BAB II
PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI
2.1. Koleksi Perpustakaan
Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam perpustakaan, pelayanan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal jika tidak didukung dengan adanya koleksi yang memadai. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi secara maksimal maka perpustakaan harus menyediakan berbagai informasi atau bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna. Koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidak sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.
Koleksi perpustakaan tidak mencakup hanya buku, tetapi meliputi segala macam bentuk cetakan dan rekaman.koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan berseri seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan sebagainya, sedangkan koleksi rekaman terdiri dari kaset, audio visual, micro film, mikrofis, piringan hitam, video kaset, CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) dan lain-lain.
Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan yang ada bahwa terbitan berseri adalah salah satu koleksi yang memberikan informasi penting dalam kegiatan penelitian untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Terbitan berseri khususnya jurnal ilmiah mempunyai peran antara lain:
1. Memberikan tempat untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang. Pemikiran tersebut dituangkan dalam bentuk karangan yang dimuat dalam lembaran-lembaran terbitan.
2. Sebagai media untuk menyebarluaskan hasil penemuan dan pengamatan baru dalam bidang tertentu.
3. Sebagai sumber untuk memperluas wawasan seseorang. (Yuyu Yuli Toha dan Abdul Rahman Saleh, 1996:25)
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi terbitan berseri mempunyai peranan penting bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian
dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dengan demikian, koleksi perpustakaan harus dikembangkan secara teratur dan terencana sehingga koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan layanan perpustakaan dapat di lakukan secara tepat guna dan berhasil guna.
2.2. Pengertian terbitan berseri
Perpustakaan merupakan salah satu sarana utama yang dapat mendukung segala kebutuhan informasi secara menyeluruh tanpa membedakan stratifikasinya pada pengguna perpustakaan, koleksi terbitan berseri ini merupakan sumber informasi yang sangat penting dan harus dimiliki oleh setiap perpustakaan. Hal tersebut dapat dikatakan demikian karena terbitan berseri lazimnya memuat informasi masalah maupun peristiwa yang aktual dan mutakhir. Disamping hal tersebut frekuensi terbitan berseri umumnya lebih cepat dari buku dalam waktu yang sama.
Lasa Hs dalam pengelolaan terbitan berseri (1994:97) menyatakan bahwa:
“Periodicals adalah suatu publikasi yang direncanakan terbit terus menerus tanpa dibatasi waktu, berisi berbagai bidang, artikel, berita yang ditulis oleh beberapa orang, lembaga maupun organisasi profesi yang membentuk redaksi sebagai penanggung jawab”.
Sedangkan dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:12) mendefenisikan bahwa terbitan berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus menerus dengan jangka waktu terbit tertentu.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan dengan berdasarkan nomor urut/secara kronologis dan diterbitkan dalam kurun waktu yang ditentukan.
Suatu terbitan dapat dikategorikan sebagai terbitan apabila memiliki ciri-ciri berikut:
1. Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang berbeda dan ditulis oleh banyak orang.
2. Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti pada buku teks.
3. Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa, pengumuman, pemikiran yang dianggap perlu diketahui oleh masyarakatnya.
4. Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.
5. Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit tertentu. misalnya: harian, mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga bulanan, dan seterusnya.
6. Terdapat ISSN (International Standard Serial Number) sebagai nomor kontrol terbitan berseri (Lasa Hs, 1994:98).
2.2.1 Jenis Terbitan Berseri
Dalam Perpustakaan Nasional RI (2000: 12) dinyatakan bahwa ada beberapa jenis terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara lain:
