BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Depo Osama merupakan bentuk dari sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan air isi ulang dan tabung gas. Depo Osama yang beralamatkan di jalan Dusun kertasari Desa Balonggandu Rt 002/Rw 005 kecamatan Jatisari Kabupaten Karawang.Depo Osama yang sudah berdiri selama 9 tahun sejak 2010 sampai sekarang.
Untuk barang yang di perjual belikan ada 2 jenis yaitu, air dan gas. Airnya pun ada 2 (dua) jenis yaitu air isi ulang dan air Danone. Serta gas ada 3(Tiga) jenis yaitu ada, Gas eliji 3Kg, tabung gas elpiji warna biru 12 Kg dan tabung gas elpiji warna merah muda 12 Kg. Dan untuk pemesanan air dan tabung gas besar biasanya dilakukan pemesanan terlebih dahulu . tetapi untuk pemesanan tabung gas elpiji 3 Kg sudah ada jadwal pengantaran perharinya jadi tidak melakukan pemesanan terlebih dahulu.
Sistem perjanjian kontrak yang dilakukan oleh pihak Depo dengan warung, dimana pihak Depo meminjami galon Danone dan tabung gas. Depo Osama sendiri sudah bekerjasama dengan 32 warung dan memiliki 3 karyawan. Depo Osama mempunyai jadwal pengantaran air yaitu satu hari sekali tiap warung, tetapi untuk pemesanan tabung gas elpiji akan di batasi untuk pemesanan di karenakan adanya pengiriman jatah maksimal dari pihak pertamina sejumlah 80 tabung perharinya.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Dalam mengelola suatu perusahaan, diperlukan sumber daya manusia yang menjanjikan. Sumber daya manusia ini harus dikelola atau dimanajemen agar kinerja sumber daya manusia tersebut optimal yang berdampak positif bagi perusahaan. Adapun bentuk pengelolaan sumber daya manusia dapat dituangkan ke dalam bentuk struktur organisasi yang memiliki fungsi masing-masing sebagai landasan pokok dan suatu kerangka yang dapat membantu dalam mewujudkan suatu pola yang efisien dan profesionalisme kerja.
Berikut bentuk struktur organisasi yang ada di Depo Osama ;
Sumber : Depot Osama Gambar III.1
Struktur Organisasi dan Fungsi
Dengan dibuatnya struktur organisasi pada setiap jabatan maka
menunjukan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau
kegiatan-kegiatan berbeda yang dikoordinasikan. Dan selain itu struktur organisasi juga menunjukkan mengenai spesialisasi-spesialisasi dari
pekerjaan, saluran perintah maupun penyampaian laporan. setiap jabatan ini
wajib memegang teguh kewajban dan tugas yang telah ditentukan dan mengerjakan pekerjaan sesuai standar SOP yang berlaku pada perusahaan.
pemik
( owner )
Driver Keuangan Bag. Bag.
Kebersihan adm in
Supaya perkerjaan yang dilakukan dapat dijalankan dengan baik dan sesusai dengan pedoman yang telah ditentukan.
Adapun fungsi dari setiap struktur organisasi sebagai berikut:
1. Pemilik
Kedudukan tertinggi yang ada di dalam struktur organisasi sekaligus pemegang kendali dalam setiap bidang yang ada dalam perusahaan. Adapun tugas pemilik perusahaan sebagai berikut :
a. Mengawasi semua aktivitas yang ada di Depo
b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
c. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan.
d. Mengatur dan menentukan kebijakan dan standar kerja yang berlaku di depo e. Mengatur dan mencatat jumlah pemasukan dan pengeluaran serta melakukan
pemesanan yang ada di Depo
f. Melakukan pemesanan dan pembayaran barang. 2. Bagian oprasional
Di depot osama fungsi dan tugas bagian oprasional adalah bertanggung jawab untuk memasarkan produk dan mengatarkan pesanan produk ke setiap warung yang sudah ada perjanjian kontraknya. Dan melakukan sesuai dengan kebijakan yang telah di tetapkan dan waktu yang telah ditentukan oleh pemilik depot. Dan melakukan penyerahan setoran setiap sore harinya setelah selesai mengatarkan pesanan kesetiap warung.
