BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Dewasa ini kebutuhan akan informasi semakin besar dan luas. Dalam melakukan kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar. Setiap organisasi maupun instansi membutuhkan informasi sebagai penunjang dari kegiatan yang mereka lakukan.
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan informasi adalah :
keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.1
Sebagian dari informasi dianggap penting karena berhubungan dengan kegiatan yang dilakukan. Oleh karenanya, informasi memiliki peranan dalam kehidupan suatu organisasi maupun orang-perorangan, sehingga memerlukan adanya media rekam berupa arsip. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah :
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
1Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Bab I Ketentuan Umum pasal 1 ayat 1;
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.2 Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu (cepat), relevan dan lengkap, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip.3 Dalam bidang ilmu kearsipan, informasi dikelola sepanjang siklus hidup informasi yaitu mulai dari tahap penciptaan, distribusi, penggunaan, penyimpanan rekod aktif, pemindahan, penyimpanan rekod inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan permanen sebagai arsip.4
Pada hakikatnya arsip tercipta seiring dengan kegiatan yang dilakukan, baik itu individu maupun kelompok. Seiring dengan beragamnya kegiatan yang dilakukan, arsip tercipta dalam berbagai macam bentuk maupun media rekamnya.
Berdasarkan bentuknya arsip terdiri dari arsip bentuk khusus dan arsip media baru. Arsip berdasarkan media rekamnya terdiri dari arsip konvensional (berbasis teks) dan arsip audiovisual (pandang dengar). Berbagai bentuk maupun media rekam arsip, penanganan terhadap arsip pun juga berbeda.
Arsip bentuk khusus atau Records In Special Format yakni arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media tekstual atau kertas. Arsip bentuk khusus
2Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum pasal 1 ayat 2.
3Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern, (Yogyakarta: Gava Media, 2015), hlm. 11.
4Nina Mayesti dan Eka Kusmayati, Kajian Sofware, (Jakarta: Universitas Terbuka, 2011), hlm. 1.5.
meliputi arsip audio visual, arsip kartografi dan kearsitekturan, arsip publikasi, arsip ephemera, arsip karya seni, arsip elektronik dan arsip bentuk mikro.5 Sama halnya dengan arsip bentuk khusus, arsip media baru merupakan arsip yang penyimpanannya dalam media/wadah berupa CD/DVD, flashdisk, dan lain-lain sesuai dengan media penyimpanan yang berkembang saat ini.
Arsip foto merupakan salah satu contoh dari arsip bentuk khusus yang memiliki keunikan dan ciri khas tersendiri. Informasi yang terkandung didalam arsip foto dimunculkan dan dihadirkan dalam bentuk objek berupa gambar.
Menurut Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 15 Tahun 2013 tentang Pengelolaan Arsip Foto, yang dimaksud dengan arsip foto adalah :
rekaman informasi dari suatu kegiatan badan pemerintah, badan usaha, organisasi non pemerintah, lembaga swasta, dan perorangan dalam format dan media apapun dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan dalam bentuk gambar baik yang dicetak maupun dalam bentuk negatif film, digital dan sesuai dengan perkembangan teknologi.6
Pada umumnya, foto tersebut mengandung informasi, seperti nama orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. Meskipun demikian tidak semua foto hasil kegiatan pemerintahan atau kehidupan kebangsaan dapat disimpan sebagai arsip dan bernilai abadi. Oleh karena itu, arsiparis yang diberikan tugas dalam melakukan penilaian arsip foto minimalnya harus dapat mengetahui proses fotografi, periodesasi cetak foto, penyebab kerusakan foto,
5David Roberts, “Managing Records in Special Formats” dalam Judith Ellis (ed.), Keeping Archives (Victoria: D.W. Thorpe, 1993), hlm 387.
6Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta nomor 15 tahun 2013 tentang Pengelolaan Arsip Foto Bab I Ketentuan Umum pasal 1 ayat 2.