1. Majalah (magazine).
2. Serial (serials) termasuk periodical, annual, laporan tahunan (year book), proceeding.
3. Bulletin, diterbitkan oleh badan pemerintah, perkumpulan, badan lain biasanya diberi nomor urut.
4. Pamplet (pamphlet), terdiri dari beberapa halaman tanpa jilid. 5. Abstrak (abstract).
6. Annual.
7. Brosur (brochure).
8. Kumulatif (cumulative), merupakan bibiografi untuk satu tahun atau periode tertentu.
9. Harian (daily) misalnya surat kabar. 10. Jurnal (journal).
11. Berita (news bulletin). 12. Makalah
2.3. Pengadaan Terbitan Berseri
Pengadaan terbitan berseri merupakan penghimpunan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan hendaknya relevan dan disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna perpustakaan, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi terbitan berseri dapat ditempuh dengan beberapa cara antara lain:
2.3.1 Pembelian
Pembelian merupakan cara yang efektif dalam pengadaan bahan pustaka karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang cocok untuk dijadikan koleksi perpustakaan. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan dengan cara melanggan langsung pada penerbit, melanggan melalui toko buku, dan dari agen atau distributor. Pembelian secara berlangganan dapat dilakukan di dalam negeri maupun luar negeri. Jika perpustakaan melanggan terbitan berseri yang berasal dari luar negeri, biaya pengiriman tetap ditanggung oleh perpustakaan yang bersangkutan dan sebaliknya dengan melanggan terbitan berseri yang berasal dari dalam negeri. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan setelah perpustakaan memutuskan terbitan apa yang akan dibeli sesuai dengan perioritas yang telah ditentukan.
Ada beberapa kesulitan yang dihadapi perpustakaan dalam pengadaan terbitan berseri secara berlangganan antara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh.
Penerbit majalah di Indonesia kebanyakan diterbitkan di Jakarta sedangkan untuk majalah ilmiah dan jurnal diterbitkan di Amerika dan Eropa, oleh sebab itu dibutuhkan banyak waktu, tenaga dan biaya.
2. Masalah Klaim.
Perpustakaan sering menerima majalah secara tidak lengkap (tidak berurutan), untuk mengadakan klaim membutuhkan waktu yang cukup lama dan balasan klaim yang dilakukan sering tidak dibalas.
3. Masalah biaya pengiriman
Biaya pengiriman majalah mahal dan kemungkinan lambat pengirimannya. 4. Informasi tentang majalah yang diterbitkan sulit diketahui.
5. Harga majalah cenderung naik, oleh sebab itu perpustakaan berhenti berlangganan karena biaya terbatas. ( Belling Siregar, 1999:16)
Sebelum menentukan judul terbitan yang perlu dilanggan, perpustakaan terlebih dahulu perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :
a. Tersedianya dana/anggaran.
c. Mengetahui minat calon pengguna.
d. Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul majalah yang telah dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan. (Lasa, 1994; 17)
Untuk dapat memberikan pelayanan yang baik bagi pengguna, perpustakaan harus melakukan pemilihan atau seleksi terhadap bahan pustaka yang akan dilanggan. Dalam pelaksanaan pemilihan bahan pustaka perlu diingat prinsip-prinsip pemilihan bahan pusta yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Secara umum ada beberapa prinsip pemilihan bahan pustaka (termasuk terbitan berseri) antara lain:
a. Relevansi atau kesulitan; perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya.
b. Orientasi kepada pengguna; dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
c. Unsur kelengkapan pengadaan koleksi; hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar buku. Mutu suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar koleksinya tetapi dari kelengkapan/jumlah judul dan kualitas koleksi yang dimiliki.
d. Unsur kemutakhiran perpustakan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
e. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi. (Belling siregar, 1999:6)
Setelah memperhatikan faktor-faktor tersebut di atas, perpustakaan dapat melanggan beberapa judul majalah yang dapat ditelusuri melalui beberapa alat bantu pemilihan terbitan berseri, seperti:
a. Ulrich’s international periodicals Directory
b. New serialas Title di terbitkan oleh Library of congres
c. Guide to current British periodicals, berisi daftar majalah inggris
d. Index of Indonesian larned periodicals/Indeks Majalah Ilmiah Indonesia (IMII) diterbitkan oleh Pusat Dokomentasi dan Informasi Ilmiah (PDII LIPI)
e. List of Indonesian serials with their ISSN/Daftar majalah Indonesia yang telah memiliki ISSN
f. Union Catalog of serials/katalog induk majalah terbitan PDIN LIPI g. Daftar majalah Tahunan
h. Katalog Induk Majalah
i. British Union Catalog of Periodicals/BUCOP-Inggris. j. Scientific serials in Australia Librarie,-Australia.
k. The List of serials of America and Canada (Lasa Hs, 1994;6).