Tinjauan Kasus
3.2.1 Permasalahan Pokok
Depot Osama merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan yang berfokus kepada penjualan isi ulang air mineral dan tabung gas dimana masih menggunakan sistem konvensional dalam pembuatan laporan. mulai dari data pembelian, persediaan barang setelah pembelian, penjualan dan laporannya. Apabila terjadi rekap data atau pencarian terhadap suatu transaksi maka membutuhkan waktu yang cukup lama dan memungkinkan kesalahan dalam perhitungan, sehingga tingkat efisiensi dan efektifitas dari perusahaan tersebut berkurang, kemudian berdampak buruk terhadap citra perusahaan dan memungkinkan pelanggan berkurang. Adapun masalah pokok yang terjadi di Depot Osama sebagi berikut:
1. Pengarsipan terhadap data yang berkaitan dengan perusahaan masih menggunakan pembukuan yang rentan akan kerusakan atau hilang yang berdampak buruk terhadap kinerja perusahaan dan proses pengolahan menjadi lambat.
2. Berupa persediaan barang yang masih memerlukan waktu pengecekan berkala 3. Waktu pemesanan yang belum terjadwalkan dan cara pemesanannya pun masih
menggunakan media komunikasi yang belum terkomputerisasi yaitu berupa “SMS” dan “Telpon”.
4. Bukti traksaksinya pun masih berbentuk kertas yang belum beralih menjadi berbentuk softcopy, sehingga pemilik depo masih kesulitan dalam melakukan pemesanan maupun pengarsipan data transaksi.
5. penghitungan data dan transaksinya masih di lakukan secara konversional, sehingga masih sering terjadinya kesalahan kesalahan pencatatan data.
3.2.2 Pemecahan Masalah
Permasalahan yang terjadi pada Depot Osama lebih mendasar pada sistem pencatatan yang ada di perusahaan tersebut, sehingga pihak manajemen dari perusahaan harus melakukan tindakan pencegahan dan penanggulangan terhadap permasalahan yang terjadi. Adapun cara alternatif pemecahan masalah terhadap masalah yang terjadi di Depot Osama sebagai berikut:
1. Peralihan sistem pengarsipan data yang dilakukan dengan pembukuan menjadi sistem yang terkomputerisasi sehingga data yang diolah lebih aman dan mudah untuk digunakan kembali.
2. Data yang berada pada nota transaksi diteliti terlebih dahulu untuk mengurangi kesalahan pada nota transaksi tersebut, apabila sudah menerapkan sistem komputerisasi, kesalahan seperti ini dapat diperbaiki dalam waktu yang singkat.
3. Pencatatan yang menggunakan media aplikasi akuntansi agar pencatatan pembukuan lebih mudah dan aman.
3.3 PENCATATAN MANUAL
3.1.3 Data-Data Perusahaanya
1. Saldo Awal
Tabel III :1 Saldo Awal
2. Data Customer
Tabel III :2 Data Customer
No Kode Customer Nama Customer
1. C-01 M nur 2. C-02 Eman 3. C-03 Pirgas 4. C-04 Sopiah 5. C-05 Enur 6. C-06 Maiti 7. C-07 Kadir 8. C-08 Walim 9. C-9 Endeh
10. C-10 Apung
11. C-11 Nia
3. Data Supplier
Tabel III :3 Data Supplier
No Kode Supplier Nama Supplier
1. VO1 PT Amanah Sejahtera
2. VO2 PT Tira Putri Mandiri
3. VO3 PT Teratai Salju
4. Data Karyawan
Tabel III :4 Data Karyawan
No Kode Karyawan Nama Karyawan
1. EO1 Nurhadi 2. EO2 Idoy
5. Data Produk
Tabel III :5 Data Produk No kode Nama barang Satuan
Dasar
Stok min
Harga Jual Supplier Utama 1. B01 Air isi ulang (1) Pcs 30 Rp. 4000 PT Tira Putri
Mandiri 2. B02 Air isi ulang (2) Pcs 30 Rp. 4500 PT Tira Putri
Mandiri 3. B03 Gas Pcs 35 Rp. 17000 PT Amanah
Sejahtera 4. B04 Danone Pcs 15 Rp. 17000 PT Teratai
Salju 6. Saldo Awal Piutang Usaha
Per 31 Januari 2020
Tabel III :6 Saldo awal piutang
Nama Perusahaan Invoice Saldo
Toko M nur INV-01 Rp. 150.000
Toko Pirgas INV-02 Rp. 200.000
Toko Maiti INV-03 Rp. 200.000
Total Rp. 550.000
7. Saldo Awal Hutang Usaha Per 31 Januari 2020
Tabel III :7 Saldo Awal hutang
ID Nama Pemasok Invoice Saldo
