BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang sangat pesat mengantar dan membawa manusia ke dalam dunia informasi yang mengalir tanpa batas dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam segala bidang. Begitu pula Manusia membutuhkan informasi guna menyelesaikan berbagai kebutuhan hidupnya, diantaranya dalam kehidupan organisasi. Pengelolaan Informasi menjadi sangat penting untuk mendukung proses administrasi dan fungsi menejemen birokrasi dalam menghadapi situasi dan kondisi yang sedang berkembang dengan cepat.
Kearsipan berperan penting dalam administrasi yang mempunyai kegunaan yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam melakukan kegiatanperencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan , pembuatan laporan penilaaian pengendalian dan pertanggung jawaban dengan setepat-tepatnya. Karena memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang di amanatkan dalam Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam administrasi, ironisnya pada zaman modern ini masih banyak kantor-kantor pemerintah maupun swasta yang belum melaksaan penataan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk digudang sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila diperlukan. Ini akibat dari kearsipan dianggap kurang penting terutama bagi mereka yang belum mengerti tentang tujuan serta fungsi dan peranan arsip itu sendiri sehingga arsip tidak terpeliharaa dan terawat dengan semestinya. Oleh karena itu dibutuhkannya ruangan khusus untuk tempat penyimpanan arsip sehingga mempermudah dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dalam waktu singkat cepat dan tepat.
Sistem Kearsipan Menurut Atmosudirjo (1990:3) adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management),dan tata kearsipan statis (archives management).Setiap pegawai perusahaan dituntutagar dapat bekerja efektif dan efesien dalam menunjang tujuan perusahaan, supaya pegawai dapat bekerja efektif dan efesien, kualitas dan kuantitas harus sesuai kebutuhan perusahaan. Pegawai yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil dapat mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya. Supaya hal ini tidak terjadi, maka pekerjaan yang akan diselesaikan harus dilaksanakan seefektif mungkin.
Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk pada tingkat sejauh mana organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas, serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagianggota-anggota yang ada di sekitarnya. Oleh karena itu sudah saatnya memperbaiki pola pikir dan budaya kerja organisasi guna meningkatkan efektivitas kerja. Untuk meningkatkan efektivitas kerja pegawai dapat diawali dengan menciptakan sistem administrasi yang baik, karena administrasi merupakan bagian terluar dari suatu organisasi.
Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependuduka n serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain dan salah satu fungsi pokok
menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan dan pemeliharaan data kependudukan Setiap saat membutuhkan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang efektivitas kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja.
Salah satu kunci pokok dari suatu organisasi atau perusahaan yang baik, dapat dikatakan terletak pada penanganan arsip yang sederhana, sistem dan efisiensi apabila sistem yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik sudah tentu tidak akan terjadi kekacuan administrasi dalam perkantoran atau perusahaan tersebut. Oleh karena itu, berdasarkan uraian di atas penulis merasa tertarik untuk mengadakan peneltian Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
I.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang tersebut diatas, maka diperlukan perumusan masalah yang sangat berguna bagi arah dan langkah penelitian untuk lebih jelas.Adapun perumusan masalah yang dapat diajukan dalam penelitian ini adalah : Bagaimana Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
I.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
Untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam meningkatkan efektivitas kerja pegawai pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
I.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Secara subjektif, sebagai salah satu tahap untuk melatih dan mengembangkan kemampuan berfikir ilmiah dan kemampuan untuk menuliskannya di dalam
bentuk karya ilmiah berdasarkan kajian-kajian teori yang diperoleh dari Ilmu Administrasi Negara. Dan Secara praktis, sebagai masukan atau sumbangan pemikiran bagi instansi terkait mengenai Sistem Kearsipan Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
2. Secara akademis, sebagai referensi bagi kepustakaan Depertemen Ilmu Administrasi Negara dan bagi kalangan penulis lainnya yang tertarik di dalam bidang ini. Dan Sebagai informasi yang bermanfaat dalam menambah wawasan, baik bagi para pembaca maupun penulis sendiri.