peristiwa-peristiwa, dan orang-orang penting serta kedalaman pemahaman tentang informasi foto itu sendiri.7
Setiap arsip yang tercipta, kemungkinan besar akan digunakan kembali, maka perlu penanganan lebih lanjut terhadap arsip tersebut. Hal ini bertujuan untuk menjaga fisik maupun isi informasi yang terkandung didalamnya. Dalam melakukan pengelolaan terhadap arsip foto, “arsip foto dikelola melalui beberapa tahapan kegiatan yang meliputi kegiatan penciptaan arsip, penataan, penyimpanan dan pemeliharaan, penggunaan, penyusutan, penyeleksian, pengolahan, preservasi, serta akses dan layanan arsip foto”.8
Sebuah sistem pengelolaan arsip foto yang baik adalah minimal memenuhi unsur efektifitas, kebutuhan lembaga dan pengguna, perlindungan bahan dari kerusakan yang tidak perlu, dan mudah digunakan. Memilih sistem yang tepat tergantung pengetahuan mendalam tentang jenis-jenis arsip foto di institusi yang bersangkutan dan bagaimana arsip foto itu kemudian akan digunakan.9
Perseroan Terbatas Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta merupakan salah satu daerah operasi perkeretaapian terluas di Indonesia dibawah Direksi PT. Kereta Api Indonesia yang dipimpin oleh seorang Executive Vice President (EVP) yang berada dibawah dan bertanggung jawab
7Arsip Universitas Gadjah Mada, “Khazanah”, vol .6, Maret 2013 (Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada, 2013), hlm. 6.
8Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta nomor 15 tahun 2013.,op.cit.,Pasal 4.
9Arsip Universitas Gadjah Mada.,op.cit., hlm. 4.
kepada Direksi PT. Kereta Api Indonesia.10 Arsip yang dihasilkan dari proses kegiatan yang berlangsung di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta berupa arsip tekstual, arsip kartografi, groundcart dan arsip foto.
Seiring dengan bertambahnya volume arsip yang dimiliki, maka PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta telah melakukan pengelolaan arsip untuk menata arsip yang dimiliki sebagai bagian dari kegiatan kearsipan.
Pengelolaan arsip foto pada intinya sama dengan pengelolaan arsip pada umumnya yaitu melalui tahapan pemilahan, pendeskripsian, sampai dengan proses penyimpanan dan pembuatan daftar arsip.
Perseroan Terbatas Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta telah memiliki ruang penyimpanan arsip yang bergabung menjadi satu dengan bagian dokumen. Gedung dokumen yang sebelumnya berada didalam lingkungan kantor, belum lama ini menempati gedung baru yang masih satu kompleks dengan lingkungan kantor. Perpindahan lokasi berdampak pada penataan kembali arsip yang dimiliki. Baik itu arsip tekstual maupun arsip foto.
Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana kondisi arsip foto di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasional 6 Yogyakarta?
2. Bagaimana cara pengelolaan arsip foto yang dilakukan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasional 6 Yogyakarta?
10id.m.wikipedia.org/wiki/Daerah_Operasi_VI_Yogyakarta. Diakses Kamis, 30 Juni 2016 Pukul 08.10 WIB.
3. Sarana dan prasarana apa saja yang ada dalam mendukung pengelolaan arsip foto?
4. Apa saja kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan arsip foto di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta?
B. Keaslian
Keaslian dalam penulisan Laporan Tugas Akhir dengan tema pengelolaan arsip foto sebelumnya pernah diangkat dan dibahas oleh beberapa mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada dalam Laporan Tugas Akhir. Berikut beberapa diantaranya mahasiswa yang mengangkat dan membahas pengelolaan arsip foto yaitu Risa Alfath Annisa dengan judul Laporan Tugas Akhir “Pengelolaan Arsip Foto di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman” pada tahun 2015.11 Dalam Laporan Tugas Akhir ini membahas mengenai pengelolaan yang dilakukan, sarana dan prasarana, serta media temu balik yang digunakan. Pengelolaan arsip foto meliputi seleksi arsip, deskripsi arsip, pembuatan skema arsip foto, manuver arsip, penomoran, penyimpanan arsip, pembuatan daftar arsip. Sedangkan untuk sarana dan prasarana yang mendukung pengelolaan arsip foto meliputi : lemari arsip, amplop, wadah foto, label, kertas roti, dan boks arsip. Proses temu balik arsip foto dilakukan melalui daftar arsip foto yang telah dibuat.
11Risa Alfath Annisa.,”Pengelolaan Arsip Foto di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman”, LTA D-III Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2015.
Laporan Tugas Akhir yang lainnya diangkat dan dibahas pula oleh mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada yaitu Arum Sekardita dengan judul “Pengelolaan Arsip Foto Gempa Bumi Daerah Istimewa Yogyakarta Tahun 2006 di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulonprogo” pada tahun 2015.12 Dalam Laporan Tugas Akhir ini membahas pengelolaan arsip foto yang lebih spesifik berupa arsip foto gempa bumi. Proses pengelolaan arsip foto gempa bumi pada dasarnya sama dengan proses pengelolaan arsip foto pada umumnya. Proses pengelolaan juga meliputi : Seleksi Arsip Foto sampai dengan Pembuatan Daftar Arsip Foto. Sedangkan untuk sarana dan prasarana yang dimiliki sebagai pendukung pengelolaan arsip foto meliputi kartu deskripsi, amplop, kertas roti, boks arsip, roll o’pack, laptop, alat tulis, ruang pengelolaan dan depot arsip. Arsip foto gempa bumi yang dikelola jumlahnya masih terbatas dan ukurannya tidak sesuai jika digunakan untuk menyimpan arsip foto dengan amplop bebas asam.