2.3.2 Hadiah/sumbangan.
Terbitan berseri dapat diperoleh melalui hadiah baik dari Lembaga pemerintah atau swasta, organisasi profesi maupun perorangan. Penerimaan hadiah harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti karena adakalanya orang/badan yang memberi hadiah/sumbangan memberi dengan disertai oleh beberapa persyaratan yang kemungkinan sulit untuk dilaksanakan oleh perpustakaan atau menambah beban perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bersumber dari hadiah terkadang kurang sesuai dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan perpustakaan, maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah dapat diperoleh dengan cara:
2.3.2.1 Hadiah atas permintaan
Untuk mendapat sumbangan buku dapat dilakukan dengan mengajukan permintaan kepada lembaga pemerintah, badan swasta, organisasi profesi maupun perorangan. sebagaimana diyatakan oleh Soeatminah dalam bukunya Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan (1992:71) bahwa:
“Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah terbitan kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah di dalam dan di luar negeri, perwakilan Negara sahabat atau perorangan. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tertulis.Permintaan secara lisan sebaiknya dikuatkan dengan cara tertulis melalui surat, agar ada bukti autentik”. Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka yaitu:
a. Menyusun daftar pustaka yang diperlukan. b. Mengirim surat permohonan sumbangan.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantarnya bila pustaka sumbangan telah diterima.
d. Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. (Perpustakaan Nasional RI 2000; 17).
2.3.2.2. Hadiah tidak atas permintaan
Ada kalanya suatu lembaga/badan dan organisasi profesi maupun perorangan memberikan bahan pustaka kepada perpustakaan tanpa diminta. Sebagaimana dikemukakan oleh Soeatminah dalam bukunya Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan (1992:72) menyatakan bahwa:
“Bila suatu perpustakaan memiliki bahan pustaka yang banyak jumlah eksemplarnya tetapi kurang diminati pengguna maka bahan pustaka tersebut dapat diberikan kepada perpustakaan yang lebih membutuhkan sebagai hadiah”.
Ada beberapa tahapan pekerjaan yang perlu dilakukan dalam menerima hadiah tidak atas permintaan yaitu:
a. Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar. b. Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
c. Menyeleksi bahan pustaka yang sesuai dengan tujuan, fungsi, serta ruang lingkup layanan perpustakaan, diinventarisasi, dan jika bahan pustaka tidak sesuai, maka dapat ditawarkan kepada perpustakaan lain sebagai bahan pertukaran atau dihadiahkan pada perpustakaan yang lain (Soeatminah, 1992:72)
Dari urian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka melalui hadiah sangat bermanfaat bagi perpustakaan, terutama untuk memperoleh bahan pustaka yang langka atau tidak dijual secara umum.
2.3.3 Tukar menukar
Penambahan koleksi dapat dilakukan dengan melakukan tukar menukar, namun perlu ada persetujuan antara kedua belah pihak yang melaksanakan pertukaran. Dua perpustakaan yang akan melaksanakan pertukaran terbitan berseri pada prinsipnya harus mengirimkan contoh terbitan berseri yang akan dipertukarkan. Sebagai bahan pertukaran dapat diambil dari terbitan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan/hasil penerbitan sendiri atau lembaga induk perpustakaan tersebut. Untuk dapat melakukan pertukaran, perpustakaan perlu memperhatikan beberapa prosedur tukar menukar terbitan berseri yaitu:
1. Perpustakaan yang menawarkan, menyusun daftar terbitan yang akan ditukarkan. Penawaran terbitan berseri dapat dilakukan berdasarkan judul, maupun pengarang.
2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan yang ditawarkan, yang telah menjalin kerjasama dengan perpustakaan yang menawarkan terbitan berseri. Dalam penawaran disebutkan syarat-syarat tukar menukar, misalnya terbitan apa yang diinginkan, ongkos kirim dan sebagainya.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari tawaran dan persyaratan dari pihak yang menawarkan.
4. Perpustakaan penerima memilih terbitan yang diinginkannya dan menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukaran.
5. Perpustakaan penerima mengirim daftar bahan yang diinginkan yang disertai dengan daftar koleksi yang akan dilaksanakan sebagai penukaran. 6. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam tukar menukar maka
7. Setelah menerima bahan penukaran masing-masing perpustakaan segera mengelola sesuai dengan prosedur inventarisasi. (Yuyu Yulia dkk, 1993:43)
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan koleksi terbitan berseri pada perpustakaan dapat dilakukan dengan cara pembelian, hadiah, dan pertukaran.