1.5. Kerangka Teori
Landasan teori sangat penting dalam sebuah penelitian terutama dalam penulisan skripsi, penelitian tidak dapat mengembangkan masalah yang mungkin ditemui di tempat penelitian jika tidak memiliki acuan landasan teori yang mendukungnya. Seperti yang diungkapkan Sugiyono ( 2012: 52), bahwa landasan teori perlu ditegakkan agar penelitian itu mempunyai dasar yang kokoh, dan bukan sekedar perbuatan coba-coba (trial and error).
Teori merupakan serangkaian asumsi, konsep, konstruksi, defenisi, dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun, 2006 : 37). Kerangka teori adalah bagian dari penelitian, tempat peneliti memberikan penjelasan tentang hal-hal yang berhubungan dengan variabel pokok, sub variabel atau pokok masalah yang ada dalam penelitian (Arikunto, 2002 : 92).
Berdasrkan rumusan diatas, maka dalam bagian ini peneliti akan mengemukakan teori, pendapat, serta gagasan yang akan menjadi titik tolak landasan berfikir dalam penelitian ini, yaitu :
1.5.1 Arsip dan Kearsipan
1.5.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan
Secara etimologi, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang berarti permukaan, kemudian kata arche berkembang menjadi kata “Ta Archia” yang berarti catatan, selanjutnya kata Ta Archia berubah lagi menjadi kata “Archeion“ yang berarti gedung pemerintah yang di dalamnya terdapat tempat arsip dan kemudian dalam bahasa Latinnya berbunyi “archium” dari kata inilah lahir kata Arsip. Sementara itu dalam bahasa Belanda kata arsip disebut “archief“ dan dalam bahasa Inggris disebut “Record“ yang pada hakekatnya semua berujung pada pengertian yang sama yakni penyimpanan warkat, yang bermakna suatu bentuk pekerjaan tata usaha, yang berupa penyusunan warkat dengan tujuan agar dapat dengan mudah ditemukan kembali jika dibutuhkan.
Arsip sebagai simpanan surat-surat penting; dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Menurut The Liang Gie (2000:18) mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan.Lalu, Basir Barthos (2005:1) mendefinisikan Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat-surat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan.
Lalu Hendi Haryadi (2009:42) mendefinisikan arsip sebagai berikut :
1. Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu
kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya,
2. Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yangberlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
Selanjutnya menurut Amsyah (2001:3), Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya. Sedangkan Drs. Sutarto (1980:168) mendefinisikan arsip sebagai sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat saat diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.
M.N Maulana (1979:23) mendefenisikan arsip berdasarkan fungsinya yakni metode atau cara untuk membantu memberikan penjelasan dan keterangan kepada petugas yang harus menyelenggarakandan menyelesaikan semua persoalan yangbelum selesai, terutama persoalan yang berhubungan dengan lembaga, departemen, atau perusahaan swasta. Apabila persoalan tersebut telah selesai, maka fungsi arsip itu menjadi benda arsip dan disimpan menurut sistematisnya.Sedangkan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Arsip adalah Segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Menurut Sedarmayanti (2003: 21-22), kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Mulyono (2003:3) kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukankembali dengan mudah dan cepat. Sedangkan Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa filling adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan. Biasanya untuk keperluan filling ini diperlukan lemari, laci cabinet, dari baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
1.5.1.2 Peranan Arsip
Peranan Arsip Sedarayanti (2003:19) Sebagai sumber informasi,maka arsip dapat membantu mengigat pengambilan keputusan secara cepat dan
tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai:
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau pembuktian (bukti otentik)
3. Bhan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organsasi mengigat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan Ilmiah lainya.
1.5.1.3. Jenis Arsip
Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Arsip Dinamis
Basri Barthos (2005:12) mendefinisikan Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, danpenyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Selanjutnya, Badri Munir Sukoco (2006:84) mendefinisikan Arsip dinamis dengan pengertian informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Kemudian Anglo-Saxon yang dikutip oleh Sustiyo-Basuki (2003:14) mendefinisikan arsip dinamis adalah dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan keperluan lain.
