Penerapan Modul e-Proxy dan e-Voting pada Aplikasi
eASY.KSEI beserta Tayangan RUPS
Agenda
Peraturan KSEI terkait eASY.KSEI
Fitur Baru Modul e-Voting
Proses RUPS dengan penambahan modul e-Voting dan
Tayangan RUPS
Waktu Layanan KSEI
Peraturan KSEI terkait eASY.KSEI
[to be discussed] Peraturan mengakomodir pengenaan dan besaran biaya layanan jasa eASY.KSEI kepada Pengguna eASY.KSEI Peraturan KSEI – Biaya Layanan Jasa eASY.KSEI
Peraturan mengakomodir Tata Cara
penggunaan eASY.KSEI untuk pelaksanaan RUPS secara elektronik dan kehadiran secara
elektronik
Peraturan KSEI – Tata Cara Pelaksanaan RUPS Elektronik yang Disertai Pemberian Suara
Melalui eASY.KSEI
Peraturan mengakomodir mekanisme pemberian dan penerimaan kuasa secara elektronik, hak akses dan tata cara penggunaan eASY.KSEI, pengumuman, pemanggilan
dan pelaksanaan RUPS, serta penghentian layanan Peraturan KSEI – Tata Cara Pelaksanaan RUPS yang disertai dengan Pemberian Kuasa melalui eASY.KSEI
XI-A
Perihal Rancangan Peraturan KSEI Nomor XI-A
Pemberian Kuasa secara Elektronik oleh Pemegang Saham melalui eASY.KSEI
• Pemegang saham yang dapat memberikan kuasa secara elektronik melalui eASY.KSEI adalah pemegang saham yang tercantum dalam DPS pada Recording Date dan memiliki SID, AKSes, atau persyaratan lainnya yang ditentukan oleh Penyedia eASY.KSEI.
• Pemberian kuasa kepada Penerima Kuasa dapat disertai dengan pencantuman pilihan suara. Perubahan pilihan suaran atau pencabutan kuasa yang disampaikan melalui eASY.KSEI dapat dilakukan oleh pemegang saham sampai paling lambat 1 hari kerja sebelum tanggal pelaksanaan RUPS.
Penerimaan Kuasa secara Elektronik oleh Penerima Kuasa melalui eASY.KSEI
• Pihak yang dapat menjadi Penerima Kuasa dalam eASY.KSEI adalah Partisipan, Biro Administrasi Efek atau Pihak lain yang ditunjuk oleh Penerbit Efek (Penerima Kuasa Independen), dan Penerima Kuasa yang ditunjuk oleh pemegang saham (Penerima Kuasa Individu).
• Penerima Kuasa yang ditunjuk oleh Pemegang saham wajib hadir dalam RUPS untuk melaksanakan kuasanya.
• Dalam hal penerima kuasa berhalangan hadir dalam RUPS wajib memberikan konfirmasi penolakan melalui eASY.KSEI dan menginformasikannya kepada pemegang saham.
Pengumuman dan Pemanggilan RUPS melalui eASY.KSEI
• Dalam hal Penerbit Efek menggunakan layanan eASY.KSEI, Penerbit Efek wajib menyampaikan pengumuman RUPS dan Pemanggilan RUPS melalui eASY.KSEI
• Penerbit Efek wajib memastikan dan bertanggungjawab bahwa pengumuman RUPS dan pemanggilan RUPS telah memenuhi ketentuan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan dan dilakukan dengan mekanisme yang ditetapkan oleh Penyedia eASY.KSEI.
Pengambilan dan Perhitungan Suara
• Dalam pengambilan suaran Penerbit Efek wajib memastikan jumlah suara yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam RUPS telah sesuai dengan jumlah suara dari pemegang saham atau kuasanya yang terdapat pada laporan kehadiran yang dihasilkan oleh eASY.KSEI.
• Dalam melakukan perhitungan suara, Penerbit Efek wajib memastikan total jumlah suara elektronik dalam eASY.KSEI dan jumlah suara yang disampaikan langsung dalam RUPS (physical voting) sesuai dengan total jumlah suara yang hadir dalam RUPS.