2.4. Inventarisasi Terbitan Berseri
Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan terhadap terbitan berseri yang diterima. Dalam hal ini terbitan berseri yang diterima harus benar-benar sesuai dengan terbitan yang dipesan. Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan terbitannya dan faktur dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum dalam kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau cap perpustakaan, selanjutnya diinventarisasi dalam buku/inventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:
1. Judul terbitan 2. ISSN 3. Penerbit 4. Alamat 5. Kala terbit 6. Harga langganan
7. Asal/sumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil pembelian, hadiah dan pertukaran
Gambar 1. Contoh Kartu Inventaris Terbitan Berseri.
(Abdul Rahman Saleh, 1996:44)
Sumber: Abdul Rahman Saleh, 1996:44.
Gambar 2. Contoh Pencatatan Terbitan Berseri dengan Menggunakan Buku
Gambar 2. Contoh pencatatan terbitan berseri dengan menggunakan buku Inventaris.
NO TGl
TERIMA
NOMOR
INVENTARISASI JUDUL VOL,NO,BLN,THN KET
Sumber: Abdul Rahman Saleh, 1996:44
Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus-menerus tetapi dapat juga dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah terbitan berseri dicatat dalam kartu registrasi atau buku induk/inventarisasi, maka terbitan berseri tersebut dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuat katalog dan kelengkapan selanjutnya pada terbitan berseri tersebut.
KARTU REGISTRASI MAJALAH
Judul : Kala terbit :
ISSN : Harga langganan :
Penerbit : Beli/Hadiah/tukar :
Alamat : Subjek :
THN JANUARI FEBUARI MARET APRIL DST
2.5. Pengolahan Terbitan Berseri
Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera diproses, agar informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan kepada pengguna perpustakaan. Keterlambatan pengolahan bahan pustaka berarti menghambat proses penyampaian informasi kepada masyarakat/pengguna. Hal pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah pengklasifikasian. Pengkasifikasian secara umum telah dilaksanakan oleh masyarakat, yaitu mengumpulkan satu kelompok, bahan-bahan sejenis atau yang hampir bersamaan antara yang satu dengan yang lainnya. Pekerjaan ini dilaksanakan untuk memudahkan dalam pencarian kembali apabila bahan bahan tersebut dibutuhkan.
Demikian pula pengklasifikasian bagi terbitan berseri tidak terkecuali. Klasifikasi bagi terbitan ini sangat diperlukan sebab dengan dilaksanakannya klasifikasi akan memudahkan dalam pelayanan. Terbitan yang sejenis atau yang sama menjadi satu kelompok, sedangkan yang hampir sejenis atau berhubungan erat akan berdekatan letaknya. Majalah yang terjilid (dibundel) diangggap sebagai monograf. Oleh karena itu harus diproses pengklasifikasinya menurut subjek sebagaimana melakukan klasifikasi terhadap monograf.
Untuk menentukan sistem klasifikasi yang dipergunakan sebaiknya adalah sistem klasifikasi yang sudah umum dipergunakan sehingga tidak menyulitkan pelaksanaanya.
Ada beberapa sistem klasifikasi yang dapat dipergunakan sebagai berikut : 1. Dewey Decimal classification (DDC).
2. Universal Decimal Classification (UDC). 3. Library of Congres Classification (LLC). 4. Colon Classification.
5. Bills Bibliographic classification.
Klasifikasi UDC dan DDC sudah umum dipergunakan oleh perpustakaan perpustakaan. Namun dalam perkembangannya sistem DDC lebih banyak dipergunakan di setiap perpustakaan di Amerika, Eropa, Asia, Australia dan juga sudah tentu di Indonesia. UDC kebanyakan dipergunakan oleh perpustakaaan
khusus, yaitu Bibliotheca Bogoriensis, RISPA Medan. Sistem UDC walaupun namanya universal berasal dari klasifikasi persepuluhan Dewey, angka-angka yang dipergunakan UDC sangat komplek dan membingungkan bagi pustakawan pemula, sebab angka dasarnya sampai ada mencapai enam bahkan sembilan bilangan. Sistem klasifikasi colon adalah sistem yang diperkenalkan oleh R.Rangganathan yang hidup dari tahun 1892-1972, berasal dari India di kota Madras.