Selanjutnya, dalam Undang – Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri dibedakan atas dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif.
Basir Barthos (2005:12) mendefinisikan Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip. Dari pemaparan tersebut, penulis menarik kesimpulan bahwa arsipdinamis aktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran kegiatan organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi, sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung diperlukan dalam proses administrasi Negara.
Dalam proses pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan diarsipkan. Menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006:99) ada lima jenis umum dokumen fisik (manual) dan yaitu :
1. Jenis dokumen korespondensi ( termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain ) dimana untuk jenis dokumen ini sistem penyimpanan ( pengarsipan ) yang sering digunakan adalah dengan sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.
2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal numeric.
3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor dokumen atau berkas.
5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya
dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang berdasarkan abjad. Selain itu, arsip dinamis juga memiliki beberapa fungsi. Sulistyo-Basuki (2003: 31) menguraikan fungsi arsip dinamis yakni:
1. Merupakan Memori Untuk Badan Korporasi (organisasi)
Arsip dinamis merupakan memori bagi badan korporasi (organisasi), hal ini diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi (organisasi) memiliki ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan karyawan akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama. Untuk mencegah adanya memori yang sukar untuk dipahami dan mungkin saling bertentangan, badan korporasi (organisasi) mengandalkan informasi terekan di dalam arsip dinamis sebagai dasar pengembangan pada masa mendatang.Arsip dinamis yang akurat diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau.Karena itu arsip dinamis merupakan sumber daya badan korporasi (organisasi) sekaligus aset bagi badan korporasi (organisasi).Sebagi sumber daya, arsip dinamis menyediakan informasi sedangkan sebagai asset arsip dinamis menyediakan dokumentasi.
2. Pengambilan Keputusan Menejemen
Untuk mengambil keputusan yang tepat, menejer harus memperoleh informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan bersumber pada arsip dinamis. Proses pengambilan keputusan meliputi penentuan masalah, mengembangkan alternative, menilai alternative, memilih dan menerapkan pemecahan yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil. Untuk mengambil keputuasan professional, menejer harus memiliki informasi
latar belakang (dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasar untuk menilai alternative (ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan yang diambil oleh badan korporasi (organisasi) lainnya, semuanya disediakan oleh arsip dinamis) dan alat untuk menilai keputusan (balikan dan mekanisme control yang disediakan oleh arsip dinamis).Arsip dinamis juga menyediakan informasi yang diperlukan untuk keputusan terprogram atau rutin.Jenis keputusan semacam ini dilakukan berdasarkan kebijakan, prosedur, dan peraturan badan korporasi (organisasi) yang mapan. Semuanya itu merupakan bagian dari arsip dinamis badan korporasi ( organisasi).
3. Menunjang Litigasi
Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan atau menuntut badan korporasi (organisasi) maka semakin lama manajemen arsip dinamis semakin diperlukan. Bilamana sebuah badan korporasi (organisasi) menggugat badan korporasi (organisasi) lain, maka arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan tindakan sebuah badan korporasi (organisasi) merupakan pengamanan dan perlindungan terhadap litigasi.Karena itu perlu adanya sistem arsip dinamis.
4. Mengurangi Biaya Dan Volume Penggunaan Kertas
Banyak pimpinan menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas yang diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis.Maka perlu perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan yang berimbas pada biaya pemeliharaannya.Untuk itu dibutuhkan ancangan sistematis terhadap konsep arsip dinamis secara total, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam
upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis yang semakin meningkat.
5. Efisiensi Badan Korporasi (Organisasi)
Bilamana seseorang tidak dapat menemukan informasi yang diperlukan untuk mengembangkan secara efisiensi dan menilai alternatif, maka yang ada hanyalah frustasi belaka.Sebuah statistik menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan waktu 50 menit per hari hanya untuk mencari berkas arsip dinamisyang salah tempat. Waktu yang hilang tersebut sama saja dengan pembuangan waktu serta hilangnya waktu yang produktif bagi karyawan yang memerlukan informasi. Badan korporasi (organisasi) akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang diperlukan tidak segera tersedia. Ancangan yang sistematis terhadap menejemen arsip dinamis menyediakan sarana temu balik informasi guna meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi (organisasi).