VO1 PT Amanah Sejahtera INV-04 Rp. 40.000.000-, VO2 Tirta Putri Mandiri INV-05 Rp. 5.400.000-, VO3 Teratai Salju INV-06 Rp. 15.096.000-, Total Rp. 60.496.000-, 8. Saldo Awal Persediaan
Per 31 Januari 2020
Tabel III :8 Saldo Awal persediaan
Kode Nama Barang Jumlah Harga Perolehan
Satuan Total B01 Galon Isi Ulang 70 Rp. 3000 Pcs Rp. 210.000 B02 Galon Isi Ulang (B) 70 Rp. 3000 Pcs Rp. 210.000 B03 Galon Danone 80 Rp. 14.250 Pcs Rp. 1.140.000 B04 Gas 80 Rp . 14.500 Pcs Rp. 1.160.000
Total Rp. 2.720.000
9. Data Transaksi
Berikut data Transaks Per Januari 2020: Tabel III:9 Data Transaksi
No Tanggal Transaksi Nominal
1. 01/01/2020 Terjadi penjualan galon isi ulang dan galon danone dengan harga:
a. 25 pcs galon isi ulang @4000
b. 49 pcs galon isi ulang @4.500 c. 10 pcs galon danone @17.000 Rp. 100.000 Rp. 220.000 Rp. 170.000 Rp. 490.000
2. 02/01/2020 Terjadi penjualan galon danonedan tabung gas dengan harga: a. 19 pcs galon danone @17.000 b. 52 pcs tabung gas @17.000 Rp. 323.000 Rp.884.000 Rp. 1.207.000 3 03/01/2020 Terjadi pembelian persediaan barang galon isi ulang 80 pcs Rp. 240.000 Rp.240.000 4. 04/01/2020 Terjadi pembelian barang a. tabung gas 80 pcs kredit
b. galon isi ulang 80 pcs Rp. 1,160.000 Rp. 240.000 Rp.1.400.000 5. 07/01/2020 Terjadi pelunasan piutang toko Mnur
Rp. 150.000 Rp.150.000 6. 08/01/2020 Terjadi pembelian
galone danone 80pcs
Rp.1.160.000 Rp.1.160.000 7. 09/01/2020 Terjadi
a. setoran kas ke bank mandiri b. pembayaran hutang kepada PT amanah sejahtera Rp. 1.000.000 Rp. 1.140.000 Rp. 2.140.000
8. 14/01/2020 Terjadi pembayaran hutan kepada PT Tirta putri mandiri Rp. 5.400.000 Rp. 5.400.000 9 15/01/2020 Terjadi pelunasan
piutang toko pirgas
Rp. 200.000 Rp.200.000 10. 16/01/2020 Terjadi penjualan pada:
a. 29 pcs air isi ulang @4000 b. 41 pcs air isi ulang@4500 c. 3pcs galone danone@17000 d. 51 pcs gas @17.000 Rp.116.000 Rp. 184.000 Rp. 51.000 Rp. 867.000 Rp. 1.218.000
11. 18/01/2020 Terjadi penjualan pada: a. 21 pcs air isi ulang@4000 b. 40 pcs gas @17000 Rp. 84.000 Rp. 680.000 Rp.764.000
12. 20/01/2020 Terjadi penjualan pada: a. 8 pcs air isi ulang@4500 b. 5 pcs tabung gas@17000 c. 1 pcs danone @17.000 Rp. 36.000 Rp. 85.000 Rp. 17.000 Rp. 138.000 13. 22/01/2020 Terjadi penjualan 30pcs galone danone@17.000 Rp. 510.000 Rp.510.000 14. 24/01/2020 Terjadi pembayaran listrik Rp. 200.000 Rp.200.000 15 27/01/2020 Terjadi setor kas kecil ke
bank
Rp. 1.476.500 Rp. 1.476.500 16. 28/01/2020 Terjadi pembayaran gaji
dan pembelian bahan bakar
Rp. 2.974.500 Rp. 250.000
Rp. 3.224.500
17. 30/01/2020 Terjadi penjualan galon danone 11 pcs @17.000 Rp. 187.000 Rp. 187.000 10. Jurnal Umum Per 31 Januari 2020
11. Rekapitulasi Jurnal Umum
Tabel III: 10 Rekapitulasi Debet DEBET
No Akun Nama Akun Jumlah
110.10 Kas Rp 9.360.000 140.10 Persediaan barang dagang Rp 47.540.000 210.10 Hutang usaha Rp 60.496.000 510.10 Harga pokok penjualan Rp 2.480.000 610.60 Biaya Gaji Rp 2.970.500 610.10 Air, Listrik dan Telp Rp 210.000
610.20 Bensin Parkir dan Tol Rp 250.000 Tabel III: 10 Rekapitulasi Debet
KREDIT
No Akun Nama Akun Jumlah
120.10 Bank Mandiri Rp 27.476.000 410.10 Penjualan Rp 6.620.500
12. Buku Besar Per 31 Januari 2020
Tabel III :10 Buku besar akun kas
Tabel III :11 Buku besar akun piutang
Tabel III :12 Buku besar akun penjualan
Tabel III :13 Buku besar akun hutang
Tabel III :14 Buku besar akun Bank
Tabel III :15 Buku besar akun Biaya lain-lain
Tabel III :16 Buku besar akun pendapatan
Tabel III :17 Buku besar akun Biaya gaji
Tabel III :18 Buku besar akun persediaan barang
13. Jurnal Penyesuaian bulan Januari 2020
JURNAL PENYESUAIAN PERJANUARI 2020
Tabel III:19 jurnal penyesuaian
No Nama Akun No
Akun Debet Kredit
1 Beban
Peny.kendaraan 660.10 Rp 6.000.000 Akm. Peny.