Klasifikasi persepuluhan Dewey yang lebih dikenal dengan istilah DDC, di perkenalkan pertama sekali oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 selagi beliau masih seorang mahasiswa pada Amherst College, diterbitkan pertama sekali pada tahun 1876 dengan hanya berjumlah 42 halaman yang terdiri dari atas 12 dari padanya adalah tabel dan indeksnya adalah 18 halaman. Pada tahun 1894 klasifikasi ini telah berada dalam edisi yang kelima dan telah berkembang menjadi 467 halaman yaitu 275 halaman tabel dan 191 halaman indeks. Melvil Dewey meninggal pada tahun 1931. Ilmu yang diwariskannya telah beredar di seantero dunia, dipergunakan oleh perpustakaan perpustakaan di Jepang, Jerman, Prancis dan negara-negara maju yang telah tinggi teknologinya. Sampai pada saat ini DDC telah mengalami pencetakan edisi ke 9 yang diterbitkan pada tahun 1978 dan juga telah diterbitkan dalam edisi bahasa Indonesia oleh pusat pembinaan perpustakaan. 1 set buku DDC ini terdiri atas 3 jilid yaitu:
1. Introduction Tables yang merupakan bagan umum tentang pemakain DDC. 2. Schedules yaitu yang menunjukkan subjek subjek dengan menggunakan
nomor nomor klasifikasi.
3. Index yaitu daftar subjek-subjek yang disusun secara alfabetis, yang dipergunakan dalam pencarian nomor nomor klasifikasi yang terdapat pada schedules.
Sebagai dasar Melvil Dewey membagi bidang ilmu pengetahuan atas dasar 10 bidang yang mendasari pembagian ini diperbuatnya sejalan dengan sejarah pertumbuhan akal pikiran manusia sebab menurut Dewey mula-mula manusia berfilsafat kebutuhan agama, kebutuhan hidup, dan berhubungan yang satu
dengan yang lainnya dalam berbahasa. Ilmu pasti alam kemudian lahir diikuti dengan pengetahuan praktek kesehatan teknologi barulah manusia terpikir akan olah raga dan kesenian sastra dan ditutup dengan sejarah dan ilmu bumi.
Dari 10 bidang pertama tadi dibagi lagi tiap-tiap bidang menjadi 10 seksi sehingga mencapai 100 seksi untuk lebih terperinci dalam subjek-subjeknya bilangan tersebut dikembangkan lagi uraiannya dengan keperluannya kesepuluh bidang pertama tersebut yang menjadi dasarnya adalah sebagai berikut ini:
1. Karya karya umum golongan 000 2. Filsafat golongan 100 3. Agama golongan 200 4. Ilmu pengetahuan masyarakat golongan 300 5. Ilmu pengetahuan bahasa golongan 400 6. Ilmu pasti dan pengetahuan alam golongan 500 7. Ilmu pengetahuan praktis golongan 600 8. Kesenian, hiburan dan olahraga golongan 700
9. Kesusastraan golongan 800
10. Sejarah, Bibliografi dan ilmu bumi golongan 900
Untuk menentukan nomor klasifikasi terbitan berseri isi subjek harus diperiksa dengan teliti walaupun subjek terbitan berseri sudah tertera pada judulnya namun ada terbitan berseri yang meragukan antara lain judul dengan subjeknya. Untuk hal tersebut dapat diketahui dari daftar isi atau informasi lain yang terdapat di dalamnya, lebih baik lagi isinya diteliti secermat mungkin agar diketahui subjeknya atau masalah yang dikemukakan dalam terbitan berseri itu. Bila subjek telah dapat diketahui maka dapat ditentukan pula nomor klasifikasinya.
Menurut Lasa (1994:34) terdapat beberapa langkah dalam proses pengolahan terbitan berseri yakni:
1. Pemeriksaan
Terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus diperiksa terlebih dahulu, apakah diterima sebagai hadiah/sumbangan, langganan, pertukaran
atau sekedar titipan, kegiatan tersebut hendaknya dilakukan oleh perpustakaan agar tidak terjadi kesalahfahaman dalam pemrosesan.
