 53
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. 1 Jadwal Praktek Kerja ... 18
Tabel 2. 1 Simbol Flowchart ... 29
Tabel 2. 2 Simbol Data Flow Diagram ... 31
Tabel 3. 1 Deskripsi Jabatan ... 39
Tabel 4. 1 Jadwal Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat ... 27
Tabel 4. 2 Perancangan Tabel User... 32
Tabel 4. 3 Instansi ... 32
Tabel 4. 4 Surat Keputusan ... 32
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Kecamatan Sidorejo ... 39
Gambar 4. 1 Context Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Arsip ... 44
Gambar 4. 2 Diagram Nol Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Keputusan ... 45
Gambar 4. 3 Diagram Level 1 Transaksi Surat ... 46
Gambar 4. 4 Diagram Level 1 Laporan ... 46
Gambar 4. 5 Diagram Level 1 Pengaturan ... 47
Gambar 4. 6 Entity Relationship Diagram ... 47
Gambar 4. 7 Halaman Login ... 49
Gambar 4. 8 Halaman Beranda ... 50
Gambar 4. 9 Halaman Transaksi Surat ... 50
Gambar 4. 10 Halaman Tambah Data ... 51
Gambar 4. 11 Halaman Sisipan Data Surat Keputusan... 51
Gambar 4. 12 Halaman Tambah Data Sisipan ... 52
Gambar 4. 13 Halaman Edit Data ... 52
Gambar 4. 14 Halaman Hapus Data ... 53
Gambar 4. 15 Halaman Detail File Surat Keputusan ... 53
Gambar 4. 16 Halaman Buku Agenda ... 54
Gambar 4. 17 Halaman Pengaturan Profil Instansi ... 54
Gambar 4. 18 Halaman Profil User ... 55
Gambar 4. 19 Halaman Edit Profil ... 55
xv
Gambar 4. 21 Halaman Login ... 56
Gambar 4. 22 Tampilan Notifikasi Kesalahan Username dan Password... 57
Gambar 4. 23 Halaman Beranda ... 57
Gambar 4. 24 Halaman Menu Transaksi Surat ... 58
Gambar 4. 25 Menu Tambah Data Surat ... 58
Gambar 4. 26 Halaman Tambah Data Surat Keputusan ... 59
Gambar 4. 27 Halaman Ubah Data Surat ... 60
Gambar 4. 28 Halaman Konfirmasi Hapus Data Surat ... 61
Gambar 4. 29 Tombol Tambah Data Sisipan ... 61
Gambar 4. 30 Halaman Pencarian Data Sisipan ... 62
Gambar 4. 31 Halaman Tambah Data Sisipan ... 62
Gambar 4. 32 Halaman Pencarian Data Surat ... 63
Gambar 4. 33 Pengisian Pencarian Data Arsip ... 63
Gambar 4. 34 Hasil Pencarian Ada Data ... 63
Gambar 4. 35 Hasil Pencarian Tidak Ada Data ... 63
Gambar 4. 36 Lihat dan Cetak Daftar Agenda ... 64
Gambar 4. 37 Cetak Daftar Agenda Surat Keputusan ... 64
Gambar 4. 38 Halaman Untuk Melihat File Surat ... 65
Gambar 4. 39 Halaman Detail File Surat ... 65
Gambar 4. 40 Halaman Pengaturan Profil Kecamatan ... 66
Gambar 4. 41 Menu Profil ... 66
Gambar 4. 42 Tombol Edit Profil Pengguna/User ... 66
Gambar 4. 43 Halaman Edit Profil Pengguna/User ... 67
xvi
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Flowchart Prosedur Pengarsipan Surat Keputusan Lampiran 2 : Implementasi Database
Lampiran 3 : Coding List
Lampiran 4 : Dokumen Buku Keputusan Camat Lampiran 5 : Standar Operasional Prosedur Pelayanan