Kendaraan 170.11 Rp 6.000.000
14. Nerasa Saldo
NERACA SALDO PER JANUARI 2020 Tabel III:20 Neraca Saldo
No
Akun Nama Aku n Debet Kredit
170.10 Kas Rp 9.360.000 120.10 Bank Mandiri Rp 27.476.000 140.10 Persediaan Baran Dagang g Rp 47.540.000 210.10 Hutang Usaha Rp 200.000 310.20 Modal Rp 30.000.000 320.10 Laba Ditahan Rp 53.466.000 410.10 Penjualan Rp 6.620.500 510.10 Harga Pokok Pen jualan Rp
2.480.000 610.60 Biaya Gaji Rp 2.970.500 610.10 Listrik Rp 210.000 610.20 Bensin Rp 250.000 Jumlah Rp 90.286.500 Rp 90.286.500
15. Laporan Laba Rugi
LAPORAN LABA RUGI PER JANUARI 2020
GambarIII. 1 laba rugi
3.4 Pencatatan Dengan Tool Aplikasi
3.4.1 Setup Awal
Pengolahan data akuntansi dengan aplikasi Zahir Accounting Versi 5.1. dapat dilakukan dengan beberapa tahap. Untuk tahap awal kita dapat men-set up data data perusahaan seperti :
A. Mengoprasikan Aplikasi Zahir Accounting Versi 5.1.
Proses yang sangat awal yaitu untuk membuat data perusahaan seperti berikut. mengklik ikon Zahir Accounting yang telah di Install pada komputer. Setelah program aplikasi Zahir Accounting Versi 5.1. terbuka, langkah selanjutnya adalah dengan klik “Membuat Data Baru”.
Gambar III:2 Membuat data baru
B. Membuat Data Perusahaan.
Setelah memilih Membuat Data Baru, maka akan muncul jendela informasi perusahaan seperti gambar dibawah. Isilah semua informasi yang sesuai dengan informasi perusahaan kemudian klik tombol lanjutkan untuk langkah
Gambar III:3 Membuat data informasi perusahaan
C. Menentukan Periode Akuntansi
Setelah pengisian informasi perusahan terisi semua dengan benar, Maka akan muncul jendela “Periode Akuntansi.” Yang perlu dilakukan pada tahap ini adalah menentukan masa periode pencatatan akuntansi sesuai yang dilakukan perusahaan.
Gambar III:4 Membuat periode akuntansi D. Konfirmasi Akhir
Setelah semua tahapan diatas dilakukan, maka berikutnya akan tampil jendela “Konfirmasi Akhir.” Klik tombol Proses untuk tahap selanjutnya.
Gambar III:5 Konfirmasi Akhir
E. Memilih Jenis Usaha
Pada jendela ini terdapat beberapa list jenis usaha. pilih jenis usaha dengan kegiatan perusahaan tersebut, kemudian klik tombol Lanjutkan jika sudah memilih.
Gambar III:6 Jenis Usaha F. Menentukan Mata Uang
Pada jendela ini perusahaan akan menentukan Mata Uang yang digunakan. Pilih mata uang yang digunakan pada kolom kode mata uang, sesuaikan dengan yang digunakan oleh perusahaan.
Gambar III:7 Menentukan Mata Uang G. Membuat Data Vendor/Customer
Untuk membuat data alamat baru perusahaan melalui modul DataData>>kemudian pilih dan klik Data Nama Alamat>>klik tombol Baru sehingga muncul form seperti berikut.