2. Pemberian cap, tanda kepemilikan
Setelah pemeriksaan terbitan, dilakukan pemberian stempel atau cap yang diletakkan pada halaman paling depan yakni halaman setelah sampul/cover, dengan syarat tidak menutupi tulisan atau teks pada terbitan berseri tersebut.
3. Pencatatan
Setelah kedua kegiatan tersebut selesai dilakukan, dilanjutkan dengan kegiatan berikutnya yaitu:
a. Pencatatan kartu registrasi
Pencatatan atau registrasi ini dilakukan pada kartu registrasi. Data yang perlu dicatat antara lain adalah judul terbitan berseri, ISSN atau International Standard Serial Number, penerbit, alamat, kala terbit, harga langganan, asal terbitan, subjek. Kartu-kartu registrasi ini biasanya hanya ditempatkan pada bagian pengadaan untuk mencatat atau mengontrol masuknya terbitan berseri ke perpustakaan yang mengolahnya.
b. Pencatatan dalam buku inventarisasi
Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan menggunakan buku inventarisasi. Data yang dicatat dalam sistem kartu ini meliputi judul terbitan berseri, ISSN, nomor inventarisasi tanggal diterima, volume, nomor, bulan, tahun dan lain-lain. 4. Pembuatan kartu katalog
Setiap majalah maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh perpustakaan perlu dibuatkan daftar/katalog. Katalog ini dapat berbentuk buku/printed katalog maupun kartu/card katalog. Katalog tersebut sangat berguna bagi pencarian informasi terutama pengenalan judul dan nomor-nomor yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.
Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan memerlukan sumber informasi pengatalogan. Sumber informasi tersebut antara lain:
1. Halaman Judul.
2. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul, balik halaman judul dan kolofon.
3. Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks dan bibiliografis serta indeks.
4. Luar buku (publikasi). (Yahya Suhendar, 2005:44)
Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek terbitan berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa informasi yang perlu dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu:
1. Judul majalah, judul pararel, anak judul.
2. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.
3. Frekuensi kala terbit.
4. ISSN (International Standard Serial Number). 5. Kota terbit.
6. Nama lembaga.
7. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan. 8. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal
oleh kalangan luas. 9. Ukuran tinggi majalah. 10. Edisi.
11. Catatan. (Abdul Rahman Saleh dan Yuyu Yulia, 1996:51)
Bentuk kartu inventarisasi dalam rangka pengkatalogan ini dapat dibedakaan menjadi:
1. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara harian.
2. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, dua mingguan, bulanan, dua bulanan, tiga bulanan, empat bulanan, tengah tahunan, tahunan, dll.
Untuk terbitan berseri yang diterbitkan secara harian, seperti surat kabar dan jurnal, kartu pencatatan dapat dipakai untuk selama 1 tahun setiap halaman.
Bila dipergunakan 2 halam an secara timbal balik maka kartu dapat dipergunakan selama 2 tahun. Hal tersebut sangat praktis dan ekonomis. Pada kartu inventarisasi terbitan berseri yang baru berukuran 25 x 22 cm, yang perlu dicatat adalah data berikut:
a. Judul surat kabar. b. Penerbit surat kabar. c. Alamat surat kabar. d. Kala terbit.
e. Harga.
Tahun, bulan dan tanggal, dll, yang dianggap penting. Surat kabar terbit setiap hari, kartu pencatatan ini dapat dipergunakan setiap hari,kartu pencatatan ini dapat dipergunakan setiap hari pula mulai tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember setiap tahun. Tangggal dan bulan sudah tertera pada kartu pencatatan yang tetap tidak berubah walaupun judul surat kabar berbagai judul. Pustakawan hanya bertugas mengisi data surat kabar pada setiap awal tahun dan selanjutnya seriap hari hanya mem beri tanda “V” bila surat kabar sudah masuk ke perpustakaan dan tanda baca “-“ bila surat kabar tidak masuk/tidak ada.