Pelaporan RUPS • Penerbit Efek wajib menyampaikan ringkasan risalah RUPS melalui eASY.KSEI dengan isi dan batas waktu sesuai peraturan perundang-undangan
Perihal Rancangan Peraturan KSEI Nomor XI-B
Pendaftaran Pemegang Saham atau Penerima Kuasa yang Hadir Secara Elektronik
• Pemegang saham atau Penerima Kuasanya yang hadir secara elektonik wajib melakukan pendaftaran secara elektronik pada tanggal pelaksanaan RUPS melalui eASY.KSEI, apabila sebelum tanggal pelaksanaan RUPS belum menyampaikan pilihan suara paling sedikit pada satu mata acara rapat.
• Apabila pemegang saham, Penerima Kuasa Independen, dan Penerima Kuasa Individu telah menyampaikan pernyataan kehadian dan pilihan suaranya di sebagian atau seluruh mata acara rapat sebelum tanggal pelaksanaan RUPS, dianggap sah menghadiri RUPS tanpa perlu melakukan pendaftaran secara elektronik pada tanggal pelaksanaan RUPS.
Pelaksanaan RUPS secara Elektronik • Penerbit Efek wajib menggunakan layanan audio visual yang disediakan KSEI untuk
memfasilitasi peserta rapat melihat, mendengar, dan berpartisipasi dalam RUPS, serta menyampaikan pertanyaan dan/atau pernyataannya.
• Penerbit Efek wajib mempunyai tata tertib mengenai mekanisme penyampaian pertanyaan dan/atau pernyataan secara elektronik oleh pemegang saham dan Penerima Kuasa.
Fitur Baru Modul e-Voting
• Pembuatan data RUPS • Pengumuman RUPS • Pemanggilan RUPS
• Pemberian kuasa secara elektronik
• Registrasi untuk menghadiri RUPS secara fisik
• Perhitungan kehadiran fisik dan kehadiran elektronik • Penyampaian ringkasan risalah rapat
• Upload materi/tata tertib sebelum RUPS
• Penentuan non independent shareholder dan
exceptional shareholder
• Registrasi untuk menghadiri RUPS secara elektronik • Perhitungan kuorum kehadiran per mata acara
• Penyampaian pertanyaan dan pendapat melalui
chatting box
• Live electronic voting
• Penunjukkan operator (host) dan presenter
(panelis) pada RUPS
• Penayangan RUPS melalui Zoom Webinar • Menyaksikan dan mendengar penayangan
pelaksanaan RUPS melalui Zoom Webinar
• Penyampaian pertanyaan dan pendapat secara
langsung melalui fitur raise hand pada Zoom Webinar (jika diizinkan oleh Emiten)
• Diskusi interaktif dengan pemegang
saham/penerima kuasa setelah mengaktifkan fitur
allow to talk pada Zoom Webinar
• Mengunduh hasil rekaman webinar RUPS
Layar utama
penyelenggaraan RUPS
Layar tambahan penyelenggaraan RUPS
BAE 4. Pemanggilan RUPS Individual Representative Independent Representative 4. Pemanggilan RUPS 1. Pengumuman RUPS 11. Menyaksikan RUPS 10. Menghadiri RUPS 5. Input Deklarasi Kehadiran 10. Menghadiri RUPS 5. Input Deklarasi Kehadiran 7. Registrasi kehadiran 10. Menghadiri RUPS
1. Melakukan Pengumuman RUPS 2. Penunjukkan Penerima Kuasa
dari Perseoran
4. Melakukan Pemanggilan RUPS 8. Pelaksanaan RUPS
3. Pengaturan Tayangan RUPS melalui webinar Zoom 9. Penayangan RUPS 4. Pemanggilan RUPS 11. Menyaksikan RUPS 11. Menyaksikan RUPS Tayangan RUPS 6. Mengontrol Proses Registrasi RUPS 7. Registrasi kehadiran
Tayangan RUPS
Agree
Proses Aplikasi eASY.KSEI & Tayangan RUPS
• Aplikasi eASY.KSEI terintegrasi dengan modul Tayangan
RUPS pada fasilitas AKSes
• Modul Tayangan RUPS menggunakan aplikasi webinar
Zoom
• Kapasitas webinar Zoom webinar dapat menampung
hingga 500 partisipan per RUPS yang di dalamnya termasuk
Operator, Panelis, dan Peserta RUPS.