Gambar III:8 Membuat Data Customer H. Membuat Data Produk
Membuat Data produk langkah-langkahnya Data-Data>>Data Produk>>Baru
Gambar III:9 Membuat Data Produk
I. Membuat Data Harga Tetap
Data-Data>>Data Harga Tetap>>Baru>>Masukan datanya>>Rekam.
Gambar III:10 Membuat Data Harta Tetap
3.4.2 Input Saldo Awal
Saldo awal merupakan saldo dari tiap-tiap akun diawali periode yang ada di perusahaan. Terdiri dari saldo awal akun, saldo awal persediaan, saldo awal hutang dagang, dan saldo awal piutang dagang 2.6.1 Saldo Awal
Merupakan nilai awal dari tiap-tiap akun perkiraan. Pilih Setting>>Saldo Awal Akun>>isi saldo >>Rekam.
Gambar III:11 Saldo Awal
2.6.2 Saldo Awal Piutang
Pinjaman uang yang diberikan suatu perusahaan untuk pihak lain.
Gambar III:12 Saldo Awal piutang
2.6.3 Saldo Awal Hutang
Saldo sisa hutang yang belum dibayarkan kepada pemasok pada periode sebelumnya.Setting>>Saldo awal>>Saldo Awal Hutang>>isi sesuai data>>Rekam.
Gambar III:13 Saldo Awal hutang 2.6.4 Saldo Awal Persediaan Barang
Setting>>Saldo awal>>Saldo Awal persediaan barang>>isi sesuai data>>Rekam
Gambar III:14 Saldo Awal persediaan barang 3.4.3 Input Transaksi
Berikut merupakan beberapa contoh data transaksi yang diinput kedalam zahir. a. Input penjualan
Pada tanggal 01 Januari 2020 telah terjual 25 pcs galon isi ulang dengan harga Rp 4000,- kepada 6 toko langganan depot osama diantaranya adalah Toko M Nur, Toko Pirgas, Toko Ani, Toko Enur, Toko Niti, Toko
Arin.Sedangkan 49 Pcs galon isi ulang dengan harga Rp 4500,- dijual kepada 9 toko langganan depot osama diantaranya adalah Toko isum, Toko Epon,Toko Neneng,Toko jono,Toko Walim,Toko Maiti,Toko T. Ade,Toko Sahri, Toko Elas.
Pada tanggal 01 Januari 2020 telah terjual 10 Pcs galon danone kepada 5 toko langgana depot osama diantaranya adalah Toko Enur, Toko Niti, Toko Neneng, Toko walim dan Toko Maiti.
Penyelesaian:
2. Klik pengirim Barang
3. Isi semua data, lalu klik Rekam
Gambar III:15 Transaksi penjualan
Gambar III:16 Transaksi penjualan
b. Input pembelian
Pada tanggal 03 Januari 2020 membeli persediaan air isi ulang sejumlah 80 pcs air isi ulang
Penyelesaian:
1. Klik modul Pembelian 2. Klik penerimaan Barang 3. Isi semua data, lalu klik Rekam
Gambar III:17 Transaksi pembelian
Gambar III:18 Transaksi pembelian
c. Input pembayaran piutang
Pada tanggal 07 Januari 2020 pelunasan piutang toko Mnur sebesar Rp.150.000.
Penyelesaian:
1. Klik modul Penjualan 2. Klik pembayaran piutang 3. Isi semua data, lalu klik Rekam
Gambar III:20 Transaksi pelunasan piutang
Gambar III:21 Transaksi pembayaran piutang
d. Input kas dan bank
Pada tanggal 09 Januari 2020 setoran kas kecil pada bank mandiri sejumlah Rp.1.000.000.
Penyelesaian:
1. Klik modul kas dan bank 2. Klik transfer kas
3. Isi semua data, lalu klik Rekam
Gambar III:22 Transaksi Kas masuk
e. Input pembayaran hutan usaha
Pada tanggal 09 Januari 2020 telah membayar hutang kepada PT Amanah Sejahtera sebesar Rp.1.140.000.
Penyelesaian:
1. Klik modul Pembelian 2. Klik pembayaran hutang 3. Isi semua data, lalu klik Rekam
Gambar III:23 Transaksi pembayaran hutang
Gambar III:24 Daftar pembayaran hutang
f. Laporan-Laporan a. Neraca saldo
Gambar III:29 Neraca Saldo