6. Ketentuan Hukum
Banyak badan korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari pemerintah sehingga badan korporasi (organisasi) tersebut hahus beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah.Arsip dinamis yang ada di badan korporasi (rganisasi) tersebut yang ada kaitannya dengan pemerintah, tunduk pada retensi dan criteria pemusnahan arsip inaktif di samping juga tunduk pada ketentuan badan korporasi (organisasi). Bilamana ada pemeriksaan, badan korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan pemeriksa.
7. Rujuka n Historis
Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi mendatang.Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian besar informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali.Bagian informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan karyawan dan mungkin berisi distorsi yang menyimpang dari rekaman semula.
Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, dan perorangan untuk itulah arsip dinamis perlu dikelola dengan baik agar bermanfaat bagi pencipta, penerima, dan pemakainya.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara. Dengan kata lain karena arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan setelah nilai bagi manajemen selesai. Data yang terkandung di dalam arsip kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya luas, seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yanng sifatnya tertutup. Pihak lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk mengetahui isi informasinya. Namun meskipun arsip dinamis bersifat terbuka, masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan
ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan
1.5.1.4 Sistem Kearsipan
Menurut Atmosudirjo (1990:3) sistem kearsipan adalah sistem penerbitan (Ordenan/arranging) dan penguraian (beschrijven/deskription) daripada bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran filling system adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembalidengan secara cepat.
Dengan demikian Sistem Kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan, dapat dikatakan bahwa kearsipan merupakan suatu sistem informasi manajemen.Komponen sistem kearsipan meliputi pengolahan data dan fakta menjadi informasi manajemen, metoda dan evaluasi.Keseluruhan komponen itu saling berinteraksi dan berhubungan bersama-sama untuk mencapai tujuan.
Tujuan kearsipan secara umum tercakup dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 3 point (f) tentang maksud dan tujuan penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk “menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Untuk mencapai tujuan tersebut setiap instansi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto (1991:30) Sistem kearsipan
yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan, Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya maupun dalam penemuan kembali.
b. Mudah dimengerti, Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana.
Untuk sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
c. Murah/Ekonomis, Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
d. Tidak memakan tempat, Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh badan pemerintah. Tempat penyimpan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gudang arsip=archives storage). Rak arsip, almari dan sebagainya.Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
e. Mudah dicapai, Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah, cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
f. Cocok bagi organisasi, Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
g. Fleksibel atau luwes, Fleksibel atau luwes berarti system filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang.Jangan sampai sistem filling yang dilaksanakan setiap saat
berubah yang disebabkan oleh perkembanagn organisasi.Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan.Yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
i. Mempermudah pengawasan, Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya : Kartu indeks, Lembar pengantar, lembar petunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out slip dan sebagainya.
Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang
dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.
1.5.2 Sistem Penataan Arsip (Filing System)
Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pemimpin, oleh karena itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penemuan kembali wakat yang sewaktu-waktu diperlukan. Oleh sebab itu penataan sangat diperlukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan secara cepat da tepat sehingga diperlukan Metode penyimpanan atau Sitem Penataan Arsip.
1.5.2.1 Sistem Penyimpanan
Menurut The Liang Gie (2000: 18) dalam Badri Munir Sukoco (2006:88) ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen yakni :
1.Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan.
2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan.
3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan.Sistem ini terkenal sulit dalam pengelolaannya.
4.Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.
Menurut Amsyah (2001:3), penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya baik yang diterima maupun yang dikeluarkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja pengolah maka selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada penyimpanan benda-benda arsip tersebut.
Menurut Quible dalam Badri Munir Sukoco (2006:96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni :
a. Sistem penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), dimana dalam sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan. Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003:165) adalah :
(1) Mencegah duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file),
maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya
satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan.