• Pengguna aplikasi eASY.KSEI dan modul Tayangan RUPS
pada fasilitas AKSes masih terbatas untuk pemegang
saham individu lokal yang telah memiliki akun
• Webinar menggunakan metode first come first serve,
sehingga harap dipastikan seluruh Operator dan Panelis
sudah hadir saat Practice Session sebelum webinar dimulai
• Webinar akan otomatis direkam dan hasil rekaman dapat
Pengumuman
Pemanggilan
Pelaksanaan
RUPS
Selesai
Pelaksanaan
Pengumuman RUPS (oleh Emiten)
Emiten melakukan input data kegiatan RUPS (Tahunan/Luar Biasa) pada aplikasi eASY.KSEI
Emiten wajib menyampaikan informasi mengenai rencana
pelaksanaan RUPS secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI dalam pengumuman
RUPS
Terdapat validasi 14 hari antara tanggal pengumuman dan tanggal pemanggilan, tetapi penerapannya menunggu
kesiapan pelaku
Pengumuman RUPS akan terkirim melalui e-mail kepada
Emiten, BAE, KSEI, dan pihak/instansi yang didaftarkan Emiten lain. Misalnya: OJK, BEI,
dan lain-lain B A E Penerima Notifikasi Lainnya
Persiapan Tayangan RUPS via Webinar
Pembuatan Akun Fasilitas AKSes
• User Penerbit Efek di eASY.KSEI dengan role sebagai Issuer dan Issuer Admin secara
otomatis akan dibuatkan akun di dalam Fasilitas AKSes untuk kebutuhan webinar
Tayangan RUPS
• User Penerbit Efek dapat menunjuk personil yang akan menjadi Operator ataupun
Panelis webinar melalui fasilitas AKSes
• Administrator Emiten di dalam fasilitas AKSes dapat membuat akun tambahan yang
akan bertugas sebagai Operator atau Panelis
• Jenis akun yang dapat digunakan sebagai Panelis di dalam fasilitas AKSes adalah
user investor dan registered user (user non investor)
• Pembuatan akun di dalam fasilitas AKSes cukup satu kali dan dapat digunakan untuk
webinar Tayangan RUPS di masa mendatang
Login Emiten di AKSes
https://akses.ksei.co.id/admin-partisipan
Pendaftaran Operator/Host dan Panelist/Presenter RUPS
Penunjukkan Operator/Host dan Panelist/Presenter RUPS
Persiapan Tayangan RUPS via Webinar
1
2
Pengumuman
Pemanggilan
Pelaksanaan
RUPS
Selesai
Pelaksanaan
Pemanggilan RUPS (oleh Emiten)
• Emiten harus menyediakan paling tidak 1 (satu) pihak independen yang dapat menjadi Penerima Kuasa Independen (Independent Representative).
• Persyaratan agar dapat menjadi Independent Representative adalah pihak selain jajaran komisaris, direksi, dan karyawan Emiten dan harus terdaftar memiliki akun pada fasilitas AKSes.
• Daftar Pemegang Saham (DPS) akan tersedia pada aplikasi eASY.KSEI sesuai tanggal pencatatan
(record date)
• Emiten dapat menyesuaikan kembali data RUPS
• Emiten wajib menambahkan mata acara Rapat dalam dua bahasa (Indonesia dan Inggris) beserta minimum kuorum per mata acara, menambahkan alamat pelaksanaan RUPS, dokumen pendukung, dan alamat situs resmi Perseroan
• Terdapat validasi 21 hari antara tanggal pemanggilan dan tanggal pelaksanaan RUPS, tetapi penerapannya menunggu kesiapan pelaku
• Emiten wajib menyampaikan informasi mengenai rencana pelaksanaan RUPS secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI dalam pemanggilan RUPS
• Emiten menyediakan dokumen berisi tata tertib/materi yang akan disampaikan pada saat pelaksanaan RUPS setelah Pemanggilan.
POJK 16, pasal 10 (1) c: “e-RUPS wajib memiliki fitur untuk menghitung kuorum kehadiran RUPS.”
Pencatatan Data RUPS
Kewajiban Emiten untuk upload slide
presentasi RUPS yang berisi tata tertib,
bahan RUPS, dan mata acara.
Tata Tertib, Bahan RUPS, dan Mata Acara RUPS
POJK 16, pasal 10 (1) a: “e-RUPS wajib memiliki fitur untuk menampilkan tata tertib, bahan RUPS, dan mata acara RUPS.”