Untuk pencatatan terbitan berseri yang diterbitkan secara tengah bulanan sekali atau tiga minggu sekali, kartu pencatatan terbitan berseri ini untuk selama 2 tahun yang dipergunakan timbal balik. Pada halaman pertama atau halaman depan dipergunakan pencatatan terbitan berseri yang terbit pada bulan Januari sampai dengan bulan Juni. Sedangkan pada halaman belakang atau sebaliknya dipergunakan untuk pencatatan terbitan berseri yang terbit pada bulan Juli sampai dengan Desember. Kartu tetap dibuat 10 jalur dengan ukuran 22x15 cm. Data majalah dapat seluruhnya dimasukkan pada kartu pencatatan seperti: judul, penerbit, alamat, frekuensi terbit, harga, ISSN, tanggal tahun dan bulan, nomor majalah, volume/tahun ke, dll.
Kartu pencatatan terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, untuk menghemat kartu dapat memuat masa penerbitan 2 tahun yang dipergunakan secara timbal balik. Pada halaman depan diperuntukkan pencatatan yang terbit pada bulan januari sampai dengan bulan Juni. Sedangkan pada halaman belakang
dipergunakan untuk pencatatan yang terbit pada bulan Juli sampai dengan desember. Kartu yang berukuran 22x15 cm itu harus dibuat sebanyak 10 jalur.sebab dalam 1 bulan, hari yang sama ada yang 5 kali. Jadi kalau untuk 2 tahun, ada yang terpakai 10 jalur. Di bawah ini dapat dilihat contoh kartu katalog terbitan berseri.
Gambar 3.Contoh Kartu Katalog Terbitan Berseri.
Majalah pertanian Indonesia Volume 1 no.1 (1974- )
Bogor: Institute Pertanian Bogor, 1974. Jil: Il ; 24cm
Kuartalan
ISSN 0216-0455
Tahun volume nomor
1999 1 1,2,3,4
2000 II 1,2,3,4
2001 III 1,2,3,4
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebelum melakukan pengatalogan terbitan berseri, perpustakaan perlu terlebih dahulu memeriksa setiap terbitan berseri yang telah diterima agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan kartu katalog yang menjadi sarana penelusuran koleksi perpustakaan bagi pengguna. Setelah selesai melakukan pengatalogan proses selanjutnya adalah pemberian kelengkapan seperti label dan kantong kartu terbitan berseri.
Gambar 4.Contoh Kartu Majalah.
UNIVERSITAS GADJAH MADA
PERPUSTAKAAN FAK.TEKNOLOGI PERTANIAN KARTU MAJALAH
No.Inventaris :738/jfs/90 Judul : j.of food science Kode : 664.8.05/jfs
Volume : XlX
Nomor : 1-3
Tahun : 1989
No.Anggota Tgl Pinjam No. Anggota Tgl Pinjam
Sumber : Lasa Hs, 1994:94.
Untuk kantong kartu terbitan berseri dapat berbentuk segitiga dan segi empat, dapat dilihat pada contoh di bawah ini.
Gambar 5.Kartu Katalog Berbentuk Segitiga.
Gambar 6.Kantong Kartu Majalah Berbentuk Segi Empat.
Kelengkapan tersebut diperlukan apabila sewaktu-waktu majalah tersebut dipinjam untuk difotocopy.
2.6. Penjajaran Terbitan Berseri
Setelah mengalami proses pengolahan, maka terbitan dapat dipajang di rak khususnya untuk terbitan terbaru dengan demikian setiap perpustakaan yang menerima terbitan baru harus segera memproses dan menjajarkan kedalam rak agar informasi yang didalamnya dapat secepatnya dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1994:86) terdapat beberapa cara/sistem pejajaran terbitan berseri yaitu:
1. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis
Sistem ini memiliki kecenderungan dalam penelusuran informasi karena pengguna lebih menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk perpustakaan atau lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas.
2. Disusun Perkelompok Bidang
Dalam sistem ini lebih dititikberatkan pada bidang. Dengan demikian pengguna akan mencari judul terbitan sesuai dengan minat dan bidang masing-masing. Cara ini lebih cocok untuk perpustakaan yang menerima terbitan dalam jumlah banyak.
3. Disusun Kronologis Penerimaan
Terbitan yang diterima tanggal tertentu disusun pada rak pertama dengan memberi petunjuk, misalnya: majalah hari ini. Kemudian esok harinya dipindah ke rak berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan yang baru diterima. Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya dilakukan setiap hari.