(2) Layanan yang lebih baik. Bila menggunakan sistem pemberkasan terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat
digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan (filling) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem akan terhambat. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan.
(3) Adanya keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan.
(4) Menghemat waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya untuk mencari informasi.
(5) Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor. Dikatakan menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan perlengkapan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor, sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan barang dan
perlengkapan.
(6) Jasa kepada bagian lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.
(8) Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer arsip dinamis.
(9) Pelayanan arsip dinamis di bawah satu atap.
Adapun yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003:166) adalah :
(1) Kesulitan fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan.Juga perlu waktu untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang memerlukan.
(2) Kebocoran informasi. Terjadinya kebocoran informasi ini dapat terjadi karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang berbeda-beda. Namun hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang mengizinkan berkas keluar masuk bukan orang lain. Hal ini dilakukan dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses olehpetugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian masing-masing.
(3) Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. Kadang-kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi. Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip
dinamis pusat disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang sama disimpan di bagian lain.
(4) Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis. Ketakutan akan hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya duplikasi, sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka, arsip dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah maka disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di berkas bagian.
(5) Pemakai tidak langsung memperoleh arsip dinamis bila diperlukan. Ada kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi, perusahaan, atau badan mereka disimpan di bawah pengawasan menejer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip diperlukan izin dari pihak manajer arsip terlebih dahulu.
b. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi, pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–masing unit. Seperti halnya sistem sentralisasi, sistem penyimpanan dokumen denganmenggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai kelebihan dan kekurangan dalampenerapannya. Kelebihan dari penerapan sistem desentralisasi dalam proses penyimpanan dokumen adalah :
(1) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di badan korporas (organisasi) dapat langsung mengawasi pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis.
(2) Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.
(3) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang relevan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.
(4) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang terbuang dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi pada sistem desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.
Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem desentralisi menurut Sulistyo-Basuki (2003:167) adalah :
(1) Pengawasan oleh manajer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.
(2) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan.
(3) Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit untuk melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan spesialisasi tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.
(4) Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau lebih.
(6) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip dinamis aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai tempat, sehingga sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan.
(7) Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis tidak cukup dan lemah.
c. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing– masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen dalam sebuah organisasi.Pada sistem kombinasi ini, masing-masing bagian dalam organisasi menyimpan arsip dinamisnya di bawah control dari sistem terpusat.Arsip dinamis yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan pejualan.Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak menejer arsip dinamis atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis sebuah badan korporasi(organisasi). Petugas inimenyusun jaringan sistem control dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya. Sistem kombinasi ini memiliki keuntungan sebagai berikut :
(1) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.
(2) Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip dinamis yang hilang.
(3) Menekan duplikasi arsip dinamis.
(4) Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.
(5) Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
(6) Adanya keyakinan menejemen di kalangan pengelola arsip dinamis.
Di segi lain sistem kombinasi memiliki kerugian sebagai berikut :
(1) Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama sehingga menyulitkan penggunaannya.
(2) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada.
(3) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi dibawa ke sistem kombinasi.
1.5.2.2 Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Penemuan kembali arsip bukanlah sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat penyimpanannya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat ditemukan guna sesuatu tindakan pengambilan keputusan yg dikutip dalam jurnal Penemuan kembali Arsip, Proyek P2KA Depdikbud Tahun 1977/1978 Rayon Palembang.
Untuk menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang cepat dan tepat sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem
penemuan kembali suatu dokumen atau arsip sangatlah erat hubungannya dengan sistem penyimpanannya. Tanpa mengetahui sistem penyimpanannya maka penemuan kembali sesuatu dokumen atau arsip akan mengalami kesulitan.