Emiten atau BAE dapat menentukan pemegang saham (SID – non independent shareholder) tertentu memiliki berbenturan kepentingan dengan agenda tertentu.
Pemegang saham tidak dapat
memberikan vote pada mata acara yang berbenturan kepentingan
Catatan:
Apabila suara telah diberikan sebelum Perusahaan Terbuka atau BAE menentukan pemegang saham non independen, maka suara
Emiten atau BAE dapat menetukan pemegang saham tertentu tidak akan dihitung dalam kuorum kehadiran pada
RUPS dan tidak dapat memberikan suara (Treasury stock, Dwiwarna stock, different stock classification)
Pemegang saham treasury
stock atau Dwiwarna Stock
tidak dapat memberikan suara.
Catatan:
Apabila suara telah diberikan sebelum Perusahaan Terbuka atau BAE menentukan pemegang saham treasury stock,
Dwiwarna stock, maupun different stock
classification, maka suara tersebut tidak
dihitung sebagai kuorum kehadiran.
Catatan:
• Penerima kuasa independen adalah penerima kuasa yang disediakan oleh perusahaan terbuka.
• Emiten dapat bekerjasama dengan BAE untuk menunjuk BAE sebagai penerima kuasa independen.
POJK 16, Pasal 10 (1) f: “e-RUPS memiliki fitur pemberian kuasa dilakukan secara elektronik”
Pengumuman
Pemanggilan
Pelaksanaan
RUPS
Selesai
Pelaksanaan
Registrasi RUPS
1. BAE memiliki kontrol untuk
membuka dan menutup proses
registrasi. RUPS tidak dapat
dimulai apabila proses registrasi
belum selesai.
2. Kehadiran secara fisik:
proses
registrasi oleh BAE.
Registrasi RUPS
POJK 16, Pasal 10 (1) c: “e-RUPS memiliki fitur untuk penghitungan kuorum kehadiran RUPS”
3. Kehadiran secara elektronik:
a) BAE dapat melakukan pemantauan kuorum kehadiran
per mata acara (quorum report)
b) Proses registrasi kehadiran secara elektronik oleh
pemegang saham atau penerima kuasa.
c) Pemegang saham yang sudah memberikan suara dan
penerima kuasa yang sudah menerima suara minimum
di 1 agenda akan diregistrasi secara otomatis oleh
eASY.KSEI.
d) Pemegang saham dan penerima kuasa yang belum
memberikan suara sama sekali dapat melakukan
registrasi secara elektronik di eASY.KSEI.
e) User intermediary (Perusahaan Efek dan Bank Kustodian)
wajib melakukan registrasi secara elektronik di eASY.KSEI.
Catatan:
✓ Pada H-1 pelaksanaan RUPS, fasilitas AKSes akan membuatkan tautan pada submenu Tayangan RUPS dan mengirimkan e-mail pemberitahuan webinar RUPS melalui Tayangan RUPS
✓ Kehadiran pemegangan saham dan penerima kuasa dianggap sah apabila user-nya telah melakukan registrasi di
aplikasi eASY.KSEI saat masa registrasi dibuka oleh BAE
Login melalui alamat: https://akses.ksei.co.id/login Pilih menu eASY.KSEI, lalu submenu Tayangan RUPS Klik tombol biru [Ikuti Acara] pada data RUPS dituju
Persiapan Webinar Pada Pelaksanaan RUPS
Klik ‘Ikuti Acara’ untuk masuk ke dalam Webinar Zoom • Tersedia fitur practice session yang dapat digunakanoperator/host dan panelist/presenter RUPS untuk melakukan persiapan sebelum webinar dimulai.
• Practice session dapat digunakan pada hari-H mulai dini hari.
• Klik ‘Start Webinar’ agar attendees dapat masuk ke ruangan dan pelaksanaan RUPS via webinar dapat dimulai.
