6
Universitas Kristen Petra
2. LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Pengertian dari sistem pada setiap bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan berbeda-beda. Semua sistem mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai.
Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Menurut Romney (2003), sistem adalah sebuah kelompok dari dua atau lebih komponen yang berelasi di dalamnya yang berinteraksi untuk mencapai sebuah tujuan. Sistem hampir selalu tersusun dari sub sistem yang lebih kecil, tiap-tiap sub sistem menampilkan sebuah fungsi spesifik yang penting dan mensupport sistem yang lebih besar dimana sub sistem itu menjadi bagiannya.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan sesuatu yang mendukung proses pengambilan keputusan yang diambil oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai suatu data yang dapat diolah menjadi sesuatu yang lebih berarti bagi yang menerimanya.
Menurut Romney (2003), Informasi adalah sebagian dan semua fakta yang dikumpulkan disimpan, dan diproses oleh sebuah sistem informasi.
Informasi adalah data yang telah diorganisir dan diproses untuk menghasilkan sebuah makna.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan gabungan dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. Menurut Laudon & Laudon (2002), Sistem Informasi adalah perangkat elemen yang bekerja sama untk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengawasan, analisis, dan visualisasi dalam organisasi.
2.4. Flowchart
Menurut Bodnar & Hopwood (2004), Flowchart adalah sebuah diagram simbol yang menunjukkan alur data dan proses dari operasi dalam sebuah sistem.
Terdapat 2 macam flowchart yang menggambarkan proses dengan komputer, yaitu :
a. System Flowchart
System Flowchart adalah suatu gambar yang memperlihatkan urutan prosedur dan proses dari beberapa file di dalam media tertentu. Melalui flowchart ini, dapat terlihat jenis media penyimpanan yang dipakai dalam pengolahan data.
Selain itu juga menggambarkan file yang dipakai sebagai input maupun output.
b. Program Flowchart
Program Flowchart adalah bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan proses dalam suatu program. Program flowchart ini merupakan langkah awal prmbuatan program. Dengan adanya program flowchart maka urutan proses di program menjadi lebih jelas.
Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses di dalam program. Simbol-simbol yang digunakan dapat dilihat Tabel 2.1.
Tabel 2.1. Tabel simbol flowchart
Simbol Nama Simbol Keterangan
Document / Processing Flow
Simbol untuk menunjukkan arah aliran dokumen atau proses
Connector
Simbol untuk keluar atau masuk prosedur atau proses pada halaman yang sama
Off Line Connector
Simbol untuk keluar atau masuk prosedur atau proses pada halaman yang lain
Process
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan dengan komputer
Manual Operation
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer
Decision
Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban
Predefined Process
Simbol untuk menunjukkan suatu proses dalam proses
Document Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas
Terminal
Simbol untuk menunjukkan awal, akhir, dan interupsi dalam sistem
Tabel 2.1. Tabel Simbol flowchart (lanjutan)
Simbol Nama Simbol Keterangan
Multiple Document
Simbol yang menyatakan dokumen yang sama dicetak beberapa kali untuk kepentingan tertentu
Input/Output
Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya
Magnetic Disk
Simbol yang menyatakan data yang disimpan pada magnetic disk
Sumber: Romney/Steinbart, Accounting Information System 9/e
2.5. Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Gelinas (2004), definisi Data Flow Diagram adalah sebuah representasi grafik dari sebuah sistem. Sebuah DFD menunjukkan komponen sistem; alur data antar komponen-komponen; dan sumber, tujuan dan penyimpanan dari data.
Berikut ini merupakan komponen Data Flow Diagram :
• Terminator / Entitas luar
Terminator atau disebut juga dengan entitas luar adalah entitas diluar sistem yang berhubungan langsung dengan sistem
Gambar 2.1. Komponen Terminator / Entitas Luar Sumber: Romney/Steinbart, Accounting Information System 9/e
Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen yang berada di luar sistem yang dibuat, diberi nama yang berhubungan dengan sistem tersebut dan biasanya menggunakan kata benda.
• Komponen Proses
Komponen proses menggambarkan transformasi input menjadi output.
Penamaan proses disesuaikan dengan proses / kegiatan yang sedang dilakukan:
Gambar 2.2. Komponen Proses
Sumber: Romney/Steinbart, Accounting Information System 9/e
• Komponen Data Store
Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama degnan kata benda bersifat jamak. Data store dapat berupa file/database yang tersimpan dalam disket, harddisk atau bersifat manual seperti buku alamat, file folder.
Gambar 2.3. Komponen Data Store
Sumber: Romney/Steinbart, Accounting Information System 9/e
• Komponen Alur Data
Komponen alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan dari satu bagian ke bagian lainnya. Alur data dapat berupa kata, pesan, formulir / informasi.
Gambar 2.4. Komponen Alur Data
Sumber: Romney/Steinbart, Accounting Information System 9/e
2.6. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Romney (2003) , definisi Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah teknik grafik untuk menampilkan skema database.
Komponen utama Entity Relationship Diagram terdiri dari:
• Entity
Entity adalah segala hal yang nyata maupun abstrak yang berhubungan dengan input ataupun output data. Entity merupakan suatu bentuk dari individu, tempat, obyek, peristiwa, atau konsep dari suatu informasi yang dijadikan suatu data bagi database yang akan digunakan.
• Attribute
Attribute merupakan suatu identifikasi dari suatu entity atau disebut field dari sebuah relasi yang menjelaskan relasi yang menjelaskan karakteristik dari suatu entity.