Menurut Soedjatmiko (2001:12),Dalam pola baru sistem kearsipan sarana utama pencarian dokumen atau arsip adalah : indeks, kode dan petunjuk silang. Dimana :
1. Indeks ialah kata tanggap (caption, catch word) yang dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi, masalah (subject) dan nama tempat (Negara, provinsi, kota, kabupaten, kecamatan, desa jalan dan sebagainya)
2. Kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf, huruf dengan tanda-tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu. Sesuai dengan fungsi dan kegunaannya, kode harus sederhana, singkat, mudah diingat, mudah ditulis, dapat ditulis/diketik
3. Petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah, nama orang, nama badan atau organisasi dan nama tempat. Petunjuk silang ini mengandung pengertian bahwa kata tangkap yang tidak kita pergunakan menunjuk pada kata tangkap yang kita pergunakan atau kata tangkap yang kita pergunakan menunjukkan hubungan dengan kata tangkap yang juga kita pergunakan.
Saat ini semakin meningkat penggunaan computer otomatis (tata usaha kantor) untuk penemuan kembali surat/file yang cepat dan tepat. Tetapi computer pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik kalau informasi atau data yang terdapat dalam file tidak tersusun dengan baik dan sistematis pula. Penemuan
kembali secara manual harus baik/sistematis terlebih dahulu sehingga untuk selanjutnya otomatisasi penemuan kembali surat/file.
Selanjutnya dalam proses pengarsipan dokumen, suatu organisasi memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana suatu dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, apakah berada pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan, menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006:120) dapat menggunakan dua sistem yakni :
a. Sistem Hastawi ( Manual )
Sistem hastawi (manual) digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup :
1. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien, hal ini dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.
2. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing – masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan.
3. Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu di pinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy)
yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.
4. Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut :
1. Perekam dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya.
2. Penggunaan barcode untuk melacak dokumen.
3. Perekam secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi.
4. Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh seorang pemakai. Adapun cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirim slip transfer berkas.
b. Sistem Barcoding
Sistem barcoding adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan dengan cara memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertical pada dokumen yang diarsipkan. Dalam sistem pengarsipan yang berbasis barcoding, setiap lokasi atau dokumen memperoleh sandi blok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner yang adalah alat baca sandi balok jinjing, dimana alat baca ini dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat menandaii sandi balok pemakai atau
lokasi,dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.
Dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi, sangat lazim terjadi kehilangan berkas atau salah tempat dalam menempatkan suatu dokumen, hal ini dikarenakan staf yang bertanggung jawab atas dokumen-dokumen sering kali menyerahkan dokumen kepada orang lain tanpa mencatat pada buku peminjaman. Untuk mengurangi tingkat kehilangan ini, perlu dilakukan pengelolaan dengan sistem barcode karena dengan sistem ini, berkas akan dapat dilacak keberadaannya. Keuntungan lain dari sistem ini, adalah dokumen yang diarsipkan mudah untuk di-upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi.
Diatas telah dibahas secara garis besar tentang sistem penyimpanan dan temu balik secara manual. Dipihak lain juga telah dikemukakan kemungkinan penerapan otomatisasi dibidang pengurusan surat. Otomatisasi dapat pula diterapkan pada penyimpanan dan temu balik dokumen.Sistem penyimpanan dan temu balik secara elektronik adalah merupakan penyimpanan dan temu balik melalui bantuan computer.
Dengan menggunakan bantuan Komputerisasi akan diperoleh kemudahan melalui Word Processing (WP) yang sering digunakan negara-negara maju karena lebih menghemat waktu dalam sistem pemberkasan Namun tidak terlepas dari sistem manual, untuk penyimpanan arsip elektronik digunakan sistem masalah, pola klasifikasi dengan kodenya. Martono (1997:137), kemantapan klasifikasi yang ada akan sangat membantu dalam penggunaan sistem computer.
1.5.3 Efektivitas
1.5.3.1 Pengertian Efektifitas
Terkadang banyak orang yang menyamakan makna efektivitas dengan efisiensi, namun sebenarnya keduanya memiliki makna yang berbeda. Efektivitas adalah suatu kosakata dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris yaitu “efektive” yang berarti berhasil, ditaati, mengesankan, mujarab dan mujur. Dari sederetan arti di atas, maka yang paling tepat adalah berhasil dengan baik. Jika seseorang dapat berhasil dengan baik maka ia dapat dikatakan bekerja secara efektif. Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai lima macam sumber usaha yaitu pikiran, tenaga, waktu, uang, dan benda. Walaupun dalam gabungan yang berbeda untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya setiap orang melakukan kegiatan tertentu ingin memperoleh hasil yang maksimal.