Layar e-Meeting Hall Aplikasi eASY.KSEI
Flow Text Box: menampilkan waktu
dan aktivitas yang dilakukan dari awal hingga RUPS berakhir, termasuk melihat pertanyaan/pendapat yang ditanggapi oleh pimpinan Rapat
Voting field: terdiri dari tombol
pilihan votes yang akan digunakan
Opinion Statement field: area untuk
menyampaikan pertanyaan atau pendapat selama sesi diskusi per mata acara dibuka oleh Emiten
Agenda field: terdiri dari Agenda
yang menampilkan daftar seluruh mata acara RUPS, dan Agenda Item
Discussed/Voted yang menampilkan
mata acara rapat yang sedang didiskusikan atau dilakukan proses pemungutan suara
E-Meeting Hall: Chatting Box
❑ Digunakan oleh pemegang saham/penerima
kuasa untuk menyampaikan pertanyaan/
pendapat
❑ Maks. 3 (tiga) kali penyampaian pertanyaan/pendapat pada setiap diskusi per mata acara dengan panjang masing-masing maks. 600 karakter
❑ Emiten akan menentukan pertanyaan/pendapat yang akan ditanggapi
❑ Pertanyaan/pendapat yang telah dipilih Emiten, akan terlihat pada flow tex box
❑ Jika terdapat titipan pertanyaan/pendapat dari pemegang saham, maka penerima kuasa wajib mencantumkan nama pemegang saham serta besar kepemilikan sahamnya
e-Meeting Hall: Chatting Box
Layar emiten dalam menanggapi
pernyataan dan pertanyan
Emiten berhak untuk memasukkan atau
tidak pernyataan dan pertanyaan
pemegang saham/penerima kuasa dalam
risalah RUPS.
e-Meeting Hall: Pemungutan Suara
❑ Proses pemungutan suara per mata acara Rapat
dilakukan di Voting Field
❑ Pemegang saham/penerima kuasa dapat mengikuti proses live voting apabila pemegang saham atau PE/BK telah memasukkan deklarasi atau kuasa, namun belum menyampaikan pilihan suaranya s.d. pukul 12.00 WIB pada H-1 pelaksanaan RUPS
❑ Aplikasi eASY.KSEI menetapkan voting time selama maksimum 5 (lima) menit per mata acara untuk setiap pelaksanaan RUPS
❑ Live voting tidak dapat dilakukan oleh pemegang saham/penerima kuasa jika pilihan suara telah dimasukkan sebelum pelaksanaan RUPS
e-Meeting Hall: Pemungutan Suara
Vote sudah diberikan sebelum pelaksanaan RUPS. Tidak ada fitur vote
Pemberian vote pada pelaksanaan RUPS
e-Meeting Hall: Perhitungan Suara
• Sistem menghasilkan perhitungan suara atas kehadiran elektronik.
• Data perhitungan suara atas kehadiran fisik diinput secata manual.
• Sistem menghitung total kehadiran fisik dan elektronik.
Sistem menampilkan pemegang saham yang memberikan suara secara eletronik setelah pemungutan suara selesai dihitung.
Pengumuman
Pemanggilan
Pelaksanaan
RUPS
Selesai
Pelaksanaan
RUPS
e-Meeting Hall: Webinar
Emiten wajib mengunduh hasil rekaman pelaksanaan webinar RUPS 1 hari setelah RUPS berakhir (H+1).
POJK 16, Pasal 10 (1) e: “e-RUPS memiliki fitur untuk merekam seluruh interaksi dalam RUPS, baik dalam bentuk audio, visual, audio visual, maupun rekaman elektronik non audio visual”
Layar Emiten
Unduh hasil rekaman
webinar RUPS
Show Vote Results & Upload Ringkasan Risalah RUPS
Layar Emiten
Klik ‘Add Minutes’ untuk mengunggah ringkasan risalah RUPS
Klik ‘Show vote results’ untuk mengunduh hasil voting RUPS
Waktu Layanan eASY.KSEI
➢ Panduan penggunaan eASY.KSEI dan Tayangan RUPS dapat diunduh di website KSEI:
https://www.ksei.co.id/data/download-data-and-user-guide
➢ eASY.KSEI tetap dapat diakses di luar Service Hour KSEI di atas.
Hari Layanan
Waktu
Kontak Layanan
Hari Bursa (Senin – Jum’at)
08:00 – 17:00
No. Telp.
:
021 515 2855
:
helpdesk@ksei.co.id
Hari Sabtu/Minggu/Libur Nasional/Libur
Bursa/Cuti Bersama
PT Kustodian Sentral Efek Indonesia Gedung Bursa Efek Indonesia Tower 1 Lt.5 Jl. Jend Sudirman Kav. 52-53, Jakarta 12190
Call Center: (62-21) 515 2855 Toll Free: 0800 186 5734
www.ksei.co.id @ksei.official