Sistem penjajaran koleksi terbitan berseri dalam rak disesuaikan dengan ketentuan yang dibuat oleh perpustakaan. Kartu kartu terbitan berseri dimuat dalam satu tempat yang disusun secara alfabetis menurut judul terbitan berseri dalam satu kotak yang berukuran 30x22x10cm. Dengan demikan kartu kartu dapat tersusun dalam posisi berdiri sehingga memudahkan pengecekan karena setiap saat dibutuhkan baik untuk melihat terbitan berseri yang ada/tidak ada ataupun untuk pencatatan terbitan berseri yang baru masuk ke perpustakaaan.
2.7. Pelayanan Terbitan Berseri
Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu memberikan pelayanan pada seluruh aktivitas akademika yang terdiri dari mahasiswa, staf pengajar, peneliti, dan staf administrasi. Untuk melaksanakan kegiatan pelayanan perpustakaan dengan baik, maka perpustakaan harus dapat menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dikatakan demikian karena bahan pustaka merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi mahasiswa dalam penyelesaian tugas yang telah diberikan oleh dosen, bagi staf pengajar untuk keperluan mengajar, sedangkan bagi peneliti untuk menyelesaikan tugas penelitian yang sedang dilakukannya.
1. Sistem Layanan Terbuka (open access).
Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil langsung bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000; 24) bahwa:
Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna menelusur jajaran koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena pengguna memiliki kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan pustaka yang dibutuhkannya.
Dalam melaksanakan sistem pelayanan terbuka perpustakaan harus dapat melakukan beberapa hal antara lain:
a. Penataan Koleksi
Koleksi perpustakaan harus ditata dan diatur secara sistematis menurut klasifikasi agar pengguna mudah mencari dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan.
b. Rambu-rambu
Rambu-rambu petunjuk arah pencarian bahan pustaka harus dibuat dengan jelas tetapi singkat serta ditempatkan pada tempat yang tepat. Rambu-rambu tersebut dapat berwujud panah atau tulisan.
c. Tata Ruang
Tata ruang harus baik sehingga memungkinkan pengawasan petugas kepada setiap pengunjung secara seksama.
d. Katalog
Meskipun pengunjung perpustakaan dapat memilih bahan pustaka secara langsung ke rak, katalog perpustakaan tetap diperlukan dan harus ada. (Soeatminah, 1992:130)
2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)
Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Dalam sistem ini pengguna perpustakaan tidak diberi izin untuk masuk dan mengambil langsung bahan pustaka ke rak, tetapi bahan pustaka yang diminta pengguna diambil oleh petugas perpustakaan. Pengguna memilih bahan pustaka yang ingin dipinjam melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya maka petugas perpustakaan dapat mengambil koleksi ke rak akan tetapi dibantu oleh petugas sirkulasi.
Sehubungan dengan uraian diatas pelaksanaan sistem layanan tertutup perpustakaan perlu memperhatikan beberapa hal yaitu:
a. Penataan koleksi
Koleksi pada sistem tertutup tidak harus ditata secara sistematis menurut urutan klasifikasi. Sehingga pengambilan bahan pustaka dan pengembaliannya tidak dapat dilakukan dengan cepat. Nomor urut lebih memungkinkan pengambilan dan pengembalian dilakukan dengan cepat. b. Rambu-rambu
Petugas yang sudah hafal letak pustaka, rambu-rambu petunjuk arah kurang diperlukan.
b. Tata ruang
Berhubungan karena pengguna tidak boleh masuk, ruang koleksi harus di pisahkan dari ruang pengguna.
Katalog perpustakaan sangat vital karena merupakan satu-satunya alat untuk mencari dan menentukan bahan pustaka yang ingin dibaca atau dipinjam. Perpustakaan dengan sistem tertutup tidak mungkin tanpa katalog. (Soeatminah, 1992:131)
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan pengguna merupakan bagian penting pada perpustakaan karena merupakan sarana yang efektif dalam pemberian informasi secara umum bagi pengguna perpustakaan. Perpustakaan STMIK Neumann sampai saat ini menggunakan sistem layanan terbuka (Open access).