Pada tiap-tiap entity terdapat suatu attribute yang unik. Attribute ini disebut sebagai kunci. Kunci merupakan sebuah satuan minimal dari attribute dimana memiliki nilai unik yang mengidentifikasi sebuah entity dalam satuan
Terdapat beberapa macam kunci yaitu : 1. Primary Key
Satu attribute atau satu set attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
2. Foreign Key
Satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi satu hubungan yang menunjukkan ke induknya. Foreign Key ditempatkan pada entity
anak dan sama dengan primary key induk relasinya. Hubungan entity induk dengan entity anak adalah hubungan one-to-many.
• Relationship
Relationship adalah hubungan entity yang satu dengan entity yang lain.
Dalam relationship dikenal tiga istilah, yaitu : 1. Cardinality
Jumlah maksimum atau minimum dari elemen yang diizinkan pada setiap sisi dari suatu relationship.
2. Dependency
Ketergantungan sebuah entity dengan entity induknya. Sehingga jika entity induknya dihapus, maka entity anaknya akan ikut terhapus secara otomatis.
3. Mandatory
Menandai apakah semua record dari sebuah entity harus berelasi dengan record dari entity yang lain.
Ada beberapa macam cardinality, yaitu : 1. One-to-one
Menghubungkan antara sebuah entity dengan sebuah entity lain yang berbeda.
Gambar 2.5. Relasi one to one
http://wiki.marandcustomsolutions.com/space/Entity+Relationship+Diagram
2. One-to-many
Menghubungkan antara satu anggota entity dengan beberapa anggota entity lain yang berbeda.
Gambar 2.6. Relasi one-to-many
http://wiki.marandcustomsolutions.com/space/Entity+Relationship+Diagram
2.7. Metode Penghitungan Harga Pokok Produksi
Sesuai dengan sifat proses produksi suatu perusahaan, maka proses pengumpulan harga pokok yang digunakan adalah Metode Harga Pokok Pesanan (Job Order Cost).
Karakteristik dari Metode Harga Pokok Pesanan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 1991) :
• Biaya produksi harus golongkan berdasarkan hubungannya dengan produk menjadi dua kelompok berikut ini : biaya produksi langsung dan biaya produksi tidak langsung.
• Biaya produksi langsung terdiri dari biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung, sedangkan biaya produksi tidak langsung disebut dengan istilah biaya overhead pabrik
• Biaya produksi langsung diperhitungkan sebagai harga pokok produksi pesanan tertentu berdasarkan biaya yang sesungguhnya terjadi, sedangkan biaya overhead pabrik diperhitungkan ke dalam harga pokok pesanan berdasarkan tarif yang ditentukan di muka.
• Harga pokok produksi per unit dihitung pada saat pesanan selesai diproduksi dengan cara membagi jumlah biaya produksi yang dikeluarkan untuk pesanan tersebut dengan jumlah unit produk yang dihasilkan dalam pesanan yang bersangkutan.
2.8. Metode Pengambilan Harga Bahan untuk Produksi
Metode pengambilan bahan untuk proses produksi yang dipakai adalah First In First Out / Masuk Pertama, Keluar Pertama. Metode First In First Out mengasumsikan bahwa barang-barang yang lebih dulu masuk kedalam gudang,
akan dikeluarkan lebih dahulu dari gudang. Sejalan dengan asumsi tersebut, persediaan yang tinggal di dalam gudang haruslah dianggap berasal dari pembelian-pembelian atau penerimaan-penerimaan yang terakhir.
2.9. Harga Pokok Produksi
Biaya-biaya yang digolongkan ke dalam biaya produksi adalah sebagai berikut (Mulyadi, 1991) :
• Biaya bahan baku (Direct Material Cost)
Bahan baku yang merupakan bahan dasar yang digunakan untuk membuat produk jadi. Misal : padi.
• Biaya tenaga kerja langsung (Direct Labor Cost)
Semua karyawan yang ikut secara langsung memproduksi produk jadi.
Misal : tenaga kerja tahap penurunan barang, tenaga kerja tahap pembongkaran dan penimbangan, tenaga kerja tahap penjemuran, tenaga kerja tahap penyimpanan, tenaga kerja proses penggilingan padi dan pengesakan, tenaga kerja pengangkutan.
• Biaya overhead pabrik (Factory Overhead)
Semua biaya produksi selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. Misal : biaya solar, penyusutan mesin, karung.
Gambar 2.7. merupakan contoh dari penghitungan Harga Pokok Produksi dari suatu order.
Job No : 298 Customer : WPP
Date Started : Feb, 3 ,2006 Date Finished : Feb, 28, 2006
Direct Material
Date Received Part No Quantity Unit Cost
Total Cost
Feb, 3, 2006 MB 468 8 500 4000
Feb, 3, 2006 TB 267 2 1000 2000
Total 6000
Direct Labor
Date Empl. No Hour Hour rate Total Cost Feb, 3, 2006 N551 10 1000 10000
Feb, 3, 2006 S100 10 2000 20000
Total 30000
Overhead Pabrik
Date Category Units Used Base rate Total cost Tabel 2.2 Tabel Perhitungan HPP (lanjutan)
Dec, 28, 2006 Production 20 5000 100000
Total 100000
TOTAL MANUFACTORING COST OF JOB 136000
Gambar 2.7. Perhitungan HPP
Sumber: Horngren Datar Foster, Cost Accounting 12th Edition