Atmosoeprapto (2002 :139) menyatakan Efektivitas adalah melakukan hal yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara benar, atau efektivitas adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi adalah bagaimana kita mencampur segala sumber daya secara cermat.
Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 :106) menekankan pentingnya efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Efektivitas dalam kegiatan organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran yang menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Selanjutnya menurut kamus Administrasi perkantoran, efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek
yang dikehendaki dalam suatu perbuatan. Sumaryadi (1997:151) berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Dengan demikian jelaslah bahwa efektifitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan keberhasilan kerja yang diharapakan. Efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan, artinya pelaksanaan suatu tugas ditandai baik atau tidak sangat tergantung pada penyelesaian tugas tersebut, bagaimana cara melaksanakannya, dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu.
Selanjutnya Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu perbuatan.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa konsep tingkat efektivitas kerja menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi lingkungan kerjanya
1.5.3.2 faktor-faktor mempengaruhi Efektivitas
Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor, yang dapat menentukan efektivitas kerja karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak. Seorang pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efektif dapat dipengaruhi oleh berbagai
faktor. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa konsep tingkat efektivitas kerja menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dihat dari kualitas dan kuantitas dan dapat bermanfaat bagi lingkungan kerjanya.
Menurut The Liang Gie (2007:29) factor-faktor yag mempengaruhi efektivitas adalah
1. Waktu Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.
2. Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada karyawan.
3. Produktivitas Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian pula sebaliknya.
4. Lingkungan: tempat bekerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seorang pegawai sewaktu bekerja.
5. Perlengkapan dan fasilitas: adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan dalam bekerja. Fasilitaas yang kurang lengkap akan
mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baiknya kerja seseorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkanTugas .
1.6 DEFENISI KONSEP
Konsep adalah istilah atau defenisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok, atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial (Singarimbun, 2006:33). Agar mendapatkan batasan yang jelas dari setiap konsep yang diteliti, maka penulis mengemukakan defenisi konsep sebagai berikut :
1. Arsip adalah Segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
2. Kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis
3. Sistem Kearsipan adalah sistem penerbitan (Ordenan/arranging) dan
penguraian (beschrijven/deskription) daripada bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi.
a) penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
b) Penemuan kembali arsip adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Oleh sebab itu sistem penataan sangat diperlukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan sehingga diperlukan Metode Penyimpanan atau Sistem Penataan arsip.
4. Efektivitas Kerja adalah menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi Lingkungan kerjanya.
1.7. Sistematika Penulisan
Sistematika yang disusun dalam rangka memaparkan secara keseluruhan hasil penelitian ini dapat diketahui secara singkat yakni sebagai berikut:
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan dan menjelaskan tentang latar
belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitia, kerangka teori, defenisi
konsep,dansistematika penulisan.
BAB 2 : METODELOGI PENELITIAN
Bab ini menguraikan dan menjelaskan tentang metode penelitian yang dipakai dalam melakukan penelitian, pengumpulan data, dan analisis data.
BAB 3 : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Bab ini memaparkan tentang profil dan gambaran umum mengenai Desa Bogak yang merupakan tempat
dilaksanakannya penelitian ini.
BAB 4 : PENYAJIAN DATA
Bab ini memaparkan data yang diperoleh berkaitandengan penelitian yang dilakukan mengenai Upaya peningkatan
kemampuan aparatr desa dalam pelaksanaan tugas administrasi.
BAB 5 : ANALISIS DATA
Bab ini akan memaparkan hasil analisis berdasarkan data yang diperoleh berkaitan degan penelitian yang
dilakukan.
BAB 6 : PENUTUP
Bab ini mengenai kesimpulan yang diperoleh dari seluruh hasil penelitian dan didalamnya terdapat saran-saran yang berguna dan bermakna