Hal yang membedakan Laporan Tugas Akhir dengan judul Pengelolaan Arsip Foto di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta dengan kedua Laporan Tugas Akhir karya Risa Alfath Annisa dan Arum Sekardita yaitu terkait dengan isi masalah arsip foto yang dikelola. Bahwasanya arsip foto yang dimiliki oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta sebagian besar merupakan peristiwa seputar kegiatan yang dilakukan dan yang berkaitan dengan perkeretaapian. Baik itu tentang serah terima jabatan,
12Arum Sekardita.,”Pengelolaan Arsip Foto Gempa Bumi Daerah Istimewa Yogyakarta di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulonprogo”, LTA D- III Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2015.
perayaan/peringatan ulang tahun/hari jadi PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta maupun kegiatan-kegiatan yang lain.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta, sebagai berikut :
1. Mengetahui kondisi arsip foto dilapangan;
2. Mengetahui cara dan pengelolaan arsip foto yang telah dilakukan;
3. Mengetahui sarana dan prasarana yang mendukung dalam pengelolaan arsip foto;
4. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan arsip foto.
Manfaat dari penulisan tugas akhir ini, diharapkan hasil yang diperoleh dari penelitian yang telah dilakukan dapat memberikan dampak positif bagi pengelolaan arsip khususnya arsip foto di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta. Baik itu dampak positif yang berupa tambahan pengetahuan mengenai prosedur pengelolaan arsip foto maupun solusi yang diberikan dalam mengatasi masalah pengelolaan arsip foto yang belum teratur.
D. Sistematika Penulisan
Dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan, materi yang didapatkan selama kegiatan yang dilakukan digunakan sebagai pedoman dalam menyusun Laporan Tugas Akhir dengan judul “Pengelolaan Arsip Foto di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta”. Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab yang meliputi bab pendahuluan, bab tinjauan pustaka &
metode pengumpulan data, bab pembahasan dan bab penutup. Masing-masing bab memiliki permasalahan yang berbeda namun memiliki keterkaitan antar bab satu dengan yang lainnya.
Bab pertama dalam Laporan Tugas Akhir adalah bab pendahuluan yang terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Keaslian, Tujuan dan Manfaat Penelitian serta Sistematika Penulisan. Pada latar belakang dan permasalahan berisi tentang alasan penulis mengangkat tema yang diambil dan masalah-masalah yang dihadapi terkait dengan tema yang diambil. Sedangkan dalam hal keaslian memaparkan bahwa laporan dibuat benar-benar merupakan laporan karya penulis itu sendiri dan tidak mengandung unsur plagiarisme.
Sementara itu, tujuan dan manfaat penelitian membahas mengenai apa yang akan dicapai dan yang didapat oleh penulis dengan membahas tema yang diambil.
Bab kedua dalam laporan ini berisi tentang Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data. Dalam tinjauan pustaka memaparkan mengenai bahan pustaka pendukung dalam penulisan Laporan Tugas Akhir serta menjelaskan mengenai materi terkait dengan tema yang diambil penulis. Sedangkan untuk metode pengumpulan data menjelaskan mengenai metode yang digunakan penulis untuk
mendapatkan materi/bahan sebagai pelengkap dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir.
Pada bab ketiga memaparkan mengenai gambaran umum organisasi PT.
Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta, menjelaskan mengenai kondisi arsip foto dilapangan dan memaparkan mengenai kegiatan pengelolaan arsip foto yang dilakukan selama Praktik Kerja Lapangan. Selain itu juga pada bab tiga ini membahas mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki dalam mendukung pengelolaan arsip foto serta kendala yang dihadapi saat melakukan kegiataan tersebut.
Sementara itu pada bab keempat memaparkan mengenai kesimpulan dari keseluruhan masing-masing bab dalam Laporan Tugas Akhir. Selain itu dalam bab keempat ini juga berisi mengenai saran penulis kepada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta terhadap pengelolaan arsip foto beserta sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip foto tersebut.
